DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL CONFORME A LA NORMA

TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 EN LA EMPRESA TOLIMAX DE

LA CIUDAD DE NEIVA - HUILA

JAIRO ALEJANDRO MUÑOZ DÍAZ

LEIDY MÓNICA BURBANO NARVAÉZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL
NEIVA - HUILA
2016

1
DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL CONFORME A LA NORMA
TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 EN
LA EMPRESA TOLIMAX DE LA CIUDAD DE NEIVA-HUILA.

JAIRO ALEJANDRO MUÑOZ DÍAZ

LEIDY MÓNICA BURBANO NARVAÉZ

Informe final de seminario de profundización, presentado como requisito

para optar al título de INGENIERO(A) INDUSTRIAL

Asesor
Ing. HERMES RICARDO CORTES SÁNCHEZ

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA INGENIERÍA INDUSTRIAL
NEIVA - HUILA
2016

2
 NOTA DE ACEPTACIÓN

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Neiva, Febrero de 2016

3
 DEDICATORIA

Dedicamos este trabajo de grado a Dios, por habernos concedido la oportunidad

de vivir y de superarnos como personas y profesionales, por haber puesto en
nuestra vida a todas aquellas personas que han sido nuestros pilares y ejemplo
durante todo el proceso educativo. A Nuestros padres, quienes nos dieron la vida,
educación y apoyo incondicional. A cada uno de nuestros profesores, que siempre
se esforzaron por enseñarnos y nos ayudaron con las asesorías y dudas que
surgieron en la elaboración de nuestro trabajo de grado Por último, a nuestros
amigos, que nos apoyaron en la formación profesional, y que hasta ahora siguen
siendo nuestros amigos.

4
 AGRADECIMIENTOS

Agradecemos a nuestros padres por su apoyo incondicional, a los profesores que

contribuyeron en nuestra formación como profesionales brindándonos el apoyo,
confianza y la dedicación de su tiempo para compartir sus conocimientos y
experiencias. Agradecemos a los ingenieros Andrey Nuncira Davila por darnos la
oportunidad de realizar este trabajo, acompañarnos, apoyarnos en el desarrollo de
mismo y brindarnos la información necesaria para la realización de este proyecto,
y al ingeniero Ricardo Cortes quien fue nuestro asesor, por guiarnos y corregirnos
en los momentos que se requirió.

5
 CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 13

1. JUSTIFICACIÓN 14

2. OBJETIVOS 15

2.1 OBJETIVOS GENERALES 15

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 15

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16

3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 16

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 16

4. MARCO TEÓRICO 17

5. RESEÑA HISTÓRICA 20

5.1 ANTECEDENTES 20

6. METODOLOGÍA 21

7. DESARROLLO DEL TRABAJO 23

7.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 23

7.1.1 Diagrama de Flujo del Proceso 23

7.2.1 Mapa de Procesos 24

6
7.2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 24

7.2.1 Misión 24

7.2.2 Visión 24

7.2.3 Organigrama 25

7.2.4 Política del Sistema de Gestión Ambiental 26

7.2.5 Objetivos Ambientales 27

7.2.6 Despliegue de Políticas y Objetivos 28

7.3 DIAGNÓSTICO DE ASPECTOS AMBIENTALES DE LA EMPRESA 28

7.3.1 Diagnóstico de Requisitos ISO 14001:2004 28

7.3.2 Matriz de Leopold 29

7.4 ANÁLISIS DE MANEJO DE INSUMOS Y MATERIAS PROMAS EN EL

PROCESO PRODUCTIVO 31

7.5 DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 32

7.5.1 Plan de Gestión Ambiental 32

7.5.2 Perfiles de Competencias 33

7.5.3 Matriz de Requisitos Legales y Reglamentarios 34

7.5.4 Matriz de Comunicaciones 34

7.5.6 Planes de Emergencia y Capacidad de Respuesta 34

7.6 CONTROLES OPERACIONALES PARA LOS PROCESOS 34

7.6.1 Procedimiento para el Control de Documentos 34

7.6.2 Procedimiento Control de Registros 34

7.6.3 Acciones Preventivas y Correctivas 35

7.6.4 Auditorías Internas 35

7
7.6.5 Procedimiento de Identificación y Evaluación de Aspectos e
Impactos Ambientales 35

7.7 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (TABLERO DE MANDO) 35

8. CONCLUSIONES 37

9. RECOMENDACIONES 38

BIBLIOGRAFÍA Y WEBGAFRÍA 39

ANEXOS 42

8
 LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Según Fedecacao: Producción Nacional registrada de cacao en grano

por departamentos en los años 2002-2014 18

Tabla 2. Matriz de Correlación 27

Tabla 3. Formato de Despliegue de Políticas y Objetivos 28

Tabla 4. Total de Requisitos de la Norma ISO 14001:2004 28

Tabla 5. Matriz de Materias Primas e Insumos 32

9
 LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Mapa de Procesos 24

Figura 2. Organigrama de la organización 25

Figura 3. Organigrama Modificado 26

Figura 4. Estructura del Tablero de Mando 36

10
 LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. Diagrama de Flujo de Proceso 23

Anexo B. Despliegue de Políticas y Objetivos 28

Anexo C. Diagnóstico de Requisitos ISO 14001:2004 28

Anexo D. Matriz de Leopold 29

Anexo E. Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Agua 33

Anexo F. Programa de Orden y Aseo 33

Anexo G. Programa de Uso Eficiente de Energía 33

Anexo H. Programa de Capacitación y Formación 33

Anexo I. Programa de Manejo de Residuos Peligrosos y no Peligrosos 33

Anexo J. Perfiles de Competencias 33

Anexo K. Matriz de Requisitos Legales y Reglamentarios 34

Anexo L. Procedimiento Identificación de Requisitos legales 34

Anexo M. Matriz de Comunicaciones 34

Anexo N. Procedimiento de Comunicaciones 34

Anexo O. Planes de Emergencia y Capacidad de Respuesta 34

Anexo P. Procedimiento para el Control de Documentos 34

Anexo Q. Procedimiento Control de Registros 35

Anexo R. Acciones Preventivas y Correctivas 35

Anexo S. Auditorías Internas 35

11
Anexo T. Procedimiento de Identificación y Evaluación de Aspectos e
Impactos Ambientales 35

Anexo U. Tablero de mando 35

12
 INTRODUCCIÓN

TOLIMAX S.A., actualmente no cuenta con la certificación en la norma NTC ISO

14001:2004, pero quiere aumentar sus beneficios en cuanto a la ampliación del
mercado nacional, aumentar los ingresos económicos, cumplir con las
normatividad y mejorar la imagen de la organización ante los clientes, razón por lo
cual se diseñó y documento el Sistema de Gestión Ambiental dándose
cumplimiento a los requisitos exigidos en la norma.

En el desarrollo de este trabajo se usó como herramienta de primera mano la NTC

ISO 14001:2004, que proporcionó una clara orientación en lo concerniente a
cuestiones ambientales que se deben cumplir para así obtener mayores
oportunidades de beneficio que van desde lo económico hasta el fortalecimiento
de la imagen corporativa, además llevó al uso de herramientas matriciales que
permitieron la recolección de información, la determinación de aspectos
ambientales y la calificación de las diferentes alternativas que permiten prevenir y
mitigar los impactos ambientales más representativos que se pueden generar por
dichos aspectos en los procesos de producción, y que al final servirán en un futuro
no muy lejano como punto de partida para lograr su implementación y
posteriormente su certificación.

Con el desarrollo del diseño y documentación del Sistema de Gestión Ambiental,

TOLIMAX S.A., garantiza que el manejo y disposición de los residuos generados
se lleven a cabo de manera responsable con el medio ambientalmente,
posteriormente el seguimiento a proveedores en cuanto a los productos y materias
primas que entreguen para asegurar que estas aporten en la consecución de los
objetivos ambientales, al igual que exige lo mismo para terceros al momento de
contratar con la organización, también realiza análisis de todo los procesos tanto
productivos como administrativos en la empresa para asegurar que la generación
de residuos sea mínima, que no se generen muchos desperdicios y se haga el
mayor aprovechamiento de los recurso y subproductos, de esta manera se
garantiza una mejora continua en los procesos.

Para darle cumplimiento a lo anterior, se ha estructurado de la siguiente manera,

se inició con la elaboración de un diagnostico actual de la situación ambiental de la
empresa, se identificaron los aspectos e impactos más significativos, se fortaleció
la planeación Estratégica, posteriormente se documentaron los procedimientos y
controles, por último se documentó el sistema de gestión ambiental con sus
respectivas conclusiones y recomendaciones.

13
 1. JUSTIFICACIÓN

Los efectos ambientales que están claramente marcados hoy en día son el
resultado en su gran mayoría de la actividad industrial que se generan en el ciclo
de producción y consumo que terminan alterando al ciclo ecológico natural. Es por
este motivo que las empresas en todo el mundo y los gobiernos nacionales están
creando conciencia y promoviendo la implementación de normas internacionales
como la ISO 14001 y otros de carácter nacional.

Regirse bajo un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) le confiere a TOLIMAX

S.A, mayor compromiso con el desarrollo sostenible y sustentable desde su razón
de ser como organización, por lo que deberá direccionar sus esfuerzos en obtener
y demostrar un firme desempeño ambiental a través de la intervención de los
impactos generados en su actividad productiva y que interaccionan con el medio
ambiente, siendo esta el punto de partida que refleja la importancia de tener bien
definidos una política y objetivos ambientales.

TOLIMAX S.A entiende la importancia de establecer e implementar un Sistema de

Gestión Ambiental acorde a la naturaleza de su organización, que sea eficaz, y
ayude en la consecución de las metas ambientales, económicas y normativas. La
gestión ambiental se verá desde la óptica integradora abarcando a todo el
personal de la organización y con mayor representación la parte gerencial,
incorporando a los proveedores, contratistas y terceros.

Es trascendental tener en cuenta que a mediano plazo un sistema de Gestión

Ambiental para TOLIMAX S.A es relevante para mejorar su competitividad y la
creación de conciencia ambiental, aunque a corto plazo pueden presentarse
costos adicionales, que solo se convertirán en ganancias para la organización en
periodos de mediano y largo plazo, donde se destaca aparte de los antes
mencionados; la sostenibilidad en el tiempo, disminución en costes, ventajas
competitivas, reducción y eliminación de posibles riesgos ambientales, garantía en
el cumplimiento normativo y la mejora continua.

14
 2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVOS GENERALES

Diseñar el Sistema de Gestión Ambiental, basado en la norma técnica colombiana

NTC ISO 14001:2004 para TOLIMAX S.A.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Realizar un diagnóstico del estado actual de TOLIMAX S.A con respecto al

grado de cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 14001:
2004.

 Identificar los aspectos e impactos más relevantes del proceso productivo de la

organización a través de una matriz de aspectos e impactos ambientales.

 Ajustar los elementos de la planeación estratégica para incluirlos como eje de

dirección en el cumplimiento de los requisitos que se establecen en la NTC ISO
14001: 2004.

 Definir los procedimientos de operación del Sistema de Gestión Ambiental.

 Establecer los procedimientos de control, medición y seguimiento de las

operaciones de la organización.

15
 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

TOLIMAX S.A, es una empresa del sector industrial cacaotero, que en su proceso
productivo genera varias afectaciones para el medio ambiente, entre las que son
más notorias se destaca la emisión de material particulado hacia la atmosfera, uso
ineficiente del consumo de agua y energía además de contaminación sonora y las
altas temperaturas que se producen en el proceso debido a los altos niveles de
ruido y fricción que producen algunas máquinas. Adicionalmente a esto se suma
la generación de grandes volúmenes de residuos sólidos la cual no tiene un
proceso de manejo adecuado y de disposición final.

Con todo esto se hace notorio la necesidad de un mayor compromiso de la alta

dirección de la organización así como la implementación de un Sistema de
Gestión Ambiental (SGA) fundado en una política y objetivos ambientales como
eje de dirección de este sistema, los cuales estarán basados en los requisitos de
la NTC-ISO 14001:2004, que mitiguen los aspectos del proceso productivo que
están generan impacto en el medio ambiente.

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuáles son los procedimientos necesarios para el diseño de un Sistema de

Gestión Ambiental en TOLIMAX S.A?

16
 4. MARCO TEÓRICO

La historia de la ISO 14000, comienza en la década de los 90, debido a la

creciente problemática ambiental, muchos países comenzaron a implementar sus
propias normas ambientales. Surgió consecuentemente la necesidad de
establecer un indicador universal que evaluara los esfuerzos de una organización
por alcanzar una protección ambiental adecuada y fiable. En este contexto, la
Organización Internacional para la Estandarización (ISO) fue invitada a participar a
la Cumbre de la Tierra, organizada por la Conferencia sobre el Medio Ambiente y
el Desarrollo en junio de 1992 en Río de Janeiro (Brasil). En dicho acontecimiento,
ISO se compromete a crear normas ambientales internacionales, después
denominadas, ISO 14000. Con la cual se establecieron hoy en día herramientas y
sistemas enfocados a los procesos de producción referidos al funcionamiento
interno de una empresa u organización para controlar los efectos de la misma que
repercuten en el medio ambiente. En ese mismo año se comenzó a desarrollar la
norma, y en octubre de 1996, se tiene el primer componente de la serie de
estándares ISO 14000. A partir de esta se pretendía revolucionar la forma en que
gobiernos e industria, enfocaban y trataban los asuntos ambientales. A su vez,
estos estándares sirvieron para proveer, por primera vez, de un lenguaje común
para la gestión ambiental al establecer un marco para la certificación de sistemas
de gestión ambiental por terceros y ayudar a la industria a satisfacer la demanda
de los consumidores y agencias gubernamentales de una mayor responsabilidad
ambiental. SEIJO, María, et al., FILGUEIRA, Almudena, et al., MUÑOZ, Eugenio.1

La segunda actualización de la ISO 14000, se hizo en el año 2004, y rige hasta

finales del año 2015, que se oficializa la tercera actualización. Esta norma
estándar es aplicable a las organizaciones tanto privadas como públicas,
empresas de tamaños muy pequeñas hasta mega organizaciones de todos los
sectores productivos. Se enfoca en dos conceptos importantes: el primero es el de
la mejora continua, y el segundo se basa en el cumplimiento legal. En su
implementación, obliga a que las empresas establezcan y se apropien de una
planeación estratégica a través de la documentación e implementación de un
Sistema de Gestión Ambiental y que se dé cumplimiento a los procesos,
procedimientos y requisitos de dicho sistema.

Contextualizando a la finalidad de esta propuesta es importante hablar acerca del

sector cacaotero de Colombia, las empresas fabricantes de chocolate de mesa y
su comercialización.

1
SEIJO, María, et al., FILGUEIRA, Almudena, et al., MUÑOZ, Eugenio. Consecuencias Positivas
de la Implantación de la Certificación ISO 14001 en las Empresas Gallegas. España. Universidad
Nacional de Colombia. Dyna, Vol 80, Núm. 177, 2013.

17
En información publicada por PROCOLOMBIA en su página web, establece que
“Colombia cuenta con 2 millones de hectáreas aptas para el desarrollo de cultivos
de cacao. Con una posición geográfica estratégica, en su condición de país
tropical, el territorio nacional se beneficia de luminosidad permanente y
disponibilidad de recursos hídricos durante todo el año.”

En Colombia rige la Federación Nacional de Cacaoteros, donde esta misma se

describe como una Asociación Nacional de carácter gremial, de derecho privado,
sin ánimo de lucro, integrada por los productores de cacao dentro del territorio de
la República de Colombia que manifiesten el deseo de pertenecer a la misma,
sean aceptados y cumplan los estatutos, normas y procedimientos establecidos
por los órganos de dirección, administración, control y vigilancia de la Federación.
Es la administradora del Fondo Nacional del Cacao.

Los departamentos productores de cacao en el país se relacionan a continuación.

Tabla 1. Según Fedecacao: Producción Nacional registrada de cacao en grano por

departamentos en los años 2002-2014

18
De acuerdo con Fedecacao, en el año 2010, en la industria de alimentos se
encuentran 41 empresas productoras de chocolate de mesa, confites, etc., que
demandan cacao en grano.

En cuanto a la producción nacional de chocolate de mesa y de chocolates en

general, se concentra principalmente en dos empresas de transformación: Casa
Luker y Nacional de Chocolates: entre el año 2004-2011 la participación de la
compra de estas dos empresas fue aproximadamente el 84,5% de la producción
total del país. Esta situación conlleva a que las empresas líderes del sector
posean cierto control sobre los precios y así, sobre sus competidores. La empresa
Nacional de Chocolates presenta una posición dominante en la compra de cacao
en los Departamentos de Santander y Antioquia, mientras que Casa Luker es
quien posee mayor participación en los departamentos de Cundinamarca y
Caldas. Las empresas medianas son Gironés, Chocolate Caldas y Tolimax y
dentro de las pequeñas se destacan la Fábrica de Chocolates Andino, Compañía
Occidental de Chocolates, J. Arbes Carrillo y Chocolates Santa Fé. Todas estas
empresas compiten por el mercado de chocolate de mesa. OLIVEROS, D, et al.,
PÉREZ, S. (2013)2. Sin embargo, las empresas medianas y pequeñas presentan
dificultades en la distribución del producto a nivel nacional, por lo que reducen su
mercado a nivel regional y local y deben competir con las compañías líderes del
mercado. 3 COLOMBIA. MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO
RURAL. Agrocadena.

2
OLIVEROS, D, et al., PÉREZ, S. (2013). Medición de la competitividad de los productores de
cacao en una región de Santander, Colombia. Revista Lebret (5). Bucaramanga, Colombia:
Universidad Santo Tomás, pp 243-267.

3 COLOMBIA. MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL. . Agrocadena Pág.

151. Agroindustria y Competitividad: Estructura Y Dinámica en Colombia 1992-2005. Bogotá 2006

19
 5. RESEÑA HISTÓRICA

A continuación se presenta la reseña histórica que fue tomada del manual de

calidad de Tolimax S.A.

“INDUSTRIAL CACAOTERA DEL HUILA S.A., y su nombre comercial TOLIMAX

S.A. nació como Sociedad el 17 de julio de 1962 bajo la escritura No. 913 de la
Notaría 1ª. De Neiva, luego de que un grupo de personas tomaron la decisión de
continuar el esfuerzo y la organización que la fundadora Doña Zoila Nieto de Díaz,
desde el año 1932 había venido dando a su empresa artesanal de carácter familiar
produciendo chocolate en bolitas, café molido, condimentos y la tradicional
chucula, inicialmente en el municipio de Purificación Tolima y luego la había
trasladado a Neiva.

La segunda etapa del desarrollo y crecimiento de la empresa se hizo ya en el año

1989 mediante la vinculación como socio del señor Jesús María Oviedo Pérez
quien con las empresas del Grupo JOM Internacional aportaron en acciones el
capital necesario para hacer posible el avance industrial de la empresa con la
adquisición de maquinaria importada desde España.

El nombre TOLIMAX tiene origen en el conocido anteriormente como el

departamento del Tolima Grande, y donde funciono la fábrica inicialmente como
una empresa artesanal. La letra X con la cual finaliza su nombre, se adiciono
como un símbolo de pujanza y fortaleza del producto y máximo sabor, máxima
energía, máxima potencia.

Las oficinas y la planta de producción de TOLIMAX S.A. están ubicadas en la calle

13 No. 1G - 09 de la ciudad de Neiva y actualmente cuenta con agencias en la
ciudad de Bogotá y de Ibagué, y en el corto plazo en el sur del departamento
(municipio de Pitalito)".

5.1 ANTECEDENTES

La organización tiene implementado un Sistema de Gestión de la Calidad desde el

año 2005, el cual ha sido adoptado por la organización para llevar a cabo una
gestión eficiente y eficaz en la elaboración de sus productos, buscando la mejora
continua de acuerdo a las necesidades de los clientes directos, proveedores, y
marcas representadas.

TOLIMAX S.A., bajo esta certificación adquirió el compromiso con la calidad, con
los colaboradores, terceros, proveedores, a través de la declaración de su Política
de calidad como soporte a su SGC; llevando a que durante el primer semestre del
2009 volviera a lograr su recertificación.

20
 6. METODOLOGÍA

Para la elaboración del presente trabajo se realizó de la siguiente manera:

Primera etapa diagnóstico

En esta etapa se evaluó la situación de la empresa en cuanto al medio ambiente y
al cumplimiento de la norma iso 14001.
Para ello se hizo:
 Diagnóstico del cumplimiento de la iso 14001, por medio de un cuestionario
donde se tiene en cuanta los requisitos de la norma para poder determinar el
grado de cumplimiento de estos en la organización.
 Identificación de aspectos e impactos ambientales, utilizando una matriz de
identificación de aspectos e impactos ambientales de las actividades de la
empresa en sus diferentes procesos.
 Análisis del estado actual para concluir la situación de la organización y tomar
esto como punto de partida para el desarrollo del sistema de gestión ambiental.
 matriz de materias primas e insumos

Segunda etapa planificación

Con los resultados obtenidos del diagnóstico se procedió a elaborar la orientación
estratégica según los aspectos ambientales significativos identificados y teniendo
en cuenta los requisitos de la iso 14001 se definió:
 Misión, visión, objetivos y política ambiental, para esto se desarrolló una matriz
donde se colocó la intención de la política con los objetivos, sus metas e
indicadores con los que van a ser medidos.
 El plan de gestión ambiental en el cual se satisfaga la política ambiental y sus
objetivos.
 Las funciones, las responsabilidades y la autoridad del SGA
 La matriz de requisitos legales aplicables a la organización.

Tercera etapa operación

Se realizó la documentación de los diferentes procedimientos obligatorios
establecidos en la NTC ISO 14001: 2004 para la operación y funcionamiento del
sistema de gestión ambiental dentro de la organización.

 Plan de contingencia que ayuda a controlar una situación de emergencia y a

minimizar sus consecuencias negativas.
 Control de documentos que garantice la actualización, disposición, legitimidad
e identificación.
 Control de registros para un manejo adecuado de la información
 Control operacional sobre las actividades con impacto medioambiental,
informando a contratistas y proveedores de aquellos procedimientos que les
incumban.

21
Cuarta etapa seguimiento y medición
Define los procedimiento para hacer seguimiento a las operaciones que puedan
tener efectos ambientales significativos por ello se elabora un monitoreo de los
objetivos y metas establecidos en la planificación y como medica del
funcionamiento del sistema de gestión se diseña un tablero de mando. Es
importante definir lo siguiente en esta etapa:
 Despliegue de políticas y objetivos
 Tablero de mando
 Acciones correctivas y preventivas para atender una no conformidad
 Auditorías internas
 Revisión por la dirección

Quinta etapa construcción del documento del sistema de gestión ambiental

Se reúne todos los procedimientos del sistema de gestión ambiental con sus
correspondientes formatos y se elabora el documento final del sistema
agregándole las conclusiones y recomendación encontradas.

22
 7. DESARROLLO DEL TRABAJO

7.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

La siguiente descripción del proceso de fabricación de chocolate de mesa fue

tomada del manual de calidad de Tolimax S.A.

“El proceso de producción del chocolate inicia con la compra de la materia prima,
el cacao, el cual es adquirido de distintas regiones del sur del Huila y del Tolima.
Una vez ingresados y almacenados los bultos de cacao se llevan a las tostadoras,
el proceso de tostado se realiza con el fin de limpiar la almendra, este proceso
tiene una duración aproximada de hora u hora y cuarto, cada tostadora tiene una
capacidad de 69kg de almendra; una vez culminado este proceso la almendra
pasa por el transportador hasta el enfriador de cacao para luego llegar a la
descascarilladora la cual retira la cascarilla de la almendra, la almendra ya
descascarillada pasa al molino donde se expone a altas temperaturas dando inicio
el proceso de molienda. El proceso de molinado inicia cuando la almendra
triturada llega al molino de martillo en donde se realiza un pre molido y se le
añaden los aliños (cuando se produce chocolate aliñado), después se pasa a un
molino de disco en donde se procesa el producto, luego pasa al molino de bola,
este es el encargado de darle la calidad al producto, y se obtiene el chocolate en
estado líquido con una temperatura de 100° C.

El proceso continua con la homogenización, allí se mezcla el porcentaje de licor de

cacao con el azúcar en 4 minutos, y este llegue al dosificador para colocarse en
cada molde, posterior a esto pasa a la mesa cimbradora, que riega el producto,
saca el aire y lo vuelve homogéneo en el molde para después ser dirigido a una
banda para refrigerarse. El proceso continua con la solidificación el cual se realiza
en el cuarto frio a una temperatura promedio de 10°c, en donde el chocolate en los
moldes pasa por el tubo de enfriamiento y allí se demora cinco minutos para que
el producto salga solidificado y continúe a empaque.

El empaquetado se realiza dependiendo del peso, 50 gr, 120 gr y 500 gr,

finalmente los chocolates empacados se transportan al embolsado para después
ser llevados al almacenamiento de materia prima en donde se guardan en cajas
para ser distribuidas”.

7.1.1 Diagrama de Flujo del Proceso. Tolimax S.A. actualmente fabrica y

comercializa chocolate de mesa dulce como único producto, para lo cual se realizó
su respectivo Diagrama de Flujo indicado el proceso productivo. (Ver Anexo A)

23
7.2.1 Mapa de Procesos

Figura 1. Mapa de Procesos

Fuente: Tolimax S.A. Manual de Calidad

7.2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Lo referente a misión y visión de la organización se tomó del Manual de Calidad

de la organización.

7.2.1 Misión. Somos una Empresa que produce y comercializa chocolate dulce
de mesa, con estándares de calidad que garantizan el cumplimiento de los
requisitos y necesidades de nuestros clientes, con un equipo humano capacitado y
comprometido con el mejoramiento continúo de los procesos, permitiendo el
progreso de la Organización.

7.2.2 Visión. En el 2020 Tolimax S.A será reconocida como una Empresa
especializada en la producción y comercialización de productos derivados del
cacao, con un alto nivel de posicionamiento a través del manejo eficiente de los
canales de distribución del Sur Colombiano, adoptando tecnologías que permitan
desarrollar nuevos productos acordes con las tendencias del mercado;
comprometidos con la preservación del medio ambiente y el crecimiento sostenible
de la Organización.

24
7.2.3 Organigrama. Este organigrama fue tomado del Manual del Sistema de
Gestión de la Calidad

Figura 2. Organigrama de la organización

ASAMBLEA GENERAL

REVISOR FISCAL JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL CONTRALOR

ASISTENTE DE CONTRALORIA

GERENTE DE PRODUCCION Y MANTENIMIENTO GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

JEFE DE JEFE DE RECURSOS COORDINADOR DE SUPERVISOR DE

JEFE DE MANTENIMIENTO CONTADOR
SUMINISTROS HUMANOS CARTERA VENTAS

COORDINADOR DE ASISTENTE DE ASISTENTE DE COORDINADOR DE

TESORERO APRENDIZ SENA SST
MANTENIMIENTO SUMINISTROS AGENCIA IBAGUE MERCADEO

APRENDIZ SENA OPERARIOS DE AUXILIAR DE ASISTENTE DE APRENDIZ SENA EJECUTIVO DE

MANTENIMIENTO PRODUCCIÓN DISTRIBUCCION CONTABILIDAD ASISTENTE VENTAS

ASISTENTE DE
ASISTENTE DE
CONDUCTOR NÓMINA Y MERCADERISTAS
ORDEN Y ASEO
FACTURACIÓN

AUXILIAR DE BODEGA VIGILANTE

CONVENCIONES
Alta Gerencia
Gerencia Media
Jefaturas
Nivel Profesional
Nivel Técnico
Nivel Operativo

Fuente: Tolimax S.A., Manual de Calidad

En la revisión del actual organigrama se encontró que se puede hacer una mejor
organización por ello presentamos un organigrama modificado el cual sugerimos
sea tomado como nueva estructura organizacional.

25
Figura 3. Organigrama Modificado

CONVENCIONES
Alta Gerencia
Gerencia Media
Jefaturas
Nivel Profesional
Nivel Técnico
Nivel Operativo

7.2.4 Política del Sistema de Gestión Ambiental. Al iniciar el trabajo se encontró

que la organización ya cuenta con una planeación estratégica orientada hacia el
sistema de Gestión de la Calidad, la cual no involucra desde ningún punto de vista
el eje ambiental, por ello se tuvo que realizar ajustes en la Política de la
organización para que se incluye la parte ambiental.

En esta matriz se relacionan las intenciones (los requisitos que exige la norma)
contra las estrategias que se pueden adoptar para darle cumplimiento a los
mismos. El máximo valor de correlación entre las intenciones y las estrategias es
de 5 y el de menor grado es 1.

Nota: metodología enseñada en el curso de Aseguramiento de la Calidad de la

Universidad Cooperativa de Colombia en el programa de Ingeniería Industrial.

26
Tabla 2. Matriz de Correlación

Intenciones Compromiso
Prevención de la Mejora Cumplimiento Personal
con la
Estrategias Contaminación Continua Legal Cualificado
Dirección
Uso racional y
eficiente de los
5 5 1 3 2
recursos
naturales
Implementar
acciones que
disminuyan las
emisiones de 5 5 3 4 2
ruido, material
particulado y
calor.
Innovación en
5 5 5 2 2
los procesos
Identificar las
normas legales 5 3 2 5 2
aplicables
Disposición
final adecuada 5 5 3 4 2
de los recursos
Capacitación
periódica del 5 4 4 3 5
personal
∑ 30 27 18 21 15

Con los resultados obtenidos en la anterior matriz se realizó la política ambiental,

el cual fue en conjunto con la alta dirección de la organización en donde se
realizó una serie de opciones que cumplieran con los requisitos de la norma ISO
14001: 2004 y se escogió la más acorde, y fue la siguiente:

POLÍTICA AMBIENTAL. Tolimax S. A. y su alta dirección se compromete con el

desarrollo sostenible y establece como directriz el uso racional y eficiente de los
recursos naturales a través de la disminución del consumo eléctrico y el control de
la emisión de material particulado, por medio del mejoramiento continuo e
innovación en sus procesos e incorporación de tecnologías amigables con el
medio ambiente para dar cumpliendo con la normatividad legal vigente. Para
asegurar el cumplimiento de esta política se hará participe a proveedores,
colaboradores internos y demás interesados.

7.2.5 Objetivos Ambientales

 Realizar acciones que permitan el uso racional y ahorro de energía eléctrica

27
 Fomentar el uso eficiente y ahorro del agua

 Establecer acciones orientadas a fomentar el orden y limpieza de las áreas de

trabajo dentro de las instalaciones

 Establecer los lineamientos mínimos necesarios para facilitar el manejo integral

de los residuos y minimizar los impactos al interior de la organización

7.2.6 Despliegue de Políticas y Objetivos. Para la medición de cada intención

política, se relaciona sus objetivos con un indicador que permite establecer si se
están cumpliendo las metas de cada uno de estos. (Ver Anexo B)

Este formato fue proporcionado por la Universidad Cooperativa de Colombia en su

programa de ingeniería Industrial como un requisito en los lineamientos para el
desarrollo del trabajo practico del Seminario Taller “Sistemas Integrados de
Gestión HSEQ”

Tabla 3. Formato de Despliegue de Políticas y Objetivos

INTENCIÓN OBJETIVO META INDICADOR INDICE RESPONSABLES FRECUENCIA
POLITICA DE MEDICIÓN

7.3 DIAGNÓSTICO DE ASPECTOS AMBIENTALES DE LA EMPRESA

7.3.1 Diagnóstico de Requisitos ISO 14001:2004. Para el diagnostico se realizó

un cuestionario donde se evaluó el cumplimiento de los requisitos de la norma con
los siguientes criterios: Cumplimiento Nulo de los Requisitos, Cumplimiento Parcial
de los Requisitos y Cumplimiento de los Requisitos. (Ver Anexo C)

A continuación se muestran los resultados obtenidos en el diligenciamiento del

Anexo C y su posterior análisis.

Tabla 4. Total de Requisitos de la Norma ISO 14001:2004

Criterio de Evaluación N° de Respuestas %

Cumplimiento Nulo de los Requisitos 71 82%
Cumplimiento Parcial de los Requisitos 5 6%
Cumplimiento de los Requisitos 11 12%
Total 87 100%

28
Gráfico 1. Resultados del diagnóstico de los requisitos de la norma ISO
14001:2004

Resultado Diagnóstico

100% 82%

80%
60%
40%
12%
6%
20%
0%
Cumplimiento Nulo Cumplimiento Cumplimiento de
de los Requisitos Parcial de los los Requisitos
Requisitos

Análisis de los resultados arrojados por el diagnóstico de cumplimiento de

los requisitos de la ISO 14001:2004. Con los datos representados en el grafico
anterior, se puede deducir que se requiere del diseño e implementación del
Sistema de Gestión Ambiental, ya que el 82% corresponde a un incumplimiento
de los requisitos de la norma ISO 14001:2004. El 18% restante de los criterios
evaluados corresponde a un cumplimiento parcial de los requisitos representado
en un 6%, por último se tiene un cumplimiento de los requisitos de la norma
representados en un 13%, los valores de estos dos últimos criterios se relacionan
con la certificación en calidad que tiene la organización, por lo que en
cumplimiento del mismo se tienen establecidos procedimientos para el control de
documentos, control de registros, acciones preventivas y correctivas, entre otros.

7.3.2 Matriz de Leopold. Para hacer la identificación de aspectos e impactos

ambientales se trabajó a partir de la Matriz de Leopold (Anexo D). Para su
diligenciamiento, se realizó observación directa y se consultó con las personas
involucradas en cada área de la empresa, por lo tanto los datos consignados en
esta matriz son dependientes de la subjetividad de los investigadores.

Resultados de la Identificación de Impactos Ambientales Según la Matriz de

Leopold. Los factores ambientales más afectados son el agua y la atmosfera,
teniendo en cuenta que el impacto sea de una significancia alta, con una magnitud
negativa y una importancia entre 8 -10.

A continuación se presentan las siguientes caracterizaciones por cada factor

afectado (agua y atmosfera).

29
En cuanto a la afectación del agua se produce por el consumo de energía eléctrica
que es producida por las centrales hidroeléctricas de Betania y el Quimbo. En este
caso se considera impacto ambiental el consumo de energía eléctrica por la
cantidad de kilovatios que se consumen en la actividad diaria de la empresa y las
consecuencias por la forma en que se obtiene (en su gran mayoría son problemas
ambientales y sociales), las actividades que más impacto generan son; el
horneado del cacao y su enfriamiento, descascarillado, molido de almendra y
refinado del licor de cacao, homogenización de la mezcla, paso de la mezcla por
el tubo atemperador y pesado del mismo, nivelación de moldes, solidificación del
chocolate, empaquetado plástico del producto final, extracción material
particulado, en la suministro de agua caliente y recolección de vapores y por
último el control eléctrico a través de la subestación.

En cuanto a la afectación de la atmósfera, se destaca la contaminación del aire

por humo, siendo considerable en las actividades de tostado y retiro de cacao
tostado de los hornos, se produce salida de humo el cual inunda toda el área
donde se encuentran los hornos, la descascarilladora y el aireador, y después este
mismo humo sale por la puerta y ventanas al exterior de la organización.

En cuanto a la contaminación del aire por material particulado, las actividades de

mayor generación es el Horneado y retiro de cacao tostado de los hornos, debido
al proceso de incineración se produce desprendimiento de partículas del cacao
tostado que tiene la característica de ser muy pequeñas y livianas que pueden ser
llevadas con facilidad por el aire y afectar el ambiente. A pesar de que se cuenta
con chimeneas y el ciclón, la afectación sigue siendo te considerable para el
personal que trabaja directamente en los hornos, descascarillado y área de
almacenamiento de materias primas por estar más contiguas a la fuente, debido a
un mal diseño de los hornos que permiten el escape constante de estas partículas.

Por observación directa se aprecia afectaciones al microclima por efecto de altas

temperaturas, que son generadas en la actividad de Horneado, y molido de
almendra de cacao, aliños y refinado del licor de cacao. Es necesario para el
tostado de cacao elevar la temperatura para eliminar la humedad del cacao y esto
a su vez genera obligadamente desprendimiento de calor al área donde se
encuentran estos hornos de modo que afecta el ambiente y a las personas que
trabajan en esta actividad. Y en cuanto al molido y refinado, es un proceso
mecánico de fricción que genera calor por el constante roce de sus partes con la
almendra de cacao y hace que salga vapores calientes a esta zona que es
encuentra cerrada y hace que se concentren, siendo el factor de afectación para
las personas que controlan esta actividad. Sin embargo se hace necesario un
estudio y seguimiento para conocer con exactitud el grado en que se están
afectando los empleados por esta situación.

Contaminación por niveles altos de ruido, los cuales son generados en las
actividades de descascarillado de cacao, molido de almendra de cacao, aliños,

30
refinado del licor de cacao y nivelación de contenido de moldes. En las maquinas
descascarillado, molinos y cimbradora se producen roces de las partes de estas
máquinas que generan altos niveles de ruido, además este ruido es tan fuerte que
se siente en toda el área de producción que afectan directamente a los operarios
que trabajan en esta área.

Según fuentes de la organización, se están cumpliendo con la normatividad

respecto a las emisiones de material particulado, para lo cual la organización
cuenta con un estudio de emisiones de material particulado que fue entregado a la
Corporación Autónoma del Alto Magdalena (CAM). Pero que de todos modos se
debe hacer seguimiento, para lo que se hace necesaria la implementación del
sistema ambiental

7.4 ANÁLISIS DE MANEJO DE INSUMOS Y MATERIAS PROMAS EN EL PROCESO

PRODUCTIVO

A continuación se usa una matriz para relacionar todas y cada una de las materias
primas e insumos empleados a lo largo del proceso productivo, en la cual se
identifican su uso o función específica en el proceso, además se detallan los
residuos o subproductos que se generan después del uso, por último también
relaciona la disposición final que se les está dando dentro o fuera de la
organización a estos residuos.

Se puede decir que la mayor parte de los residuos generados por el uso de las
materias primas que se destinan al área de producción se constituyen en sólidos
que van desde empaques de cartón, envases plásticos y empaques plásticos,
canecas metálicas y plásticas, costales de fibra, entre otros. Las afectaciones por
estos residuos que se generan con el uso de las materias primas e insumos son
muy pocos porque en su mayoría son residuos aprovechados de alguna forma ya
sea comercialmente o de beneficio muto con el proveedor, por ejemplo con los
proveedores de algunas materias primas negocian el intercambio o compra de
los costales de fibra, las canecas metálicas que contienen la lecitina, y otros
residuos como cartón, envase plástico se comercializan con personas dedicadas a
la compra y venta de estos. Los otros residuos que no se pueden aprovechar y
que no son catalogados como contaminantes no peligrosos para el medio
ambiente y la sociedad simplemente se clasifican y se disponen para que el carro
recolector del servicio público los recoja.

Se recomienda hacer seguimiento de los empaques plásticos que llevan las

personas que compran la cascarilla para la preparación de abonos.

31
Tabla 5. Matriz de Materias Primas e Insumos

MATRIZ DE MATERIA PRIMA E INSUMOS

DISPOSICIÓN FINAL O
MATERIAS
USO RESIDUOS APROVECHAMIENTO DE
PRIMAS
LOS RESIDUOS
Es vendida para la
Cascarilla
elaboración de abonos
Cacao en Pepa Obtención del licor de
Se intercambian con los
Bulto 50-60 Kg cacao y chocolate
Costal de Fibra proveedores de cacao en
pepa
El empaque plástico se usa
para empacar la cascarilla de
Proporcionar el
Azúcar Empaque de papel o cacao y el empaque de papel
sabor dulce al
Bulto x 50 Kg plástico se vende a recicladores de
chocolate
papel o en las carnicerías
para empacar carne.
Se vende a recicladores de
Canela Líquida Envases Plásticos
Proporciona los envases plásticos
Clavos de Olor distintos sabores al Se intercambian con los
chocolate Costal de Fibra proveedores de cacao en
Nuez Moscada
pepa
Es una emulsión
Lecitina de Soya usada en la mezcla
Son vendidas a recicladores
Caneca metálica de cacao para Canecas Metálicas
de metales
x 55 Galones proporcionar
suavidad
Tubos de cartón y Son recogidos por
Protección primaria cajas de cartón recicladores de cartón
Empaque Flexible
del chocolate Etiquetas no Se disponen como desechos
conformes sólidos
Embalaje del Bandas Plásticas de Se disponen junto con los
Cartón Corrugado
producto amarre de seguridad residuos inorgánicos
Pegante Es usado en el cierre Se vende a recicladores de
Caneca Plástica x de las cajas Canecas Plásticas envases plásticos y otras son
20 Kg corrugadas reusadas por la empresa

7.5 DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

7.5.1 Plan de Gestión Ambiental. Tolimax S.A., es consciente de su

responsabilidad con el medio ambiente y por ello trabaja activamente para
establecer e implementar medidas de manejo ambiental para prevenir, minimizar
y mitigar los impactos negativos generados en el desarrollo de su proceso
productivo e incrementar los impactos positivos en el medio ambiente.

32
En el cumplimiento de lo anterior, Tolimax S.A., ha formulado programas
ambientales que definen la ejecución de acciones en diversas líneas. Dichos
programas, son una herramienta del Sistema de Gestión Ambiental, en el que se
establece un objetivo, su alcance, la meta, se incluyen las actividades que se
deben desarrollar, los responsables, su frecuencia y unos indicadores para poder
medir cada programa.

Entre estos se encuentran:

 Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Agua: Tiene por objetivo, el ahorro

y uso eficiente del agua en la empresa Tolimax S.A. (Ver Anexo E)

 Programa de Orden y Aseo: Pretende establecer acciones orientadas a

fomentar el orden y limpieza de las áreas de trabajo dentro de las instalaciones
de Tolimax S.A., con el fin de obtener un máximo aprovechamiento del
espacio, seguridad en las actividades y un ambiente agradable y cómodo. (Ver
Anexo F)

 Programa de Uso Eficiente de Energía: Su objetivo lleva a la realización de

acciones que permitan el uso racional y ahorro de energía a través de la
implementación de prácticas responsables. (Ver Anexo G)

 Programa de Capacitación y Formación: Su objetivo es, desarrollar un

programa de formación y capacitación en la ejecución del Sistema de Gestión
Ambiental con el propósito de generar actitudes responsables con el medio
ambiente. (Ver Anexo H)

 Programa de Manejo de Residuos Peligrosos y no Peligrosos: Establecer

los procedimientos necesarios para el adecuado Manejo Integral de Residuos
peligrosos y no peligrosos al interior de Tolimax S.A. (Ver Anexo I)

7.5.2 Perfiles de Competencias. El recurso humano de la empresa Tolimax S.A.,

es una parte indispensable, tanto en el diseño como en la implementación de su
Sistema de Gestión Ambiental (S.G.A), y de ahí la importancia y la necesidad de
que las personas estén comprometidas y calificadas, para de esta forma
garantizar el cumplimiento de todas las metas y objetivos del sistema.

Se toma como punto de partida el esquema organizacional de Tolimax S.A.,

mostrado en la figura 2, y de esta forma se establecen los cargos. A partir del perfil
de competencias se delega funciones y las responsabilidades del Sistema de
Gestión Ambiental (Ver Anexo J).

La empresa asignara un nuevo cargo denominado coordinador de Gestión

Ambiental el cual debe encargarse de la planeación y dirección del sistema.

33
7.5.3 Matriz de Requisitos Legales y Reglamentarios. Establece la Normatividad
Legal Ambiental aplicable y actualizada para el cumplimiento de la actividad económica
de Tolimax S.A. (Ver Anexo K)

Procedimiento Identificación de Requisitos legales. A partir de este se

establecen las estrategias a seguir por Tolimax S.A., para identificar, registrar, acceder,
actualizar, evaluar y comunicar al personal de la empresa y a quien le interese los
requisitos ambientales que se estipulan en la legislación ambiental aplicables a sus
procesos productivos e instalaciones. (Ver Anexo L)

7.5.4 Matriz de Comunicaciones. En esta matriz, se determina que información

del Sistema de Gestión Ambiental se va a comunicar, el responsable de la
comunicación, a quien va dirigido, la frecuencia y las estrategias usadas para
comunicar. (Ver Anexo M)

Procedimiento de Comunicaciones. La Gerencia asegura la comunicación ágil

y oportuna entre los funcionarios de la empresa, proveedores, clientes, entidades
de vigilancia ambiental y demás interesados con todo lo relacionado con la
eficacia del Sistema de Gestión Ambiental. También lo hace a través de
comunicados y circulares fijadas en carteleras. (Ver Anexo N)

7.5.6 Planes de Emergencia y Capacidad de Respuesta. Tolimax S.A., define

las medidas y procedimientos requeridos para poder responder de forma eficaz
ante emergencias de tipo ambiental. (Ver Anexo O). El plan de Emergencias fue
ajustado aprovechando el análisis de vulnerabilidad con el que ya contaba la
organización. Se definieron los procedimientos adecuados para cada situación de
emergencia y los roles que deben asumir cada uno de los empleados de la
organización.

7.6 CONTROLES OPERACIONALES PARA LOS PROCESOS

7.6.1 Procedimiento para el Control de Documentos. Los procedimientos

documentados son emitidos y controlados según la metodología descrita en el
procedimiento de Control de los Documentos (Ver Anexo P), en él se
establecen las directrices sobre el contenido de los mismos.

7.6.2 Procedimiento Control de Registros. Para los procedimientos de control

de documentos se tuvieron en cuenta los requisitos de la norma referentes a este
numeral y para Tolimax S.A. se ha documentado el Procedimiento Control de los

34
Registros (Ver Anexo Q) como regla general en lo que se refiere a este control en
cuanto a la garantía, la legibilidad de los registros, su correcta localización,
identificación, almacenamiento, protección, tiempo de almacenamiento, y destino
final.

7.6.3 Acciones Preventivas y Correctivas. Tolimax S.A., ha establecido un

procedimiento para tratar las no conformidades reales y potenciales y tomar
acciones correctivas y acciones preventivas. (Ver Anexo R)

7.6.4 Auditorías Internas. La verificación de la correcta ejecución del sistema de

gestión ambiental se realiza por medio de las auditorías internas que se ejecutan
con el objeto de verificar si cumplen con las disposiciones planeadas por la
organización, con la conformidad del Sistema de gestión ambiental y con los
requisitos de la norma NTC ISO 14001;2004. Lo que refiere a su implementación,
mantenimiento, seguimiento y eficacia, se hace de acuerdo a los resultados
obtenidos en cada auditoria, el objetivo final es implementar un proceso de mejora
continua; esto se debe llevar a cabo a intervalos no mayores a un año, o cuando
lo determine la dirección de la organización. Para este sistema se realizan de
acuerdo al Procedimiento Auditorías Internas (Ver Anexo S).

El Representante de la Dirección o su delegado es el responsable por la

planeación, elaboración del programa de auditorías internas, por su ejecución
con personal capacitado.

7.6.5 Procedimiento de Identificación y Evaluación de Aspectos e Impactos

Ambientales. Este procedimiento (Ver Anexo T), describe el procedimiento que
se lleva a cabo en el diligenciamiento de la Matriz de Leopold, para la
identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales.

7.7 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (TABLERO DE MANDO)

El Tablero de Mando, es una importante herramienta de control de gestión, a partir

de este, se hace seguimiento, medición y evaluación de los indicadores frente a
los objetivos y metas planteados del Sistema de Gestión Ambiental, el cual
trabaja bajo cuatro perspectivas (Financiera, Cliente, Procesos Internos,
Formación y Aprendizaje). (Ver Anexo U).

A partir del Tablero se tiene información del estado actual del S.G.A., si se están
comprimiendo con las metas globales del sistema; permite identificar fácilmente
cuales las metas en estado crítico, donde se debe mejorar.

35
En la figura 3, se presenta la estructura del Tablero de mando, que se usó en
Tolimax S.A. para el sistema de gestión ambiental como para muy fundamental del
control del sistema y fue tomado de un trabajo realizado sobre el este mismo tema
en PINTURAS MAVISAN. Por dos estudiantes de la Universidad Cooperativa de
Colombia sede Neiva.

Figura 4. Estructura del Tablero de Mando

CÓDIGO:
REVISÓ:
TABLERO DE MANDO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL APROBÓ:
FECHA:
VERSIÓN:
RESULTADO NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE
ITEM PERSPECTIVA PROGRAMA OBJETIVO INDICADOR INDICE RESPONSABLES FRECUENCIA META DE LA LA META
MEDICIÓN BAJO MEDIO ALTO

36
 8. CONCLUSIONES

 En el diagnóstico de los requisitos de la norma ISO 14001:2004 se encontró

que no se cumple con los requisitos en un 82%, lo que evidencia la falta del
Sistema de Gestión Ambiental en la organización, el resto del porcentaje de
requisitos son cumplidos por la existencia del Sistema de Gestión de la Calidad
que tiene definido los procedimientos de control de documentos y registros,
auditorías internas, controles operacionales, entre otros.

 En la matriz de aspectos e impactos ambientales (Matriz de Leopold) se

encontró que la atmosfera es un factor ambiental muy afectado debido al
diseño de los hornos ya que no permite que salga la totalidad del humo por la
chimenea debido a la presión a la que es sometido el cacao para el tostado,
estas fuerzas ya no son soportadas de manera adecuada por los hornos y por
el contrario permite que se disperse y salga por las puertas de los hornos
haciendo que invada el área de tostado y descascarillado, hasta llegar al
parqueadero y a las áreas contiguas a la fuente. Esto es apreciable a simple
vista, pero se hace necesario realizar un estudio para determinar el impacto
que se está generando.

 Al revisar la planeación estratégica, la alta dirección de la organización decidió

no realizar modificaciones en la misión y la visión, ya que la visión incluye un
elemento que compromete a la organización con la preservación del medio
ambiente y el crecimiento sostenible de la misma, más sin embargo se
desarrolló la política ambiental con sus respectivos objetivos ambientales como
eje de direccionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.

 En la revisión de la documentación existente no se encontró definido los

procedimientos operativos del SGA., por lo que se hizo necesario el diseño de
los diferentes programas, perfiles de competencias, matriz de requisitos legales
y su respectivo procedimiento, la matriz de comunicaciones y su
correspondiente procedimiento de comunicaciones y el plan de emergencia y
capacidad de respuesta del Sistema de Gestión Ambiental de la organización.

 Al evaluar los procedimientos de control, medición y seguimiento de las

operaciones del SGA, se decidió orientar los ya existentes controles
operacionales, control de documentos, control de registros correspondientes al
SGC hacia el SGA. Y para la medición y seguimiento se diseñó el
procedimiento de auditorías internas y el tablero de mando del SGA.

37
 9. RECOMENDACIONES

 Se recomienda la implementación del Sistema de Gestión Ambiental para el

cumplimiento de la responsabilidad ambiental de la organización.

 Debido a la ausencia de programas ambientales se recomienda la

implementación de programas como los presentados en el actual documento,
los cuales abarcan: el uso eficiente de agua, orden y aseo, ahorro de energía,
manejo de residuos sólidos y residuos peligrosos y la capacitación y formación
de los empleados en los diferentes temas del S.G.A.

 Se le sugiere a la organización cambiar en la misión la palabra “elaboración”

por la palabra “fabricación” para tener un lenguaje más técnico.

 Se debe adoptar el procedimiento de identificación de requisitos legales, ya

que es muy importante conocer lo que se debe cumplir en cuanto a las
normatividad ambiental vigente y lo que implica un no cumplimiento, llevando a
la organización al acatamiento de sanciones, cierre de la empresa y daño al
buen nombre de la organización.

 Se recomienda la adopción del tablero de mando como una herramienta

apropiada para el control, seguimiento y monitoreo de las operaciones del
sistema de gestión ambiental y la toma oportuna de decisiones por parte de la
alta gerencia.

 Se recomienda la implementación de la OHSAS 18001:2007, porque en los

resultados del diagnóstico se encontró que las temperaturas del microclima en
algunas áreas del proceso son altas y afectan la salud de los trabajadores,
también el ruido generado por algunas máquinas pueden afectar su oído.
Estas afectaciones no hacen parte de la ISO 14001:2004 por ello no se
desarrollan programas para su mitigación.

 Se recomienda hacer un proceso de mejora tecnológica para identificar cual es

la mejor opción tecnológica en cuanto a hornos para Tolimax S.A.

38
 BIBLIOGRAFÍA Y WEBGAFRÍA

Aplicación de Acciones de Mejora, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas

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0la%20imposibilidad%20de%20distribuci%C3%B3n%20del%20producto%20a%20
nivel%20nacional%2C%20por%20lo%20que%20reducen%20su%20mercado%20
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41
ANEXOS

42