Gestión de Proyectos

usando Ms Project
Clase 02

Id eas y Pr o p u est as
d e Pr o yect o

Ing.Edgar Huamán Vera

 Tipos de Tareas
 Resúmenes: Son tareas compuestas a su vez por otras
tareas.

 Subtareas: Son partes en que se descompone un

resumen.

 Tarea Recurrentes: Se trata de actividades que se

desarrolla a intervalos regulares.

 Hitos: Son tareas a las que se suele no asignar una

duración y que marcan puntos importantes en el desarrollo
de la obra.
 Declaración de Hitos

 Para crear un hito solo hay que establecer la

duración de la tarea “0” el Hito aparece como un
rombo negro.

Si bien es cierto que lo normal es que los hitos

carezcan de duración, podemos asignársela en
la sección Avanzado del cuadro de diálogo de
tareas. Solo tiene que indicar la duración
deseada y marcar la casilla que dice Marcar la
tarea como hito.
 Declaración de tareas recurrentes
 Si la actividad se debe repetir con periodicidad
podemos instruir al programa para que lo tenga en
cuenta:
 Seleccione la fila
 Insertar – Tarea repetitiva.

 Dele un nombre a la tarea.

 Indique el patrón de recurrencia de la tarea y la duración de

una de ellas
 Escribe una fecha de comienzo en la zona Intervalo de
repetición.
 Indique si quiere que la tarea termine después de u número
de veces o en una fecha determinada.
 Asigne un calendario para realizar la programación. Aceptar.
 Detallar una tarea
 Contiene 5 apartados: General, Predecesoras,
Recursos, Avanzado y Notas. Conforme el proyecto
avance irá apareciendo diversa información en estas
secciones. Por ahora nos centramos en “Las Notas”

Duraciones transcurridas

 Es una duración que se sale del horario

de trabajo pero que no puede ser
interrumpida. Pensemos en un barco. La
navegación no se suspende al terminar la
jornada laboral. (t) tras la unidad. Ejemplo
10dt.
 Inserción de nuevas tareas y
eliminación de otras
 Para borrar una sola tarea vaya a Edición –
Eliminar tarea o simplemente, pulse la tecla de
borrado. Sobre la opción Eliminar tarea se
encuentra otra que pone Borrar, aquí aparecen
una serie de opciones que nos permiten borrar
varias cosas como Formatos, Contenidos, Notas,
Vínculos o bien la tarea completa.
 Organización de las tareas

 Clasificar las tareas de forma jerárquicas según

su complejidad. Creando los resúmenes
 Abrir y cerrar los resúmenes para centrarnos en
una de sus partes.
 Copiar, trasladar o eliminar tareas aisladas o en
grupo
 Aplicar el sistema de numeración EDT (WBS)
 EDT (WBS)

 Estructura de descomposición del trabajo

 Insertar Columna:En el menú Insertar elija la
opción Columna.
 En la lista desplegable busque EDT
 En la ficha que aparece escriba el rotulo que
debe encabezar la columna. Ejemplo EDT.
 Realice a continuación los ajustes que
considere pertinentes (alineación, ancho, etc).
 Aceptar.
 Definición del código EDT
 Si desea cambiar debe realizar lo siguiente:
 Proyecto – EDT – Definir código
 En la ficha escriba el prefijo del código del proyecto
si quiere usar uno.
 Escriba una mascara para el código(si desea)

 Al pulsar sobre el encabezado , escoger de la lista ,

ejemplo: letras mayúsculas
 En longitud elegimos la cantidad de niveles.
 El separador sirve para diferenciar los niveles.

 Repita los pasos anteriores para cada nivel; sino se

aplica la misma definición.
 La casilla de verificación Generar código para cada
nueva tarea
 La segunda verificación es para el programa

 Aceptar.
 CREACIÓN DE UN PROGRAMA
 Programa es una lista de tareas con sus
fechas clave.
 La Programación de un proyecto supone una
herramienta de gestión que no solo define
qué debe ser hecho y cuándo, sino tambien
indica en qué medida las diferentes tareas se
interfieren entre si.
 La regla de éxito para un proyecto consiste
en realizar la obra como está previsto, dentro
de los plazos y presupuestos estipulados.
 PREGUNTAS FRECUENTES
 ¿Qué sucede cuando una de las actividades
del trabajo se retrasa más de lo debido?
 ¿Cómo afecta al resto de la obra que
depende de ella?
 ¿Qué pasa si una tarea termina antes de lo
previsto?
 ¿Qué acción deben tomar los trabajadores
en caso de atraso o adelanto de la
actividad?
 Duración de Tareas
 La duración de las tareas queda marcada por
alguna de las siguientes factores
 Historia
 Participación
 Intuición

 Indeterminación

 Además, podemos utilizar las tres duraciones

siguientes:
 La duración optimista (Do).
 La duración pesimista (Dp).

 La duración esperada (De).

Duración media (Dm) = (Do+Dp+4*De)/6

Tareas Predecesoras y Sucesoras

 Independientemente de lo perfecto que sea el plan

trazado, es imposible comenzar la mudanza si no
llega la movilidad. No podemos hacer un curso
para empleados, si no hay empleados que
capacitar.

 La vinculación de tareas supone un esquema

lógico y práctico para analizar los resultados de la
interacción entre las actividades enlazadas, que
actualiza el estado del programa según se van
sucediendo los retrasos y adelantos entre ellas.
 Tipo de relaciones
FC Para amueblar la oficina primero deben llegar los
muebles.

CC Para decorar rosquillas no hay porqué esperar a que

todas estén hechas, podemos irlas decorando conforme
sales del horno
FF Las tareas que requieran un equipo determinado deben
finalizar cuando finalice el alquiler del equipo

CF Si planteamos empezar a pintar las oficinas el día 26, la

pintura debe estar lista el mismo día por la mañana.
Para aclarar cuál es la sucesora y cual es la
predecesora hágase la siguiente pregunta:
¿El cambio de fecha de terminación o
comienzo de una tarea afecta a la otra? Si
en dos tareas los cambios de una afectan a
la otra, la una es la predecesora y la otra la
sucesora.
Declaración de enlaces con la tabla de
entradas

Las tablas de Project funcionan de forma

similar a como lo hacen las hojas de
cálculo en Excel. Para seleccionar una
celda sólo tienen que pulsar sobre ella
con el ratón.
 Declaración de enlaces con el
formulario de tareas
Tan pronto empiece a introducir datos y
declarar predecesoras, los botones
Anterior y siguiente cambian a Aceptar y
Cancelar. Así permanecerán hasta que
confirmemos o anulemos los datos o
hasta cuando seleccionemos otra tarea
de la lista de la tabla de entradas
Declaración de enlaces con arrastrar y
soltar

Por favor, asegúrese de que al arrastrar

el ratón el puntero adopta la forma
adecuada, si no es así puede encontrarse
desplazando las tareas en vez de
enlazándola.
 Localización de una barra de tareas
sobre el diagrama de Gantt

Probablemente ya haya visto que al

seleccionar una tarea en la lista de tareas no
se muestra la correspondiente banda del
Gantt, de manera que necesita recurrir a las
barras de desplazamiento para poder
enseñarla en la pantalla. Esto es
especialmente enojoso si el proyecto abarca
varios meses, Para hacerlo más rápido
disponemos de un botón de la barra de
herramientas estándar
Modificación de enlaces con los
formularios y tablas

Precaución: No intente borrar un enlace

seleccionando la celdilla de la columna
predecesora y borrando el contenido; esto
borraría la tarea completa, no solo el
enlace. Para eliminar el vinculo cambie a
modo de edición, seleccione la entrada y
borre.
 Retrasos y Adelantos

 A menudo la hora prevista en el programa para

la llegada de un vuelo y la hora prevista por la
compañía aérea difieren. Aún cuando el avión
aterrice más tarde de lo previsto en la
programación de los vuelos, puede estar dentro
de los limites horarios publicados y que se han
indicado a los pasajeros. Esta diferencia de
horas mejora la imagen de la línea ante el
publico y la proporción de vuelos que llegan
dentro de lo previsto.
 División de tareas

Vemos que un trabajo que hay que

comenzar en una fecha en particular y
durante 4 semanas no se puede realizar
porque la persona encargada del mismo
está dos semanas de vacaciones.

En vez de esperar a que aquella persona

encargada del mismo vuelva, podemos
dividir éste de forma que empiece parte del
mismo antes de marcharse y el resto al
volver
 Qué son los recursos
 Llamamos recursos al personal, equipos,
materiales, suministros, máquinas, herramientas
e instalaciones necesarias para llevar a cabo la
obra.
 Los recursos son los agentes que realizan las
tareas y, por tanto, sin ellos no hay nada que
hacer.
 La inversión a hacer en el seguimiento del uso
de los recursos depende tanto de los objetivos
del proyecto como de las expectativas de los
responsables.
 Estimación de requerimientos

Una vez hayamos decidido que vamos a

realizar un control de recursos tenemos que
responder a tres preguntas claves:
 ¿Qué tipo de recursos necesitamos?
 ¿En que cantidad?

 ¿Dónde los obtendremos?

 Determinación del tipo de recursos
Hay dos clases de recursos: los de trabajo y los
materiales.
 Los recursos de trabajo, son el personal y el
equipamiento usado en la obra. Realizan un trabajo
consumiendo trabajo y/o tiempo.
 Recursos de costo: representan un costo financiero
asociado con una tarea que necesita tener en
cuenta.
 Los recursos materiales, son los suministros,
materia prima y en general cualquier tipo de
material consumible necesario para la consecución
de la obra.
 Ejemplos – Recursos de Trabajo

Personas individuales identificadas por Marcos Barrios; Roxana Palomares

su nombre

Personas individuales identificadas por Director; operador de cámara.

su puesto o su función

Grupos de personas que poseen Electricistas; carpinteros; extras.

habilidades comunes (a la hora de
asignar estos recursos a una tarea, no es
necesario precisar quién es el individuo
particular que la realizará, desde el
momento en que todos poseen las
habilidades adecuadas)
Equipo Cámara de video; foco de 600 watios.
 A partir de los objetivos del proyecto y de la lista de
tareas determinamos los recursos necesarios. Hágase
las siguientes preguntas:
 ¿Qué clase de personal necesitamos?
 ¿Habrá personas concretas al cargo de actividades concretas?
 ¿Habrá equipos de trabajo o departamentos que estén al cargo de
actividades concretas?
 ¿Subcontrataremos parte de la obra?
 ¿Hay trabajadores que puedan realizar varias labores profesionales
indistintamente?
 ¿Qué instalaciones y maquinaria necesitamos?
 ¿Hay que hacer algún tipo de reserva de espacios?
 ¿Tenemos que alquilar algún tipo de maquinaria?
 ¿Qué material consumible necesitamos?
 ¿Necesitamos algún tipo de material consumible especifico que haya de
ser fabricado ex profeso para nosotros?
Estimación del volumen de recursos a
aplicar
 Tras decidir quien y qué usaremos en el proyecto,
hay que estimar la cantidad necesaria de cada
recurso que empleemos. En la mayoría de los
casos esta cantidad viene determinada por la
duración de la tarea en la que están involucrados.
 La experiencia y preparación de la plantilla influye
también en el tiempo que tarde un trabajo en
realizarse.
 Hay ocasiones en que la cantidad disponible de
recursos no guarda ninguna relación con el tiempo
de ejecución de una obra.
 Definición de las unidades máximas

 En Project declaramos los recursos como una

cantidad máxima disponible. Ésta puede darse en
términos absolutos o relativos mediante porcentajes.
Si una persona trabaja a jornadas completa, su
tiempo será del 100%. Si está media jornada será un
recurso al 50%.

 Tres programadores a tiempo completo con un nivel

semejante de experiencia en Visual Basic
proporcionan un recurso de 300% de programación.
 Campos de la hoja de recursos
Campo Tipo de Descripción
dato
ID Numérico identificador del recurso
Nombre Texto Nombre del recurso
Tipo Texto Tipo del recurso: material o trabajo
Etiqueta de material Texto Unidad de medida para los materiales:
toneladas, kilos, metros,etc.
Iniciales Texto Unas letras que representan al recurso
Grupo Texto Agrupe los recursos similares bajo un
nombre común.
Capacidad máxima Número/ Cantidad máxima, absoluta o porcentual, de
porcentaje unidades la cual representan la capacidad de
trabajo correspondiente a un solo recurso.
Tasa estándar Moneda Remuneración por unidad de tiempo normal
de trabajo. La unidad de tiempo habitual es
la hora./h, otras: /d (día), /s (semana),etc
Tasa horas extras Moneda Remuneración correspondiente a las horas
extras. Siempre debe estar llena
Costo/uso Moneda Costo de un recurso como sueldo genérico,
también se inscribe en este campo el coste
correspondiente al transporte de un material.
 ...Campos de la hoja de recursos
Campo Tipo de dato Descripción
Acumular Enumeración Existe tres valores posibles: Comienzo,
prorrateo y fin. Según cuándo se
devengan los sueldos y costes. El
procedimiento predeterminado es
prorrateo, que aplica los costes en la
medida en que el recurso está activo.
Calendario base Enumeración Elija el tipo de calendario a utilizar
(estándar, veinticuatro horas o nocturno)
para el recurso. Aun si usamos un
calendario propio, éste se basará en uno
de los anteriores.
Código Texto Este campo esta abierto a sus
necesidades. Escriba aquí cualquier
información importante sobre el recurso
que no encaje en ninguno de los
campos anteriores.