SICME Código: PT-S-230-08

MACROPROCESO: ESTRATÉGICO Versión: Vr.1

Fecha de aprobación:
PROCESO: DIRECCIÓN
Diciembre 28 de 2016
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1. OBJETIVO: Establecer las actividades que se deben llevar a cabo para elaborar y
monitorear el Plan de Acción de la entidad.

2. ALCANCE: El procedimiento aplica desde la elaboración hasta la evaluación del

avance y cumplimiento del Plan de Acción en el Comité Directivo

3. RESPONSABLE: El procedimiento involucra a la Gerencia de la Entidad, el grupo de

Planeación y los funcionarios con acciones asignadas en el Plan de Acción.

4. DEFINICIONES:

4.1. Plan Nacional de Desarrollo: Es el instrumento legal por medio del cual se dan a
conocer los objetivos de gobierno del presidente de Colombia y su gestión, y además,
permite evaluar sus resultados.

4.2. Plan Estratégico: Es un documento oficial a través del cual las directivas de una
organización establecen los objetivos estratégicos, las metas y la estrategia a seguir por
su entidad en el medio plazo con el fin de responder a las funciones misionales otorgadas
por ley. Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia entre 1
y 4 años. Se refiere al conjunto de acciones o proyectos a ser adelantados por la
Entidad, encaminados a cumplir con su objeto social.

4.3. Plan de Acción Anual: Es un instrumento de planificación mediante el cual cada

dependencia de la entidad, ordena y organiza las acciones y recursos que va a desarrollar en
la vigencia, para ejecutar los programas, proyectos que darán cumplimiento a las metas
previstas en el Plan Estratégico.

4.4. Políticas institucionales: Son criterios o lineamientos generales elegidos para

abordar las prioridades de la gestión pública y orientar las decisiones respecto a una
necesidad o situación de interés público. Se ejecuta a través de objetivos, estrategias,
programas y proyectos específicos.

4.5. Objetivos institucionales o corporativos: Intenciones o propósitos específicos

de una determinada intervención pública, cuyo cumplimiento se quiere verificar.

4.6. Estrategias Institucionales: Son los mecanismos y acciones para alcanzar los
objetivos institucionales y por ende cumplir con las políticas institucionales.

4.7. Actividad o Tarea: Es la acción más importante que genera el resultado previsto.

4.8. Meta: Magnitud o nivel específico de los resultados que se prevé alcanzar.

4.9. Entregable: Es el soporte o evidencia que permite corroborar el cumplimiento de

la meta o actividad del Plan de Acción Anual y en consecuencia del Plan Estratégico.

4.10. Producto: Resultado del desarrollo de una actividad.

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4.11. Responsables: líder del proceso, encargados de adelantar la actividad.

4.12. Seguimiento: Determinación del estado de avance de los resultados previstos,

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

 Plan Estratégico institucional.

 Guía para elaborar y reportar el avance del Plan de Acción

6. DESARROLLO:

6.1. FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

Documento Punto de
No. Actividades Responsable
Generado Control
Revisar el avance del plan de
Profesional Esp.
1 acción de la vigencia anterior a la
grupo Planeación
que se va a proyectar el plan.
Desarrollar jornadas de trabajo con
las directivas y funcionarios o
líderes de las áreas orgánico
Profesional Esp.
funcionales de la entidad para
grupo Planeación y
construcción del Plan de Acción
2 técnico
Anual de la siguiente vigencia.
Administrativo
grado 16
Tener en cuenta la Guía para
elaborar y reportar el avance del
Plan de Acción.
Consolidar la formulación del Plan de Técnico
Proyecto de
Acción Anual según formato F-S-230- Administrativo
3 Plan de Acción
01- Formulación y seguimiento del grado 16 Grupo
anual
Plan de Acción Planeación
Remitir para validar las acciones, del
proyecto del Plan de Acción a los Profesional Esp.
4 Comunicación
funcionarios que participaron en la grupo Planeación
formulación del Plan.
Realizar ajustes si se solicitan y/o
requieren. Una vez elaborado el Plan
Profesional Esp.
5 de Acción se llevará ante el comité
grupo Planeación
directivo para que este avale su
pertinencia.
Debe
realizarse
Publicar en la Web del FBSCGR el
los
proyecto de Plan de Acción
primeros
informando a la ciudadanía en Profesional Esp.
6 días del
general y partes interesadas que grupo Planeación
mes de
pueden participar con sus aportes a la
enero de
construcción del Plan de acción.
cada
vigencia
7 Presentar al comité Directivo los Profesional Esp.
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Documento Punto de
No. Actividades Responsable
Generado Control
aportes de los funcionaros de la grupo Planeación
entidad, ciudadanos y partes
interesadas para que se evalúe su
pertinencia y ajuste del Plan de
Acción.
Realizar los ajustes pertinentes al
Profesional Esp.
8 Plan de Acción según decisión de la
grupo Planeación
gerencia y directivos.
Elaborar acto administrativo de Profesional Esp.
9 Acto
adopción del Plan de Acción Anual. grupo Planeación
administrativo
Socializar el Plan de Acción Anual
específico de la vigencia, a los Técnico Solicitud de Fecha
funcionarios de la Entidad, Administrativo publicación del límite 31 de
10
ciudadanía en general y partes grado 16 Grupo Plan de acción enero de
interesadas a través de la página Planeación cada año
web.

6.2. MONITOREO DEL PLAN DE ACCIÓN

Documento Punto de
Actividades Responsable
No. Generado Control
Enviar comunicación a los responsables Dentro de los 5
de las acciones del Plan de acción Comunicación días siguientes
Profesional
informando fechas de presentación de a la adopción
Esp. grupo
1 los avances del Plan de Acción. por acto
Planeación
administrativo
del Plan
Recordar, mediante comunicación Secretaria Comunicación
dentro de los 5 días hábiles del primer ejecutiva
mes siguiente al trimestre, las fechas de grado 21
2
entrega de la información del avance del grupo
plan para consolidación, al grupo de Planeación
planeación
Realizar verificación del envío de los
informes y organizar soportes al día Secretaria Comunicación
siguiente de vencida la fecha de entrega ejecutiva
de los informes de avance del Plan de grado 21
Acción. grupo
3 Planeación
Si faltan informes por remitir, realizar
comunicación a los responsables
solicitando el informe, de la
comunicación se envía copia al superior
jerárquico.
Si trascurrido dos días después de la
solicitud de informes pendientes, no Profesional
4 fueron allegados se envía correo a Grupo
Gerencia informando de la situación Planeación
para que se tomen las medidas
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pertinentes.
Efectuar consolidación de la La actividad
información según formato del Plan de Secretaria debe ser
Acción (F-S-230-01, formulación y ejecutiva desarrollada en
5 seguimiento del Plan de Acción), con grado 21 tres (3) días
gráficas y cuadros de información que grupo hábiles
den cuenta del avance de las acciones Planeación
del Plan.
Revisar la
Remitir al profesional especializado Secretaria Correo información
grado 19 el documento o formato F-S- ejecutiva electrónico confrontándola
230-01 con la información consolidada grado 21 con los
6 en medio magnético, los soportes o grupo soportes, al
evidencias de ejecución aportadas por Planeación igual que los
los responsables de los informes de resultados de
cumplimiento o avance. los datos del
avance.
Proyectar el informe consolidado y Profesional Comunicación
7 remitir con anexos a la gerencia y Esp. grupo
direcciones para revisión. Planeación
Realizar ajustes según solicitud de la Comunicación
Profesional
gerencia y direcciones, y remitir a
8 Esp. grupo
gerencia para autorización de
Planeación
publicación.
Remitir informe definitivo a Gerencia Profesional Comunicación
9 para análisis en Comité Directivo, con Esp. grupo
copia al Grupo de Control Interno. Planeación
Diligenciar y tramitar formato de
publicación y remitir conjuntamente Secretaria Solicitud de
con archivo del informe a ejecutiva publicación en
comunicaciones o al área o grado 21 Web
10
responsable de publicar en la web la grupo institucional
información institucional, Planeación
cerciorándose de la efectiva
publicación del informe.
Archivar en archivo de gestión, AZ y/o
Secretaria
en medio magnético los soportes o
ejecutiva
11 evidencias de ejecución de actividades
grado 21
del Plan y documentos remisorios de
grupo
informes.
Planeación

6.3. MODIFICACIONES DE LAS ACCIONES DEL PLAN DE ACCIÓN

Como condición la solicitud de los cambios debe hacerse durante el primer semestre del
año y con antelación a un mes de vencimiento de la fecha de ejecución de la acción;
dicha modificación solamente puede solicitarse por una vez y ser ejecutada dentro de la
vigencia.
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Documento Punto de
Actividades Responsable
No. Generado Control
Identificar si alguna actividad, meta, Funcionarios de
unidad de medida, fecha de inicio o la entidad
final, requiere que sea modificada o
1
eliminada).

Si es necesario el cambio o Funcionarios de Visto

eliminación, realizar solicitud mediante la entidad bueno o
comunicación identificando la acción, autorizació
motivos que justifican el ajuste. n del
cambio
2
La solicitud debe ir validada por los solicitado
jefes o directores de la entidad por parte
de los
directores
o gerente.
Verificar que la solicitud de Profesional
modificación cumpla con los criterios Especializado
3
definidos. grupo
planeación
Remitir a gerencia la solicitud para Profesional
revisión y /o aprobación o rechazo de Especializado Comunicación
4
solicitud. grupo
planeación
Informar al grupo de planeación la
autorización o rechazo de solicitud. Gerente

Si se autoriza, seguir con la actividad

5 No. 6.

Si la solicitud no es aprobada,
comunicar la decisión al área
solicitante.
Efectuar el ajuste al Plan de Acción y Profesional Comunicación
comunicar a los interesados, de Especializado
6
acuerdo con la modificación aprobada. grupo
planeación
Realizar solicitud para publicar en la Secretaria Solicitud de
página web. Ejecutiva grado publicación en
7
21 grupo Web
Planeación institucional

7. REGISTROS:

Plan de Acción formulado

Informe de seguimiento del Plan de Acción

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8. NORMATIVIDAD:

 Constitución Política de Colombia. Artículo 339 del Título XII: "Del Régimen
Económico y de la Hacienda Pública", Capítulo II: "De los planes de desarrollo".

 Ley 152 de julio 15 de 1994. “Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de
Desarrollo”.

 Ley 1474 de 2011. "Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública".”.

 Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información

Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

 Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto
Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”

 Decreto 124 del 26 de enero de 2016, “Por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1
del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano”.

 Decreto 3851 de 2006, define la información oficial básica, promueve su generación,

adecuada administración y establece la creación de portales web para su difusión.

 Decreto 2482 de 2012 - lineamientos generales para la integración de la planeación y

la gestión.

 Decreto 103 de 2015 que reglamenta la Ley 1712 de 2014.

9. ANEXOS:

10. CONTROL DE CAMBIOS:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA: 28 /12/2016
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