FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

ORGANIZACIÓN Y METODOS

TUTOR
Yanez Gabriel

PRIMERA ENTREGA

PRESENTADO POR:
Karen Ballesteros Santos
CODIGO: 1711023005

Paula Lizeth Picón Pulido

CODIGO: 1721021839

Víctor Luis Guerra Mena

CODIGO: 1521025875

Jorge Luis Castilla Muñoz

CODIGO: 1721025693

Claudia Lorena Bernal Hurtado

CODIGO: 1611025691

CASO COMPUTEC OUTSOURCING SAS

COHORTE 1
2019

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CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ...........................................................................................................3
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL ......................................................................................... 4
2. LINEA BASE DE INFORMACION ................................................................................5
2.1 DIAGNOSTICO INICIAL ....................................................................................... 5
2.2 CARACTERISTICAS DEL SERVICIO ................ Error! Bookmark not defined.
2.3 ESTUDIO BASICO DE LA EMPRESA .................................................................6
3. MISION Y VISION.........................................................................................................7
4. PROBLEMAS IDENTIFICADOS ..........................................................................8
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 11
6. BIBLIOGRAFÍA ..........................................................................................................13

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1. INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta la situación que se presenta actualmente en la empresa Computec

Outsourcing de documentos SAS, la cual se genera a raíz de la falta de recursos económicos para

sostener el negocio, dada esta novedad se han visto afectadas varias áreas de la compañía como

lo son, producción, transporte y distribución, lo que adicionalmente genera retrasos en los

reportes hacia los diferentes clientes, creando una insatisfacción directa y ocasionando pérdidas

de contratos directos por estas novedades o sanciones por el no cumplimiento de los ANS

(acuerdos a nivel de servicio) con los clientes de computec.

De acuerdo a la problemática expuesta, se debe validar una solución para la empresa

Computec Outsourcing de documentos SAS, debido a que actualmente no tienen una fluidez de

caja y dado a la alta demanda de procesos, no es suficiente el recurso para cumplir a los clientes

directos y continuar en el mercado logístico.

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1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Implementar los temas vistos en el módulo de organización y métodos, con el fin de dar

una solución viable a la problemática generada en la empresa Computec Outsourcing de

documentos SAS, por la baja fluidez de caja lo que viene generando inconvenientes en todas

las áreas productivas de la empresa.

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2. LINEA BASE DE INFORMACIÓN

2.1 DIAGNÓSTICO INICIAL:

Computec es una empresa que se dedica al procesamiento, impresión y distribución de

objetos postales, debido al ingreso de nuevas tecnologías el volumen de distribución físico ha

disminuido drásticamente, lo que ha generado que el ingreso y rentabilidad por la prestación

de los servicios disminuya de manera significativa. Teniendo en cuenta la información

anterior, la baja fluidez de caja por pérdida de clientes que han migrado a entrega de su

facturación de manera electrónica, ha tenido que disminuir en el personal y en el costo de

algunos procesos que ayudaban a realizar las entregas de manera más rápida para sus

clientes, lo que ha generado sanciones afectando aún más el tema económico.

2.2 CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO:

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2.3 ESTUDIO BÁSICO DE LA EMPRESA:

Computec cuenta actualmente con una planta ubicada en la ciudad de Bogotá, en donde se

genera el procesamiento de las bases de datos transmitidos por los diferentes clientes mediante

canales dedicados, también dentro de la planta está el área de producción en donde se encuentran

las máquinas impresoras tanto de color como a blanco y negro, el área de alistamiento en donde

se encuentran las máquinas de alistamiento automático y las áreas operativas como lo son

distribución en donde se genera el rastreo a la entrega de documentos y comercial quienes se

dedican al mantenimientos de clientes y ventas el servicio.

Área de alistamiento e impresión

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3. MISIÓN:

Ayudar a nuestros clientes a responder de forma rápida y eficaz a las dinámicas del mercado,

permitiéndoles ser más ágiles y competitivos usando la tecnología y la experiencia de nuestro

talento humano a través del Outsourcing de procesos.

VISIÓN:

Ser la compañía más reconocida en el Outsourcing de procesos a nivel nacional.

Estamos comprometidos con la Excelencia

La innovación, la excelencia y el compromiso que siempre nos ha caracterizado, ahora se

enfocan en la transformación para ofrecer el mejor servicio en la nueva era digital.

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4. PROBLEMÁTICAS IDENTIFICADAS:

De acuerdo a los ANS (acuerdos a nivel de servicio) pactados con los clientes, se evidencia

que los tiempos no son cumplibles dado a que no se tienen en cuenta ciertos factores, esto genera

que la promesa de entrega de los procesos no sea la esperada, lo que repercute en el momento de

la facturación de los servicios prestados y la fluidez de caja.

 Tiempos estándar del proceso para todos los clientes:

1. Tiempos reales en transporte: Se evidencia que, dentro de los acuerdos con los

clientes, no se tiene estipulado un tiempo prudencial para generar el transporte a los

diferentes municipios del país, en este caso el cliente espera que finalizado el proceso de

procesamiento, impresión y alistamiento, se inicie con la distribución de los procesos,

pero no se tiene en cuenta que no todo el proceso es Bogotá y que se deben realizar

despachos a nivel nacional, en donde por tipo destino se tiene una promesa de entrega por

parte de las empresas transportadoras hasta de 6 días para territorios nacionales y los

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clientes no están teniendo en cuenta este proceso, lo que genera que solo en el transporte

ya el proceso llegue vencido y no se logre la entrega en el plazo otorgado por el cliente.

En la siguiente tabla se relacionan los tiempos reales de transporte los cuales no son

tenidos en cuenta por los clientes y que de manera significativa afectan la fluidez y la

entrega esperada:

DEPARTAMENTO CAPITAL TIEMPO HRS DIAS

AMAZONAS LETICIA 48 2
ANTIOQUIA MEDELLIN 24 1
ARAUCA ARAUCA 120 5
ATLANTICO BARRANQUILLA 24 1
BOLIVAR CARTAGENA 24 1
BOYACA TUNJA 24 1
CALDAS MANIZALES 24 1
CAQUETA FLORENCIA 72 3
CASANARE YOPAL 96 4
CAUCA POPAYAN 48 2
CESAR VALLEDUPAR 24 1
CHOCO QUIBDO 120 5
CORDOBA MONTERIA 24 1
CUNDINAMARCA BOGOTA 24 1
GUAINIA PUERTO INIRIDA 144 6
GUAVIARE SAN JOSE DEL GUAVIARE 144 6
HUILA NEIVA 24 1
LA GUAJIRA RIOHACHA 48 2
MAGDALENA SANTA MARTA 24 1
META VILLAVICENCIO 24 1
NARIÑO PASTO 72 3
NORTE DE SANTANDER CUCUTA 48 2
PUTUMAYO MOCOA 96 4
QUINDIO ARMENIA 24 1
RISARALDA PEREIRA 24 1
San Andres y Providencia SAN ANDRES 48 2
SANTANDER BUCARAMANGA 24 1
SUCRE SINCELEJO 48 2
TOLIMA IBAGUE 24 1
VALLE DEL CAUCA CALI 24 1
VAUPES MITU 144 6
VICHADA PUERTO CARREÑO 144 6

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2. Tiempo en distribución: en la parte superior se encuentran los tiempos que los

clientes esperan que se realice la distribución y entrega de sus documentos, cabe resaltar

que las facturas no solo están dirigidas a capitales si no a tipos destino lejanos, en los

cuales se dificulta el transporte y esto afecta la entrega de los documentos de manera

oportuna como el reporte de las gestiones para realizar los diferentes informes.

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5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES

Luego de revisar la problemática planteada por la empresa “Computec Outsourcing de

Documentos S.A.A” y de revisar lo proporcionado por el módulo de Organización y Métodos, se

concluye que Computec, a pesar de que en su Misión ofrece rapidez y eficacia en la entrega de

sus productos por medio de la innovación y la excelencia, no previó el ingreso de nuevas

tecnologías a sus procesos lo que generó un estancamiento en sus servicios y por ende la

afectación de sus ingresos y rentabilidad, lo que además terminó afectado todo el ciclo de

producción, entrega, el recurso humano y lo que es peor la pérdida de clientes.

De acuerdo a lo expresado se sugiere adoptar estrategias que vayan encaminadas a la

utilización de nuevos métodos que le permitan resurgir en un medio que avanza a pasos

agigantados en cuanto a tecnología y de igual manera revaluar los procesos en los tiempos de

entrega, ofertando lo que la empresa puede ofrecer en tiempos reales para así estar acorde con lo

establecido en su misión.

Por tanto es indispensable que la empresa Computec asuma un comportamiento distinto

acorde a las exigencias del medio competitivo en el que se desenvuelve.

5.2. RECOMENDACIONES

1. Se debe fidelizar los clientes existentes esto solo se lograra dando lo prometido

por lo que es urgente convocar a reunión con cada uno de ellos y plantear tiempos reales

de acuerdo a los destinos, ofrecer mejora de servicio pos.

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2. Llevar a cabo implementación de propuesta de mejora en tiempos, de forma

gradual para evitar resistencia del recurso humano.

3. Establecer un sistema que permita controlar los gastos logísticos en los que se

incurre durante el desarrollo del proceso en busca de su minimización.

4. Cumplir oportunamente con la entrega de la mensajería, como una de las

prioridades que le dará valor agregado al servicio prestado.

5. Captación de nuevos clientes potenciales

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6. BIBLIOGRAFÍA

3 Computec Outsourcing S.A.S. 2018. Disponible en https://www.computec.com/

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