ESTATES OFFICE ‐ OPERATIONS 
 
WORKS INSTRUCTION  WI – 13 
 
 
 
 
 
 
 
Use of Gas 
 
Installation and Use of Gas in University Premises 

 
ISSUE RECORD 
Revision  Description   Updated  Compiled   Review  
Date  by  date 
01  Modified Jan 2010  J Cummins  Jan 2011
02  Modified  Apr 2011  A Riddick  Apr 2012 
03  Modified  June 2011  A Riddick  June 2012 
WORKS INSTRUCTION WI‐13 
Use of Gas   

1.  Introduction 
   
  1.1  General Information 
    1.1.1  The Purpose of this Works Instruction
      The  purpose  of  this  Works  Instruction  is  to  provide  a  framework  for  gas 
safety within the University, and to stipulate the necessary procedures for 
the operation and maintenance of gas systems.
       
    1.1.2  The Legal Situation
      The  installation  and use of fuel gas supplied through pipes is  regulated by 
various Acts of Parliament. Of primary importance to The University are;
       
      a. The Health and Safety at Work Act 1974.
      b. The Gas Safety (Installation and Use) Regulations 1998. 
       
      These  statutory  provisions  include  possible  prosecution  of  individuals  or 
organizations if the requirements are not complied with. 
       
  1.2  Health and Safety 
    The H&SW Act 1974 makes provision for health, safety and welfare in the work place 
and applies to employment generally.  The requirements of the Act in the context of 
University premises will generally be met by observing Works Instructions (*) and in 
planning, controlling and documenting Works in a systematic manner. 
     
    (*)   WI 9G Control of Work in University Premises.
     
  1.3  Gas Safety 
    Primarily  the  Gas  Safety  (Installation  &  Use)  Regulations  1998  place  a  duty  on  the 
"Gas  Installer"  to  ensure  that  the  Regulations  are  observed.    In  addition  there  are 
duties placed upon the users of gas appliances and persons responsible for premises.  
The implications of this must be evident to all members of the Estate Office since we 
specify,  install,  maintain  appliances  and  equipment  and  control  the  operations  of 
contractors.    With  regard  to  premises,  apart  from  our  responsibilities  for  buildings 
and being the "Users" of gas appliances, this Department has a duty of care to the 
occupiers of University premises for gas safety.
     
    In  unsafe  situations,  Estates  Office  Operatives  should  refer  to  The  Gas  Industry 
Unsafe Situations procedure.
     
  1.4  Consumer Protection 
    The Consumer Protection Act 1987 has the effect of amending the Health and Safety 
at  Work  Act  1974  such  that  manufacturers  and  suppliers  of  equipment  and 
substances  for  use  at  work  are  required  to  provide  adequate  information  covering 
the  safe  use  of  that  equipment  and/or  substance.    This  legislation  also  lays  down 
requirements with respect to product liability.
     
    In  the  case  of  equipment  or  appliances  it  is  necessary  to  formally  receive  product 
information, since in  the absence of manufacturers information or instructions you 
may not be able to confirm the design/operating limitations of the equipment.
     
    All  maintenance  and  operating  instructions  shall  be  centrally  recorded  and  be 
available, in the case of maintenance instructions, for reference. 

University of Bristol  Page 2
Estates Office   Re‐Issue Date
     June 2011
WORKS INSTRUCTION WI‐13 
Use of Gas   

2.  Design, Installation and Use of Gas Systems
     
  2.1  Design of Systems 
    All  new,  replacement  or  extended  gas  systems  shall  incorporate,  at  the  design 
stage, appropriate "Best Practice".
     
    Should the design work be undertaken internally then reference shall be made to 
Standard Codes of Practice as published by the British Standards Institution, The 
Institution of Gas Engineers and Industry Standards of British Gas plc.  
     
    Design,  specification  and  build  activities  carried  out  by  others  on  behalf  of  the 
University shall be subject to a design brief requiring the adoption of appropriate 
"Best Practice".  Designers should confirm their acceptance of these requirements 
at the time of appointment.
     
    Completed  designs  shall  be  approved  by  persons  who  can  demonstrate 
competence in these areas.
     
  2.2  Installation Of Gas Systems
    The  installation  of  gas  systems  will  require  the  practical  application  and 
adherence  to  appropriate  "Best  Practice"  derived  from  the  sources  described  in 
2.1. above.   
     
    In  relation  to  gas  meters,  installation  pipes  and  gas  appliances  The  Gas  Safety 
(Installation and Use) Regulations 1998 are mandatory and shall be adhered to in 
every case. 
     
    The  Compliance  Office  shall  be  notified  of  all  new  gas  installations,  and 
installations  of  any  boilers  /  appliances  (this  to  include  replacement  of  existing 
boilers / appliances) on completion of work.
     
  2.3  Installation of Gas Appliances
    All  Gas  Appliances  and  Equipment  shall  be  installed  to  the  manufacturers 
recommendations or instructions.  Where an Installer installs an appliance it shall 
be  properly  commissioned  and  put  into  working  order  as  required  by  the  Gas 
Safety  (Installation  and  Use)  Regulation  1998.    If  this  cannot  be  done  it  shall  be 
disconnected  from  the  gas  supply  and  the  gas  supply  capped  off.    Appliances 
installed but not supplied with gas shall not be supplied with gas or set to work 
without testing examination and if necessary, adjustment.
     
    The  Installer  shall  pass a  copy  of  the Installation  and  Service  instructions  to  the
Maintenance  Manager  or  Contract  Administrator  for  recording  (Gas  safety 
Regulations  and  Consumer  Protection  legislation  in  1.3  and  1.4  above  requires 
this).  This requirement recognises that Instructions are generally packed with the 
appliance.    The  installer  shall  also  notify  GasSafe  of  every  installation  and 
exchange within residential dwellings.
     
  2.4  Competency 
    2.4.1  Contractors
      Only  companies  that  are  registered  with  Gas  Safe  (the  HSE  official 
register) shall undertake gas work for the University of Bristol, and then 
only  where  the  company  can  provide  evidence  of  their  gas  operative’s 
competency  and  experience,  this  will  be  sent  electronically  to  the 
University  of  Bristol’s  senior  engineer  for  assessment  prior  to  any  work 
being undertaken.
       
University of Bristol  Page 3
Estates Office   Re‐Issue Date
     June 2011
WORKS INSTRUCTION WI‐13 
Use of Gas   

    2.4.2  University of Bristol Employees
      Only employees that have undertaken formal training have the necessary 
qualifications and are listed on the University’s Gas Safe registration list 
will undertake gas work on the University of Bristol gas systems.
       
    2.4.3  Audit of Work
      The  University’s  Compliance  Office  will  carry  out  the  auditing  of  gas 
work,  this  will  be  undertaken  by  the  University  of  Bristol  compliance 
team and external auditors.
       
    2.4.4  Competence of Contractors
      Assessing  the  competence  of  Contractors  requires  the  question  to  be 
asked `is this organisation able to demonstrate an ability to interpret the 
standard(s)'?  If the answer is no, then consideration should be given to 
the production of a detailed specification or questioning if the Installer is 
fit to be Approved by the University for this type of work (they may be 
suited to other activities in which they are competent). 
       
      Contractor’s  competence  will  be  checked, prior  to  the  start  of  work,  at 
the  ‘Contractors  Office’  in  accordance  with  the  Universities  ‘Control  of 
Contractors on Site’ Policy, and before the issue of any Permit and Pass.  
This may include provision of evidence of GasSafe registration. 
     
  2.5  Inspection of Gas Installation Pipework
    It will  be  necessary to carry out inspections of Installation Pipe Systems prior to 
alteration or extension.  The inspection shall be made including; 
       
    a. Identifying the need for a "Line Diagram".
    b. Identifying the need for Marking pipes. 
    c. Sleeving of pipes through walls and floors.
    d. The configuration of pipes passing through ducts and voids. 
    e. Identification  of  notices  regarding  the  installation  and  position  of 
secondary gas meter(s). 
    f. Inspection of the Meter House/Compartment ensuring it is not being used 
to store flammable materials (or other unauthorised items). 
     
    Unsafe or unsatisfactory conditions shall be identified to a Maintenance Manager 
or Contract Administrator. 
     
  2.6  Appliance Servicing
    Servicing  of  appliances  shall conform  to  the  Estates  Office  annual  service  as 
outlined below:‐ 
     
    Where the appliance is;
     
    • a fully modulating boiler with a premixed burner
    • and  the  Manufacturers  instructions  give  gas  ratio  figures  with  which to 
set the gas and air pressure
    • plus an efficiency percentage figure to test against 
     
    Only then, provided the test results meet the manufacturers’ criteria, may a full 
service be deferred.  The deferment of an appliance may only be deferred for one 
year.  The following year a full service must be undertaken. 
     

University of Bristol  Page 4
Estates Office   Re‐Issue Date
     June 2011
WORKS INSTRUCTION WI‐13 
Use of Gas   

    All other appliances will require a full service as per manufacturers’ instructions.  
In the absence of these, all tasks listed on the University annual boilers/appliance 
services sheet must be carried out.
     
    When  an  appliance  is  serviced  an  immediate  inspection  shall  be  carried  out  to 
determine; 
    a. The condition of flue systems
    b. The effectiveness of the flue 
    c. The supply of combustion and cooling air
    d. Its heat input and operating pressure 
    e. Its operation so as to ensure its safe functioning
     
    A permanent record of the inspection shall be made and any defect reported to a 
Maintenance Manager or Contract Administrator.
     
    Installer(s)  working  on  the  University's  gas  systems,  who  have  cause  to  believe 
that a gas appliance is unsafe shall turn off the gas supply at the appliance control 
valve,  inform  the  user  or  occupier  of  the  building  and  immediately  inform  the 
responsible  person  within  the  Estates  Office  by  use  of  a  ‘Gas  Incident  Report’ 
form, see Appendix 2.
     
  2.7  Testing and Commissioning Systems
    2.7.1  Gas Tightness Testing
      Testing  of  new  or  extended  systems,  or systems  that  have  had  their 
supplies  interrupted,  or  existing  systems  where  work  on  the  system 
might  have  affected  the  gas  tightness  shall  be  undertaken  on  every 
occasion and in accordance with current standards. 
    2.7.2  Certification
      A certificate of gas tightness shall be produced as a matter of record by 
the installer.  The certificate shall be passed to an appointed supervisor 
who  will  return  a  copy  to  the  installer.    Certificates  indicating  a  failure 
shall  be  passed  to  the  supervisor.    Large  or  complex  Installation  Pipe 
systems with a total or sectional volume greater than 1 cubic metre or a 
diameter exceeding 100 mm shall be referred to the Senior Mechanical 
Engineer, Estate Operations for guidance.
       
    2.7.3  Commissioning Pipe Systems
      Where  gas  is  to  be  supplied  to  an  Installation  Pipe  system  it  shall  be 
immediately purged following a successful test.
       
      Where  gas  is  not  to  be  supplied  to  an  Installation  Pipe  system,  the 
system  shall  be  isolated  from  the  potential  source  of  supply  (plugged, 
capped or spaded).
       
      Where  the  pipe  diameter  exceeds  100  mm  or  the  purging  standard 
requires  other  than  a  "Direct  Purge"  guidance  shall  be  sought  from  the 
Senior Mechanical Engineer, Estate Operations.
       
    2.7.4  Contractors Operations
      Works  shall  not  be  accepted  by  the  University  unless  supported  by 
Certification.  Should the pipe system under test have a volume in whole 
or section greater than 1 cubic metre, then the full conditions of the test 
and  the  purge  quality  shall  be  provided  and  considered  part  of  the 
Certification process.   Certificates shall be provided to the Maintenance 
Manager or Contract Administrator.
3.  Gas Safety and the Occupiers of Premises
University of Bristol  Page 5
Estates Office   Re‐Issue Date
     June 2011
WORKS INSTRUCTION WI‐13 
Use of Gas   

       
  3.1  General Comment 
    In a number of University premises gas appliances are used by the occupier(s) of 
our  buildings.    The  exception  to  this  would  be  the  example  of  boiler  or  other 
central plant under the direct control of this Department.
     
    It is necessary to give clear and consistent advice to occupiers and users both as a 
matter of policy and when called upon to give guidance in matters of gas safety.
     
    The Estates Office Gas Work Management Structure is shown in Appendix 1.
     
  3.2  Unsafe Appliances 
    No  person  shall  use  a  gas  appliance  or  permit a  gas appliance to be used if it is 
known or suspected to be unsafe.
     
    Estates Office staff shall, upon becoming aware of a potentially unsafe appliance, 
act to ensure that the appliance is made safe or stop it from being used. 
     
    Estates  Office  staff  contacted  by  a  user  or  occupier  reporting  the  knowledge  or 
suspicion of an unsafe appliance shall advise that the appliance should be turned 
off and/or not used.
     
    A permanent record shall be made of the unsafe situation (known or suspected) 
and  the  ’Gas  Incident  Report’  form  record  passed  to  Maintenance  Manager  or 
Contract Administrator to both log the incident and set in hand the rectification.
     
  3.3  Gas Escapes (Leaks)
    Appendix  3  is  the  procedure that shall  be  adopted  by  all  members  of  The 
University  in  relation  to  University  premises  in  the  event  of  smelling  gas  or  a 
suspended  gas  leak.    It  is  recommended  practice  for  members  of  the  Student 
Body in private accommodation.
     
    Appendix  4  is  the  procedure  that  shall  be  adopted  by  all  members  of  the 
University  in  relation  to  University  premises  in  the  event  of  a  gas  escape  or 
incident. 
     

University of Bristol  Page 6
Estates Office   Re‐Issue Date
     June 2011
WORKS INSTRUCTION WI‐13 
Use of Gas   

Appendix 1 
 
ESTATES OFFICE – OPERATIONS 
Gas Work Management Structure 
 

J CUMMINS 
SENIOR MECHANICAL ENGINEER 

M LANE  J LAVIS 
SERVICES MAINTENANCE  MECHANICAL DESIGN 
MANAGER  ENGINEER 

TESTING SECTION
 
T. SPOSITO 
A RIDDICK 
MECHANICAL TECHNICIAN 
TESTING MAINTENANCE MANAGER 
(GAS SAFE REGISTERED)
(GAS SAFE REGISTERED) 

MAINTENANCE SECTION 
REGISTERED GAS SAFE STAFF 
 
P Viney        C O’Shea 
    S Carter        P White 
    A Reynolds      D Patterson 
    C Kear        N Hucker 
    J Baker (up to 30.7.11) 

University of Bristol  Page 7
Estates Office   Re‐Issue Date
     June 2011
WORKS INSTRUCTION WI‐13 
Use of Gas   

Appendix 2 
ESTATES OFFICE – OPERATIONS 
Gas Incident Report 
 
Date:      Job No:   

       

Time:    Appliance Ref No if   
applicable: 

       

Building:   

       

Location:   

Description of Circumstances: 

Remedial Action Required:         Yes             No 

Details of Remedial Work and Job Numbers: 

 
Please return to Estates Office Testing Team (1‐9 Old Park Hill) on completion. 
 
Name:   _________________________________________ 
Signature  _________________________________________ 
Date:    ______________________________ 

University of Bristol  Page 8
Estates Office   Re‐Issue Date
     June 2011
WORKS INSTRUCTION WI‐13 
Use of Gas   

  Appendix 3 
 
ESTATES OFFICE – OPERATIONS 
Important Information on Gas Safety 
 
 
 
If you smell Gas or suspect an escape of Gas, then the following advice should be followed; 
 
DO 
 
1.  Turn off your gas supply at the meter/emergency control valve.  This valve is usually next to 
your gas meter.  Leave this valve turned off until the Estates Office arrange for the supply to 
be reinstated. 
 
2.  Extinguish all naked flames. 
 
3.  Open doors and windows to ventilate your building(s). 
 
4.  Telephone Security on (01179 112233) Direct Line or Internal ‐ 87848 
 
5.  Telephone the gas emergency number for your area under GAS in the BT  directory. 
 
 
DO NOT 
 
1.  Do  not  operate  any  electrical  switches  on  or  off.    (This  includes  electrically  controlled 
security  door  systems.    When  the  gas  emergency  service  arrives  give  them  access  by 
manually opening doors.) 
 
2.  Do not smoke and ensure that others observe the no smoking rule. 
 
3.  Do not turn the supply back on. 
 
 
NEVER 
 
1.  Never search for an escape of gas with a naked flame. 
 

University of Bristol  Page 9
Estates Office   Re‐Issue Date
     June 2011
WORKS INSTRUCTION WI‐13 
Use of Gas   

        Appendix 4 
 
ESTATES OFFICE – OPERATIONS 
Procedures for Gas Escapes and Incidents 
 
 
 
Gas Escapes and Incidents may be brought to our attention in a number of ways:‐ 
 
 
• By telephone through the Help Desk (in normal working hours) on Ext: 89898 
  All gas escapes and incidents shall be designated as ‘Emergency’. 
 
• By phone through Security (in and out of normal hours) on Ext: 87848 
 
• In person to any operatives 
 
• Through an annual service/safety inspection 
 
 
‐ Response to any gas escape or incident will be immediate. 
 
‐ Shift personnel will be contacted by mobile phone. 
 
‐ The day time personnel by mobile phone. 
 
 
When the situation is safe and under control, the following actions must be taken:‐ 
 
 
• A Gas Incident Report (see Appendix 2) must be completed clearly stating all the 
circumstances relating to the incident.  The form is to be returned attached to any other 
relevant documentation to the Testing Office as soon as possible. 
 
• Warning notice and stickers must be displayed where necessary. 
 
• In extreme circumstances you may be required to fill in a further form.  ‘Reporting of 
Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations 1995’ (RIDDOR) which will be 
sent to the Health & Safety Executive via the Safety Office. 
 
 
 

University of Bristol  Page 10
Estates Office   Re‐Issue Date
     June 2011