Instructivo Manejo de Inventarios y Costos

Existen unos pasos básicos de revisión para el buen manejo de los inventarios y que
estos a su vez coincidan con el valor contabilizado en las cuentas de inventario. Estos
son los siguientes:

1. Una apropiada clasificación de los grupos de inventarios, puesto que esta in-
formación se usa para excluir o incluir en los criterios de los informes:
Revisar que todos los productos tengan el grupo correspondiente asignado,
para lo cual ingrese por la ruta NUEVO DOCUMENTO / PRODUCTO A IN-
VENTARIO / HOJA DE DATOS (una vez allí verifique la adecuada asignación
del “Grupo 1”)

2. Los productos deben tener asignada la Plantilla de Contabilización correcta:

Ingrese por la ruta PANEL PRINCIPAL / INFORMES / INVENTARIOS / CON-
TABILIZACION ASIGNADA verifique las contabilizaciones asignadas a los
productos teniendo en cuenta el grupo. No olvidar generar el informe de Pro-
ductos sin Contabilización

3. No se deben afectar cuentas de inventario en documentos que no manejan

ítem de inventario. Por ejemplo si se afecta una cuenta de inventarios en el
documento nota de contabilidad solo afectará la contabilidad pero no los in-
ventarios.
No deben existir registros “manuales” en las cuentas contables de inventario:
Verifique que en el libro auxiliar de la cuenta de Inventarios (Cuenta 14) NO
existan registros hechos por documentos distintos a aquellos que manejan in-
ventario (Ningún registro por Nota de Contabilidad, Recibo de Caja, Compro-
bante de Egreso, etc.)

4. Favor correr el Costo Promedio (PANEL PRINCIPAL / COSTO PROMEDIO)

5. Revisión de los Informes de Auditoría: Ruta: PANEL PRINCIPAL /

INFORMES / AUDITORIA
a.) Informe Doc. Descuadrados: No deben existir documentos descuadra-
dos en su contabilización.

b.) Informe Doc. Sin Contabilizar: No deben existir documentos afectando

inventarios que contablemente no tengan registros

c.) Informe Diferencia Ítems Contabilización: No debe existir diferencias en

los totales de los documentos frente al total contabilizado. En este docu-
mento únicamente se aceptan aquellas Facturas de Compra en las que
se registran transacciones hechas con Terceros de Régimen Simplifica-
do en la medida que el IVA TEORICO se registra en la contabilidad úni-
camente.
 d.) Informe Costo Promedio Negativo: Revisar las tres opciones que posee
este informe:

- Costos Cero o Negativo: No deben existir productos alguno en este in-

forme (no olvidar filtrar los grupos de inventario). Hace referencia a Pro-
ductos que se encuentran sin costo; básicamente a productos a los que
se les ha dado salida sin existir antes una entrada. Para efectos de
existencias de inventarios estas salidas descuentan las cantidades de
inventario, pero para efectos contables como se encuentran sin costo
no afectan contabilidad.

- Cantidades Negativas: No deben existir producto alguno en este infor-

me (no olvidar filtrar los grupos de inventario): Se trata de observar los
saldos negativos en existencias de inventarios de los productos. World
Office permite la salida de productos aunque no hayan existencias
(cuando el usuario así lo parametrice), si este producto ha tenido alguna
entrada (documentos: Factura de Compra, Compra extranjera, Entrada
de Producto Terminado, etc.) y por ende hay forma de obtener su costo
este asigna a las cantidades negativas el ultimo costo promedio, cuan-
do se realiza una compra después de existir saldos negativos en exis-
tencias vuelve e inicia el costeo, lo cual genera las diferencias contables
con los informes de inventarios. Una solución es no manejar saldos en
existencias negativas. Mediante este informe se pueden ver los produc-
tos que tienen saldos negativos a una fecha determinada indicando el
documento en el cual se originó, por tanto sería necesario darle una en-
trada (factura de compra o compra extranjera) para que no queden los
saldos negativos, una vez dado el ingreso es necesario correr nueva-
mente el costo promedio y por ende el costo de ventas.

- Informe Diferencia en Costos en Devoluciones: Esta opción consiste en

realizar un ajuste contable (nota de contabilidad – única aceptada) de la
diferencia entre el costo actual del producto y el valor con el que se ad-
quirió cuando existe una devolución en compras. Al realizar una devolu-
ción en compras al proveedor se le reintegra el producto al mismo valor
que se le compró pero a la fecha de la devolución el costo promedio de
este producto ha podido variar por lo que se puede generar una diferen-
cia y esta es la que se debe ajustar en la nota de contabilidad afectando
la cuenta de inventario contra el costo.

6. Si alguno de los informes de Auditoria (Punto 5) genera observaciones, por

favor corregirlas y volver a iniciar el proceso des del el Punto No. 4

7. Cuando los informes de Auditoría salgan limpios (sin ningún reporte) debe
contabilizar el costo de venta para lo cual ingrese por la ruta: PANEL
PRINCIPAL / NUEVO DOCUMENTO / COSTO DE VENTA, este documento
es automático, la forma de manejarlo se puede observar en el siguiente video:
http://www.worldoffice.com.co/Preguntas/cdv/1/1.html

8. Por último compare el informe contable (saldo de la cuenta 14 Inventarios)

frente al informe de existencias de inventario.
Cordialmente,.

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