ESTUDIO DE CASO

Confecciones S.A

La empresa Confecciones S.A. es una compañía dedicada al diseño y manufactura

de prendas de vestir, con 5 años de experiencia en la industria indumentaria.
Actualmente maneja dos líneas de producción, una femenina y otra masculina. La
operación de la compañía comprende básicamente las siguientes actividades:

• Encargo u orden de compra de un cliente

• Diseño de las prendas solicitadas
• Selección de modelos y telas
• Contacto con los proveedores de materia prima para adquisición de la misma
• Corte de material
• Armado y costura de las prendas
• Etiquetado
• Empaque
• Entrega al cliente
Para esto cuenta con máquinas como:
• Máquinas de corte
• Máquinas de coser
• Planchas de vapor
• Prensas
• Máquinas de teñir

Uno de los clientes más grandes de Confecciones S.A. le ha solicitado que presente
sus avances frente al Sistema de Gestión de la Calidad para continuar realizando
pedidos. Juan Rodríguez, quien es el encargado del área administrativa, no sabe
qué presentar a su cliente como avance del Sistema de Gestión de la Calidad, pues
desconoce en qué consiste su desarrollo.

Usted, como asesor de Confecciones S.A., le recomienda iniciar por la

documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que Juan Rodríguez le
solicita entregar un listado de la información que se debe y se podría documentar
para iniciar el desarrollo del mismo. Para cumplir con lo solicitado por Juan
Rodríguez, enuncie a continuación la documentación para el Sistema de Gestión de
la Calidad de la empresa Confecciones S.A., clasificándola según el origen de la
misma (Interna y externa) y argumentando en el caso de las “Especificaciones” y en
los documentos de origen externo, por qué considera importante cada documento
propuesto.
DOCUMENTACIÓN PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA
EMPRESA CONFECCIONES S.A

 Registros que permitan tener la confianza de que los procesos se realizan

según lo planificado.
 Evidencia de mantenimiento y calibración de equipos.
 Base utilizada para la calibración o la verificación de equipos.
 Competencia del personal (soportes de educación, formación o experiencia).
 Registros de conformidad de los productos y servicios con sus requisitos –
control de calidad.
 Registros de la revisión de los requisitos para los productos y servicios que
se van a ofrecer a los clientes.
 Los nuevos requisitos para los productos y servicios.
 Entradas para el diseño y desarrollo.
 Controles al proceso de diseño y desarrollo.
 Salidas del diseño y desarrollo.
 Cambios, resultados, autorizaciones y acciones tomadas para prevenir
impactos adversos en el diseño y desarrollo.
 Evaluación, selección, seguimiento del desempeño y la re-evaluación de los
proveedores externos.
 Características de los productos a producir, los servicios a prestar o las
actividades a desempeñar
 Registro de la pérdida de la propiedad del cliente o su deterioro
 Resultados de la revisión de los cambios en el producto o servicio, las
personas que los autorizan y cualquier acción necesaria que surja de la
revisión
 Liberación de los productos y servicios.
 Control de las salidas no conformes
 Resultados del seguimiento y la medición (Ej. Indicadores de gestión).
 Auditorías internas al sistema de gestión.
 Revisión por la dirección al sistema de gestión de la calidad.
 No conformidades, acciones tomadas para tratarlas y los resultados de las
acciones correctivas.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ORIGEN EXTERNO

 Requisitos legales
Hace referencia a aquellas condiciones de obligatorio cumplimiento establecidas
por
un organismo legislativo.
Ejemplo de lo anterior son: las Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, entre
otras
 Normas internacionales
Son estándares establecidos y acogidos a nivel internacional, tales como las
Normas
NTC ISO 9001 para el Sistema de Gestión de la Calidad, o la NTC ISO 14001 para
sistemas de gestión ambiental.
Estas normas son documentos que las organizaciones toman como referencia para
la realización de sus actividades.
 Manuales de operación de maquinaria
Son documentos que contienen la descripción general de la máquina, la forma de
instalación, precauciones de operación, mantenimiento, entre otros, y sirven como
guías para la correcta operación de las máquinas de la organización.

CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE ORIGEN INTERNO

 Distribución

Consiste en identificar y utilizar un medio de comunicación y de divulgación de los

documentos vigentes que conforman el Sistema de Gestión de la organización. De
esta manera se busca asegurar que la información documentada llegue a sus
usuarios y pueda ser implementada oportunamente. La distribución se puede
realizar a través de medios impresos o electrónicos, sin embargo, es recomendable
utilizar los segundos pues pueden ser más sencillos de controlar.

 Acceso

Implica precisar los permisos para ver y/o modificar determinada información, para
esto se debe definir perfiles y asignar responsabilidades a los diferentes cargos que
conforman los procesos.

 Recuperación

La recuperación de la información documentada consiste básicamente en facilitar la

búsqueda de documentos gracias a su indexación u organización bajo un criterio
común. Adicionalmente, dentro de este criterio se contempla la capacidad de
recuperar la información documentada en caso de pérdida, a través de copias de
seguridad o respaldos.

 Uso

El control sobre el uso de la información documentada se refiere a que ésta sea

destinada para la utilización prevista por la organización y no para fines que no
correspondan.

 Control de cambios

La organización debe establecer mecanismos que permitan identificar los cambios

realizados a la documentación Para la realización de esta actividad resulta
indispensable definir el personal autorizado para realizar cambios y aprobarlos.