Introducir datos (II)

1. RELLENAR UN GRUPO DE CELDAS

V amos a seguir viendo otras opciones relativas a la introducción

de datos en las hojas de cálculo. En esta lección te enseñaré
cómo Excel nos puede ayudar a la hora de escribir datos en varias celdas.

Imagínate que quieres escribir un mismo dato en varias celdas. Ya

sabes una forma de hacerlo: primero seleccionas las celdas en las que
quieres poner el dato, lo escribes y pulsas + para aceptar la
entrada. Esto lo puedes hacer para varias celdas seguidas o que no estén
seguidas.

Ahora veremos otra forma de hacer esto. Además, con lo que

vamos a explicar también podremos hacer más cosas, como rellenar
varias celdas con valores que formen una serie o una tendencia.

Para copiar el contenido de unas celdas en otras, podemos utilizar

el controlador de relleno o seleccionar un grupo de celdas y utilizar
comandos del menú del botón Rellenar (que está en el grupo de
comandos Modificar).

Cuando una celda o un grupo de celdas están seleccionadas, puedes

ver que las celdas quedan señaladas por un rectángulo, que rodea la
celda o las celdas que estén seleccionadas. En la parte de abajo a la
derecha de este rectángulo puedes ver un pequeño cuadrado; este
cuadrado se llama controlador de relleno.

Cuando colocamos el ratón sobre el controlador de relleno , el

cursor del ratón cambia y se transforma en una cruz diferente a la
forma que tiene el cursor del ratón que aparece cuando seleccionas
celdas .

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 Introducir datos (II)

Pues bien, para copiar un dato que está en una celda en otras,
tienes que seleccionar la celda que quieras copiar y, después, arrastrar el
controlador de relleno hasta otra celda.

También puedes hacer esto mismo si

seleccionas un conjunto de celdas que tengan
un valor escrito en la primera celda del
grupo y eliges la opción adecuada del menú
del botón Rellenar .
Por ejemplo,
no puedes La opción para copiar una celda en las
mover el celdas de la derecha sería Hacia la derecha,
controlador de
relleno de la
mientras que el comando para copiar la celda
celda A1 hacia abajo sería Hacia abajo.
hasta la E5 en
un solo paso. Al arrastrar el controlador de relleno, solo puedes moverlo en una
Si quieres dirección a la vez. Es decir, que solo puedes moverlo horizontal o
moverlo de
esta manera, verticalmente, pero no horizontal y verticalmente a la vez.
tendrás que
arrastrarlo Además, puedes arrastrar el controlador de relleno desde una celda
primero hacia seleccionada o teniendo seleccionadas varias celdas, con lo que copiarás
la derecha y
luego hacia
el contenido de las celdas seleccionadas en las celdas por las que
abajo (o mo- arrastres.
verlo primero
hacia abajo y
luego hacia la
derecha).

El controlador de relleno también se puede usar para borrar el

contenido de las celdas de una selección. Si seleccionas un conjunto de
celdas y mueves el controlador de relleno hacia arriba o hacia la
izquierda, las celdas que se queden por debajo o por la derecha del
controlador de relleno se pondrán oscuras y, al soltar el botón del ratón,
se borrará lo que tengan.

Si arrastras el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda

y lo pones más lejos del borde de arriba o de la izquierda de la selección
de celdas, los datos se copiarán en las nuevas celdas seleccionadas.

Tras arrastrar el controlador de relleno, aparecerá al lado del

conjunto de celdas el icono de opciones de autorrelleno .

El menú del botón que aparece al utilizar el controlador de relleno

tiene las opciones que más se suelen utilizar para rellenar los valores de
las celdas. Las opciones que aparecerán en este menú dependerán del
dato que tuviera la primera celda (si era un número, un texto, una
fecha...).

2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

 Introducir datos (II)

Estos botones
que van apa-
reciendo a
medida que
hacemos
cosas en Excel
sirven para
hacerte más
fácil lo que Si seleccionas un conjunto de celdas, las opciones del menú del
estés haciendo,
ya que te avi- botón Rellenar , además de permitirte copiar el dato que esté en la
san de posibles primera celda hacia abajo o hacia la derecha, también permiten copiar el
errores, te dan
dato que esté en la última celdas en las otras, con las opciones Hacia
acceso a las
acciones que arriba y Hacia la izquierda.
más se suelen
hacer al rea- Además, también podrás copiar las celdas seleccionadas en otras hojas
lizar alguna de cálculo, realizar series o distribuir el texto escrito en un grupo de celdas.
acción, etc.
Por ejemplo, si escribes un texto que es más largo que lo que ocupa
una celda, puedes seleccionar la celda que tiene el texto y más celdas
que estén debajo de ella y, a continuación, elegir la opción Justificar
del menú de este botón Rellenar .
Para copiar
celdas en otras
hojas, primero
tienes que
seleccionar las
celdas que
quieras copiar
(puede ser una
celda sola o Excel repartirá el texto que habías escrito entre las celdas que
un grupo de habías seleccionado, para que no sobrepasara el ancho de la columna.
celdas juntas),
luego tienes El controlador de relleno también tiene asociado un menú
que seleccio-
nar las hojas
contextual, en el que hay distintas opciones que puedes elegir para
en las que lo llenar celdas. Para que aparezca este menú, debes arrastrar el
quieras copiar controlador con el botón derecho del ratón, en lugar de con el izquierdo.
(puedes selec-
cionar varias
hojas seguidas
o no seguidas)
y luego acce-
der a la opción
Otras hojas
del menú
del botón
Rellenar .

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 Introducir datos (II)

Por ejemplo, para copiar el valor introducido en la primera celda

puedes seleccionar la opción Copiar celdas. Seguiremos viendo el resto
de las opciones de este menú contextual a continuación.

Lo mejor que puedes hacer para que te quede claro todo esto y
manejes perfectamente el controlador de relleno es practicar y probar en
Excel. No tengas miedo al probar: si te equivocas, puedes volver atrás
con el botón Deshacer .

2. CREAR SERIES

E n Excel puedes crear series de números, a partir del valor de

una celda, aumentando o disminuyendo este valor a lo largo de
las celdas seleccionadas.

Una serie es una sucesión o lista de números, que se van formando

siguiendo una cierta regla. Por ejemplo, en la serie 1, 3, 5, 7, 9..., cada
número se forma sumando 2 al número de antes. Además, las series
también pueden estar formadas por fechas o textos. Por ejemplo, la serie
Mes 1, Mes 2, Mes3...

Cuando Excel se da cuenta de que, a partir de un valor de una celda

puede crear una serie, la crea en el conjunto de celdas seleccionadas, al
arrastrar el controlador de relleno. Ejemplos de datos que Excel reconoce
como serie son Enero, ene, lunes, lun, Trimestre 1, Prueba 1, #1...

Si arrastras el controlador de relleno de una celda con algún valor

de este tipo, Excel creará la serie a partir de dicho dato.

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Por ejemplo, en la imagen anterior Excel crea las distintas

secuencias a partir de los valores de las celdas de la primera fila: en la
primera columna ha introducido los meses, en la segunda ha colocado
días y en las otras ha seguido conforme habíamos escrito.

Si quisiéramos copiar los datos de la primera fila en el resto de

filas, recuerda que puedes pulsar en el botón de opciones de
autorrelleno y elegir Copiar celdas.

Otra forma para crear series es darle los primeros valores y dejar
que Excel calcule el resto de la serie utilizando la misma variación, es
decir, siguiendo la misma forma que hemos utilizado nosotros.

Por ejemplo, en esta hoja hemos creado unas series a partir de los
datos que había en las columnas A y B. Para hacer esto, primero hemos
Otra forma de escrito los datos de estas columnas, luego hemos seleccionado las celdas
crear series con datos y finalmente hemos arrastrado el controlador de relleno hasta
descendentes
es poniendo la celda E3.
los valores en
los que empe- Si queremos que al arrastrar el controlador de relleno no se cree
zará la serie
directamente.
ninguna serie, podemos arrastrarlo manteniendo pulsada la tecla .
Por ejemplo, si De esta forma simplemente se copiarán los datos, pero recuerda que de
escribiéramos esta forma seguirás disponiendo del menú del botón de opciones de
los valores 0 y
-1, podríamos
autorrelleno , que ahora podrías utilizar para elegir la opción de
seleccionarlos Serie de relleno para que se crearan las series.
y arrastrar el
controlador de También podemos crear series descendentes, es decir, que los
relleno para
seguir la serie
números sean cada vez menores. Para esto, debemos movernos en
descendente- sentido contrario al que hemos utilizado para crear la serie. Recuerda
mente (seguiría que debes sobrepasar los límites de la selección de celdas, porque sino
con -2, -3, borrarás los datos.
-4...).

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 Introducir datos (II)

Si queremos crear una serie de números escribiendo solo un valor

en una celda, deberás mantener pulsada la tecla mientras arrastras
el controlador de relleno de esa celda.

Si arrastras el controlador de relleno con el botón derecho del

ratón, al soltar el botón aparece un menú contextual, en el que hay
distintas opciones para rellenar celdas y crear series.
Las opciones
que aparecen
en este menú Con este menú puedes elegir si
dependen del quieres copiar las celdas, crear una
dato que haya serie o una tendencia. También podrás
en la celda o
celdas selec-
rellenar una serie con los días de la
cionadas. Para semana (no aparecerán los sábados y
que aparezcan los domingos), con los días (por
estas opciones ejemplo, 18/01/2011, 19/01/2011,
de la fecha, el
dato que hay 20/01/2011...), con los meses (por
en la primera ejemplo, 18/01/2011, 18/02/2011,
celda de la 18/03/2011...) o siguiendo los años
serie debe ser
una fecha.
(18/01/2011, 18/01/2012, 18/01/2013...),
si vas a rellenar unos datos con forma
de fecha.

En Excel tú mismo también puedes crear tus propias listas, para

que, al arrastrar el controlador de relleno, se rellenen las celdas con los
valores que hayas elegido. Para esto, pulsa el botón Modificar listas
personalizadas, que está en la sección Avanzadas del cuadro de las
Opciones de Excel (al que puedes a través de la vista Backstage).

Para crear tus nuevas listas de datos, lo único que tienes que hacer
es escribir los distintos valores de la lista (separados por comas o en
distintas líneas) en el campo Entradas de lista de esta ficha y pulsar en
el botón Agregar.

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Incluso desde este cuadro Listas personalizadas puedes importar

una lista desde las celdas que indiques de la hoja de cálculo.

Para eliminar las listas que hayas creado, selecciónalas en el campo

de Listas personalizadas y pulsa en el botón Eliminar.

3. CREAR TENDENCIAS

E n Excel también podemos crear series sencillas de tendencias

lineales y geométricas, utilizando el menú contextual del
controlador de relleno o la opción Series del menú del botón Rellenar .

Una tendencia es una serie de números que siguen una

secuencia determinada. Con el controlador de relleno o con la
opción Series del botón Rellenar podemos crear
tendencias sencillas a partir de unas celdas con datos iniciales,
y las series que se creen pueden seguir una tendencia lineal o
una tendencia geométrica.

En una tendencia lineal, se va sumando un número al valor

para tener el siguiente valor. Por ejemplo, si tenemos los datos
1 y 5, los siguientes valores de la tendencia serían 9, 13, 17,
21..., porque se va sumando 4 a cada número. Otro ejemplo de
tendencia lineal podría ser 25, 35, 45, 55, 65...

En una tendencia geométrica, se va multiplicando el valor por

un número para tener el siguiente valor. Por ejemplo, si tenemos
los datos 1 y 5, los siguientes datos, siguiendo una tendencia
geométrica, serían, 25, 125, 625, 3125..., porque se va
multiplicando cada número por 5 para tener el siguiente número.
Otra tendencia geométrica podría ser 2, 6, 18, 54, 162, 486...

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 Introducir datos (II)

Para crear tendencias, primero deberás seleccionar las celdas que

tengan los datos iniciales, luego tendrás que arrastrar el controlador de
relleno con el botón derecho del ratón hasta la celda final de la
tendencia y, al soltar el botón del ratón, seleccionar la opción
Tendencia lineal o Tendencia geométrica.

Algunos ejemplos de tendencias lineales podrían ser:

„ 1, 2 Æ 3, 4, 5, 6...
„ 1, 3 Æ 5, 7, 9, 11...
„ 10, 15 Æ 20, 25, 30, 35...
„ 50, 48 Æ 46, 44, 42, 40...

Y estos podrían ser algunos ejemplos de tendencias geométricas:

„ 2 con incremento 2 Æ 2, 4, 8, 16...

„ 2 con incremento 3 Æ 2, 6, 18, 54...

Como ves, la utilización del menú contextual del controlador de

relleno es una forma muy cómoda y rápida de rellenar varias celdas
seguidas.

4. REVISAR LA ORTOGRAF¸A

P ara acabar esta lección, vamos a ver una tarea que podemos
hacer en cualquier momento mientras estamos haciendo una
hoja: la revisión ortográfica.

Puedes revisar la ortografía de tu hoja cuando quieras, pero es

importante revisarla siempre antes de imprimir la hoja, porque no queda
bien imprimir una hoja con faltas de ortografía. Más adelante veremos
todo lo que tienes que hacer para imprimir en papel tus hojas de cálculo.

Con Excel, además, también puedes corregir errores "sobre la

marcha", es decir, al mismo tiempo que escribes en la hoja de cálculo,
si Excel detecta que has escrito algo mal, lo corregirá automáticamente.
Esto se llama Autocorreccción y puedes configurar esta característica
desde la categoría Revisión del cuadro de las Opciones de Excel.

Si en esta sección pulsas el botón Opciones de Autocorrección se

abrirá un cuadro de diálogo en el que puedes ver las opciones que tiene
Excel para corregir automáticamente los errores que más suelen pasar
cuando se escribe texto.

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 Introducir datos (II)

Por ejemplo, si está activada la casilla Corregir DOs MAyúsculas

SEguidas y escribes una palabra con dos letras mayúsculas al principio,
Excel cambiará la segunda mayúscula y la pondrá en minúscula.
Puedes añadir
tus propias
palabras para O también puedes indicar que la primera letra de las frases esté
que Excel las siempre en mayúsculas, activando la casilla Poner en mayúscula la
cambie por primera letra de una oración . Así, mientras estés escribiendo, cuando
otras. Para
esto, solo
escribas un punto, Excel sabrá que la siguiente palabra es el principio de
tienes que la frase y, si a ti se te olvida, él la pondrá en mayúsculas.
escribirlas en
los cuadros Incluso puedes cambiar unas palabras por otras. En la parte de
Reemplazar y
abajo del cuadro de diálogo puedes ver una lista de palabras; si en una
Con y pulsar
el botón hoja escribes una palabra que está a la izquierda de la lista, Excel la
Agregar. Por cambiará automáticamente por la que está a la derecha.
ejemplo, si
quieres que, Esto de cambiar unas palabras por otras solo funcionará si tienes
cuando escri-
bas la palabra
activada la casilla Reemplazar texto mientras escribe . Así que, si te
mas, Excel le molesta esta función de Excel, solo tienes que desactivar esta casilla.
ponga acento,
pon mas en el La casilla Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección
cuadro Reem- hace que aparezca un botón cuando Excel hace automáticamente algún
plazar y más
en el cuadro cambio o alguna corrección en un texto. Ya conoces otros botones
Con y añádelas parecidos: cuando escribes un número como texto (poniendo un
a la lista. apóstrofo ' delante) o al arrastrar el controlador de relleno.

Aparte de que Excel pueda corregir automáticamente algunos

errores, también podemos hacer una revisión ortográfica. Lo más normal
es hacerla cuando ya has acabado de escribir todo el texto en tu hoja, pero
puedes hacerla cuando quieras, e incluso hacerla varias veces (revisar la
ortografía, continuar escribiendo, volver a revisar la ortografía...).

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 Introducir datos (II)

Para realizar la revisión ortográfica, utiliza el botón

Ortografía de la ficha Revisar de la Cinta de opciones o

Cuando se
revisa la
ortografía, se pulsa la tecla .
comprueban
todos los Si seleccionamos previamente un grupo de celdas, la revisión
elementos y
objetos que ortográfica se hará sobre estas celdas que hemos seleccionado; si no, se
hayas puesto revisará toda la hoja.
en la hoja de
cálculo: el Cuando la revisión ortográfica encuentre algún posible error
texto que
hayas escrito,
aparecerá un cuadro de diálogo. En la parte de arriba puedes ver un
los gráficos que mensaje que te dice que la palabra que no ha encontrado en el
haya, las notas diccionario, y debajo puedes ver una lista de palabras con las
que hayas sugerencias que te da Excel para cambiar esta palabra.
puesto, etc.

El botón Op-
ciones abrirá
el cuadro de
las Opciones
de Excel en su
categoría z El botón Omitir una v ez continúa la revisión sin hacer ningún
Revisión, cambio.
donde puedes
seleccionar z El botón Omitir todas continúa sin cambiar nada y, además, si
algunas opcio-
encuentra otra vez esta palabra, no te volverá a decir que está mal
nes relativas a
este aspecto escrita.
(por ejemplo,
si se omitirán z El botón Cambiar sustituye o cambia la palabra que no ha
las palabras encontrado por la palabra que esté seleccionada en la lista de
escritas en
mayúsculas o
Sugerencias.
las direcciones
de Internet al z El botón Cambiar todas cambia todas las veces que aparezca la
hacer la palabra no encontrada en la hoja por la palabra que esté
revisión o si te seleccionada en la lista de Sugerencias.
debe avisar al
encontrar pala-
bras repetidas,
z Si has hecho algún cambio y te has equivocado, el botón
es decir, dos Deshacer deshace el último cambio que hayas hecho.
veces segui-
das).

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