Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones.
Es necesario que se realice un análisis y se determine la mejor práctica de acuerdo con cada organización.
Práctica SI NO N/A
Programar con anticipación el día y hora de la
reunión con el entrevistado.
Definir el objetivo de la entrevista y su alcance.
Revisar antes de la entrevista, las políticas,
procedimientos del proceso, así como los trabajos de auditoría realizados con anterioridad.
Incluir el acompañamiento de dos auditores a la
entrevista, uno para dirigirla y otro para tomar notas.
Identificar los nombres, cargos y
responsabilidades de las personas a entrevistar, así como los objetivos de su departamento.
Asegurarse que el sitio donde se realizará la
reunión sea apropiado, evitando distracciones.
Solucionar cualquier evento que pueda distraer a
los entrevistados, en el lugar asignado para la reunión. Práctica SI NO N/A
Saludar a los entrevistados con amabilidad y
sonriendo.
Romper el hielo con el entrevistado antes de
abordarlo con preguntas, de tal forma que no se sienta intimidado, generando un espacio en común.
Proyectar credibilidad, amabilidad, entusiasmo,
interés, educación y conocimiento sobre cómo funciona la auditoría. (No se espera que el auditor tenga conocimiento 100% del proceso).
Presentar lo mejor de usted al entrevistado,
siendo claro al hablar, concreto y preciso, así como estableciendo el tono de la reunión.
Mantener siempre contacto visual, sonreír y
demostrar que se está prestando atención.
Informar al entrevistado el objetivo de la
auditoría, el propósito de la entrevista, expresándole lo que se espera de la reunión, así como el rol y/o cargo que tiene el auditor.
Explicar al entrevistado que se va a revisar el
proceso y no a las personas, transmitiendo tranquilidad.
Definir y presentar la agenda de la reunión por
adelantado al entrevistado.
Indagar con el entrevistado si tiene alguna
pregunta antes de comenzar (¿cuáles son sus preguntas?). Práctica SI NO N/A
Evitar realizar las siguientes preguntas, pues las
mismas pueden ser percibidas como agresivas: • ¿Tiene alguna pregunta? • ¿Entiende? • ¿Hay algo que necesita decir?
Darle la oportunidad al entrevistado de hablar de
su rol en la compañía, que le cuente de sí mismo, lo cual ayuda a reducir su temor y le genera confianza para hablar (estudios, alcance de su responsabilidad).
Desarrollar preguntas abiertas que motiven al
entrevistado a compartir el conocimiento de su proceso, siendo así él quien más habla.
Entre las preguntas se encuentran:
• ¿Cuénteme cómo funciona?
• ¿Cuál es el orden? • ¿Cada cuánto ocurre la revisión y quién la hace? • ¿Cuáles son las excepciones? • ¿Cómo se identifica que algo está mal?
Volver a preguntar por parte del auditor si no se
entendió la respuesta del entrevistado.
Hacer que la entrevista sea vista como una
conversación fluida y no como un interrogatorio.
Parafrasear y/o resumir las respuestas del
entrevistado, asegurando la comprensión de las respuestas entregadas.
Realizar pruebas de recorrido de la evidencia de
los controles. Práctica SI NO N/A
No actuar como un consultor, y por tanto no
indicarles cómo deben hacer las cosas.
Al terminar la entrevista, explicar lo que sucede
después, indagar nuevamente si hay alguna pregunta, dejar su tarjeta y agradecer por el tiempo y asistencia (decir gracias).
Programar una nueva reunión si el tiempo no fue
suficiente para cumplir con los objetivos.
Registrar por medio de acta y/o documento
similar los resultados de la entrevista.
Reportar al nivel superior de auditoría, los
eventos informados por el entrevistado que no se tenían definidos dentro del alcance, de tal forma que se evalué la viabilidad de su inclusión en el Plan de Auditoría y/o su tratamiento.
Realizar una autoevaluación después de cada
entrevista, para identificar oportunidades de mejora.