CO-70-S (Manual de Alojamiento para Asambleas de Circuito) (201505)

MANUAL
DE ALOJAMIENTO
PARA ASAMBLEAS
DE CIRCUITO
Mayo de 2015
El Manual de alojamiento para asambleas de circuito (CO-70) es propiedad de

Watch Tower Bible and Tract Society of Pennsylvania para uso de los miembros
del Comité del Salón de Asambleas, el coordinador de alojamiento del Salón de
Asambleas, el superintendente de asamblea, el superintendente de alojamiento y el
superintendente de circuito, así como de los hermanos designados directamente
para colaborar en esta gestión. No debe mostrarse ni entregarse nunca al perso-
nal del hotel, y su contenido no debe publicarse en Internet. Nadie, salvo las
personas mencionadas, tiene permiso para su reproducción. Todas las cifras aquí
expuestas son en dólares de Estados Unidos.
© 2015
Watch Tower Bible and Tract Society of Pennsylvania
Circuit Rooming Guidelines

Spanish (CO-70-S)
Índice
Capítulo Párrafos
INTRODUCCIÓN........................................................................................ 1-4
1. ASAMBLEAS DE CIRCUITO EN SALONES DE ASAMBLEAS ................ 1-8
2. ASAMBLEAS DE CIRCUITO
EN ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES
Fechas de bloqueo de habitaciones ............................................................2

Cuántas habitaciones bloquear ............................................................... 3-4
Obtención de habitaciones adicionales .......................................................5
Liberación de habitaciones bloqueadas .................................................. 6-7
Habitaciones utilizadas ........................................................................... 8-9
Ciudades donde también se celebran asambleas regionales ....................10
3. ASAMBLEAS DE CIRCUITO EN HOTELES ............................................. 1-3
4. ALOJAMIENTO EN CASAS PARTICULARES.......................................... 1-3
5. NOTIFICACIÓN AL CIRCUITO DE ALOJAMIENTOS DISPONIBLES ..........1
6. NEGOCIACIÓN CON LOS HOTELES
Fijación de tarifas ..................................................................................6-16

Visitas de inspección............................................................................17-19
Cargos adicionales...............................................................................20-21
Puntos de premio .................................................................................22-28
Habitaciones de cortesía ......................................................................29-31
Términos flexibles del contrato ..................................................................32
Términos no flexibles del contrato .............................................................33
Pautas generales para tratar con el personal hotelero ..............................34
¿Se debe predicar al personal del hotel? ..................................................35
Con quién contactar .............................................................................36-39
7. SI HACE FALTA MÁS INFORMACIÓN .........................................................1
APÉNDICE
A. Lista de control de la gestión de alojamiento del circuito
B. Modelo de Convenio de alojamiento del Salón de Asambleas (CO-71)
C. Modelo de Lista de hoteles recomendados
D. Modelo de Convenio de bloqueo de habitaciones para el circuito
(CO-72)
E. Modelo de Informe mensual de ocupación de habitaciones por el
Salón de Asambleas (CO-73)
F. Modelo de Informe de ocupación de habitaciones por el circuito (CO-74)
G. Modelo de Convenio de alojamiento y lugar de reunión en hoteles
(CO-77)
Índice
Introducción
1. Todos los años se celebran miles de asambleas de circuito, y un
buen número de los asistentes necesitan alojarse en hoteles. Conseguir
hoteles de calidad a precios módicos redunda en beneficio de nuestros
hermanos. Además, velar por su seguridad y comodidad está en armonía
con la exhortación de Gálatas 6:10: “Mientras tengamos tiempo favora-
ble para ello, obremos lo que es bueno para con todos, pero especialmen-
te para con los que están relacionados con nosotros en la fe”.
2. Se utilizan hoteles también para celebrar asambleas regionales, Es-

cuelas del Ministerio del Reino y otros eventos. El objetivo de este manual
es unificar la gestión de alojamiento, teniendo presente que la finalidad
primordial es servir a los hermanos que asisten a las asambleas de circuito.
3. Las pautas aquí establecidas se centran en el uso de hoteles cuando las

asambleas de circuito tienen lugar en:
• Salones de Asambleas
• Establecimientos comerciales
• Hoteles
4. A continuación se desarrollan uno a uno estos puntos y se explica

cómo negociar con los hoteles. Se incluyen modelos de los convenios y
formularios que se utilizan en esta gestión, los cuales se pueden descargar
en blanco desde la sección “Formularios” de jw.org. Los convenios están
redactados de forma tal que protejan al circuito y al representante de alo-
jamiento, por lo que no se deben alterar de ningún modo. Tanto los conve-
nios como el presente manual deben leerse detenidamente. Al acordar el
alojamiento con un hotel, se debe llenar y firmar por duplicado el corres-
pondiente convenio. Un ejemplar es para el hotel y el otro para el archivo de
alojamiento.
Introducción
CAPÍTULO 1
Asambleas de circuito
en Salones de Asambleas
1. La sucursal nombra a un hermano capacitado como coordinador de
alojamiento para cada Salón de Asambleas. Su función es la de colaborar con
el Comité del Salón de Asambleas (AHC) en la búsqueda de hospedaje —sea
en hoteles o casas particulares— para quienes asisten a asambleas de circuito
en tales salones.
2. Las gestiones con los hoteles cercanos al Salón de Asambleas son

similares a las que se realizan con los hoteles cercanos a Betel. Con cada
hotel que se utilice se firma un convenio por el término de un año (véase el
Apéndice B). Dado que las necesidades de alojamiento de los circuitos que
usan un Salón de Asambleas pueden variar muchísimo de una semana a
otra, dependiendo de las distancias que deban recorrer los asistentes, se ne-
gocia con los hoteles una tarifa “según disponibilidad”. Con este tipo de
convenio, el hotel tiene la opción de aceptar o rechazar una reserva a la tari-
fa convenida, dependiendo de la disponibilidad de habitaciones. Cada hotel
es libre de aceptar las reservas que quiera, llenando así plazas que de otro
modo se quedarían vacías. El coordinador de alojamiento puede explicar
que con esta modalidad, el hotel determina la disponibilidad de habitaciones
a la tarifa convenida y puede aceptar o rechazar la reserva. No queremos
hacerle perder un negocio al hotel, pero sí usar habitaciones que normal-
mente no se venderían.
3. Se debe comunicar al hotel que, en la mayoría de los casos, las asam-

bleas se celebran en sábado (lo que exige una estancia el viernes por la no-
che) o en domingo (lo que exige una estancia el sábado por la noche), si bien
hay ocasiones en que se celebran en días festivos. Una vez suscrito el con-
venio, se añade el establecimiento a la lista de hoteles aprobados para
el Salón de Asambleas. La Lista de hoteles recomendados debe contener una
cantidad suficiente para que no escasee el alojamiento a lo largo del año.
4. Es cierto que con este sistema los hermanos tal vez se vean obligados
a llamar a más de un hotel para encontrar habitación. Sin embargo, en tér-
minos generales, abarata considerablemente el precio del alojamiento y
no requiere que el personal de alojamiento calcule el número de habitacio-
nes necesarias para cada circuito y proceda a su bloqueo. Como cada vez es
más común que los hoteles insistan en incluir en los contratos cláusulas de
penalización por no llenar todas las habitaciones bloqueadas, el método
de disponibilidad evita este potencial problema, dando al hotel la libertad de
aceptar o rechazar cada solicitud de reserva.
5. Le corresponde al coordinador de alojamiento negociar con los ho-

teles en nombre del Salón de Asambleas y servir de enlace entre aquellos
y el AHC, que es quien aprueba todas las solicitudes de habitaciones de
Capítulo 1
ASAMBLEAS DE CIRCUITO EN SALONES DE ASAMBLEAS
cortesía y las remite al coordinador para que haga las reservas. Este, a su
vez, envía los datos de las reservas a la persona designada por el comité
(véase 6:29-31).
6. Es necesario evaluar anualmente las necesidades de alojamiento del

Salón de Asambleas. Tanto los hoteles que figuren en la lista actual, como
los nuevos, deben ser inspeccionados e incluidos en las negociaciones, lo
que servirá de punto de partida para actualizar la lista de hoteles aprobados
para el calendario del nuevo año. El coordinador de alojamiento hará llegar
a la Sección de Asambleas Regionales una copia maestra de la lista anual
(véase el Apéndice C). También se la hará llegar al AHC para que este, a su
vez, la distribuya a las congregaciones a través del Salón de Asambleas.
La lista se envía en papel con membrete del Salón de Asambleas (véase
5:1).
7. El coordinador de alojamiento pedirá mensualmente a los hoteles de

la lista la cifra de habitaciones usadas durante el mes anterior. Así sabrá
cómo y cuándo se están utilizando los hoteles y de cuántas habitaciones de
cortesía se dispone. El AHC y el coordinador pueden asignar estas habi-
taciones en cualquier momento del año que no haya alojamiento en el salón
o cuando así lo indique la sucursal. La Sección de Asambleas Regionales
recibirá un informe mensual del coordinador de alojamiento sobre la gestión
de habitaciones (véase 6:25, 29).
8. A fin de que el personal hotelero se familiarice con el funcio-

namiento del Salón de Asambleas, el coordinador de alojamiento puede
invitarlos a realizar una breve visita a las instalaciones en un momento
oportuno. Dichas visitas se deben coordinar con el AHC.
Capítulo 1
CAPÍTULO 2
Asambleas de circuito
en establecimientos comerciales
1. En las zonas donde los circuitos no usan un Salón de Asambleas, se
alquila un establecimiento comercial. En estos casos, el alojamiento suele
buscarse en uno o más hoteles cercanos. El superintendente de circuito de-
signa a un hermano cualificado como superintendente de alojamiento para
el circuito, quien se encarga de negociar con los hoteles. Si varios circuitos
utilizan un establecimiento comercial o se usa para asambleas regionales, la
sucursal puede nombrar un superintendente de alojamiento para la zona.
FECHAS DE BLOQUEO DE HABITACIONES

2. El Convenio de bloqueo de habitaciones del circuito (CO-72) señala
en la página 1 que la tarifa de circuito “será aplicable un día antes y un día
después de las fechas de bloqueo” de habitaciones (véase el Apéndice D).
Por lo tanto, si el hotel acepta reservas la noche antes o la noche después de
las fechas de bloqueo, cobrará la tarifa pactada. Dado que la mayoría de los
asambleístas, si no todos, regresan a casa al finalizar la asamblea, debería
bastar con bloquear habitaciones para la noche anterior a esta. Algunas ve-
ces la asamblea cae en día festivo, como se muestra más abajo, por lo que
hay que escoger adecuadamente las fechas de bloqueo de habitaciones.
Día de la asamblea de circuito: Se bloquean habitaciones para:
Sábado Viernes por la noche
Domigo Sábado por la noche
Miércoles (día festivo) Martes por la noche
CUÁNTAS HABITACIONES BLOQUEAR

3. En algunas asambleas no hace falta gestionar el alojamiento porque la
mayoría de los asistentes viven en la localidad y pueden ir y volver el mismo
día. En otros casos, el circuito abarca una amplia zona, y la mayoría tendrá
necesidad de hospedarse en hoteles. A menudo, las necesidades de aloja-
miento se sitúan entre estos dos extremos.
4. En caso de que la mayoría de los asistentes necesite habitaciones, se

divide por cuatro la asistencia total a la última asamblea de circuito, lo que
sirve de base para saber cuántas bloquear. (Por ejemplo, si la asistencia a la
última asamblea fue de 1 200 personas, se pensaría en bloquear 300 habita-
ciones para la siguiente.) Dicha cifra constituye el bloque maestro de habi-
taciones que se tendrían que conseguir. Si es un número elevado, quizás
haya que recurrir a más de un hotel.
OBTENCIÓN DE HABITACIONES ADICIONALES

5. Si sucediera que se confirma la reserva de todas las habitaciones blo-
queadas y aún se necesitaran más, se puede preguntar a los hoteles utilizados
Capítulo 2
ASAMBLEAS DE CIRCUITO EN ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES
si quieren aumentar el bloque. En tal caso, el superintendente de alojamiento

modifica el Convenio de bloqueo de habitaciones del circuito (CO-72).
En cada ejemplar firmado se tacha el número anterior y se escribe el nuevo
de forma legible. Tanto el coordinador de alojamiento como el vendedor del
hotel deben poner en ambos ejemplares la fecha y sus iniciales al lado
del número corregido. (Este procedimiento brinda protección legal en caso
de que el hotel más adelante niegue que accediera a modificar la cifra de
habitaciones bloqueadas.) Otra posibilidad sería conseguir las habitaciones
adicionales en otro hotel. En cualquier caso, un hotel no debe aceptar más
reservas que las estipuladas en el convenio.
LIBERACIÓN DE HABITACIONES BLOQUEADAS

6. Si se ha hecho la gestión de alojamiento con bastante anticipación y pa-
rece que se han bloqueado demasiadas habitaciones, se pueden liberar algunas.
Por ejemplo, si se bloquearon 100 y al cabo de unos meses solo se han reser-
vado 30 (quedando aún 70 sin reservar), se pueden liberar 40 para que el hotel
disponga de ellas. Todavía quedarían 30 bloqueadas, y el hotel podría vender
las restantes.
7. Si se reduce el bloque, hay que modificar el convenio firmado, ta-

chando en ambos ejemplares la cifra original y escribiendo claramente la
cifra corregida. Tanto el coordinador de alojamiento como el vendedor del
hotel deben poner en ambos ejemplares la fecha y sus iniciales al lado
del número corregido.
HABITACIONES UTILIZADAS
8. Mucho antes de la asamblea de circuito, el superintendente de alo-
jamiento debe llamar a todos los hoteles de la lista y pedir el número total
de habitaciones reservadas por los huéspedes; probablemente tendrá que
hacer esto más de una vez. El número de habitaciones utilizadas determina-
rá la cantidad de habitaciones de cortesía otorgadas. Es posible que los blo-
ques de habitaciones se ocupen pronto y que, por lo tanto, se necesiten más.
9. Después de cada asamblea de circuito, el superintendente de alo-

jamiento pedirá a los hoteles el cómputo final de las habitaciones utilizadas.
El Convenio de bloqueo de habitaciones del circuito (CO-72) establece que
el hotel debe suministrar estas cifras. Llevar un registro exacto de la ocu-
pación de habitaciones por cada asamblea de circuito será útil a la hora de
definir las necesidades futuras.
CIUDADES DONDE TAMBIÉN SE CELEBRAN

ASAMBLEAS REGIONALES
10. Si en la ciudad donde se celebrará una asamblea de circuito se ha
realizado hace poco una asamblea regional y no hay un Salón de Asam-
bleas, el superintendente de alojamiento pedirá a la Sección de Asambleas
Regionales los nombres de los hermanos que participaron en la gestión de
Capítulo 2
ASAMBLEAS DE CIRCUITO EN ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES
alojamiento. En la mayoría de los casos, ellos ya han visitado todos los ho-
teles de la zona y han acordado tarifas de grupo, lo que seguramente simpli-
ficará la labor del superintendente. Además, antes de alquilar un estable-
cimiento comercial o un centro universitario para celebrar asambleas de
circuito, se debe contactar siempre al negociador de contratos o, si es nece-
sario, a la Sección de Asambleas Regionales.
Capítulo 2
CAPÍTULO 3
Asambleas de circuito en hoteles
1. Todas las disposiciones del capítulo 2 son igualmente aplicables a las
asambleas de circuito celebradas en hoteles. No obstante, el proceso exige
más que simplemente contratar las habitaciones necesarias. Hacen falta,
entre otras cosas, un salón de reuniones, sistema de sonido, iluminación,
ventilación, permiso para entrar alimentos y bebidas al local, área de bau-
tismo, cuartos para instalar departamentos como Contabilidad, etc. El con-
venio entre el circuito y el hotel ha de especificar claramente qué salones de
reunión se utilizarán.
2. La mayoría de los contratos hoteleros son de carácter leonino, es de-

cir, casi siempre buscan el beneficio exclusivo del hotel. Aceptar sus térmi-
nos tal y como están redactados puede exponer al circuito o al representante
de alojamiento al pago de una indemnización monetaria. Por consiguiente,
nunca se debe firmar el contrato preparado por un hotel, aunque se haya
hecho así en el pasado. Se utilizarán únicamente los convenios anexos al
presente manual.
3. Si existe la posibilidad de celebrar una asamblea de circuito en un

hotel, el superintendente de alojamiento pedirá asesoría a la Sección de
Asambleas Regionales, la cual designará a un(os) hermano(s) para que co-
labore(n) en las gestiones necesarias. Cuando se realicen asambleas de cir-
cuito en establecimientos hoteleros, se utilizará el Convenio de alojamiento
y lugar de reunión en hoteles (CO-77) (véase el Apéndice G).
Capítulo 3
CAPÍTULO 4
Alojamiento en casas particulares
1. Puede darse el caso de que un superintendente de circuito que use un
establecimiento comercial o un Comité del Salón de Asambleas (AHC)
concluya que es preciso buscar alojamiento en casas de hermanos.
Un ejemplo sería si se organizara en la ciudad un evento que ocasionara una
escasez imprevista de habitaciones de hotel.
2. Si se ha programado una asamblea de circuito en un Salón de Asam-

bleas y se presenta esta situación, el coordinador de alojamiento, en estrecha
colaboración con el superintendente de circuito y el AHC, conseguirá las
habitaciones necesarias. Si la asamblea se va a realizar en un establecimien-
to comercial, el superintendente de circuito y el superintendente de aloja-
miento estudiarán las necesidades. En cualquier caso se emplearán los si-
guientes dos formularios:
• Solicitud de alojamiento en casa particular (CO-75). Se envía a las

congregaciones donde haya publicadores que necesiten alojamiento.
Una vez llenos, el secretario los procesa y remite al representante de
alojamiento del circuito.
• Formulario de alojamiento en casa particular (CO-76). Se envía a
las congregaciones de la zona donde se va a celebrar la asamblea,
junto con una carta en la que se les informa sobre la situación y la
oportunidad que tienen de ayudar a sus hermanos. El secretario dis-
tribuye los formularios entre los publicadores y, una vez llenos, los
procesa y remite al representante de alojamiento del circuito.
3. Cuando el representante de alojamiento del circuito haya recibido to-

dos los formularios, se atenderá cada solicitud según la disponibilidad
de alojamiento. Posteriormente, se notificará lo dispuesto tanto al huésped
como al anfitrión. Debe mantenerse un archivo de todos los alojamientos
disponibles en la localidad para uso futuro.
Capítulo 4
CAPÍTULO 5
Notificación al circuito
de alojamientos disponibles
1. Una vez recibida de parte del coordinador de alojamiento la Lista de
hoteles recomendados, el Comité del Salón de Asambleas la envía a todas
las congregaciones usuarias del salón. Cuando se celebre una asamblea de
circuito en un lugar distinto, el superintendente de circuito o el superinten-
dente de alojamiento prepararán una Lista de hoteles recomendados en el
idioma del circuito y la enviarán a las congregaciones. En el presente ma-
nual se incluye un modelo de lista para este caso concreto (véase el Apéndi-
ce C). Los párrafos inicial y final deben ser idénticos a los del modelo. Los
datos específicos de la asamblea se insertan en otra parte. Debe seguirse el
formato del modelo lo más fielmente posible. Cuando sea necesario, se en-
viará a las congregaciones una lista revisada, con la nueva fecha escrita en
la parte superior.
Capítulo 5
CAPÍTULO 6
Negociación con los hoteles
1. Las pautas expuestas en este capítulo son por igual aplicables a las ne-
gociaciones con los hoteles cercanos a los Salones de Asambleas y los hote-
les cercanos a los establecimientos comerciales donde se celebren asambleas
de circuito. Por sencillez, emplearemos el término “representante de aloja-
miento” para designar al hermano encargado de las negociaciones, trátese del
coordinador de alojamiento que actúa en nombre del Salón de Asambleas o
del superintendente de alojamiento del circuito. En los convenios se le deno-
minará el “Representante de alojamiento”.
2. Al visitar los hoteles, el representante de alojamiento irá siempre

acompañado de uno o dos hermanos; un número mayor podría resultar
abrumador para el personal del hotel. Un hábil negociador sabe qué cosas
son importantes para la organización, cuáles lo son para la contraparte y con
qué margen de maniobra cuenta para negociar cada punto. El objetivo es
llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes, aunque ni una ni otra ob-
tengan todo lo que pretendían en un principio. Si el representante de aloja-
miento hace concesiones, es de esperar que el vendedor también haga las
suyas. Las negociaciones no deben ser unilaterales.
3. Los hoteles suelen fijarse objetivos de venta para cada año. Su mi-
sión consiste en vender más habitaciones a mayor precio, para lo cual apli-
can una estrategia conocida comúnmente con el nombre de “gestión de pre-
cios” (Yield Management). Para ello se compara el número de habitaciones
vendidas el año anterior y el total de reservas confirmadas en relación con
los objetivos de venta propuestos para el próximo año. Muchos hoteleros
utilizan como indicador el “promedio diario de estancia” (Average Daily
Rate [ADR]). Dado que las tarifas fluctúan según la temporada y los seg-
mentos de clientela que el hotel aloje (tarifa oficial [la publicada por el
hotel], tarifa corporativa, tarifa American Automobile Association [AAA],
tarifa de circuito, etc.), un ADR más alto le indica a la gerencia que los in-
gresos por habitación ocupada están aumentando; pero se trata de una cifra
engañosa, pues representa solo un promedio y no guarda relación con los
ingresos totales. Si un vendedor insiste en una tarifa más alta, el hotel per-
derá oportunidades de negocio, pues no llenará las habitaciones vacías y sus
ingresos totales serán menores a pesar de tener un ADR alto. Un buen nú-
mero de hoteleros utilizan la ratio de “ingresos medios por habitación dis-
ponible” (Revenue Per Available Room [RevPar]). En cualquier caso, el fin
es el mismo: incrementar la eficacia de su hotel en función de los costos.
4. Es útil tener una idea de cuánto le cuesta realmente a un hotel el uso

de una habitación. En Estados Unidos, por ejemplo, se calcula que el costo
oscila entre 20 y 40 dólares por noche, incluyendo servicios públicos (luz,
agua, gas), camareras, lavandería y productos de acogida (artículos que se
ponen en los cuartos de baño, como jabón, champú, etc.). Todo lo que ex-
ceda de esa cantidad constituye ganancia. Y aunque el funcionamiento del
Capítulo 6
NEGOCIACIÓN CON LOS HOTELES
hotel conlleva otros gastos (hipoteca, impuestos, aumentos del capital, etc.),
son gastos que se causarían aun si las habitaciones no se ocuparan.
5. El representante de alojamiento debe tener presente que una vez que

se aceptan tarifas elevadas, resulta muy difícil bajarlas después. Con el
tiempo, los hoteles y los comercios en general tal vez comprendan que les
conviene negociar tarifas ventajosas con nosotros.
FIJACIÓN DE TARIFAS
6. Algunos hoteles solicitan automáticamente un alza de tarifas todos
los años. El rendimiento de los vendedores suele determinarse por los ingre-
sos que generen, y a tarifas más altas, mayor rentabilidad. Los vendedores
aducirán varias razones para justificar un alza, entre ellas las siguientes:
• Los costos de funcionamiento, la mano de obra, el costo de vida, los

servicios públicos, etc., siguen aumentando y deben ser asumidos
por los clientes.
• Se proyecta, se ha iniciado o se acaba de hacer una renovación.
• La cadena hotelera a la que están asociados exige un aumento de
tarifas.
• La administración cambió de manos el año pasado y la nueva insiste
en poner tarifas más altas.
7. Cuando un hotel dispone de dinero para realizar reformas en sus ins-

talaciones, suele dar atención primero a las áreas públicas, que son su tarjeta
de presentación de cara a los clientes. Aunque se puede felicitar a los ven-
dedores por las mejoras realizadas o proyectadas, lo que más interesa es el
estado de las habitaciones, pues es donde los hermanos pasarán la mayor
parte del tiempo. Nuestro objetivo es garantizar el alojamiento para los
hermanos a precios módicos, por lo que hay que establecer si el alza está o
no justificada. Las siguientes preguntas se proponen a título orientativo:
• Desde el punto de vista del huésped, ¿qué cambios efectuó el esta-
blecimiento el pasado año que justifiquen un aumento de tarifa?
• ¿Se han renovado sustancialmente las habitaciones? En tal caso,
¿qué obras se han hecho?
• ¿Ha mejorado la calidad del mobiliario, las cortinas, las camas, los
cubrecamas y las alfombras? ¿Se ha dado atención a los baños y se
han cambiado los lavamanos, las bañeras, los azulejos, etc.?
• Tras la renovación, ¿es la tarifa acorde con la calidad del hotel, com-
parado con otros de categoría similar?
• ¿Se ve el establecimiento básicamente igual que el año anterior?
En ese caso, ¿debería pagarse la misma tarifa?
Capítulo 6
• Si se ve más desgastado que el año anterior y no se han efectuado

mejoras evidentes, ¿debería rebajarse la tarifa?
8. Los hoteles no tienen que incrementar forzosamente sus tarifas cada

año. El mantenimiento regular de cualquier hotel exige reemplazar cada cier-
to tiempo elementos gastados, como cortinas, alfombras, ropa de cama y
mobiliario. Ahora bien, si el establecimiento ha subido de categoría con la
renovación, entonces un pequeño aumento puede estar justificado.
9. La siguiente tabla permite comparar la calidad y los niveles de servi-

cio que ofrecen los hoteles con un espectro razonable de tarifas. Los nom-
bres de los hoteles bajo “Ejemplos” se dan solo para efectos comparativos
(por ejemplo, un Comfort Inn pudiera ser superior a un Holiday Inn). Cuan-
do se comparan varios hoteles de una misma localidad, por lo general es
posible clasificarlos dentro de una “Categoría” y así saber qué “Tarifas” les
aplican.
Categoría Ejemplos Tarifas
Económico Econo Lodge, Motel 6, Super 8 $30-$45
Servicio limitado Comfort Inn, Days Inn, Ramada Limited $41-$60
Servicio completo Hilton, Holiday Inn, Marriott, Sheraton $51-$70
Superior Hyatt, Renaissance, Westin $61-$85
10. Las tarifas de la tabla guía son por dos adultos en una habitación, con
niños menores de 18 años gratis y aparcamiento incluido. Muchos hoteles
ofrecen una tarifa para una o dos personas más un cargo por adulto adicional,
el cual debe oscilar entre 3 y 10 dólares. Otros ofrecen una tarifa fija prescin-
diendo del número de ocupantes legales de la habitación. Hay que usar buen
criterio al elegir la opción que sea más ventajosa para los hermanos.
11. Algunos hoteles ofrecen un desayuno caliente completo. Es cierto

que muchos incluyen en la tarifa un desayuno continental (que consiste en
una limitada variedad y cantidad de fruta, algún tipo de pan o pasteles, café,
etc.); pero el desayuno completo incluye mucho más. Por este se pueden
sumar a la tarifa indicada en el párrafo anterior 2 o 3 dólares por adul-
to. Si las tarifas del hotel exceden esta política de precios, no debe fir-
marse el convenio de bloqueo de habitaciones.
12. En el sector hotelero se utilizan términos como “económico”, “servi-

cio limitado”, “servicio completo”, “superior” y similares para diferenciar los
distintos niveles de servicio. (Por ejemplo, un hotel de servicio completo
cuenta con piscina, restaurante y servicio a las habitaciones; mientras que uno
de servicio limitado, normalmente no.) Dichos términos se usan aquí en un
sentido menos técnico. Cada uno de los hoteles de una zona debe clasificarse
en la categoría que corresponda. ¿Por qué es esto importante? Pongamos un
ejemplo: si un vendedor de un hotel de servicio completo (con una tarifa de
circuito de $54 la noche) descubre que en la lista figura uno económico con
una tarifa de $52, tal incoherencia en la estructura tarifaria podría perjudicar
Capítulo 6
seriamente la negociación con cualquiera de los dos. El de servicio completo

querría una tarifa considerablemente mayor (por ser de calidad superior al
económico), y el económico se resistiría a rebajar la suya (porque ya se ha
aceptado). La categorización de los hoteles y las tarifas aceptadas variará de
una ciudad a otra. Los hoteles de las ciudades grandes aspiran a tarifas más
altas que los hoteles de los pueblos pequeños; no obstante, se deben seguir
los mismos criterios al clasificar cada uno de ellos. Aunque un establecimien-
to no lleve el nombre de una cadena en particular, deberá ubicársele en una
de las categorías de arriba para propósitos de comparación y precio.
No se escatimarán esfuerzos para conseguir los mejores hoteles.
13. Las negociaciones no deben abordarse como una súplica a los hote-
les para que alojen a los asambleístas. Ellos tienen un producto que vender,
y el circuito o el Salón de Asambleas es el “comprador”. No se piense que
proporcionar alojamiento es un favor que nos hacen. El representante de
alojamiento debe tener presente que al incluir un hotel en la Lista de hoteles
recomendados, está recomendando a los hermanos dónde gastar su dinero.
Debe asimismo evitar los enfrentamientos durante las negociaciones, y
no debería sentirse obligado a aceptar una tarifa más alta de lo que sea justo
para ambas partes ni parecer nervioso o preocupado, pues el hotel podría
interpretarlo como un signo de desesperación y pensar que no necesita ne-
gociar o que acabaremos aceptando su oferta. El representante de aloja-
miento debe sentirse con total libertad de hacer preguntas y tomar notas du-
rante las conversaciones. No acordará una tarifa definitiva ni firmará un
convenio hasta que no haya sondeado e inspeccionado personalmente varios
establecimientos.
14. Como es lógico, los vendedores están muy interesados en que su

hotel gane dinero. Aunque el negocio tiene que dejar ganancia, el “compra-
dor” puede optar por no utilizar sus servicios si considera que las instala-
ciones no se adecuan a sus necesidades o que la tarifa es inaceptable.
15. El personal del hotel quizás necesite tiempo para estudiar la propues-
ta. Si no responden en un plazo razonable, el representante de alojamiento se
comunicará con ellos. En caso de que digan que tienen que elevar el precio,
se les preguntará cuánto. Si resulta excesivo, se les indicará que no podemos
aceptar porque el negocio que les ofrecemos permite esperar una tarifa gru-
pal; si replican que su oferta ya incluye un descuento sustancial sobre las tari-
fas publicadas, se les puede decir que entendemos que tales tarifas se aplican
a los clientes de paso, pero que el grupo representado necesita una tarifa más
acorde con lo que ofrecen otros hoteles de la zona y el país.
16. Cuando se hayan ultimado las negociaciones con el hotel(es), se lle-

nará un convenio de alojamiento (véanse los Apéndices B, D y G). Este do-
cumento brinda al circuito o al Salón de Asambleas la protección legal nece-
Capítulo 6
saria, por lo que no se debe modificar bajo ningún concepto, ni tampoco se

debe firmar ningún documento proporcionado por el hotel.
VISITAS DE INSPECCIÓN
17. La única forma de constatar la calidad, limpieza y seguridad de un
hotel es visitándolo personalmente. Esta gestión, denominada “visita de ins-
pección”, permite ver si este se adapta a las necesidades del circuito/s.
Además, comparar los puntos débiles y fuertes de diferentes hoteles permite
determinar la tarifa adecuada para cada uno. Cuando se concierte una cita
con un hotel, es importante ser puntuales o avisar si por algún motivo se va
a retrasar.
18. Los hoteles esperan las visitas de inspección, pues las ven como una
oportunidad de destacar sus puntos fuertes. Hay que revisar siempre varias
habitaciones en distintos pisos para comprobar la calidad y la limpieza.
Si un vendedor dice que no hay habitaciones para mostrar porque todas se
ocuparon la noche anterior, se cambiará la visita para una fecha en que
se pueda efectuar la inspección.
19. Durante la inspección, observe el estado del vestíbulo, los pasillos,

el restaurante (si lo hay) y las habitaciones. Mire detrás y debajo de las ca-
mas para verificar que la limpieza sea completa. Siéntese en varias camas
para ver si los colchones son cómodos. Examine con detenimiento los ba-
ños. Puede hacer comentarios positivos de lo que vea, como también men-
cionar aspectos que requieran atención. Por ejemplo, ¿está el papel de pared
roto o manchado? ¿Están las alfombras bien aspiradas y rematadas? ¿Hay
moho en la bañera o la ducha? ¿Funciona y está limpio el extractor del
baño? ¿Funciona bien el sistema de aire acondicionado? ¿Se ven gastados
los muebles? ¿Hay olores desagradables? ¿Están las cunas y las camas ple-
gables en buen estado? Prestar atención a estos asuntos ayuda a evaluar la
calidad del alojamiento y proporciona elementos para la negociación. Por lo
general, el vendedor toma nota de las observaciones para pedir a los encar-
gados de mantenimiento que subsanen cualquier irregularidad. Las visitas
de inspección a los hoteles utilizados por los Salones de Asambleas son
constantes y se deben realizar durante todo el año para asegurarse de que se
mantienen en buen estado.
CARGOS ADICIONALES
20. Estacionamiento. Algunos hoteles añaden a la tarifa de la habita-
ción un cargo por estacionamiento. En realidad, este servicio debería ir in-
cluido en la tarifa, pues la mayoría de los hoteles no cobran por él. Siempre
que sea posible, se deberá eliminar el cargo por completo; si no se puede, se
pedirá al hotel que reduzca en proporción la tarifa, incluso si otra empresa
es la propietaria o gestora del estacionamiento. En algunos casos, el hotel
logra que la administración reduzca ostensiblemente el recargo o lo elimine;
Capítulo 6
en otros casos, el hotel reduce la tarifa lo suficiente para que el precio total
sea comparable al de aquellos que ofrecen estacionamiento gratuito.
21. Cunas y camas plegables. Muchos hoteles cuentan con un número

restringido de cunas y camas plegables, en cuyo caso se deben instalar gra-
tuitamente. Ahora bien, si el hotel tiene que alquilar o adquirir dichos ar-
tículos, es comprensible que apliquen un pequeño recargo. Debe negociarse
un precio razonable de 5 a 10 dólares por noche. En la Lista de hoteles
recomendados se indicarán quiénes las tienen disponibles.
PUNTOS DE PREMIO
22. Algunas cadenas hoteleras utilizan programas de fidelización para
premiar a huéspedes particulares u organizadores de eventos que lleven
clientes a sus establecimientos afiliados. Estos programas son parecidos a
los programas de millas que ofrecen las aerolíneas a los viajeros frecuen-
tes. Los puntos obtenidos son aparte de las habitaciones de cortesía utili-
zadas por el circuito o el Salón de Asambleas. Se han abierto cuentas de
fidelización con diversas cadenas a nombre de hermanos que trabajan en el
Departamento de Viajes de la central mundial. Con los años se han ido
acumulando puntos generados por el uso de hoteles para asambleas de cir-
cuito, asambleas regionales, etc., los cuales son utilizados por la organiza-
ción para compensar los gastos de alojamiento y viaje por todo el mundo.
23. Cuando un hotel otorga puntos, el programa de fidelización de la

cadena hotelera se los cobra, lo que le supone un costo. Aunque el personal
hotelero diga otra cosa, este suele rondar el 1% de los ingresos, que es poco
comparado con el beneficio total que la asamblea le generará al hotel.
24. La siguiente tabla muestra algunas cadenas que ofrecen puntos por
estancias en sus hoteles a organizadores de eventos, huéspedes particulares
o a ambos (a la fecha de elaboración del presente manual):
Cadena Hoteles Programa de fidelización
Carlson Country Inns & Suites, Park Inn, Park Club Carlson for Planners
Plaza, Quorvus Collection, Radisson,
Radisson Blu
Drury Inns Drury Inn, Drury Inn & Suites, Drury Inner Circle
Lodge, Drury Plaza Hotel, Drury Suites,
Pear Tree Inn
Hilton canopy, Conrad, Curio, DoubleTree, Dou- Hilton HHonors - Event
bleTree Club, Embassy Suites, Hampton Planner
Inn, Hilton, Hilton Garden Inn, Home2
Suites, Homewood Suites
Hyatt andaz, Grand Hyatt, Hyatt, Hyatt House, Planner Rewards
Hyatt Place, Hyatt Regency, Hyatt
Zilara/Ziva, Park Hyatt, Summerfield
Suites
Capítulo 6
Cadena Hoteles Programa de fidelización

InterContinental Candlewood Suites, Crowne Plaza, EVEN IHG Rewards *
Hotels Group Hotels, Holiday Inn, Holiday Inn Express,
Holiday Inn Resort, Hotel Indigo, Hualuxe
Hotels, InterContinental, Staybridge Suites
Marriott AC Hotels, Autograph Collection Hotels, Marriott Rewards -
Courtyard, EDITION, Fairfield Inn & Rewarding Events **
Suites, Gaylord Hotels, JW Marriott, Mar-
riott, MOXY Hotels, Protea Hotels, Re-
naissance, Residence Inn, The Ritz-
Carlton, Springhill Suites, TownePlace
Suites
Omni Omni Hotels Select Rewards ***
Starwood aloft, Element, Four Points, Le Meridién, Preferred Planner
The Luxury Collection, Sheraton, St.
Regis, W Hotels, Westin
Wyndham Baymont Inn & Suites, Days Inn, Dream, Wyndham Rewards
Hawthorn Suites, Howard Johnson,
Knights Inn, Microtel, Night, Ramada,
Ramada Limited, Super 8, Travelodge,
TRYP, Wingate, Wyndham, Wyndham
Garden, Wyndham Grand
* IHG Rewards exige que se celebre una reunión en el hotel para otorgar puntos. Al firmar el
convenio de alojamiento, los hoteles de la familia InterContinental se comprometen a no aplicar
este requisito. Los hoteles pueden comprar a IHG Rewards el número equivalente de puntos y
abonarlos a la cuenta del organizador que aparece en el convenio.
** Los hoteles de la marca Residence Inn y TownePlace Suites no participan en el programa Re-
warding Events; no obstante, al firmar el convenio de alojamiento, se comprometen a otorgar
puntos. Sencillamente, pueden comprar a Marriot Rewards el número equivalente y abonarlos a
la cuenta del organizador que aparece en el convenio.
***Omni Hotels solo concede tarjetas de regalo. La cantidad en efectivo de la tarjeta es proporcional
a los beneficios que la asamblea le haya generado al hotel.
25. Al negociar con un hotel afiliado a una de las cadenas mencionadas,

el representante de alojamiento analizará con el vendedor los términos del
convenio que tratan de los puntos de premio y se asegurará de que entienda
que dichos términos son aplicables a su hotel. El contrato estipula cuándo
debe informar el hotel al representante de alojamiento del número de habi-
taciones usadas y abonar en la cuenta designada los puntos obtenidos.
La siguiente tabla muestra cómo calcular los puntos que debe otorgar un
hotel (a la fecha de elaboración del presente manual):
Cadena Maneras de ganar puntos
Carlson 3 puntos por cada dólar de ingreso hasta $5.000; 5 puntos por cada dólar
cuando el ingreso supere los $5.000.
Drury Si se ocupan un mínimo de 20 habitaciones en un período de 365 días:
5 puntos por cada dólar de ingreso.
Hilton 1 punto por cada dólar de ingreso.
Hyatt Si se ocupan 10 habitaciones o más como mínimo una noche: 1 punto por
cada dólar de ingreso.
IHGroup Si se ocupan 10 habitaciones o más cómo mínimo una noche: 3 puntos por
Marriott Si se ocupan 10 habitaciones o más cómo mínimo una noche: 3 puntos por
Omni Según los incrementos de ingresos, tarjetas de regalo de entre 100 y 500
dólares.
Capítulo 6
Cadena Maneras de ganar puntos

Starwood Si se ocupan 10 habitaciones o más cómo mínimo una noche: 3 puntos por
Wyndham 10 puntos por cada dólar de ingreso.
26. Es posible calcular la cantidad total de puntos obtenidos en un hotel

después de una asamblea. Por ejemplo, si se contrató una tarifa de habita-
ción de 59 dólares en un Marriott Courtyard y se ocuparon 64 noches, el
hotel abonará a la cuenta designada 11.328 puntos, calculados de la siguien-
te manera:
a) 59 (tarifa de habitación) x 64 (noches de ocupación) = $3.776 (ingresos)
b) $3.776 (ingresos) x 3 (puntos por cada dólar de ingreso) = 11.328 puntos
27. Asambleas de circuito celebradas en un Salón de Asambleas.

Cada hotel de la lista aprobada del Salón de Asambleas deberá informar al
coordinador de alojamiento —ya sea por teléfono, fax o correo electrónico
y en un plazo de dos semanas a partir del último día de cada mes— del nú-
mero total de noches de habitación pagadas. Si él no lo recibe, se comunica-
rá con ellos para pedirlo. Cuando un hotel deba otorgar puntos, dará al
coordinador de alojamiento algún tipo de garantía de que los puntos gana-
dos el mes anterior han sido depositados en la cuenta designada en el con-
venio. A fin de que la Sección de Asambleas Regionales sepa cuántos pun-
tos deben abonarse, el coordinador de alojamiento le enviará un Informe
mensual de ocupación de habitaciones por el Salón de Asambleas (CO-73),
en el que figuren solamente los hoteles que deban depositar puntos (véase el
Apéndice E).
28. Asambleas de circuito en establecimientos comerciales. En un pla-

zo de una semana a partir de la fecha en que termine una asamblea de circuito,
los hoteles utilizados deberán informar al superintendente de alojamiento del
total de noches de habitación pagadas, haciéndolo por teléfono, fax o correo
electrónico. Si él no lo recibe, se comunicará con ellos para pedirlo. Si un ho-
tel debe conceder puntos, el superintendente de alojamiento obtendrá algún
tipo de garantía de que los puntos ganados se han depositado en la cuenta de-
signada en el convenio. A fin de que la Sección de Asambleas Regionales
sepa cuántos puntos deben abonarse, el superintendente de alojamiento le en-
viará —en un plazo de dos semanas a partir de la fecha en que termine la
asamblea de circuito— un Informe de ocupación de habitaciones por el cir-
cuito (CO-74), enumerando únicamente los hoteles que deben depositar pun-
tos (véase el Apéndice F). Si ninguno de los hoteles utilizados por el circuito
cuenta con un programa de fidelización, no hace falta enviar dicho informe.
HABITACIONES DE CORTESÍA
29. No se firmará el convenio de alojamiento si en sus términos no se
contempla la concesión de habitaciones de cortesía. Aunque conceder 1 ha-
bitación gratuita por cada 50 de pago es lo habitual en el caso de algunos
hoteles de lujo, a menudo es posible pactar 1 por cada 20 o 25. Por ejemplo,
Capítulo 6
cuando el establecimiento acepta excursiones en autocar, suele otorgar al

conductor una habitación de cortesía durante la estancia del grupo; y puesto
que estos grupos ocupan una media de 15 a 18 habitaciones, el hotel ofrece
1 gratuita por cada 15 a 18 de pago. (Muchos ofrecen además una comisión
del 5 al 10% a los agentes de viajes por habitaciones reservadas. Si bien la
tarifa de circuito o de Salón de Asambleas no está sujeta a comisión, este
hecho subraya el amplio margen con el que cuentan los hoteles.)
30. El personal del hotel quizás diga que no es su norma ofrecer habita-
ciones de cortesía porque eso reduce el precio real por habitación. Si ofre-
cieran 1 habitación gratuita por cada 25 de pago (utilizando una tarifa de
50 dólares), su cálculo de ingresos sería el siguiente:
a) $50 x 25 habitaciones de pago = $1.250 de ingresos
b) $1.250 ÷ 26 habitaciones ocupadas = $48.08 de ingreso por habitación
Tal vez argumenten que con esta política pierden 2 dólares por cada habita-
ción de cortesía que concedan. Para compensar la supuesta pérdida, quizá
traten de 1) eliminar por completo dicha política, 2) subir la ratio (por
ejemplo, 1 habitación gratuita por cada 50 de pago), o 3) elevar la tarifa.
En cualquier caso, el representante de alojamiento debe insistir en una con-
cesión de habitaciones de cortesía y negociar la mejor tarifa posible.
31. Estas habitaciones se ganan sobre una base acumulativa, según el

número total de noches de habitación pagadas por los asambleístas, incluso
si las habitaciones se utilizan en noches distintas a las bloqueadas en el con-
venio. Para saber cuántas noches de habitación de cortesía se han ganado, se
divide el número total de habitaciones utilizadas todas las noches entre el
número de habitaciones que se deben pagar para obtener una gratis (25 en
una política de 1 por cada 25). He aquí un ejemplo:
Habitaciones Jueves Viernes Sábado Domingo Total noches
utilizadas el: de habitación
37 48 50 2 137
Dividiendo el número de noches de habitación (137) entre el número de
habitaciones de pago necesarias para obtener una gratuita (25), se obtiene el
número de noches de habitación de cortesía ganadas (137 ÷ 25 = 5). Estas
5 noches pueden usarse de diversas maneras: por ejemplo, 3 habitaciones
durante 1 noche y 1 durante 2 noches (1 + 1 + 1 + 2 = 5), o 1 habitación
durante 3 noches y 1 durante 2 noches (3 + 2 = 5).
TÉRMINOS FLEXIBLES DEL CONTRATO

32. Las negociaciones con los hoteles ofrecen un margen de flexibilidad
en los siguientes aspectos:
• Tarifas. Si el hotel pregunta qué tarifa se está buscando, señálese la
más baja de la tabla. (En un hotel de servicio completo, por ejemplo,
se podría decir que entre 50 y 55 dólares.) No es buena estrategia
comenzar con la tarifa máxima permisible (por ejemplo: “lo máximo
Capítulo 6
que podemos ofrecer por un hotel como este son 70 dólares”), pues
ello reduce todo margen de negociación. Usar la tabla de tarifas per-
mitirá cierta flexibilidad a la hora de concertar una adecuada.
• Bloques de habitaciones. Si un hotel no puede proporcionar todas
las habitaciones que se necesiten pero quiere participar, puede ser
utilizado y, al mismo tiempo, se pueden bloquear las que hagan falta
en otros hoteles.
• Política sobre habitaciones de cortesía. Informar a los hoteles que
la política estándar del circuito (o Salón de Asambleas) es de “1 por
cada 20” o de “1 por cada 25” y darles a escoger la que consideren
aceptable, seguramente les hará sentir que han ganado una conce-
sión. Si su oferta inicial es mejor, debe aceptarse. Tal vez convenga
explicar que las habitaciones de cortesía se destinan a ministros vo-
luntarios no remunerados y sus esposas, oradores de la asamblea, su-
perintendentes de circuito, y así por el estilo.
• Localización del hotel. Es posible que un hotel que quede un poco
más retirado del local de la asamblea ofrezca mejor hospedaje o me-
jores precios que otro localizado en las proximidades. Cuando los
hoteleros entienden que también estamos buscando en otros estable-
cimientos, por lo general mejora nuestra posición para negociar.
• Fechas límites. Normalmente, la fecha límite para la admisión de re-
servas es 30 días antes de la asamblea. Las habitaciones que no se
hayan reservado para entonces volverán al “inventario general” del
hotel, que podrá venderlas a otros clientes. La fecha límite puede
modificarse si el hotel estima que necesita más tiempo para “reven-
der” las habitaciones. Se ha de tener presente que cuanto más se ade-
lante tal fecha, menos tiempo tendrán los hermanos para conseguir
habitación.
• Fechas de la asamblea. Las asambleas de circuito se programan con
mucha antelación para que los asambleístas puedan organizar sus
asuntos y el superintendente de circuito pueda adaptar su calendario.
Si en las fechas en las que se celebrará la asamblea resulta difícil con-
seguir alojamiento en hoteles, el representante de alojamiento hablará
con el superintendente de circuito.
TÉRMINOS NO FLEXIBLES DEL CONTRATO

33. En la negociación con los hoteles no habrá flexibilidad en los siguien-
tes aspectos:
• Firma de contratos del hotel. Se utilizarán únicamente los convenios
mencionados en el presente manual y no se les hará ninguna enmien-
da, alteración o supresión. No debe firmarse un contrato proporciona-
do por el hotel.
• Política sobre habitaciones de cortesía. Aunque hay margen para
establecer la ratio de habitaciones de cortesía, como se indicó ante-
Capítulo 6
riormente, es indispensable que el establecimiento cuente con esta

política.
• Puntos de premio. Si un hotel discrepa del sistema de puntos y
no hay muchos dispuestos a cooperar, el representante de alojamien-
to pedirá instrucciones a la Sección de Asambleas Regionales.
No deben eliminarse del convenio los términos sobre el programa de
puntos.
PAUTAS GENERALES PARA TRATAR

CON EL PERSONAL HOTELERO
34. El trato con el personal hotelero se regirá por las siguientes pautas:
• Actuar siempre de manera digna y profesional, y vestir como si fuera
a una reunión de congregación.
• Hacer todo lo posible por utilizar los hoteles más cercanos y de más
alta calidad.
• Una vez aprobado el contrato con el local de la asamblea, comenzar
las negociaciones de alojamiento cuanto antes, de ser posible con
muchos meses de anticipación. Así habrá tiempo de buscar otras op-
ciones si la primera elección de hotel no funciona.
• Sondear varios hoteles de la zona, pero no divulgar cuáles más se es-
tán considerando ni las tarifas que ofrecen.
• Puesto que los viajeros por negocios suelen ocupar los hoteles entre
semana, la demanda es mucho menor los fines de semana; de ahí que
las asambleas de circuito sean un negocio atractivo para los hoteles.
• Si alguien pide información sobre los demás hoteles que el circuito
utiliza, como el número de habitaciones bloqueadas o la ocupación
prevista, no debe revelarse, pues es confidencial.
• Es importante ser consecuentes en el trato con los hoteles. El perso-
nal de ventas y administración suele moverse de un hotel a otro, y
recordarán nuestra gestión. Si el vendedor o el administrador de un
hotel con quien se ha trabajado bien se va a otro hotel, esto puede
abrir nuevas oportunidades de negocio.
• Es indispensable mantener una buena comunicación con el personal
hotelero.
¿SE DEBE PREDICAR AL PERSONAL DEL HOTEL?

35. El representante de alojamiento actúa en nombre del circuito o del
Salón de Asambleas cuando visita los hoteles con fines comerciales, por lo
que no sería apropiado aprovechar la ocasión para predicar. El personal dis-
pone de un tiempo limitado para estas visitas y tiene otros compromisos que
cumplir. Si en la conversación sale a relucir el propósito de la asamblea, se
puede explicar brevemente que las familias concurren a este tipo de reunio-
nes para recibir educación bíblica y mejorar su ministerio público como
Capítulo 6
Testigos de Jehová. Si esto lleva a más preguntas, pueden contestarse, pero

se debe retomar el motivo de la visita. En caso de que la persona muestre
mucho interés, se puede programar una visita para otra ocasión o dirigir su
atención a jw.org.
CON QUIÉN CONTACTAR

36. Por lo general, es mejor comunicarse con el Departamento de Ventas
y pedir una entrevista con el director de ventas o el director comercial.
Puesto que el negocio que se ofrece al hotel puede ser importante y el tiem-
po es un factor clave, es esencial hablar con quien esté facultado para tomar
decisiones. No conviene acudir directamente al gerente general (a menos
que también sea el contacto de ventas). A menudo, tras las conversaciones
iniciales, el director de ventas encarga los detalles de nuestra cuenta a un
subordinado, de modo que insistir en hablar con la persona de mayor rango
pudiera suscitar la antipatía de otros empleados con los que habrá que tratar
después. Sin embargo, sí conviene a la larga conocer al gerente general o a
otros directivos.
37. Si la persona a cargo de la negociación no está autorizada para satis-

facer las demandas o si se pone obstinada, el representante de alojamiento
puede solicitar una reunión con el director de ventas o la presencia del ge-
rente general. Debe procurarse resolver el asunto sin criticar a la persona.
38. Asuntos que se deben tratar con el hotel. Si el hotel o el contacto

de ventas son nuevos, es importante aclarar los siguientes puntos:
• Puesto que hay varias ciudades propuestas, el representante de alo-

jamiento está tratando de averiguar si existe suficiente hospedaje a
precios aceptables para el circuito. (Si la asamblea tiene lugar en el
Salón de Asambleas, no hace falta mencionar este asunto.)
• Las familias que asisten a la asamblea corren con sus propios gastos;
no son funcionarios que viajen con gastos pagados.
• Serán muy pocos los huéspedes que no se presenten.
• Deben acceder a informar inmediatamente al representante de aloja-
miento de cualquier situación que surja antes de la asamblea que pu-
diera afectar el bloqueo de habitaciones.
• El calendario de asambleas de circuito se prepara anualmente.
• El circuito o el Salón de Asambleas beneficiará al hotel sin que el
Departamento de Ventas tenga que hacer nada. Si los vendedores tu-
vieran que gestionar esta fuente de ingresos, el hotel tendría que pa-
garles y costear sus gastos; sin embargo, se le está ofreciendo un ne-
gocio gratis. Los puntos de premio son, por lo tanto, una pequeña
muestra de gratitud por la rentabilidad que obtendrá el hotel. El pro-
grama de fidelización permite que el hotel compre puntos y los rega-
Capítulo 6
le a quien quiera. Queremos que lo haga a favor del circuito o el Sa-

lón de Asambleas.
39. Asuntos que no se deben tratar con el hotel.
• No se deben divulgar las tarifas ni la localización de otros hoteles
que se estén sondeando; así se evita en lo posible que se confabulen
o que unifiquen tarifas.
• No es necesario revelar el número previsto de asistentes para tratar
de impresionar con el tamaño de la asamblea. De hecho, esta podría
ser una medida contraproducente, pues el hotel quizás concluya que
se ocuparán sus habitaciones sea que coopere o no. Si preguntan, se
les indicará que haremos lo posible por ocupar el total de habitacio-
nes bloqueadas.
Capítulo 6
CAPÍTULO 7
Si hace falta más información
1. El superintendente de alojamiento debe mantener informado al su-
perintendente de circuito de los convenios que haya firmado con los hoteles
a favor del circuito. El coordinador de alojamiento debe mantener informa-
do al Comité del Salón de Asambleas (AHC) del avance de la Lista de hote-
les recomendados. La Sección de Asambleas Regionales tendrá mucho gus-
to en esclarecer las dudas que el superintendente de alojamiento del circuito
o el coordinador de alojamiento del Salón de Asambleas puedan tener sobre
las presentes pautas y convenios. Para todo otro asunto, se acudirá al super-
intendente de circuito o al AHC.
2. Si es necesario llamar a la Sección de Asambleas Regionales y de

circuito, marquen al siguiente número: 55-5133-3000, de lunes a viernes de
8 de la mañana a 4.30 de la tarde, hora de la Ciudad de México. Si se trata
de una emergencia fuera de ese horario, marquen: 55-3858-6931 o 55-3858-
6990.
Capítulo 7
APÉNDICE A
Lista de control
de la gestión de alojamiento del circuito
Confirmación de fechas. Confirmar las fechas en que el circuito utili-
zará el local. Si ha habido cambios, averiguar con el superintendente de
circuito las nuevas fechas. Cerciorarse de tener las fechas correctas y
de que el contrato con el local haya sido aprobado antes de iniciar la
gestión de alojamiento.
Habitaciones necesarias. Calcular el número de habitaciones necesa-

rias para cada asamblea. Será útil consultar los datos de ocupación an-
teriores, si existen.
Hoteles disponibles. Confeccionar una lista de TODOS los hoteles

situados dentro de un radio razonable del local en automóvil, valiéndo-
se de Internet u otras fuentes. Este será el punto de partida.
Llamada a los establecimientos. Antes de visitar un hotel, llamar de

manera anónima y preguntar cuál es la mejor tarifa para las fechas
correspondientes y si habrá alguna oferta de fin de semana en esas fe-
chas. Hacer por anticipado estas llamadas da pie para comparar tarifas.
(No se debe decir que es para un grupo, pues el objetivo es averiguar la
tarifa individual más baja. Posteriormente, cuando se visite el hotel, se
negociarán tarifas de grupo, que por lógica deberán ser mucho más ba-
jas que las individuales.) Internet es también otra herramienta útil para
averiguar las tarifas hoteleras. Muchos hoteles tienen su propio sitio
electrónico y ofrecen descuentos a través de operadores turísticos y
agencias de viajes.
Visita de inspección. Concertar una cita con el hotel para inspeccionar

las instalaciones.
Tarifas. Negociar tarifas exactas en dólares según el número de ocu-

pantes y no según el tipo de cama (dobles, queen o king), a no ser que
el hotel insista en emplear este método.
Niños menores de 18 años. Averiguar si los niños menores de 18 años

pueden quedarse en la habitación de sus padres sin cargo adicional.
(Si el hotel tiene un límite de edad diferente, se debe pedir explícita-
mente que lo ajuste al límite de los 18 años.)
Habitaciones de cortesía. Negociar la ratio de habitaciones de cortesía.
Puntos de premio. Confirmar que el hotel acepta los términos sobre

los puntos de premio, si procede.
Apéndice A
LISTA DE CONTROL DE LA GESTIÓN DE ALOJAMIENTO DEL CIRCUITO
Asuntos que tratar con el hotel durante la firma del convenio.

• Depósito. Se informará a los asambleístas que, para confirmar la re-
serva, se exige un depósito equivalente al importe de una noche.
• Fecha límite. Si un asambleísta cancela su reserva antes de la fecha
límite, la habitación vuelve a formar parte del inventario de habita-
ciones bloqueadas.
• Cifras de ocupación. Recuérdese a los hoteles que el representante
de alojamiento del circuito se comunicará periódicamente con ellos
para dar seguimiento al número de habitaciones reservadas y que, al
final de cada asamblea de circuito, se les pedirá el total de habitacio-
nes usadas.
• Puntos de premio. Si procede, se deben analizar los términos del
convenio de bloqueo de habitaciones que trata de este asunto. Men-
ciónese que el representante de alojamiento hará el seguimiento para
asegurarse de que los puntos se depositen donde corresponde.
Apéndice A
APÉNDICE B
Modelo de Convenio de alojamiento
del Salón de Asambleas (CO-71)
CONVENIO DE ALOJAMIENTO DEL SALÓN DE ASAMBLEAS
El PRESENTE CONVENIO se celebra en el día de hoy, 1 5 d e n o v i e m b r e d e 2 0 1 4 , entre

el establecimiento abajo mencionado, en lo sucesivo el “Establecimiento”, y el SALÓN DE ASAM-
BLEAS DE LOS TESTIGOS DE JEHOVÁ, en lo sucesivo el “Salón de Asambleas”.
ESTABLECIMIENTO SALÓN DE ASAMBLEAS

Hilton Hotel Salón de Asambleas de los Testigos de Jehová
123 W. Springfield Avenue 4610 Mountainbrook Parkway
Anywhere, WA 43561 Shady Hills, WA 43577
Teléfono: (543) 978-9000 Teléfono: (543) 323 6800
Fax: (543) 972-7823
Representante de alojamiento:
Fred Roomcoord
Teléfono: (621) 370-2345
Fax: (621) 370-8879
Este convenio tendrá vigencia desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de 2015.
TARIFA DE SALÓN DE ASAMBLEAS

Se aplicará una de las siguientes tarifas por habitación o suite:
_______
$63.00 Tarifa de Salón de Asambleas (marque una)  1-2 Adult
 1-4 Adult
_______
$8.00 Cargo adicional por adulto (si no es tarifa 1-4)
Esta tarifa es aplicable a las habitaciones con camas individuales y dobles, y tendrá validez durante
la vigencia del presente convenio. Los niños menores de 18 años podrán quedarse en la habitación
de sus padres sin cargo adicional. El Establecimiento proporcionará gratuitamente las cunas y ca-
mas plegables que se le pidan si cuenta con ellas en su inventario.
La tarifa de Salón de Asambleas es neta y no está sujeta a comisión, pero sí a cualquier impuesto mu-
nicipal, estatal o de ocupación que esté vigente. Todo recargo adicional debe ser aprobado por el repre-
sentante de alojamiento del Salón de Asambleas. Bajo ningún concepto se cobrará una tarifa diferente a
los Testigos de Jehová o asambleístas, sea que el Establecimiento disponga o no de habitaciones a la
tarifa de Salón de Asambleas. Si el Establecimiento anuncia una tarifa menor, entonces la tarifa de
Salón de Asambleas se igualará a la tarifa rebajada durante las fechas en que esta esté en vigor.
DISPONIBILIDAD
Se aceptarán reservas a la tarifa de Salón de Asambleas según la disponibilidad de habitaciones.
Si el Establecimiento espera una ocupación completa en determinada noche, tiene la opción de
no ofrecer habitaciones a la tarifa de Salón de Asambleas para esa noche. El Salón de Asambleas
no se hace responsable de las habitaciones que no se usen ni es responsable de llenarlas.
CO-71-S 5/15
Apéndice B
M OD E L O DE CONVENIO D E A L OJ A M I E N T O D E L S A L ÓN DE A S A M B L E A S (CO-71)
RESERVAS
Al hacer una reserva, la persona se identificará como Testigo de Jehová o asistente a un evento en el
Salón de Asambleas. Las reservas se pueden realizar en cualquier momento según la disponibilidad
de habitaciones. No existe una fecha límite para hacer reservas y obtener la tarifa de Salón de
Asambleas, y si no se efectúa la reserva por adelantado, se mantendrá la tarifa dependiendo de la
disponibilidad al momento de registrarse.
Cada persona o grupo hará su propia reserva y pagará su habitación, los impuestos y los gastos im-
previstos. El Salón de Asambleas no se hace responsable de los gastos realizados por los huéspedes
ni de los daños y perjuicios causados por el Establecimiento. Cualquier acuerdo entre el Estableci-
miento y el huésped constituye un contrato distinto del presente convenio y no compromete al Salón
de Asambleas. Este convenio es un contrato en virtud del cual el Establecimiento se obliga a pro-
porcionar alojamiento a los Testigos de Jehová o asistentes a un evento en el Salón de Asambleas.
En caso de que el Establecimiento comprometa más plazas de las disponibles y tenga que trasladar
un huésped a otro hotel, pagará el costo total de la reubicación, como la diferencia de tarifa, si la
hubiere, y el costo de transporte. El segundo hotel debe ser de igual o superior categoría a la del
Establecimiento. Antes de trasladar a un huésped(es) a otro hotel, el Establecimiento le informará al
representante de alojamiento del Salón de Asambleas.
PRODUCTOS DE ACOGIDA
Todos los productos de acogida (artículos que se colocan en los cuartos de baño, como jabón,
champú, etc.) que se ofrecen a los clientes de tarifa oficial se ofrecerán también a los huéspedes de
tarifa de Salón de Asambleas. Lo anterior será igualmente aplicable a las habitaciones de cortesía.
Las habitaciones de cortesía se otorgarán sobre una base acumulativa de 1 por cada 20 habitaciones
de pago. Todas serán asignadas por el representante de alojamiento del Salón de Asambleas. El Es-
tablecimiento dispondrá los medios para que cuando el Salón de Asambleas requiera una habitación
de cortesía, reciba asistencia las 24 horas del día. El Establecimiento proporcionará las habitaciones
de cortesía cuando se necesiten, a menos que tenga ocupación completa al momento de la solicitud.
Las habitaciones de cortesía ganadas en un mes dado caducan a finales del mismo mes del año si-
guiente. (Por ejemplo, las habitaciones ganadas en junio de un año caducan a finales de junio del
siguiente año.) Si al terminar del presente convenio no se suscribe uno nuevo por mutuo acuerdo,
las habitaciones de cortesía ganadas durante su vigencia seguirán a disposición el Salón de Asam-
bleas durante el siguiente año.
PUNTOS DE PREMIO
Si al momento de ocupar las habitaciones el Establecimiento es propiedad o está en régimen de
franquicia de una cadena hotelera que tiene un programa de fidelización, el Establecimiento convie-
ne en que cada serie de fechas indicadas en el presente convenio constituye un evento que da dere-
cho a puntos y accede a otorgarlos a Rodney W. Speck. En consideración al negocio que el Salón de
Asambleas le representa, el Establecimiento se compromete a 1) no aplicar el requisito de celebrar
una reunión, comida o banquete en sus dependencias para obtener puntos; 2) no aplicar el requisito
CO-71-S 5/15 2
Apéndice B
de que Rodney W. Speck sea un huésped registrado en sus instalaciones, y 3) no sujetar la obten-
ción de puntos a un tope máximo, sino asignarlos en función del total de ingresos obtenidos. Los
números de afiliación al programa de puntos de Rodney W. Speck son: Carlson 6015995048693456
(JW WHQ Travel); Drury 9817200; Hilton 645313163; Hyatt 523859724J; InterContinental Hotels
Group 384522520; Marriott 576849798 (Whq Travel Desk); Omni (mediante la tarjeta de regalo
Select Rewards); Starwood 43911134218; Wyndham 139969058B. En un plazo de dos semanas a
partir del último día de cada mes calendario, el Establecimiento informará por teléfono, fax o correo
electrónico al representante de alojamiento del Salón de Asambleas del total de noches de habita-
ción pagadas y abonará en la cuenta de Rodney W. Speck los puntos ganados durante el mes calen-
dario anterior.
Si durante la vigencia de este convenio el Establecimiento pasa a ser propiedad de otra cadena hote-
lera que también tiene un programa de fidelización, el Establecimiento se compromete a abonar los
puntos a la cuenta de Rodney W. Speck siguiendo el calendario de la antigua cadena para el último
mes completo en que el Establecimiento esté afiliado a ella. A partir de ese momento, el Estable-
cimiento se compromete a abonar en dicha cuenta los puntos que estipule el programa de fideliza-
ción de la nueva cadena desde el primer mes completo de su afiliación a esta hasta el final del pre-
sente convenio. En el supuesto de que el Establecimiento deje de estar afiliado a una cadena que
tenga un programa de fidelización, entonces abonará a la cuenta de Rodney W. Speck los puntos
que estipule el programa de fidelización de la antigua cadena para el último mes completo en que
el Establecimiento esté afiliado a ella. A partir de entonces y hasta el final del presente convenio, el
Establecimiento ya no estará obligado a otorgar puntos.
Si durante la vigencia de este convenio el Establecimiento no es propiedad ni está en régimen de

franquicia de una cadena que tenga un programa de fidelización, no está obligado a otorgar puntos.
ASUNTOS VARIOS
El Salón de Asambleas brindará el servicio de informar a los Testigos de Jehová del hospedaje disponi-
ble, pero no tiene ninguna otra obligación de anunciar los servicios ofrecidos por el Establecimiento.
Los depósitos hechos por los huéspedes garantizarán sus habitaciones si se retrasan en la llegada. Si se
reserva un bloque de 15 o más habitaciones, tal vez se imponga un depósito equivalente a la primera
noche con 60 días de antelación. La persona a cargo de un grupo debe realizar el pago final del bloque
de habitaciones antes de irse del hotel.
El cobro de cualquier dinero adeudado será responsabilidad del Establecimiento. No obstante, de

surgir un problema, el representante de alojamiento del Salón de Asambleas, sin responsabilidad
alguna para con el Establecimiento o el huésped, procurará ayudar a las partes a encontrar una solu-
ción hasta donde sea posible.
El Establecimiento puede pedir que los huéspedes se identifiquen a la hora de registrarse para acre-
ditar su derecho a la tarifa de Salón de Asambleas. A tal efecto, estos presentarán la tarjeta de ins-
trucciones previas (o Durable Power of Attorney [DPA]) que dice: “No administrar sangre”.
Los huéspedes pueden cancelar la reserva y obtener la devolución del depósito íntegro con tal de que
avisen al Establecimiento con 48 horas de anticipación.
CO-71-S 5/15 3
Apéndice B
Todas las negociaciones correrán a cargo del representante de alojamiento del Salón de Asambleas
únicamente.
INFORMES
El Establecimiento se compromete a informar mensualmente al representante de alojamiento del
Salón de Asambleas —ya sea por correo postal, fax o correo electrónico— el total de noches de ha-
bitación usadas tanto por clientes individuales como por grupos.
El Establecimiento se compromete a notificar al representante de alojamiento del Salón de Asam-

bleas —ya sea por correo postal, fax o correo electrónico— las fechas en las que no estará en vigor
la tarifa de Salón de Asambleas. Asimismo, le avisará cuando se produzca un cambio de propietario,
gerente general, director de ventas o contacto de ventas. El presente convenio es vinculante para las
partes y para sus sucesores y cesionarios, herederos, albaceas, propietarios y administradores.
EN PRUEBA DE CONFORMIDAD, las partes celebran el presente convenio en el día y fecha arri-
ba indicados.
ESTABLECIMIENTO SALÓN DE ASAMBLEAS
Susan B. Holloway
_________________________________ Fred Roomcoord
_________________________________
Cargo: Director de ventas Representante de alojamiento
(Se requiere la firma del representante
de alojamiento del Salón de Asam-
bleas para formalizar el presente con-
venio.)
_________________________________
Rodney W. Speck – Organizador de Reunión
Fecha: 14 de noviembre de 2014 Fecha: 14 de noviembre de 2014
CO-71-S 5/15 4
Apéndice B
APÉNDICE C
Modelo de Lista de hoteles recomendados
LISTA DE HOTELES RECOMENDADOS
Circuito de Colorado __
(Fecha de hoy)
Lugar: Grand Junction, CO Fechas: (Fecha de la asamblea de circuito)

Utilicen únicamente los hoteles de esta lista y acepten solo las tarifas indicadas. Los hoteles están
preparados para aceptar reservas telefónicas. Para obtener estas tarifas, digan que son Testigos de
Jehová o asistentes a una asamblea de circuito. SE REQUIERE el depósito de una noche (con tar-
jeta de crédito, cheque, giro postal, etc.) en un plazo de DIEZ DÍAS a partir de la fecha de la reser-
va; de lo contrario, podría ser anulada. Las tarifas están sujetas a los impuestos aplicables. Los
huéspedes pueden cancelar la reserva y obtener la devolución del depósito íntegro con tal de que avi-
sen al Establecimiento con 48 horas de anticipación.
El número total de ocupantes por habitación, de cualquier edad, no debe exceder
el máximo permitido por el hotel.
INFORMACIÓN DEL HOTEL TARIFAS ADULTOS
ADAMS MARK $54.00 1-2

100 Restup Ave. 58.00 3
Grand Junction, CO 81501 62.00 4
Teléfono: (800) 878-1234
Teléfono: (970) 456-7890
150 habitaciones, piscina cubierta, restaurante,
aire acondicionado, aparcamiento gratis.
A 5 minutos del local de la asamblea. Niños menores de 18 años,
Acceso a transporte público. gratis en la misma habitación.
Reservar antes del: (Fecha límite)
HOLIDAY INN EXPRESS $46.00 1-4

1170 Thorn Run Rd.
Grand Junction, CO 81501
Teléfono: (970) 457-0789
50 habitaciones, piscina cubierta, aire acondicionado, aparcamiento gratis,
desayuno continental de cortesía. Niños menores de 18 años,
A 15 minutos del local de la asamblea. gratis en la misma habitación.
Reservar antes del: (Fecha límite)
(Añadir más hoteles aquí si es preciso)
Nota: Si ha llamado a TODOS los hoteles de la lista y no tienen habitaciones disponibles, informe
al secretario, quien se comunicará con el superintendente de circuito. Se avisará a la congregación
cuando haya más habitaciones.
El propósito de esta lista es ayudarle en sus planes de viaje a la asamblea, por lo que se envía sin
responsabilidad alguna por parte del circuito para con el hotel o para con quienes llamen buscando
alojamiento. El circuito no se hará responsable de los problemas, errores o inconvenientes que se
presenten, dado que usted tratará directamente con el hotel.
Al coordinador del cuerpo de ancianos: Mantenga esta lista en ESTRICTA CONFIDENCIALIDAD

hasta la primera Reunión de Servicio después de su recibo, cuando se anuncie a la congregación. Luego,
póngala en el tablero de anuncios.
Apéndice C
APÉNDICE D
Modelo de Convenio de bloqueo de habitaciones
para el circuito (CO-72)
CONVENIO DE BLOQUEO DE HABITACIONES PARA EL CIRCUITO
El PRESENTE CONVENIO se celebra en el día de hoy, 26 de agosto de 2014, entre Holiday Inn Eastside,
con domicilio en: 2345 Greenbrier Avenue, Anytown, SC 29344, en lo sucesivo el “Establecimiento”; y el Circuito
núm. 8 de Carolina del Sur de los Testigos de Jehová, en lo sucesivo el “Circuito”. El Establecimiento se
obliga a proporcionar al Circuito, para uso de sus asambleístas, la siguiente cantidad de habitaciones
a la tarifa especificada:
TIPO DE NÚMERO DE
Fechas de bloqueo de habitaciones: 7 d e m a r z o d e 2015 HABITACIONES POR TIPO
HABITACIÓN
DE HABITACIÓN
Fecha límite para reservar: 7 d e f e b r e r o d e 2015 1 cama doble
1 cama queen
Representante de alojamiento:T o m á s S u p e r v i s o r 1 cama king 50

1622 Rolling Rock Lane 2 camas dobles 50
Columbia, SC 29228 Otro
(803) 555-4354 TOTAL DE

100
HABITACIONES
Conteste lo siguiente: Distancia al local de la asamblea:

 1-2 adultos
$4 2 . 0 0 Tarifa de circuito (marque una) 2 x  Millas /  Kilómetros
 1-4 adultos
$3 . 0 0 Cargo por adulto adicional (si no es tarifa 1- 4) 5 x Minutos en automóvil
Sí ¿Aparcamiento gratis? (Si NO, ______ por día) Plan familiar
Sí ¿Piscina? Sí ¿Menores gratis?
No ¿Desayuno continental de cortesía? 18 x ¿Hasta qué edad?
Sí ¿Acceso a transporte público? 5 x Número de cunas gratis
8 x Número de camas plegables gratis
(803) 555-9000_ Teléfono de Reservas
ningunox Cargo por cama plegable
Este convenio es un contrato por el cual el Establecimiento se obliga a proporcionar alojamiento al

Circuito para uso de sus asambleístas en las fechas y términos señalados. El Establecimiento se
compromete a mantener las tarifas y términos fijados, en tanto que el Circuito informará a los
asambleístas de dichas tarifas y términos. El Circuito no tiene ninguna otra obligación de anunciar
los servicios ofrecidos por el Establecimiento; tampoco es responsable de llenar las habitaciones
bloqueadas ni se hace responsable de las que no se usen.
La tarifa de circuito será la menor de las tarifas enumeradas en este convenio o la anunciada por
el Establecimiento durante la asamblea de circuito; será aplicable un día antes y un día después de
las fechas de bloqueo indicadas para la asamblea y se mantendrá después de la fecha límite en
función de la disponibilidad. ESTA ÚNICA TARIFA ESPECIAL REGIRÁ PARA TODAS LAS
HABITACIONES QUE SE OFREZCAN A LOS ASISTENTES A LA ASAMBLEA. Las tarifas
arriba indicadas no incluyen impuestos. Cualquier cargo adicional debe ser aprobado por el repre-
sentante de alojamiento. Todos los productos de acogida (artículos que se ponen en los cuartos de
baño, como jabón, champú, etc.) que se ofrecen a los clientes de tarifa oficial se ofrecerán tam-
bién a los clientes de tarifa de circuito. Lo anterior será igualmente aplicable a las habitaciones de
cortesía.
CO-72-S 5/15
Apéndice D
M OD E L O DE CONVENIO D E B L O QU E O D E H A B I TA C I O N E S P A R A E L C I R C U I T O (CO-72)
El Establecimiento se compromete a informar por correo postal, fax o correo electrónico —en un
plazo de una semana a partir de la fecha en que termine la asamblea— el total de noches de habita-
ción usadas, tanto por clientes individuales como por grupos. El Establecimiento se compromete a
notificar al Circuito cuando se produzca un cambio de propietario, gerente general, director de ven-
tas o contacto de ventas.
Se otorgará 1 habitación de cortesía por cada 2 5 noches de habitación usadas que se acumulen.
El representante de alojamiento aquí nombrado es el único con facultades para asignar habitaciones
de cortesía.
No se abrirá ninguna cuenta maestra con el Circuito, ya que cada huésped (incluidos los que se alo-
jen en habitaciones de cortesía) corre con sus propios gastos. El Establecimiento le informará al
huésped que se requiere el depósito de una noche al momento de hacer la reserva, y el huésped re-
mitirá dicho depósito antes de la fecha límite, a menos que llegue directamente a otro acuerdo con
el Establecimiento. El Circuito no responderá por los gastos que realicen los huéspedes, ni por los
daños y perjuicios causados por el Establecimiento. Cualquier acuerdo entre el Establecimiento y el
huésped constituye un contrato distinto del presente convenio y no compromete al Circuito. En caso
de que surjan problemas, el Circuito, a través de su representante de alojamiento y sin responsabili-
dad alguna para con el Establecimiento o el huésped, procurará ayudar a las partes a encontrar una
solución hasta donde sea posible.
Si al momento de ocupar las habitaciones el Establecimiento es propiedad o está en régimen de
franquicia de una cadena hotelera que tiene un programa de fidelización, el Establecimiento convie-
ne en que cada serie de fechas indicadas en el presente documento constituye un evento que da de-
recho a puntos y accede a otorgarlos a Rodney W. Speck. En consideración al negocio que el Cir-
cuito le representa, el Establecimiento se compromete a 1) no aplicar el requisito de celebrar una
reunión, comida o banquete en sus dependencias para obtener puntos; 2) no aplicar el requisito de
que Rodney W. Speck sea un huésped registrado en sus instalaciones, y 3) no sujetar la obtención
de puntos a un tope máximo, sino asignarlos en función del total de ingresos obtenidos. Los núme-
ros de afiliación al programa de puntos de Rodney W. Speck son: Carlson 6015995048693456 (JW
WHQ Travel); Drury 9817200; Hilton 645313163; Hyatt 523859724J; InterContinental Hotels
Group 384522520; Marriott 576849798 (Whq Travel Desk); Omni (mediante la tarjeta de regalo
Select Rewards); Starwood 43911134218; Wyndham 139969058B. El Establecimiento se compro-
mete a abonar a la cuenta de Rodney W. Speck los puntos ganados por cada evento en el plazo de
una semana a partir de la fecha de finalización.
El Establecimiento le informará al huésped que necesita hacer el depósito de una noche al mo-
mento de hacer su reserva, y el huésped remitirá dicho depósito antes de la fecha límite, a menos
que llegue directamente a otro acuerdo con el Establecimiento. La reserva solo se considerará en
firme cuando se reciba el depósito (ya sea mediante tarjeta de crédito, cheque, giro postal, etc.).
El Establecimiento puede pedir que los huéspedes se identifiquen a la hora de registrarse para
acreditar su derecho a la tarifa de circuito. A tal efecto, estos presentarán la tarjeta de instruccio-
nes previas (o Durable Power of Attorney [DPA]) que dice: “No administrar sangre”. Los huéspe-
des pueden cancelar la reserva y obtener la devolución del depósito íntegro con tal de que avisen
al Establecimiento con 48 horas de anticipación.
En el caso improbable de que el Establecimiento acepte una reserva para el Circuito y no la cum-
pla, no podrá trasladar a ningún huésped a otro hotel a menos que cuente con su consentimiento o
el del Circuito, o el de ambos. El Establecimiento deberá proporcionar al huésped alojamiento en
un hotel de igual o superior categoría; además, le devolverá el depósito, pagará la primera noche
de estancia en el otro hotel y cubrirá cualquier diferencia de tarifa que pueda haber por las noches
que resten.
El Establecimiento no podrá aumentar el número de habitaciones bloqueadas sin previa autorización
del representante de alojamiento. El presente convenio es vinculante para las partes y para sus suce-
sores y cesionarios, herederos, albaceas, propietarios y administradores.
CO-72-S 5/15 2
Apéndice D
M OD E L O DE CONVENIO D E B L O QU E O D E H A B I TA C I O N E S P A R A E L C I R C U I T O (CO-72)
ESTABLECIMIENTO CIRCUITO
Holiday Inn Eastside Circuito núm. 8 de Carolina del Sur de los Testigos
2345 Greenbrier Ave de Jehová
Anytown, SC 29344
Susan B. Holloway
_________________________________ Thomas Overseer
_________________________________
Cargo: Director de ventas Representante de alojamiento del circuito
(Se requiere la firma del representante de
alojamiento del circuito para formalizar
el presente convenio.)
_________________________________
Fecha: 26 de agosto de 2014 Fecha: 26 de agosto de 2014
CO-72-S 5/15 3
Apéndice D
APÉNDICE E
Modelo de Informe mensual de ocupación
de habitaciones por el Salón de Asambleas (CO-73)
Apéndice E
APÉNDICE F
Modelo de Informe de ocupación
de habitaciones por el circuito (CO-74)
Apéndice F
APÉNDICE G
Modelo de Convenio de alojamiento
y lugar de reunión en hoteles (CO-77)
CONVENIO DE ALOJAMIENTO Y LUGAR DE REUNIÓN EN HOTELES
El PRESENTE CONVENIO se celebra en el día de hoy, 12 de septiembre de 2014 , entre el hotel abajo
mencionado, en lo sucesivo el “Establecimiento”, y el Circuito núm. 10 de Carolina del Norte de los Testigos
de Jehová, en lo sucesivo el “Circuito”.
Establecimiento Circuito
The Holiday Inn Downtown
___________________________________ Carolina del Norte 10
____________________________________
(Nombre del Establecimiento) (Provincia o estado) (Circuito núm.)
124 Main Street

___________________________________ Juan Fiel
_________________________________
(Domicilio) (Nombre del Representante de Alojamiento del Circuito)
Raleigh NC
________________________________ 800 S. Central St.
____________________________________
(Ciudad) (Provincia o estado) (Domicilio)
27529
______________ Cary NC
_________________________________
(Código postal) (Ciudad) (Provincia o estado)
704 555-1212
(______)_____________________ 27535
______________
(Teléfono de Reservas) (Código postal)
704 888-1414
(______)_____________________ 336 123-4444
(______)_____________________
(Teléfono) (Teléfono)
800 888-0400
(______)_____________________ 704 225-1213
(______)_____________________
(Fax) (Fax)
Hotel reserve@holidayinn.com
__________________________ JFiel@gmail.com
___________________________
(Correo electrónico) (Correo electrónico)
Este convenio es un contrato en virtud del cual el Establecimiento se compromete a proporcionar alojamiento
y un lugar de reunión en el local denominado Emerald Ballroom (en lo sucesivo, el “Local”),
como se ve en el diagrama A anexo (diagrama del lugar de reunión), al Circuito y sus asambleístas o Testi-
gos de Jehová (en lo sucesivo, los “Huéspedes”), conforme a lo aquí descrito, para su asamblea de circuito
(en lo sucesivo, el “Evento”). Cualquier acuerdo entre el Establecimiento y el Huésped constituye un contra-
to distinto del presente convenio y no compromete al Circuito. El cobro de cualquier dinero adeudado será
responsabilidad del Establecimiento. No obstante, de surgir un problema, el Circuito, sin responsabilidad
alguna para con el Establecimiento o el Huésped, procurará ayudar a las partes a encontrar una solución has-
ta donde sea posible.
REPRESENTANTES DEL CIRCUITO
Para los asuntos relativos al alojamiento objeto de este convenio, el representante de alojamiento del circuito
es Juan Fiel . Para los asuntos relativos a las necesidades del Evento y el lu-
gar de reunión objeto de este convenio, el negociador del contrato del local es Timoteo R. Coliseo .
El representante de alojamiento arriba señalado, o su auxiliar autorizado, a saber, Felipe Servicial ,
tienen autorización exclusiva para firmar cheques de la cuenta maestra.
CO-77-S 5/15
Apéndice G
M ODELO DE C ONVENIO DE ALOJAMIENTO Y LUGAR DE REUNIÓN EN HOTELES (CO-77)
FECHA Y HORARIOS DEL EVENTO
El Evento se celebrará en el Local en la siguiente fecha, incluido el horario de montaje: 4 de abril
de 2015. El calendario del Evento será el indicado en la siguiente tabla:
Calendario del Evento: El día anterior Día del Evento
Montaje (máx. 4 horas): Inspección:

7:00 a.m. – 8:00 a.m.
Entre las
Hora de apertura al público:
8:00 a.m.
12 a.m./p.m.
Programa:
y las
9:30 a.m. – 4:10 p.m.
4 a.m./p.m.
Desmontaje:
4:10 p.m. – 7:00 p.m.
TARIFA DE CIRCUITO
Se aplicará la tarifa de $52.00 a habitaciones con camas individuales o dobles para una o dos personas, más
un cargo de $5.00 por el tercer y cuarto ocupante adulto, y los niños menores de 18 años gratis. Bajo nin-
gún concepto se cobrará una tarifa diferente a los Huéspedes del Circuito, sea que el Establecimiento dispon-
ga o no de habitaciones a la tarifa de circuito. El Establecimiento proporcionará gratuitamente las cunas y
camas plegables que se le pidan si cuenta con ellas en su inventario.
El Establecimiento se compromete a mantener la tarifa de circuito para los Huéspedes que quieran llegar
antes o partir después de las fechas de bloqueo de habitaciones, un día antes o uno después del Evento.
La tarifa de circuito es neta y no está sujeta a comisión, pero sí a cualquier impuesto municipal, estatal o de
ocupación que esté vigente. Al momento de suscribir este convenio, el impuesto aplicable es del 6 %.
BLOQUEO DE HABITACIONES Y FECHA LÍMITE
El Circuito informará a sus asambleístas que el Establecimiento tiene alojamiento disponible. El número de
habitaciones bloqueadas para el Evento es el siguiente:
Fechas Habitaciones bloqueadas
3 de abril de 2015 40 habitaciones
Todas las habitaciones bloqueadas por el Establecimiento se ofrecerán a la tarifa de circuito convenida, y las
habitaciones que los asistentes al Evento reserven para las noches anteriores o posteriores al Evento entrarán
en el cómputo de habitaciones usadas por el Circuito.
El bloqueo de habitaciones se mantendrá hasta el 3 de marzo de 2015 . Las habitaciones que queden
libres después de esta fecha volverán a formar parte del inventario general. No existe una fecha límite para
efectuar reservas y obtener la tarifa de circuito. Si se hace una reserva después de liberar las habitaciones,
se mantendrá la tarifa de circuito según disponibilidad. El Establecimiento no podrá disminuir el número
de habitaciones bloqueadas sin el consentimiento del representante de alojamiento del circuito.
No obstante, para dar al Establecimiento la oportunidad de revender las habitaciones que no hayan sido
reservadas, el representante de alojamiento se compromete a hacer el seguimiento y reducir el volumen del
bloque si las reservas no son las esperadas. El Establecimiento se compromete a suministrar en un plazo
no superior a una semana después del Evento todas las cifras de ocupación a petición del representante de
alojamiento.
CO-77-S 5/15 2
Apéndice G
RESERVAS
Quien haga una reserva se identificará como asistente a la asamblea de circuito (“Evento”) o como Testigo
de Jehová. Cada Huésped hará su propia reserva y pagará su habitación, los impuestos y los gastos imprevis-
tos. El Circuito no se hace responsable de los gastos realizados por los huéspedes ni de los daños y perjuicios
causados por el Establecimiento a las habitaciones.
El Establecimiento le informará al Huésped que debe hacer un depósito equivalente al importe de una noche
al momento de hacer su reserva, y el Huésped remitirá dicho depósito antes de 10 días, a menos que llegue
directamente a otro acuerdo con el Establecimiento. El Establecimiento no mandará al Huésped a otro hotel
si está lleno. En caso de que el Establecimiento acepte una reserva y luego comprometa más plazas de las
disponibles, no trasladará a ningún Huésped a otro hotel sin el consentimiento del representante de aloja-
miento del circuito. El Establecimiento puede pedir que los Huéspedes se identifiquen a la hora de registrar-
se. A tal efecto, estos presentarán la tarjeta de instrucciones previas (o Durable Power of Attorney [DPA])
que dice: “No administrar sangre”.
APARCAMIENTO
El Establecimiento proporcionará aparcamiento gratuito a todos los asambleístas del Circuito que pernocten
en sus instalaciones, según el diagrama B (diagrama de aparcamiento).
El Establecimiento otorgará al Circuito habitaciones de cortesía sobre una base acumulativa de 1 por cada
20 noches de habitación usadas. Las habitaciones de cortesía serán asignadas por el representante de aloja-
miento del circuito.
PRODUCTOS DE ACOGIDA
Todos los productos de acogida (artículos que se colocan en los cuartos de baño, como jabón, champú, etc.)
que se ofrecen a los clientes de tarifa oficial se proporcionarán también a los Huéspedes de tarifa de circuito.
Lo anterior será igualmente aplicable a las habitaciones de cortesía.
ASISTENCIA PREVISTA Y CONDICIONES DE USO DEL LUGAR DE REUNIÓN

La asistencia prevista es de 1.100 personas.
El Establecimiento se compromete a alojar la asistencia máxima prevista para el Evento, indicada arriba.
También será responsable de suministrar al Circuito, sin cargo adicional, iluminación y ventilación (calefac-
ción o aire acondicionado) adecuadas. El montaje correrá por cuenta del Circuito. No hace falta un sistema
de proyección visual. El personal del hotel no necesita servir a los asistentes en el salón de reuniones durante
el programa; tampoco se requieren libretas, lápices o puestos de agua en el salón de reuniones.
Tomando como base la escala proporcional que aparece abajo, el Establecimiento suministrará al Circuito los
siguientes elementos sin cargo adicional:
1 Plataforma (dimensiones aproximadas: 7 m de ancho x 5 m de fondo x 60-90 cm.

de alto [24” de ancho x 16” de fondo x 2-3” de alto])
1 Sistema de sonido, con mezclador para _____ o más micrófonos
___ Micrófonos en la plataforma, con los cables necesarios
___ Bases de piso para micrófono
1 Atril de orador
___ Sillas
___ Mesas rectangulares para banquete de medidas estándar
___ Otros: ________________________________________
• todos los servicios públicos con que cuente el Local

• todos los artículos de baño, incluidos los de papel
• los productos de limpieza que utilice el Establecimiento
CO-77-S 5/15 3
Apéndice G
• la siguiente zona de reuniones para los departamentos y reuniones del Evento

(como se indica en el diagrama A):
____________________________________________________
____________________________________________________
____________________________________________________
Salón de reuniones. Si la ocupación es de: Costo del salón

de reuniones:
Escala proporcional:
Más del 80% de las habitaciones bloqueadas: Gratuito
60 - 79% de las habitaciones bloqueadas: $100,00 por día
33 - 59% de las habitaciones bloqueadas: $200,00 por día
Menos del 33% de las habitaciones bloqueadas: $300,00 por día
El Establecimiento y el Circuito convienen además en lo siguiente:
1. El Circuito podrá utilizar la piscina del Establecimiento, si la hubiera, para realizar los bautismos el día
4 de abril de 2015 , entre las 11:00 a.m./p.m. y la 1:00 a.m./p.m., sin cargo adicional.
2. Se confieren al Circuito los derechos exclusivos de concesión del lugar de reunión y sus inmediaciones.
Ni el Establecimiento ni el Circuito ni terceros abrirán concesiones ni venderán artículos de concesión en
el lugar de reunión o sus inmediaciones durante el Evento. Los asistentes del Circuito pueden llevar su
propia comida y bebida.
3. Considerando el nivel de ruido que pueden producir los grupos reunidos en áreas contiguas al lugar de
reunión, el Circuito requiere el uso exclusivo del salón de reuniones; en otras palabras, ningún otro grupo
podrá congregarse en áreas contiguas separadas por paredes de aire. El Establecimiento debe informar-
nos sobre el carácter de otros grupos que hayan reservado cualquier lugar de reunión del hotel. No se
cambiará a último momento el lugar de reunión del Circuito sin su consentimiento.
4. Como parte integral del Evento, se autoriza al Circuito para que distribuya gratuitamente en el lugar de
reunión y sus alrededores, utilizando a sus voluntarios: programas, Biblias, DVD, libros, folletos, revis-
tas y todo otro material relacionado con este evento de carácter religioso.
5. El Circuito puede realizar grabaciones en cintas de audio y video o en medios digitales; puede difundir
total o parcialmente el programa desde el lugar de reunión u otro lugar a través de estaciones de radio o
televisión, sin cargo, pues utiliza tiempo de servicio público y no obtiene lucro alguno, y puede anunciar
el Evento en medios impresos o electrónicos de prestigio.
6. El Establecimiento conviene en que ministros voluntarios cualificados presten todos los servicios necesa-
rios durante el Evento, entre ellos acomodadores, vigilantes, tramoyistas, personal de primeros auxilios,
etc. El Circuito buscará un técnico que controle el sistema de sonido.
7. El Circuito puede poner letreros dentro y fuera del lugar de reunión del tamaño y contenido que estime
necesario para el correcto funcionamiento y publicidad del Evento. El momento, lugar y manera de colo-
cación, así como el método de remoción, serán determinados por el Circuito con la aprobación del Esta-
blecimiento, que no la denegará de forma irrazonable. La instalación y colocación de los letreros se efec-
tuará sin estropear ni afear el inmueble.
8. Se concede al Circuito el cuidado, custodia y control exclusivos de todos los objetos que se pierdan en el
lugar de reunión durante el tiempo en que se use. El Establecimiento notificará al Circuito de los objetos
que se hayan dejado olvidados después de desalojar el local y concederá un plazo de 24 horas para re-
clamarlos antes de disponer de ellos.
CO-77-S 5/15 4
Apéndice G
9. El Circuito puede instalar cajas de donaciones y terminales de tarjetas de crédito y débito en el lugar de
reunión y sus inmediaciones para recibir donativos voluntarios, y tiene el derecho exclusivo de cuidar,
custodiar y administrar los dineros recibidos.
10. El Circuito se compromete a mantener el lugar de reunión limpio y en condiciones sanitarias utilizando a
sus voluntarios durante el tiempo de ocupación y a dejarlo básicamente en las mismas condiciones en
que lo recibió, exceptuando el desgaste natural. El Circuito conviene en que si el lugar de reunión o
cualquier equipo, mobiliario o accesorios resultan dañados por negligencia, omisión o mala conducta del
Circuito, este hará las reparaciones utilizando a sus voluntarios cualificados a entera satisfacción del Es-
tablecimiento.
11. El Circuito se compromete a cumplir con las leyes federales, estatales y municipales al grado que lo exija
la ley constitucional. No obstante, pese a cualquier presunta obligación que el Circuito haya contraído en
virtud del presente convenio, no renuncia a los derechos constitucionales y otros derechos legítimos que
le garantizan la adhesión a sus creencias religiosas.
SEGURO
El Circuito se compromete a presentar al Establecimiento, antes de la fecha del Evento y pagando con
sus propios fondos, una certificación de seguro contra terceros en la que se designe al Establecimiento
como segundo asegurado, emitido por una compañía aseguradora de confianza, con una indemnización
máxima de $1.000.000 de dólares por una sola lesión, $1.000.000,00 de dólares por un solo accidente y
$1.000.000,00 de dólares por daños a la propiedad. Dicha cobertura de segundo asegurado se limita a le-
siones a personas o daños al Local ocasionados por negligencia, omisiones o mala conducta del Circuito,
sus voluntarios o sus invitados durante la vigencia de este convenio, y no cubrirá lesiones a personas o
daños a la propiedad ocasionados por negligencia, omisiones o mala conducta del Establecimiento, sus
empleados, representantes, agentes o cesionarios, ni los de terceros.
CANCELACIÓN
Si por culpa del fuego, la furia de los elementos, una catástrofe u otra causa el Establecimiento no puede
proporcional al Circuito el local susodicho, o si por tales causas fuera ilegal o imposible celebrar el Evento
programado por el Circuito en el período aquí pactado y debe ser cancelado, entonces ni el Establecimiento
ni el Circuito será responsable ante el otro por cualquier daño, gasto o pérdida causados por tal cancelación;
excepto que el Establecimiento estará obligado a devolver a los Huéspedes del Circuito los pagos por adelan-
tado o los depósitos que hayan hecho para reservar habitaciones. Una vez realizada la devolución, ni el Esta-
blecimiento ni el Circuito harán reclamación alguna el uno contra el otro.
El Circuito se reserva el derecho de cancelar el Evento sin pagar indemnización en caso de que el Estable-
cimiento se declare en quiebra o entre en concurso de acreedores y el Circuito determine a su discreción que
esto cambiará sensiblemente los acuerdos alcanzados con el Establecimiento.
INFORME POSTASAMBLEA
El Establecimiento se compromete a proporcionar al representante de alojamiento del circuito, en un plazo
de una semana a partir de la fecha de finalización del Evento, un informe postasamblea que contenga, pero
sin limitarse a ello, la cifra final de noches de habitación usadas, así como las observaciones del personal
hotelero sobre el Evento y sus sugerencias para mejorar en el futuro.
PUNTOS DE PREMIO
Si al momento de ocupar las habitaciones el Establecimiento es propiedad o está en régimen de franquicia de
una cadena hotelera que tiene un programa de fidelización, el Establecimiento conviene en que cada serie de
fechas indicadas en el presente documento constituye un evento que da derecho a puntos y accede a otorgar-
los a Rodney W. Speck. En consideración al negocio que el Circuito le representa, el Establecimiento se
compromete a 1) no aplicar el requisito de celebrar una reunión, comida o banquete en sus dependencias para
obtener puntos; 2) no aplicar el requisito de que Rodney W. Speck sea un huésped registrado en sus instala-
ciones, y 3) no sujetar la obtención de puntos a un tope máximo, sino asignarlos enfunción del total de ingre-
sos obtenidos. Los números de afiliación al programa de puntos de Rodney W. Speck son: Carlson
6015995048693456 (JW WHQ Travel); Drury 9817200; Hilton 645313163; Hyatt 523859724J; Inter-
Continental Hotels Group 384522520; Marriott 576849798 (Whq Travel Desk); Omni (mediante la tarjeta de
CO-77-S 5/15 5
Apéndice G
regalo Select Rewards); Starwood 43911134218; Wyndham 139969058B. El Establecimiento se comprome-
te a abonar a la cuenta de Rodney W. Speck los puntos ganados por cada evento en el plazo de una semana a
partir de la fecha de finalización.
Si durante la vigencia de este convenio el Establecimiento pasa a ser propiedad de otra cadena hotelera que
también tiene un programa de fidelización, el Establecimiento se compromete a abonar los puntos a la cuenta
de Rodney W. Speck siguiendo el calendario del programa de la cadena cuando se ocupan las habitaciones y
se perciben los ingresos por este concepto. Si antes del Evento el Establecimiento deja de estar afiliado a una
cadena que tenga un programa de fidelización, ya no estará obligado a otorgar puntos. Si durante la vigencia
del presente convenio el Establecimiento no es propiedad ni está en régimen de franquicia de una cadena
hotelera que tenga un programa de fidelización, no está obligado a otorgar puntos.
INFORMES
El Establecimiento se compromete a suministrar a petición del representante de alojamiento del circuito, por
fax o correo electrónico, un informe del total de noches de habitación usadas.
ASUNTOS VARIOS
El Establecimiento conviene en no realizar trabajos de reforma o renovación a sus dependencias que puedan
entorpecer el desarrollo del Evento o el bloqueo de habitaciones pactado.
El Establecimiento conviene en no negociar las tarifas con ningún Huésped del Circuito. Todas las negocia-
ciones se efectuarán con el negociador del contrato del local o con el representante de alojamiento, depen-
diendo de a quién concierna el asunto.
El PRESENTE CONVENIO constituye el convenio íntegro entre el Establecimiento y el Circuito. Este do-
cumento puede hacerse circular entre los departamentos del Establecimiento que lo necesiten. Todo cambio
sustancial que se haga a este convenio deberá ponerse por escrito e ir firmado por ambas partes para que sea
vinculante. Cualquier pago adicional por bienes o servicios distintos de los aquí mencionados debe ser apro-
barlo primero, por escrito, por el Circuito.
El PRESENTE CONVENIO es vinculante para l<as partes, sus sucesores y cesionarios, herederos, albaceas
y actuales y futuros propietarios y adminsitradores. En prueba de conformidad, las partes celebran el presente
convenio en el día y fecha arriba indicados.
_______________________________
The Holiday Inn Downtown North Carolina
__________________________________
(Establecimiento) (Provincia o estado)
10 de los Testigos de Jehová
Circuito núm. _____
Emma Foster
_______________________________ John Faithful John Faithful
__________________________________
Gerente de Ventas (Firme y escriba el nombre con letra de molde)
Representante de Alojamiento del Circuito
__________________________________
12 de septiembre de 2014
Fecha
________________________________
CO-77-S 5/15 6
Apéndice G

CO-70-S (Manual de Alojamiento para Asambleas de Circuito) (201505)

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MANUAL

El Manual de alojamiento para asambleas de circuito (CO-70) es propiedad de

Circuit Rooming Guidelines

1. ASAMBLEAS DE CIRCUITO EN SALONES DE ASAMBLEAS ................ 1-8

Fechas de bloqueo de habitaciones ............................................................2

3. ASAMBLEAS DE CIRCUITO EN HOTELES ............................................. 1-3

4. ALOJAMIENTO EN CASAS PARTICULARES.......................................... 1-3

5. NOTIFICACIÓN AL CIRCUITO DE ALOJAMIENTOS DISPONIBLES ..........1

6. NEGOCIACIÓN CON LOS HOTELES

Fijación de tarifas ..................................................................................6-16

7. SI HACE FALTA MÁS INFORMACIÓN .........................................................1

2. Se utilizan hoteles también para celebrar asambleas regionales, Es-

3. Las pautas aquí establecidas se centran en el uso de hoteles cuando las

4. A continuación se desarrollan uno a uno estos puntos y se explica

2. Las gestiones con los hoteles cercanos al Salón de Asambleas son

3. Se debe comunicar al hotel que, en la mayoría de los casos, las asam-

5. Le corresponde al coordinador de alojamiento negociar con los ho-

6. Es necesario evaluar anualmente las necesidades de alojamiento del

7. El coordinador de alojamiento pedirá mensualmente a los hoteles de

8. A fin de que el personal hotelero se familiarice con el funcio-

FECHAS DE BLOQUEO DE HABITACIONES

CUÁNTAS HABITACIONES BLOQUEAR

4. En caso de que la mayoría de los asistentes necesite habitaciones, se

OBTENCIÓN DE HABITACIONES ADICIONALES

si quieren aumentar el bloque. En tal caso, el superintendente de alojamiento

LIBERACIÓN DE HABITACIONES BLOQUEADAS

7. Si se reduce el bloque, hay que modificar el convenio firmado, ta-

9. Después de cada asamblea de circuito, el superintendente de alo-

CIUDADES DONDE TAMBIÉN SE CELEBRAN

2. La mayoría de los contratos hoteleros son de carácter leonino, es de-

3. Si existe la posibilidad de celebrar una asamblea de circuito en un

2. Si se ha programado una asamblea de circuito en un Salón de Asam-

• Solicitud de alojamiento en casa particular (CO-75). Se envía a las

3. Cuando el representante de alojamiento del circuito haya recibido to-

2. Al visitar los hoteles, el representante de alojamiento irá siempre

4. Es útil tener una idea de cuánto le cuesta realmente a un hotel el uso

5. El representante de alojamiento debe tener presente que una vez que

• Los costos de funcionamiento, la mano de obra, el costo de vida, los

7. Cuando un hotel dispone de dinero para realizar reformas en sus ins-

• Si se ve más desgastado que el año anterior y no se han efectuado

8. Los hoteles no tienen que incrementar forzosamente sus tarifas cada

9. La siguiente tabla permite comparar la calidad y los niveles de servi-

11. Algunos hoteles ofrecen un desayuno caliente completo. Es cierto

12. En el sector hotelero se utilizan términos como “económico”, “servi-

seriamente la negociación con cualquiera de los dos. El de servicio completo

14. Como es lógico, los vendedores están muy interesados en que su

16. Cuando se hayan ultimado las negociaciones con el hotel(es), se lle-

saria, por lo que no se debe modificar bajo ningún concepto, ni tampoco se

19. Durante la inspección, observe el estado del vestíbulo, los pasillos,

21. Cunas y camas plegables. Muchos hoteles cuentan con un número

23. Cuando un hotel otorga puntos, el programa de fidelización de la

Cadena Hoteles Programa de fidelización

25. Al negociar con un hotel afiliado a una de las cadenas mencionadas,

Cadena Maneras de ganar puntos

26. Es posible calcular la cantidad total de puntos obtenidos en un hotel

27. Asambleas de circuito celebradas en un Salón de Asambleas.

28. Asambleas de circuito en establecimientos comerciales. En un pla-

cuando el establecimiento acepta excursiones en autocar, suele otorgar al

31. Estas habitaciones se ganan sobre una base acumulativa, según el

TÉRMINOS FLEXIBLES DEL CONTRATO

TÉRMINOS NO FLEXIBLES DEL CONTRATO

riormente, es indispensable que el establecimiento cuente con esta

PAUTAS GENERALES PARA TRATAR