Adquisición de

computadoras bajo la
modalidad de renta
frente a la compra
directa

JUSTIFICACIÓN DE ALQUILER DE COMPUTADORAS PARA LA

MUNICIPALIDAD DE LA MOLINA
ESTUDIO COMPARATIVO

GTI | Gerencia de Tecnologías de la Información

Índice
RESUMEN 2
INTRODUCCION 3
MODELO FINANCIERO GENERAL 4
ARRENDAMIENTO O ALQUILER 4
VENTAJAS 4
DESVENTAJAS 6
COMPARACIONES EN EL TIEMPO 7
ANÁLISIS ECONÓMICO 8
CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN POR COMPRA DE PC 9
CÁLCULO DE DEPRECIACIÓN POR RENTA DE PC 10
EL CICLO DE ADQUISICIÓN Y PAGO 11
CONCLUSIONES 14
ANEXOS15
 Resumen
Las organizaciones requieren de activos para producir y/o vender sus
productos o servicios en condiciones competitivas, generando valor
para sus accionistas, trabajadores y la sociedad en general. Dichos
activos están constituidos, principalmente, por dinero en efectivo y
por activos fijos. Los activos fijos, constituidos por inmuebles,
maquinaria y equipos, conforme pasa el tiempo, se desgastan y
requieren ser repuestos para asegurar la calidad de la productividad.
El tema de decisión es la selección entre comprar los activos fijos o
contratar con el proveedor el alquiler de estos activos. En el artículo
se plantea una metodología de análisis de las alternativas de comprar
o alquilar activos, con la finalidad de optimizar el valor de una
entidad en marcha, utilizando criterios financieros de rentabilidad y
liquidez.
 Introducción
Toda entidad requiere de activos para desarrollar sus actividades comerciales. La mixtura
de los activos depende del giro del negocio y de los planes de desarrollo de la entidad. Lo
usual es disponer de fondos líquidos y de infraestructura operativa. Los fondos líquidos
constituyen el activo corriente, el que se registra en el balance general de una
organización a una fecha determinada, y están representados por efectivo (caja y bancos),
inventarios, cuentas por cobrar y por todo derecho de la entidad que pueda hacerlo
efectivo (líquido en términos de disponibilidad de fondos) en los próximos doce meses. En
cambio, la infraestructura operativa está compuesta por inmuebles, maquinaria y equipos –
comúnmente llamados activos fijos–, por activos intangibles y por inversiones en acciones
de otras entidades, los que se contabilizan como activo no corriente. Los activos fijos
permiten que la entidad desarrolle el ciclo de generación de valor, es decir, comprar
insumos, procesarlos, distribuir y comercializar los productos resultantes.
Contabilizar los activos fijos en el balance general de la entidad, implica que estos han
sido adquiridos (comprados) utilizando algún esquema de financiamiento que implique la
mezcla de deuda y capital propio de los accionistas, los que están registrados en dicho
balance como pasivo y patrimonio neto, respectivamente. El rendimiento o retorno de la
inversión en activos deberá ser tal que compense el costo de capital de la entidad,
expresado este costo como el promedio ponderado del costo de las fuentes de
financiamiento (medido en términos de tasa de interés). Sin embargo, una forma
alternativa comercial de contar con activos fijos es contratando en alquiler su uso, según
las condiciones del mercado de proveedores de dichos bienes de capital.
Aquí el dilema para los directivos de la entidad es adoptar la decisión más conveniente
entre comprar o alquilar los activos fijos requeridos en su proceso productivo, de modo
que la decisión contribuya a mejorar el valor de la organización de la entidad. En el
análisis, además de otros factores, se deben contemplar dos criterios financieros, que son
la rentabilidad de los fondos invertidos y la liquidez de los recursos disponibles para
atender oportunamente las obligaciones de la entidad.
De la revisión de los estados financieros de las entidades, cuyas acciones representativas
del capital social cotizan en la Bolsa de Valores de Lima, se aprecia que, según las
condiciones del mercado que atienden, estas utilizan una combinación de alternativas de
comprar y alquilar activos fijos. En la decisión se habría tenido en cuenta que, en la etapa
de operación del negocio (luego de la inversión), los activos fijos comprados son
depreciados contablemente, afectando directamente las utilidades (en el estado de
ganancias y pérdidas se incluye como costo a la depreciación), lo que de manera indirecta
influye en la mayor disponibilidad de caja; en cambio, si los activos fijos son tomados en
alquiler, los gastos de operación afectan directamente al estado de ganancias y pérdidas
(gastos de alquiler) e influyen en el flujo de caja, en forma directa, al registrar como
egreso el pago de gastos de alquiler, y de manera indirecta, se aprecia por la mejora en el
saldo del flujo de caja por efecto del menor pago de mensual, el que se traduce en ahorro
para la entidad.
El objetivo del presente estudio es analizar el modelo financiero aplicable en la toma de
decisiones de una entidad, en cuanto a comprar o alquilar activos fijos, utilizando como
criterios la rentabilidad y la liquidez. Dicho modelo, complementado con otros aspectos no
financieros, contribuirá a que la entidad adopte decisiones integrales, en su propósito de
optimizar el valor de sus acciones.
 Modelo Financiero General
El modelo general de análisis financiero de alternativas de decisión, entre
comprar o alquilar activos fijos, implica proyectar los resultados
económicos y financieros de la entidad considerando, por separado, el
efecto de cada alternativa en la entidad, para seleccionar aquella
alternativa que financieramente contribuya a aumentar el valor de las
acciones de la organización.

Arrendamiento o Alquiler

Las Ventajas
 A través del alquiler o arrendamiento se puede conseguir equipos de última
generación.
Las computadoras, impresoras y otros equipos de alta tecnología con el
tiempo se vuelven obsoletos, con un contrato de alquiler o arrendamiento,
se pasa la carga financiera de la obsolescencia a la entidad de
arrendamiento de los equipos (La preocupación es para el arrendador). Por
ejemplo, en un contrato de un año de alquiler de una impresora láser;
después de que expire el contrato, usted será libre de alquilar una más
actual, más nueva, más rápida y probablemente más barata.

 A través del alquiler o arrendamiento se pueden tener gastos mensuales

predecibles.
Con un contrato de alquiler o arrendamiento, la entidad tendrá un monto
mensual predeterminado, que podrá ayudar a presupuestar de manera más
efectiva. Usualmente, la entidad no pagará más que el monto asignado,
pues a menudo incluye una garantía sobre las partes no consumibles de los
equipos ante desperfectos de los mismos (Mantenimiento y soporte corren
por parte del arrendador). El arrendamiento Operativo ayuda a conservar
su acceso a otras fuentes de capital, para emplearlo en inversiones de
mayor rentabilidad.

 A través del alquiler o arrendamiento no se pagará por adelantado.

A veces en las entidades se lucha con el flujo de caja y se debe proteger
cada sol que sale, para mantener las arcas en positivo. Por ejemplo: con un
contrato de alquiler o arrendamiento a dos años, la entidad no requerirá
hacer un pago inicial, sino que cada fin de mes pagará la renta o alquiler
correspondiente. Esto permitirá a la misma disponer de los recursos
financieros para otras necesidades de mayor relevancia. Al no existir
“financiamiento alguno”, mejora la ratio Deuda - Patrimonio; y libera
líneas de crédito con las instituciones financieras, al ser una operación que
no reporta a la SBS.
 A través del alquiler o arrendamiento se podrá mantener la competitividad.
Con un contrato de alquiler o arrendamiento, la entidad podrá hacerse de
equipos tecnológicos de avanzada y más sofisticados que podrían ser
inaccesibles si los tuvieran que comprar. El resultado: la entidad será más
capaz de seguir el ritmo de sus competidores sin tener que agotar sus
recursos financieros.

 A través del alquiler o arrendamiento se podrá mitigar costos de

licenciamiento.
Con un contrato de alquiler o arrendamiento, la entidad podrá dejar de
lado cotizaciones y adquisiciones de licencias de software básico como
Office, Windows y utilitarios, aprovechando sus recursos para actividades
más importantes.

 A través del alquiler o arrendamiento se anulan procedimientos que restan

soluciones eficientes.

Con un contrato de alquiler se anula el papeleo, los teléfonos malogrados,

la gestión de incidencias por mal funcionamiento de una Pc, entre otros.
Al presentar un problema lo que hace el usuario es contactarse con soporte
técnico, generar su ticket de atención, esperar a que un técnico sea
asignado y le brinde la atención solicitada, el técnico realiza un diagnóstico
y obtiene como resultado 2 opciones, una falla física (disco, memoria,
placa, fuente, etc.) y una falla lógica (Software mal licenciado, antivirus
caducado, etc.) para posteriormente comunicar el problema al área usuaria
y al área de TI para evaluar la compra y/o decisión a tomar en cuanto a la
solución del problema, proceso que puede tomar tiempo y representa una
pérdida de productividad por tener una PC pendiente de reparación.

 A través del alquiler o arrendamiento se mejora la productividad.

Al anular la cadena de procesos operativos ante una falla por PC, se mejora
la productividad, el personal de TI de la entidad se direcciona a soluciones
más competentes y de mayor envergadura, atendiendo los sistemas de
gestión, de producción y de control de la entidad, mejorando el respaldo
técnico que necesita cada área usuaria.

Las Desventajas
 A través del alquiler o arrendamiento se obtiene erróneamente una
percepción de alto costo.
La palabra alquiler ya de por sí ha sido estigmatizada con el paso del
tiempo, se asocia alquiler con un mayor gasto, sin embargo, eso no se
cumple en todos los escenarios, el mundo de los equipos informáticos es un
escenario muy interesante y diferente. Por ejemplo: Una computadora se
compra en S/ 1,200, la que costaría un total de S/ 1,800 si es alquilado por
tres años en S/ 50 por mes. Sin embargo, lo que a simple vista parece un
gran ahorro no es más que un destello de luz que no ilumina los gastos
ocultos en la sombra de una compra, no se contempla el costo de recursos,
papeleo, y tiempo que conlleva realizar dicha adquisición; y más aún que al
ser un bien de tipo informático necesitará adecuadas medidas de cuidado y
mantenimiento.

 A través del alquiler o arrendamiento podría estar obligado a seguir

pagando incluso si deja de usar el equipo.
Dependiendo de las condiciones de los alquileres o arrendamientos de
equipos informáticos, es muy probable que la entidad tenga que hacer los
pagos por todo el período de arrendamiento, incluso aun si la entidad ya no
necesitara el equipo, lo que podría suceder si hubiera cambios en el flujo
de personal de la entidad. Sin embargo, es un riesgo fácil de anular que
hoy en día ya se tiene contemplado; la alta demanda de empresas de
renting informático ha ocasionado que las condiciones contractuales, así
como los precios sean cada vez más flexibles y hoy en día se puede
contratar un servicio de alquiler de computadoras con un contrato en
donde se estipule que de haber computadoras inoperativas por falta de
personal, sean retiradas o no costeadas en la facturación periódica por tal
servicio, dejando sin efecto así el temor a pagar de más.
 Comparaciones en el tiempo

Se tienen dos costos estimados según imágenes mostradas líneas abajo sobre
computadoras tipo i5 con similares características, las imágenes contemplan
información actual de los precios del mercado en cuanto a equipos de cómputo en
modalidades de renta y compra.

Costo de Renta de Pc – Precios tomados de una cotización como referencia

Costo de compra de Pc – Precios tomados de una tienda conocida en el medio

Análisis económico
 Detalle

Cálculo de depreciación por compra de Pc’s

Universo de rendimiento 100000

Compra Año 1 Año 2 Año 3 Año 4
 Costo de Pc 74975 - - -

Depreciación/Año x 25 unid. 14995

Nuevo valor por año 59980 44985 29990 14995
Caída de rendimiento 20% 20000
Rendimiento por año 80000 60000 40000 20000

Depreciación de bien comprado

90000
80000
70000
60000
50000
40000
30000
20000
10000
0
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4
Costo de Pc Depreciación/Año x 25 unid.
Nuevo valor por año Caída de rendimiento 20%
Rendimiento por año

*Del cuadro se observa que cada año que pasa significa una pérdida en cuanto a valor y
rendimiento del bien adquirido

Cálculo de depreciación por renta de PC’s

Universo de rendimiento 100000

Renta Año 1 Año 2 Año 3 Año 4

Costo de PC 75000 75000 75000 75000

Depreciación/Año 14995
Nuevo valor por año 60005 60005 60005 60005
 Caída de rendimiento 20% 20000
Rendimiento por año 80000 60000 40000 20000

Depreciación del bien rentado

90000
80000
70000
60000
50000
40000
30000
20000
10000
0
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4
Costo de PC Depreciación/Año Nuevo valor por año
Caída de rendimiento 20% Rendimiento por año

*Del cuadro se observa que cada año que pasa significa una pérdida mínima de valor
del bien rentado, lo que sólo le compete al arrendador ya que la entidad es libre de

El Ciclo de Adquisición y Pago

Toda Adquisición o compra conlleva trabajos operativos y uso de recursos, tanto horas
laborables de trabajadores como uso de medios para realizar el trabajo encomendado
(llámese medios de transporte para mercaderías, consumibles como tintas, papel, entre
otros para elaboración de órdenes, informes, y demás), es por eso que en líneas
generales se ha pretendido atender la necesidad de comprensión que conlleva el gasto
que va detrás del pago por la compra de un bien.
Los trabajos operativos que conlleva realizar una compra pueden ocupar en intervalos de
tiempo de una a dos semanas de trabajo, entre otras cosas que deben atenderse en cada
dependencia o área de la entidad, es por eso que para el siguiente detallado se ha
considerado como mínimo una semana de trabajo operativo.

-Se consideró que el ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:

*Principales funciones típicas de compras:

 Salario Horas Costo
Tarea Operativa A Costo
Estimado Hombre Hora
 Selección de proveedor 48 7.45 357.6
 Solicitar compras 48 7.45 357.6
 Comprar 48 7.45 357.6
1500
 Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra 48 7.45 357.6
 Pago de adquisiciones 48 7.45 357.6
 Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y se pagó 48 7.45 357.6
Total: 2146

*Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas

funcionales tales como:
Salario Horas Costo
Tarea Operativa B Costo
Estimado Hombre Hora
1. Recepción 48 7.45 357.6
2. Crédito y Cobranzas 48 7.45 357.6
3. Caja-Pagaduría 48 7.45 357.6
1500 4. Contabilidad 48 7.45 357.6
5. Financiero 48 7.45 357.6
6. Contraloría 48 7.45 357.6
7. Compras 48 7.45 357.6
Total: 2503

*La función de Compras tiene como objetivos:

Salario Horas Costo
Tarea Operativa C Costo
Estimado Hombre Hora
 Reducir el nivel de inventario 48 7.94 381.1
 Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes 48 7.94 381.1
1600  Implantar control de calidad en las compras 48 7.94 381.1
 Establecer políticas de adquisición y licitación 48 7.94 381.1
 Mantener registro de los productos 48 7.94 381.1
Total: 1906

*Los costos contemplados en áreas especializadas según el bien adquirido, rebasan las 48
horas de trabajo, ya que estas funciones se deben cumplir obligatoriamente como
 mínimo una vez al mes; entonces considerando un (01) día al mes de trabajo por los
conceptos descritos en el cuadro inferior, se habla de 12 días al año, se debe tomar en
cuenta que la cantidad de días operativos varía según la cantidad de bienes adquiridos:
Salario Horas Costo
Tarea Operativa D Costo
Estimado Hombre Hora
 Soporte técnico 120 8.93 1072
1800
 Mantenimiento 120 8.93 1072
Total: 2143

*Costos por físicos y lógicos:

Periodo Costo
Costos que dependen únicamente del bien adquirido
Estimado Estimado
 Refacciones (Mouse, teclados, memorias, cables de poder, fuentes,
22500
Anual etc)
 Licencias de software básico 73700.44
>CAL de dominio
Perpetuo
>Office
>Windows
Anual >Antivirus 2697
Total: 98897.44

-Consolidado de costos que conlleva la adquisición de un bien a lo largo de 4 años

Costos por compra de PC Año 1 Año 2 Año 3 Año 4
Compra de 25 Pc 74975 - - -
Tarea operativa A 2145.6 - - -
Tarea operativa B 2503.2 - - -
Tarea operativa C 1905.6 - - -
Tarea operativa D 2143.2 2143.2 2143.2 2143.2
Costos del bien 98897.44 25197 25197 25197
Total costo 182570.04 27340.2 27340.2 27340.2
Total costo por 4 años 264590.64
 -Consolidado de costos que conlleva rentar de un bien a lo largo de 4 años
Costos por renta de PC Año 1 Año 2 Año 3 Año 4
Renta de 25 Pc 75000 75000 75000 75000
Tarea operativa A Arrendador Arrendador Arrendador Arrendador
Tarea operativa B Arrendador Arrendador Arrendador Arrendador
Tarea operativa C Arrendador Arrendador Arrendador Arrendador
Tarea operativa D Arrendador Arrendador Arrendador Arrendador
Costos del bien Arrendador Arrendador Arrendador Arrendador
Total costo 75000 75000 75000 75000
Total costo por 4 años 300000

*Entonces, por cada compra o adquisición se gasta un estimado de S/264590.64 nuevos

soles en recursos operativos y personal especializado, por la compra directa de bienes
con 4 años de vida útil; y un costo fijo real de S/300,000.00 nuevos soles por bienes
rentados.

Conclusiones
 La compra de equipos nos muestra según el análisis aplicado ser ligeramente menos
costoso, también nos muestra que a lo largo del tiempo hemos desaprovechado y
derrochado muchos recursos, tiempo y mano de obra útil para tan poca recompensa
y/o ahorro, esto que a su vez representa una pérdida significativa de eficiencia,
rendimiento y fluidez de trabajo por la alta demanda de tiempo y atención que
genera el mantener en orden toda la transacción de adquisición de inicio a fin.

 La compra de equipos se registra contablemente en el Activo Fijo, por lo que no

genera ningún beneficio para la entidad; más bien incrementa la labor de
contabilidad al registrar y controlar el activo. El activo fijo requiere como control un
Inventario anual, lo cual demanda horas hombre de contabilidad, administración y
logística.
 Al comprar computadoras la entidad asume fuera del periodo de garantía cualquier
desperfecto, incluidas partes importantes, cuyos repuestos en el mercado se hacen
obsoletos, difíciles de conseguir y usualmente resulta más caro que comprar un
computador nuevo, por ejemplo: los discos duros, memorias RAM, tarjetas de video,
procesadores, entre otros suelen descontinuarse en su fabricación, lo que los hace
artefactos limitados en el mercado, motivo por el cual crece mucho su valor, lo que
hace que el computador quede inhabilitado y sin uso por falta de repuestos.

 Si se lleva un adecuado seguimiento del contrato de arrendamiento los beneficios

serán fructíferos para la entidad ya que, al velar por el cumplimiento del mismo, la
entidad deslinda responsabilidad y no agota sus propios recursos para solucionar
inconvenientes con los bienes adquiridos, toda responsabilidad recae sobre el
arrendador y la subsanación y costo que represente serán asumidos por él.

 Una computadora de S/ 1,200 costaría un total de S/ 1,800 si es alquilado por tres

años en S/ 50 por mes; sin embargo, los S/ 600 soles de más bien pudieron ser S/
1,000 o más en repuestos y servicio técnico no contemplados en una compra directa
al pasar el período de garantía.

 La entidad no se preocupa por mantenimiento, soporte técnico, reparaciones ni

licenciamiento de software a baja escala ya que los programas básicos de uso
estándar vienen licenciados con las computadoras alquiladas, una ventaja en cuanto
a ahorro de recursos y tiempo operativo que puede ser destinado a tareas más
importantes.

 En una sola factura mensual se paga por equipos nuevos, mantenimientos, gestión de
garantías, equipos de backup, soporte on-site; disminuyendo así, los costos
administrativos. No existen costos administrativos ocultos, ni perdidas de horas
hombres, en vista de que se negocia una sola vez cada vencimiento de contrato;
eliminando así los procesos tradicionales de compras repetitivas y sus controles
respectivos.

Anexos
Cotización de licenciamiento básico para 25 PC´s en dólares americanos, se hizo la conversión
a S/ 3.34 el tipo de cambio.

Costo de licenciamiento de Antivirus para 5 PC´s, que se procedió a recalcular según la

cantidad de Computadoras en el análisis.