DEFINICIONES

ACTIVO FIJO.- Es un bien de una empresa, son necesarios para el funcionamiento de la

empresa y no se destinan a la venta.
ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS.- Es el acto administrativo en el cual se entrega a un servidor
público un activo o un conjunto de estos, generando la responsabilidad sobre su debido uso y
custodia.
BASE DE DATOS.- Es el archivo electrónico de datos.
FUNCIONARIO ASIGNADO.- Personal de planta, que tiene asignado bajo su responsabilidad
activos para el desarrollo de sus funciones.
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el recuento físico pormenorizado entre los bienes físicos y
los registros de la Empresa.
INCORPORACIONES DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES AL INVENTARIO.- La incorporación de bienes
muebles al activo fijo de una Empresa consiste en su registro físico. Se producirá después de
haber sido recepcionado por el Responsable de Activos Fijos.
REGISTRÓ CONTABLE.- Es la acción de registrar existencias en los libros de Contabilidad de la
Empresa, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información
financiera del mismo.
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS.- Es el registro que se realiza en formularios de ingresos e
incorporaciones en un sistema contable de la Empresa, el registro de las características,
ubicación y valor del bien.
MANTENIMIENTO. - Es la función especializada de conservación técnica que se efectúa a los
activos para que permanezcan en condiciones de uso

RESPONSABLES
El Gerente Administrativo Financiero es responsable de:
- Es el responsable principal ante la Empresa, por el manejo y administración de bienes
de la institución.
- Establecer políticas y estrategias para el control, administración y salvaguardar los
bienes muebles de propiedad o que se encuentren bajo custodia de la Empresa.
El Responsable de Activos Fijos es responsable de:
- Ser Responsable de Recepción, cuando se realicen adquisiciones de bienes muebles.
- Cotejar que los bienes recibidos correspondan a la información contenida en las
especificaciones técnicas, Contrato u Orden de Compra verificando las características
físicas del bien adquirido.
- Registrar el ingreso de bienes muebles según la denominación básica y su descripción
propia de acuerdo a la nomenclatura establecida por la Contaduría de la Empresa.
- Registrar la incorporación y asignación de los bienes muebles en el Sistema de
Información de Activos Fijos dentro la Empresa.
- Codificar y asignar la etiqueta de identificación al bien mueble.
- Resguardar los activos fijos incorporados, previo a su asignación.
- Realizar el inventario físico de los activos fijos muebles e intangibles de propiedad de
la Empresa, por lo menos una vez al año o cuando la Administracion de la Empresa lo
solicite.
- Realizar el registro de los bienes reasignados dentro la Empresa para su control.
 - Conciliar con el Responsable de Contabilidad el registro contable de activos fijos y
activos intangibles, remitir toda la información al Área de Contabilidad para el registro
de la actualización y depreciación, así como la amortización en el caso de intangibles.
- Coordinar con el área de Servicios, el mantenimiento periódico de los bienes muebles,
de acuerdo a un cronograma establecido por la Empresa.
- Solicitar la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdida económica y
hacer el seguimiento respectivo de los diferentes bienes muebles de propiedad de la
Empresa.
- Mantener un flujo de información permanente con el Área de Administración para la
recepción y asignación de bienes muebles de propiedad de la Empresa.
- Coordinar permanentemente con el Área de Contabilidad la verificación, valoración y
posible baja de los activos.
- Certificar la no existencia para la adquisición de nuevos activos fijos muebles, previo a
verificación de la Administración.
El Responsable de Contabilidad es responsable de:
- Ingresar la información respectiva de las adquisiciones de la Empresa en el Sistema
Contable, verificando la consistencia de la información a ser registrada con la
documentación que respalda la adquisición.
- Verificar y conciliar periódicamente y al cierre de gestión el saldo contable de activo
fijo y realizar los ajustes que correspondan.
- Registrar contablemente las depreciaciones, actualizaciones y amortizaciones de
bienes muebles y activos intangibles, remitidos por Activos Fijos debidamente
conciliada.
- Archivar los comprobantes de egreso, reportes del sistema contable de la Empresa y la
documentación de respaldo, para su posterior uso y verificación.
El Jefe Administrativo Financiero es responsable de:
- Supervisar y controlar las actividades del Responsable de Contabilidad con respecto al
saldo contable de activos fijos, para una apropiada exposición de la información
financiera.
- Gestionar las operaciones relativas al registro y custodia de los documentos que
sustenta los diferentes procesos de registro contable de las incorporaciones de bienes
muebles de la Empresa.
El Dependiente Asignado con bien mueble es responsable de:
- Resguardar y usar racionalmente los bienes asignados.
- Validar y firmar la Nota de Asignación de bienes.
- Mantener una copia de la Nota de Asignación para su control.
- Notificar a la Unidad de Activos Fijos cuando se presente un robo, extravío y/o
siniestro de un bien o deterioro del número de identificación del bien.
- Informar y Realizar la devolución de activos fijos, cuando deje de prestar servicios
dentro la empresa.
DISMPOCIONES DE OPERACIÓN
Las disposiciones contenidas en el presente manual se aplicarán a todos los activos fijos
muebles de propiedad de la Empresa y los que estén a su cargo o custodia.
- Los Activos Fijos muebles de la Empresa únicamente podrán ser registrados y
asignados por la unidad de Activos Fijos.
 - Los Activos Fijos muebles de la Empresa son asignados a personas cuyo contrato o
convenio les permita ser responsables por su adecuado uso y custodia.
- El personal que tenga asignado bienes muebles de la Empresa deberá velar por la
buena conservación de los bienes a su cargo, debiendo requerir al Responsable de
Activos Fijos con la debida anticipación servicios de mantenimiento preventivo o
correctivo si corresponde, asimismo, previo al movimiento de activos fijos deberá
solicitar la autorización correspondiente a la Administración de la Empresa.
- Cuando se trate de servicios de mantenimiento de equipos de computación la solicitud
de servicios de mantenimiento se lo hace al Encargado de Sistemas dependiente de la
área Técnica de la Empresa.
- Bajo ninguna circunstancia deben ser dañadas o retiradas las etiquetas que contienen
el número de identificación de los bienes muebles, es responsabilidad del trabajador
dependiente Asignado, su preservación, a tal efecto deberá informar al Responsable
de Activos Fijos la ausencia de ésta en el bien, de manera que sea repuesta la etiqueta
nuevamente y el bien mantenga su identificación.
De los plazos:
- El Responsable de Activos Fijos remite semestralmente al Responsable de Contabilidad
el reporte, para la conciliación contable.
De las exigencias:
- El Responsable de Activos Fijos deberá resguardar toda la documentación de respaldo
para el registro respectivo, tanto en medios magnéticos como en físico.
- Para ser liberado de la responsabilidad el trabajador debe devolver al Responsable de
Activos Fijos, el o los bienes que estaban a su cargo, debiendo recabar el formulario de
devolución escrita a la Administración de la Empresa.
De la Identificación de los bienes:
Todo activo debe ser identificado mediante etiquetas, las cuales llevan para su control un
código interno, el cual permite la identificación y descripción, de manera que se diferencien
una unidad de las partes que la componen, discriminando claramente un bien de otro,
facilitando el recuento físico.
Para aquellos activos de estructura física frágil o de superficie irregular, donde no se pueda
colocar esta etiqueta se identificará por medio de una etiqueta escrita con tinta indeleble.
Del Registro en el Sistema Contable de la Empresa:
Para la captura del registro de bienes en la base de datos de la Empresa se debe contar con la
siguiente información:
a. Código;
b. Fecha de Incorporación;
c. Descripción;
d. Grupo de activos fijos y Auxiliar;
e. Oficina;
f. Responsable;
g. Estado Activo;
h. Observaciones;
i. Y otros datos que se requiera el Sistema de Activos Fijos.
Del control de Activos Fijos:
El área de Activos Fijos de la Empresa para el control de activos toma en cuenta lo siguiente:
 - Cuando se presenten cambios de personal
- Donaciones de activo fijo.
- Transferencias de activo fijo
- Bienes dados de baja.
- Bienes en custodia.
Descripción de cuentas contables:
El código de las cuentas contables sigue el formato establecido en el Sistema de la Empresa y
la modernización Administrativa.

PROHIBICIÓN PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES

Los empleados o dependientes de la Empresa quedan prohibidos de:
- Usar los bienes para beneficio particular o privado;
- Permitir el uso para beneficio particular o privado;
- Prestar o transferir el bien a otro empleado de la Empresa;
- Enajenar el bien por cuenta propia;
- Dañar o alterar sus características físicas o técnicas;
- Poner en riesgo el bien;
- Ingresar bienes particulares sin autorización del área Administrativas y Responsable de
Activos Fijos de la Empresa.
- Sacar bienes de la Empresa sin autorización del área Administrativa o Responsable de
Activos Fijos;
-
INSUMOS
Insumos necesarios para la asignación del activo fijo:
- Formulario de asignación de activos fijos.
Insumos necesarios para el registro contable de activos fijos:
- Formulario Único de registro.
- Especificaciones Técnicas.
- Orden de Compra o factura, contrato, etc.
- Informe de Conformidad.