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TI0010_M1AA1L1_Sistemas
Versión: Septiembre 2012
Revisor: Ma. de la Luz Mendoza
Sistemas
de
información
por Lucero Mendoza Uribe
En la actualidad cada día mayor numero de organizaciones, ya sean pequeñas, medianas o grandes,
hacen uso de las tecnologías de información, ello se debe a que las mismas apoyan en gran medida a
la organización a eficientar sus procesos, actividades, funciones y a ser competitivas. Las tecnologías
de información en conjunto permiten a las empresas almacenar, extraer y generar información que es
relevante, a toda la organización; además de lograr el realizar actividades operacionales en menor
tiempo y a menor costo, así mismo el estandarizar y agilizar los procesos; entre otras ventajas.
Es relevante mencionar que una de las tecnologías que han permitido grandes avances en la
organización son los sistemas de información, sin embargo es importante considerar que los mismos no
hubieran podido desarrollarse o crearse sin la tecnología de hardware, bases de datos, redes e Internet
y software; un aspecto que es necesario considerar, es que así como va evolucionando y existiendo
mejoras en el hardware de una computadora o dispositivo electrónico, lo mismo sucede con los
sistemas de información, los cuales también han ido evolucionando a la par de las tecnologías de
información.
Eso se debe a que en conjunto las tecnologías de información permitirán evolucionar y mejorar las
características de los mismos programas, para tener una mayor visión de la importancia de los sistemas
y tecnologías de información en la organización, analicemos el siguiente ejemplo:
Pedro es una persona emprendedora y visionaria, hace un par de años observó que en el lugar en
donde vive las personas que requerían realizar compras de último momento como papel higiénico,
jabón para trastes y ropa, pañales, enlatados, entre otros productos, debían de ir caminando al
supermercado más cercano lo que les tomaba 45 minutos, si las personas tenía automóvil no había
problema por que hacían aproximadamente unos 15 minutos.
Debido a ello se le ocurrió abrir un pequeño supermercado en el cual se tuvieran gran diversidad de
productos y que además por una situación u otra las personas no habían podido comprarlos en el
supermercado pudieran adquirirlos sin la necesidad de ir tan lejos, por lo que Pedro ahorró dinero para
poder invertir y solicitó un préstamo, para abrir su negocio.
Para solicitar el préstamo Pedro realizó todo un proyecto, el cual documento en cada una de sus fases y
presentó ante una financiera, la cual después de un para de meses le concedió el préstamo que
requería. Actualmente la empresa lleva funcionando 2 años, y a través de este tiempo ha tenido una
gran clientela, debido a que ofrece gran variedad de productos, en el transcurso de este tiempo Pedro
pudo pagar el préstamo a la financiera, sin embargo en este momento se están viendo ante la
necesidad de ampliar el supermercado y hacerlo más grande.
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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o
sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por
escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
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Una de las situaciones que se le esta presentando a la organización es que aunque tiene gran variedad
de productos, muchos de ellos se le han caducado o se han echado a perder, esta situación genera
gastos que debe absorber la empresa, en gran medida esta situación se ha presentado porque tienen
un almacén de productos en los que no saben exactamente cuales se venden más y se han quedado en
la bodega, para tener un mejor control y saber los productos que se tienen que adquirir en mayor y
menor cantidad, Pedro contacto a un amigo que es ingeniero en sistemas, el cual le propuso
implementar tanto computadoras como lectores de códigos de barras, una red, un servidor, así como
sistemas de información.
• Los cajeros a través de los puntos de venta (lector de código de barras, computadora y software)
registran cada una de las ventas que realizan.
• Al registrar una venta, se deben pasar los productos por los lectores de código de barras, cada producto
se va registrando automáticamente con su precio, al final, se le muestra al cajero un ticket en pantalla
con la cantidad total.
• Al momento del pago, el cajero registra la cantidad de dinero que esta pagando el cliente y el sistema le
dice el cambio que debe dar al mismo; se imprime el ticket y se abre la caja registradora para poder dar
el cambio al cliente.
• Las personas encargadas del almacén y acomodo de productos, primero registran las entradas y
cantidad de cada producto en almacén, a través del sistema pueden observar cuando un producto ya
casi esta por terminarse, es muy importante este aspecto porque de esta manera pueden realizar el
pedido con la persona encargada de los proveedores.
• Además tienen la cantidad de productos que hay en exhibición, ello a través de la persona que tiene un
lector para etiquetar y dar de baja de almacén y alta en exhibición.
• Además se tiene un contador que esta encargado de la contabilidad y finanzas, el lleva a cabo sus
operaciones de cuentas por pagar, por cobrar por medio del sistema de información.
• El gerente general que es la persona que toma decisiones en la empresa tiene un sistema especializado
en el que puede consultar, las ventas que se realizaron de cada producto por día, mes año, también
puede ver los productos más vendidos, los menos vendidos, los que se caducan más pronto, entre otros
reportes.
• A través de estos reportes el gerente puede tomar decisiones sobre ofrecer nuevos productos, dejar de
vender algunos, comprar más o menos producto, conocer las ganancias, perdidas y otros aspectos, la
idea del sistema es que pueda tener toda la información de la organización ya sea para realizar
consultas, informes o modelos.
• El gerente general reporta a Pedro sobre las ganancias, perdidas, aspectos a mejorar, reportes de
ventas mensuales, entre otros, ello lo hace a través de presentaciones y de gráficas, para ello el gerente
descarga o toma la información del sistema y la exporta a un documento que es en el que trabaja para
presentar esta información.
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Como hemos podido observar en este ejemplo ha sido prioritario el uso de sistemas de información para
que se puedan tomar decisiones, además ayuda mucho a la empresa el que puedan dar atención rápida a
sus clientes a través de los puntos de venta que tiene la empresa, este aspecto es importante.
Así mismo han tratado de tener el menor número de perdidas evitando comparar productos perecederos
que no se vendan, el sistema ha permitido que analicen y tomen decisiones sobre los productos en venta,
precios, las cantidades a adquirir, entro otros aspectos.
Revisando este ejemplo se puede ver que existen varios momentos, a ello hago referencia a que
inicialmente se detecto una necesidad y se realizó un proyecto completo para implementar tanto tecnología
como sistemas de información, en este punto se puede entonces considerar que los sistemas no funcionan
solos e independientes, para que ellos funcionen se tienen tecnologías tanto de hardware,
telecomunicaciones y bases de datos, entre otras.
Además del hardware, se requiere contar también con software de aplicación, este software es el que se
conoce comúnmente como suite ofimática, se le da ese nombre porque son un conjunto de programas que
sirven para el desempeño laboral diario y esta compuesto por las siguientes aplicaciones: procesador de
textos, hoja de cálculo y presentaciones electrónicas.
En muchas organizaciones este paquete es básico, ya que permiten desde la creación de cartas,
memorándums, hasta realizar gráficas y presentaciones ejecutivas; es relevante aclarar que en algunas
ocasiones como en el caso de la empresa de Pedro solo algunas personas van a requerir estos
programas, ello varía de acuerdo a las funciones y actividades que realice la persona en su puesto.
Además de éstos programas, existen otros llamados sistemas de información, estas aplicaciones además
de apoyar las labores de las personas de la empresa, tienen como finalidad capturar, almacenar, procesar
y generar información que sea relevante para las actividades de la organización, para así cumplir las
objetivos y metas de la misma.
Se puede dar una gran cantidad de definiciones de sistema de Información, a continuación se muestran
algunas de ellas:
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Actividades
De acuerdo a Cohen y Asín (2005, p. 7), un sistema de información realiza fundamentalmente cuatro actividades
básicas, entre las que se encuentran: “Entrada de información, Almacenamiento de información, Procesamiento de
información y Salida de información”, a continuación se explican cada una de ellas:
Entrada de información Esta actividad implica el ingresar los datos a la base de datos de la empresa a
través del uso del sistema de información, además es relevante mencionar que
existen 2 tipos de entrada, el primero implica el ingreso de datos que hace el
usuario a través del sistema y que se guardan en la base de datos; y el segundo
implica el ingreso de datos que se hacen al sistema a través de otros sistemas.
⇓
Almacenamiento de información Esta actividad implica el resguardo de la información a través de dispositivos que
realizan operaciones de lectura o escritura, donde se guardan de manera lógica
y/o físicamente, los archivos de un Sistema de Información.
⇓
Procesamiento de información Esta actividad es fundamental y prioritaria del sistema, pues en ella se utiliza la
información que se encentra en la base de datos y se procesa a través de cálculos
predeterminados que permiten generar un resultado de información que puede
estar estructurado para la generación de informes y/o toma de decisiones.
⇓
Salida de información Esta actividad consiste en generar un resultado de información que el usuario del
sistema puede recibir a través de una imagen visual en una pantalla de la
computadora, a través de sonido, de manera impresa, o bien como un archivo que
posteriormente se podrá guardar y editar.
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Retomando el caso de Pedro, las actividades del sistema: entrada, almacenamiento, procesamiento y
salida se pueden observar claramente.
Revisémoslo a detalle, cuando la cajera va a registrar la primera venta, se abre el ticket, entonces la
entrada de información son los productos que va marcando por medio del lector, cuando termina de
marcar, se ingresa también el modo de pago y la cantidad que el cliente esta entregando, esta información
se almacena (guarda) y se procesa en el sistema de información, el resultado del procesamiento se puede
observar cuando se imprime el ticket, en el cual se pude ver la cantidad de productos, precios, descripción,
así como la cantidad total a pagar, los datos de la empresa y la fecha de pago.
Hardware: Son los componentes físicos que permiten el tratamiento de información a través de
dispositivos electrónicos, entre los que se encuentran: computadoras, equipos periféricos,
ipad’s, teléfonos, y redes, entre otros.
Software: Comúnmente llamados programas o aplicaciones, son los que permiten el ingreso, proceso,
almacenamiento y generación de la información a través de la computadora. Es la interface
entre el equipo computacional y el usuario.
Datos: Son las entradas de datos que se dan al sistema para después procesar y generar información.
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Procedimientos: Oz, E. (2008, p.14) menciona que son “las reglas para lograr operaciones óptimas y seguras en
el procesamiento de datos, entre los procedimientos están las prioridades para disponer de las
aplicaciones de software y las medidas de seguridad”.
Telecomunicaciones: Es todo el hardware y el software que permite el envío y recepción de información a través de
dispositivos electrónicos.
Personas: Son todas aquellas personas que de alguna manera están involucradas con el sistema de
información, puede ser para su desarrollo, actualización, mantenimiento o uso.
Aunque se han mostrado de manera independiente, todos estos componentes no pueden coexistir uno sin el otro,
claramente se puede observar en el caso de Pedro, si pedro no cuenta con el equipo de venta, el software, no podrá
utilizar el sistema, además este sistema estará conectado a una red, a través de la cual viajará la información para
ser almacenada en un servidor (telecomunicaciones), en lo referente a los procedimientos, cuando se revisó y realizó
el caso de Pedro se establecieron los procedimientos que tiene la organización, ello se hizo con la finalidad de
establecer claramente las operaciones que tendría el sistema y que los usuarios realizarían.
En lo referente a los usuarios, este punto es muy importante pues 2 de los usuarios principales del sistema han sido
Pedro y su amigo, ya que entre ellos planearon y plantearon el desarrollo del sistema, además Pedro encargará a su
amigo las actualizaciones de ser pertinente, además de ellos existen otros usuarios que son los que operan el
sistema, tal es el caso de las cajeras, el almacenista, contador y gerente.
Tipos
de
sistemas
de
información
La importancia de los sistemas de información radica en la necesidad que tiene una organización de contar con
información organizada de forma tal que le permita optimizar sus procesos operativos y la toma de decisiones
respecto a lo que hace, cómo lo hace y lo que espera alcanzar.
Por lo que de acuerdo a Cohen y Asín (2005, p.9), existen tres objetivos fundamentales que deben cumplir los
sistemas de información en una organización y se muestran en la figura 2. “Objetivos de los sistemas de información”:
Figura 2. Objetivos de los sistemas de información. (Cohen & Asin. 2005. p. 9).
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Clasificar los sistemas de información, como tal es una labor ardua, ello se debe a que existe una gran variedad de
los mismos, además hay que considerar que existen diferentes autores que realizan esta clasificación de acuerdo a
su funcionamiento, finalidad, etc. Debido a ello es necesario revisar algunas de estas clasificaciones.
De acuerdo a Cohen y Asín (2005) los sistemas de información se pueden clasificar en 3 tipos:
1. “Sistemas transaccionales” (p.10).
2. “Sistemas de apoyo a las decisiones” (p. 11), que a su vez se clasifican en:
a. “DSS (decisión support systems), sistemas de apoyo a la toma de decisiones.
b. GDSS (group decisión support systems), sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo.
c. EIS (executive information systems), sistemas de información para ejecutivos.
d. EDSS (expert decisión support systems), sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones” (p.
11).
3. “Sistemas estratégicos” (p. 12).
Según Laudon y Laudon (2008), los sistemas de información desde la perspectiva de usuario se pueden clasificar en:
1. “Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)” (p. 52).
2. “Sistemas de información gerencial (MIS) y sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)” (p. 53)
3. “Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS)” (p. 58).
Tratando de considerar todos los sistemas que cada autor menciona y para efectos de este curso se realizará una
conjunción de la perspectiva de ambos autores, quedando la clasificación de sistemas de información de la siguiente
manera:
1. Sistemas transaccionales, Llamados también sistemas de procesamiento de transacciones, son aquellos que
funcionan a nivel operativo y se encargan de alimentar las bases de datos de la organización con información
que será pertinente en la misma.
2. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones y Sistemas de información gerencial, son aquellos que funcionan
a nivel de medios mandos en la organización y que procesan los datos que se encuentran en la base de
datos, para poder mostrar información relevante que sea veraz y oportuna para la toma de decisiones; estos
sistemas a su vez se clasifican en:
a. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones
b. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones en grupo
c. Sistemas de información para ejecutivos o sistemas de apoyo a ejecutivos
d. Sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones
4. Sistemas estratégicos, son aquellos que se desarrollan para lograr que la organización tenga una ventaja
competitiva.
En la siguiente figura 3. “Sistemas de información”, se ilustra la clasificación de los sistemas de información que se
utilizará en este curso, es relevante mencionar que cada día van saliendo al mercado sistemas que apoyan a cada
una de las áreas de la organización de forma integral, además que en sus características pueden integrar sistemas
transaccionales como sistemas gerenciales y de apoyo a la toma de decisiones, así como sistemas estratégicos.
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Sistemas que
Sistemas que
permitan la Sistemas que
Sistemas permitan la Sistemas de
administración permitan obtener
estratégic administración administración
de la relación ventajas
os de la relación del conocimiento
con los competitivas
con los clientes
proveedores
Sistemas de
Sistemas Sistemas de
apoyo a las Sistemas de Sistemas de
expertos de apoyo a la
decisiones y infomración apoyo a la
apoyo a la toma de
procesan y genera información de la base de datos
Sistemas
Sistemas Sistemas de Sistemas
Sistemas de Sistemas de básicos de Sistemas de
de datos
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Sistemas
transaccionales.
Son aquellos sistemas que robustecen las bases de datos de la organización a través de la captura al sistema de la
misma, ello significa, que son los que se encargan de alimentar al sistema con datos que en su momento será
pertinente procesar, generar y analizar.
Se puede decir que éstos son los primeros sistemas que se implementan en cualquier organización, ya que son la
base para la generación de información que es generada en los procesos operativos de la organización, algunas
características de estos sistemas son:
• Se encargan de automatizar las tareas operativas de todas las áreas de la organización, ello provoca que las
actividades del personal disminuyan.
• Se encuentran en un nivel de operación de la organización, por lo que tienen tareas, recursos y metas
prestablecidas.
• Sus entradas se realizan en relación a las transacciones operativas realizadas en la organización.
• El procesamiento del sistema consiste en cálculos y procesos sencillos como la clasificación de información,
generación de listados y actualizaciones.
• Sus salidas consisten en grandes cantidades de información que sirven como insumo a los sistemas de apoyo a
las decisiones.
• Es posible cuantificar y apreciar fácilmente sus beneficios para la organización mediante un análisis de costo-
beneficio
• Son de fácil adaptación a una empresa en particular, ya que parten del diseño de procesos operativos comunes a
muchas organizaciones.
Algunos ejemplos de sistemas transaccionales son los sistemas de facturación, de nómina, sistemas básicos de
contabilidad, sistemas de control de almacén, etc.
Sistemas
de
apoyo
a
las
decisiones
y
Sistemas
de
información
Gerencial.
Son aquellos sistemas que procesan y generan la información contenida en la base de datos, en ellos los mandos
intermedios acceden al sistema para poder obtener informes especializados que les permitan tomar decisiones que
sean pertinentes para la organización.
Estos sistemas son los segundos en instalarse, ello es debido a que no pueden funcionar sin la información que se
carga de los sistemas transaccionales, algunas características de los sistemas de apoyo a las decisiones son:
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A su vez, Cohen y Asin (2005, p. 11), mencionan que los sistemas de apoyo a las decisiones se clasifican en:
• “Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones, conocidos por sus siglas en inglés como DSS
(Decision Support Systems)
• Sistemas de Apoyo a la toma de decisiones de grupo, conocidos por sus siglas en inglés como GDSS
(Group Decision Support Systems)
• Sistemas de Información para Ejecutivos, conocidos por sus siglas en inglés como EIS (Executive
Information Systems)
• Sistemas Expertos de apoyo a la Toma de Decisiones, conocidos por sus siglas en inglés como
EDSS.(Expert Decision Support Systems)”.
Sistemas
estratégicos
Son aquellos sistemas que tienen como finalidad el generar una ventaja competitiva a la organización, por ello
pueden ingresar, almacenar, procesar y generar información contenida en la base de datos, en ellos puede apoyarse
la alta dirección para tomar decisiones que sean prioritarias y relevantes a la organización.
Estos sistemas no requieren previamente de la instalación de sistemas transaccionales o sistemas de apoyo a las
decisiones, por si solos pueden realizar funciones de sistemas transaccionales y de sistemas de apoyo a la toma de
decisiones, sin embargo su finalidad sigue siendo el brindar a la alta dirección el soporte para la toma de decisiones y
lograr una ventaja competitiva, algunas características de estos sistemas son:
En el caso de Pedro, ¿cómo se pueden identificar los sistemas de información que tiene la organización?, para poder
distinguir los sistemas que se tienen en la empresa, es necesario observar las funciones que realiza cada persona,
además de considerar la forma en que utilizan el sistema; la cajera se encarga de registrar los tickets de cada venta,
las personas del almacén registran entradas y salidas de los productos, la persona de contabilidad se hace cargo de
la información financiera y el gerente de la empresa analiza la información y toma decisiones en base a los reportes
que genera con los datos que se encuentran y procesan en el sistema, teniendo esta consideración en la figura 4.
“Sistemas de información en la empresa”, se puede observar el tipo de sistemas con los que cuenta la empresa.
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Sistemas de
apoyo a la infomración
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La evolución de sistemas de información que se da en cada organización, se puede observar claramente en el caso
de Pedro, quien al principio no contaba con sistemas de información, además la implementación de tecnología en si,
se realiza generalmente por fases, el adquirir e implementar estas tecnologías primeramente requiere el realizar un
proyecto detallado, en el cual se consideran desde las necesidades de la organización hasta las tecnologías a
implementar, costos y capacitación.
Además se va programando fases, en cada una de esas fases se va introduciendo poco a poco a la organización las
tecnologías de información, ya que es imposible cambiar no las actividades, si no la forma de realizar las actividades
de las personas que integran la organización de un día a otro, además un factor muy importante a considerar es la
capacitación del personal de la organización en el uso de tecnologías de información.
Cada fase se puede planear el realizar o implementar en periodos de tiempo determinado, generalmente un proyecto
de implementación de tecnologías que es desde la adquisición e implementación de equipo hasta sistemas de
información y capacitación, puede durar un promedio de 6 meses a un año, ello varía de acuerdo a las necesidades,
tamaño y tecnologías que se implementarán en la organización, además esta implementación, y desarrollo de
tecnologías se relaciona directamente con las etapas de evolución de sistemas de información en la organización.
Referencias
Cohen, D. y Asín, E. (2005). Sistemas de Información para los negocios. Cuarta Edición. México:
Mc Graw Hill.
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