¿COMO SELECCIONAR E INICIAR UN PROYECTO?

JORGE EDUARDO PRADA BUSTAMANTE

POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO

CERTIFICACION EN GESTION DE PROYECTOS
BOGOTA, D.C.
2019
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Tabla de Contenidos

1. Alinear tu proyecto con los objetivos estratégicos de la organización…………… 1

2. Desarrollar el argumento comercial del proyecto…………………………………… 2
3. Elaborar la carta del proyecto………………………………………………………… 3
4. Identificar a los interesados…………………………………………………………… 4
5. Adquirir y gestionar tu equipo central del proyecto………………………………… 5
6. Desarrollar e implementar un plan de comunicaciones……………………………. 6
Lista de referencias………………………………………………………………………… 8
 Lista de figuras iii

Figura 1. Alineación del proyecto con la organización…………………………………… 1

Figura 2. Desarrollo del argumento comercial…………………………………………… 2

Figura 3. Carta del proyecto……………………………………………………………… 3

Figura 4. Identificación de los interesados……………………………………………… 4

Figura 5. Ejemplo de análisis: Intereses Vs. Influencias………………………………. 4

Figura 6. Adquirir el equipo del proyecto………………………………………………… 5

Figura 7. Gestionar el equipo del proyecto……………………………………………… 6

Figura 8. Desarrollo plan de comunicación efectivo…………………………………… 7

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SEMANA 2. ¿COMO SELECCIONAR E INICIAR UN PROYECTO?

ACTIVIDAD INTEGRADORA 1

1) ALINEAR TU PROYECTO CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA

ORGANIZACIÓN.

Figura 1. Alineación del Proyecto con la Organización

R) Debo alinear el proyecto con los objetivos estratégicos de la organización

para el logro de las metas propuestas. Para garantizar el buen desarrollo del
proyecto y su exitosa labor. (Figura 1) Esto debo hacerlo con cada uno de los
departamentos involucrados.

Los puntos clave a seguir entre otros son:

 Mirar que es lo que se quiero hacer.

 Como se va a hacer y con que se cuenta para hacerlo.

 Como hacer lo que quiero hacer y además intentarlo de la mejor manera posible
y de una forma coherente.

 Vincular los objetivos a corto plazo con los objetivos a largo plazo de empresa,
los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su
cumplimiento.
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2) DESARROLLAR EL ARGUMENTO COMERCIAL DEL PROYECTO.

Figura 2. Desarrollo del Argumento Comercial

R) Al desarrollar el argumento comercial del proyecto, debo tener en cuenta que

esta propuesta debe ser atractiva y estar bien estructurada para permitir la
lectura rápida. Evitar que resulte pesada visualmente. Lo más indicado es incluir
gráficos que sean fáciles de entender. Y debe ser muy sencilla porque la
impresión que se plasma en el subconsciente del lector es que una oferta de
apariencia sencilla es sencilla de implantar. (Figura 2)

Entre los parámetros que desarrollaría en el argumento comercial del proyecto

serían: El nombre del proyecto, identificando los objetivos empresariales
alineados con las estrategias de la organización, el valor del proyecto,
presupuesto a invertir, el retorno sobre la inversión, beneficios adicionales,
panoramas financieros en torno a la propuesta, los resultados planificados del
proyecto, el impacto que va a producir el proyecto, los recursos, equipos y
personas utilizadas, la contribución de cada uno y la afectación del proyecto en
ellos, la conexión que este proyecto tenga con otros, los programas y
organizaciones en general, la aprobación y los criterios de aceptación.

Además el desarrollo del argumento comercial del proyecto, lo acompañaría con

una carta de presentación del mismo. Cuyo objetivo sea el de presentar y
facilitar la información del proyecto, de manera clara y sencilla el proyecto, de
una forma directa y natural, en lenguaje formal y respetuosa que despierte el
interés del receptor.
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3) ELABORAR LA CARTA DEL PROYECTO.

Figura 3. Carta del Proyecto

R. Teniendo en cuenta que la carta del proyecto es uno de los pasos más
críticos del ciclo de vida de un proyecto. Sin esta, el proyecto es lo mismo que
un barco sin timón. No se tendrá una guía para ir en cierta dirección. (Figura 3)

Con un comienzo sólido, cualquier proyecto tiene una mayor probabilidad de

alcanzar el éxito.

La carta del proyecto documenta la información preliminar del proyecto, por tanto
debo realizarla bien estructurada, identificando en ella el propósito del proyecto,
el argumento comercial y justificación para autorizarlo, sus objetivos, la
descripción general del proyecto, una lista de los posibles riesgos del proyecto,
identificados a nivel muy general, cronograma planificado y presupuesto inicial,
descripción de cómo se vincula el proyecto con la cartera de trabajo de la
organización, designación de un gerente del proyecto, con su función y nivel de
autoridad, nombre y título de la(s) persona(s) que autoriza(n) el proyecto; para
que de esta forma sea aprobada y autorizada por la gerencia.
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4) IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Figura 4. Identificación de los Interesados

R. El propósito de este proceso es, además de Identificar a todas las personas y

organizaciones afectadas por el proyecto, el de documentar cualquier
información relevante acerca de su interés, influencia, actitud y compromiso con el
éxito del mismo. (Figura 4).

Debo identificar estos interesados al comienzo del proyecto, y analizar sus niveles
de interés, expectativas, importancia e influencia. Para esto será importante utilizar
algún tipo de herramienta, como escala de calificaciones, un diagrama de influencia
o gráfico. Solo entonces puedo empezar a desarrollar una estrategia para
acercarme a cada uno de ellos y decidir qué nivel de participación debe tener.
(Figura 5).
Mucho

3. Satisfacer 1. Colaborar
Interés
Poco

4. Observar 2. Comunicar

Poca Mucha
Influencia

Figura 5. Ejemplo de Análisis. Interés vs Influencia

Sin embargo hay dos aspectos importantes que debo resaltar sobre el proceso
de análisis. El primero de ellos es que este proceso es algo subjetivo y depende
mucho de la cantidad y calidad de la información con que se cuente de los
interesados. El segundo es el hecho de que la información de los interesados no
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es estática, pues a medida que avanza el proyecto nuevos interesados pueden

surgir, así como otros que inicialmente fueron identificados pueden dejar de ser
relevantes. Es mi responsabilidad como director del proyecto, mantener
actualizado la identificación y análisis de los interesados, con el propósito de
reconocer a tiempo nuevos involucrados y desarrollar estrategias que gestionen
de manera adecuada sus intereses respecto al proyecto.

Lo importante de este proceso es aumentar el apoyo de los que están a favor y

disminuir el impacto de los que están en contra.

5) ADQUIRIR Y GESTIONAR TU EQUIPO CENTRAL DEL PROYECTO

R. Adquirir el Equipo Central del Proyecto El equipo del proyecto está

conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y
responsabilidades y que son necesarios para llevar a cabo una buena
planificación y para completar el proyecto. Para Adquirir este equipo debo
reclutar los Recursos Humanos necesarios para completar el trabajo y esto lo
hago durante la ejecución del proyecto. Ya con anterioridad se hizo una
planificación con los miembros claves del equipo y durante la ejecución van
incorporándose la gran parte de los trabajadores. (Figura 6)

Figura 6. Adquirir el Equipo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Salidas

 6

Gestionar el Equipo del Proyecto. Implica hacer un seguimiento del rendimiento

de los miembros del equipo, recoger de ellos información de retroalimentación,
resolver incidencias, polémicas y coordinar los cambios necesarios para mejorar
el rendimiento. El equipo de dirección del proyecto debe observar el
comportamiento del equipo. Así como gestionar cualquier conflicto que se
presente y evaluar el rendimiento. (Figura 7)

Dirigir el Equipo del Proyecto requiere una variedad de habilidades de gestión

para fomentar el trabajo en equipo e integrar los esfuerzos de los miembros del
equipo, a fin de crear equipos de alto desempeño. La dirección del equipo
implica una combinación de habilidades con especial énfasis en la
comunicación, la gestión de conflictos, la negociación y el liderazgo. Los
directores del proyecto deben proponer a los miembros del equipo tareas
estimulantes y recompensar el alto desempeño.

Figura 7. Gestionar el Equipo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Salidas

6) DESARROLLAR E IMPLEMENTAR UN PLAN DE COMUNICACIONES

EFECTIVO COMO PARTE DE LA INICIACIÓN DE TU PROYECTO.

Desarrollar una buena gestión de la comunicación asegura que la información

importante se genere, recabe, distribuya y almacene de manera apropiada y
efectiva. Las comunicaciones efectivas pueden permitir y facilitar el éxito del
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proyecto. La ausencia de comunicaciones efectivas casi siempre contribuye a la

confusión, las deficiencias y el fracaso del proyecto.
.

Figura 8. Desarrollo Plan de Comunicación Efectivo

Esta herramienta tiene el objetivo de ayudar a transmitir la información correcta,

a las personas adecuadas, en el momento preciso. Informa acerca de objetivos,
estrategias, actividades y plazos en un ámbito de coherencia. Puede servir
también para crear un programa de eventos de comunicación que asegure que
todos los participantes en el proyecto se hallan siempre bien informados. (Figura
8)

Algunas de estas herramientas de comunicación pueden ser: Informaciones por

correo, circulares, carteleras, envío de mensajes por redes sociales grupales,
llamadas, reuniones, ente otras.
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Lista de referencias

 Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos.Tercera Edición.

Norma Nacional Americana. ANSI/PMI 99-001-2004. Ed. Project
Management Institute, Inc. EEUU. 2004. 409p. ISBN: 1-930699-73-5
 Project Management Institute (PMI) (2008) Guía PMBOK. 4ta Edición en
español. EUA: PMI.
 Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Guía de Gestión de Proyectos
para Resultados PM4R, 2ª edición, BID-INDES, 2012.
 Pablo Lledó (2011) Director de proyectos: cómo aprobar el examen PMP sin
morir en el intento. 3ra Edición. Canadá.

 http://www.12manage.com/methods_stakeholder_mapping_es.html
 http://es.scribd.com/doc/6909172/ANALISIS-DE-LOS-STAKEHOLDERS
 https://uv-mdap.com/blog/que-es-la-estrategia-nociones-generales/
 https://medium.com/administrador-de-proyectos/identificar-a-los-interesados-
316ce065a1db
 http://www.liderdeproyecto.com/articulos/33_quienes_son_los_interesados_d
e_un_proyecto.html
 http://www.12manage.com/methods_stakeholder_mapping_es.html
 http://pmbokproyectos.blogspot.com/p/gestion-de.html
 https://www.gladysgbegnedji.com/adquirir-el-equipo-del-proyecto/
 https://www.gladysgbegnedji.com/dirigir-el-equipo-del-proyecto/