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Elaborado: DP

Revisado: RED
PROCEDIMIENTO DE GESTION DE CRÉDITOS Aprobado: GG
Versión: 01
Fecha: 04/07/2018

OBJETIVO: Establecer las actividades necesarias, para otorgar créditos a nuestros clientes sin perjudicar las finanzas de la
empresa COGELSAC.
ALCANCE: Este procedimiento aplica a todo el personal involucrado en el proceso alquiler de equipos de COGELSAC
FLUJO ETAPA RESP ACTIVIDAD
Personal de Ventas
ANALIZAR LA SOLICITUD DE CRÉDITO:

1. ¿Quién es el cliente, a que se dedica, cuanto tiempo tiene en


el mercado?
2. ¿Cuál es su situación financiera “score”, verificar sus
inversiones, capital y financiamiento?
JFV a. Fuente Externas a utilizar: Central de Riesgo (Equifax y
Sentinel).
ANALIZAR / b. Fuentes Internas: revisar el Historial de cumplimiento
EJV de Pago.
Nota: En caso la fuente interna indique que el cliente no tuvo
cumplimiento de pago en la última línea de crédito otorgada, el cliente
automáticamente pierde la línea de crédito y deberá pagar mínimo el
50% adelantado y saldo al crédito 15 días, en caso de que el
incumplimiento supere los 15 días deberá pagar el 100% de la factura.

VALIDAR INFORMACIÓN DEL CLIENTE:

1. ¿Dónde se encuentra ubicado su oficina administrativa y


JFV operativa?
VALIDAR / 2. ¿Quiénes son y Dónde se ubican sus representantes
EJV legales?
3. Números de contacto telefónico, celulares y correo
electrónico.

CLASIFICAR TIPO DE CLIENTE Y/O EMPRESA: En este caso


debemos analizar, si es una MICRO, PEQUEÑA, MEDIANA Y
GRANDE EMPRESA para poder determinar la línea de crédito y el
JFV tiempo de crédito.
CLASIFICAR / 1. Micro Empresa.
EJV 2. Pequeña Empresa.
3. Mediana Empresa.
4. Grande Empresa.

CONDICIONES DE CRÉDITOS QUE PUEDES APROBAR DE


ACUERDO A LA INFORMACIÓN ANALIZADA LINEAS ANTERIORES:

1. Nuevos: 100% al contado.


2. Micro Empresa: 100% al Contado Y en los siguientes
servicios otorgar crédito a 7 días y de acuerdo al
comportamiento de pago.
3. Pequeña Empresa: 100% al Contado Y en los siguientes
servicios otorgar crédito a 7 días y de acuerdo a evaluación
y al comportamiento de pago.
4. Mediana Empresa: Crédito de 30 Días como máximo.
5. Grande Empresa: Crédito a 60 Días como máximo.

AL DESAPROBAR un crédito, debes sustentar al cliente el porqué, no


está calificando de acuerdo a la presente evaluación que debe realizar.
ADM
APROBAR Y/O
/ IMPORTANTE:
DESAPROBAR
G.G.
1. La aprobación la da el jefe del departamento en este caso el
ADMINISTRADOR a cargo. Debe analizar el tiempo y la línea de
crédito que va aprobar para cada cliente ya que es responsable
de que este crédito culmine un pago exitoso y no presente
pérdidas para la empresa. Así mismo, debe firmar en la
cotización como constancia de aprobación y responsabilidad del
crédito otorgado y en caso tenga dudas puede acudir al Gerente
General para que asesore y apruebe en conjunto el crédito.
2. En caso de que la aprobación la realice el ejecutivo de ventas sin
autorización del Jefe de Departamento “Administrador”, el
ejecutivo de ventas asume la responsable de la cobranza al
crédito otorgado.
3. Para aprobar el crédito también debe tener en cuenta que el
cliente no supere 3 Facturas pendientes de pago por crédito. En
este caso debe pagar 1 de las facturas para proceder con el siguiente
crédito.

ADM: Administrador (Jefe de


JFV: Jefa de Ventas EJV: Ejecutiva de Ventas GG: Gerente General
Departamento)
Elaborado: DP
Revisado: RED
PROCEDIMIENTO DE GESTION DE CRÉDITOS Aprobado: GG
Versión: 01
Fecha: 04/07/2018

ELEMENTAL ANTE UNA APROBACIÓN DE CRÉDITO CUMPLIR LO


SIGUIENTE:

ASEGURAR CUMPLIMIENTO DE PAGO: debemos tener claro lo


siguiente:
1. Fecha de pago.
2. Medio de Pago (Deposito a Cuenta cte., cheque diferido,
cheque de gerencia y/o cheque cancela torio).
3. Monto de pago.
4. Contar con un correo de constancia, donde especifique los 3
puntos antes mencionado.
5. Cuando el servicio sea programado o de emergencia exigir
la ORDEN DE SERVICIO del cliente correctamente firmado
y sin ninguna observación. (esto nos garantiza la oportuna
emisión de la factura electrónica y no demoras en la fecha
de pago).
6. Después de haberse realizado el servicio, solicitar al área de
planificación de servicio la CONFORMIDAD DEL CLIENTE
firmado por el contacto autorizado. (esto nos permitirá
asegurar que cuando llegue el día de pago, no tengamos
dificultad alguna; porque, este documento garantiza que el
servicio culmino sin observaciones).
7. Contando con la Orden de Servicio y Conformidad del
Cliente, se debe proceder con la FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA, estableciendo los días de créditos dentro
JFV del documento, medio de pago y asegurándose de que a los
ASEGURAR / correos que van a enviar sea los siguientes “contabilidad y
EJV Logistica” (En caso de realizarse la factura al momento de
recibir la orden de servicio, deberá cumplir el numeral “9”).
8. Tener constancia de envió de la facturación electrónica a los
correos de contabilidad y Logistica.
9. Archivar la copia de FACTURA ELECTRÓNICA, en el FILE
DE COBRANZAS con los siguientes documentos:
a. Cotización aprobada.
b. Orden de Servicio.
c. Conformidad de cliente.
d. Constancia de envió de factura electrónica.
e. Formato de cobranza con los datos del área de PAGO
A PROVEEDORES Y CONTABILIDAD (nombre y
apellido de persona de contacto, teléfono, celular y
correo).
Nota Importante:

A. Si el cliente cumplió con lo establecido en la línea de crédito.


Los siguientes servicios se otorgan con la clasificación de
crédito ya aprobada y cumplimiento con el archivamiento de
los documentos necesarios para cobranza.
B. Si el cliente NO cumplió con lo establecido, simplemente
debe respetarse el procedimiento inicial que es cobrar por
adelantado.
C. Si el cliente no cumple con el ITEM 5, se deberá suspender
el otorgamiento de crédito y proceder con el pago
adelantado.

ADM: Administrador (Jefe de


JFV: Jefa de Ventas EJV: Ejecutiva de Ventas GG: Gerente General
Departamento)

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