ITO-GOBM-P-009 - Rev01 Pro Gestion de Hallazgos de Calidad y MA

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO Código: ITO-GOBM-P-009
GESTION DE HALLAZGOS DE CALIDAD Y MEDIO Fecha: 14 de Julio 2018.

AMBIENTE A EE.CC. Versión: 001
“SERVICIO DE INSPECCION TÉCNICA DE OBRAS Página : 1 de 9
2018-2021, GERENCIA DE OBRAS MINA”
Contrato Nº 4501783369
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO:
GESTION DE HALLAZGOS DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE A
EE.CC
“SERVICIO DE INSPECCION TÉCNICA DE OBRAS 2018-2021”

GERENCIA DE OBRAS MINA, DIVISION EL TENIENTE
CODELCO-CHILE”
ITO-GOBM-P-009
Nombre Cargo Fecha Firma
Realizado Mauricio Verdugo L. Jefe Dpto. 14-07-2018

por Seguridad
Pedro Nuñez V. Jefe ITO Mina 14-07-2018

Revisado por
Aprobado Patricio Vargas S. Administrador de 14-07-2018

por Contrato
VERSIÓN FECHA REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO
1 14-07-2018 Implementación
0 21-05-2018 Proceso de Licitación
SERVICIOS DE INSPECCIÓN TÉCNICA DE OBRAS AÑOS 2018-2021 PARA LA GERENCIA DE OBRAS MINA, CODELCO CHILE -
DIVISIÓN EL TENIENTE
NDICE
1. OBJETIVO .............................................................................................................................. 3
2. ALCANCE ............................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 3
4. RESPONSABILIDADES............................................................................................................. 5
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD ............................................................................................. 7
6. VERIFICACIÓN ......................................................................................................................... 8
7. REFERENCIAS .......................................................................................................................... 8
8. ANEXOS ................................................................................................................................. 8
1. OBJETIVO
Establecer en forma clara y precisa, las direcciones y comunicaciones necesarias a seguir para la gestión
de los hallazgos detectados en las actividades de las empresas colaboradoras, asegurando su tratamiento
en forma íntegra.
2. ALCANCE
Aplica a todo el personal de la organización CYGSA CHILE S.A. correspondiente al contrato de Servicios de
Inspección Técnica de Obras Años 2018 – 2021, para la Gerencia de Obras Minas, quienes deberán utilizar
y cumplir en el evento de detectar una desviación y/o incumplimiento por parte de las EECC de la GOBM,
en los ámbitos de la calidad y medio ambiente.
3. DEFINICIONES
3.1. Hallazgo:
Toda declaración registrada que destaca una evidencia del Sistema de Gestión o de una actividad, suceso
o condición, que requiere de una investigación, definición e implementación de acciones preventivas,
correctivas o de mejoramiento.
3.2. R-310:
Registro de generación de hallazgo de calidad y medio ambiente, donde se indica claramente el
incumplimiento normativo, requisito legal, que acredita la desviación detectada
3.3. No Conformidad:
Hallazgo que evidencia el incumplimiento de uno o más requisitos, normas, compromisos, estándares,
criterios, especificaciones de diseño o procesos establecidos.
3.4. Observación:
Hallazgo que destaca que un aspecto evidenciado debe ser revisado, con el propósito de potenciar sus
fortalezas o corregir sus debilidades a fin de evitar una transgresión a las normas o criterios establecidos.
3.5. Oportunidad de Mejora:

Hallazgo sobre lo cual se recomienda que un aspecto evidenciado es susceptible de mejoramiento respecto
de lo existente, sin que esto signifique una exigencia por transgresión a las normas o criterios establecidos.
3.6. Gestión de hallazgos:

Actividad que contempla la comunicación, el análisis causal, el establecimiento e implementación de
acciones correctivas y/o preventivas, su seguimiento y monitoreo, y la verificación de su eficacia.
3.7. Empresa Contratista o Empresa Colaboradora (EECC):

Entidad que presta servicios a División El Teniente y en particular a la GOBM.
3.8. RIT:
Registro de inspección en terreno confeccionado por ITO y firmado por supervisor de la EE.CC, para
constatar toma de conocimiento que evidencia una acción o condición subestándar (incumplimientos de
requisitos normativos, planos, diseños, especificaciones y/o bases técnicas).
3.9 PTI:
Registro DET/GOBM, el cual se debe analizar por parte de los profesionales de la Inspección los cuales
deben plasmar las desviaciones detectadas.
3.10. Inspección Técnica:

Actividad a realizar con el fin de fiscalizar el cumplimiento de los requisitos contractuales, legales y/o
reglamentarios.
3.11. Empresa Colaboradora o Empresa Contratista (EECC):

Entidad que presta servicios a División El Teniente.
3.12. Plan de Inspección y Ensayos (PIE):

Programa de actividades planificadas para realizar el control de calidad de las actividades asociadas a un
proyecto.
3.13. Registro de Inspección y Ensayos (RIE):

Registro aplicado para realizar el control de calidad de las obras.
3.14. Programa Mensual PIE:

Planificación de las actividades a realizar para el control de calidad de las obras, tanto de inspecciones
como de ensayos.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Administrador de Contrato

Revisar y aprobar el presente Procedimiento, encargando a quien corresponda, la difusión a todo el
personal de la inspección involucrado en la actividad.
Asignar los recursos necesarios para la aplicación del Procedimiento.
4.2. Jefe ITO Mina

Difundir y hacer cumplir este Procedimiento de trabajo, a través de la línea (jefes de área), debiendo dejar
registro de la bajada comunicacional (R-112).
Verificar que los Jefes de Áreas realicen el control y seguimiento de las desviaciones encontradas.
4.3. Jefe de Área

Difundir y hacer cumplir este Procedimiento de trabajo, al personal del servicio que se desempeña en su
área, debiendo dejar registro de la bajada comunicacional (R-112).
Validar los hallazgos generados por el área (revisar, modificar, eliminar).
Formalizar vía LOD a la EE.CC la generación de los hallazgos detectados.
Verificar en forma permanente que los hallazgos sean gestionados y debidamente cerrados en el plazo
definido de acuerdo a su criticidad, alertando y formalizando el incumplimiento por los canales establecidos
(correo electrónico a responsables de operaciones de EE.CC, LOD).
Exigir y mantener las evidencias objetivas del cumplimiento de las acciones correctivas establecidas por la
EE.CC, que garanticen la no repetitividad de la desviación para dar solución definitiva a los hallazgos.
4.4. Coordinadores de Turno
Apoyar al jefe de área para que los hallazgos sean gestionados y debidamente cerrados en el plazo
definido de acuerdo a su criticidad, alertando y formalizando el incumplimiento por los canales establecidos
(correo electrónico a responsables de operaciones de EE.CC, LOD).
Apoyar al jefe de área y/o Coordinador de área en la validación de los hallazgos generados por los
profesionales de su área (revisar, modificar, eliminar).
Apoyar al jefe de área, exigiendo y manteniendo las evidencias objetivas del cumplimiento de las acciones
correctivas establecidas por la EE.CC, que garanticen la no repetitividad de la desviación para dar solución
definitiva a los hallazgos.
4.5. Profesionales de cada una de las áreas
Estar en conocimiento y cumplir cabalmente este Procedimiento.
Ingresar oportunamente los hallazgos generados en sus inspecciones de terreno a la plataforma contrato
4501786369 CYGSA CHILE S.A.
Informar oportunamente (durante el turno), mediante correo electrónico a responsables de operaciones de
EE.CC y quien corresponda del área respectiva (jefe de área, coordinador, ITOs, especialistas, etc.) cada
uno los hallazgos (registro R-310) derivados de sus inspecciones.
Realizar el seguimiento y verificación de las acciones correctivas correspondientes al área o contrato en
que se detectó el hallazgo e informar a jefe de área para gestionar el cierre administrativo.
4.6. Expertos en Calidad y Medio Ambiente
Estar en conocimiento, apoyar la difusión y prestar asesoría respecto a la aplicación del presente
Procedimiento.
Apoyar en la generación de los hallazgos en relación al ámbito de gestión.
Apoyar en la revisión de análisis causales derivados de hallazgos relevantes presentados por el contratista
en relación al ámbito de gestión.
Enviar mensualmente a los Jefes de Área, una planilla con el resumen de los hallazgos generados.
Mantener actualizadas las estadísticas de la gestión de hallazgos de las EECC.
4.7. Soporte Informático
Encargado de mantener y gestionar la base de datos de registros de hallazgos generados y mantener el

correcto funcionamiento de la aplicación con sus parámetros, criterios y contenidos actualizados.
Generación listado oficial de hallazgos mensuales calidad y medio ambiente (se emitirá los días 22 de cada
mes).
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Una vez detectada una no conformidad en los ámbitos de calidad y medio ambiente, el generador del
hallazgo, solicitará al responsable por parte de la EECC definir una acción correctiva inmediata y su plazo
de ejecución, registrando en un RIT/PTI, posteriormente se generará el hallazgo correspondiente (formato
R-310), el cual deberá ser ingresado a la plataforma contrato 4501786369 CYGSA CHILE S.A. e informado
oportunamente (durante el turno) mediante correo electrónico a responsables de operaciones de EE.CC y a
quien corresponda del servicio.(jefes de áreas, coordinadores, ITOs, especialista, jefe general inspección,
jefe de proyecto). Los hallazgos derivados de la aplicación de la lista de verificación (Ver instructivo ITO-
GOBM-IT-001, Instructivo Mediciones Materiales Críticos) debe tener el mismo tratamiento que los
hallazgos generados por el servicio a la operación.
En el ámbito específico de la gestión de calidad, una vez detectada una no conformidad, se procederá a
registrar en un RIE tanto en el caso de ser una inspección planeada (Programa mensual de inspecciones
RIE) como en una inspección incidental.
El Coordinador de área, debe revisar y validar el hallazgo ingresado a la plataforma contrato 4501786369
CYGSA CHILE S.A., o informado vía correo electrónico, teniendo la opción de realizar cualquier
modificación. Luego el Jefe de área, deberá oficializarlo a las partes interesadas definidas en cada una de
las áreas por medio del libro de obras digital LOD y cualquier otro conducto previamente establecido entre
las partes, determinando los plazos de respuestas y cierres según relevancia, gravedad e incidencia del
hallazgo.
Posteriormente la empresa contratista deberá presentar en el plazo otorgado por sistema toda la
documentación pertinente a la gestión del hallazgo, es decir, la investigación, análisis causal, presentación
de acciones correctivas y/o preventivas, además de la evidencia objetiva que respalde el cumplimiento de
cada una de las acciones comprometidas. a su vez el analista de OT, será la persona encargada de
informar al Coordinador de área, de forma inmediata la respuesta por parte de la EE.CC., enviada vía LOD,
para que esta información sea analizada por los especialistas de la ITO.
El jefe de área, considerará cerrado un hallazgo, cuando se ha verificado en terreno y según el análisis
causal y acciones correctivas/preventivas presentadas por la EE.CC permitan controlar y/o eliminar la causa
raíz de la desviación detectada, de lo contrario se solicitará a la EECC presentar nuevamente la
investigación y gestión del hallazgo.
El jefe de área o quién designe revisará toda la información entregada por la empresa contratista. Verificará
las acciones correctivas presentadas en respuesta a los hallazgos, priorizando aquellos hallazgos de mayor
relevancia, recurrencia, criticidad, potencial impacto al proyecto.
El mantener actualizado los datos en la aplicación plataforma contrato 4501786369 CYGSA CHILE S.A.,
permite la generación automática, para consultas en línea de una serie de datos estadísticos para el control
de diversos parámetros relevantes en la gestión de hallazgos del servicio, como, por ejemplo:
Hallazgos por:
• Área.
• Empresa.
• Mensuales
• Ámbito.
• Tipo.
• ITO.
6. VERIFICACIÓN
• Registro R–112 (registro de actividad DET)

• R–310 (Registro de hallazgos)
• Planilla de control gestión de hallazgos
• RIT (Registro de Inspección en Terreno)
• PTI (Pauta de Trabajo Integral)
• Plataforma contrato 4501786369 CYGSA CHILE S.A.
• Programa mensual de inspecciones RIE
7. REFERENCIAS
• ITO-GOBM-PT-001-Rev00, Procedimiento Inspección Técnica de Obras CYGSA CHILE S.A.

• SGC-GRL-P-017 Procedimiento de calidad y medio ambiente para EE.CC.
• SGC-GRL-P-016, Procedimiento Gestión de Hallazgos
8. ANEXOS
• Flujograma gestión de hallazgo Calidad y Medio Ambiente
Anexo 1:
Inicio
Generador de hallazgo informa

preliminarmente vía RIT y/o
PTI a EE.CC.
Reporte de Hallazgo R-310

(formato digital)
Calidad – Medio Ambiente
Analista revisa e informa Portal Cygsa
diariamente generación de
hallazgos en el portal (JA y CT)
Coordinador de
turno verifica Re instrucción respecto a
Solicitar eliminación de No aplica No cumple
calidad de llenado de registro.
hallazgo del portal (Gustavo
llenado y Modificando el contenido
Martinez)
aplicabilidad del del registro correctamente.
hallazgo
Cumple
Coordinador de turno valida

Hallazgo e informa vía correo
eléctronico a EECC.
Jefe de Área Formaliza Hallazgo a

EECC vía LOD auxiliar.
Analista OO. TT terreno, en

coordinación con Ing. de Cto OT,
verificará si hay respuesta por
parte de la EE.CC via LOD.
Coordinador de T° solicitará la
revisión en terreno de cierre
efectivo de hallazgo levantado
ITO verifica en
terreno el cierre Se solicita nuevo analisis y
No Cumple
efectivo del presentación de nuevas
hallazgo acciones correctivas.
levantado
Analista OO. TT terreno, en coordinación
con Ing. de Cto OT, mantendrá actualizado Cumple
LOG de hallazgos Cygsa
Cierre ciclo formal por parte de la
EE.CC
Fin

ITO-GOBM-P-009 - Rev01 Pro Gestion de Hallazgos de Calidad y MA

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PROCEDIMIENTO DE TRABAJO Código: ITO-GOBM-P-009

GESTION DE HALLAZGOS DE CALIDAD Y MEDIO Fecha: 14 de Julio 2018.

“SERVICIO DE INSPECCION TÉCNICA DE OBRAS 2018-2021”

Nombre Cargo Fecha Firma

Realizado Mauricio Verdugo L. Jefe Dpto. 14-07-2018

Pedro Nuñez V. Jefe ITO Mina 14-07-2018

Aprobado Patricio Vargas S. Administrador de 14-07-2018

VERSIÓN FECHA REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO

0 21-05-2018 Proceso de Licitación

3.5. Oportunidad de Mejora:

3.6. Gestión de hallazgos:

3.7. Empresa Contratista o Empresa Colaboradora (EECC):

3.10. Inspección Técnica:

3.11. Empresa Colaboradora o Empresa Contratista (EECC):

3.12. Plan de Inspección y Ensayos (PIE):

3.13. Registro de Inspección y Ensayos (RIE):

3.14. Programa Mensual PIE:

4.1. Administrador de Contrato

4.2. Jefe ITO Mina

4.3. Jefe de Área

4.4. Coordinadores de Turno

4.5. Profesionales de cada una de las áreas

Estar en conocimiento y cumplir cabalmente este Procedimiento.

4.6. Expertos en Calidad y Medio Ambiente

4.7. Soporte Informático

Encargado de mantener y gestionar la base de datos de registros de hallazgos generados y mantener el

• Registro R–112 (registro de actividad DET)

• ITO-GOBM-PT-001-Rev00, Procedimiento Inspección Técnica de Obras CYGSA CHILE S.A.

• Flujograma gestión de hallazgo Calidad y Medio Ambiente

Generador de hallazgo informa

Reporte de Hallazgo R-310

Coordinador de turno valida

Jefe de Área Formaliza Hallazgo a

Analista OO. TT terreno, en

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