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Buenas Prácticas para Realizar Entrevistas de

Auditoría

Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones.


Es necesario que se realice un análisis y se determine la mejor práctica de
acuerdo con cada organización.

Práctica SI NO N/A

Programar con anticipación el día y hora de la


reunión con el entrevistado.

Definir el objetivo de la entrevista y su alcance.

Revisar antes de la entrevista, las políticas,


procedimientos del proceso, así como los trabajos
de auditoría realizados con anterioridad.

Incluir el acompañamiento de dos auditores a la


entrevista, uno para dirigirla y otro para tomar
notas.

Identificar los nombres, cargos y


responsabilidades de las personas a entrevistar,
así como los objetivos de su departamento.

Asegurarse que el sitio donde se realizará la


reunión sea apropiado, evitando distracciones.

Solucionar cualquier evento que pueda distraer a


los entrevistados, en el lugar asignado para la
reunión.
Práctica SI NO N/A

Saludar a los entrevistados con amabilidad y


sonriendo.

Romper el hielo con el entrevistado antes de


abordarlo con preguntas, de tal forma que no se
sienta intimidado, generando un espacio en
común.

Proyectar credibilidad, amabilidad, entusiasmo,


interés, educación y conocimiento sobre cómo
funciona la auditoría. (No se espera que el auditor tenga
conocimiento 100% del proceso).

Presentar lo mejor de usted al entrevistado,


siendo claro al hablar, concreto y preciso, así
como estableciendo el tono de la reunión.

Mantener siempre contacto visual, sonreír y


demostrar que se está prestando atención.

Informar al entrevistado el objetivo de la


auditoría, el propósito de la entrevista,
expresándole lo que se espera de la reunión, así
como el rol y/o cargo que tiene el auditor.

Explicar al entrevistado que se va a revisar el


proceso y no a las personas, transmitiendo
tranquilidad.

Definir y presentar la agenda de la reunión por


adelantado al entrevistado.

Indagar con el entrevistado si tiene alguna


pregunta antes de comenzar (¿cuáles son sus
preguntas?).
Práctica SI NO N/A

Evitar realizar las siguientes preguntas, pues las


mismas pueden ser percibidas como agresivas:
• ¿Tiene alguna pregunta?
• ¿Entiende?
• ¿Hay algo que necesita decir?

Darle la oportunidad al entrevistado de hablar de


su rol en la compañía, que le cuente de sí mismo,
lo cual ayuda a reducir su temor y le genera
confianza para hablar (estudios, alcance de su
responsabilidad).

Desarrollar preguntas abiertas que motiven al


entrevistado a compartir el conocimiento de su
proceso, siendo así él quien más habla.

Entre las preguntas se encuentran:

• ¿Cuénteme cómo funciona?


• ¿Cuál es el orden?
• ¿Cada cuánto ocurre la revisión y quién la
hace?
• ¿Cuáles son las excepciones?
• ¿Cómo se identifica que algo está mal?

Volver a preguntar por parte del auditor si no se


entendió la respuesta del entrevistado.

Hacer que la entrevista sea vista como una


conversación fluida y no como un interrogatorio.

Parafrasear y/o resumir las respuestas del


entrevistado, asegurando la comprensión de las
respuestas entregadas.

Realizar pruebas de recorrido de la evidencia de


los controles.
Práctica SI NO N/A

No actuar como un consultor, y por tanto no


indicarles cómo deben hacer las cosas.

Al terminar la entrevista, explicar lo que sucede


después, indagar nuevamente si hay alguna
pregunta, dejar su tarjeta y agradecer por el
tiempo y asistencia (decir gracias).

Programar una nueva reunión si el tiempo no fue


suficiente para cumplir con los objetivos.

Registrar por medio de acta y/o documento


similar los resultados de la entrevista.

Reportar al nivel superior de auditoría, los


eventos informados por el entrevistado que no se
tenían definidos dentro del alcance, de tal forma
que se evalué la viabilidad de su inclusión en el
Plan de Auditoría y/o su tratamiento.

Realizar una autoevaluación después de cada


entrevista, para identificar oportunidades de
mejora.