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PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y GU1.
MPA4 24/03/2017
SERVICIOS LOGÍSTICOS
GUÍA METODOLÓGICA EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y Versión 2.0 Página 1 de 33

REVALUACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS
GUÍA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REVALUACIÓN

DE PROVEEDORES / CONTRATISTAS DE LA
EMPRESA DE ENERGIA DEL BAJO PUTUMAYO S.A.
E.S.P
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

UNIDAD DE PLANEACIÓN Y MEJORAMIENTO
ORGANIZACIONAL
Noviembre, 2016
Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA
PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y GU1.MPA4 24/03/2017

TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 3
2. OBJETVO ............................................................................................................... 3
3. ALCANCE ............................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES....................................................................................................... 4
5. RESPONSABILIDADES .......................................................................................... 7
6. DESARROLLO........................................................................................................ 8
6.1 ETAPA PRECONTRACTUAL: ................................................................................ 8
6.1.1 Solicitud de Certificaciones Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad, Salud
en el Trabajo y Ambiente ................................................................................................. 9
6.1.2 Solicitud Certificado del Producto ..................................................................... 9
6.1.1 Requisitos Precontractuales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente .... 9
6.2 PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS .................................... 17
6.3 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS ................ 17
6.3.1 Criterios de Evaluación de Proveedores/Contratistas ..................................... 18
6.3.1 Descuento de Puntos desempeño contratos anteriores EEBP ....................... 22
6.3.2 Selección y Orden de Elegibilidad .................................................................. 22
6.4 EVALUACIÓN DESEMPEÑO PROVEEDORES/CONTRATISTAS ....................... 23
6.4.1 ETAPA CONTRACTUAL ................................................................................ 24
6.4.1 ETAPA POSTCONTRACTUAL ...................................................................... 29
6.5 REVALUACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS ...................................... 30
6.5.1 Periodo de Revaluación Bienes y Servicios ................................................... 30
6.1 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS .................................... 30
6.2 COMUNICAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN/REVALUACIÓN .......... 31
7. REGISTROS ......................................................................................................... 32


1. INTRODUCCIÓN
Esta Guía se constituye en el documento base que dispone una serie de parámetros,
directrices y lineamientos en Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiental, que
aplican al proceso de gestión de contratistas de obras y servicios, y que, por lo mismo, se
deben cumplir en todas sus etapas, esto es, precontractual, contractual y poscontractual;
sin eximir al Contratista del cumplimiento de la legislación vigente que aplique a la actividad
contratada por la Empresa de Energía del Bajo Putumayo S.A. E.SP. (En adelante EEBP).
Su aplicación se extiende también a las compras y suministros en las cuales el proveedor

incluya pruebas, garantías o servicios adicionales, que involucren la instalación y montaje,
puesta en marcha y mantenimiento preventivo (de cualquier tipo), entre otras actividades
inmersas en la misma; que sean realizadas dentro de las instalaciones de la EEBP., o en
áreas en las que el Contratista este bajo el Control Operacional de la EEBP.
2. OBJETVO
Establecer una guía metodológica para la Selección, Evaluación y Revaluación del

desempeño de Proveedores y Contratistas de la EEBP, con el fin de asegurar el
cumplimiento de requisitos especificados para el suministro efectivo de bienes y servicios
requeridos para la ejecución de actividades del objeto social de la EEBP.
3. ALCANCE
Aplica para los contratos celebrados entre la EEBP y sus proveedores/contratistas de

bienes y servicios, que a causa de una desviación por el servicio o producto que suministra,
pueda causar impacto negativo al Sistema de Gestión Integral de la EEBP, en la prestación
del servicio de energía o que afecten la ejecución de los proyectos de la EEBP.
Se consideran contratos críticos, aquellos que representen:
 Alto riesgo de accidentes y de violaciones de derechos humanos.

 Afectación de la funcionalidad del bien o servicio del objeto social de la EEBP
 Incumplimiento de un requisito legal y por ende genera sanción
 Incumplimiento a las especificaciones de los clientes
 Productos de gran especialidad
 Afectación de la continuidad de la prestación del servicio de energía
 Impacto Ambiental
 Principales proveedores de un determinado tipo de producto o servicio y que
suponen la mayoría de las compras de la organización.
El Contratista debe cumplir con la normatividad legal en Seguridad Salud en el Trabajo y

Ambiente Vigente. De otra parte, en el evento que se requiera ampliar el objeto y/o el
alcance de un contrato en ejecución, o alterar el tiempo de ejecución pactado inicialmente,


es responsabilidad del Supervisor del contrato, revisar, validar y de ser necesario gestionar
las modificaciones, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la EEBP.
4. DEFINICIONES
 SELECCIÓN: Criterios a evaluarse para adjudicar la compra de un bien o servicio,

específicos y clasificados como críticos para el desarrollo del objeto social de la
EEBP, donde se incluyen aspectos de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente.
 SST: Entiéndase como Seguridad y Salud en el Trabajo
 SSTA: Entiéndase como Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente
 EVALUACIÓN: Es la calificación que define la gestión del proveedor en la ejecución

de un contrato, orden de compra/servicio y la atención a las solicitudes posteriores
derivadas de los mismos (cuando aplique servicio Postcontractual), o ejecución por
calidad del bien o servicio suministrado.
 REVALUACIÓN: Es el proceso de evaluación que se realiza de manera periódica y

unifica varias evaluaciones periódicas de varios contratos u órdenes de
compra/servicios.
 SUPERVISOR: Persona natural que en calidad de trabajador de la EEBP

S.A.E.S.P., lleva a cabo las actividades de seguimiento técnico, administrativo,
financiero, contable, y jurídico para el adecuado inicio, ejecución y liquidación de un
contrato o convenio determinado cuando no se requieren conocimientos
especializados. Con el apoyo del Interventor (cuando aplique), deberá gestionar
integralmente los riesgos que se presenten durante la ejecución del Contrato
buscando la satisfacción de las necesidades e intereses de la Empresa
 INTERVENTOR: Persona natural o jurídica externa a la Entidad, contratada

exclusivamente para llevar a cabo las actividades de seguimiento y vigilancia
técnica, para el adecuado inicio, ejecución y liquidación de un contrato o convenio
determinado cuando el seguimiento del contrato requiera conocimientos
especializados.
 GESTIÓN DE RIESGOS: Ciclo mediante el cual se realiza la planeación,

identificación, evaluación, tratamiento y monitoreo de aquellos eventos de
ocurrencia incierta que de materializarse generarían un impacto, positivo o negativo,
en el logro o cumplimiento de los objetivos de los procesos o proyectos.
 GRUPO DE INTERÉS: Es toda persona o grupo de personas que está interesado o

puede verse afectado por el desempeño de una organización.


 CONTRATISTA – PROVEEDOR CRITICO: Todo aquel que a causa de una

desviación por el servicio o producto que suministra, pueda causar impacto negativo
al Sistema Integrado de Gestión de la EEBP.
 CONTRATISTAS: Para efectos del Sistema Integrado de Gestión, los contratistas

son quienes prestan los servicios en forma directa al contratante.
 EQUIPO CRÍTICO: Equipo (sistema, sub sistema o dispositivo mecánico,

neumático, eléctrico o electrónico) vital (es la última línea de defensa) para prevenir
o mitigar un evento mayor que podría generar consecuencias significativas de
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente y/o que interrumpen el proceso
productivo.
 SUBCONTRATISTA: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante

el contratistas u otro sub contratista el compromiso de realizar determinadas partes
de un proyecto con sujeción al proyecto por el que se rige su ejecución. Para la
presente Guía el subcontratista es el prestador de servicios o productos a un
contratista.
 RESPONSABILIDAD SOBRE PRODUCTO: Consiste en la evidencia objetiva de la

capacidad de respuesta de la organización que elabora el producto, frente a los
impactos que se deriven hacia sus grupos de interés por la utilización segura del
mismo, involucrando todas las etapas de su proceso de producción, hasta la
disposición final de sus residuos. (Karakatsianis, J. 2013).
 PROVEEDORES SIGNIFICATIVOS: Empresas externas de las que se obtienen

productos o servicios, o con las que se suscriben contratos para la provisión de tales
productos o servicios. En el contexto de este indicador el término “significativo” hace
referencia a aquellos proveedores que son: los principales proveedores de un
determinado tipo de producto o servicio y que suponen la mayoría de las compras
de la organización para procesos misionales, o que se considera pueden tener un
alto riesgo de incidentes de violaciones de derechos humanos.
 PROVEEDORES LOCALES: Son proveedores de materiales productos y servicios

localizados en el mismo mercado geográfico en el que actúa la organización
informante (GRI 3.1.).
 PROVEEDORES: Organización o persona que proporciona un producto. En una

situación contractual el proveedor puede denominarse contratista.(NTC ISO
9000:2005)
 PRODUCTO: "es la oferta con que una compañía satisface una necesidad"(Jerome
McCarthy y William Perrault, "Marketing Planeación Estratégica de la Teoría a la
Práctica" 11ª edición. Tomo 1 Pp. 271.)


 PARTE INTERESADA: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo

involucrado o afectado por el desempeño en seguridad, salud en el trabajo y
ambiente de una organización.
 OFERENTE O PROPONENTE: Persona natural o jurídica que presenta ofertas o

propuestas de bienes o servicios.
 PLAN DE MANEJO AMBIENTAL (PMA): Es el instrumento administrativo de

manejo y control ambiental para prevenir, mitigar, corregir o compensar los impactos
y efectos ambientales que se causen por el desarrollo de un proyecto, obra o
actividad. Incluye los planes de seguimiento, monitoreo, contingencia y abandono.
 PLAN DE MANEJO FORESTAL: Es la formulación y descripción de los sistemas y

labores silviculturales a aplicar en el bosque sujeto a aprovechamiento, con el objeto
de asegurar su sostenibilidad, presentando por el interesado en realizar
aprovechamientos forestales persistentes.
 PLAN DE APROVECHAMIENTO FORESTAL: Es la descripción de los sistemas,

métodos y equipos a utilizar en la cosecha del bosque y extracción de los productos,
presentando por el interesado en realizar aprovechamientos forestales únicos.
 PLIEGO DE CONDICIONES: Documento de referencia que contiene la información

necesaria para que los proponentes presenten sus propuestas a la EEBP; incluye
procedimiento de contratación, metodología de evaluación de propuestas,
condiciones generales para la ejecución del objeto del contrato, diseños, planos,
especificaciones técnicas del trabajo a contratar y cualquier otra información que se
considere conveniente entregar a los proponentes.
 PRODUCTO CERTIFICADO: Es aquel que ha superado con éxito las pruebas

específicas de una norma.
 EFECTIVIDAD DE LA TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS: Formación de

las capacidades necesarias en los usuarios finales hasta lograr niveles avanzados
de dominio en el uso de la herramienta y la profundidad del conocimiento requerido.
Algunas preguntas que se deben hacer son: ¿La asesoría cumplió todos los
objetivos preestablecidos?, ¿Qué objetivos no se cumplieron y por qué?, ¿Las
personas quedaron con capacidades suficientes para la aplicación del instrumento
o realización de la tarea definida?, ¿Las personas quedaron en capacidad de
ampliar, mejorar y difundir los conocimientos adquiridos?
 PLAN DE CALIDAD: Documento diseñado para la ejecución de las actividades y

servicios contratados, con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos
definidos por la EEBP, deben estar fundamentados en los Sistemas de Gestión
de Calidad certificados bajo la norma internacional ISO 9001, en su revisión más


reciente, de las empresas colaboradoras y normas relacionadas como la

ISO10005 en su versión más reciente.
• ACUMULADOR: Fuente de energía eléctrica obtenida por transformación directa

de energía química y constituida por uno o varios elementos secundarios
(recargables). Definición aplicable para productores de Pilas.
• RESIDUOS SÓLIDOS APROVECHABLES: Cualquier material, objeto, sustancia o

elemento que no tiene valor para quien lo genera, pero se puede incorporar
nuevamente a un proceso productivo (Decreto 1713 de 2002). Por ejemplo Papeles:
archivo, kraft, cartulina, periódico, Cartón y plegadiza, Vidrio, Plástico: envases,
sucio, bolsas, vasos, PET, Metales, Tetra pack
• RESIDUOS PELIGROSOS: Es aquel residuo o desecho que por sus características

corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas
puede causar riesgo a la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera
residuo o desecho peligroso los envases, empaques o embalajes que hayan estado
en contacto con ellos. (Decreto 4741 de 2005)
• RESIDUOS ESPECIALES: Residuos sólidos que por su calidad, cantidad,

magnitud, volumen o peso puede presentar peligros y, por lo tanto, requiere un
manejo especial. Incluye a los residuos con plazos de consumo expirados, desechos
de establecimientos que utilizan sustancias peligrosas, lodos, residuos voluminosos
o pesados que, con autorización o ilícitamente, son manejados conjuntamente con
los residuos sólidos municipales.
• RAEE: Residuos y Aparatos Eléctricos y Electrónicos.
• PERIFÉRICOS: Conjunto de dispositivos hardware de una computadora que

potencia la capacidad de este y permite la entrada y/o salida de datos.
5. RESPONSABILIDADES
 El equipo de Gestión Administrativa y Servicios Logísticos es responsable por

mantener actualizadas las metodologías de calificación para la gestión de la calidad
de los proveedores, además de notificar al proveedor los aspectos a mejorar
presentados durante la evaluación contractual y postcontractual y de registrar el
resultado del programa de medidas correctivas y de mejora.
 Los equipos de trabajo son responsables de exigir y evaluar cuando sea aplicable,
el factor de aseguramiento de calidad y la adecuada aplicación de los
procedimientos de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo en cada
uno de los procesos de contratación a su cargo, de acuerdo con las metodologías
de evaluación establecidas en los pliegos de condiciones; de la selección y


calificación de los proveedores/contratistas; de promover al interior de sus

proveedores/contratistas la vinculación con los sistemas de gestión, del registro de
la calificación en los formatos establecidos para tal fin.
 El usuario final califica la etapa Postcontractual con el apoyo de los profesionales

que se requiera en materia de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente;
en aspectos específicos, por ejemplo: el Profesional Ambiental califica el
cumplimiento de la Legislación Ambiental Colombiana en el tema del transporte de
sustancias químicas.
DESARROLLO
6. DESARROLLO
6.1 ETAPA PRECONTRACTUAL:
El Responsable de la compra o suministro, revisa y adapta los requerimientos que obran

en este documento. Así mismo, si se requiere realizará mesa de trabajo con equipo
interdisciplinario (Financiera, Jurídica, Contratación, Profesionales Seguridad, Salud en el
Trabajo y Ambiente) para fijación de criterios específicos SSTA y requerimientos de
seguridad de procesos propios de las actividades a contratar, para la elaboración del
documento de invitación a proveedores /contratistas.
En cualquier caso, la procedibilidad de los requisitos SSTA y de seguridad de procesos

estará en el componente técnico y es responsabilidad de cada líder vincular en su concepto
a los profesionales que requiere, de ahí que el componente técnico deberá tener en cuenta
los aspectos de calidad, ambientales, de seguridad y salud en el trabajo.
A continuación se listan criterios que se debe tener en cuenta para la selección y evaluación
de Proveedores/Contratistas:
 Si el objeto del contrato genera algún impacto: en los procesos de distribución y

comercialización de energía eléctrica, Ambientales o en Seguridad y Salud en el
Trabajo.
 Si el producto a incorporar debe cumplir con normas de calidad específicas, de
acuerdo a normatividad aplicable o requisitos de otra índole.
 Para la selección, la oportuna gestión del proveedor/contratista en el cumplimiento
de contratos anteriores de acuerdo con su calificación promedio.
 Exigir Plan de Mejoramiento cuando la calificación sea inferior a 80 puntos.


6.1.1 Solicitud de Certificaciones Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad,

Salud en el Trabajo y Ambiente
Las certificaciones de Sistemas de Gestión bajo norma ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 o su equivalente otorgarán puntos en el proceso de selección de las ofertas, sin
embargo no serán considerados como requisito para la evaluación. Para el aseguramiento
de la Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, podrá exigir en los requisitos
precontractuales la siguiente documentación:
 Para el aseguramiento de la calidad, la EEBP podrá exigir la implantación por parte

del contratista, de un PLAN DE CALIDAD durante la ejecución del contrato, con
verificación periódica de su desarrollo por parte del Supervisor o Interventor del
Contrato, diseñado de acuerdo al estándar implementado por la EEBP. Los
servicios contratados exentos de plan de calidad son actividades de apoyo de
cuantía inferior a 500 SMMLV, no repetitivas y de un plazo inferior a 6 meses.
 Para el control de impactos ambientales, la EEBP podrá exigir la Matriz de

identificación y evaluación de sus aspectos e impactos ambientales de todas las
actividades que realice, de la misma forma debe demostrar los mecanismos de
control que sobre ellos aplica, con los respectivos procedimientos de controles
operativos y administrativos.
 Para el control de peligros y riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo, la EEBP

podrá exigir la Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de
riesgos de todas las actividades que realice, de la misma forma debe demostrar los
mecanismos de control que sobre ellos aplica, con los respectivos procedimientos
de controles operativos y administrativos.
6.1.2 Solicitud Certificado del Producto
Cuando en el proceso de incorporación de un bien se determine que éste deba reunir

requisitos técnicos específicos, se debe solicitar el certificado del producto o el
cumplimiento de otras normas técnicas a criterio de la dependencia contratante, de acuerdo
a la norma que lo regule. Para los bienes que están constituidos por diferentes
componentes, el certificado del producto deberá solicitarse por los diferentes componentes
que conforman el producto final.
6.1.1 Requisitos Precontractuales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
En los términos de referencia, solicitudes de oferta o invitaciones directas que se elaboren

en la EEBP, se debe incluir los requisitos precontractuales de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente, según el objeto del contrato; de acuerdo a lo establecido
en la Tabla 1, 2 y 3 de este documento.


Los proveedores y contratistas cuyo objeto del contrato no se encuentre listado en la tabla
en mención deberán presentar en la etapa precontractual sólo la propuesta técnica y/o
económica requerida, sin perjuicio de lo mencionado en el párrafo anterior, siempre
indicando que cumplirá con la normatividad legal en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente y con los procedimientos operacionales de la EEBP si lo hubiere.
Tabla 1. Requisitos precontractuales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente
vs. Objeto del contrato
Generales
Procedimientos documentados de las

Certificación de ARL de afiliación que
nombramiento de Vigía Ocupacional

Plan de Trabajo en SST firmado por
Representante Legal de acuerdo al

certificación de cumplimiento del
el Representante Legal y el
Conformación COPASST o
Política SST firmada por el

incluya Nivel de Riesgo y
actividades a ejecutar
Decreto 1072/2015
Decreto 1072/2015
responsable SST
Objeto del Requisitos Específicos
Tipo
Contrato SSTA
*Certificados de aptitud psicofísica para el

porte y tenencia de armas de fuego con
vigencia inferior a un año
*Licencia de funcionamiento o credencial
Servicio De Vigilancia Y
SERVICIO expedida por la Superintendencia de
x
Seguridad Privada
Vigilancia y Seguridad privada.
*Matriz de Identificación de Peligros,
evaluación de riesgos y determinación de
controles.
Suministro Tiquetes
BIEN No aplica.
Aéreos para el Personal
Documentos legales vigentes:
* Licencia de tránsito
* Seguro Obligatorio SOAT
*Revisión Técnico mecánica
Suministro de servicio
* Licencia de conducción
público de transporte
*Reporte SIMIT con vigencia menor a un
terrestre de personas, SERVICIO
x
x
(1) mes
materiales y
*Certificado de aportes al SSSI
herramientas.
*Certificado De formación y entrenamiento
en seguridad vial
*Plan Emergencia Operativo
*Plan Estratégico de Seguridad Vial
Alquiler transportes
fluvial para personal y SERVICIO - Plan Emergencia Operativo
x
equipos
Alquiler del Sistema de
BIEN No aplica.
Radiocomunicaciones
Prestación de servicios
de mensajería Nacional y BIEN No aplica.
Regional
Arrendamiento de
inmuebles (local BIEN No aplica.
comercial)


Generales




Decreto 1072/2015
Decreto 1072/2015
responsable SST
Tipo
Contrato SSTA
*Sistema de tratamiento, registro de

vertimientos ante la autoridad ambiental
competente y/o actas de entrega de
Suministro de
residuos liquidos a empresas con licencia
combustible y BIEN
ambiental vigente.
lubricantes
*Certificado de calidad de combustibles.
Vigente
* Certificado de Bomberos
*Sistema de tratamiento, registro de

Prestación de servicio
vertimientos ante la autoridad ambiental
de lavado de vehículos
SERVICIO competente y/o actas de entrega de
x
del parque automotor de
residuos liquidos a empresa con licencia
la EEBP
ambiental vigente.
de pautas publicitarias, BIEN No aplica.
publicación de tarifas.
BIEN No aplica.
de perifoneo
Suministros de *Registro sanitario INVIMA para los
elementos de aseo y BIEN productos de cafetería suministrados, con
cafetería fechas de vencimiento mayor a un (1) año.
Aplicación de Buenas Prácticas que
garanticen la gestión de residuos
Suministro de elementos
BIEN ordinarios como el papel e igualmente
de papelería
especiales, como es el caso de tóneres,
tintas y residuos electrónicos.
Suministro de elementos
BIEN No aplica.
de ferretería
de impresos y
publicaciones (planos, BIEN No aplica.
carnets, documentos
preforma)
de restaurante,
*Registro sanitario INVIMA
panadería y pastelería,
*Resolución secretaría de salud
para los distintos SERVICIO
x
*Certificado de buenas prácticas de

eventos programados
manufactura
(Incluya servicio de
atención)
*Registro sanitario INVIMA
Suministro de agua de *Resolución Secretaría de Salud
consumo humano en las *Certificado de buenas prácticas de
BIEN
diversas presentaciones manufactura
que solicite la empresa *Permisos ambientales de concesión de
agua por parte de la Autoridad Ambiental


Generales




Decreto 1072/2015
Decreto 1072/2015
responsable SST
Tipo
Contrato SSTA
Servicios para el Diseño, Profesional Titulado en Sicología

Implementación Y *Licencia en Salud Ocupacional o SST
Ejecución Del Programa vigente, que lo faculte en el diseño,
SERVICIO
x
De Riesgo Psicolaboral implementación e intervención del riesgo
De La EEBP (Honorarios psicosocial
Psicóloga) *Examen Médico Preocupacional
*Profesional Titulado en Medicina
Servicios de Médico
*Licencia en Seguridad y Salud en el
Ocupacional SERVICIO
x
Trabajo Vigente
Especialista en SST
*Examen Médico Preocupacional
Servicios de Auditoría *Elementos de Protección Personal para
Externa de Gestión y SERVICIO visitas en instalaciones EEBP que así lo
x
Resultados requieran.
*Programa de Gestión Trabajo Seguro en
Alturas de acuerdo a lo establecido en la
Resolución 1409/2012.
*Exámenes médicos y competencias
para atención de
certificadas para el personal para realizar
peticiones, quejas,
trabajo seguro en alturas.
reclamos y eventos no SERVICIO
x
x
*Equipos de Protección Contra Caídas
programados para la
Certificados
prestación de servicio de
*Plan de Emergencias incluido el Plan de
energía eléctrica
Rescate
*Certificado CONTE para personal
Técnico electricista
para recaudo de dinero
*Matriz de Identificación de Peligros,
por concepto de SERVICIO
x
facturación del servicio

evaluación y determinación de controles. x
de energía eléctrica
Servicio de
comunicación fija y BIEN No aplica.
móvil, línea 018000
Servicios de alojamiento
BIEN No aplica.
para contratistas
de acceso a la red BIEN No aplica.
Credibanco Datáfono
*Plan de emergencia operativo
*Certificados de formación o competencia
Realizar la fumigación de
del personal
prevención de control de
*Hojas de seguridad de los productos
roedores, vectores en SERVICIO
x
químicos utilizados
cada una de las sedes de
*Actas de Disposición final de residuos de
la empresa.
fumigación a través de Empresas con
licencia ambiental vigente.


Generales




Decreto 1072/2015
Decreto 1072/2015
responsable SST
Tipo
Contrato SSTA
Reparación y *Certificados de TSA para el personal

Mantenimiento *Hojas de Vida de los Sistemas de Acceso
Preventivo/Correctivo de SERVICIO *Actas de Disposición final de residuos
x
los aires acondicionados peligrosos (refrigerantes) través de
en la instalaciones EEBP Empresas con licencia ambiental vigente.
X
Cuando los residuos sólidos y/o líquidos
Mantenimiento son entregados a un tercero para su
preventivo/correctivo y transformación o aprovechamiento
suministro de repuestos SERVICIO presentar los convenios, documentos o
x
para el parque actas que soporten la entrega y
automotor EEBP tratamiento final de dicho residuo.
Certificación de repuestos (Repuestos
Originales o de marcas reconocidas)
Realización de los
Exámenes Profesionales especialistas con licencia en
ocupacionales de SST vigente
SERVICIO
x
x
ingreso, periódicos y *Establecimiento debe tener Licencia en
egreso del personal de la SST (Habilitación)
EEBP
Servicios de internet
(cable/satelital) y hosting
corporativo, equipos en BIEN No aplica.
comodato para el
servicio satelital
Soporte técnico y
desarrollo Sistema de SERVICIO No aplica.
x
Información Supernova
Documentos legales vigentes:
Contrato de usufructo de * Licencia de tránsito
motocicleta (subvención BIEN * Seguro Obligatorio SOAT
personal de nómina) * Revisión Técnico mecánica
* Licencia de Conducción para motocicleta
Alquiler de
SERVICIO *Competencias del Personal
x
Infraestructura Eléctrica
*Exámenes médicos y competencias
Obras Civiles para
certificadas para el personal para realizar
adecuación de áreas
trabajo seguro en alturas.
administrativas y
SERVICIO *Equipos de Protección Contra Caídas
x
operativas,
Certificados
Mantenimiento de Vías
de acceso.
Rescate
*Permiso de explotación de material de
rio.
*Permiso Ambiental uso de madera


Generales




Decreto 1072/2015
Decreto 1072/2015
responsable SST
Tipo
Contrato SSTA
*Certificación ONAC o Resolución de

Aprobación por autoridad competente
Calibración de equipos BIEN
*Certificación de los equipos utilizados
para la calibración - Patrón
Recarga de extintores BIEN *Certificación del personal idóneo
Suministro e instalación *Acta de disposición final de residuos
SERVICIO
x
de banco de baterías peligrosos.
Suministro de ropa
*Fichas Técnicas Elementos de Protección
dotación, calzado para el
Personal y dotación
personal, herramientas, BIEN
*Capacitación de uso y mantenimiento de
elementos de protección
EPP
personal.
*Fichas Técnicas Elementos de Protección
Elementos y equipos de Contra Caídas
protección contra BIEN *Inspección Anual Certificado de acuerdo
caídas, a lo establecido en el Resolución
1409/2012
Prestación de Servicios
de personal de manera
SERVICIO Examen Médico Preocupacional.
x
directa (Profesional
Independiente)
Mantenimientos *Exámenes médicos y competencias
locativos, lavado de certificadas para el personal para realizar
SERVICIO
x
x
fachadas, tanques y trabajo seguro en alturas.
techos *Equipos de Protección Contra Caídas
Certificados
Rescate
Caracterización de
Acreditación de ensayos de laboratorios
residuos peligrosos y SERVICIO
x
por el IDEAM, vigente

aguas residuales
Transporte de Cumplimiento del Decreto 1609 de 2002, o

SERVICIO
x
Mercancías Peligrosas la norma que lo derogue o modifique.


Generales




Decreto 1072/2015
Decreto 1072/2015
responsable SST
Tipo
Contrato SSTA
*Licencias, permisos y autorizaciones

ambientales, vigentes.
*Cámara de Comercio que demuestra
como actividad económica de la empresa
el reciclaje, transformación y/o
aprovechamiento de residuos sólidos no
peligrosos.
*Actas de disposición final de residuos
*Procedimientos estandarizados de la
Almacenamiento,
recolección, transporte, transformación y/o
tratamiento,
aprovechamiento de los residuos sólidos,
aprovechamiento,
especificando a quien se entrega el
recuperación y/o
SERVICIO producto final; en caso contrario de ser
x
disposición final de
utilizado como materia prima en otro
residuos peligrosos y de
proceso de transformación, especificarlo
aparatos eléctricos y
en los procedimientos que tenga la
electrónicos
empresa a contratar.
*Cuando los residuos sólidos son
entregados a un tercero para su
transformación o aprovechamiento
presentar los convenios o documentos que
soporten la entrega de dicho residuo.
Ver Tabla 2. Requisitos
precontractuales gestión de residuos
sólidos y líquidos vs. Tipo de Residuo
Disposición final de
*Licencias, permisos y autorizaciones
escombros BIEN
ambientales, vigentes
(escombreras)
Compra de bienes que Ver Tabla 3. Requisitos Proveedores
pueden generar impacto BIEN que suministran bienes que pueden
ambiental generar impacto ambiental


Tabla 2. Requisitos precontractuales contratación gestión de residuos sólidos y

líquidos vs. Tipo de Residuo
Residuos
Aceites Usados y/o

Químicos (Incluye
Pilas y Baterías
Fluorescentes
recipientes)
Bombillas
REQUISITOS PARA GESTIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS Y LIQUIDOS
Llantas
RAEE
Licencia o permiso Ambiental vigente para realizar Transporte,
Tratamiento y Disposición Final de residuos sólidos y/o líquidos emitida X X X X
por la autoridad ambiental competente.
Procedimientos estandarizados de la recolección, transporte, tratamiento
y disposición final de los residuos sólidos y líquidos. X X** X X X
Formatos de recibo de los residuos entregados por la EEBP y Acta de

Disposición Final de los residuos tratados por la empresa contratada. X X X X X
Para el transporte de Residuos Sólidos y/o Líquidos, contar con

procedimientos que enmarquen lo establecido en el Decreto 1609 del X X X
2002.
Permiso de emisiones atmosféricas cuando pretenda realizar la

disposición final de llantas usadas y nuevas con desviación de calidad,
X
en hornos de producción de clinker de plantas cementeras. Resolución
1488 de 2003.
Plan de Contingencias contra eventos inesperados y equipo necesario
para contención de derrames (kits de Contingencia). Contar con las X
tarjetas de emergencias.
Certificado de capacitación para los conductores de vehículos que

transportan mercancías peligrosas. Cumplimiento resolución 1223 de X X X X
2014.
Certificación de competencias para realizar actividades de toma de

muestras. Resolución 222 de 2011. X
**Descripción de las operaciones de manejo de los residuos de computadores y/o

periféricos (recolección, transporte, almacenamiento, reacondicionamiento, reusó,
tratamiento, aprovechamiento, valorización, y/o disposición final). Resolución 1512 de
2010.


Tabla 3. Requisitos Proveedores que suministran bienes que pueden generar

impacto ambiental
Bienes
Gases Comprimidos
Computadores y
Fluorescentes
Periféricos
Bombillas
Baterías
Llantas
CRITERIOS DE SELECCIÓN
Pilas
Sistema de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de
X
Computadores y/o Periféricos. Resolución 1512 de 2010.
Sistema de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de
Pilas y/ Acumuladores, aprobados por la autoridad competente. X
Resolución 1297 de 2010.
Sistema de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Llantas
X
Usadas. Resolución 1457 de 2010.
Sistema de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de X
Bombillas. Resolución 1511 de 2010
Planes de Gestión de Devolución de Productos Postconsumo de
Baterías Usadas Plomo Acido para su retorno a la cadena de
X
importación – producción – distribución – comercialización. Resolución
0372 del 2009.
El cilindro debe cumplir con lo establecido en el numeral 3.5 de la X
NTC 4702 – 2.
Cumplir con los requisitos de identificación, establecidos en las NTC X
1671, NTC 1672, NTC 2462 y la NTC 1692. Adicionalmente, el
cilindro debe llevar grabada la fecha de la prueba hidrostática de
acuerdo con la NTC 2699.
Cumplir con lo establecido en cuanto al transporte de mercancía X
peligrosas Clase 2 según la NTC 2880
6.2 PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS
El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje

alguno. En esta etapa se evaluará el cumplimiento de todos los aspectos contemplados en
la presente solicitud de ofertas. Aquellas ofertas que no cumplan con lo establecido serán
rechazadas. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para
permitirse la evaluación económica final.
6.3 EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS
La evaluación de proveedores se realizará según lo definido en el Procedimiento de

Compras de Bienes y Servicios y el Manual de Contratación vigente.
Los criterios de evaluación y su ponderación deben estar claramente definidos en la

Solicitud de Oferta, con el fin de que todos los proveedores tengan conocimiento pleno
sobre el proceso de evaluación y selección establecido por la EEBP para proveer bienes y
servicios de calidad, entre los cuales se encuentran:


 Requisitos para aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos,

 Requisitos para la calificación del personal.
 Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión de Seguridad,
Salud en el Trabajo y Sistema de Gestión Ambiental.
 Controles y especificaciones de Seguridad y Salud relacionados con mercancás,
equipos y servicios comprados.
 Aspectos ambientales significativos identificados de los bienes y servicios utilizados.
 Derechos humanos relevantes para la operación, y procedencia u origen de los
componentes de sus productos o servicios, especialmente respecto a los que
podrían tener impacto ambiental o social (SSTA) y tener esta información disponible
a sus grupos de interés.
6.3.1 Criterios de Evaluación de Proveedores/Contratistas
El proceso de selección de proveedores estará regido por la normatividad descrita en la

solicitud de oferta y lo definido en el procedimiento de Compras de Bienes y Servicios. La
EEBP seleccionará el Proveedor/Contratista que obtenga la mayor puntuación en las
evaluaciones.
De acuerdo a lo estipulado en la solicitud de oferta se puede seleccionar a más de un

proveedor para el suministro del bien o servicio, siempre y cuado se mantenga el orden de
elegibilidad, según la puntuación de evaluación de selección.
Procedimiento De La Selección:
La evaluación para la selección de las propuestas se fundamenta en los siguientes

aspectos:
 Aspectos Jurídicos (Análisis Contractual y Legal)

 Verificación Aspectos Financieroscumplimiento de requisitos para participar.
 Evaluación técnica.
 Calidad comercial de la oferta.
a) Requisitos de participación Aspectos Jurídicos (Análisis contractual y legal):

Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el área
Jurídica y Contratación, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos
de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal
o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables
exigidos, serán rechazadas y por lo tanto, no continuarán el proceso de evaluación.
b) Verificación Aspectos Financieros cumplimiento de requisitos para participar:

Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los
demás requisitos para participar, lo cual habilitará al oferente para continuar con el
análisis de su oferta.


c) Evaluación técnica: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas

mínimas exigidas en los presentes términos, incluye la evaluación de requisitos
precontractuales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente que apliquen.
d) Evaluación oferta económica y condiciones comerciales: Se validará la oferta

comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos
diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por
EEBP. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal
del cumplimiento a los citados requisitos será rechazada.
 CRITERIOS DE EVALUACIÓN/SELECCIÓN DE BIENES:
PASO 1: Evaluación Aspectos Jurídicos y Financieros:
CRITERIOS DE PUNTAJE
DESCRIPCIÓN
EVALUACIÓN MAXIMO
ADMISIBLE Requisitos aspectos jurídicos
Requisitos de participación
o
aspectos jurídicos
NO ADMINISBLE (No se asigna puntuación)
Requisitos de participación de la
ADMISIBLE
Requisitos de participación capacidad financiera.
o
aspectos financieros
NO ADMINISBLE
(No se asigna puntuación)
PASO 2: Evaluación de Aspectos Administrativos y Técnicos:
DESCRIPCIÓN
EVALUACIÓN MAXIMO
Especificaciones Técnicas y La evaluación técnica incluye:
certificaciones del producto.
(Ver Numeral 6.1) Calidad: Se evalúan los requisitos para
aprobación del producto, procedimientos,
procesos y equipos.
CUMPLE: 50 Puntos
CUMPLE PARCIALMENTE: 40 Puntos
70 Puntos NO CUMPLE : 0 Puntos
Requisitos Precontractuales
en Ambiente Ambiental: Recolección de Residuos Post
Consumo, ficha técnica de los productos
(composición) y hojas de seguridad, licencias,
entre otros.
CUMPLE: 10 Puntos


DESCRIPCIÓN
EVALUACIÓN MAXIMO
Requisitos Precontractuales NO CUMPLE : 0 Puntos
en Seguridad y Salud en el
Trabajo SST: Fichas técnicas de los productos,
certificaciones asociadas, licencias, entre otros.
CUMPLE: 10 Puntos
NO CUMPLE : 0 Puntos
Precio y condiciones de pago. La evaluación

económica de las propuestas se adelantará con
el valor de las propuestas hábiles y que no
hayan sido descalificadas. Se asigna cinco (5)
puntos a la oferta que más se acerca al valor de
Evaluación Oferta Económica
20 Puntos referencia y de ahí las demás se clasificaran en
y condiciones Comerciales
orden descendente, bajando 1 punto entre más
se alejen del valor resultado.
Valor de referencia: Promedio sumatoria total

de las propuestas.
 CRITERIOS DE EVALUACIÓN/SELECCIÓN DE SERVICIOS:

PASO 1: Evaluación aspectos jurídicos y financieros:
PUNTAJE
CRITERIO DE SELECCIÓN DESCRIPCIÓN
MAXIMO
ADMISIBLE Requisitos aspectos jurídicos
Requisitos de participación
o
aspectos jurídicos
NO ADMINISBLE (No se asigna puntuación)
Requisitos de participación de la
ADMISIBLE
Requisitos de participación capacidad financiera.
o
aspectos financieros
NO ADMINISBLE
(No se asigna puntuación)
PASO 2: Evaluación de Aspectos Administrativos y Técnicos:
PUNTAJE
MAXIMO
Especificaciones Técnicas y La evaluación técnica incluye:
certificaciones del servicio
(Ver Numeral 6.1) 70 Puntos Calidad: Tiempo de Ejecución, se evalúan los
requisitos para aprobación del servicios,
procedimientos, procesos y equipos,


PUNTAJE
MAXIMO
calificación del personal, cumplimiento Anexo
Técnico.
CUMPLE: 50 Puntos
Requisitos Precontractuales Ambiental: De acuerdo al análisis de aspectos

en Ambiente y Certificación e impactos ambientales de la actividad a
desarrollar, se determinan los criterios de
selección. Las actividades con impactos
ambientales significativos y permanencia,
tienen mayores requisitos alineados a
Normatividad Ambiental vigente.
CUMPLE: 10 Puntos
Requisitos Precontractuales SST: De acuerdo al nivel de riesgos de la

en Seguridad y Salud en el actividad a desarrollar, se determinan los
Trabajo y Certificación criterios de selección. Las actividades de alto
(Ver Numeral 6.1) riesgo y permanencia, tienen mayores
requisitos alineados al Decreto 1072 de 2015 y
demás Normatividad en SST vigente.
CUMPLE: 10 Puntos
Precio y condiciones de pago. La evaluación

económica de las propuestas se adelantará con
el valor de las propuestas hábiles y que no
hayan sido descalificadas. Se asigna cinco (5)
puntos a la oferta que más se acerca al valor de
Evaluación Oferta Económica
20 Puntos referencia y de ahí las demás se clasificaran en
y condiciones Comerciales
orden descendente, bajando 1 punto entre más
se alejen del valor resultado.
Valor de referencia: Promedio sumatoria total

de las propuestas.
Una vez vencidos los plazos establecidos en la etapa anterior, el personal asignado por la
Gerencia General para la calificación y estudio de las propuestas debe verificar que:
1. La propuesta presentada por el proponente contemple el compromiso con el
cumplimiento de los requisitos en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente necesarios
para la ejecución del contrato.


2. Se presente la evidencia del cumplimiento de los requisitos dados en los criterios de

selección, cuando aplique. El incumplimiento de lo anterior es motivo suficiente para el
rechazo de la propuesta.
6.3.1 Descuento de Puntos desempeño contratos anteriores EEBP
En el proceso de SELECCIÓN se debe considerar el descuento de puntos estipulado para

los proveedores que hayan proporcionado bienes o servicios a la EEBP anteriormente y
haya obtenido en la revaluación una calificación inferior a 80 Puntos, a quienes se les
restará de la evaluación total el siguiente puntaje:
 Un (1) punto para proveedores con desempeño Confiable. Calificación (AA)
 Dos (2) puntos para proveedores con desempeño Poco Confiable. Calificación (A)
 Tres (3) puntos para proveedores con desempeño No Confiable.
6.3.2 Selección y Orden de Elegibilidad
Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con
todos los criterios habilitadores. La evaluación económica es la última etapa del proceso y
se hará a partir de la información consignada en el formato de oferta económica.
Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir el puntaje

obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones. En caso de empate,
EEBP aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas
o sanciones.
PONDERACIÓN DESEMPEÑO
DESCRIPCIÓN
TOTAL CATEGORÍA
Altamente
Proveedor que permite asegurar la prestación del
Confiable
servicio y el desarrollo de la operación, CUMPLE
De 95% a 100%
A CONFORMIDAD los requisitos exigidos.
Calificación
Preferirlo al comprar.
(AAA)
Proveedor que CUMPLE los requisitos y permite
Confiable
a la EEBP la prestación del servicio, disponiendo
De 80% a 94% con bienes y servicios de calidad, puede
Calificación
participar y ser seleccionado en algunos
(AA)
contratos de la EEBP.
Proveedor que CUMPLE PARCIALMENTE los
Poco Confiable requisitos exigidos. Esporádicamente puede
De 50% a 79% participar y ser seleccionado en procesos de la
Calificación (A) EEBP en la medida que muestre avance en la
gestión de factores a mejorar.
Proveedor que NO CUMPLE con los requisitos
De 1% a 50% No Confiable
exigidos para asegurar la calidad de los bienes o


DESCRIPCIÓN
TOTAL CATEGORÍA
servicios. Debe descartarse su participación y/o
selección en procesos de contratación de la
EEBP, hasta tanto no cumpla totalmente los
requisitos exigidos.
6.4 EVALUACIÓN DESEMPEÑO PROVEEDORES/CONTRATISTAS
La evaluación de Proveedores/Contratistas define la gestión del proveedor en la ejecución

de un contrato, orden de compra u orden de trabajo y la atención a las solicitudes
posteriores derivadas de los mismos.
Deberán ser calificados los proveedores cuyo contrato para la compra de bienes o servicios
tenga impacto directo sobre la distribución y comercialización de energía eléctrica, el
Sistema de Gestión Ambiental, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Los acuerdos comerciales para suministro de bienes y aquellos contratos cuya operatividad
se realiza mediante la emisión de múltiples órdenes de compra u órdenes de servicio serán
calificados con una frecuencia SEMESTRAL o al finalizar el contrato o convenio y no con
cada orden en particular.
Una vez ejecutado cada contrato u orden de compra, el equipo responsable de la

calificación deben diligenciar los Instrumentos de Evaluación y Desempeño de
Proveedores/Contratistas SSTA y consolidar en el formato F5.MPA4 Evaluación /
Certificación de Cumplimiento Proveedores/Contratistas.
Todas las calificaciones deben contar con el Vo. Bo. del Supervisor del Contrato/Orden de
compra. El responsable de la calificación (Supervisor del Contrato) debe entregarla al
equipo de Abastecimiento y Logística para ingresarla al Sistema SAP para la Entrada de
Mercancias de Bienes y Servicios y realizar el respectivo registro en la base de datos
para fines de revaluación de Proveedores/Contratistas.
El formato de calificación y la certificación de cumplimiento de contratos, una vez

diligenciado debe ser enviado a través del Sistema ORFEO con la opción Reasignar
responsable de Contratación para ser incluido en el expediente del contrato en medio físico
y magnético.
Los factores a calificar se agrupan en dos etapas: un tema contractual y otro tema de
notificaciones postcontractuales, cada uno de ellos con unos aspectos y estos a su vez con
uno o varios factores tal como se definen a continuación:


6.4.1 ETAPA CONTRACTUAL
6.4.1.1 Generalidades
 Para el caso de bienes:
En el momento que el proveedor suministre el bien se realizará una inspección para

determinar la conformidad del producto entregado con las especificaciones técnicas
definidas en la Solicitud de Oferta. La Inspección o Verificación de bienes debe realizarla el
Almacenista con el Visto Bueno del Supervisor del contrato (si aplica) quien asegurará el
cumplimiento de todos los requisitos en materia de SSTA en el formato F5.MPA4
Evaluación / Certificación de Cumplimiento Proveedores/Contratistas, dejando constancia
del recibo del bien en la Entrada de Mercancías del Sistema SAP Business ByDesign.
El Supervisor debe solicitar de acuerdo a los términos de referencia defindos en la solicitud

de oferta y la propuesta tecnico económica, las certificaciones a que den lugar los bienes,
para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra
especificados.
Cuando se requiera llevar a cabo la verificación de las instalaciones del proveedor, la

organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la
verificación pretendida y el método para la liberación del producto. Por ejemplo: Pruebas
FAT y SAT.
 Para el caso de servicios:
Se realizará seguimiento parcial al nivel de avance de la obra o servicio contratado, donde

el Supervisor designado realizará seguimiento al objeto contractual, diligenciando la
información requerida en el formato F5.MPA4 Evaluación / Certificación de Cumplimiento
Proveedores/Contratistas y la remitirá al equipo responsable de consolidar la información.
Los registros de monitoreo al trabajo, evaluación del desempeño de acuerdo a los criterios
establecidos, y seguimiento al plan de acción derivado de la evaluación debe conservarse
en el expediente del contrato.
6.4.1.2 Criterios de Evaluación
La evaluación de los proveedores de bienes y servicios de la EEBP, se basará en los

siguientes criterios:


A. ASPECTOS TÉCNICOS – CONFORMIDAD
 Cumplimiento de Especificaciones Técnicas: Se define como el cumplimiento de las

características técnicas contratadas, mide la tecnología utilizada por el contratista,
la aplicación de las normas técnicas durante el desarrollo del contrato y la aplicación
de las especificaciones técnicas.
Tema Factores Descripción Puntos
Los bienes o servicios CUMPLEN con las especificaciones y

ASPECTO TÉCNICO
las normas técnicas exigidas en el contrato ó con la totalidad 100

CONFORMIDAD
de las condiciones exigidas en el contrato.
Los bienes o servicios NO CUMPLEN con la totalidad de las 50

especificaciones, sin embargo es aceptado por la EEBP pero
con observaciones en la recepción
Los bienes o servicios NO CUMPLEN con las 00
especificaciones, condiciones del contrato o con las normas
técnicas exigidas y por lo tanto no lo acepta la EEBP.
B. CUMPLIMIENTO
 Cumplimiento de Entrega: Se define como el cumplimiento por parte del proveedor

de la fecha pactada en el contrato suscrito entre las partes para la entrega del bien
o servicio de obra.
 Cumplimiento de Cantidades: Se define como el cumplimiento por parte del

proveedor de las cantidades pactadas u objeto y alcance establecido en el contrato
suscrito entre las partes para la entrega del bien o servicio de obra.
 Agilidad en trámites documentales: Se relaciona con el cumplimiento en la remisión

por parte del proveedor de los documentos correctamente diligenciados, requeridos
para la legalización y liquidación del contrato. En caso de obras y servicios, incluye
tambien los registros necesarios para evidencia el cumplimiento del cronograma de
trabajo, garantías, oportunidad en los informes de cantidad de obra o entregas
parciales, facturación, celeridad en la aplicación de correctivos y preventivos.
 Atención Oportuna de Requerimientos: Se relaciona con la respuesta eficiente y

oportuna por parte del proveedor ante cualquier inquietud, solicitud y/o
requerimiento realizado por la EEBP.



CUMPLIMIENTO
TIEMPO DE Cumple con los tiempos estimado en el contrato orden. 100

ENTREGA
Hubo retraso imputable al contratista y no genera impacto
50
económico o al cumplimiento de metas de la EEBP.
Hubo retraso imputable al contratista generando impactos

00
económicos y/o alterando las metas de la EEBP.
Entregó la cantidad contratada o cumplió con el objeto y el

100
alcance del contrato.
CANTIDAES
CUMPLIMIENTO
Cantidades excedidas que requieren devolución o menores

que no generan impacto económico a la EEBP, o 60
cumplimiento parcial del objeto o el alcance del contrato.
Cantidad menor que genera impacto económica a la EEBP. 40
No entrego. 00
Entregó a tiempo y correctamente diligenciados los
documentos requeridos para la legalización y liquidación del
100
DOCUMENTALES
CUMPLIMIENTO
contrato, trámite de facturación y aplicación de acciones de

TRÁMITES
mejora.
Se presentan retrasos y observaciones a los documentos
requeridos para la legalización y liquidación del contrato, 50
trámite de facturación y aplicación de acciones de mejora.
No entrega documentos que impiden trámites de legalización
y liquidación del contrato, trámites de facturación y no se 00
cierran brechas de mejora.
REQUERIMIENTOS
Respuesta eficiente y oportuna ante cualquier inquietud,

CUMPLIMIENTO
100
ATENCIÓN DE
solicitud y/o requerimiento realizado por la EEBP.
Respuesta con retrasos e incompleta ante ante cualquier

50
inquietud, solicitud y/o requerimiento realizado por la EEBP.
No responde. 00
C. TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO
 Efectividad: Mide la manera como el contratista logra que el receptor adquiera

niveles avanzados en el uso de las herramientas y la profundidad del conocimiento
adquirido. Aplica sólo a contratos en donde el objeto del contrato indique la
transferencia de conocimientos y éste sea de carácter obligatorio en la evaluación.



Se logró la transferencia de conocimiento de acuerdo con el
TRANSFERENCIA DEL
100
objeto del contrato
CONOCIMIENTO
EFECTIVIDAD
Se logró la transferencia de conocimiento con observaciones
70
menores
Se logró la transferencia de conocimiento con observaciones,

50
quedan brechas pendientes.
No hubo transferencia del conocimiento adecuado 00
D. DESEMPEÑO SST
 Desempeño en Seguridad y Salud en el Trabajo (aplica para revaluación de obras

y servicios): Se relaciona con el cumplimiento de la normatividad de seguridad y
salud en el trabajo durante la ejecución de los trabajos, de acuerdo a lo establecido
en la normatividad vigente y los requisitos precontractuales y contractuales
establecidos en el contrato/orden de servicio.

Índice de Frecuencia de Accidentalidad Ocupacional (IF)
Donde X es valor del índice de frecuencia establecido en los
indicadores, definidos dentro de su SG – SST.
Evaluación y Seguimiento Gestión SST
Si IF = 0, obtendrá el puntaje máximo.

10
DESEMPEÑO SST
Si IF > 0 y =<X, se asignará el 50% del puntaje máximo

Si IF > X, obtendrá 0.
El IF a tener en cuenta en este subcriterio es el obtenido por

el Contratista en la ejecución del Contrato.
Es el resultado del seguimiento de la Gestión SST del
Contratista, enmarcada dentro los requisitos contractuales del
anexo SST. Se realizaran evaluaciones permanentes y se
promediaran para la calificación de este criterio.
D.
Si el cumplimiento promedio es igual o superior al 90% obiene

90
el 100% del puntaje asignado
Si el cumplimiento promedio se encuentra por debajo del 90%
se obtendrá puntaje como se indica a continuación:
(Calificación Cumplimiento promedio del Plan SST x 50/100


Generales
trabajo (revisar periódicamente durante cada

Obligación de afiliación y pagos al Sistema
trabajo y enfermedades laborales ocurridos

durante el periodo de vigencia del contrato
Informe Mensual de ejecución del Plan de

contrato el cumplimiento de normatividad
General de Riesgos Laborales (antes del
Reportar estadísticas de accidentes de
Trabajo en SST, durante la vigencia del

desarrollo de las actividades objeto del
Informarse sobre los peligros y riesgos
generales y específicos de su zona de
Verificar periódicamente y durante el

inicio del contrato y periódicamente)
Duración del Contrato
contrato
año)
SST
Todos los contratos que superen 1 mes X X** X X** X
**Cumplimiento del Requisito será asegurado por la EEBP durante la ejecución del contrato.
E. DESEMPEÑO AMBIENTAL
 Desempeño Ambiental (aplica para evaluación/revaluación de Obras y Servicios):

Se relaciona con el cumplimiento de la normatividad ambiental durante la ejecución
de los trabajos; de acuerdo a los requisitos precontractuales y contractuales
establecidos en el contrato/orden de servicio.
6.4.1.3 Ponderación Criterios de Evaluación
No necesariamente se tienen que evaluar todos los aspectos indicados, los aspectos que
no aplican no se califican (se asigna valor “0”) y el instrumento de evaluación de manera
automática realiza la ponderación a los factores evaluados con el fin de que la calificación
siempre tenga como base 100 puntos.
En el Formato de Calificación de Proveedores en la columna Puntaje Asignado se registra

el puntaje que estime el interventor o administrador del contrato u orden de compra sin
sobrepasar el puntaje máximo de 100%.
Se asigna ponderación a cada criterio de evaluación de acuerdo a lo establecido en la

siguiente tabla:


Tema Factores %
ASPECTO TÉCNICO CONFORMIDAD 50.0%
CUMPLIMIENTO CUMPLIMIENTO 20.5%
TRANSFERENCIA DEL
EFECTIVIDAD 0,2%
CONOCIMIENTO
DESEMPEÑO SST EFECTIVIDAD 15.0%
DESEMPEÑO AMBIENTAL EFECTIVIDAD 14.0%
POSTCONTRACTUAL SERVICIO POSTCONTRATUAL 0.1%
POSTCONTRACTUAL RECLAMACIONES 0.2%
TOTAL 100%
6.4.1 ETAPA POSTCONTRACTUAL
Aplica para los contratos ya terminados y que sólo se registran los eventos por
incumplimiento, mala atención a reclamaciones o deficiencias en la prestación del servicio
postventa. Estas notificaciones deben quedar debidamente justificadas.
 Servicio Postcontractual: Este aspecto permite evaluar todos los servicios

postcontractuales derivados del contrato u orden de compra, incluye garantías,
reposiciones, servicios de mantenimiento, suministro de repuestos a máquinas
especializadas, entre otros.
 Reclamaciones: Evalúa la gestión y oportuna respuesta del contratista para

resolver inconformidades que se desprendan de la prestación de un servicio o
suministro de un bien. Este aspecto se califica sólo por excepción.

SERVICIO
TRACTUAL
POSTCON
La respuesta al servicio solicitado es inoportuna. 100

POSTCONTRATUAL
(Se califica por El proveedor o contratista no da cumplimiento del
excepción) servicio Postcontractual ofrecido. 000



RECLAMACIONES La atención a la reclamación es inoportuna. 100
(Se califica por
excepción)
No da respuesta a la reclamación. 000
6.5 REVALUACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS
Una vez termina la ejecución del contrato/orden de servicio, el supervisor e interventor a

cargo aplicará el formato de Evaluación/Certificación de Cumplimiento, a través del cual se
evaluará el desempeño del Proveedores/Contratista de acuerdo con los criterios
establecidos y aplicables al bien o servicio suministrado.
6.5.1 Periodo de Revaluación Bienes y Servicios
Una vez sea recibido el bien o finalizado el tiempo de ejecución de la obra y servicio, se
procederá a realizar la evaluación de desempeño de los criterios aplicables. La información
debe ser remitida al equipo de Abastecimiento y Logística para su consolidación y posterior
revaluación.
El proceso de Revaluación se realiza con una frecuencia ANUAL y unifica evaluaciones

periódicas, de varios contratos u órdenes de compra/servicios realizados durante la
Vigencia por cada Proveedor/Contratistas.
Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando la EEBP lo considere
pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su Sistema Integrado de Gestión (Calidad,
Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiental).
6.1 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES/CONTRATISTAS
De acuerdo con el sistema de Evaluación/Revaluación de proveedores de Bienes y

Servicios definido para la EEBP, se establece la siguiente clasificación según el porcentaje
total obtenido:
DESCUENTO
DESCRIPCIÓN PARA FUTUROS
TOTAL CATEGORÍA
PROCESOS
Proveedor que permite asegurar la
Altamente
prestación del servicio y el
Confiable
desarrollo de la operación,
De 95% a 100% 0 Puntos
disponiendo con bienes y servicios
Calificación
de calidad y de forma oportuna.
(AAA)
Preferirlo al comprar.
Confiable Proveedor que CUMPLE los
De 80% a 94% 1 Punto
requisitos y permite a la EEBP la


DESCUENTO
DESCRIPCIÓN PARA FUTUROS
TOTAL CATEGORÍA
PROCESOS
Calificación prestación del servicio, disponiendo
(AA) con bienes y servicios de calidad en
el corto plazo, puede participar y ser
seleccionado en algunos contratos
de la EEBP.
Proveedor que incumple con
regularidad con los requisitos
exigidos, los productos o servicios
deben ser sometidos a inspecciones
para determinar su calidad y
Poco Confiable aumenta el riesgo para la prestación
De 50% a 79% del servicio y el desarrollo de los 2 Puntos
Calificación (A) proyectos de la operación.
Esporádicamente puede participar y
ser seleccionado en procesos de la
EEBP en la medida que muestre
avance en la gestión de factores a
mejorar.
Proveedor que no cumple con los
requisitos exigidos para asegurar la
calidad de los bienes o servicios, los
productos o servicios son de mala
calidad y deben ser sometidos a
inspecciones rigurosas. Debe
De 1% a 50% No Confiable 3 Puntos
descartarse su participación y/o
selección en procesos de
contratación de la EEBP, hasta
tanto no cumpla totalmente planes
de mejora y haya sido aprobado por
empresa.
Para el caso de proveedores únicos o de bienes para los procesos de distribución y

comercialización de energía eléctrica y cuya clasificación se encuentre en “Poco confiable”
o “No confiable” y sea necesario la compra de un bien o servicio suministrada por este tipo
de proveedores, la compra podrá efectuarse y será necesaria su evaluación y
retroalimentación.
El sistema de Evaluación/Revaluación de Proveedores/Contratistas contenida en

este documento entra en vigencia a partir del 1 de Enero de 2017.
6.2 COMUNICAR LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN/REVALUACIÓN
Una vez concluida la evaluación se informará al Proveedor/Contratista, a través de

comunicación suscrita por el responsable de la evaluación y el Gerente General, el
porcentaje obtenido y la categoría en la cual quedo clasificado. Así mismo, los resultados
consolidados se remitirán a la Profesional de Calidad y Planeación Estratégica, responsable
del actualizar la información en el Sistema Integrado de Gestión.


La EEBP enviará el resultado de la calificación a cada proveedor, cuando la nota

obtenida sea inferior a 80 %, acompañada del Formato de Mejoramiento de la Gestión
de Proveedores, que se encuentra en los anexos de este documento.
En caso de que resulte Proveedor No Confiable, se le solicitará establecer las acciones

que se requieran para la mejora de su desempeño. Igualmente se analizará la conveniencia
de que en un próximo proceso de contratación se descuente del puntaje obtenido
determinados puntos por las penalizaciones, deducciones o sanciones que hayan sido
impuestas en determinado contrato.
El Proveedor/Contratista podrá presentar el recurso de reposición durante los siguientes

cinco (5) días hábiles.
7. REGISTROS
 F4.MPA4 Evaluación / Selección Proveedores/Contratistas

 Evaluación Seguridad y Salud en el Trabajo Proveedores/Contratistas (Preliminar)
 Formato de Evaluación Gestión Ambiental Proveedores/Contratistas (Preliminar)
 F5.MPA4 Evaluación / Certificación de Cumplimiento Proveedores/Contratistas
 Plantilla Comunicación Externa Resultados Revaluación
RELACIÓN DE VERSIONES Y NATURALEZA DE CAMBIOS
Versión Fecha Cambio
0.0 01/11/2015 Versión Preliminar
1.0 03/11/2016 Revisión y Aprobación del Documento

Se modifica el numeral 6.4.1.3 Ponderación Criterios de Evaluación, se incluye tabla de los
2.0 24/03/2017
criterios de evaluación con la ponderación asignada.
ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
Elaboró Revisó Revisó Aprobó


ANA SILVIA ZAMBRANO ROMO KELLY OSMAN PRADO

MARÍA LUCILA ACOSTA VIVIANA SALAMANCA
Subgerente Administrativo y HERRERA
Profesional de Calidad y PE Asesora de Contratación
Financiero Gerente General


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PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y GU1.

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GUÍA DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REVALUACIÓN

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

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Su aplicación se extiende también a las compras y suministros en las cuales el proveedor

Establecer una guía metodológica para la Selección, Evaluación y Revaluación del

Aplica para los contratos celebrados entre la EEBP y sus proveedores/contratistas de

Se consideran contratos críticos, aquellos que representen:

 Alto riesgo de accidentes y de violaciones de derechos humanos.

El Contratista debe cumplir con la normatividad legal en Seguridad Salud en el Trabajo y

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 SELECCIÓN: Criterios a evaluarse para adjudicar la compra de un bien o servicio,

 SST: Entiéndase como Seguridad y Salud en el Trabajo

 SSTA: Entiéndase como Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiente

 EVALUACIÓN: Es la calificación que define la gestión del proveedor en la ejecución

 REVALUACIÓN: Es el proceso de evaluación que se realiza de manera periódica y

 SUPERVISOR: Persona natural que en calidad de trabajador de la EEBP

 INTERVENTOR: Persona natural o jurídica externa a la Entidad, contratada

 GESTIÓN DE RIESGOS: Ciclo mediante el cual se realiza la planeación,

 GRUPO DE INTERÉS: Es toda persona o grupo de personas que está interesado o

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 CONTRATISTA – PROVEEDOR CRITICO: Todo aquel que a causa de una

 CONTRATISTAS: Para efectos del Sistema Integrado de Gestión, los contratistas

 EQUIPO CRÍTICO: Equipo (sistema, sub sistema o dispositivo mecánico,

 SUBCONTRATISTA: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante

 RESPONSABILIDAD SOBRE PRODUCTO: Consiste en la evidencia objetiva de la

 PROVEEDORES SIGNIFICATIVOS: Empresas externas de las que se obtienen

 PROVEEDORES LOCALES: Son proveedores de materiales productos y servicios

 PROVEEDORES: Organización o persona que proporciona un producto. En una

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 PARTE INTERESADA: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo

 OFERENTE O PROPONENTE: Persona natural o jurídica que presenta ofertas o

 PLAN DE MANEJO AMBIENTAL (PMA): Es el instrumento administrativo de

 PLAN DE MANEJO FORESTAL: Es la formulación y descripción de los sistemas y

 PLAN DE APROVECHAMIENTO FORESTAL: Es la descripción de los sistemas,

 PLIEGO DE CONDICIONES: Documento de referencia que contiene la información

 PRODUCTO CERTIFICADO: Es aquel que ha superado con éxito las pruebas

 EFECTIVIDAD DE LA TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS: Formación de

 PLAN DE CALIDAD: Documento diseñado para la ejecución de las actividades y

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reciente, de las empresas colaboradoras y normas relacionadas como la

• ACUMULADOR: Fuente de energía eléctrica obtenida por transformación directa

• RESIDUOS SÓLIDOS APROVECHABLES: Cualquier material, objeto, sustancia o

• RESIDUOS PELIGROSOS: Es aquel residuo o desecho que por sus características

• RESIDUOS ESPECIALES: Residuos sólidos que por su calidad, cantidad,

• RAEE: Residuos y Aparatos Eléctricos y Electrónicos.

• PERIFÉRICOS: Conjunto de dispositivos hardware de una computadora que

 El equipo de Gestión Administrativa y Servicios Logísticos es responsable por

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calificación de los proveedores/contratistas; de promover al interior de sus

 El usuario final califica la etapa Postcontractual con el apoyo de los profesionales

6.1 ETAPA PRECONTRACTUAL:

El Responsable de la compra o suministro, revisa y adapta los requerimientos que obran

En cualquier caso, la procedibilidad de los requisitos SSTA y de seguridad de procesos