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Subsecretaria de Cobertura o == ALCALDIA DE PASTO COMUNICADO No. 019 PARA: RECTORES, DIRECTORES, DIRECTIVOS DOCENTES, ADMINISTRATIVOS DE SIMAT DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES, Y PRIVADOS DEL MUNICIPIO DE PASTO. DE: SUBSECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL. ASUNTO: — REGLAS DE VALIDACION e INCONSISTENCIAS EN LA MATRICULA REGISTRADAS EN SIMAT. FECHA: 15 de marzo de 2019 Cordial saludo, EI Ministerio de Educacién Nacional (M.E.N), con el propésito de garantizar una fuente de informacién confiable para la toma de decisiones de politica educative, la adecuada asignacién de recursos en educacién preescolar, bdsica y media y continuar con el aseguramiento de la calidad de las operaciones estadisticas, remitié el INFORME ANALISIS SOBRE LA CALIDAD DE LOS REGISTROS CON CORTE NOVIEMBRE DE 2018, realizado con el CONSORCIO AUDIMEN 2018, cuya fuente es el Sistema Integrado de Matricula (SIMAT). Teniendo en cuenta que la calidad de los registros en SIMAT se constituye no slo en una estrategia para contar con estadisticas confiables, sino como insumo principal de la corecta distribucién de los recursos del Sistema General de Participaciones, la Subsecretoria de Coberlura, como proceso de mejora continua, remile para su informacién y fines pertinentes, Ia base de datos resultado del proceso de consolidacién de matricula basado en reglas de validacién de consistencia y correlaci6n légicas las que permiten detectar y realizar depuraciones en los registros consignadis en el SIMAT. En nombre de la Secretaria de Educacién Municipal, resaltamos y felicitamos el trabajo realizado por el personal administrative de SIMAT, en cada establecimiento educativo; tomando como pardmetro de referencia el 27.78% como el porcentaje més alto de inconsistenclas que reportan algunos E.1.C a nivel nacional y el porcentaje més bajo el 0.10%; Pasto reporta el 0.44% de regisiros inconsistentes, los invitamos aunar esfuerzos Para continuar mejorando en los resultados. 1: 891280000-3 Calle 16 No, 2357 - (Cento) Telétonos: +167) 27291915 Gx. 13, +157) 27291918 (Cédigo Postal §20003 Congo eleclrénico: semplaneacion@sempasio.gov.co yynw.educacionpas'o.gov.co -Fssu responsabilcdad ecolégica imprimir este documento www pasto.gov.co Subsecretaria de Cobertura 6 = 4 ALCALDIA DE PASTO Fuente: Informe M.E.N Oficina Asesora de Planeacién y Finanzas - Grupo de Informacién y Andlisis Sectorial. Diciembre 2018, Tablas 8 y 9. Tabla 8. Total de inconsistencias por ETC Secretaiade | Regio egittos conecior | Totelegisor Faticbacton Talat fducaciin inconsitones PASTO 3.490 Tae 7a oa | Tabla 9. Total de inconsistencias por ETC y Sector secretario ‘de Educacion oniciat NO OFICIAL Ragistos | Regios Regi Regisros Bans corectos | ncorect Toto! correcio\._|inconectos | rotor sania] see] S616 188 1492 ‘ore Atentamente, 6 Dro boh, jpsecretaria de Cobertura Froyacte:Poticis Nander Monerer Frofesonel iverson Aeminracora SMT DUE ‘Anexos: Boxes de dotos Rages de volldacén dele mokicu, Insuclive paso 0 bose. ts 9912800003 Calle 16 No. 23:57 = [Centro} Telelonos:+{57) 27291915 Ext: 13, +(57] 27291919 Cadigo Postal 320003 Corres electénico: sempianeacionsempasto.gov.co _ wwe eclucocionpasto.gov.co - Es su responsabilidad ecolégica imprimir este documento wow pastogev.co Subsecretaria de Cobertura 6 = ALCALD/A DE PAST ah apn Rsk REGLAS DE VALIDACION En este aparte se hace una breve descripcién de cada una de las regias de validacién de consistencia de los registros de matriculas consignadas en el SIMAT durante el periodo analizado. Es importante mencionar que estas reglas sugieren posibles inconsistencias y en algunos casos puntuales podrdn tener alguna justificacién, pero en @l resto de casos puede servir de insumo para la revisién de Ia informacion registrada en SIMAT y su depuracién Nota: Validacién cédigos: 0 (No aplica}; 1 y cédigos subsiguientes, debe revisar cada caso y/o realizar |a correspondiente correccién en SIMAT, si aplica, segUn el caso; Plan de mejora Regla 1. Identificor alumnos no valides en el proceso de auditoria que siguen matriculados al siguiente ano. No aplica para ningin colegio. Regla 2. Identificar alumnos con posible duplicidad en el registro de matricula. (10 casos - dupla), {columna AD] Para identificar los regisiros duplicades al corte se toman las siguientes variables - Municipio de Nacimiento, Fecha de Nacimiento, Apellido 1 - Apellido 2, Nombre 1 - Nombre 2, - Fecha de Nacimiento Se identifican en la base de datos en la variable REGLA 2 con el cédigo 1. Para identificar las posibles parejas de duplicados se debe realizar un ordenamiento por la variable ID_DUPLICADO. La base de datos se entrega ‘ordenada por esta variable. Le. US ‘CRIOLLO LEM. LUIS DELFIN BusTOS DELFIN INSUASTY Fania 2017 MATRICUADO Tl 1080695076 PAST SEMPASTO IReunsry RODRIGUEZ SELENA RODRIGUEZ -SEDE PRINCIPAL LEM. LUIS ‘ROLLO LEM, LUIS DELFIN BUSTOS DELFIN INSUAST¥ FARR ZIP RETIRADO —_NES_N37994181848 PASTO SEMPASTO TReuasry RODRIGUEZ SELENE RODRIGUEZ - SEDE PRINCIPAL t-a9 128000033 Cate 16 No. 23-87 ~ [Cento] Teldfonos: +(57) 27291915 Ex: 13, +(57} 27291919 Cédigo Postat $2000 Correo electrénico: semplaneaclon@sempasio.gow.co waw.educacionpaslo.gov.co - fs su responsabilidad ecolégica imprim este documento ‘www pasto.gov.co subsecretaria de Cobertura & = ALCALDIA DE PASTO {eid rtpocr over Regla 3. Inconsistencia en grados entre dos vigencias (1353 casos). [columna Af]. Esta regla busca identificar consistencia entre el grado regisitado en el afio anterior y el registrado en el presente aio, para los estudiantes a los que se identifica continvidad entre dos Periodos continues. Esta regla se identifica como variable -3, y se compone de 9 casos de inconsistencias los cuales se dan a conocer en la tabla 1. RUTA: Estudiante /consulta olumno/ver estados, Si aplica cambio x matricula/cambio a matriculados. Tabla 1. Casos de inconsistencias de validacién de la Regla 3. CODIGO ESPECIFICACION 1 Estudiantes de preescolar que son promocionados en dos grados 0 mas (No se inciuye aceleracién del aprendizaje @ inclyye ciclos de adultos}, entre dos vigencios académicas continuas (Decreto 1290). Casos: 81 3 Estudiantes de educacién regular (Primaria, secundaria y media} que son promocionados en més de dos grados (no se consideran estudiantes marcados con algin tipo de discapacidad o capacidad excepcional (Decreto 1920}, se excluyen ciclos de adultos y aceleracién de! ‘aprendizaje Grado = 99). Casos: 46 5 Estudiantes de 14 afios o menos que aprueban grado 5 y son promovidos a ciclos de adultos (Grados = 24, 25 y 26) ena siguiente vigencia (articulo 16, decreto 3011), (no se consideran estudiantes marcados con algin tipo de discapacidad 0 capacidad excepcional (Decreto 1920). Caso:1 é Estudiantes de grados 6, 7 y 8 que son promovides a ciclos de adultos (Grados = 25 y 26) en la siguiente vigencia, no se consideran estudiantes marcados con algin tipo de apacidad 0 capacidad excepcional [Decreto 1920} Cas0s:56 8 Estudiantes en ciclos de adultos que son promocionados ‘en dos o més ciclos (No se considera estudiantes marcadios con algun tipo de discapacidad o capacidad excepcionall), Casos:1014 ? Estudiantes que retroceden en un grado o mas en|a) siguiente vigencia (No se incluye aceleracién de! aprendizaje, Grado = 99). Casos: 155 Nir: 891280000-3, Calle 16 No, 2387 - {Ceniro) Telbtonos:#{57) 27291915 Ext: 13, +157) 27291919 ‘Cécigo Postal 520003 Carreo electrnico: sempianeacion@sempasto.gov.co ww educocionpaste.gov.co - Es su responsabilidad ecolégica imprimi este documento wirwpasto.gov.co Subsecretaria de Cobertura o = ALCALDIA DE PASTO {gti rasan Ro Bae Ee Regla 4 Edad. Permite identificar las inconsistencias en la edad del alumno en Ia base de datos de una vigencia, [columna AH]. Esta regia busca identificar registros de estudiantes en estado matriculade con edades atipicas, las cuales pueden ser asociadas a los estudiantes 0 al grado académico cursado. Los casos de inconsistencias para esta regia se identifican con Ia variable Regla_4y se describen ena tabla 2. Nota: Revisar si tiene discapacidad. Tabla 2. Casos de inconsistencias de validacién de la Regia 4. coDIGo ESPECIFICACION 3 Nifios entre Ty 12 afios que estan en ciclos de adultos. Casos: 2 4 Estudiantes mayores de 15 afios en educacién regular primaria (Grados 1 a 5}. Casos: 21 5 Estudiantes mayores de 25 afios en’ ‘educacién regular secundaria (Grados 6 29}, Casos: 24 IEM JOSE FELIX 1: 8912800003 Calle 16 No. 2357 ~ [Cento] Tel6fonos: 1167] 27291918 Ext: 13, +457) 27291919 (Cédige Postal $20003 Creo eecrénico: serplaneacion@sempasto.gov.co wan educacionpasta.gov.co - Es su responsabilidad ecol6gica impsimir este documento ‘www poslo,gov.co Subsecretaria de Cobertura ALCALDIA DE PAST egg artiacee Wont Ejemplo: Caso: estudiante de 27 afios en grado 8°. Regl 4, caso 5. SANCHED i UICEO JOSE LICEO Jose FELD ESTRADA, 2019 Sevrnwipag CE 1085281505 PASTO. PASTO. FELIX JIMENEZ ~SEDE. VIMIAN UzeTa JIMENED PRINCIPAL Regla 5. Regla 5 (Documentos). Permite identificar nimeros de documento Inconsistentes. [columna AJ]. Esta regla identifica los nmeros de documento inconsistentes de acuerda con el cruce de informacién con la Registraduria Nacional del Estado Civil. Los registros Inconsistentes se identifican en el campo Regla_5, como se observa en la tabla 3. * Registro civil: Menores de 7 ahos * Tarjeta de identidad: Rango 7 a 17+11 meses. * Cedula de ciudadania: Mayores de 18 afios ‘CODIGO | ESPECIFICACION 1 No cruza con Registraduria por tipo y/o nlmero de documento de identidad. 2 ‘Cruza con Registraduria por nombrel, nombre2, apeliidol, apeliido2 y fecha de nacimiento la regia 5 se compone de los cédigos 1 y 2, sin embargo, sdio se consideran inconsistencias los regisiros marcados con 1. Los registros marcados con 2 pueden comesponder a regisiros a los cuales se les debe actualizar el tipo 0 némero de documento. Esta regia no incorpora tipos de documento como "Cedula de Exiranjeria”, “Cerlificado de Cabildo", "Documento Secretaria". Regla 6. Documentos de personas fallecidas. [columna Al]. La regia consiste en cruzar la base de datos de fallecidos del Ministerio de Salud con la base del SIMAT, utilzando como llave la variable Numero de Document. Se excluyen los registros de alumnos fallecidos marcados de manera correcta en el SIMAT (Estado Definitivo = "RETIRADO" y Motivo de Retiro = “FALLECIDO"). Regla 7. Estudiantes mal clasificados SGP. Estudiantes marcados en SIMAT, variable recursos propios, siendo lo corecto en la variable fuente de recursos: $-G-P, sector oficial y colegio privados: marcar no aplica Fuente: Documento M.E.N/Diciembre 2018, it: 917900003 Cale 16N0. 2557 - (Centro) Telbfoncs: +57} 27291915 Ext: 13, +/57] 27291919 (Cécigo Postal 520008 Correo stectrénico: somplaneacion@semposto.gov.co ‘worn educocionpasta.gov.co Fs su fesponsabilidad ecoldgica imprimir este Gocumento ‘www pastogev.co

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