ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

UNIDAD 1. CONCEPTUALIZACIÓN Y NORMATIVA ARCHIVÍSTICA PARA LA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD: ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

NELLY OROZCORIOS
APRENDIZ

PRESENTADO A:
AVA ALEXANDER HERRERA PEREZ
INSTRUCTOR

SENA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAGE
FORMACION VIRTUAL
IBAGUE TOLIMA
2019
 RESUMEN

La archivística está ocupando un lugar muy importante cuando hablamos de

acontecimientos históricos, pues gracias al desempeño de esta disciplina de
manera empírica hoy podemos conocer los grandes hechos por los
que tuvieron que atravesar nuestros antepasados.

Esta ciencia es importante desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar

plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, en su memoria y para
esto vio como única opción la escritura los cuales a su vez hicieron crecer
la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.
 INTODUCCIÓN

En este ensayo vamos a hablar de la importancia de los archivos en las

organizaciones las diferentes clases e historia, evolución y características de
estas y su estructura
Definiendo primero su concepto, profundizando en las diferentes clases de
archivo, hablaremos de las cualidades de un archivo y cualidades de un
archivista, nombraremos las herramientas de trabajo que se emplean en este
Unidad N°1. Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización
Documental
Actividad: Ensayo “Importancia de los Archivos”

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir
la empresa
ORIGEN Y EVOLUCION
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos
y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad.
Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.
Entre Las culturas que aportaron al surgimiento documental se encuentran la
egipcia, las civilizaciones de roma y Grecia, Los arcadios, sumerios y babilonios
CONCEPTO DE ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión
1. CLASES DE ARCHIVOS
 Según su organización:
Se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es
decir, de gestión, central o histórico.
Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la
documentación
Archivo descentralizado: Lleva cada una de las dependencias de la organización,
es decir es independiente de todo proceso archivístico
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de
información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina
Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.
  Según su uso:
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una
de las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización
Archivo activo: Lo integran documento del año actual o años anteriores que se
encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones
entre otros por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y
consulta permanente
Archivo semiactivo: se consultarían en su periodo de conservación y su consulta
es menor
Archivo inactivo: documentos con durabilidad perpetúa en el periodo de
conservación, de acuerdo con su disposición legal, fiscal, comercial o histórica.
 Según su naturaleza:
De acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo
Archivo público: Documento que Pertenece a las entidades del estado
Archivo privado de interés público: Documento que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público.
Archivo privado: Documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas
 Según su ciclo de vida
Transferencias primarias, transferencias secundarias
Archivo de gestión: Documentación que se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la organización
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero son vigentes
Archivo histórico: Documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente

2. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Ventajas que este sistema presta a la organización al igual son características
propias de los documentos que componen un archivo, como lo son:
Económicos: Ahorra tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación
Funcionales: La operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisiones del responsable
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla
Exacto: Clasificar de manera precisa en el momento de archivar para evitar
errores
3. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA
En la globalización del avance de las organizaciones, esto trae como
consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el profesional en
archivística, fundamentándose en una continua preparación en procesos y
procedimientos basados en herramienta e instrumentos informáticos en los
cuales se apoyan la ciencia documental en la actualidad entre estas cualidades
podemos resaltar
Orden: El método que se utiliza para organizar los elementos y documentos,
llevando un control y ubicación de los mismos
Responsabilidad: Es una tarea de dedicación y actualización
Prontitud: Se debe contar con la disponibilidad inmediata de los archivos cuando
se les requiera
Cordialidad: Tener buena disposición en el momento de entregar información en
la búsqueda y suministro de los documentos
Sigilo profesional: Profesionalismo en el manejo de la no divulgación de
información confidencial, evitara realizar intervenciones que puedan afectar la
autenticidad de los documentos, registrara y justificara los procesos que se
realicen sobre los documentos a su cargo
Concentración: Las actividades de los archivo se deben realizar minuciosamente
para evitar errores
4. CATEGORÍAS DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial qué en ellos se
administra, tal y como lo especifica el archivo general de la nación, en el artículo
7 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista
de su jurisdicción de competencias se clasifican en:
Archivo general de la nación: Ente que regula las sanciones y responsabilidades
del archivo. Como lo son el archivo general del departamento, archivo general
del municipio archivo general del distrito
Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se
clasifican en
Territorialidad: Articulo 8 de la ley general de archivos de Colombia, desde el
punto territorial se clasifican en archivos de entidades del orden nacional,
departamental, distrital, metropolitano, municipal, local. De las nuevas entidades
territoriales que se creen por ley y archivos de los territorios indígenas que se
crearán cuando la ley los desarrolle
Organización del estado: en el artículo 9 de la ley general de archivos de
Colombia, desde el punto de vista de la organización del estado se clasifican en:
Archivos de la rama ejecutiva, legislativa, judicial, los organismos de orden de
control y organismos autónomos.

5. ELEMENTOS DE ARCHIVOS
Muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información entre
estos se encuentran los siguientes
Archivador vertical: Se utilizan en oficinas pequeñas sirve para conservar y
facilitar la consulta de los documentos de gestión. Es de una a cinco gavetas
Archivador horizontal: Facilita clasificar los documentos se encuentra
generalmente cerrado. Las carpetas que se utilizan se denominan carpetas
colgantes
Folderama: Se depositan en el carpetas con guía lateral, mayormente las
organizaciones guardan en ellas las historias laborales
Archivador giratorio: Está constituido por hileras circulares, están equipados con
teléfonos de los responsables del área
Archivador mecánico: Mueble dinámico, se acopia gran cantidad de documentos,
permite de una manera práctica la búsqueda y manipulación de los documentos
Archivador electrónico: Herramienta de tipo ofimática, utiliza dispositivos ópticos.
Estante: Estructura metaliza o de manera horizontal
Archivador rodante: Conjunto de estanterías metálicas agrupadas con ruedas,
maneja un sistema versátil de almacenamiento hermético de los documentos
Planoteca: Estructura de madera sirve para almacenar planos y facilitar su
consulta
Fechador: Elemento con imágenes grabadas y piezas móviles permite modificar
fechas
Gancho seco: Pieza metálica con grabados, se utiliza para marcar, identificar y
proteger los documentos de las falsificaciones
Reloj radicador: Se utiliza en la radicación de documentos facilitando y agilizando
el proceso
Ganchos legajadores plásticos: Permite fijar los documentos a un legajo
ayudando a su conservación evitando su deterioro por oxidación
Legajos: Dos tapas de cartulina con ganchos legajador para evitar el deterioro
de los documentos
Cajas de archivo: Prácticas para utilizar estanterías, sus cierres son laterales,
facilita, protege y ayuda a la conservación interna
Termómetro: Identifica la temperatura y las condiciones climáticas de las
operaciones
Higroscopio o higrómetro: Mide la temperatura como la humedad al mismo
tiempo
Papelería: Entre los que más se utilizan son Tamaño carta: empleado para las
comunicaciones internas y externas
Tamaño oficio: empleado normalmente en documentación jurídico
Bond de 75 gr: generalmente empleado para fotocopias