Resumen #P1 Project Management

1. Introducción:
1.1.¿Qué es un Proyecto?
Proyecto: esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado único. El resultado del proyecto puede ser tangible o intangible.
- Son de naturaleza temporal: un proyecto tiene un principio y final definido.
- El final de un proyecto se alcanza cuando:
 Se logran los objetivos del proyecto.
 Se termina porque los objetivos no se cumplirán o no pueden cumplirse.
 Ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.
 Cliente, patrocinador o líder desea terminar el proyecto.
- La mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero.
- Proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales susceptibles de
perdurar mucho más que los propios proyectos.
- Cada proyecto de Construcción es único.

1.2.Relaciones entre Portafolios, Programas y Proyectos:

Portafolio: conjunto de proyectos y operaciones que se gestionan como un grupo para
alcanzar determinados objetivos estratégicos.
- Programas se agrupan en un portafolio y comprenden subprogramas que se gestionan
de manera coordinada para contribuir al portafolio.
- Los proyectos individuales siempre se consideran parte de un portafolio.
- La planificación de la organización ejerce un impacto en los proyectos a través del
establecimiento de prioridades entre los mismos teniendo en cuenta los riesgos,
financiamiento y otras consideraciones relativas al plan estratégico.

1.3.¿Qué es la Dirección de Proyectos?:

Dirección de Proyectos: es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y
técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
- Se logra aplicando 47 procesos de dirección de proyectos en 5 Grupos de Procesos:
o Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control, Cierre.
- Dirección de Proyectos:
o Identificar Requisitos.
o Abordar necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados.
o Establecer comunicaciones efectivas y colaborativa entre los interesados.
o Gestionar a los Interesados para cumplir los requisitos del proyecto.
o Equilibrar restricciones contrapuestas: alcance, calidad, cronograma,
presupuesto, recursos y riesgos.
- La relación entre los factores anteriores es tal que, si uno cambia, es probable que al
menos otro de ellos se vea afectado.
1.4.Relaciones entre Dirección de Portafolios, Dirección de Programas, Dirección de
Proyectos y Dirección Organizacional de Proyectos:
- Cada una de estas direcciones difieren en la manera en que cada una contribuye al
logro de los objetivos estratégicos.
- Dirección de Portafolios: se alinea con las estrategias organizacionales mediante la
selección de los programas o proyectos adecuados.
- Dirección de Programas: adecua sus proyectos y componentes de programas y
controla las interdependencias a fin de lograr los beneficios estipulados.
- Dirección de Proyectos: desarrolla e implementa planes para lograr un alcance
determinado, determinado por las estrategias organizacionales.
- Dirección Organizacional de Proyectos (OPM): potencia la capacidad de la
organización para la consecución de los objetivos estratégicos mediante la
vinculación de los principios y prácticas de la dirección de proyectos.

1.4.1. Proyectos y Planificación Estratégica

- Los proyectos se utilizan a menudo como medio para alcanzar directa o
indirectamente los objetivos recogidos en el plan estratégico de una organización.
- Los proyectos se autorizan como resultado de una o más de las siguientes
consideraciones estratégicas:
o Demanda del Mercado.
o Oportunidad estratégica – necesidad del negocio.
o Necesidad social.
o Consideraciones ambientales.
o Solicitud de un cliente.
o Avance tecnológico.
o Requisito legal.

1.5.Rol del Director de Proyecto:

Director de Proyectos: persona asignada por la organización ejecutora para liderar al
equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
- Dependiendo de la estructura organizacional, un director de proyecto:
o Puede estar bajo la supervisión de un gerente funcional.
o Puede formar parte de un grupo de varios directores de proyecto que dependen
de un director de programa o del portafolio, responsable en última instancia
de los proyectos de toda la empresa.

1.5.1. Responsabilidades y Competencias del Director de Proyecto:

- Los directores de proyecto tienen la responsabilidad de satisfacer necesidades de
tareas, del equipo e individuales. El director de proyectos se convierte también en el
nexo entre la estrategia y el equipo.
- Una dirección de proyectos eficaz requiere que el director del proyecto cuente con las
siguientes competencias:
o Conocimiento: el D.P. debe saber sobre la dirección de proyectos.
o Desempeño: lo que el D.P. es capaz de hacer o lograr.
o Personal: como se comporta el D.P. al ejecutar el proyecto o sus actividades.

1.5.2. Habilidades Interpersonales de un Director de Proyecto:

- Los directores de proyecto efectivos necesitan tener un equilibrio entre sus
habilidades éticas, interpersonales y conceptuales que los ayude a analizar situaciones
y a interactuar de manera apropiada.
- Algunas habilidades interpersonales importantes son: liderazgo, trabajo en equipo,
motivación, toma de decisiones, conocimientos de política y cultura, negociación y
generar confianza.

2. Influencia de la Organización y Ciclo de Vida del Proyecto:

2.1.Influencia de la Organización en la Dirección de Proyectos:
Organizaciones: estructuras sistemáticas de entidades (personas y/o departamentos)
destinados a lograr un objetivo, el cual puede implicar un emprendimiento de proyecto.
- La cultura y el estilo de una organización afectan su forma de llevar a cabo proyectos.
- Las experiencias comunes de los miembros de la organización son las que conforman
la cultura de la misma. Las experiencias incluyen:
o Visión, misión y valores.
o Tolerancia al riesgo.
o Percepción del liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad.
- La cultura de la organización es un factor ambiental de la empresa.
- El director de proyecto debe ser capaz de comprender los distintos estilos y culturas
de la organización que pueden influir en un proyecto.
- El director de proyecto necesita saber quiénes toman las decisiones o influyen dentro
de la organización y trabajar con ellos para aumentar la probabilidad de éxito.

2.1.1. Culturas y Estilos de Organización:

- El éxito en la dirección de proyectos de una organización depende en gran medida de
un estilo de comunicación efectiva dentro de la organización.
- La capacidad de comunicación dentro de una organización tiene gran influencia en la
forma en que se llevan a cabo los proyectos.

2.1.2. Comunicaciones en la Organización:

- La estructura de la organización es un factor ambiental de la empresa que puede
afectar a la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.
- Tenemos diferentes tipos de organización.
2.1.3. Estructuras de la Organización:

Organización Funcional: consiste en una jerarquía donde cada empleado tiene un

superior claramente definido. En el nivel superior los miembros se agrupan por
especialidades. A su vez, las especialidades pueden subdividirse en unidades específicas.

Organización Funcional

Organización Matricial: reflejan una mezcla de las características de las

organizaciones funcionales y de las orientadas a proyectos.
- Pueden clasificarse como débiles, equilibradas o fuertes; dependiendo del nivel
relativo de poder e influencia entre gerentes funcionales y D.P.
- O.M. Débil: mantienen muchas de las características de una organización funcional
y el rol del D.P. es más bien el de un coordinador o facilitador.
o Facilitador: trabaja como ayudante y coordinador de comunicaciones.
 No puede tomar o hacer cumplir decisiones de forma personal.
o Coordinador: tiene poder para tomar algunas decisiones, gozan de cierta
autoridad y dependen de un gerente de nivel superior.
- O.M. Fuerte: mantienen muchas características de la organización orientada a
proyectos: tienen D.P. con autoridad considerable, así como personal administrativo
dedicado a tiempo completo.
- O.M. Equilibrada: reconoce la necesidad de contar con un director del proyecto,
pero no le confiere autoridad plena sobre el proyecto ni su financiamiento.

Organización Matricial Débil y Equilibrada

Organización Matricial Fuerte

Organización Orientada a Proyectos: los miembros del equipo a menudo están

ubicados en un mismo lugar.
- La mayor parte de los recursos de la organización están involucrados en el proyecto.
- Los D.P. tienen bastante independencia y autoridad.
- Suelen contar con unidades organizacionales denominadas departamentos, sin
embargo, pueden reportar directamente al D.P. o bien prestar servicios de apoyo.

Organización Orientada a Proyectos

Organización Compuesta: presentan todas las estructuras anteriores en diferente nivel.

Organización Compuesta

2.1.4. Activos de los Procesos de la Organización:

Son los planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento específicos
de la organización ejecutora y utilizados por la misma.
- Constituyen entradas para la mayoría de los procesos de planificación.
- Los activos de los procesos de la organización pueden agruparse en dos categorías:

2.1.4.1.Procesos y Procedimientos:
 Inicio y Planificación:
 Guías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar
de la organización con el fin de que satisfagan las necesidades específicas del
proyecto.
 Estándares específicos de la organización.
 Plantillas.

 Ejecución, Monitoreo y Control:

 Procedimientos de Control de Cambios.
 Procedimientos de Control Financiero.
 Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen controles.
 Requisitos de comunicación de la organización.
 Procedimientos para asignar prioridad, aprobar y emitir autorización de trabajo.
 Procedimientos de control de riesgos.

 Cierre:
 Guías o requisitos de cierre del proyecto.
2.1.5. Factores Ambientales de la Empresa:
Hacen referencia a las condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y
que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Se consideran como entradas para la mayor
parte de los procesos de planificación.
Incluyen, entre otros:
- Distribución geográfica de las instalaciones y recursos.
- Infraestructura: instalaciones existentes y bienes de capital.
- Recursos humanos existentes.
- Gestión del personal.
- Canales de comunicación establecidos en la organización.
- Sistema de información para la dirección de proyectos.

2.2.Interesados y Gobierno del Proyecto:

Interesado: es un individuo, grupo u organización que puede afectar o verse afectado
por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.
- Pueden participar activamente en el proyecto o tener intereses a los que puede afectar
positiva o negativamente la ejecución o la terminación del proyecto.

Gobernabilidad del Proyecto: alineación del proyecto con las necesidades u objetivos
de los interesados. Resulta fundamental para la gestión exitosa de participación de los
interesados y para el logro de los objetivos de la organización.

2.2.1. Interesados del Proyecto:

El equipo del proyecto debe identificar a los interesados con objetivo de determinar los
requisitos del proyecto y las expectativas de todas las partes involucradas.
El director del proyecto debe gestionar las influencias de los distintos interesados con
relación a los requisitos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso.
Algunos interesados pueden impedir el éxito del proyecto, ya sea de forma pasiva o
activa. Estos requieren la atención del D.P. a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Es crítico para el éxito de un proyecto identificar a los interesados, la comprensión de su
grado de influencia en el proyecto y el equilibrio de sus demandas, necesidades y
expectativas. Si esto no se consigue, puede conducir a retrasos, aumento de los costos,
incidentes inesperados, llegando incluso a la cancelación del proyecto.

Interesados de Proyecto:
 Patrocinador: persona o grupo que provee los recursos y apoyo para el proyecto y
que es responsable de facilitar su éxito. Guía el proyecto a través de los procesos de
inicio hasta que está formalmente autorizado y cumple un rol significativo en el
desarrollo del alcance inicial y del acta de constitución del proyecto.
 Clientes y Usuarios: personas u organizaciones que aprobarán y gestionarán el
producto, servicio o resultado del proyecto.
 Vendedores: también llamados proveedores, son compañías externas que celebran
un contrato para proporcionar componentes o servicios necesarios para el proyecto.
 Socios de Negocios: organizaciones externas que tienen una relación especial con la
empresa, obtenida en ocasiones mediante un proceso de certificación.
 Grupos de la Organización: interesados internos que se ven afectados por las
actividades realizadas por el equipo del proyecto.
 Gerentes Funcionales: desempeñan un rol de gestión dentro de un área
administrativa o funcional de la empresa. Cuentan con personal permanente propio
asignado para la realización del trabajo y tienen la misión de gestionar todas las tareas
dentro de su área funcional de responsabilidad.

2.2.2. Gobernabilidad del Proyecto:

Elemento crítico de cualquier proyecto, particularmente en el caso de proyectos
complejos y de alto riesgo. Proporciona un método integral y coherente para controlar el
proyecto y asegurar el éxito. Incluye un marco para la toma de decisiones en el proyecto,
define roles y responsabilidades medidas para definir el éxito de este y determinar la
eficacia del director del proyecto. Ejemplos de ello son:
- Criterios de éxito del proyecto y de aceptación de los entregables.
- Proceso de identificar, escalar y resolver incidentes que surjan durante el proyecto.
- Relación entre el equipo del proyecto, grupos de organización e interesados externos.
- Procesos para la toma de decisiones del proyecto.
- Enfoque del ciclo de vida del proyecto.

La gobernabilidad del proyecto es el marco donde se desempeña el equipo del proyecto,

no obstante, el equipo continúa siendo el responsable de la planificación, ejecución,
control y cierre del proyecto. El enfoque de gobernabilidad se describe en el plan.
2.2.3. Éxito del Proyecto:
El éxito de un proyecto se mide en términos de completar el proyecto dentro de las
restricciones de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo.

2.3.Ciclo de Vida del Proyecto:

2.3.1. Características del Ciclo de Vida del Proyecto:

2.3.2. Fases del Proyecto:
2.3.2.1.Relaciones entre Fases:
2.3.2.2.Ciclos de Vida Predictivos:
2.3.2.3.Ciclos de Vida Iterativos e Incrementales
2.3.2.4.Ciclos de Vida Adaptativos