Mary Luz Castañeda Rivillas

Evidencia 3: Ensayo “Importancia de los Archivos”

Los archivos son quizás el activo más importante con el que cuenta una empresa
o entidad, su importancia es vital dado que representa la memoria e historia de
eventos pasados y que a su vez sirven de soporte central para el suministro de
información registrada, generada o recibida por una entidad. Los archivos
también juegan un papel importante en la toma de decisiones dado que son el
soporte material que pueden servir de apoyo para la resolución de problemas de
cualquier índole, además de permitir conservar la información para eventos
futuros.
Pero su trascendencia va más allá de una empresa, un archivo constituye la
parte esencial de los recursos de información de un país incluso de la historia de
la humanidad, se ha evidenciado momentos cruciales que han generado grandes
aportes a lo que hoy se conoce como administración documental, dado que,
desde tiempos remotos se logró recopilar grandes cantidades de información lo
cual hizo necesario agruparla e implementar los primeros métodos de
organización, lo cual permite tomarlo como sus inicios, cabe resaltar que las
grandes civilizaciones aportaron en gran parte a la evolución del archivo hasta
llegar a lo que conocemos hoy, partir desde información tallada en tablillas,
mármol, instrumentos metálicos, inscripciones en templos, testamentos y demás
documentos, fue el inicio para poder resguardar de cierta forma la información,
con el paso del tiempo se fue estructurando mejor, cumpliendo con ciertos
requerimientos establecidos en siglos pasados y que rigen aun en la actualidad.
El pasar del tiempo ayudo a que las personas fueron tomando conciencia de lo
que representa el archivo y se empezó a hacer una diferenciación adecuada y
posterior clasificación, logrando que se llegara una clasificación más específica,
entendiendo que archivar no es solo resguardar la información es también
ordenarla de modo eficaz y lógica, entender que no toda la documentación se
debe organizar de la misma manera, que se deben implementar criterios de
organización según su uso, su naturaleza y según su ciclo de vida, dado que los
archivos cuentan con cierta características y cualidades propias.
Conocer su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y
aplicación actual permitirá hacer una buena labor como archivista además de ser
consciente de lo necesario que es alimentar nuestros conocimientos sobre el
tema, es decir tener constante capacitación en cuanto a lo que implica la
administración documental.