la archivistica es una ciencia relativamente nueva a diferencia de otras ciencias, esta

ha ocupado un lugar muy importante cuando hablamos de acontecimientos históricos,

pues gracias al desempeño de esta disciplina de manera empírica hoy podemos
conocer los grandes hechos por los que tuvieron que atravesar nuestros antepasados.

esta ciencia es importante desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado
sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado
en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde toman
mayor importancia la conservación de los documentos escritos en
ligares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en grandes
archivos, los cuales a su ves hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal
encargado de su manejo.
ORIGEN Y EVOLUCION
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación
es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían
remontarse a la aparición de la escritura.
Entre Las culturas que aportaron al surgimiento domental se encuentran la egipsia, las
civilizaciones de roma y grecia, Los arcadios, sumerios y babilonios

Concepto archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión

Importancia de los archivos

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa
clases de archivos
Según su organización:
se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, de
gestión, central o histórico.
Archivo centralizado: cuaando una sola dependencia controla toda la documentacion
archivo descentralizado
lleva cada una de las dependencias de la organización, es decir es independiente de
todo proceso archivistico
archivo descentralizado con control descentralizado:
este deposito de información lo lleva cada dependecia y la responsabilidad es del jefe
de cada oficina
archivo descentralizado con control centralizado
este deposito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada
dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el
archivo central.
Según su uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización

Archivo activo:
Lo integran documento del año actual oaños anteriores que se encuentren en proceso
de tramitación, como: historias laborales, resoluciones entre otros por tanto, es el que
satisface las necesidades de conservación y consulta permanente

Archivo semiactivo
se consultarían en su perioso de conservación y su consulta es menor

archivo inactivo
documentos con durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con
sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o histórica.
Según su naturaleza
Deacuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo
Archivo publico
Documento que Pertenece a las entidades del estado
Archivo privado de interés publico:
Documento que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés
publico.
Archivo privado
Documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas

Según su ciclo de vida

Transferencias primarias, transferencias secundarias
Archivo de gestión
Docuentacion que se encuentra depositada y estasujeta a consulta administrativa por
todai la organización
Archivo central
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de
gestión de cada dependencia;su consulta no es tan frecuente, pero son vigentes
Archivo histórico
Documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación
permanente

Cualidades de los archivos

Ventajas que este sistema presta a la organización al igual son características propia
de los documentos que componen un archivo, como lo son:
Económicos:
Ahorra tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación
Funcionales:
La operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente
Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisiones del responsable
Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla
Exacto:
Clasificar de manera precisa en el momento de archivar para evitar errores

Cualidades del archivista

En la globalización del avance de las organizaciones, esto trae como consecuencia el
surgimiento de nuevos valores agregados para el profesional en archivística,
fundamentandoce en una continua preparación en procesos y procedimiento basados
en herramienta e instrumentos informacticos en los cuales se apoyan la ciencia
documental en la actualidad entre estas cualidades podemos resaltar
Orden:
El método que se utiliza para organizar los elementos y documentos, llevando un
control y ubicación de los mismos
Responsabilidad:
Es una tarea de dedicación y actualización
Prontitud:
Se debe contar con la disponibilidad inmediata de los archivos cuando se les requiera
Cordialidad:
Tener buena disposición en el momento de entregar información en la búsqueda y
suministro de los documentos
Sigilo profesional:
Profesionalismo en el manejo de la no divulgación de información confidencial, evitara
realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos,
registrara y justificara los procesos que se realicen sobre los documentos a su cargo
Concentración:
Las actividades de los archivo se deben realizar minuciosamente para evitar errores

Categorías de los archivos

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial qu en ellos se administra, tal y
como lo especifica el archivo general de la nación, en el articulo 7 de la ley general de
archivos de Colombia, los archivosdede el punto de vista de su jurisdicción de
competencias se clasifican en:
Archivo general de la nación
Ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo.como lo son el archivo
general del departamento, archivo general del municipio archivo general del distrito

Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican

en
Territorialidad:
Aticulo 8 de la ley general de archivos de Colombia, desde el punto territorial se
clasifican en archivos de entidades del orden nacional, departamental, distrital,
metropolitano, municipal, local. De las nuevas estadidades territoriales que se creen
por ley y archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los
desarrolle

organización del estado:

en el articulo 9 de la ley general de archivos de Colombia,desde el punto de vista de la
organización del estado se clasifican en:
archivos de la rama ejecutiva, legislativa, judicial, los organismos de orden de control y
organismos autónomos.

Elementos de archivos
Muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información entre estos se
encuentran los siguientes
Archivador vertical:
Se utilizan en oficinas pequeñas sirve para conservar y facilitar la consulta de los
documentos de gestión. Es de una a cinco gavetas
Archivador horizontal:
Facilita clasificar los documentos se encuentra generalmente cerrado. Las carpetas
que se utilizan se denominan carpetas colgantes
Folderama:
Se depositan en el carpetas con guía lateral , mayormente las organizaciones guardan
en ellas las historias laborales
Archivador giratorio:
Esta constituido por hilera circulares,están equipados con teléfonos de los
responsables del área
Archivador mecanico:
Mueble dinamico,se acopia gran cantidad de documentos, permite de una manera
practica la búsqueda y manipuelacion de los documentos
Archivador electrónico:
Herramienta de tipo ofimática, utiliza dispositivos ópticos.
Estante:
Estructura metaliza o de manera horizontal
Archivador rodante:
Conjunto de estanterías metálicas agrupadas con ruedas, maneja un sitema versátil de
almacenamiento hermético de los documentos
Planoteca:
Estructura de madera sirve para almacenar planos y facilitar su consulta
Fechador:
Elemento con imagenes grabadas y piezas móviles permite modificar fechas
Gancho seco:
Pieza metalica con grabados, se utiliza para marcar, identificar y proteger los
documentos de las falsificaciones
Relog radicador:
Se utiliza en la radicación de documentos facilitando y agilizando el proceso
Ganchos legajadores plásticos:
Permite fijar los documentos a un legajo ayudando a su conservación evitando su
deterioro por oxidación
Legajos:
Dos tapas de cartulina con ganchos legajador para evitar el deterioro de los
documentos
Cajas de archivo:
Prácticas para utilizar estanterías, sus cierres son laterales, facilita, protege y ayuda a
la conservación interna
Termometro:
Identifica la temperatura y las condiciones climáticas de las operaciones
Higroscopio o higrómetro:
Mide la temperatura como la humedad al mismo tiempo
Papelería:
Entre los que mas se utilizan son
tamaño carta:empleado para las comunicaciones internas y externas
tamaño oficio:empleado normalmente en documentación jurídico
bond de 75 gr: generalmente empleado para fotocopias