Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

No Conformidad Real
internas de calidad (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Oportunidad de mejora Autoevaluación del proceso (IS).

 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Oportunidad de mejora Autoevaluación del proceso (IS).

 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de la revisión por la

Hallazgo Auditorías de gestión
Dirección (IS)
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de la revisión por la

Hallazgo Auditorías de gestión
Dirección (IS)
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de la revisión por la

Hallazgo Auditorías de gestión
Dirección (IS)
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

Resultados de las auditorías

Hallazgo Auditorías de gestión
internas de gestión (IS).

1. Inserte las filas que sean necesarias

Responsable del proceso

Martha Janeth Carreño Lizarazo
(nombre)
 Proceso Gestión Financiera

TIPO DE HALLAZGO ORIGEN

 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Los documentos no aseguran la planificación, la operación y el control eficaz del

proceso de gestión financiera, incumpliendo con el numeral 4.2.1 literal d). De la
NTCGP1000:2009.
Evidencia:
las responsabilidades en los procedimientos de programación presupuestal,
ejecución y cierre presupuestal, tesorería, no están claramente definidas.
El objetivo y el alcance de los procedimientos del proceso de gestión financiera no 5/28/2014
están claramente definidos.
No se evidencia como productos del proceso el acta de fenecimiento (cierre) y de
reservas presupuestales.
En el procedimiento de tesorería el vocabulario no es acorde con la gestión que se
lleva a cabo.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

El procedimiento PC-02, Ejecución y Cierre Presupuestal presenta como última

fecha de modificación diciembre 6 de 2013, encontrándose que:

- Desde el 2012 no se expiden los CDPS para las reservas, ya que por disposición
de Secretaría de Hacienda Distrital las reservas no se cargan al presupuesto de la
vigencia, llevando su registro y control en otro módulo (reservas presupuestales).
- Para la constitución de los pasivos exigibles se realizan las “actas de
fenecimiento”. Esta actividad no está incluida en el procedimiento.
- Por iniciativa del área de presupuesto desde finales de la vigencia 2013, 9/29/2014
desarrolla dentro de las actividades del proceso la digitalización o escaneo de los
CDPs, CRPs y documentos que los soportan, facilitando su consulta e impresión,
en los casos que se requiera.

Se recomienda verificar y actualizar el procedimiento PC-02 - Ejecución y Cierre

Presupuestal, de acuerdo con lo indicado y demás ajustes que el área considere
pertinentes.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

La información consultada para la verificación de la trazabilidad y cumplimiento de

requisitos y lineamientos de la Programación Presupuestal (elaboración de
anteproyecto), como correos, memorandos, formatos, etcétera; se encuentran en
medio magnético y la copia de los mismos se suministró desde el equipo asignado
al funcionario responsable del tema en la Oficina Asesora de Planeación.
9/29/2014
Se sugiere que el archivo correspondiente a Modificaciones Presupuestales,
Anteproyecto de Presupuesto y Programación Presupuestal se clasifique y
organice de conformidad con las Tablas de Retención Documental de la Oficina
Asesora de Planeación. De igual forma los documentos y soportes concernientes
al Cierre Presupuestal, que está a cargo del área de Presupuesto.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Verificando el Manual de Funciones de cada uno de los funcionarios que

intervienen en el proceso de presupuesto, se observó que la función (d) para el
Profesional Código 219 Grado 12 es la misma asignada al profesional Código 222
Grado 24 literal a: “Elaborar y ajustar el anteproyecto de presupuesto anual de
gastos de funcionamiento, con base en la información reportada por las
dependencias de la entidad en concordancia con el plan estratégico siguiendo los 9/29/2014
lineamientos y parámetros fijados por la Secretaria Distrital de Hacienda”.

Se recomienda verificar el alcance de esta función y realizar los ajustes necesarios

en el manual.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Para la Unidad, los pasivos exigibles, en la vigencia 2013 cerraron con un valor de
$7.801.300.980 y con corte a junio 30 se encuentra en $5.225.912.433 lo que
representa un 33% legalizado como resultado de la gestión adelantada por el área
de Presupuesto, que con el apoyo de un contratista adelantó el proceso de
depuración respectivo, analizando y soportando cada uno de los registros con
base en las cifras contables, estableciendo acciones y ajustes a los saldos.

En el proceso de depuración se establecieron cifras que no cuentan con el

respaldo necesario para su pago (Actas de Liquidación) y en algunos casos el
9/29/2014
monto no es representativo, por lo cual, el área de presupuesto solicitó a la
Subdirección de Asuntos Legales en dos oportunidades concepto jurídico, para
depurar aquellas partidas que bien sea por el monto, antigüedad y/o falta de
documentos soporte, son susceptibles de anulación, sin que a la fecha se haya
tenido respuesta, por lo cual el proceso de depuración no se ha finalizado.

Se recomienda que la Subdirección de Asuntos Legales revise el asunto sometido

 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

No contar con la firmas digitales de las Planillas de ordenes de pago. 12/15/2015

 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

No contar con PAC suficiente para atender las obligaciones institucionales 12/15/2015
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Se evidenciaron situaciones que incumplen con lo establecido en el decreto 061 de

2007 " por el cual se reglamenta el funcionamiento de las cajas menores y los
avances en efectivo para las entidades distritales" y la resolución interna 047 de
2016 (modificada por la resolución 067 de 2016) por la cual se crea la caja menor
de la UAESP y se reglamenta el funcionamiento para la vigencia 2016, tal como
se indica a continuación:

a) Dos (2) documentos pendientes de legalización por valor de $241.780, los 5/19/2016
cuales tenían más de cinco (5) días de estar pendientes.

b) Faltante de dinero en caja menor por valor de $ 928.724. de acuerdo a la

información suministrada por el cuentadante, este faltante corresponde a dineros
que se entregaron a funcionarios a los cuales no se les elaboró un recibo
provisional de caja mientras era legalizado el gasto correspondiente. No se
evidencian soportes de esta situación.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Incumplimiento de lo establecido en el decreto 522 de 2003, respecto a solicitar o

expedir la factura o documento equivalente, toda vez que fue evidenciada cuenta
5/19/2016
de cobro de persona natural de régimen simplificado, sin que se expidiera el
documento equivalente.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Incumplimiento de lo establecido en el artículo 177-2 del estatuto tributario, el cual

establece la obligación de exigir y conservar la constancia de inscripción del
responsable del régimen simplificado RUT, toda vez que fue evidenciada factura de
5/19/2016
compra a persona natural régimen simplificado sin copia del RUT, y pendiente de
firma del formato "solicitud de bienes o elementos", de fecha 11/05/2016 por valor
de $17.000.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Se presenta incumplimiento con lo establecido en el procedimiento Control de

Documentos y Registros del Sistema Integrado de Gestión: Código: SO-GF-PCC-
04 Versión 05, fecha 29/11/2013, numeral 9 "descripción del procedimiento",
7/12/2016
actividad 1. "Analizar la necesidad de incorporación actualización o eliminación de
documentos de los procesos". Se citan normas no vigentes. Se usan formatos no
registrados en el SIG.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Se presenta incumplimiento con lo establecido en el procedimiento Control de

Documentos y Registros del Sistema Integrado de Gestión: Código: SO-GF-PCC-
04 Versión 05, fecha 29/11/2013, numeral 9 "descripción del procedimiento", 7/12/2016
actividad 1. "Analizar la necesidad de incorporación actualización o eliminación de
documentos de los procesos". Tema Conciliaciones bancarias.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Se presenta incumplimiento con lo establecido en el procedimiento Control de

Documentos y Registros del Sistema Integrado de Gestión: Código: SO-GF-PCC-
04 Versión 05, fecha 29/11/2013, numeral 9 "descripción del procedimiento",
7/12/2016
actividad 1. "Analizar la necesidad de incorporación actualización o eliminación de
documentos de los procesos". Tema periodicidad de las reuniones del Comité
Financiero de la Unidad.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Se presenta incumplimiento con lo establecido en el procedimiento Control de

Documentos y Registros del Sistema Integrado de Gestión: Código: SO-GF-PCC-
04 Versión 05, fecha 29/11/2013, numeral 9 "descripción del procedimiento", 7/12/2016
actividad 1. "Analizar la necesidad de incorporación actualización o eliminación de
documentos de los procesos". Tema uso de conciliaciones bancarias.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Se presenta incumplimiento con lo establecido en el procedimiento: Contabilidad,

Código: SO-GF-PCC-04 Versión 05, fecha: 20/11/2014, respecto al numeral 9.2
"REGISTRAR Y REALIZAR AJUSTES CONTABLES". Toda vez que a la fecha de
7/12/2016
esta auditoria (21/06/2016), se estaban terminando de realizar las conciliaciones
bancarias a mayo de 2016. Tema: Retraso en la realización de las conciliaciones
bancarias.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Se presenta incumplimiento con lo establecido en la Resolución DDC 000001 de

2010 de la Secretaria de Hacienda Distrital - Contador General de Bogotá D.C., en
su Art.7° - Plan de Sostenibilidad Contable y la Resolución interna 694 de 2014.
"por medio de la cual se modifica el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de
7/12/2016
la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos" en su articulo séptimo.
Elaboración del Plan de Sostenibilidad Contable, toda vez que a la fecha de esta
auditoria (21/06/2016), la Unidad no cuenta con Plan de Sostenibilidad Contable
para la vigencia 2016.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO

Se evidencia incumplimiento en la Resolución 119 de 2006 de la Contaduría

General de la Nación, "por la cual se adopta el Modelo Estándar de
7/12/2016
Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública",
numeral 2.2.2. Eficiencia de los sistemas de información contables y financieros.
 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO
Se presenta incumplimiento en el Régimen de Contabilidad Pública, Titulo II
Sistema Nacional de Contabilidad Pública (SNCP), respecto al numeral 7
"Características Cualitativas de la Información Contable Pública", confiabilidad,
relevancia y comprensibilidad, toda vez que el 21 de junio de 2016 se presentan 7/12/2016
partidas pendientes por identificar en los bancos DAVIVIENDA y BANCO DE
OCCIDENTE que ascienden a $140.440,796,87, que corresponden a vigencias
2014, 2015 y 2016.

Martha Janeth Carreño Lizarazo

 Gestión Financiera

FECHA DE
HALLAZGO, NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL, OPORTUNIDAD DE
GENERACIÓN
MEJORA
DEL HALLAZGO
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Desactualización de los procedimientos Correctiva

 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Desactualización del Procedimiento Correctiva

 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

La no clasificación de los archivos o

documentos dentro de las TRD Correctiva
correspondientes
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Debilidad en la especificación de las funciones

establecidas en el Manual de Funciones de la Correctiva
dependencia de Presupuesto
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

1. Existen saldos de contratos a los que no se

les hizo Acta de Liquidación.
2. Existen saldos que no van a ser cobrados
Correctiva
debido a los montos.
3. No se ha identificado el origen del saldo
existente.
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Falta de gestión por parte del área financiera

Preventiva
frente a las firmas digitales de las planillas
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

No se realicen las programaciones mensuales

Preventiva
requeridas
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Tener documentos pendientes de legalización

En su momento no se realizó el comprobante

provisional de caja menor
Correctiva

Causa Raíz: Debilidad en el control de los

soportes para la legalización de los
documentos
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

No expedir el documento equivalente a la

cuenta de cobro de persona natural de
régimen simplificado
Correctiva
Causa raíz: Debilidad en el control del modelo
de documento equivalente a factura respecto a
las cuentas de cobro de persona natural.
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

No solicitar la copia del RUT sobre la factura

de compra a persona natural de régimen
simplificado
Correctiva
No tener la firma del formato de "solicitud de
bienes o elementos" por el valor gestionado
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Desactualización del procedimiento Tesorería

Correctiva
SO-GF-PCT-03 VERSIÓN 5
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Desactualización del procedimiento Tesorería

SO-GF-PCT-03 VERSIÓN 5

Demoras en el soporte bancario del pago

Correctiva
exitoso a través del aplicativo Davivienda

Errores en el aplicativo SICapital.

 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Incumplimiento en las reuniones ordinarias de

Correctiva
acuerdo a la resolución 778 de 2014.
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISISnoDE
1.El cierre contable, seCAUSAS
realiza dentro de TIPO DE ACCIÓN
los cinco días primeros.

2.Impresiòn de libros oficiales - cabe precisar

que de acuerdo a la normatividad vigente no Correctiva
es obligatoria la impresión.
3.Se utilizan formatos que no están registrados
en el sistema de Gestión de Calidad.
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Las conciliaciones bancarias e intereses

financieros a mayo no se habían registrado en
Correctiva
el aplicativo HELISA a la fecha de la auditoria
(21/06/16)
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Incumplimiento por no haber elaborado el plan

Correctiva
de Sostenibilidad Contable vigencia 2016.
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

El sistema contable HELISA , plataforma DOS

es inapropiado para la adopción y aplicación
de las Normas Internacionales de información
Correctiva
financiera en el sector público. El sistema de
información SI CAPITAL en el módulo de
LIMAY no esta totalmente desarrollado
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

Se presentan partidas pendientes por

identificar de los Bancos Davivienda y Correctiva
Occidente.

Dependencia
 PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

PLAN DE MEJORAMIEN

VERSIÓN 10

ANÁLISIS DE CAUSAS TIPO DE ACCIÓN

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

1. Ajustar los siguientes procedimientos:

a. Programación presupuestal
b. Ejecución y cierre presupuestal
c. Tesorería
d. Contabilidad OK
Mantener los
e. Causación de Obligaciones y Trámite de pago OK Procedimientos 31/12/2014
procedimientos 6/16/2014
f. Programación PAC ajustados 30/06/2015
actualizados
2. Enviar a la Oficina Asesora de Planeación para su revisión
y aprobación.

3. Socializar los procedimientos actualizados.

 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

1. Ajustar el procedimiento de Ejecución y cierre presupuestal Mantener el Procedimiento

2. Socializar el procedimiento de ejecución y cierre procedimiento ajustado y 10/15/2014 3/30/2015
presupuestal actualizado socializado
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

1. Clasificar los archivos de Modificaciones Presupuestales,

Anteproyecto de Presupuesto y Programación Presupuestal 1. 30/06/2015
de acuerdo a las TRD correspondientes al área de 2.30/06/2015
Mantener clasificados Archivos
presupuesto. 10/15/2014
los archivos clasificados
1y2
2.Clasificar los documentos y soportes concernientes al 31/12/2016
Cierre Presupuestal.
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Solicitar al Proceso de Talento Humano la revisión y ajuste Solicitud realizada 30/06/2015

Solicitar ajuste de los
de la función que se repite en los cargos Profesional Código del ajuste de los 10/15/2014
cargos
219 Grado 12 literal d y Código 222 Grado 24 literal a cargos 31/12/2016
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

1. Disminuir el monto de la base de pasivos exigibles en un

60% a través de:
a. Realizar seguimiento a las Actas de liquidación
Disminuir el monto de % de disminución 15/10/2015
pendientes, por parte de asuntos legales.
pasivos exigibles en un de la base de 10/15/2014
b. Definir en conjunto con la Subdirección de Asuntos
60% pasivos exigibles 31/12/2016
Legales, las medidas a tomar frente a estos saldos.
c. Seguimiento a la base de pasivos exigibles con las
diferentes áreas de la Unidad.
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Planillas de ordenes de
Validar las planillas de ordenes de pago a través de las Planillas firmadas
pago con las firmas 2/15/2016 6/30/2016
firmas digitales. digitalmente
digitales
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Informar los plazos de Información

las reprogramaciones realizada sobre los
Informar a los diferentes planificadores y dependencias de la
del PAC a los plazos para la 2/15/2016 6/30/2016
unidad acerca de los plazos para reprogramaciones del PAC
planificadores y reprogramación
dependencias del PAC
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Controlar los soportes

para que se Soportes
Validar los soportes que permitan la legalización de los
encuentren legalizados/total 5/23/2016 12/31/2016
documentos a través del libro caja menor (archivo en Excel).
debidamente de soportes
legalizados
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Cuentas de cobro
de persona natural
Controlar las cuentas a con el modelo
Validar las cuentas de cobro de persona natural a través del
través del modelo equivalente a 5/23/2016 12/31/2016
modelo de documento equivalente a factura.
equivalente a factura factura / cuentas
de cobro de
persona natural
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

1. Solicitar RUT a los

1. Solicitar el RUT a los proveedores del régimen 1. RUT solicitados/
proveedores del
simplificado. total de
régimen simplificado.
proveedores
5/23/2016 12/31/2016
2. Verificar que el soporte se encuentre firmado antes de
2. verificar los que los
retirar los dineros. 2. Soportes
soportes se encuentren
firmados/ soportes
debidamente firmados
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Actualizar el procedimiento Tesorería SO-GF-PCT-03

VERSIÓN 5
a. Incluir en el procedimiento el formato referente al control
bancario
Actualizar el Procedimiento
b. Ajustar formatos: 8/17/2016 12/31/2016
procedimiento actualizado
- Boletín diario de ingresos y egresos.
- Boletín consolidado mensual de ingresos y egresos de
tesorería.
c. Implementar formatos ajustados.
 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

1. Actualizar el procedimiento Tesorería SO-GF-PCT-03

VERSIÓN 5 de acuerdo a los nuevos lineamientos por parte
de la Secretaría de Hacienda.
Actualizar el Procedimiento
8/17/2016 12/31/2016
2. Aclarar en el procedimiento las condiciones que se procedimiento actualizado
presentan en los giros bancarios.

3. Implementar el proceso actualizado.

 PLAN DE MEJORAMIENTO-ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

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INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Realizar las reuniones del Comité Financiero de la Unidad, Realizar una reunión
Reunión trimestral. 8/17/2016 12/31/2016
según lo establecido en la Resolución 778 de 2014. por trimestre.
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INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

1. Actualizar el procedimiento de Contabilidad SO-GF-PCT-

03 VERSIÓN 5 de acuerdo con los tiempos reales.

2. Aclarar en el procedimiento.
Actualizar el Procedimiento
8/17/2016 12/31/2016
3. Unificar Formato de Conciliaciones Bancarias y registrarlo procedimiento actualizado
en el Sistema de Gestión de Calidad.

4. Implementar procedimiento ajustado y formato.

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INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Cumplir con lo
establecido en el
Registros
Realizar los registros contables y las conciliaciones procedimiento,
realizados/registro 8/17/2016 12/31/2016
bancarias dentro de los diez días siguientes al corte de mes. respecto al numeral 9,2
s a realizar
"Registrar y Realizar
Ajustes Contables"
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INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Cumplir con lo
establecido en la
Resolución DDC 00001 Plan de
Realizar el Plan de Sostenibilidad Contable del año 2016, y
de 2010 de la Sostenibilidad
presentarlo ante el comité de Sostenibilidad Contable para su 8/17/2016 8/30/2016
Secretaria Distrital de contable -
aprobación.
Hacienda y la aprobado
Resolución 694 de
20147.
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INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

Se realizarán las siguientes actividades que estarán a cargo

de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Cumplir con la
Actividades
Comunicaciones: 1) Cargue de saldos iniciales, 2) Prueba Resolución 119 de
realizadas/Activida 8/17/2016 11/30/2016
funcional SAE/SAI, 3) Prueba funcional PERNO, 4) Prueba 2006 de la Contaduría
des Planteadas
funcional OPGET, 5) Levantamientos de requerimientos, 6) General de la Nación,
Desarrollo de nuevas funcionalidades.
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INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN

1) Realizar la gestión de identificación con los bancos,

Partidas
presentar al Comité de Sostenibilidad los casos que no Tener identificados y
Identificadas
pueden identificarse. reclasificados los
/Partidas 8/17/2016 12/31/2016
terceros en el sistema
Pendientes por
2) Realizar los registros contables según los resultados de la contable.
Identificar
gestión de depuración de los mencionados saldos.

Subdirección Administrativa y Financiera

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INICIO DE LA TERMINACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN META INDICADOR ACCIÓN DE LA ACCIÓN
 11/20/2014

11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS
 11/20/2014

11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

Trimestre 1 (Enero, Febrero, Marzo):

a. Se realizó la actualización correspondiente quedando pendiente la aprobación
por parte del comité directivo.

b. Con el propósito de ajustar el procedimiento se realizaron reuniones entre la

dependencia de presupuesto y el grupo de la ETB con la que se esta
desarrollando el trabajo colaborativo donde se identificaron algunos ajustes. (actas
de reunión)

d. Se encuentra actualizado en el SIG ok

e. Se encuentra actualizado en el SIG ok
23/07/2014
Subdirección e y f Estos procedimientos se actualizaran de acuerdo al grupo de trabajo
01/12/2014
Administrativa y colaborativo de la ETB.
08/04/2015
Financiera-Gestión
08/07/2015
Financiera Trimestre 2 (Abril, mayo, Junio):
20/10/2015
14/03/2016
a,b,e,f. Estos procedimientos se ajustaron nuevamente de acuerdo a la propuesta
por parte del Grupo colaborativo de la ETB y se esta a la espera de la aprobación
de la Subdirección administrativa y financiera, posteriormente se enviará a la
Oficina de Planeación para la respectiva aprobación del comité directivo.
 11/20/2014

11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

Trimestre 1 (Enero, Febrero, Marzo): Con el propósito de ajustar el procedimiento

se realizaron reuniones entre la dependencia de presupuesto y el grupo de t de la
ETB con la que se esta desarrollando el trabajo colaborativo donde se identificaron
algunos ajustes. (actas de reunión)

Trimestre 2 (Abril, mayo, Junio):

Este procedimiento se ajustó nuevamente de acuerdo a la propuesta por parte del
Grupo colaborativo de la ETB y se esta a la espera de la aprobación de la
Subdirección administrativa y financiera, posteriormente se enviará a la Oficina de
Planeación para la respectiva aprobación del comité directivo.
Subdirección
19/03/2015
Administrativa y Octubre:
08/07/2015
Financiera-Gestión Se ajustó el procedimiento del proceso de gestión financiera de acuerdo al
20/10/2015
Financiera/Presupuesto - radicado 20156010043443 del 16 de octubre esperando la aprobación del comité
07/12/2015
Oficina Asesora de directivo y posteriormente se socializará
14/03/2016
Planeación 07/12/2015. Mediante resolución 533 de 2015 se actualizó el procedimiento.

14/03/2016: La socialización se solicitó a la oficina de comunicaciones donde

dieron respuesta a través de correo electrónico del 14 de marzo de 2016, donde
explican que la solicitud ya fue incluida y debemos esperar la hora y fecha de la
 11/20/2014

11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

Trimestre 1 (Enero, Febrero, Marzo): 1. y 2. Se recibió capacitación para adelantar

la clasificación y archivo de las TRD del área (Capacitación 06/03/2015)

En la reunión del 06 de abril se ajustaron las tablas de retención documental junto

con gestión documental con el fin de remitir al archivo de Bogotá para su
aprobación.

19/03/2015 Trimestre 2 (Abril, Mayo, Junio): Se esta a la espera de la aprobación final de las
08/07/2015 TRD por parte de Gestión Documental.
Subdirección 20/10/2015
Administrativa y 07/12/2015 30/09/2016: Se esta a la espera de la aprobación final de las TRD por parte de
Financiera-Gestión 14/03/2016 Gestión documental
Financiera/Presupuesto
30/06/2016 Diciembre: Acción en proceso
30/09/2016
14/03/2016: Se continua con el avance de diciembre y octubre .
Se solicita ampliación de la fecha para el 31/12/2016

30/06/2016: La acción sigue en proceso.

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11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS Trimestre 1 (Enero, Febrero, Marzo): Mediante correo electrónico se informó a
(Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA talento humano la necesidad de revisar y ajustar las funciones de los cargos.
ANÁLISIS
(Solicitar cierre)

Trimestre 2 (Abril, Mayo, Junio): Es pertinente que se traslade el hallazgo al

proceso de talento humano debido a que la acción principal hace referencia al
ajuste del manual de funciones de la entidad en donde se tendrá en cuenta las
observaciones encontradas en el hallazgo.
Trimestre 3: Con el traslado del cargo de Profesional 12 del área de Presupuesto
la función queda a cargo del Profesional Especializado.
08/04/2015
Diciembre: El 27 de noviembre se envió el ajuste a talento humano de las
08/07/2015 funciones de los cargos del profesional universitario y especializado cumpliendo
Subdirección con la acción establecida. Por parte de Talento Humano se remitió a la Dirección
Administrativa y 07/12/2015 General el manual de funciones para su respectiva revisión y aprobación para dar
Financiera-Gestión 14/03/2016 continuidad al trámite ante la DASCD
Financiera/Presupuesto
30/06/2016 14/03/2016: Se esta a la espera de la actualización del manual de funciones y que
esta bajo la responsabilidad de Talento Humano.
30/09/2016 Se solicita ampliación de la fecha para el 31/12/2016

30/06/2016: La acción sigue en proceso.

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11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS
A. la sub de asuntos legales solicitó la anulación de 68 pasivos exigibles.
B. Se recibió por parte de la sub de asuntos legales concepto sobre los saldos de
pasivos y sobre este es que solicitaron anulaciones.
c El seguimiento se realiza en forma periódica a la base de pasivos.

Trimestre 2 (Abril, mayo, Junio):

a. Se anularon los pasivos exigibles solicitados por asuntos legales.(68) OK
b. Se encuentra pendiente realizar reunión con asuntos legales para identificar las
nuevas actas de liquidación que afecte los pasivos exigibles.
Se envío un oficio a la subid. asuntos legales donde se solicita un concepto para la
anulación de los saldos sin embargo se esta a la espera de la respuesta de esta
subdirección. 2014701008603 (30 dic)
19/03/2015 c. Se actualiza mensualmente la base de pasivos exigibles con los giros o
Subdirección 08/07/2015 anulaciones presentadas. OK
Administrativa y 07/12/2015
Financiera-Gestión 14/03/2016 Diciembre:
Financiera/Presupuesto 13/06/2016 b. Se encuentra pendiente realizar reunión con asuntos legales para identificar las
30/09/2016 nuevas actas de liquidación que afecte los pasivos exigibles.

14/03/2016: Se esta a la espera de definir las medidas con asuntos legales.

Se solicita ampliación de la fecha para el 31/10/2016 con el fin de hacer el

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11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

Subdirección 14/03/2016
14/03/2016, 30/06/2016: Se viene cumpliendo la acción establecida con el fin de
Administrativa y
mantener el proceso controlado.
Financiera-Tesorería 30/06/2016
 11/20/2014

11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

Subdirección 14/03/2016
14/03/2016, 30/06/2016: Se viene cumpliendo la acción establecida con el fin de
Administrativa y
mantener el proceso controlado.
Financiera-Tesorería 30/06/2016
 11/20/2014

11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

30/09/2016:

Subdirección a) Se viene realizando el correspondiente registro a través del libro de Excel junto
Administrativa y 9/30/2016 con los soportes que dan a lugar al respaldo de cada una de las operaciones
Financiera-Tesorería realizadas a través de la Caja Menor.
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11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

22/11/2016:

Subdirección Se realizaron los correctivos correspondientes y se vienen aplicando el formato a

Administrativa y 9/30/2016 cada una de las personas que pertenezcan al régimen simplificado, equivalente a
Financiera-Tesorería factura.
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AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

22/11/2016:

Subdirección Se tomaron las acciones pertinentes y se esta exigiendo la copia del RUT
Administrativa y 9/30/2016 respectivo, para hacer las retenciones a que haya lugar de acuerdo a las
Financiera-Tesorería obligaciones que se evidencien en el RUT.

Así mismo los soportes se encuentran debidamente firmados.

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11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

30/09/2016:
Subdirección
En conjunto con la OAP se esta adelantando la actualización del procedimiento,
Administrativa y 9/30/2016
así como la actualización de los formatos.
Financiera-Tesorería
Actividad en proceso
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11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

30/09/2016:
Subdirección
En conjunto con la OAP se esta adelantando la actualización de l procedimiento,
Administrativa y 9/30/2016
así como la actualización de los formatos.
Financiera-Tesorería
Actividad en proceso
 11/20/2014

11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

30/09/2016:

Subdirección Se están realizando los comités de acuerdo con la periodicidad establecida en la

Administrativa y 9/30/2016 Resolución 778 de 2014, es así que la última reunión se realizo el 25 de agosto de
Financiera-Tesorería 2016.
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11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

1. El 26 de septiembre se realizo reunión con la OAP, Tesorería y Contabilidad a fin

de actualizar el procedimiento, incluyéndose temas como: identificación de
Subdirección
partidas pendientes.
Administrativa y 9/30/2016
Financiera-Contabilidad
2. Se elaboro el formato de conciliación bancaria y se remitió a la OAP mediante
correo el 30 de septiembre.
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AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

Subdirección
Se están realizando las conciliaciones dentro de las fechas establecidas, tal como
Administrativa y 9/30/2016
consta en la carpeta física de Conciliaciones Bancarias.
Financiera-Contabilidad
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11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

Se presento el Plan de Sostenibilidad Contable el día 17 de Agosto el cual fue

Subdirección
discutido, su aprobación quedo sujeta a la realización de los ajustes propuestos,
Administrativa y 30/09/206
los cuales se realizaron y el Plan se envió ya ajustado mediante correo electrónico
Financiera-Contabilidad
el 18 de agosto.
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AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

1. Mediante correos del 05 y 17 de Agosto, se evidencio el cargue de saldos

iniciales.
Subdirección 2. El 28 de agosto mediante Acta se estableció la realización de pruebas en el
Administrativa y 9/30/2016 aplicativo SAE/SAI.
Financiera-Contabilidad 3. El 14 de septiembre se ajusto el cronograma para definir nuevas fechas en el
Plan Operativo de Sistemas, por lo cual las pruebas en OPGET Y PERNO se
realizaran en el último trimestre.
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11/20/2014

AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS

Subdirección
En la medida que se han identificado los terceros, las partidas se han ido
Administrativa y 9/30/2016
reclasificando.
Financiera-Contabilidad

Personal de Apoyo a la Dependencia

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AUTOEVALUACIÓN
RESPONSABLE DE LAS (Responsable del Proceso)
ACCIONES FECHA ANÁLISIS
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO
de agosto.
b. Se encuentra en proceso de actualización
c. Se encuentra pendiente de incluir las definiciones en el
procedimiento
d. Se reemitió Orfeo, el cual se verificó
e. Se reemitió Orfeo, el cual se verificó
f. Se encuentra en proceso de actualización

22/01/2015: Del seguimiento a las acciones correctivas del plan de

mejoramiento del proceso de gestión financiera, se evidencia que
las acciones 18 y 22 están orientadas a la actualización de los
procedimientos por lo tanto se unifican en esta acción. Se evidencia
avance en las mesas internas de trabajo para la revisión y
12/09/2014 actualización de los procedimientos de contabilidad los cuales ya se
encuentran aprobados según Resolución 609 de 2014. Los
22/01/2015 procedimientos restantes se encuentran en trámite por lo anterior Terminada
esta acción continua en proceso con fecha de terminación
18/04/2016 reprogramada para el 30/06/2015.

28/08/2015: Acciones en proceso ya que depende de la aprobación

de trabajo colaborativo por parte del comité Dirección.
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO

28/08/2015: Acciones en proceso ya que depende de la aprobación

de trabajo colaborativo por parte del comité Dirección

28/08/2014 07/12/2015. Mediante resolución 533 de 2015 se evidencia que se

actualizó el procedimiento.
07/12/2015 Terminada
Pendiente su socialización.
18/04/2016
18/04/2016: Se verifica el correo masivo desde la Oficina de
Comunicaciones informando la actualización de los procesos al
igual que la invitación a conocerlos mediante el banner informativo.
Por lo anterior se da por terminada la acción
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO

28/08/2015: Acciones en proceso ya que a la fecha las TRD no han

sido aprobadas por el archivo de Bogotá.
28/08/2014
07/12/2015. Acción en proceso
07/12/2015
18/04/2016: Acción en proceso toda vez que las tablas de retención
18/04/2016 documental - TRD no han sido aprobadas.
En Proceso
Se realiza ampliación de la fecha para el 31/12/2016

30/06/2016. 21/07/2016 : La acción no presenta avances a la fecha ya que no se

han aprobado las TRD
22/11/2016
22/11/2016: Las TRD se encuentran ajustadas y aprobadas las
cuales están pendientes de la Resolución.
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO
28/08/2015: se remitió correo a Talento Humano para la
modificación y actualización del manual de funciones, lo cual esta
en proceso de ajuste por talento Humano, se verificará la
pertinencia de trasladar el hallazgo a TH

10/12/2015: se evidencia que se envió a TH la solicitud de ajuste a

los cargos del profesional universitario y especializado cumpliendo
con la acción establecida. Por parte de Talento Humano se
28/08/2014 evidencia que se remitió a la Dirección General el manual de
funciones para su respectiva revisión y aprobación para dar
10/12/2015 continuidad al trámite ante la DASCD

18/04/2016 18/04/2016: Acción en proceso toda vez que Talento Humano no ha Terminada
actualizado el manual de funciones de la Unidad
30/06/2016 Se realiza la ampliación de la fecha para el 31/12/2016

22/11/2016 21/07/2016 La acción no presenta avances a la fecha ya que no se

ha actualizado ni aprobado el manual de funciones.

22/11/2016: Teniendo en cuenta que la causa raíz del hallazgo fue

solucionada con el traslado del cargo y que a la vez el área de
Talento Humano se encuentra en el proceso de actualización al
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO

28/08/2015: Se verifica la solicitud de anulación de los 68 saldos a

30 de 2014, radicado 20147010086053
Se verifica concepto de asuntos legales con respecto a los pasivos
y procedimiento legal para la anulación correspondiente. (rta AL
2014701008603 del 30 dic 2014)
Se verifica base de datos en Excel con el comportamiento mensual
frente a los saldos anulados.
Pendiente reunión con la SAL
28/08/2014
10/12/2015: Acción en proceso.
.
10/12/2015
18/04/2016: Acción en proceso toda vez que no se ha llevado a
cabo la reunión con la Subdirección de Asuntos Legales. Para
18/04/2016
poder establecer las actas de liquidación sobre los pasivos En Proceso
exigibles.
21/07/2016
Se amplia la fecha para el 31/12/2016
22/11/2016
21/07/2016 Se evidencia fortalecimiento al proceso por medio de la
información remitidas por la subdirección a las diferentes áreas.
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO

18/04/2016: Se verifica el procedimiento en el cual se requiere de

las dos firmas digitales autorizadas y registradas en Tesorería
Distrital, y de ésta manera poder generar las órdenes de pago.
18/04/2016
Se esperara el seguimiento respectivo para evidenciar avances y
Terminada
poder cerrar la acción
21/07/2016
21/07/2016: Se evidencia el proceso el cual se lleva de manera
organizada y en los tiempos establecidos, contando con las debidas
firmas, por lo cual se da por terminada la acción.
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO

18/04/2016: Se verifica el procedimiento en el cual desde tesorería

se envía el correo solicitando la programación del PAC, donde cada
área envía su debido reporte con el fin de realizar el consolidado
de las reprogramaciones, acorde a la resolución y fechas
establecidas.
18/04/2016
Se esperara el seguimiento respectivo para evidenciar avances y
Terminada
poder cerrar la acción
21/07/2016
21/07/2016 Se evidencia el proceso adelantado donde por medio de
correo electrónico se informa a las áreas con respecto al PAC y se
hacen recomendaciones.
En el seguimiento se denota el control que se lleva por lo que se da
por terminada la acción.
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO

21/07/2016.
Acción (es) por iniciar toda vez que se encuentran en proceso
como resultado del informe del seguimiento solicitado por la
dirección.
21/07/2016.
22/11/2016: Se evidencia, Libro de Excel documento de trabajo
Terminada
interno en el cual se lleva control del Libro de Caja Menor de la
22/11/2016
presente vigencia, el cual contiene la relación de gastos, el rubro
presupuestal acorde a la Resolución NO. 067 de 2016 y los
correspondientes valores.

Por lo anterior se da por terminada la acción.

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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO

21/07/2016.
Acción (es) por iniciar toda vez que se encuentran en proceso
como resultado del informe del seguimiento solicitado por la
21/07/2016. dirección.
Terminada
22/11/2016 22/11/2016: A la fecha se viene aplicando el formato equivalente a
factura para el régimen simplificado. Se verifican documentos
encontrando que se lleva control con los equivalentes de factura,
facturas y el RUT, por lo cual se da por terminada la acción.
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SEGUIMIENTO Y/O CIERRE DE LAS ACCIONES

(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO
21/07/2016.
Acción (es) por iniciar toda vez que se encuentran en proceso
como resultado del informe del seguimiento solicitado por la
dirección.
21/07/2016.
Terminada
22/11/2016: Se viene solicitando la copia del RUT con el fin de
22/11/2016
realizar las debidas retenciones, como de igual manera se
encuentran debidamente firmados. Se verifican documentos al azar
los cuales contienen la documentación requerida. Se da por
terminada la acción.
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(Oficina de Control Interno)
FECHA ANÁLISIS ESTADO

22/11/2016: Se viene trabajando en la actualización del

11/22/2016 En proceso
procedimiento y de los formatos con la OAP.
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22/11/2016: Se viene trabajando en la actualización del

11/22/2016 En proceso
procedimiento y de los formatos con la OAP.
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22/11/2016: Se verifica listado de asistencia de las reuniones de

Junio y Agosto del Comité de Seguimiento Financiero, incluso la
realizada en el mes de Noviembre.
11/22/2016 Terminada
Se evidencia la realización de reuniones de acuerdo a lo estipulado
en la respectiva Resolución, por lo que se da por terminada la
acción.
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22/11/2016: Se viene trabajando en la actualización del

procedimiento y de los formatos con la OAP.
11/22/2016 En proceso
El Formato de conciliación bancaria se encuentra en proceso de
revisión por parte de la OAP.
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22/11/2016: Se verifico la carpeta donde se archivan y consolidan

las conciliaciones bancarias, pendiente de verificación la fecha de
11/22/2016 En proceso
conciliación para corroborar que se este cumpliendo con los
tiempos establecidos en el procedimiento.
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22/11/2016: Mediante correo electrónico del 18/08/2016 se

remitieron los ajustes solicitados al Plan de Sostenibilidad Contable
11/22/2016 Terminada
en reunión del 17 de agosto, quedando de esta manera aprobado el
Plan para la presente vigencia. Se da por terminada la acción.
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22/11/2016: Se vienen realizando las pruebas en los sistemas para

11/22/2016 En proceso
llevar a cabo el cargue de la correspondiente información.
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22/11/2016: Se viene adelantando el proceso de identificación y

11/22/2016 En proceso
reclasificación de partidas.

Sergio Alejandro Jiménez González, Mary Cristancho Báez, Jorge Cubillos, Diego García
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