1.

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN Y VINCULACIÓN

OBJETIVO

Estructurar el proceso de selección de personal con el fin de optimizar el tiempo y los

recursos desde el momento en que se recibe la requisición hasta la contratación de la
persona.

PALABRAS CLAVES

 REQUISICIÓN DE PERSONAL: Documento que se utiliza para hacer una solicitud de

personal, la cual debe ser diligenciada por el jefe o gerente de la dependencia en donde
se necesita cubrir la vacante.
 DESCRIPCIÓN DE CARGO: Documento que sintetiza el propósito, las funciones, el alcance
y el aporte del cargo a los resultados de la organización.
 TRASLADO Y CONVOCATORIA INTERNA: Derivado de la recomendación del jefe inmediato
o por convocatoria interna pública en la compañía. Se envía el boletín de convocatoria
internas a todo el personal de la cadena y PQN si es el caso.
 SELECCIÓN EXTERNA: Publicación oferta a nivel externo
 PRE-ENTREVISTA TELEFÓNICA: Primer contacto con el candidato a través del teléfono,
donde se confirman algunos datos de la hoja de vida para cerciorarse en una primera
instancia que cumpla con el perfil requerido. Es el momento también donde se le habla de
la empresa y se le dan algunos detalles de la oferta.
 COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES: Comportamientos observables que apalancan la
cultura requerida por la estrategia y aplican a todos los trabajadores de la empresa sin
importar el cargo que ocupen.
 COMPETENCIAS TÉCNICAS: Aplicación de conocimientos, habilidades y comportamientos
requeridos para el buen desempeño de las funciones propias de un cargo en particular.
 REFERENCIACIÓN LABORAL: Es unos de los últimos pasos en el proceso de selección a
través del cual se comprueba la experiencia laboral del candidato en la última compañía
donde trabajó, ahondando aspectos como desempeño, motivos de retiro, etc.
 EXÁMENES MÉDICOS DE INGRESO: Evaluación integral del estado de salud del aspirante a
un empleo. Este examen se realiza con el fin de hacer valoración de la aptitud psicofísica,
en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto el trabajador, teniendo
en cuenta los requerimientos del perfil del cargo que va a desempeñar.

PROCEDIMIENTO
1.1 DILIGENCIAR EL FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERSONAL: Una vez se genera una vacante ya
sea por retiro, terminación de contrato, o despido del colaborador, aumento de la planta, el
jefe de la dependencia solicitante debe diligenciar el formatode requisición de personal y
obtener las firmas de aprobación correspondientes. Todos los formatos deben ir con la firma
del Jefe inmediato, Gerente de la Regional y Gerente General.En el caso de ser un cargo nuevo
este deber ir con la aprobación de la presidencia. La requisición debidamente diligenciada se
entrega al analista de Selección en Talento Humano.
La consecución del personal deberá realizarse en un tiempo máximo de 12 días para cargos
operativos, mientras que los cargos administrativos tendrán un lapso de 30 días para cubrirlo.

1.2 VALIDAR EL FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERSONAL: El departamento de Talento Humano

verifica que el formato de requisición esté aprobado por las personas correspondientes, de lo
contrario lo retorna para su trámite.

1.3 REVISAR O LEVANTAR LA DESCRIPCIÓN DE CARGO: El jefe del área junto con el departamento
de Talento Humano valida o levanta la descripción de cargo en caso de no estar creado, y
determinan la fuente de reclutamiento (interna o externa)

1.4 LLEVAR A CABO EL RECLUTAMIENTO DE HOJAS DE VIDA: Con base en la descripción de cargo
se realiza la publicación de la oferta o se envía la convocatoria interna según descriptivo del
cargo. El analista de selección hace el filtro de hojas de vida.

1.5 REALIZAR PRE-ENTREVISTA TELEFÓNICA: El área de Talento Humano se comunica con los
candidatos previamente seleccionados en la fase de reclutamiento, les comenta aspectos
importantes de la empresa y del cargo, y valida alguna información principal de la hoja de vida.
Se verifica que la persona cuente con los documentos requeridos en caso de quedar
contratado como cédula, certificaciones académicas etc.

1.6 REALIZAR ENTREVISTA PRESENCIAL A LOS CANDIDATOS: El área de Talento Humano

entrevista a profundidad los candidatos con el propósito de conocerlos ydetectar las
competencias organizacionales y de rol requeridas para el cargo. para ello se desarrolla
entrevista individual donde se evalúan las competencias: innovación, redes de trabajo,
comunicación con decisión y asertividad, compromiso, valoramos conocimiento y generamos
impacto, seguido por una clínica de venta o juego de roles, donde se busca identificar las
competencias requeridas del rol. Este es el momento donde se dejan claras las condiciones de
la oferta. El Jefe de Recursos humanos participara en cualquiera de las etapas de la entrevista
con el fin de fortalecer la evaluación de las competencias.
1.7 APLICAR PRUEBAS SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS DEL CARGO: El área de Talento Humano le
corresponde aplicar las pruebas psicotécnicas pertinentes para evaluar las competencias
asociadas al cargo. Dentro de esta fase también se aplican pruebas técnicas o de conocimiento
en caso de que el candidato requiera un conocimiento específico para asegurar el buen
desempeño de sus funciones. Para ello el área de interés entregara y calificara la prueba de
conocimiento técnico requerida.

1.8 PRESENTAR LA TERNA DE CANDIDATOS AL JEFE INMEDIATO: El área de Talento Humano

selecciona los tres mejores candidatos basado en los resultados de la evaluación esto incluye
pruebas y entrevista para presentarlos al jefe inmediato del cargo que se está requiriendo.
Este hará las entrevistas individuales y se procederá con una actividad de juego de roles, y
diligencia el formato de Entrevista de selección asegurando emitir concepto de cada persona
entrevistada.

1.9 DEFINIR EL CANDIDATO FINAL: El área de Talento Humano se reúne con el jefe inmediato para
tomar la decisión sobre la persona más idónea para ocupar el cargo.

1.10 VERIFICAR REFERENCIAS: El área de Talento Humano verifica las referencias laborales del
candidato final aclarando las inquietudes derivadas de la entrevista, se hace referenciación de
la última empresa en la que haya trabajado.

1.11 VERIFICAR ANTECEDENTES PENALES: A través de la página de la policía Nacional se hace la

verificación de antecedentes penales de la persona, y se valida en la lista restrictiva, se
imprimen los respectivos soportes.

1.12 EXÁMENES MÉDICOS: Una vez se haya realizado las respectivas verificaciones se puede
proceder a enviar a la persona a practicarse los exámenes de ingreso ocupacional. El resultado
se confirma con el área de Salud ocupacional para verificar las condiciones de salud del
candidato y autorizar el ingreso.

1.13 AUTORIZACIÓN DE INGRESO: Se debe gestionar la autorización de ingreso mediante el

formato de requisición, en el cual deberá quedar registrado los datos de la persona
seleccionada este formato debe contar con la firma del Jefe inmediato, del jefe de talento
Humano y VoBo del gerente general, gerente Recursos Humanos de la organización estos
pueden ser por correo electrónico.

1.14 DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN: Después de recibir el concepto de aptitud por

parte de Salud Ocupacional, se procederá a llamar al candidato para comunicarle que ha
 quedado seleccionado y pedirle los documentos requeridos para la contratación,
estableciendo una fecha de recepción para los mismos. Dentro de esta misma llamada el
analista deberá pedir también las tallas de la persona en caso de que vaya para el área de
Logística o PDV con el fin de solicitar la dotación.

1.15 ENTREGA DEL PROCESO DE SELECCIÓN DEL CANDIDATO FINAL A NOMINA: El área de
Talento Humano deberá entregar el proceso de selección un día antes de la contratación del
candidato a la persona encargada de realizar la contratación.

 Hoja de vida del candidato

 Formato de entrevista diligenciado por el área de Talento Humano y Jefe inmediato
 Resultados en pruebas psicotécnicas, y de conocimiento en caso de que aplique
 Informe de entrevista por competencias
 Informe de visita domiciliaria para cargos críticos. (Coordinadores, Jefes y/o Gerentes).
 Requisición autorizada por la Gerencia General / Gerencia Recursos Humanos donde se
confirme asignación salarial
 Formato HABEAS Datos
 Listado de chequeo de documentos de incorporación

2. CONTRATACIÓN

Cuando el candidato es seleccionado se entrega la documentación del proceso al área

respectiva de contratación. La persona se cita para la entrega de documentos y
diligenciamiento de los formatos requeridos así como la firma del contrato. Dentro de los
formatos se encuentran:
 Declaración de la política de seguridad industrial y medio ambiente, y política de alcohol y
sustancias psicoactivas.
 Solicitud de pagos laborales
 Información personal
 Contrato

Se explica cada uno de los documentos a firmar, es decir la funcionalidad de cada uno de estos,
una vez se haya realizado el diligenciamiento de los documentos anteriores, se procede a la
organización de los mismos y su posterior envío al área de nómina. Estos deben enviarse
organizados de la siguiente manera:
 Lista de chequeo de incorporación
 Hoja de vida
  Requisición de personal
 Fotos
 Declaración de la política de seguridad industrial y medio ambiente, y política de alcohol y
sustancias psicoactivas.
 Formato de información personal y formato hoja de vida
 fotocopias de la cedula
 Verificación de antecedentes
 Verificación de lista restrictiva
 Certificación de EPS
 Certificación de AFP
 Certificación laboral y personal
 Registro civil
 Fotocopia acta de grado o diploma de bachiller
 Certificación bancaria
 Contrato firmado por el empleado, representante legal y testigo
 Para las afiliaciones a la EPS y a la caja de compensación los empleados se acercan a las
oficinas de PQN a realizar las afiliaciones pertinentes

ENTREGA DE DOTACION: se hace entrega de la dotación correspondiente al candidato, después el

trabajador firma el documento de entrega como soporte que recibió la dotación.

3. PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO AL CARGO

3.1 INDUCCIÓN CORPORATIVA: El objetivo del proceso de inducción es dar la bienvenida a los
colaboradores que ingresan a la empresa, así como brindarles información general como
la historia, estrategia corporativa, valores, productos, reglamento, etc. Con el fin de que a
partir de esta información los trabajadores entiendan e interioricen la cultura
organizacional, tengan una visión más amplia del negocio, y de esta manera orienten sus
esfuerzos hacia los objetivos de la empresa logrando con esto una mayor adaptación del
trabajador hacia esta.

El proceso de inducción se estructura de la siguiente manera:

1. Presentación inducción corporativa
a. Historia
b. Estrategia corporativa (visión, misión, objetivos, valores)
c. Organigrama
d. Portafolio
 Break (Refrigerio)

e. Protocolo Servicio al clienteVideo

f. RIT
g. Código de vestir - Uniformes
h. Comité de convivencia

2. Bienvenida Jefe de Talento Humano y entrega de Descripciones de cargo

3. Presentación Salud en el trabajo y seguridad industrial
4. Prueba de conocimiento
5. Presentación Bienestar
6. Entrenamiento manejo de cargas y atención PDV

3.2 ENTRENAMIENTO AL CARGO:

 El área de Talento Humano se reunirá con el jefe inmediato con el fin de diseñar un plan
de entrenamiento para la persona que ingresará, con los temas en los que necesita
capacitación y las personas encargadas de realizarla. Después de esto el analista
coordinará las reuniones con cada persona estableciendo una fecha, hora, lugar y duración
de cada una asegurando que no vayan a quedar espacios grandes entre una reunión y la
otra. En el caso del personal para PDV ya existe un formato preestablecido.
 Una vez la persona ingresa se le entregará el formato para que conozca su programación y
lo haga firmar por las personas que impartieron la capacitación.
 El área de Talento Humano deberá hacer seguimiento al plan y garantizar que la persona
reciba todos los entrenamientos, si estos fueron cancelados por alguna razón deberá
reprogramar las citas. Este proceso debe durar aproximadamente 15 días con el fin de que
la persona esté en capacidad de recibir las tareas de su cargo.
 Por último, el formato será devuelto con todas las firmas y quedará como soporte en la
carpeta del colaborador.

 Con relación al personal de PDV deberán ir a un punto designado como escuela de

formación (Kennedy, Esquina de los plásticos, Sabana Ricaurte, Calypso Ricaurte, Sabana 7
de Agosto, Toberin) antes de que ingresen a su lugar de trabajo para que reciban allí el
entrenamiento. Después de haber completado el entrenamiento en la escuela de
formación y que el líder de la escuela lo haya evaluado, éste considerará si la persona está
lista para pasar al punto de venta donde quedará asignado.

Para Cajeros el plan de inducción debe contemplar adicionalmente entrenamiento

específico en:
 a. Área de caja y bancos.
b. Manejo ERP.
c. Facturación y generación de documento.
d. Manejo caja menor.
e. Transacciones con tarjeta – Uso datafono.
f. Arqueo y cuadre diario de caja.
g. Orden y exhibición mostrador y vitrina.
h. Identificación billetes falsos, prevención de fraude.

Después de recibido el entrenamiento durante la semana 7 de vinculación el jefe

inmediato deberá evaluar el desempeño del colaborador para definir si aprueba el
periodo de prueba.

3.2.1 Para personal Administrativo se realizará inducción de todas las áreas, inducción de
categorías y evaluación (estudio cartillas desafío de conocimiento), inducción en políticas
de la compañía, entrenamiento en PDV por tres días como asesor punto de venta.
3.2.2 Asignación de “Eslabón”: Recursos Humanos teniendo en cuenta el cargo y rol del
trabajador asigna un compañero del área quien se denominará “ESLABON” quien
informará, acompañará y guiará en el día, día al nuevo trabajador.

3.2.3 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PERIODO DE PRUEBA

 Evaluación de periodo de prueba: Cuando el colaborador cumpla un mes y medio de

permanencia en la compañía, el jefe inmediato realizará la evaluación de periodo de
prueba a través del formato establecido para este propósito, con el objetivo de
retroalimentar el desempeño de la persona, y confirmar si la persona aprueba dicho
periodo.
 En el caso del persona de PDV, la evaluación se realizara en una sesión de no mayor de
una hora y en esta deberá estar presente el administrador, el coordinador y un
representante del área de Talento Humano, en presencia del colaborador.
 En el caso del personal administrativo, esta evaluación deberá ser realizada por el jefe
inmediato, en presencia de un representante del área de talento humano y del
colaborador evaluado.
 4 RELACIÓN LABORAL

A partir de la contratación del trabajador se inicia la relación empleado – empleador la

Cual se ampara por la normatividad vigente y políticas propias de la organización. Es
Talento Humano líder en garantizar que el puente entre el personal y la compañía se
fundamente en el respeto, garantizando el cumplimiento de obligaciones y deberes de las
partes entendidas en la relación laboral.

5 PROCEDIMIENTO DE SALIDA

1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada por la empresa para dar por terminada la relación conforme a
lo establecido por la ley, así como estandarizar las actividades requeridas para el retiro del
empleado garantizando plena observancia de las normas y condiciones legales para ello
establecidas.

2. ALCANCE

Aplicar para las actividades desarrolladas por el área de Talento Humano y las áreas relacionas con
el procedimiento de retiro de empleados. Este procedimiento empieza cuando se acepta la
renuncia del trabajador y termina cuando se paga la liquidación de prestaciones sociales.

3. DEFINICIONES

Para efectos de la aplicación de esta política se entenderá por:

ACTO ADMINISTRATIVO: toda declaración unilateral de voluntad realizada en el ejercicio de la

función administrativa que produce efectos jurídicos individuales de forma inmediata

ACTA DE ENTREGA PUESTO DE TRABAJO: documento con el cual un empleado deja constancia de
la entrega formal del puesto de trabajo al jefe inmediato; en caso de retiro definitivo, traslado de
cargo

INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: se refiere a la descripción de los elementos que

tiene el empleado bajo su directa responsabilidad que una vez comunicado su retiro de la entidad
debe entregar bien sea mediante el traspaso a otro empleado o mediante su devolución al jefe
inmediato o encargado del área administrativa para la firma del paz y salvo.

INVENTARIO DOCUMENTAL: se refiere a todos los documentos en medio impreso o magnético

que el empleado posee para el desarrollo de sus labores, los cuales pueden estar en proceso de
análisis, pendiente de revisión o con actuaciones ya finalizadas y aun reposan en su poder. Este
debe ser entregado al jefe inmediato para la firma del paz y salvo
RENUNCIA: se produce cuando el empleado manifiesta de forma escrita e inequívoca su voluntad
de separarse y culminar definitivamente su relación laboral.

VACANCIA DEL CARGO POR ABANDONO DEL MISMO: evento en el cual un empleado sin justa
causa no reasume sus funciones al vencimiento de una licencia, vacaciones, etc., o deja de
concurrir al trabajo por tres (3) días consecutivos, caso en el cual, el área de Talento Humano
deberá agotar los mecanismos para poder contactar al trabajador o a sus familiares y establecer el
motivo de la ausencia, de no tener éxito en este proceso se procede a declarar la vacancia del
cargo que ocupa el empleado.

4. DESARROLLO
 PRESENTAR LA RENUNCIA: el empleado pasa por escrito la renuncia a la compañía
 CARTA DE ACEPTACIÓN DE RETIRO: se le hace entrega al empleado la carta indicando la
aceptación de su renuncia, con fecha de su ultimo día laborado, en el caso que la
compañía no considere o esté en desacuerdo con dicha carta deberá manifestarlo por
escrito en la aceptación. También se deberá realizar la entrega de pagos de seguridad
social, liquidación.
 ORDEN EXAMEN DE RETIRO: se le hace entrega al empleado la orden para que en el lapso
de 5 días hábiles se realice los exámenes de egreso
 PAZ Y SALVO: documento por el cual el empleado tiene que firmar al igual que el jefe
inmediato y jefes de área que consta que no tiene pendientes con la organización
 ENTREVISTA DE RETIRO: Se realizar con todos los trabajadores que se desvinculen de la
organización con la finalidad de recibir retroalimentación para establecer planes de
mejora dentro de la organización.
 RECIBIR EL PUESTO DE TRABAJO: el jefe de área recibe el puesto de trabajo, incluyendo la
entrega del inventario de elementos de oficina dispuesto para el ejercicio de sus
funciones, así como un informe de las actividades que venía desarrollando, indicando los
pendientes.

6 BIENESTAR LABORAL

Comercializadora Calypso en búsqueda del fortalecimiento y desarrollo integral de la

familia como núcleo fundamental de la sociedad, promueve actividades de bienestar para
el trabajador o miembros de su familia como medios para mitigar el riesgo psicosocial y
estimular acciones para mejorar el clima laboral.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Se desarrolla un cronograma donde se especifiquen las actividades para los colaboradores
y sus familias a desarrollar durante el año como:
 Celebración días especiales
 Jornada laboral medio día (24 y 31 de Diciembre)
  Espacios de integración
 Reconocimiento Nacional por servicio
 Reunión fin de año
 Ciclo paseos
 Camitas ecológicas
 Pasa días en caja de compensación
 Tarde cultural
 Vacaciones recreativas
 Jornada médica empleados

BENEFICIOS
Los beneficios son contemplados como herramientas que permiten al trabajador acceder a
servicios para el trabajador y su grupo familiar.

MEDICINA PREPAGADA
Los planes de medicina prepagada son productos de adquisión voluntaria con descuento especial
a trabajadores. El trabajador puede adquirir el plan y se descontará por nómina de forma mensual.

ADQUIRIR SEGURO OBLIGATORIO SOAT

Es un seguro obligatorio para todos los vehículos que transitan por el territorio
nacional que ampara los daños corporales causados a personas en accidentes de tránsito. Los
trabajadores podrán adquirirlo con descuento hasta tres cuotas demostrando ser propietario del
vehículo

SEGURO EXEQUIAS MAPFRE

El Seguro de Exequias es un programa individual familiar que garantiza la prestación de los
servicios básicos para todo el grupo familiar, con cobertura nacional en la más amplia red de
proveedores con valor mensual descotando por nómina.

VALORACIÓN VISUAL Y COMPRA DE LENTES

Comprende el estudio de todo el aparato visual en las instalaciones con las cuales la compañía
tenga convenio con descuento del 10% y facilidad de pago por nómina diferido hasta 4 meses

AUXILIO DE MERCADO
Es dinero efectivo que concede la empresa a quienes devenguen menos de dos SMLV, con el fin
de apoyar en los gastos de alimentación de la familia del trabajador y promover hábitos de vida
saludable. Éste por ser una auxilio no será prestacional se entregará de manera mensual.

PRESTAMOS POR CALAMIDAD

Sucede cuando la familia del trabajador o éste sufre de forma inesperada una grave afectación de
salud, integridad física o afectación de vivienda, que obliga al trabajador atenderlo y no cuenta con
recursos económicos inmediatos para atenderlos. A través de solicitud escrita podrá informar
sobre la calamidad y la compañía evaluará el monto a prestar hasta máximo $1.000.000. La
compañía podrá solicitar los soportes que considere previos o posteriores como criterio de
verificación.

CRÉDITO EDUCATIVO
Es el préstamo que permite financiar las necesidades de los trabajadores para el pago de los
gastos de matrícula propios en: educación técnica, tecnológica y universitaria. Deberá contar con
concepto favorable del jefe inmediato, no tener llamados de atención en últimos seis meses y no
descuentos superiores al 40% del salario.
El monto a prestar dependerá del ingreso del trabajador hasta dos veces su salario sin cobro de
interés.
Para adquirir el derecho el trabajador deberá mantener promedio sobre 4.0 y adjuntar recibo de
pago.

DESCUENTO POR CONVENIO UNIVERSITARIO

Adquisición de productos de portafolio con 12% Dto.

Los trabajadores podrán adquirir productos del portafolio de la compañía con descuento del 12%
sobre precio de lista y opcionalmente podrá solicitar descuento por nómina previa aprobación de
recursos humanos.

CRÉDITOS BANCARIOS
Existen varios tipos de crédito que se adaptan a las necesidades de los trabajadores y su proyecto
de vida por lo cual a través de la Caja de Compensación, Bancolombia o Fincomercio podrá
acceder a créditos como de vivienda, hipotecario, compra de cartera etc. Para ello deberá cumplir
con los requisitos establecidos por cada entidad con facilidad de descuento de libranza por nómina.

VENTA INTERNA
A través de los convenios corporativos la compañía adquiere productos con descuentos favorables
que traslada a sus empleados quienes podrán adquirirlos a través de descuento por nómina sin
que los montos superen 100mil pesos.

PLAN DE AHORRO MENSUAL

Por medio del fondo de empleados Fincomercio los trabajadores podrán hacer una ahorro social
mensual que dependerá del monto de su salario, el cual podrá retirar cuando lo requiera sin
penalidades. Debe estar inscrito como asociado en dicho fondo.

TARDE DE CUMPLEAÑOS (4HORAS)

Se concede un espacio para el colaborador. En su día de cumpleaños

Podrá tomar un espacio (tarde libre) para integración con su familia
Este beneficio deberá ser tomado en la misma semana y programar con su jefe inmediato
El espacio del cual va hacer uso.

SABADO FAMILIAR (4 HORAS)

Según lo dispuesto en la ley 1857 donde determina que los empleadores deben facilitar y
Promover una jornada para que los colaboradores
Colaboradores puedan compartir con su familia.
El colaborador y el jefe inmediato podrán convenir un horario flexible para poder hacer
Uso de este beneficio.

6.1 SEGURIDAD SOCIAL :

TRÁMITE INCAPACIDAD
Es la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como consecuencia de una
Enfermedad de origen común o un accidente de trabajo.
Según la incapacidad o licencias se deben entregar a Talento Humano los siguientes documentos:
 Incapacidad General menos de (dos) 2 días solo se requiere incapacidad original
 Incapacidad General de tres (3) o más días el trabajador debe adjuntar historia clínica e
incapacidad original y fotocopia de la cedula.
 Incapacidad por accidente de trabajo a partir del primer (1) día de incapacidad el
trabajador debe presentar historia clínica, incapacidad original y fotocopia de la cedula

LICENCIA DE MATERNIDAD Y/O PATERNIDAD

La licencia de maternidad es de 14 semanas, la licencia de paternidad son 8 días hábiles sin
considerar si los dos padres son o no cotizantes al sistema de salud. El trabajador debe anexar:
a. Incapacidad original
b. Registro civil de nacimiento
c. Historia clínica
d. Fotocopia de cédula del colaborador (madre y padre).

LICENCIA POR LUTO

Se concede licencia por luto hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de
afinidad o primero civil. El trabajador tiene 5 días hábiles entregando los debidos soportes así:

7 SALUD OCUPACIONAL

OBJETIVO

Propender por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones generales de salud y

calidad de vida de los trabajadores.

PALABRAS CLAVES

 SALUD: Es un estado de bienestar físico, mental y social. No solo en la ausencia de

enfermedad.

 TRABAJO: Es toda actividad que el hombre realiza de transformación de la naturaleza con

el fin de mejorar la calidad de vida.
 AMBIENTE DE TRABAJO: Es el conjunto de condiciones que rodean a la persona y que
directa o indirectamente influyen en su estado de salud y en su vida laboral.

 RIESGO: Es la probabilidad de ocurrencia de un evento. Ejemplo Riesgo de una caída, o el

riesgo de ahogamiento.

 FACTOR DE RIESGO: Es un elemento, fenómeno o acción humana que puede provocar

daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. Ejemplo, sobre
esfuerzo físico, ruido, monotonía.

 INCIDENTE: Es un acontecimiento no deseado, que bajo circunstancias diferentes, podría

haber resultado en lesiones a las personas o a las instalaciones. Es decir UN CASI
ACCIDENTE. Ejemplo un tropiezo o un resbalón.

 ACCIDENTE DE TRABAJO: Es un suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión
del trabajo y que produce en el trabajador daños a la salud (una lesión orgánica, una
perturbación funcional, una invalidez o la muerte). Ejemplo: herida, fractura, quemadura.

PROCEDIMIENTO
7.1 INSPECCIONES: se realizan visitas mensuales a los puntos de venta para la revisión de las
instalaciones, verificar el estado en que se encuentren, identificar las condiciones
inseguras, se reportas estas condiciona a administradores puntos de venta, coordinadores
comerciales, gerente de operaciones y jefe de recursos humanos, donde se establecen
plazos para dar una solución a dichas condiciones. En la siguiente visita se verifica la
condición insegura reportada en la visita anterior ya este con su debida solución y
mantenimiento.

7.2 INDUCCION DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL : esta inducción se da a

personal nuevo a la compañía donde se tratan temas como

 Obligaciones de los trabajadores

 Copasst
 Accidentes de trabajo
 Reportar accidentes de trabajo a la ARL
 Condiciones inseguras
 Actos irresponsables
 Riesgos laborales
 Manejo de extintores
 Orden y aseo
 Plan de Emergencia
INDICADORES DE ACCIDENTALIDAD Y AUSENTISMO: se recibe la incapacidad o el reporte de
accidentalidad, con esta información se alimenta el cuadro donde se lleva el control, se pasa la
novedad junto al reporte o incapacidad a nómina de PQN para su respectivo proceso.

7.3 SEGUIMIENTO A ENFERMEDADES LABORALES : se hace una consolidación de datos de las

personas que tengan pendiente algún tipo de calificación ya sea enfermedad común o
laboral, este seguimiento se hace en compañía de la EPS y ARL para el análisis de puesto
de trabajo y entrega de documentos

7.4 COPASST: se realizan reuniones los primeros días de cada mes , donde se verifican temas
de accidentalidad , ausentismo, apoyo en el área de bienestar con las actividades de
promoción y prevención , cronograma de actividades , capacitaciones en seguridad y salud
en el trabajo , elementos de protección personal e inspección en puntos de venta.

8 FORMACION Y DESARROLLO

 Se realiza un diagnóstico de necesidades de formación a través de una encuesta

aplicada a los Jefes de cada área, a partir de esta información se definen los temas con
más prioridad y se realiza un cronograma de capacitación.
 Existen también escuelas de formación que se realizan durante el año dirigido a los
Administradores PDV, cajeros, auditores, dependiendo de las necesidades de
formación que se identifiquen. Los colaboradores deben asistir mínimo al 80% de las
capacitaciones para aprobar la escuela.
 Terminada la capacitación los colaboradores contestan una encuesta para evaluar la
calidad y la pertinencia de los temas tratados.

ATENCIÓN AL EMPLEADO

8.1 PROCESOS DISCIPLINARIOS: La relación laboral debe estar siempre regida por el marco
del respeto y la disciplina. Esta se fundamenta en el Código Sustantivo del trabajo y
Reglamento Interno de Trabajo.
Con base a lo anterior cualquier falta o incumplimiento de las obligaciones por parte del
trabajador se considerará una acción disciplinaria la cual sólo será generada por el Jefe de
Recursos Humanos.
Deberá la empresa garantizar al trabajador el debido proceso antes de imponer alguna
acción disciplinaria y no se podrán imponer sanciones diferentes a las previstas en el
CAPITULO XIII del reglamento interno de trabajo.
LLAMADO DE ATENCIÓN: Todo llamado de atención escrito deberá ser generado por el Jefe
de Recursos Humanos. Para este fin el jefe directo del trabajador deberá enviar un correo
informando los hechos sucedidos, dicha información será evaluada disciplinariamente por
Recursos Humanos, se llamará al trabajador para verificar la información, motivaciones o
factores que llevaron a la conducta y se determinará emitir o no el documento “llamado
de atención”. Dada la gravedad o complejidad de los hechos se citará a descargos al
trabajador.

8.2 DESCARGOS: Cumpliendo con lo dispuesto en el artículo 10° del decreto 2351/65 y 6° del
decreto 1373/96 se citará al trabajador para escuchar y dejar por escrito los hechos o
situación considerada como grave o disciplinaria. Sin apremio de ningún orden se deberá
garantizar la libertad de expresión del trabajador. Para los casos de regionales se
escuchará al trabajador por teleconferencia. En ambos casos podrá asistirá otro empleado
en calidad de testigo. El acta de descargos deberá ser leída por el trabajador antes de ser
firmada.

Terminada la diligencia de descargos al trabajador se le deberá notificar por escrito la

decisión de la compañía siempre garantizando el apego a la ley, equidad interna y la
disciplina.

TELETRABAJO
El Teletrabajo es una forma de organización laboral, que se da en el marco de un contrato
de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el desempeño de
actividades remuneradas, utilizando como soporte las tecnologías de la información y la
comunicación –TIC- para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la
presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo

Esta modalidad de trabajo solo aplica para cargos que no requieran de:

 Que no implique atención al cliente interno y externo

 Que sus funciones no afecten directamente los procesos internos
 Que no requiera de documentos de la compañía
 Que por su naturaleza no requiera de supervisión permanente

9 FINALIZACIÓN DE RELACIÓN LABORAL

9.1 TERMINACIÓN DE CONTRATO: Se considerará finalización de contrato las previstas por la

ley, y se procederá en consecuencia solicitando al jefe inmediato y áreas administrativas
según sea el caso generar paz y salvo.
9.2 DESVINCULACIÓN: Una vez el ex trabajador haya entregado carta de renuncia y paz y
salvo la compañía procederá a generar la liquidación de prestaciones sociales y nómina. La
cual deberá pagarse en un plazo no mayor a 15 días trabajador. Previamente deberá
firmar la liquidación y carta de recepción en la cual se debe mencionar los documentos
que se entregan: Liquidación contrato de trabajo, Certificación Laboral, Pago de seguridad
social de los últimos tres meses, Autorización retiro de Cesantía, Solicitud examen médico
de retiro.
De igual manera hará devolución de dotación la cual se deberá envía para disposición.

10 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 I-GEH-002. Requisición de personal

 I-GH – 003 Descripción de cargo
 I-GEH-006. Entrevista de selección (Jefe inmediato)
 I-GEH-015. Referenciarían laboral
 I-GEH-013. Lista de chequeo incorporación
 I-GEH-008. Entrenamiento específico al cargo
 Evaluación de periodo de prueba
FLUJOGRAMAS
PROCESO SELECCIÓN Y CONTRATACION

FLUJOGRAMA DESCRIPCION
El jefe de área solicitante debe diligenciar el formato de
Requisición
requisición de personal

El jefe del área junto con el departamento de RRHH CALYPSO

Verificación y Actualización valida o levanta la descripción de cargo en caso de no estar
descriptivo del cargo
creado.

La requisición se envia para autorizacion de Gerente General

Autorización
y éste aprobada la envía a Gerente de Recursos Humanos.
Si no es autorizado se informa al área de inetrés
NNO Informa al
si área

TA recibe requisición aprobada e inicia el proceso de bucar,

Envio a Talent Adquisition
Publicación y Reclutamiento
Entrevista de selección y
aplicación de pruebas
NO
si
Entrevista Jefe de RRHH y Area
responsable
atraer, reclutar y entrevistar los candidatos para cubrir la
vacante
TA entrevista y aplica pruebas para garantizar los candidatos
cumplan con las competencias, habilidades requeridas y
conozcan las condiciones contractuales.
Agra decimiento Si el candidato posterior a entrevistas de TA y resultados de
pruebas no cumple con el perfil se le envía correo de
agradecimiento
TA informa al candidato fecha y hora de entrevistas con área
responsable y RRHH CALYPSO.

NO Ta l ent
si Acquisition

Se hace referenciación de la última empresa donde haya

Referenciaciónpersonal
y verificacion
antecedentes trabajado y se verifica antecedentes en listas restrictivas.
Se solicita a Salud Ocupacional la programación de exámen
médico de ingreso
Programación de examenes
NO
médicos

Salud Ocupacional de PQN emite concepto de ingreso a TA

NO Agradecimiento
si

Se solicitan documentos para contratación verificando la

totalidad de los mismos y se programa fecha de contratación
Solicitud y verificación de informando al candidato lugar y fecha.
documentos
El área de nomina gestionará todo el proceso documental e
informará a RRHH CALYPSO sobre el ingreso del trabajador.
Contratación
RRHH CALYPSO brinda información general de la compañía,
historia, estrategia corporativa, valores, productos, reglamento
Inducción etc.