Tabla de Contenido

Capitulo I
Introducción a la Administración de Proyectos ..................................................... 3
Administración de Proyectos ................................................................................ 4
Aplicando metodología de Programación ............................................................. 5
Utilizando Project .................................................................................................. 6
Revisando la Terminología de Programación ....................................................... 7
Preguntas de Repaso del Capitulo I ................................................................... 13

Capitulo II
Explorando Project.............................................................................................. 14
Accesando a Project ........................................................................................... 14
Iniciando Project ................................................................................................. 15
Explorando la Ventana de Microsoft Project ....................................................... 16
Trabajando con archivos de Project.................................................................... 17
Trabajando con archivos Abiertos de Project ..................................................... 18
Salvando Archivos de Project ............................................................................. 19
Salvando Archivos con un nuevo nombre ........................................................... 19
Trabajando con Vistas ........................................................................................ 20
Utilizando la Barra de Vistas ............................................................................... 21
Mostrando las Vistas de Project ......................................................................... 21
Ubicando una Lista de Tareas ............................................................................ 22
Cambiando la Vista de La Escala de Tiempo ..................................................... 23
Dividiendo la Vista de Project ............................................................................. 24
Preguntas de Repaso del Capitulo II .................................................................. 26

Capitulo III
Iniciando un Proyecto ......................................................................................... 28
Planificando un Proyecto .................................................................................... 29
Creando un nuevo Proyecto ............................................................................... 29
Acensando a “información del Proyecto” ........................................................... 31
Información de Resumen del Proyecto ............................................................... 31
Administrando Calendarios de Project. ............................................................... 32
Configurando las opciones de Calendario. ......................................................... 33
Creando un Nuevo Calendario Personalizado. ................................................... 33
Editando un Documento. .................................................................................... 35
Trabajando con Calendarios de Proyecto. .......................................................... 35
Especificando el Calendario del Proyecto. .......................................................... 36
Preguntas de Repaso del Capitulo III ................................................................. 37

Capitulo IV
Definiendo y Alineando Tareas ........................................................................... 38
Definiendo y Entrando Tareas. ........................................................................... 38
Identificando campos Básicos de las Tareas. ..................................................... 39

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Entrando Tareas. ................................................................................................ 40
Entrando Duraciones de Tareas. ........................................................................ 40
Utilizando el Formulario de Información de Tareas............................................. 41
Accesando al Formulario de Información de Tareas........................................... 42
Entrando al Calendario de Tareas. ..................................................................... 43
Editando Tareas.................................................................................................. 44
Utilizando el Comando Deshacer........................................................................ 44
Seleccionando Tareas. ....................................................................................... 45
Insertando Tareas. .............................................................................................. 46
Borrando Tareas. ................................................................................................ 46
Moviendo Tareas. ............................................................................................... 47
Copiando Tareas. ............................................................................................... 48
Preguntas de Repaso del Capitulo IV ................................................................. 49

Capitulo V
Creando las Dependencias de Tareas................................................................ 50
Definiendo Dependencias de Tarea.................................................................... 51
Explorando los Tipos de Dependencias. ............................................................. 51
Creando Dependencias de Tareas. .................................................................... 52
Preguntas de Repaso del Capitulo V .................................................................. 54

Capitulo VI
Definiendo y Asignando Recursos ...................................................................... 55
Definiendo Los Recursos del Proyecto. .............................................................. 56
Definiendo Recursos........................................................................................... 57
Visualizando el Formulario de Información de Recursos. ................................... 58
Declarando la Disponibilidad de un Recurso en el Proyecto. ............................. 59
Configurando el Calendario Base del Recurso. .................................................. 60
Modificando Calendarios de Recursos. .............................................................. 60
Asignando Recursos. .......................................................................................... 61
Revisando los Componentes de la Asignación de Trabajos. .............................. 61
Revisando los Cálculos de Asignación. .............................................................. 61
Calculando el Trabajo. ........................................................................................ 62
Calculando Duraciones. ...................................................................................... 62
Asignado Recursos para Calcular el Trabajo. ..................................................... 63
Utilizando La herramienta de asignación de Recursos. ...................................... 63
Utilizando el Formulario de Información de Tarea. ............................................. 64
Asignando Recursos a una duración calculada. ................................................. 65
Utilizando la Vista de Pantalla Dividida. .............................................................. 65
Utilizando los Recursos Materiales. .................................................................... 67
Preguntas de Repaso del Capitulo VI ................................................................. 69

Capitulo VII
Vistas e Impresión .............................................................................................. 70
Imprimiendo Vistas y Reportes. .......................................................................... 71
Pre-Visualizando e Imprimiendo Reportes. ......................................................... 72

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Capitulo I
Introducción a la Administración de Proyectos

Objetivos:

 Discutir los conceptos y metodologías de administración de

Proyectos.

 Discutir a Project como un software o herramienta de

Administración de Proyectos.

 Revisar la terminología orientada a la Programación de

Proyectos.

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Administración de Proyectos
La administración de proyectos es el proceso de organizar y
programar tareas en una secuencia requerida de manera que el
proyecto termine en un tiempo específico. La administración de
proyectos incluye asignación de recursos para completar las
actividades del proyecto sin exceder el presupuesto del mismo.
La administración de proyectos debe mantener el seguimiento de
las actividades, para asegurar que el proyecto se termine según la
programación estipulada.

Un software de administración de proyectos ayuda a los

administradores a proveer un significado a la organización de toda
la información del proyecto. Un administrador de proyectos utiliza
un software para definir planes de trabajo que organicen las tareas
y sus detalles. EL software calcula la programación de fechas para
tareas basadas en tiempo y trabajo que requiere cada tarea,
utilizando calendarios de días laborables para el proyecto y sus
recursos.

Las herramientas para la planeación de proyectos ayudan a

mantener al equipo del proyecto informado. La retroalimentación
de los miembros del equipo puede ser fácilmente reincorporada
para la revisión de la programación. Cuando el trabajo reciente es
terminado se pueden generar reportes que sirvan para comparar el
proyecto con el plan original de trabajo. Esto le sirve al
administrador de proyectos para identificar problemas en diferentes
áreas del proyecto.

El software de administración de proyectos ofrece las siguientes

ventajas:

 Organiza detalles.

 Ayuda a manejar e identificar conflictos de

programación.

 Provee reportes necesarios para el equipo de trabajo.

 Provee documentación de la programación de fechas.

 Provee escenarios futuros para visualizar opciones

del proyecto.

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Aplicando metodología de Programación
Project calcula una programación incorporando los siguientes
componentes del proyecto:

 El usuario define un calendario del proyecto,

especificando los días y horas laborables para el
equipo. Calendarios de Recursos son especificados
para individuos y otros recursos. Calendarios de
tareas pueden ser utilizados para especificar la
programación de las mismas. El software programa
las tareas solo cuando el calendario designado tiene
tiempo disponible.

 EL usuario define tanto la fecha de fin como la fecha

de inicio del proyecto. El programa calcula el resto
de las fechas basándose en el inicio o final de cada
tarea.

 La duración de cada tarea esta registrada en minutos,

horas, días, semanas y meses. La duración puede
ser digitada por el administrador del proyecto o se
calcula a través del software basándose en el trabajo
requerido por los recursos. Una duración puede
marcarse como estimada si es necesario.

 El usuario determina la secuencia en que se ejecutan

las tareas. En algunos casos una tarea debe ser
completada antes de que la otra comience. En otros
casos una tarea puede comenzar tan pronto la otra
comienza. Estas secuencias requeridas son
denominadas relaciones de dependencia.

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Utilizando Project
Project esta diseñado para proveer las herramientas
necesarias para el administrador de proyectos para
crear planes prediseñados, actualizar proyectos con
cambios que pueden ocurrir, y comunicar el estado
del proyecto al equipo que trabaja en el.

Estructuralmente contiene todos los componentes

electrónicos de una Base de Datos. Project esta
construido alrededor de tablas de base de datos
relacionadas.

Cada tabla esta compuesta con tablas, con campos,

columnas o informaciones. Cada fila o registro,
representa una tarea individual, recurso, o
asignación.

Project Visualiza y provee el despliegue y la entrada

de la información a los campos de la Base de Datos.
Mucho de los campos de las tablas son campos
calculados. Un campo calculado relaciona uno o más
campos calculados para lo que es el total de una
información calculada.

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Revisando la Terminología de Programación

 Project
Un proyecto es una serie de tareas no-rutinarias
lidereados por una meta específica. Un proyecto tiene
una serie de intervalos de tiempos establecidos y
usualmente un número de recursos.

 Calendario
Un calendario define los días y las horas laborables
durante los cuales se puede programar tareas. El
calendario del proyecto se usa para programar las
tareas prioritariamente a la asignación de los recursos.
El Calendario de Recursos es utilizado para programar
el trabajo a las tareas según la disponibilidad del recurso
asignado. Un calendario de Tarea puede ser utilizado
para programar una tarea específica utilizando el tiempo
laboral a diferencia del calendario del Proyecto.

 Tarea
Una tarea es una actividad o evento que debe terminar
para fines de la finalización del proyecto. Las tareas
deben tener puntos de inicio y fin definidos. Una tarea
puede abarcar un grupo de actividades o solamente un
evento especifico.

 Tarea Resumen
Una tarea resumen combina y resume la duración,
trabajo y costo de tareas subordinadas a ella. Por
ejemplo una tarea resumen denominada “Fase de
Entrenamiento” puede resumir tareas subordinadas
como “Escribir el Material de Estudio”, “Programar los
Estudiantes” o “Conducir la Clase”.

 Hito
Un Hito es una meta, marca o una fecha importante en el
proyecto. Los Hitos generalmente se utilizan, por
ejemplo, para marcar el principio y fin de las grandes
fases del proyecto. Generalmente un Hito es una tarea
con duración cero.

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  Relación de Dependencia
Una relación de dependencia describe el vínculo entre
una tarea programada para inicio y fin y la programación
inicio y fin de una tarea predecesora. Una tarea
dependiente es denominada sucesora. Por ejemplo, al
construir una casa, hacer la zapata es una tarea
predecesora para levantar las paredes.

 Tiempo de Retraso
Un tiempo de retraso es una demora entre una tarea y
sus predecesoras. Por ejemplo, si un suplidor envía
encuestas satisfactorias a sus clientes, este puede
planear un tiempo de retraso entre el tiempo que se
envían las encuestas y el tiempo en que se reciben los
resultados.

 Tiempo de Adelanto
Un tiempo de adelanto es un tiempo aprovechado entre
una tarea y su predecesora. Por ejemplo, un analista no
necesita esperar hasta que llegue la información para
comenzar a escribir un reporte. Se puede planificar un
tiempo de adelanto entre la tarea “Recolectar
Información” y “Escribir Reporte”.

 Restricción de Tarea
Una restricción o limitación de tarea está definida para la
fecha de inicio o fin de una tarea. Normalmente, las
tareas se consideran sin restricción y son programadas
con la restricción por defecto “Lo más pronto Posible”.
Si se necesita que la fecha de una reunión o actividad
critica sea para una fecha especifica, se utilizaría una
restricción “Debe comenzar en”. Las restricciones
limitan al proyecto para reprogramar las tareas. También
se establece una restricción de tarea cuando se le digita
la fecha de inicio y fin a una tarea.

 Tiempo Limite de una Tarea

Un tiempo límite de una tarea mantiene el seguimiento
del tiempo de finalización deseado para la tarea. Si la
tarea excede la fecha de término un indicador informara
al usuario. Los tiempos límites no restringen el proyecto
para la reprogramación de tareas.

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  Duración
Una Duración es el monto del tiempo de calendario
desde el inicio hasta el fin de una tarea. Por ejemplo la
tarea “Escribir el Reporte” debe tener una duración de 4
días.

La duración puede ser entrada al proyecto digitándose

por el administrador o calculada por el software,
basándose en el esfuerzo requerido para terminar la
tarea y la disponibilidad del recurso.

Algunas tareas pueden que tengan una duración que no

es firme. El usuario puede entrar una duración y
marcarla como estimada y de manera tal que sea fácil de
identificar en el proyecto. Luego el usuario puede volver
atrás y revisar esas duraciones estimadas.

 Recursos
Personas o equipos que son responsables de la
terminación de las tareas son denominadas recursos.
Dentro de los ejemplos se puede incluir un individuo, un
grupo de trabajo, una caja de papel, un sitio, un
vendedor externo o un contratista.

Hay dos tipos de recursos. Recursos Materiales son

recursos consumibles. Los recursos materiales tienen
etiquetas que se utilizan como unidad de medida. Un
ejemplo de recurso material es el “Papel”, con su
etiqueta de medida que seria “caja”. Recursos de
trabajo son personas o equipos. Los recursos de trabajo
tienen una unidad máxima que indican el monto del
tiempo disponible para los recursos de un proyecto. Un
ejemplo de recurso de trabajo puede ser un analista que
le puede dedicar un 100% del tiempo al proyecto.

 Trabajo
Trabajo es el monto de esfuerzo expresado en el tiempo
requerido por los recursos para completar la tarea. Por
ejemplo un recurso necesita 16 horas de trabajo para
realizar un reporte. Esta tarea tomará dos días
laborables de 8 horas c/u para poder ser concluida.

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  Unidad
Las unidades asignadas representan la cantidad de
recursos destinados a una tarea. Las unidades se
pueden expresar en decimales ó en porcentajes. Por
ejemplo un carpintero que trabaje día completo en una
tarea, tendrá entonces, una (1) unidad de 100%
asignada. Si el carpintero solo pudiera trabajar la mitad
del tiempo, la unidad seria de 0.5 o 50% para la tarea. La
unidad máxima es el máximo número de recursos
disponibles. Por ejemplo si tres carpinteros están
disponibles tiempo completo para el proyecto, la unidad
máxima es 3 ó 300%.

 Método de Programación
El método de programación se refriere a la estrategia
que el proyecto ejecuta a la hora de que se le asigna
mas de un recurso a una misma tarea. Cuando se asigna
un recurso es importante utilizar el método de
programación que mejor le encaje a una tarea individual.

Manejador de Esfuerzo para tareas, son aquellas

tareas cuyos montos de trabajo se les requiere que se
mantengan constantes y las duraciones varían según el
número de unidades de recursos asignadas para
completar los cambios de la tarea. Por ejemplo, le puede
tomar a un recurso 16 horas empacar unas cajas. La
duración de la tarea seria de dos días en horas
laborables. Si un recurso adicional es asignado a la
tarea, el trabajo será dividido entre los recursos, de
manera tal, que cada recurso trabaje 8 horas y la
duración de la tarea sea cortada a la mitad para que
termine en un día laboral.

Sin Manejador de Esfuerzo para tareas, son aquellas

tareas cuyos montos de trabajo varían y las duraciones
se mantienen constantes según el número de unidades
de recursos asignadas para completar los cambios de la
tarea. Por ejemplo un recurso que se le asigne terminar
un seminario de entrenamiento de un (1) día, representa
(8) horas de trabajo. Si otro recurso es asignado al
seminario de entrenamiento, al recurso se le programan
sus ocho horas de entrenamiento mientras que la
duración de la tarea permanece igual.

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  Tipo de Tarea
Project utiliza la siguiente ecuación para balancear
duraciones de tareas, unidades de recursos y recursos
de trabajo.

Duración = Trabajo/Recurso (o Unidades)

El tipo de tarea puede utilizarse para controlar la manera

en que Project calcula los cambios en la asignación de
tareas. Los tipos de tareas pueden ser: Unidades
Modificadas, Duraciones Modificadas, Trabajo
Modificado.

Unidades Modificadas:
Este tipo de tarea recalcula la duración de una tarea
si el trabajo asignado fuese cambiado por el usuario.
Por el contrario, recalcula el valor del trabajo si la
duración cambiase. Las unidades arregladas son el
tipo de tarea por defecto de Project y controlan
cuantas unidades de cada recurso son asignadas
para una tarea.

Duraciones Modificadas:
Este tipo de tarea puede utilizarse en aquellas tareas
donde la duración permanece constante, a diferencia,
del trabajo y el monto de recursos asignados para
completarlas. Por ejemplo ejecutar una prueba de un
producto es una tarea que puede tomar 72 horas, a
diferencia de cuantos científicos son necesarios para
presenciar la inicialización de la prueba.

Trabajo Modificado:
Este tipo de tarea puede utilizarse para mantener el
monto del esfuerzo asociado con la constancia de la
tarea. Cuando un usuario cambia de duración, Project
recalcula las unidades, y viceversa.

 Recurso Sobre Asignado

Un recurso esta sobre asignado cuando su unidad
tope es mayor que la unidad máxima. En otras
palabras un trabajo asignado a un recurso sobre
Asignado debe tener más trabajo durante un
específico periodo de tiempo que lo que el recurso
puede proveer. Por ejemplo, un recurso es Sobre
Asignado si esta declarado a una unidad 100%, pero
asignado a dos tareas al mismo tiempo.

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  Nivelación de Recursos
Es la herramienta de Project para dilatar o dividir una o
más tareas que son competitivas en un recurso sobre
asignado en orden de resolver la demanda de los
recursos.

 Tiempo de Holgura
Es el monto de tiempo en que se puede dilatar una tarea
sin afectar la fecha de fin del proyecto completo o la
programación de cualquier otra tarea. Project calcula el
tiempo de holgura para todas las tareas del proyecto
basándose en la duración de la tarea y los vínculos de
dependencia.

 Ruta Critica
Es una serie de tareas o una tarea singular que
determina la manera más rápida de terminar el proyecto.
Las tareas en la ruta crítica no tienen tiempo de holgura.

 Sin Ruta Critica

Una tarea sin ruta crítica puede dilatarse de alguna
manera sin afectar la fecha de finalización del proyecto
completo. Una tarea sin ruta crítica tiene un tiempo de
holgura mayor que cero.

 Línea de Base
Es la programación original del proyecto utilizada para
comparar la información inicial contra la que se va
añadiendo al proyecto.

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Preguntas de Repaso del Capitulo I

 Liste algunas ventajas que provee un software

de administración de Proyectos

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_____________________________________________

_____________________________________________

 Cuando es utilizado el calendario del proyecto

para programar una tarea?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

 Defina tiempo de Holgura?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

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Capitulo II
Explorando Project

Objetivos:

 Iniciando Project

 Revisando los componentes de la ventana de Project.

 Trabajando con menús y barras de herramientas.

 Abriendo, Guardando y Cerrando archivos de Project.

 Revisando y configurando las opciones de Project.

 Examinando las diferentes vistas de Project.

 Moviéndose alrededor de una Vista.

 Dividiendo la pantalla para ver más información.

 Revisando las opciones de Ayuda de Project.

Accesando a Project
Project puede ser iniciado utilizando los procedimientos
estándares de Windows. Cuando Project es iniciado, un
nuevo proyecto aparece en el fondo y la ventana de la

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 ayuda de Project aparece a la izquierda. Esta ventana de
ayuda puede ser utilizada antes de empezar a usar Project
para visualizar los tutoriales y ayudas de Project.

Ventana de Ayuda de
MS-Project

La ventana de ayuda de Project esta provista de las

siguientes opciones:

 Conectarse al MS-Office en línea (Internet).

 Conseguir las últimas Noticias en el uso de Project.

 Automatizar esta lista de ayuda desde Internet.

 Búsqueda exacta de.

 Últimos archivos utilizados.

Iniciando Project
Gracias a la flexibilidad del sistema operativo Windows,
existen diferentes métodos por los cuales se puede acceder

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 a Project. La aplicación pude iniciarse desde el botón inicio
de Windows así como también desde el icono de acceso
directo en el escritorio de Windows.

Para iniciar un proyecto desde el escritorio de Windows

1. Hacer clic en el botón Inicio.

2. Seleccionar Programas.

3. Seleccionar Microsoft Office y luego Microsoft

Project.

Si se ha creado un icono de acceso directo en el escritorio

de Windows usted podrá acceder desde este icono.

Para iniciar un proyecto desde un icono de acceso

directo

Hacer doble clic en el icono de acceso directo de Microsoft

Project.

Explorando la Ventana de Microsoft Project

Muchas de las opciones que se despliegan en la ventana de
MS-Project son similares a las de otras aplicaciones de
Microsoft. Otras son únicas de Project.

4 5 6 7
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 3

1. Barra de Estado.

2. Barra de Herramientas Formato.

3. Barra de Herramientas Estándar.

4. Barra de Menú.

5. Tabla del Gráfico de Gantt.

6. Barra de Entrada.

7. Gráfico para escala de tiempo de Gantt.

Trabajando con archivos de Project

Una vez Project se haya iniciado, el usuario puede crear un
nuevo archivo de Project o abrir uno ya existente. Una vez
se haya entrado la data en Project, el archivo debe ser
guardado con el fin de salvar los cambios. El archivo de

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 Project puede ser salvado en un disquete, en el disco duro
de la computadora, o para un artefacto en la red. Cuando el
archivo es cerrado esta imagen es removida del espacio de
trabajo de Project y es limpiada de la memoria.

Abriendo archivos de Project

1. Hacer clic en el botón Abrir.

2. Especifique la carpeta para buscar desde la lista.

3. Seleccione el archivo que abrirá.

4. Haga clic en el botón Abrir.

Trabajando con archivos Abiertos de Project

En el ambiente de Windows es posible trabajar con más de
un archivo de data al mismo tiempo. Hasta 50 archivos de
Project pueden abrirse a la vez. Cuando más de un archivo
de Project es abierto, el menú de ventanas puede utilizarse
para moverse entre los archivos.

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 Project soporta la interfase de un documento normal. Cada
documento sencillo es plasmado como ventana en la barra
de tareas y en la lista de ALT-TAB.

Para moverse entre archivos de Project

1. Hacer clic en el menú Windows.

2. Seleccionar de la lista el archivo deseado.

Salvando Archivos de Project

Cuando un archivo de Project ha sido modificado, debe ser
salvado para modificar los cambios. Salvar un archivo
existente sobrescribe la versión original de ese archivo. Es
también posible que se guarde un archivo existente con
diferente nombre, de manera tal que la versión original del
archivo quede intacta y quede creado un nuevo archivo. Un
archivo de Project es guardado con una extensión .mpp.

Para moverse entre archivos de Project

Clic en el Botón de Guardar

Selecciona Archivo, Guardar

Ctrl. + S

Salvando Archivos con un nuevo nombre

El comando “Guardar como” es utilizado cuando un nombre
de archivo necesita ser especificado o el nombre del archivo
salvado debe ser cambiado. En el ambiente de Windows, un

©
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 archivo guardado puede tener un nombre de hasta 255
caracteres.

Para guardar un archivo con un nuevo nombre

1. Seleccione Archivo, Guardar Como.

2. Especifique la carpeta de la lista en la cual el archivo

será guardado.

3. Entre el nombre del archivo en la casilla de texto.

4. Seleccione Guardar.

Trabajando con Vistas

Una vista es una pantalla de Windows que despliega data
de Project. La vista por defecto de Project es el grafico de
Gantt. El Grafico de Gantt provee una ayuda gráfica de la
escala de tiempo expresada con una barra horizontal para

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 cada tarea, el tamaño de la barra estará acorde con la
duración de la tarea. Otras vistas usadas comúnmente es el
diagrama de red de trabajo, la hoja de tareas, y la hoja de
recursos. Los usuarios pueden crear también sus propias
vistas y añadirlas al menú de Ver.

Utilizando la Barra de Vistas

La barra de vistas provee una rápida y eficiente manera de
seleccionar una vista. Contiene iconos que representan la
mayoría de las vistas mas usadas en Project. La Barra de
Vistas puede ser escondida o mostrada utilizando el botón
de ver.

Para Esconder o Mostrar la Barra de Vistas

1. Seleccionar el menú de Ver

2. Seleccionar el comando Barra de Vistas

Mostrando las Vistas de Project

Por defecto, ocho (8) vistas de Project están listadas debajo
del menú Ver. Estas vistas son: Calendario, Grafico de
Gantt, Diagrama de Red de Trabajo, Uso de Tareas,
Seguimiento del Gantt, Grafico de Recursos, Hoja de

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 Recursos. Vistas adicionales pueden ser accesadas a través
del menú de “Ver” y el comando “Mas Vistas”.

Para Cambiar la Vista Activa del Proyecto:

1. Clic en el Icono de la Vista que desee desde la

Barra de Vistas.

1. Seleccione el menú Ver

2. Seleccione el nombre de la lista que desee

1. Seleccione el Menú de Ver.

2. Clic en Más Vistas.

Ubicando una Lista de Tareas

EL Botón “Ir a una Tarea” puede ser utilizado para
automáticamente ajustar una escala de tiempo o seleccionar
una barra del Gantt de una tarea especifica. EL Botón puede

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 ser también utilizado en las vistas de Uso de Recursos y de
Uso de Tareas.

Para Ubicar una Tarea:

1. Clic en la Tarea deseada.

2. Clic en el Botón “Ir a una Tarea”

Cambiando la Vista de La Escala de Tiempo

La unidad de medida que es desplegada en la Escala de
Tiempo determina el monto de espacio de tiempo que la
escala de tiempo abarca en la pantalla. Ajustando la unidad

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 de medida de la escala de tiempo, la grafica desplegara
como puede ser expandida o contraída la vista del proyecto.

Para Cambiar la Vista de la Escala de Tiempo utilizando

la Barra de Herramientas:

Clic en Botón de Acercamiento hacia dentro o

acercamiento hacia fuera para expandir o contraer la

escala de tiempo.

Para Cambiar la Vista de la Escala de Tiempo utilizando

el Menú:

1. Seleccionar Ver, Acercamiento

2. Seleccione el periodo de tiempo de la lista de

opciones.

3. Seleccione Aceptar.

Dividiendo la Vista de Project

Project puede desplegar dos (2) vistas simultáneas del
Proyecto. Cuando la vista del Proyecto se divide solo una
vista puede activarse a la vez. Una Línea mas oscura en la

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 parte izquierda de la pantalla identifica cual de los paneles
esta actualmente activo.

Los dos paneles de la vista dividida son interactivos. El

panel de abajo muestra los detalles de los elementos
seleccionados en el panel de arriba. Cuando la vista de una
tarea es dividida, Project muestra el Formulario de Tarea
como vista por defecto. Cuando la vista de recursos es
dividida, Project muestra el Formulario de Recursos en el
panel inferior. Ambos, el panel superior y el panel inferior
pueden ser cambiados si se desea.

Para Dividir la Vista del Proyecto:

1. Posicione el puntero del Mouse en la Barra de

división situada en la esquina inferior derecha de la
Vista.

2. Doble Clic en la Barra de División.

1. Seleccione menú de Ventana, Dividir

Para Cambiar entre los paneles de la Vista:

Haga clic en el panel deseado

Presione la tecla F6.

Remover la división entre los paneles de la vista, puede restaurar a

una vista de pantalla completa. La división se remueve de la misma
manera que se aplico.

Para Remover la Vista Dividida usando el Mouse:

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 1. Posicione el puntero del Mouse en la Barra de
división situada en la esquina inferior derecha de la
Vista.

2. Doble Clic en la Barra de División.

3. Seleccione menú de Ventana, Remover División.

Preguntas de Repaso del Capitulo II

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  A través de cual botón se puede ubicar una
tarea?

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_____________________________________________

_____________________________________________

 Dónde está localizada la Barra de Vistas?

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_____________________________________________

_____________________________________________

 Para qué debemos dividir la ventana en

Project?

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_____________________________________________

_____________________________________________

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Capitulo III
Iniciando un Proyecto

Objetivos:

 Crear un archivo de Project.

 Entrar las Propiedades del Archivo de Project.

 Crear un nuevo Calendario Base.

 Especificar la fecha de inicio y de fin del Proyecto.

 Especificar el Calendario del Proyecto.

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Planificando un Proyecto
En orden de crear un nuevo archivo de proyecto, el
administrador de proyecto necesita establecer la fecha de
inicio del proyecto, las horas laborables, varias
configuraciones, y documentaciones del Proyecto. Project
se puede personalizar y tiene muchas opciones y
especificaciones que son necesarias revisar y sincronizar.

La siguiente lista muestra una vista general de los

elementos que se deben tomar en cuenta.

1. Crear un nuevo archivo de Project.

2. Entrar la información del proyecto, tales como el

titulo, el administrador y el nombre de la compañía.

3. Revisar y configurar tanto las especificaciones

generales como especificas del proyecto, como son
formatos de fecha, unidades de medidas por defecto,
y horas laborables por día.

4. Crear un calendario base o modificar un calendario

ya existente.

5. Entrar una fecha y hora de inicio y, especificar el

calendario del proyecto.

Creando un nuevo Proyecto

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 Un nuevo documento debe crearse para cada proyecto.
Todos los componentes del proyecto (tales como
calendarios, vistas personalizadas y reportes) son
almacenados en archivos cuando se guardan.

Para Crear un Nuevo archivo de Project :

1. Seleccione Archivo, Nuevo Proyecto en Blanco

El área resaltada muestra la opción de Nuevo Proyecto en

Blanco.

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Accesando a “Información del Proyecto”
Esta caja de dialogo controla la fecha de creación del
archivo de Project. Así como también la fecha de inicio y fin
y el calendario base que usuaria el Proyecto.

Para acceder a “Información del Proyecto”:

1. Seleccione menú de Project, y luego seleccione

comando Información del Proyecto.

Información de Resumen del Proyecto

Project cuenta con un lugar donde el administrador podrá
almacenar la información que describe al proyecto como tal
y al archivo. Información como el titulo del proyecto, el
nombre del administrador y los objetivos del proyecto
pueden digitarse y luego serán utilizadas en los reportes. La
información de resumen es entrada el caja de dialogo
denominada propiedades. La tabla siguiente describe la
categorización de la información que será digitada en la caja
de dialogo Propiedades.

Nombres de las Pestañas de

Descripción
Propiedades

©
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 Contiene información del archivo del
General computador, atributos, etc.

Contiene información descriptiva del

Resumen Proyecto.

Contiene el acceso a las estadísticas del

Estadísticas archivo.

Contiene una vista general de la data del

Contenido Proyecto.

Contiene opciones para fines de

Personalizado personalizar la información del archivo.

Para añadir información a la ventana de Propiedades del

Proyecto:

1. Seleccione menú de Archivo, y luego seleccione

comando Propiedades.

2. Clic en la Pestaña de Resumen.

3. Digite el texto deseado.
4. Clic en Aceptar.

Administrando Calendarios de Project.

©
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 Un calendario define las horas laborales durante las cuales
se pueden programar las tareas del Proyecto. El
Calendario del Proyecto puede ser especificado en la
ventana de Información de Proyecto. Es usado para
programar tareas a las que todavía no se le han asignado
recursos. Un Calendario de Recursos es utilizado para
registrar programación de recursos específicos y se utiliza
para programar tareas cuando los recursos están asignados
a ellas. Un Calendario de Tareas es utilizado para
programar una tarea utilizando una configuración de tiempo
laboral a diferencia del calendario del proyecto o el
calendario de recursos.

Configurando las opciones de Calendario.

Existen diferentes opciones de Project que controlan la
programación de Tareas. En la pagina del calendario dentro
de la caja de dialogo de opciones se encuentra una fecha de
inicio y fin por defecto y una configuración para horas por
día, horas por semana, y días por meses.

Para Configurar Opciones del Calendario:

1. Seleccione menú de Herramientas, y luego

seleccione comando de Opciones.
2. Clic en la pestaña de Calendario.
3. Configura las opciones deseadas.
4. Seleccionar Aceptar.

Creando un Nuevo Calendario Personalizado.

Project contiene tres (3) calendarios básicos que pueden ser
incorporados al Proyecto. Estos calendarios son el
Calendario Estándar, El calendario Turno de Noche, y el
Calendario de 24 Horas. Por defecto, el Calendario
Estándar es el utilizado por Project para los nuevos
archivos. Calendarios personalizados pueden también
definirse y aplicarse al proyecto.

Para Crear un Nuevo Calendario personalizado:

©
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 1. Seleccione menú de Herramientas, y luego
seleccione comando de Cambiar el Tiempo
Laboral.

2. Seleccionar Nuevo.

3. Entre el Nombre del Calendario.

4. Seleccione al opción para nuevo calendario base o

para copia del calendario Standard.

5. Seleccione Aceptar.

6. Clic en los botones de desplazamiento vertical

para mejor visualización.

7. Seleccione los días que serán cambiados.

©
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 8. Seleccione una de las siguientes opciones:
a. Usar el Defecto
b. Tiempo No Laborable
c. Tiempo No Laborable y No Predeterminado

9. Cambie las horas para las fechas seleccionadas a

través de las casillas: Desde – Hasta, si así lo desea.

10. Seleccione Aceptar.

Editando un Documento.
El Calendario Standard es el calendario por defecto de
Project para los nuevos proyectos. Este Calendario o
cualquiera puede ser editado utilizando una serie de Cajas
de Dialogo y métodos que se utilizan durante la creación del
calendario.

Para Crear un Nuevo Calendario personalizado:

1. Seleccione menú de Herramientas, y luego

seleccione comando de Cambiar el Tiempo
Laboral.

2. Seleccione el calendario deseado desde la lista

saliente.

3. Establezca los días no laborables y las horas no

laborables.

4. Seleccione Aceptar.

Trabajando con Calendarios de Proyecto.

©
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 Una vez se ha creado un calendario personalizado, existen
varias configuraciones dentro del proyecto que necesitan ser
revisadas para que el proyecto quede sincronizado.

 Verifique que la Fecha de Inicio y fin del

Proyecto estén especificadas en la ventana de
Información del Proyecto.
 Verifique que el calendario del Proyecto este
especificado en la ventana de Información del
Proyecto.
 Verifique que la fecha de inicio del proyecto y a
del calendario son las mismas.
 Verifique que los días no laborales aparezcan
en el gráfico de Gantt tal como se
especificaron en el calendario del Proyecto.

Especificando el Calendario del Proyecto.

Una vez el calendario esta creado por primera vez y con las
modificaciones de lugar, el mismo debe ser especificado en
la Ventana de Información de Proyecto. En esta ventana el
calendario por defecto es el Standard.

Para especificar un calendario en la ventana de

“Información del Proyecto”:

1. Seleccione menú de Project, y luego seleccione

comando Información del Proyecto.

2. Seleccione el Calendario de la lista saliente.

3. Seleccione Aceptar.

©
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Preguntas de Repaso del Capitulo III

 Dónde es especificado el calendario del

Proyecto?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

 Dónde es especificado la fecha de inicio del

Proyecto?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

©
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Capitulo IV
Definiendo y Alineando Tareas

Objetivos:

 Identificar los campos básicos de las tareas

 Entrar Tareas y Duraciones.

 Visualizar el Formulario de Información de Tareas.

 Añadir una Nota a una Tarea.

 Editar, copiar y mover tareas.

 Alinear el Proyecto y crear Tareas Resumen.

 Revisar las opciones de visualización para las Tareas

Resumen.

Definiendo y Entrando Tareas

Un componente importante de un Proyecto es la Base de
Datos con la Información de Tareas. Existen unos 100

©
Pág. 38 de 73
 campos para data de tareas; el usuario entra alguno y otros
son calculados. En un proyecto simple, sólo algunos
campos de tareas deben ser entrados. En un proyecto más
complejo, más de los campos deben ser usados para definir
cada tarea.

El nombre de tareas es limitado solamente por la memoria

disponible del PC. Las Tareas Normales son eventos o
actividades que el proyecto demanda para poder ser
terminado. Los Hitos son tareas que sirven para marcar
eventos importantes o resaltar puntos en la vida del
proyecto. Un Hito generalmente tiene duración cero.
Durante la planeación del proyecto, las Tareas Resumen
pueden ser creadas para representar las mayores fases del
Proyecto. Las Subtareas están limitadas con un formato
alineado debajo de las tareas resumen. Esto categoriza el
Proyecto en Niveles y un solo proyecto puede tener hasta
65,536 niveles para Tareas Resumen.

Identificando campos Básicos de las Tareas

La columna “Nombre de Tareas” del grafico de Gantt,
provee en su tabla un eficiente significado de las tareas que
se van entrando al proyecto.
La siguiente tabla muestra la definición de estos campos.

Campo / Icono Descripción

Muestra el numero que Le asigna Project
ID a cada tarea después que esta es creada.
Despliega indicadores gráficos que resaltan
Indicadores la importancia de la información de una tarea
Indica que una tarea tiene una Nota Añadida.

Indica que una tarea tiene un Hiper-Vinculo

Añadido.
Indica que una Tarea tiene una restricción
Inflexible.
Indica que una Tarea tiene una restricción
moderadamente Inflexible.

Campo / Icono Descripción

Indica que la no ha sido programada o
completada cumpliendo con su restricción
asignada.

©
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 Indica que una tarea ha sido completada.

Representa la longitud de la tarea expresada

Duración en tiempo laboral.
Representa la fecha y tiempo en que la tarea
Inicio esta programada para empezar.
Representa la fecha y tiempo en que la tarea
Fin esta programada para finalizar. (Permita que
Project Calcule este Campo).
Denota el ID para cualquier otra tarea cuya
Predecesora fecha de programación debe ser considerada
Cuando se programa la tarea.
Representa el nombre de los recursos que
Nombre del Recurso serán programados o asignados para trabajar
en las tareas.

Entrando Tareas
Cualquier vista orientada a Tareas puede ser utilizada para
entrar información de Tareas. EL Grafico de Gantt, que es la
vista por defecto, es la vista mas conveniente porque
provee todos los campos necesarios para la construcción de
una lista de tareas.

Para Entrar o Digitar una Tarea:

1. Seleccione la Celda deseada de la Columna

denominada “Lista de Tareas”.

2. Digite o entre el nombre de la Tarea.

3. Presione Enter.

Entrando Duraciones de Tareas

La duración de una tarea es la longitud de la tarea descrita
en intervalos de unidades de Tiempo. Por ejemplo un día de

©
Pág. 40 de 73
 Trabajo es descrito normalmente como ocho (8) horas de
trabajo. La duración puede ser entrada por el administrador
del proyecto o puede ser auto calculado.

La siguiente tabla describe las unidades de tiempo que son

usadas para describir la duración de una tarea.

Unidad de Tiempo Duración Atajo

Minutos min.(s) m
Horas hr(s) h
Días day(s) d
Semanas wk(s) w
Meses mon(s) N/A

Para Entrar a una Duración de Tareas:

1. Seleccione la Celda deseada de la Columna

denominada “Duración”.

2. Digite o entre el numero seguido por una de las

unidades descritas en la tabla anterior.

3. Presione Enter.

Utilizando el Formulario de Información de Tareas

El formulario de Información de Tareas provee un
significado por el cual el usuario puede añadir información o

©
Pág. 41 de 73
 cambiar la configuración para la tarea o grupos de tareas. Si
múltiples tareas son seleccionadas, el formulario de
múltiples tareas aparecerá. En este formulario todos los
campos están vacíos y cualquier cambio que se haga
afectara a todas las tareas seleccionadas previamente.

Accesando al Formulario de Información de Tareas

El formulario de información de tareas contiene muchos
campos que no están disponibles en la vista del Grafico
Gantt. Estos campos están agrupados en cinco (5)
separadas categorías. Las mismas están descritas en la
siguiente tabla.

Categoría Descripción
General Incluye información básica de tareas incluyendo el nombre,
Duración, inicio y fin de fechas. También incluye
prioridades.
Predecesora Incluye información de la tarea predecesora y los tipos de
vínculos de dependencia.

Recursos Incluye información sobre la asignación de recursos.

Avanzado Indica las restricciones de tareas y los Hitos

Notas Provee un área para memo de texto en la cual se añaden

notas para documentar la tarea.

Para Abrir el Formulario de información de Tareas:

1. Doble clic en la tarea deseada.

1. Seleccione la Tarea deseada.

2. Clic en el botón de Información de Tareas.

©
Pág. 42 de 73
 El Formulario de Información de Tareas

Entrando al Calendario de Tareas.

.
Project programa las tareas basándose en un tiempo de
trabajo específico del Calendario del Proyecto. En el caso
de que una tarea requiera un tiempo diferente al del
calendario del proyecto, a esta tarea se le puede crear y
asignar un nuevo calendario.

Una vez que la tarea ha sido asignada al recurso, la tarea es

programada basándose en el tiempo del trabajo, como esta
especificado en el calendario de recursos. Si el recurso ha
sido asignado a una tarea con calendario especifico, el
usuario puede decidir que Project ignore el calendario del
Recurso.

Project programará la tarea aunque el recurso asignado no

esté disponible según el calendario de Recursos.

Para entrar al calendario de Tareas:

1. Entre a la Caja de Diálogo de Información de

Tareas.

©
Pág. 43 de 73
 2. Clic en la pestaña Avanzada.

3. Seleccione el calendario deseado de la lista saliente.

4. Seleccione Aceptar.

Editando Tareas
Microsoft Project provee varias herramientas para modificar
cualquier tarea del proyecto. Diferentes herramientas de
edición, tales como, Deshacer, Copiar, Pegar y Cortar, son
opciones estándares en productos Microsoft.

Para Editar una Tarea:

1. Seleccione la celda que contiene la información que

será editada y presione la tecla F2.

2. Presione la Barra espaciadora o delete para remover

cualquier carácter no deseado.

3. Entre la nueva palabra o carácter.

4. Presione Enter.

Utilizando el Comando Deshacer

Deshacer puede ser usado para corregir errores o deshacer
cambios ya hechos. Si Deshacer es seleccionado dos veces
el cambio se restaura.

©
Pág. 44 de 73
 Para Usar Deshacer:

Clic en el Botón Deshacer.

Presiona la tecla CTRL. + Z.

Seleccionando Tareas
Para fines de editar una tarea es necesario seleccionar la
información que será manipulada. Existen diferentes
maneras para seleccionar información:

Para seleccionar el campo de una tarea:

1. Posicione el Puntero del Mouse en el campo

deseado.

2. Clic en el Botón primario del Mouse.

Para seleccionar una tarea:

1. Posicione el Puntero del Mouse en el Numero de ID

de la tarea.

2. Clic en el Botón primario del Mouse.

Para seleccionar Múltiples tareas consecutivas:

1. Posicione el Puntero del Mouse en el Numero de ID

de la primera tarea del rango y haga clic.

©
Pág. 45 de 73
 2. Presione SHIFT y luego haga clic el Numero de ID de
la ultima tarea del rango.

Para seleccionar Múltiples tareas No - Consecutivas:

1. Posicione el Puntero del Mouse en el Numero de ID

de la primera tarea y haga clic.

2. Presione CTRL sostenidamente y luego haga clic el

Numero de ID de las demás tareas.

Insertando Tareas
Como desarrolladores de Proyectos, es comúnmente
necesario insertar tareas que se han olvidado o que son
nuevas en el proyecto.

Para insertar una tarea:

1. Seleccione el campo en la fila de la tabla de datos

donde debería aparecer la nueva tarea.

2. Desde el teclado presione la tecla INSERT.

Borrando Tareas
Como desarrolladores de Proyectos, es comúnmente
necesario que una tarea o grupo de tareas sean borrados.
Cuando una tarea es borrada toda la información
relacionada a ella también es eliminada.

Para Borrar una tarea:

1. Seleccione el campo en la fila de la tabla de datos

con la tarea que será Borrada.

2. Desde el teclado presione la tecla DELETE.

©
Pág. 46 de 73
Moviendo Tareas
Una Tarea o Grupos de Tareas de un Proyecto pueden ser
movidas para improvisar el flujo de la lista. Cuando una
tarea es movida se va de la posición original.

Para Mover una tarea usando Cortar y Pegar:

1. Seleccione el No. De ID de la (s) tarea (s) que será

(n) movida (s).

2. Clic en el Botón Cortar Tarea.

3. Seleccione la fila que recibirá la tarea movida.

4. Clic en el Botón Pegar.

Para Mover una tarea usando Arrastrar y Soltar:

1. Seleccione el No. De ID de la tarea (s) que serán

movidas.

2. Posicione el Puntero del Mouse sobre el ID de la

tarea seleccionada.

3. Clic sostenido y Arrastre las tareas (s) a la posición

deseada.

©
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Copiando Tareas.
Una Tarea o Grupos de Tareas de un Proyecto pueden ser
Copiadas para improvisar el flujo de la lista y debe
guardarse cada vez que se copie. Cuando una tarea es
Copiada, esta NO es removida de su posición original.

Para Copiar una tarea usando Copiar y Pegar:

1. Seleccione el No. De ID de la (s) tarea (s) que será

(n) Copiada (s).

2. Clic en el Botón Copiar Tarea.

3. Seleccione la fila que recibirá la tarea movida.

4. Clic en el Botón Pegar.

Para Copiar una tarea usando Arrastrar y Soltar:

1. Seleccione el No. De ID de la (s) tarea (s) que será

(n) Copiada (s).

2. Posicione el Puntero del Mouse sobre el ID de la

tarea seleccionada.

3. Presione la tecla CTRL.

4. Clic sostenido y Arrastre la tareas (s) a la posición

deseada.

5. Soltar la tecla CTRL.

©
Pág. 48 de 73
Preguntas de Repaso del Capitulo IV

 Cuántas Tareas pueden ser entradas en un

Proyecto?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

 Cuántos Niveles de Tareas o Tareas Resumen

pueden ser entradas en un Proyecto?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

 Se pueden insertar Tareas a una lista

utilizando el Teclado?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

©
Pág. 49 de 73
Capitulo V
Creando las Dependencias de Tareas

Objetivos:

 Examinar los diferentes Vínculos para Dependencias de

Tareas.

 Crear Vínculos usando el Botón de Vínculos, el Mouse, y el

Formulario de Información de Tarea.

 Modificar los Vínculos de Tareas.

 Programar un tiempo de Atraso y de Adelanto.

 Borrar los Vínculos de Tareas.

©
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Definiendo Dependencias de Tarea
Un usuario puede definir la secuencia entre dos tareas
creando un vínculo o dependencia de relación entre ellas.
Un vínculo incluye una tarea sucesora y una tarea
predecesora como se muestra en la siguiente grafica.

Tarea 1

Tarea Predecesora
Tarea 2

Tarea Sucesora

Ejemplo de una Relación de Dependencia

Explorando los Tipos de Dependencias

Existen cuatro (4) tipos de Dependencias que pueden ser
designados en el Proyecto. Todas las tareas (Normal,
Resumen, e Hitos) pueden ser vinculadas. El Vínculo
conocido como vínculo por defecto es aquel denominado Fin
a Principio.

A A

B B

Fin a Inicio Inicio a Inicio

A
A
B
B
Fin a Fin Inicio a Fin

Los Cuatro (4) tipos de Relaciones de Dependencia

©
Pág. 51 de 73
 Tipo de Vinculo Descripción Ejemplos
Fin para Inicio (FI) La programación Fin de La programación del
una predecesora levantamiento de Pared de
determina el inicio de la una casa debe comenzar
tarea dependiente. cuando termine la zapata.

Inicio para Inicio (II) La programación Inicio de Programar la presentación

una predecesora del evento al mismo
determina el inicio de la tiempo que la
tarea dependiente. inauguración.

Fin para Fin (FF) La programación Fin de Programar la entrega del

una predecesora concreto mezclado justo
determina el Fin de la cuando la termine la
tarea dependiente. excavación de la Piscina.

Inicio para Fin (IF) La programación inicio de Programar la terminación

una predecesora de la fabricación de un
determina el Fin de la producto justo cuando
tarea dependiente. vaya a comenzar la
entrega de la orden.

Creando Dependencias de Tareas

Existen varios métodos para la creación de vínculos de
tareas, entre ellos están, el Mouse, la Barra de
Herramientas y el Formulario de Información de Tarea.

Para Crear Vínculos de Tareas con la Barra de

Herramientas:

1. Seleccione la tarea que será vinculada.

2. Clic en el Botón de Vínculo de Tareas.

©
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 Para Crear Vínculos de Tareas con el Mouse:

1. Posicione el Puntero del Mouse en la Barra de la

tarea Predecesora situada en el Gráfico de Gantt.

2. Clic sostenido y arrastre hasta la Barra de la tarea

sucesora.

Para Crear Vínculos de Tareas con el Mouse:

1. Seleccione la tarea Sucesora o Dependiente.

2. Abrir el Formulario de Información de Tarea.

3. Clic en la Pestaña Predecesora.

4. Seleccione la tarea deseada de la lista saliente.

La Página Predecesor del la Ventana “Formulario d Información de Tareas”

©
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Preguntas de Repaso del Capitulo V

 Cuál es el vínculo o dependencia de Tarea

más común?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

 Qué es un Tiempo de Retraso?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

 Se puede borrar un vínculo de tareas desde la

ventana “Formulario de Información de
Tarea”?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

©
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Capitulo VI
Definiendo y Asignando Recursos

Objetivos:

 Definiendo los Recursos del Proyecto.

 Modificando el Calendario de Recursos.

 Identificando los componentes de las asignaciones de

trabajo.

 Asignando Recursos a Tareas y Calculando la Duración.

 Asignando Recursos a Tareas y Calculando el Trabajo.

 Asignando múltiples recurso con un manejador de esfuerzo

para la tarea.

©
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Definiendo Los Recursos del Proyecto.
Los Recursos son Personas o equipos que son
responsables de la terminación de las tareas son
denominados recursos. Dentro de los ejemplos se puede
incluir un individuo, un grupo de trabajo, una caja de
papel, un sitio, un vendedor externo o un contratista.

Existen dos tipos de Recursos. Materiales son de

consumibles. Los Recursos Materiales tienen etiqueta de
material que es una unidad de medida. Un ejemplo de
Recurso material puede ser “Papel” y un ejemplo de su
etiqueta puede ser “Caja”.

La manera en que se consume un recurso material

puede ser variable o fija. Por ejemplo imprimir manuales
puede que tome 10 cajas de papel. Esta manera en que
se consume el recurso es fija o de 10 cajas. Operar un
equipo pesado puede consumir un recurso material
como la gasolina. El equipo utiliza 5 galones de gasolina
por hora. La variable por hora necesitara ser agregada a
la asignación del Recurso.

Los Recursos de Trabajo son personas o equipos. Los

recursos de Trabajo tienen una unidad máxima. Esta
unidad muestra el monto de tiempo disponible para el
recurso en el Proyecto. Un ejemplo de Recurso de
Trabajo es un Analista y un ejemplo de unidad máxima
es el 100% de tiempo disponible del analista.

Un recurso de trabajo puede referirse a un recurso único

o a un grupo de recursos intercambiables. Definir un
recurso no solo envuelve el hecho de nombrar el
recurso, si no que también puede incluir el hecho de
configurar un calendario para el recurso con
disponibilidad, así como establecer una tas de costo. Si
un recurso es definido para representar un grupo de
recursos intercambiables, todos los recursos del grupo
deben compartir la misma tasa de costo, el mismo
calendario, y las mismas habilidades de configuración.

Cuando una tasa de costo está asociada a un recurso

Project acumula el total del costo del recurso para cada
tarea basándose en el trabajo y el material asignado al
recurso.

©
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Definiendo Recursos
Un pool de recursos son las colecciones de recursos
necesario para conseguir las metas del proyecto. Los
recursos de Project deben ser listados uno a uno en una
hoja de cálculo parecida a la de MS-Excel a la cual
denominamos la vista de la Hoja de Recursos.

La siguiente tabla incluye la descripción de campos que se

encuentran en la hoja de recursos.

Icono o Campo Descripción

ID Representa un numero único asignado a cada
uno
de los recursos
Representa indicadores grafico que resaltan
Indicadores
información importante del recurso.
Indica que un recurso tiene una Nota Agregada.

Indica que un recurso tiene un Hipervínculo

Agregado.

Indica que un recurso sobre asignado debe ser

nivelado.
Nombre del Representa el nombre del recurso que puede
Recurso tener
hasta 255 caracteres
Tipo Indica si el recurso es Material o de Trabajo.
Etiqueta del Representa la unidad de medida para un recurso
Material material.
Iniciales Es una inicial que se le aplica solo a recursos de
trabajo para que la misma permita ahorra espacio
de memoria al utilizarla en diferentes vistas del
Proyecto.
Grupo Representa un nombre que categoriza o filtra un
grupo de Recursos.
Unidad Máxima Desde 0% hasta 1,000,000% representa la
disponibilidad de trabajo para el recurso.
Tasa Standard Representa el costo por unidad de tiempo
cargado a la tarea por el trabajo del recurso.
Tasa Extra Aplica para la tasa que serán cargadas por
tiempo extra de trabajo del recurso.
Costo/Uso Representa en moneda el valor que se aplica
cada vez que se use el recurso.
Amortizado a Determina si la porción del costo del recurso se le
aplicara a la tarea, al principio, al final o repartido
durante el transcurso de la duración de la tarea.

©
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 Icono o Campo Descripción
Calendario Base Determina el nombre del calendario Base al cual
el Recurso será vinculado.
Código Se utiliza como un ID para información adicional.

Para Definir un Recurso:

1. Seleccione la hoja de recursos desde la Barra de

Vistas.

2. Digite la data del recurso en los campos

correspondientes.

Visualizando el Formulario de Información de Recursos.

Al igual que el formulario de información de Tarea, el
Formulario de Información de Recurso provee acceso a
los campos más comunes usados en la creación asignación
y administración de recursos. El Formulario de Información
de Recurso puede ser accesado desde un recurso o
múltiples recursos.

Para Visualizar el Formulario de Información de

Recursos:

1. Doble clic en el nombre del recurso deseado.

2. Clic en la pestaña deseada y haga los cambios

necesarios.

3. Seleccione Aceptar.

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Declarando la Disponibilidad de un Recurso en el
Proyecto.
Un elemento importante en la definición de cada recurso es
su disponibilidad. Esta es definida de dos maneras:
declarando la disponibilidad de un recurso para un proyecto
específico y configurando el día a día del recurso en el
calendario laboral.

EL Formulario de Información de Recursos incluye un área

titulada disponibilidad que abarca opciones para declarar la
disponibilidad de un recurso para un proyecto específico.
Las opciones de Disponibilidad se encuentran en la
siguiente tabla.

Opciones Descripción
Disponibilidad Desde Establece un marco de tiempo especifico, en el
y Para una Fecha cual el recurso este disponible para trabajar en
el proyecto. El Calendario del Recurso es
utilizado para programar el trabajo dentro de
un rango de fecha. Para cualquier fecha fuera
de este rango, el recurso no estará disponible.
Se considerara un recurso Sobre Asignado.
Unidades Define el número de recursos disponible al
inicio del marco de Tiempo.

Para Declarar la Disponibilidad General de un Recurso

para el Proyecto:

1. Seleccione el Recurso deseado.

2. Abra el Formulario de Información de Recursos.

3. Clic en la pestaña General.

4. Modifique las opciones de Disponibilidad como

desee.

©
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Configurando el Calendario Base del Recurso
Cada calendario de Recurso se utiliza como calendario base
y desde le mismo se derivan las horas y días laborables por
defecto. Un usuario puede especificar cualquier calendario
base deseado como tiempo laboral del recurso utilizando
tanto el Formulario de Información de Recursos como la
Hoja de Recursos.

Para configurar el calendario Base de un Recurso:

1. Doble clic en el nombre del Recurso deseado.

2. Clic en la Pestaña de Tiempo Laboral.

3. Seleccione el calendario deseado de la lista

saliente denominada Calendario Base.

4. Seleccione Aceptar.

Modificando Calendarios de Recursos

Un Calendario de Recurso es modificado utilizando las
mismas técnicas que se usan en las modificaciones de los
calendarios Base.

Para Editar el calendario de un Recurso:

1. Seleccione el Recurso deseado.

2. Abra el Formulario de Información de Recursos.

3. Clic en la Pestaña de Tiempo Laboral.

4. Seleccione el o los día(s) que va a cambiar.

5. Seleccione “Utilizar el Predeterminado”,

“Tiempo No Laborable” o “Tiempo No
Laborable No Predeterminado”.

6. Cambie el Tiempo laboral previamente

seleccionado en las casillas correspondientes.

7. Seleccione Aceptar.

©
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Asignando Recursos
Después de que los recursos están listados y disponibles
con su tiempo laboral determinado, es entonces posible
asignarlos a las tareas del Proyecto. Cuando un Recurso de
Trabajo es asignado a las tareas, una programación es
desarrollada utilizando el calendario de recursos. Esto le
otorga al administrador del Proyecto un tiempo estimado
para las limitaciones del Recurso. Este también puede darle
seguimiento a los costos del Proyecto.

Revisando los Componentes de la Asignación de

Trabajos
Cuando un Recurso de Trabajo es asignado a una tarea,
una asignación de trabajo es creada. Una Asignación de
Trabajo consiste en dos medidas, trabajo y unidad.

 Trabajo
Trabajo es el monto de esfuerzo expresado en el tiempo
requerido por los recursos para completar la tarea. Por
ejemplo un recurso necesita 16 horas de trabajo para
realizar un reporte. Esta tarea tomara dos días
laborables de 8 horas c/u para poder ser concluida.

 Unidad
Las unidades asignadas representan la cantidad de
recursos destinados a una tarea. Las unidades se
pueden expresar en decimales o en porcentajes. Por
ejemplo un carpintero que trabaje día completo en una
tarea, tendrá entonces, una (1) unidad de 100%
asignada. Si el carpintero solo pudiera trabajar la mitad
del tiempo, la unidad sería de 0.5 o 50% para la tarea. La
unidad máxima es el máximo número de recursos
disponibles. Por ejemplo si tres carpinteros están
disponibles tiempo completo para el proyecto, la unidad
máxima es 3 o 300%.

Revisando los Cálculos de Asignación

Existe una relación directa entre el monto de trabajo que es
requerido para realizar una tarea y el tiempo en que la tarea
se completara. El método usado para asignar un recurso a
una tarea afecta la manera en que Project calcula la
información.

©
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Calculando el Trabajo
La duración de una tarea es entrada antes que el recurso
es asignado a una tarea. Project utiliza la duración de una
tarea para calcular el monto de trabajo que es requerido
para completar esa tarea. Project utiliza los siguientes
cálculos:

Duración x Unidad = Trabajo

Por ejemplo (Usando ocho horas de un día laborable), la

siguiente tabla ilustra el trabajo que es calculado si el
recurso es asignado a la tarea.

Duración Unidades Trabajo Calculado

1 día 1 unidad o 100% 8 Horas
1 día 2 unidades o 200% 16 Horas
2 día 1 unidad o 100% 16 Horas
2 día 2 unidades o 200% 32 Horas
3 día 1 unidad o 100% 24 Horas
3 día 2 unidades o 200% 48 Horas

Calculando Duraciones
En algunos casos, la duración de la tarea no es conocida
cuando el recurso es asignado a la tarea. El administrador
del Proyecto debe conocer el monto de trabajo requerido
para completar la tarea y debe saber la disponibilidad del
recurso, pero no conoce la duración exacta de la tarea.
Project utilizará un trabajo estimado para calcular la
duración de la tarea. Project usará los siguientes cálculos:

Trabajo / Unidad = Duración

Por ejemplo (Usando ocho horas de un día laborable), la

siguiente tabla ilustra la duración que es calculada si el
recurso es asignado a la tarea.

Trabajo Unidades Duración Calculada

4 Horas 1 unidad ó 100% 0.5 Días
8 Horas 1 unidad ó 100% 1 Día
8 Horas 2 unidades ó 200% 0.5 Días
16 Horas 1 unidad ó 100% 2 Días
16 Horas 2 unidades ó 200% 1 Día

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Asignado Recursos para Calcular el Trabajo
Existen numerosas maneras de asignar un recurso a unas
tareas. El método usado, sin embargo, afecta la manera en
que el trabajo será calculado. La herramienta de asignación
de Recursos o el Formulario de Información de Tareas
pueden ser utilizados para asignar un recurso a una tarea y
calcular el trabajo.

Utilizando La herramienta de asignación de Recursos

La caja de diálogo de Asignación de Recurso provee
herramientas muy convenientes. Un recurso puede ser
asignado a varias tareas a la vez.

Cuando se utiliza esta herramienta no aparece en pantalla

un lugar donde digitar el trabajo estimado. Sin embargo
gracias al método automático de cálculo este es calculado
basándose en la duración de la tarea.

Para Asignar un Recurso a través de La Herramienta de

asignación de Recursos :

1. Seleccione la tarea a la que se le asignará el

Recurso.

2. Haga clic en el botón de Asignación de

Recursos.

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 3. Seleccione el o los Recurso (s) deseado.

4. Entre la unidad deseada para el recurso para

asignarla a cada tarea.

5. Seleccione Asignar

6. Repita los pasos del 1 al 5 si desea asignar mas

recursos.

7. Seleccione Cerrar.

Utilizando el Formulario de Información de Tarea

EL Formulario de información de tareas puede ser usado
como una conveniente herramienta para la asignación de
recursos. Si múltiples tareas son seleccionadas, el recurso
puede ser asignado a más de una tarea a la vez.

Para Asignar un Recurso a través del Formulario de

Información de Tareas :

1. Seleccione la tarea a la que se le asignara el

Recurso.

2. Active el Formulario de Información de Tareas.

3. Clic en la Pestaña de Recursos.

4. Seleccione la 1ra línea en blanco en la lista de

recursos.

5. Seleccione un nombre de recurso de la lista saliente.

6. Modifique las unidades como desee.

7. Seleccione Aceptar.

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Asignando Recursos a una duración calculada
Cuando el administrador del proyecto entra asignaciones de
recursos con trabajo estimado, una vista dividida de la
pantalla despliega la data de información de trabajo que es
necesaria para ver los resultados. La vista de pantalla
dividida puede ser usada para asignar recursos a las tareas,
entrando un recurso con trabajo estimado y permitiendo que
sea Project que calcule la duración de la tarea.

Utilizando la Vista de Pantalla Dividida

La vista de pantalla dividida puede ser usada para asignar
recursos a las tareas. También le permite al administrador
de Proyectos activar la información de asignación de
trabajo para las tareas. Cuando se efectúan cambios en el
panel inferior, se debe oprimir el botón de Aceptar para
forzar a que se recalcule la data.

Para Asignar un Recurso a través del Formulario de

Información de Tareas :

1. Seleccione la tarea deseada.

2. Divida la Pantalla.

La sección entre paréntesis indica la parte inferior de la pantalla

dividida de Project.

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 3. Active el Panel Inferior.

4. Seleccione el nombre del recurso de la lista saliente.

5. Entre la Unidad y trabajo deseado.

6. Seleccione Aceptar.

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Utilizando los Recursos Materiales
Los Recursos Materiales son consumibles. Estos tienen
también etiqueta de material. Un ejemplo de Recurso
Material podría ser el Cemento y un ejemplo de su etiqueta
podría ser la Funda de Cemento.

Los Recursos Materiales son añadidos al proyecto y

asignados a las tareas al igual que los recursos de trabajo.
Existen algunas diferencias al utilizar recursos materiales.

Algunos de los campos en la hoja de recursos no aplican a

los recursos materiales. Estos campos son: Max., Unidad,
Tasa de Horas Extras y Calendario Base.

Desde que un recurso es programado usa opciones de

tiempo de material, razón por la cual no aplican los campos
de unidades máximas o tiempo extra. El Calendario base no
aplica debido a que no se usan calendarios de recursos.

El Campo Costo/Uso trabaja diferente en el recurso material

que en el recurso de trabajo. El Costo/Uso es asignado en
un recurso de trabajo para cada unidad asignada a la tarea.
Por ejemplo, si un recurso de trabajo tiene un Costo/Uso de
$10.00 y dos unidades de 200%. Dos asignaciones de
$20.00 serán aplicadas a la tarea. Si un Costo/Uso es
asignado a un recurso material se aplicara solo uno a la vez.
Por ejemplo si un recurso material tiene un Costo/Uso de
$10.00 y 50 cajas asignadas una asignación de RD$10.00
será asignada a la tarea.

Recurso Costo/Uso

Electricista $10.00 Electricista (2)

Costo/Uso = $20

Formulario $10.00 Formularios (50

s
Costo/Uso = $10 Cajas)

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 Los campos de unidades en las asignaciones de tareas
pueden reflejar el número de unidades si el recurso es
consumido de manera fija. Por ejemplo imprimir manuales
consumirá 10 cajas de papel. La manera en que se
consumen los materiales es fija y los campos de unidades
se leerán como “10 Cajas”.

Los campos de unidades en las asignaciones de tareas

pueden reflejar el número de unidades y la variable si la
manera de consumirse es variable. Operar un equipo
pesado puede consumir un recurso material como la
gasolina. El equipo utiliza 5 galones de gasolina por hora.
La manera en que se consume el material es variable y el
campo de unidad se leerá como 5 gal/h.

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Preguntas de Repaso del Capitulo VI

 Nombre dos tipos de Recursos.

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

 Qué herramienta es utilizada para asignar

recursos de trabajo a las tareas y dejar que
Project calcule la duración de la tarea?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

 Nombre una Tarea que sea “No manejadora

de Esfuerzo?

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

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Capitulo VII
Vistas e Impresión

Objetivos:

 Utilizando la Vista Previa.

 Imprimir Vista y Reportes.

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Imprimiendo Vistas y Reportes
Project provee muchas opciones para impresión. Los
usuarios pueden imprimir reportes y la mayoría de las vista.
Los reportes pueden ser prediseñados, es decir, parecidos a
las plantillas de los reportes de una Base de Datos. Estos
también pueden ser personalizados. Project provee
herramientas fáciles de usar para pre-visualizar un reporte.

Para Pre-Visualizar una Vista :

1. Active la vista deseada.

2. Haga clic en el botón Vista Preliminar.

3. Aparecerán la ventana de vista previa y podrá utilizar

los botones de la barra para mayor variedad de
visualización.

4. Seleccione Cerrar.

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Pre-Visualizando e Imprimiendo Reportes.
Además de imprimir las vistas, Project ha incorporado una
librería de Reportes que pueden ser impresos. Están
diseñados para 5 reportes estándares. Además un modulo
de personalización le permite al usuario diseñar su propio
reporte.

Una de las ventajas principales de imprimir reportes es que

los mismos permiten visualizar los detalles tanto de las
tareas como de los recursos, ya que la librería de reportes
consta de una buena variedad de reportes para ambas
situaciones.

Para Pre-Visualizar un Reporte desde la Librería de

Reportes :

1. Despliegue el Proyecto deseado.

2. Seleccione el Menú Ver y el comando Reportes.

3. Haga doble clic en la categoría del reporte deseada.

4. Haga doble clic en el Reporte deseado.

5. Seleccione Cancel para volver a la Vista del

Proyecto.

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