Elaborado: DP

Revisado: RED
PROCEDIMIENTO DE GESTION DE ALQUILERES Y POST
Aprobado: GG
VENTA
Versión: 06
Fecha: 02.03.2019

Identificar y Determinar las necesidades de los clientes en el momento de solicitar sus requerimientos de
OBJETIVO:
alquiler de grupos electrógenos
Este procedimiento aplica a todo el personal involucrado en el proceso alquiler de equipos y servicio de
ALCANCE:
operadores de grupos electrógenos de COGELSAC

FLUJO ETAPA RESP ACTIVIDAD

Ventas
Los clientes solicitan sus requerimientos vía, correo electrónico
o por teléfono (llamadas o WhatsApp).

La Información mínima requerida es la siguiente:

 Razón social
 Persona de contacto y teléfono
 Potencia del GE
 Tipo de carga a operar
 Fecha, hora de inicio y Termino del servicio
 Tipo de voltaje
 Dirección detallada y referencia
 Cantidad de metraje de cable
 Tablero de distribución en caso lo necesite
 Espacio disponible para el estacionamiento, entre
otras que se considere necesario.
En caso que el cliente no tenga la información suficiente se
solicita envié por correo o indique el número de teléfono del
técnico responsable por parte del cliente para que nuestro
equipo técnico se comunique y especifiquen el requerimiento o
ofrecemos la inspección por un técnico para poder determinar
las características necesarias para generar la cotización.
En caso que el cliente solicite crédito, se evalúa si cuenta con
línea de crédito para poder registrar las condiciones de pago en
las cotizaciones, en caso de no tener se realiza la evaluación
crediticia por intermedio de INFORCORP Y EXPERIAN.
 La evaluación crediticia a los clientes antiguos se
Requerimient realiza como mínimo cada 6 meses y como máximo
Cliente
o del Cliente cada año.
En caso los requerimientos provengan de entidades del estado
y se han procesos de menor cuantía o directo, participamos
otorgando un crédito de 15 a 30 días.
Notas:
La capacidad en stock de grupos electrógenos se verifica en el
registro de relación de grupos electrógenos. Considerar que
solo se puede alquilar hasta 800 KW.

En caso el servicio sea de emergencia se procede con la

atención inmediata de acuerdo a lo cotizado por teléfono y, en
el registro y seguimiento de cotizaciones especificar que la
cotización fue vía telefónica.
Tipos de Alquiler:
a) Alquiler de Emergencia: Cuando el cliente solicita la
atención inmediata del grupo electrógeno, sin
considerar el horario en el que se encuentre, ni el
tiempo que transcurra en llegar.
b) Alquiler programado: Cuando el cliente solicita con
anticipación haciendo mención a la fecha y hora de
despacho, considerando que el inicio del servicio no
debe ser menor a 3 horas de anticipación.

Los dos tipos de alquileres se alquilan bajo la modalidad de: A

todo costo, Maquina Seca y StandBy

El requerimiento por WhatsApp, es formalizado por correo.

Generación JVE / Se ingresa a la carpeta de Información Comercial/Cotizaciones

de Cotización EJV y elabora la cotización con la información necesaria brindada
por el cliente o solicitado por el vendedor.
Envío de JVE /
Cotización EJV Envía la Cotización vía correo electrónico y se hace el
seguimiento en el formato de Registro y Seguimiento de
cotizaciones.

JVE: Jefa de Ventas EJV: Ejecutiva de Ventas EDE: Encargado de Despacho

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El cliente aprueba su cotización mediante una orden de servicio

/ compra, por correo o vía telefónica, en el caso sea aprobación
JVE /
Aprobación telefónica se debe registrar que fue aprobada vía teléfono
EJV dentro del Registro y Seguimiento de Cotizaciones.

El pago por el servicio es de 3 formas:

1.- Crédito: Entonces Luego de la aceptación se ingresa al
Sistema SAGE, se registra los datos y seguidamente se
comunica a Jefe de Planificación de Servicio los pedidos a
atender. El pago se realizará según su modalidad, siendo a 7
días, 15 días, 30 días o de acuerdo a las condiciones descritas
en la cotización y se emite la factura al termino del servicio.
2.- Contra Entrega: Se emite la factura, luego se ingresa al
Sistema SAGE, se registra los datos y seguidamente se
comunica a Jefe de Planificación de Servicios de los pedidos a
atender. La Factura será entregada al conductor, operador y/o
motorizada para la entrega al cliente (de acuerdo a lo
coordinado con El cliente).
3.- Pago Adelantado: Si el cliente hace un pago adelantado por
el servicio, se emite la factura, luego se ingresa al sistema
SAGE, se registra los datos y seguidamente se comunica al
área de despacho. La Factura será entregada al conductor,
operador y/o motorizada para la entrega al cliente (de acuerdo
Pago por El JVE /
a lo coordinado con El cliente).
Servicio EJV
4. Cuando el servicio es de Emergencia el cliente deberá
abonar como mínimo el 50% y/o 100% adelantado (de acuerdo
al tipo de cliente).

NOTAS:
Tipo de Cliente:
1. Nuevo: de preferencia el pago del 100%, como
mínimo el 50% anticipado y saldo al iniciar el servicio.
2. Recurrente: Cuando alquila por más de 2 veces
dentro del mes, y se condiciona a pagar el 50% o
contra entrega.
3. Antiguo: Cuando nos alquila por más de 1 a 2 años,
el pago es contra entrega o al finalizar el servicio.
Suspensión del servicio:
Cuando la energía comercial retorna cuando estamos en
camino o cuando hemos llegado sin haber instalado el costo a
cobrar es del 50% del total facturado.

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El registro de las cotizaciones por teléfono y/o correo

aprobadas en el sistema SAGE (software construido a nuestra
necesidad y condiciones).
Los parámetros a considerar son los siguientes:
*Tipo de Servicio y datos del cliente:
-. Registrar con un clic en la banderita hasta que quede en rojo,
si es un servicio de EMERGENCIA, si es un servicio
PROGRAMADO no se realiza el clic y permanece como
programado.
-. Registra si el pedido fue solicitado por “TELEFONO (Llamada
o whatsapp)”, “N° DE COTIZACION ASIGNADA”, Y “CORREO”.
-. Registrar “SI” en el caso que se haya realizado
INSPECCION, de lo contrario digitar “NO”.
-. Registrar la razón social, dirección, nombre y número de
contacto del cliente.
*Condición para F

acturación y guía de remisión:

Seleccionar la empresa del grupo corporativo: “COGEL SAC”,
“ENERTEC”, “MIRIAM RIVERA CUNO” “GENOMY”, “ZEDI
SERVICIOS SAC” según sea el acuerdo de Gestión de
Alquileres.
*Modalidad de Servicio:
1.“A TODO COSTO”: Se registra el pedido completo donde
incluye: G.E. combustible, Operador, cantidad de Cables,
Transporte, Tablero y otros accesorios que el cliente haya
acordado con Gestión de Alquileres.
2.“MAQUINA SECA”: Se registra el pedido incluyendo solo el
Grupo Electrógeno. En caso el acuerdo con el cliente, se ha
incluir el transporte, operador, cables y tablero (en caso no lo
necesite) se debe especificar en el campo observaciones de
Comercial. Y en caso el cliente envié su transporte se debe
solicitar los datos de la unidad vehicular (Placa, marca, mtc) y
del chofer (Celular, dni, licencia y sctr), y especificar en el
campo observaciones comercial los datos que precisamos.
3.“STAND BY”: Se registra el pedido incluyendo solo el Grupo
Electrógeno y cables (Este grupo inicia a operar en caso el
cliente lo solicite por corte de su fluido eléctrico).
En caso el acuerdo con el cliente, se ha incluir el transporte,
operador que instale y tablero (en caso lo necesite) se debe
especificar en el campo observaciones de Comercial. Y en caso
el cliente envié su transporte se debe solicitar los datos de la
unidad vehicular (Placa, marca, mtc) y del chofer (Celular, dni,
licencia y sctr), y especificar en el campo observaciones
comercial los datos que precisamos.
4.“RESERVA POR CONTRATO”: Se registra el pedido
incluyendo el Grupo Electrógeno, cables, tablero (en caso lo
solicite) y El G.E. estará reservado para cuando el cliente lo
solicite dentro de planta o el pedido también puede ser
registrado para una reserva en el local del cliente y para ello se
debe incluir el transporte, operador que instale y se debe
especificar en el campo observaciones de Comercial. Y en caso
el cliente envié su transporte se debe solicitar los datos de la
unidad vehicular (Placa, marca, mtc) y del chofer (Celular, dni,
licencia y sctr), y especificar en el campo observaciones
comercial los datos que precisamos.
5.“CAMBIO GE A TODO COSTO”: Se registra el pedido tal
cual el pedido inicial, solo es para modificar el grupo que ya sea
por potencia, por desperfecto en la máquina que necesite un
cambio (esto son casos puntuales).
6.“CAMBIO GE MAQ SEC”: Se registra el pedido tal cual el
pedido inicial, solo es para modificar el grupo que ya sea por
Registro de JVE / potencia, por desperfecto en la máquina que necesite un
Pedido EJV cambio (esto son casos puntuales).
7.“BACKUP”: Se registra el Grupo electrógeno como respaldo
del servicio, incluyendo el traslado. 8.“INSTALACION”: Se
registra el pedido con las condiciones acordadas con el cliente
por intermedio de una cotización. Esta modalidad puede
acompañar a cualquiera de las anteriores si el Cliente solicita la
instalación del G.E. con anterioridad a la fecha de inicio de
operación.
9. “VISITA EN SERVICIO”: Se registra el pedio para los
alquileres que mantienen contrato de reserva en el local del
cliente. El concepto de esta visita es para asegurar que el
grupo se encuentre las condiciones óptimas de operación.

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* Horario de servicio:
Digitar desde 1 a 12 Horas como máximo cada servicio, NO se
debe registrar pedidos por 24 horas porque generarían una no
conformidad en su proceso.
En caso de Ampliación de servicio, es decir cuando ya
existe un pedido de 12 horas como máximo. Se debe
generar automáticamente el nuevo pedido de ampliación
del servicio.

* FECHA DE INICIO:
Digitar la fecha de inicio, así como también la hora de inicio,
recordar que la hora se encuentra en formato de 24horas.
Ejemplo: 3 de la tarde será 15:00.
*REFERENCIAS:
Registrar Sedes, calles y/o avenidas principales que faciliten el
acceso al chofer, mas no que lo complique.
*ADICIONALES AL PEDIDO BASICO:
Registrar y ser preciso si el cliente solicita accesorios u otros
adicionales al pedido básico diario.
*OBSERVACIONES:
Registrar las Indicaciones de Gestión de Alquileres de acuerdo
al pedido ingresado.
*CONDICIONES DEL LUGAR:
Registrar las condiciones de lugar, que puedan afectar el Grupo
electrógeno, vehículo, Cables, Tableros, Personal.

REGISTRO DE PEDIDO EN HORARIO FUERA DE OFICINA

(PLAN DE CONTINGENCIA):

El ejecutivo de ventas, se debe comunicar con el personal de

vigilancia que se encuentre en turno para que el pedido se
registre en el tiempo oportuno con toda la información antes
mencionada.
Así mismo comunicar al Jefe de Planificación de Servicios para
que realice la planificación del pedido ingresado.
**Esta comunicación se debe dar en el preciso momento que el
cliente lo solicite para que las áreas involucradas cuenten con
la información y tiempo óptimo para atender el servicio.
Casos extraordinarios:
Cuando el cliente no brinde datos del servicio, y ellos hayan
EXTRAORDINARIO GG
calculado la potencia y otros. Se debe comunicar a gerencia
para tomar la decisión de ejecución del servicio.

Post Venta
Solicitud y/o Entrega de las Encuestas de Satisfacción del cliente, se
realiza como mínimo al 8% del total de clientes mensuales, considerando que
se encuesta 1 vez al año a cada cliente o si es recurrente de 2 a mas, las
encuestas se pueden realizar personalmente, por teléfono, por vía correo
Solicitud y Entrega
de encuestas
JVE electrónico y/o a través del link creado:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSft9HkFcT3eFntlMgFHFy7Yo
8NrM_SWA2gYUwIAYd5qDLyZog/viewform

Entrega de encuestas Recepción de las Encuestas de Satisfacción con registro completo.

En caso sean vía telefónicas se registran las encuestas por el personal que
solicita.
Recepción de
Encuestas
JVE En caso de ser por correo bajo la evidencia de adjunto.
Recepción y análisis de En caso de ser a través de link creado, se evidencia a través del
la data resumen de data enviada automáticamente al correo
sistemascogelsac@gmail.com.
Se Registra las encuestas realizadas en el mes en el formato Análisis de
Análisis de la data
Análisis de la data JVE Encuesta, realizando un análisis de la situación global y por cada pregunta y
toma las acciones pertinentes.
Se recibe cualquier queja, sugerencia o comentario del cliente a través de
llamadas telefónicas, correo electrónico, entrevista personal o mediante las
Recepción y
Recepción y JVE / encuestas de satisfacción y lo registra en el Formato Registro de Quejas.
seguimiento a reclamos seguimiento a EJV Se Realiza seguimiento de quejas del cliente a través del formato de
reclamos
Registro de Quejas e informa al cliente de su atención y solución.
Finalizando el servicio de alquiler se realizan las recomendaciones vía
Recomendaciones Recomendaciones JVE/EJV teléfono y/o correo electrónico al cliente en caso el servicio se haya
desarrollado de manera distinta al requerimiento.

JVE: Jefa de Ventas EJV: Ejecutiva de Ventas EDE: Encargado de Despacho