EMPRESARIO DIGITAL

CARTILLA PARA LA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL
DE LOS NEGOCIOS
CAMBIA TU PERCEPCIÓN FRENTE A LA TECNOLOGÍA E
IMPLEMENTA SOLUCIONES DIGITALES
Nombre de mi empresa:

Mi Nombre:

Fecha de inicio de la digitalización

de mi negocio:
Estimado empresario,

¡Bienvenido!

U sted hace parte del 99% de negocios que conforman la base

empresarial de Colombia y generan alrededor del 80% del em-
pleo en el país. La Economía Digital plantea retos a las empresas
más pequeñas y para responder a ellos, usted y su compañía debe-
rán usar estratégicamente la tecnología.

La estrategia Mipyme Digital del Ministerio de Tecnologías de la In-

formación y las Comunicaciones busca incrementar el acceso, uso y
apropiación de Internet en las MiPyme (micro, pequeñas y medianas
empresas) colombianas para aplicar la tecnología en sus procesos
de negocio, con el fin de incrementar su competitividad y producti-
vidad.

Esta es una cartilla de uso práctico donde usted podrá revisar sus
áreas y procesos empresariales e identificar con qué tipo de tecno-
logía podría ser más eficiente y competitivo, buscar más clientes y
crecer.

Le invito a revisar cuidadosamente y en el tiempo adecuado cada

página para que al final pueda tomar una decisión de trasformación
digital de acuerdo con el tiempo, los recursos y los conocimientos que
tenga.

En cada capítulo usted encontrará la descripción de las áreas y

procesos de su empresa, identificará los retos y/o problemas que
usualmente se presentan en ellos, las alternativas que la tecnología
le ofrece para responder a los retos, los beneficios de usar esas
herramientas, un caso práctico de una empresa, un resumen del ca-
pítulo y una autoevaluación que le ayudará a tomar una decisión
para usar estratégicamente la tecnología. Cada uno de estos temas
estará identificado con una convención así:

Procesos Alternativas Beneficios Resumen

para responder
Retos a los retos Caso práctico Autoevaluación
Este es un ejercicio diseñado para que usted lo realice con tiempo
y a conciencia, reflexionando sobre su quehacer diario y el de sus
colaboradores. De esto, dependerá el éxito de las decisiones que
tome. El mercado ofrece un número importante de soluciones con
tecnología a sus problemas empresariales, y en Internet usted podrá
ampliar la información de este material. También estamos seguros
de que encontrará las herramientas que más se adapten a sus ne-
cesidades.

En el Ministerio TIC estamos convencidos de que “mejores empresas

hacen un mejor país” y la tecnología es una aliada clave para lograrlo.

Cordialmente,

Rivier Gómez
Gerente Mipyme Digital
Ministerio TIC
 Índice

Capítulo 1 - ¿Cómo mejoro el manejo del dinero con tecnología?

Capítulo 2 - ¿Cómo puedo vender más con tecnología?

13

Capítulo 3 - ¿Cómo mejoro la operación de mi empresa con tecnología?

19

Capítulo 4 - ¿Cómo tomo mejores decisiones con tecnología?

25

Glosario 31

Empresario digital 5
Notas:
 ¿Cómo mejoro el manejo del dinero con tecnología? Capítulo 1

Capítulo 1

¿Cómo mejoro el manejo del

dinero con tecnología?
Q uienes emprenden un negocio lo hacen motivados por dos cosas:
ganar dinero y explotar su espíritu emprendedor. Y quizás el mayor
reto en las diferentes etapas de las empresas es controlar el capital y
tener clara la rentabilidad que se percibe. Todas las actividades asocia-
das al ingreso o salida de dinero se agrupan en el área administrativa.
Los principales procesos del área administrativa que se realizan en una
empresa son:

Contabilidad: registro de todas las Análisis financiero: evaluación del

transacciones, tanto de ingresos
como de egresos.
Pago de nómina, seguridad social y
parafiscales: cálculo de los gastos
correspondientes a los sueldos de los
empleados, los aportes a EPS, AFP,
ARL, APP, ICBF y Sena.
Declaración de impuestos: cálculo y
liquidación de los impuestos que se
deben pagar a nivel nacional (IVA,
renta, impoconsumo) y local (industria
y comercio, avisos y tableros)
desempeño de los indicadores finan-
cieros de la empresa, como la renta-
bilidad bruta, la rentabilidad opera-
cional, la rentabilidad neta y el nivel
de endeudamiento, entre otros.
Presupuesto y flujo de caja: planea-
ción de los futuros costos y gastos,
así como la proyección de ingresos
para determinar los periodos en los
cuales se requerirán recursos adicio-
nales para responder por las obliga-
ciones contraídas o realizar posibles
inversiones temporales cuando se
tenga exceso de liquidez.

Retos de los procesos Registro incorrecto del valor y el

administrativos
Realizar estas actividades no es una
labor sencilla porque se requiere de
mucha disciplina, orden y precisión en
todos y cada uno de los movimientos
monetarios realizados. Por lo tanto,
los principales problemas que en-
frenta un empresario en estos pro-
cesos son:
número de transacciones que se
realizan en la empresa.
Cálculo erróneo de los costos, los
gastos y los impuestos a cargo de
la empresa.
Presentación tardía de los impues-
tos nacionales y locales, lo que aca-
rrea multas y sanciones.
Mala fijación de los precios finales,
que no permiten cubrir los costos
y gastos de la operación y, por lo
tanto, generan pérdidas.

Empresario digital 7
Capítulo 1 ¿Cómo mejoro el manejo del dinero con tecnología?
Alternativas
para responder
a los retos
Gracias a la rápida evolución de la era
digital, se ha impulsado el desarrollo
de diferentes herramientas tecnoló-
gicas que facilitan la realización de los
procesos financieros sin importar el
tamaño de las empresas. Algunas de
estas herramientas son:
Plantillas y macros
en hojas de cálculo
Una de las herramientas más usadas
es el Excel de Office, que permite
generar un archivo con fórmulas y
formatos para la captura de infor-
mación. Estas plantillas también se
pueden imprimir. En las diferentes
columnas y filas se registran los datos
de ingresos y egresos de tal manera
que se puedan generar los cálculos
automáticamente. Se pueden obte-
ner el estado de resultados o estado
de pérdidas y ganancias (PyG), y el
balance general de manera relativa-
mente sencilla.
Software contable
(gratuito o licenciado
por una empresa)
Es una herramienta desarrollada por
una casa productora de programas
informáticos, que permite el registro
de las transacciones de la empresa
y genera, de manera automática,
los reportes financieros más impor-
tantes para entender el desempeño
8 Empresario digital
de la organización, como el PyG y el
balance general. También simplifica
la labor del contador en materia tri-
butaria ya que calcula los impuestos
a cargo.
Software para la
liquidación de nómina
Esta solución permite gestionar el
personal, calcular pagos de nómina,
liquidar primas, cesantías, vacacio-
nes, y otras prestaciones de manera
automatizada, a partir del registro de
los datos.
ERP (Enterprise
Resource Planning o
Software de Gestión
Integrada)
Es un sistema que integra diferentes
actividades de los procesos de nego-
cios críticos en la organización como
producción, inventarios, logística y
contabilidad, entre otros.
Beneficios de integrar
soluciones tecnológicas en
los procesos financieros
Ahorro en tiempo de los em-
pleados
Mayor control de la informa-
ción relacionada con ingresos,
costos y gastos
Mejor gestión de los recursos
económicos, físicos y humanos
de la empresa
Facilitación de la toma de deci-
siones en materia financiera
 ¿Cómo mejoro el manejo del dinero con tecnología? Capítulo 1

Un restaurante con la sartén por el mango

Situación
Aunque la fama del restaurante La Sartén por el
Mango ha crecido, trayendo cada vez más clientes, el
dinero no alcanza para cubrir las obli-
gaciones del negocio. Cada mesero
anota en tiqueteras el valor de los
almuerzos que atiende y recibe el
dinero. Los precios de los menús los
fijó la dueña, doña Rosita, a puro ojo.
El contador recoge cada mes los recibos
de pagos, los tiquetes de ventas y todos los
papelitos en los que doña Rosita anota las compras
efectuadas. Durante el último año el restaurante tuvo
que pagar varias sanciones por la presentación extemporánea de las declara-
ciones de impuestos.
Implicaciones
Doña Rosita trabaja muy duro, pero no sabe si tanto
000 esfuerzo le está generando rentabilidad a su res-
taurante. Al final del mes se ve en dificultades para
pagar la nómina de los empleados y los créditos a los
bancos que le prestaron para comprar los equipos
de la cocina. La autoridad tributaria ha citado en va-
rias oportunidades a Doña Rosita para que responda
por las sanciones que tiene por la presentación ex-
temporánea de los impuestos. Los clientes se quejan
por el mal estado de las sillas pero no hay recursos
para invertir.
Solución
Después de evaluar lo que estaba pasando, doña

$
Rosita siguió el consejo que le dio un vecino y com-
pró un software para el manejo de la contabilidad.
Marcela, su hija, tomó la capacitación con la empresa
que les vendió la licencia y se puso al frente 000
del registro de todas las operaciones en el
software.

Beneficios
En el primer mes de operaciones con la solución contable, doña Rosita
se dio cuenta de que había fijado mal el precio de los platos, lo que le
generaba pérdida. También empezaron a facturar electrónicamen-
te, lo que les permitió calcular el valor del impoconsumo a cargo. El
contador ya entrega a doña Rosita los formularios de pago para su
firma con una o dos semanas de anti-
cipación a la fecha de vencimiento. En
seis meses, la rentabilidad generada les
permitió cubrir el costo del software y
proyectar una inversión en la reno-
vación de todo el mobiliario. Ahora
sí, la fundadora tiene “La Sartén por
el Mango”.

Empresario digital 9
Capítulo 1 ¿Cómo mejoro el manejo del dinero con tecnología?

Repasemos

Área de administración:
procesos financieros y recursos humanos

Actividad Problemas Soluciones Tecnológicas

Registro incorrecto Se implementa según nivel de digitali-

del valor y el número zación y del esfuerzo en tiempo, econó-
Contabilidad de transacciones mico y de personal:
que se realizan en la
empresa • Plantillas y Macros en hojas de cálculo

• Soluciones específicas software

Pago de nómina, Errores en la liqui- contable, de presupuesto y facturación,
seguridad social y dación de salarios, liquidación de impuestos, cotizaciones,
prestaciones socia- recaudo, trámites y servicios en línea.
parafiscales les y seguridad social (Existen versiones gratuitas)

Operación no renta- • Soluciones específicas software de

Análisis ble, mala fijación de administración de personal, nómina,
financiero precios finales selección, salud ocupacional. (Existen
versiones gratuitas)
Errores en los datos • Soluciones integradas: ERP
Liquidación y pago presentados en las
de impuestos declaraciones, pre-
sentación tardía de
los formularios

10 Empresario digital
 ¿Cómo mejoro el manejo del dinero con tecnología? Capítulo 1

Evaluación de mi empresa

¿Qué procesos del área administrativa tiene

identificados en su empresa?

¿Qué retos /problemas /desafíos enfrenta en estos

procesos?

¿Qué herramienta adoptaría para solucionar los

problemas identificados?

A Plantillas y Macros en D Programa contable, de

hojas de cálculo presupuesto y factu-
ración, liquidación de
B Programa de impuestos, cotizacio-
administración de nes, recaudo.
personal, nómina,
E Trámites y servicios en
selección.
línea.
C Programa para la
gestión de salud y F Soluciones integradas:
seguridad en el trabajo. software de ERP.

¿Qué beneficio percibiría con esta solución?

Empresario digital 11
Notas:
 ¿Cómo puedo vender más con tecnología? Capítulo 2

Capítulo 2

¿Cómo puedo vender más

con tecnología?
V ender más es el gran reto de todos los empresarios y con ese pro-
pósito a diario se realizan muchas actividades que se integran en el
área de mercadeo y ventas. Estas son algunas de las actividades que
forman parte de esta área:

Análisis de datos Publicidad Monetización

Recepción y procesamiento de pedidos Facturación

Retos de los Alternativas

procesos de
mercadeo y ventas
El incremento de los ingresos en una
empresa se puede dar por dos ca-
minos: consiguiendo nuevos clientes
o incrementando el valor de com-
pra por cada cliente. A continuación
identificaremos los problemas más
comunes en este proceso:
La publicidad se dirige a los clientes
equivocados o no es visible.
Se pierden clientes por la falta de un
servicio personalizado.
No se conoce el mercado, se ignoran
las preferencias de los clientes y no
se realiza un seguimiento a las ten-
dencias del sector.
Se pierden ventas porque la empre-
sa no cuenta con diversos métodos
de pago.
No se almacenan ni se analizan los
datos de los clientes y de las com-
pras que efectúan.
Hay errores en la entrega de los pe-
didos.
para responder
a los retos
Debido a que los procesos de mer-
cadeo y ventas recogen una gran
variedad de actividades, es funda-
mental elegir correctamente las so-
luciones basadas en tecnología que,
al integrarse, podrían impulsar las
ventas. Estas son algunas:
Redes sociales
Son un conjunto de estructuras en
las que participan organizaciones e
individuos que comparten algunos
intereses comunes y que actúan en
un entorno digital. Entre las más co-
nocidas están Facebook, Instagram,
Twitter, Linkedin, Google + y Pinterest.
Mercadeo digital
Hace referencia a la aplicación de
estrategias de mercadeo y ventas en

Empresario digital 13
Capítulo 2 ¿Cómo puedo vender más con tecnología?
medios digitales, bien sea redes so-
ciales, páginas Web, correo electró-
nico, blogs y otro tipo de canales en
Internet.
Tienda virtual
Es un espacio en Internet diseñado
para ofertar y vender productos y/o
servicios. Por lo general, las tiendas
virtuales solicitarán el registro de los
datos del cliente antes de que pue-
da efectuar la compra. El despa-
cho se realiza a domicilio y el pago
se puede hacer directamente en la
tienda con diversas opciones como
transferencias, tarjeta de crédito o
débito.
Gestión de bases
de datos
Es un conjunto de herramientas tec-
nológicas que permiten capturar, al-
macenar, gestionar, extraer y anali-
zar información de diversos públicos
de interés para una empresa y de-
sarrollar acciones para convertirlos
en clientes.
Plataformas
transaccionales
Son soluciones informáticas en línea
que permiten la realización de tran-
sacciones de compra-venta o true-
que de productos o servicios. Este
tipo de plataformas debe garantizar
la seguridad y trazabilidad de la in-
formación que viaja a través de la
web.
14
Carrito de
compras
Es una aplicación que permite a los
clientes o compradores de una tien-
da virtual, seleccionar y cargar pro-
ductos para luego pasar al proceso
de pago.
CRM
Es una metodología que permite
gestionar la relación con clientes
y que, gracias al desarrollo de las
tecnologías de información, ahora
cuenta con soluciones que facilitan
la captura de la información de los
clientes, su análisis y gestión.
Beneficios de integrar
soluciones tecnológicas en
los procesos de mercadeo
y ventas
Incrementar las audiencias de
nuestros negocios
Facilitar los canales de compra
y medios de pago
Abrir nuevos mercados
geográficos con una baja
inversión
Posicionar la marca de la
manera correcta y en el
público correcto
Facilitar la comunicación con
los clientes
Vender más
Empresario digital
 ¿Cómo puedo vender más con tecnología? Capítulo 2

Un gimnasio digital
El gimnasio Fitness opera desde hace
diez años. En un principio los clientes
llegaban al lugar por curiosidad y com-
praban una membresía. Roberto, el
propietario, se encarga de brindar la
asesoría a los usuarios pero delegó
la atención de los nuevos clientes
en Amelia, su secretaria. En pro-
medio, el gimnasio cuenta con 50
clientes permanentes, y unos 30
más que rotan mensualmente.
Para promover la suscripción,
Roberto distribuye volantes
en los conjuntos cercanos al
gimnasio e instaló una valla
grande sobre la puerta princi-
pal ofreciendo una promoción. Pero
no ha llegado un solo cliente nuevo y
en dos meses abrirá sus puertas un
nuevo gimnasio.

Implicaciones
Los ingresos del gimnasio no han crecido en los últimos tres años.
Roberto ignora qué razones motivan a las 50 personas que renuevan
su suscripción para permanecer en el sitio y teme que se vayan a un
nuevo establecimiento. Con menos dinero disponible, los equipos y las
máquinas empiezan a presentar fallas frecuentes y se ven obsoletos.
Los potenciales clientes que entran a conocer el lugar no se sienten
muy atraídos por las viejas instalaciones.

Solución
Roberto, de 45 años, decidió inscribirse en un curso gratuito de
marketing digital. Al final, tomó varias decisiones: construir una
base de datos en Excel de sus clientes actuales y aplicar una en-
cuesta vía correo electrónico para conocer su nivel de satisfacción
con el gimnasio y preguntarles sobre sus expectativas en el servi-
cio. Invirtió algunos recursos para pintar el lugar y arreglar las má-
quinas dañadas, también diseñó una página Web en un sitio que
ofrece plantillas prediseñadas y le pidió a un fotógrafo profesional
tomar las fotos para publicarlas. Con la información de sus clien-
tes fieles, entendió que su segmento de mercado eran los adultos
mayores, de 50 años en adelante, y los jóvenes universitarios que
vivían en un radio de hasta un kilómetro de distancia y acudían al
lugar por la cercanía. Pero lo que más valoraban era el conocimien-
to y el carisma de Roberto. Con esta información, se diseñó una
campaña promocional en redes sociales y una página Web para
atraer nuevos clientes.

Empresario digital 15
Capítulo 2 ¿Cómo puedo vender más con tecnología?

Roberto identificó varios profesores que tenían características similares a las que
valoraban sus clientes y los reclutó para dictar clases en horarios especiales. Roberto
complementó su estrategia creando sencillos videos en los que brinda consejos para
cuidar la salud, los cuales publica en su página, en las redes sociales y en los grupos
que han creado sus clientes en WhatsApp.

Beneficios

En el primer mes se duplicó el número de seguidores de las redes sociales del gim-
nasio y de Roberto. Sus videos se han viralizado y tienen múltiples ‘me gusta’ en su
cuenta de Facebook y en YouTube. Lo mejor es que al cabo de dos meses lograron
atraer a 30 clientes nuevos que tomaron la suscripción anual. De manera periódica
se realizan en el gimnasio eventos especiales con aliados clave para los clientes que
tienen suscripción anual, quienes reciben charlas sobre cuidado personal y bienestar.

Repasemos

Área de clientes y mercado:

procesos de mercadeo, ventas

Actividad Problemas Soluciones Tecnológicas

• La publicidad no llega
a los clientes correctos
Mercadeo
• No se conoce el • WhatsApp, correo electrónico y base
mercado, preferencias de datos de clientes
de clientes ni cómo se
mueve el sector
• Redes sociales
Pérdida de ventas
Monetización debido a que no hay • Presencia Web -Tienda virtual
diversas formas de
pago en la empresa
• Marketing Digital

No se capturan ni se • Plataformas transaccionales

Análisis de datos analizan los datos de
los clientes y de las • Seguridad digital
compras que efectúan
• Bancarización

Recepción y • CRM
procesamiento Errores en el despacho
de los pedidos
de pedidos

16 Empresario digital
 ¿Cómo puedo vender más con tecnología? Capítulo 2

Evaluación de mi empresa

¿Qué procesos y/o actividades del área de clientes y

mercado tiene identificados en su empresa?

¿Qué retos /problemas /desafíos enfrenta en estos

procesos?

¿Qué herramienta adoptaría para solucionar los

problemas identificados?

A WhatsApp E Redes sociales

B Correo Electrónico y base F Marketing digital

de datos de clientes
Presencia Web -Tienda G CRM
C
virtual
D Plataformas transaccionales

¿Qué beneficio percibiría con esta solución?

Empresario digital 17
Notas:
 ¿Cómo mejoro la operación de mi empresa con tecnología? Capítulo 3

Capítulo 3

¿Cómo mejoro la operación de

mi empresa con tecnología?
A l interior de todas las empresas se llevan a cabo diferentes activi-
dades que permiten tener a disposición productos para la venta,
de manera que el proceso de ventas es tan sólo el eslabón final de una
gran cadena conocida como procesos operativos. En otras palabras,
estas actividades le posibilitan a la empresa que su producto llegue al
cliente correcto, en el tiempo correcto y bajo condiciones óptimas. Los
principales procesos operativos de cualquier organización son:

Producción del bien final que será presas, independientemente de su

ofrecido al cliente: es llevado a cabo por
empresas manufactureras, y consiste en
la transformación de insumos y materia
prima en el producto que será vendido
posteriormente.
Compra de productos para su comercia-
lización: es realizado por todas las em-
actividad; las manufactureras compran
materiales e insumos para la producción,
las comercializadoras compran el produc-
to que luego venden y las prestadoras de
servicios adquieren los productos requeri-
dos para ejecutar sus actividades.
Control del almacenamiento e inventario
de los productos.

Retos de los Pérdida de ventas a causa de las

procesos
operativos
La principal dificultad que enfrenta
un empresario durante la organiza-
ción de su operación radica en de-
terminar qué cantidad de material a
comprar y cuántas unidades produ-
cir para responder a la demanda, ya
que esta decisión genera implicacio-
nes sobre todas las actividades de
la empresa. Los problemas más sig-
nificativos que se presentan en los
procesos operativos son:
Desperdicio de material durante el
proceso de producción.
Demora en los tiempos de produc-
ción y entrega causada por falta de
inventarios.
demoras en la producción o en las
entregas.
Ventas perdidas por inventario no
disponible de producto terminado.
Exceso de inventario que incremen-
ta los costos de operación.
Alternativas para
responder a los
retos
Para corregir estos problemas resul-
ta de gran utilidad la información ge-
nerada en los procesos financieros,
así como de mercadeo y ventas. A
continuación, se presentan algunas
de las herramientas tecnológicas
que permiten controlar de manera
eficiente el proceso operativo.

Empresario digital 19
Capítulo 3 ¿Cómo mejoro la operación de mi empresa con tecnología?
Soluciones básicas
como macros y
plantillas en hojas de
cálculo
Permiten programar el ciclo de pro-
ducción con fórmulas y formatos es-
pecíficos para cada empresa. Con
esta herramienta se estandarizan las
fechas de inicio y fin de la producción,
así como la programación de las en-
tregas de productos. Así mismo, las
hojas de cálculo son de gran ayuda
para determinar el costo de los pro-
ductos fabricados, así como el valor
del inventario disponible para el ne-
gocio.
Soluciones
informáticas para la
gestión de la cadena
de abastecimiento
Supply Chain Management o Ges-
tión de la cadena de abastecimien-
to permite tener control total sobre
las transacciones efectuadas con los
proveedores. Con la implementación
de este sistema es posible estable-
cer un nivel mínimo de inventario, de
tal forma que cuando éste sea alcan-
zado, automáticamente se envíe una
orden de pedido al proveedor co-
rrespondiente. Lo anterior genera un
ahorro en tiempo y costos que se ve
reflejado en la rentabilidad definitiva
de la empresa.
ERP (Enterprise
Resource Planning o
software de Gestión
Integrada)
Es una herramienta que integra dife-
rentes procesos del negocio, dentro
de los cuales se pueden resaltar los
financieros, de ventas, de logística y
administrativos. La principal ventaja
que ofrecen estas aplicaciones es la
20
automatización de tareas, de mane-
ra que con base en la contabilidad y
la facturación se actualiza automá-
ticamente el inventario disponible, y
cuando éste alcanza el nivel mínimo,
se envía la orden de pedido al pro-
veedor.
Beneficios de integrar
soluciones tecnológicas a
los procesos operativos
La implementación de herramientas
tecnológicas en los procesos ope-
rativos de la empresa contribuye a
una mejor gestión de los costos de
operación dado que la producción
debe ser guiada por el pronóstico de
la demanda, y los requerimientos de
insumos se realizan de manera pro-
gramada, con base en los pedidos
recibidos y la demanda pronosticada.
Por otro lado, los aplicativos mencio-
nados contribuyen a mantener un
inventario disponible ajustado a las
necesidades de producción y a los
requerimientos de los clientes. Final-
mente, cuando se cuenta con proce-
sos de operación óptimos también
se impulsan las ventas de la empre-
sa, en la medida en que se entregan
al cliente los productos durante los
tiempos establecidos, generando sa-
tisfacción y disposición de recompra.
Empresario digital
 ¿Cómo mejoro la operación de mi empresa con tecnología? Capítulo 3

Un mundo digital lleno de color

Situación
Hace 10 años María fundó El Mundo del Color, una confeccionis-
ta de camisetas estampadas con ventas al detal y al por mayor
que cuenta con 30 empleados. Esta empresa atiende a clientes
particulares en su local comercial, y vende a otras compañías
que comercializan las prendas en sus propios establecimientos.
Hasta hace unos meses María llevaba el control de la produc-
ción y del inventario mediante plantillas y macros en Excel. Esta
herramienta le permitía conocer de manera detallada los cos-
tos correspondientes a la compra de tela y tinta a sus provee-
dores, así como la disponibilidad de estos insumos en el inven-
tario. Sin embargo, muchas veces en el mes se terminaba la
tela y la producción se paralizaba hasta que la emprendedora
autorizaba al jefe de producción para que llamara a sus pro-
veedores a solicitar más insumos. Esto generaba un retraso
en las entregas a los clientes institucionales, que en más de
una ocasión rechazaron el pedido.
Adicionalmente, María realizaba las compras a los proveedores vía telefónica o
directamente en los establecimientos correspondientes.

Implicaciones
Las operaciones de compra de insumos que realiza el Mundo del
Color generan un alto número de transacciones e información que
muchas veces no alcanza a ser registrada en las hojas de Excel por
parte del empleado asignado para esta labor. La persona a cargo
también maneja los procesos de facturación, liquidación de nómi-
na y seguridad social de los empleados. Esto ha ocasionado que la
información registrada en las macros sea inexacta y poco fiable.
El jefe de producción no conoce con anticipación los pedidos existentes que han to-
mado lo vendedores, ni los materiales disponibles en inventario para responder a los
mismos. Tampoco está autorizado a ordenar compras sin el visto bueno de la gerente,
quien muchas veces se ausenta para visitar a nuevos clientes lo que ocasiona un re-
traso en la llegada de los materiales.

Solución
Preocupada por el alto volumen de pedidos rechazados, María
decidió investigar sobre metodologías para mejorar la logística
de producción y encontró que existen soluciones informáticas
para automatizar muchas de las tareas que se venían reali-
zando en Excel. En la mesa tenía dos opciones: 1.) Software especializa-
do para tareas específicas, como llevar registro del inventario o contro-
lar los ciclos de producción y 2.) Software ERP, que le daría la
posibilidad de integrar los procesos de logística con los demás
procesos realizados al interior de la empresa.

Finalmente optó por adquirir un ERP (Enterprise Resource

Planning o Software de Gestión Integrada), ya que era la
alternativa que mayores beneficios le ofrecía en relación con el
costo. Adicionalmente, logró que sus proveedores principales im-
plementaran un sistema para la toma de pedidos en línea.

Empresario digital 21
Capítulo 3 ¿Cómo mejoro la operación de mi empresa con tecnología?

Beneficios
El aplicativo que adquirió María le permitió interconectar
las diferentes actividades de la empresa de la siguiente
manera: cada vez que se realizan compras de insumos,
esta información queda registrada como transacciones
en la contabilidad. Por otro lado, el proceso de factura-
ción permite al ERP descontar del inventario las unidades
que son vendidas, de tal forma que cuando el inventario
almacenado llega a cierto nivel, los proveedores reciben
automáticamente una notificación que les indica que se
realizará un nuevo pedido.
Todo esto le permitió a María reducir el tiempo y el esfuerzo que invertía actualizando
el inventario y llevando los pedidos hasta las instalaciones de los proveedores. Por
otro lado, ahora la mercancía es despachada con suficiente tiempo por parte de los
proveedores, y la planta de confección nunca se queda sin insumos, por lo que la tien-
da siempre tiene productos disponibles para la venta.

Repasemos

Área de operación y administración:

procesos de compras, inventarios y producción

Actividad Problemas Soluciones Tecnológicas

• Exceso de inventario • Soluciones básicas:

Control de plantillas y macros en
inventario • Pérdida de venta por falta de hojas de cálculo: Excel,
inventario Open Office, etc.
• Tiempo invertido en ir hasta el • Soluciones específi-
establecimiento del proveedor
Compras a para solicitar mercancía cas: automatización de
proveedores procesos, gestión de
• Tiempo de espera extenso entre inventarios, soluciones
la solicitud y el recibo de la mer- alojadas en nube, Work
cancía flow avanzado.

• Soluciones integradas:
Gestión de la • Desperdicio de insumos en la
producción ERP, Internet de las
producción cosas, gestor de planta
• Cuellos de botella de producción, compras
en línea.
• Entrega tardía de pedidos

22 Empresario digital
 ¿Cómo mejoro la operación de mi empresa con tecnología? Capítulo 3

Evaluación de mi empresa

¿Qué procesos y/o actividades del área de

operación tiene identificados en su empresa?

¿Qué retos /problemas /desafíos enfrenta en estos

procesos?

¿Qué herramienta adoptaría para solucionar los

problemas identificados?

A Plantillas y macros en hojas E Work flow avanzado

de cálculo: Excel, Open
F ERP
Office, etc.
B Automatización de procesos G Internet de las cosas
C Gestión de inventarios H Gestor de planta de producción
D Soluciones alojadas en nube
I Compras en línea

¿Qué beneficio percibiría con esta solución?

Empresario digital 23
Notas:
 ¿Cómo tomo mejores decisiones con tecnología? Capítulo 4

Capítulo 4

¿Cómo tomo mejores

decisiones con tecnología?
D eterminar la estrategia que desplegará una empresa para crecer
y cumplir de manera efectiva sus objetivos de negocios, es un reto
que requiere de la correcta integración de todos los procesos que tie-
nen lugar en ella.

Pasar de la intuición a la toma de decisiones informadas es una de las

ventajas que se obtiene cuando se cuenta con información precisa,
oportuna y confiable sobre los diferentes procesos de negocio de la
empresa. Esta tarea recae generalmente en cabeza del director o ge-
rente de la empresa, con el apoyo de su equipo. Los principales proce-
sos de la dirección son:

Coordinación de los recur- Planeación estratégica Toma de decisiones

sos y de la estructura de la Evaluación de resultados Comunicación entre em-
empresa Análisis de datos pleados de la empresa

Retos de los Distribución ineficiente de tareas.

procesos de
planeación y toma
de decisiones
La mayor dificultad que encara el lí-
der de una empresa es contar con
información confiable que le permita
tener certeza sobre el desempeño
en todos y cada uno de los procesos.
En particular, los retos que enfrenta
un gerente en este campo son:
Información incompleta o aislada
que genera errores en la proyección
de los ingresos y los recursos reque-
ridos para la operación.
La información se concentra en el
escritorio o experticia de una sola
persona.
Decisiones tomadas con base en la
intuición.
Planeación estratégica inviable o in-
sostenible.
No se capta suficiente información
para análisis y, si se hace, no se sabe
interpretar.
Comunicación ineficiente al interior
de la empresa.
Alternativas
para responder
a los retos
Dado que las decisiones estratégi-
cas del área de dirección son tras-
cendentales para toda la organiza-
ción, las herramientas tecnológicas
que soportan dichas decisiones, to-
man como insumo la información re-
sultante de procesos financieros, de
mercadeo y ventas y de operación.
Algunas de estas herramientas son:

Empresario digital 25
Capítulo 4 ¿Cómo tomo mejores decisiones con tecnología?
Soluciones básicas como
macros y plantillas en
hojas de cálculo
Permite recopilar información sobre
el desempeño de los ingresos y com-
pararlos con periodos previos, así
como con las ventas de los competi-
dores para determinar el estado del
negocio. Así mismo, permiten com-
parar los resultados que obtendría
la empresa en diferentes situaciones
estableciendo una proyección de de-
manda para los siguientes periodos,
a partir de la información histórica
recopilada.
Programas gratuitos
y pagos de gestión de
proyectos
Los programas gratuitos y pagos
de gestión de proyectos, como por
ejemplo OpenProj o Microsoft Pro-
ject, o herramientas on line para la
gestión de proyectos, facilitan pla-
near de forma detallada y hacer se-
guimiento minucioso a la ejecución de
los diferentes proyectos llevados a
cabo por la empresa, porque permi-
ten el registro de las actividades de
las personas involucradas. Con ello,
se busca mayor eficiencia y cumpli-
miento.
Cuadro de Mando
Integral o Balanced
Scorecard
Es una herramienta que permite in-
tegrar las estrategias de la organiza-
ción y los objetivos establecidos con
los resultados y el desempeño en
materia financiera, procesos internos
del negocio, conocimiento del cliente
y aprendizaje y crecimiento.
26
Los sistemas de
reportes
Son herramientas tecnológicas que
permiten automatizar la generación
de informes correspondientes a pro-
cesos de negocio de manera perió-
dica.
El correo corporativo
Es una herramienta que facilita, ace-
lera y formaliza la comunicación en-
tre los miembros de la empresa, de
manera que los tiempos consumidos
en este proceso se reducen.
Programas
para diseñar
presentaciones
Se puede acceder a las soluciones
tradicionales de Power Point, Keyno-
te o a las herramientas en línea tipo
Prezi o Emaze, que permiten incluso
compartirlas con algunas personas y
agregar contraseña para proteger la
privacidad de los datos.
Herramientas de
colaboración
Aceleran el proceso de compartir
información al interior de la empre-
sa, tales como archivos de procesa-
dor de texto como Word y hojas de
cálculo como Excel, para que todos
puedan editarlos en línea y compar-
tirlos entre las personas de la orga-
nización. El principal beneficio que se
obtiene es que toda la información
generada en los procesos de negocio
queda almacenada en la nube o en
un servidor.
Empresario digital
 ¿Cómo tomo mejores decisiones con tecnología? Capítulo 4

Beneficios de integrar soluciones tecnológicas

a los procesos del área de dirección
La utilización de soluciones tecno-
lógicas para soportar los procesos
de planeación y toma de decisiones
permite al empresario contar con
una visión integral del negocio, de tal
manera que puede tomar decisiones
informadas y prever el impacto de las
mismas. También se unifican las ta-
reas y los datos críticos del negocio en
un solo canal, y se favorece la comuni-
cación entre los diferentes miembros
de la empresa. Pero lo más importan-
te es que se podrá realizar el segui-
miento y el monitoreo de los indicado-
res de gestión más importantes para
el negocio, de tal forma que se inter-
venga de manera oportuna cuando
alguna situación muestra afectación
sobre la operación.

La Bodega se creció
Situación Andrea y Darío, son dueños de La Bodega, un negocio que
vende materiales de construcción, bricolaje, insumos para
plomería y electricidad. La empresa tie-
ne cuatro vendedores, tres en
mostrador y uno en la calle.
Andrea es la directora ad-
ministrativa y gestiona el
software contable de la
empresa. Los dueños
de La Bodega se reú-
nen siempre a final de
mes para evaluar los
resultados obtenidos
y tomar decisiones con
respecto a las activida-
des comerciales que se
llevarán a cabo. Cada ven-
dedor presenta su reporte
de ventas en Excel, pero no se comparan los
resultados con las ventas del mes anterior, de hecho, ningún vendedor cuenta con
metas de ventas establecidas. En los últimos seis meses los ingresos de la empresa
han caído un 30%, pero ninguno de los vendedores da razón de ese comportamiento.
Por otro lado, en los últimos dos meses han recibido varias devoluciones de pedidos
de pintura porque los lotes enviados ya estaban vencidos.

Implicaciones
El lugar en donde se almacenan las pinturas está lle-
no, pero no se conoce cuáles son los lotes que están
a punto de expirar, ni los que tienen mayor rotación.
Los vendedores simplemente actúan como tomado-
res de pedidos, no realizan esfuerzos por impulsar la venta
de los materiales que están a punto de expirar porque,
entre otras razones, no saben cuáles son las referen-
cias y su comisión es fija. El flujo de caja de la empresa se
está deteriorando de manera acelerada, las ventas siguen
cayendo a un ritmo del 15% mensual y los proveedores están
desesperados pidiendo que les paguen sus despachos.

Empresario digital 27
Capítulo 4 ¿Cómo tomo mejores decisiones con tecnología?

Solución
Los dueños de la bodega consultaron con
el contador sobre la situación y este les
recomendó adquirir un diseñador de re-
portes que les permitiera revisar sema-
nalmente cómo evolucionan las ventas por
línea de producto, así como los márgenes
que obtienen y las ventas por cada uno de
los vendedores. Además, investigaron la
mejor manera de gestionar las tareas de
la empresa y encontraron una plataforma
de gestión de proyectos en la nube que
permite realizar el seguimiento de tareas
asignadas a cada uno de los vendedores y
empleados de la empresa.

Darío establece mensualmente las actividades que se van a desarrollar,

las metas de ventas por vendedor, así como las campañas de
promoción para mejorar la rotación de los inventarios y
las referencias a las que se les debe dar
más impulso porque se encuentran
próximas al vencimiento. El
lanzamiento de cada campaña
mensual se realiza con una
presentación construida
con Prezi, de tal forma
que todos pueden revisar
después la presentación
desde su computador y
consultar sus metas de
ventas en una hoja de
cálculo que Darío compartió
en Google Drive para que
cada uno la diligencie.

Beneficios
Con los reportes en línea que Darío ob-
tiene, toma decisiones sobre las cam-
pañas de promoción para los productos
que tienen una fecha de vencimiento
muy cercana. En algunas oportunidades
ofrecen descuentos especiales, en otras
ocasiones diseñan kits con pinturas, rodi-
llos, caretas y baldes a precios especia-
les. Además, detectaron que los clientes
están solicitando referencias que no te-
nían disponibles en La Bodega, lo que les
permitió cambiar las órdenes de manera
oportuna y evitar la acumulación de in-
ventarios que no tienen buena rotación.
Con el registro de sus actividades en la
plataforma de gestión de proyectos los
vendedores asumieron una actitud más
proactiva y se esmeran por recomendar
los productos disponibles en inventario.
Ahora sí Darío tiene toda la información
que necesita de manera oportuna para
tomar las mejores decisiones.

28 Empresario digital
 ¿Cómo tomo mejores decisiones con tecnología? Capítulo 4

Repasemos

Área de dirección:
procesos de planeación estratégica y
toma de decisiones

Actividad Problemas Soluciones Tecnológicas

Toma de • Exceso de inventario • Soluciones básicas:

decisiones • Información incompleta o aislada plantillas y macros en
que genera errores en la proyec- hojas de cálculo como
ción de los ingresos y los recursos Excel® y Open Office®.
requeridos para la operación Presentaciones en
Planeación Power Point® o Prezi,
estratégica • La información se concentra en el procesador de texto
escritorio o experticia de una sola como Word®.
persona.
• Soluciones específicas:
• Decisiones tomadas con base en manejo de escenarios,
la intuición análisis de datos, gestión
Comunicación
de proyectos, sistemas
equipo
• Distribución ineficiente de tareas de reportes

• Planeación estratégica inviable o • Soluciones integradas:

insostenible análisis de datos, repor-
tes, Balanced Scorecard.
Seguimiento • No se capta suficiente informa-
y control de ción para análisis y si se hace, no
resultados se sabe interpretar.

• Comunicación ineficiente al inte-

rior de la empresa

Empresario digital 29
Capítulo 4 ¿Cómo tomo mejores decisiones con tecnología?

Evaluación de mi empresa

¿Cuáles son las actividades y procesos del área de

dirección que realizo en mi empresa?

¿Qué retos /problemas /desafíos enfrenta en estos

procesos?

¿Qué herramienta adoptaría para solucionar los

problemas identificados?

A Plantillas y macros en ho- E Análisis de datos

jas de cálculo: Excel, Open
Office, etc.
B Presentaciones en
Power Point® o Prezi
C Procesador de texto
como Word
D Manejo de escenarios
F Gestión de proyectos
G Sistemas de reportes
H Análisis de datos
I Reportes
J Balanced Scorecard

¿Qué beneficio percibiría con esta solución?

30 Empresario digital

Glosario
Análisis de datos: corresponde al
estudio cuantitativo de las bases de da-
tos con el fin de encontrar patrones. Lo
anterior representa un gran insumo para
la toma de decisiones en la empresa. Un
ejemplo es determinar el rango de edad
en el que se encuentra la mayoría de los
clientes atendidos.
Análisis financiero: consiste en el
cálculo y la comparación de indicadores
financieros ya sea con otras compañias
del sector o con valores históricos de la
misma empresa para evaluar el desem-
peño y tomar decisiones.
Base de datos: es el resultado de al-
macenar datos de forma sistemática y
ordenada para realizar posteriores con-
sultas o análisis. Algunos ejemplos son
bases de datos de los clientes, de los
proveedores, de los productos ofrecidos
por la empresa, etc.
Contabilidad: corresponde a la orga-
nización, cuantificación y clasificación de
las transacciones registradas en materia
de ingresos, costos y gastos para permi-
tir una buena gestión administrativa, tri-
butaria y financiera.
Customer Relationship Manage-
ment, o Gestión de la Relación
con el Cliente (CRM): es una estra-
tegia que pone al cliente en el centro de
su organización y a través de herramien-
tas tecnológicas se lleva el control y hace
seguimiento de cada acción de la em-
presa con los clientes actuales, antiguos
o futuros. Impacta transversalmente
Empresario digital
Glosario
procesos de negocio correspondientes a
facturación, captura de información, al-
macenamiento de datos y análisis de da-
tos de los clientes atendidos, entre otros.
Estado de pérdidas y ganancias
(P&G) ó estado de resultados: es
un estado financiero que resulta del pro-
ceso de contabilidad. Consiste en un do-
cumento que refleja los ingresos, costos,
gastos y utilidades de la empresa de una
forma organizada y sistemática.
Planificador de recursos empre-
sariales (ERP): es una herramienta
que integra y automatiza las áreas de la
empresa, principalmente las operacio-
nes de producción, logística, inventario y
contabilidad. Tiene acceso a una base de
datos compartida que funciona a través
de módulos que apoyan las operaciones
con los clientes y los procesos internos,
organizando los tiempos de respuesta de
los problemas, planificando los proyectos.
Facturación: es el registro de los in-
gresos por ventas que genera la empre-
sa, bien sea en medios físicos o digitales.
Flujo de caja: es el registro de los in-
gresos y salidas de efectivo de la em-
presa con el propósito de proyectar los
recursos disponibles en bancos y caja en
un periodo determinado.
Indicadores financieros: es una
relación entre las cifras que generan los
informes financieros cuyo propósito es
determinar el estado de la empresa en
materia de rentabilidad, tiempo en que
31
 Glosario
rotan los inventarios o días que se de-
mora en ser recuperada la cartera, entre
otros.
Insumos: representan la materia prima
o productos que la empresa utiliza du-
rante el proceso de transformación.
Inventario: es la cantidad de produc-
to almacenado, bien sea terminado o
materia prima para transformación, que
luego pasará a ser vendido o procesado.
MiPyme: micro, pequeña y mediana
empresa.
Mercadeo: son todas las técnicas y
herramientas que realiza el empresario
para estudiar su mercado e incrementar
sus ventas, ya sea aumentando el núme-
ro de clientes o aumentando la cantidad
de productos que estos adquieren.
Mercadeo digital: corresponde a he-
rramientas o técnicas de mercadeo que
son realizadas de manera virtual. Algu-
nos ejemplos son publicidad en redes so-
ciales, estrategias de posicionamiento en
buscadores (SEO), etc.
Monetización: representa la forma
como la empresa recibe pagos por parte
de sus clientes. Ésta puede ser en efec-
tivo, con tarjetas de crédito o débito, con
cheques, pagos virtuales, etc.
Nube: es el espacio de almacenamien-
to virtual que está disponible en Internet.
Algunos ejemplos de plataformas que
almacenan información en la nube son
Dropbox, Google Drive, One Drive, Mega,
entre otros.
Plantillas, macros y hojas de
cálculo: esta herramienta permite
construir hojas de cálculo para llevar el
registro de diferentes procesos de nego-
cio como la contabilidad, la facturación,
la producción, el control del inventario,
entre otros.
Presupuesto: es un informe en el que
se calculan los futuros costos, gastos e
32 Empresario digital
ingresos de la empresa, según las activi-
dades previstas para ser realizadas.
Rentabilidad: es un indicador que
permite entender qué porcentaje de una
venta se convierte en una ganancia para
la empresa. Se puede establecer la ren-
tabilidad operacional, derivada de restar
a los ingresos los costos y gastos en que
se incurrió en la operación, y la rentabili-
dad neta, en la cual se consideran otros
costos y gastos de tipo administrativo y
financiero, entre otros.
Supply Chain Management
(SCM) o Gestión de la Cadena de
Suministro: es un software que facilita
el proceso de logística en las empresas,
generando mayor eficiencia y producti-
vidad.
Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones (TIC): Son
el conjunto de recursos, herramientas,
equipos, programas informáticos, apli-
caciones, redes y medios que permiten
la compilación, procesamiento, almace-
namiento, transmisión de información
como: voz, datos, texto, video e imágenes
(Art. 6 Ley 1341 de 2009).
Utilidad: es la diferencia que resulta de
restar a las ventas el total de los costos
y gastos de la empresa. Este concepto
también aparece como ganancia o ren-
dimiento.
AFP: Administradora de Fondos de
Pensiones.
ARL: Administradora de Riesgos Labo-
rales.
EPS: Entidad Promotora de Salud.
ImpoConsumo: Impuesto al consumo
que se genera por la prestación del ser-
vicio de telefonía móvil; La venta de al-
gún bien corporal mueble de producción
doméstica o importado (vehículos auto-
móviles, barcos, aviones); y el servicio de
expendio de comidas y bebidas prepa-
radas.