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ALCALDIA DE PASTO
COMUNICADO No. 019
PARA: RECTORES, DIRECTORES, DIRECTIVOS DOCENTES, ADMINISTRATIVOS DE
SIMAT DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS OFICIALES, Y PRIVADOS DEL
MUNICIPIO DE PASTO.
DE: SUBSECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL.
ASUNTO: — REGLAS DE VALIDACION e INCONSISTENCIAS EN LA MATRICULA
REGISTRADAS EN SIMAT.
FECHA: 15 de marzo de 2019
Cordial saludo,
EI Ministerio de Educacién Nacional (M.E.N), con el propésito de garantizar una fuente
de informacién confiable para la toma de decisiones de politica educative, la
adecuada asignacién de recursos en educacién preescolar, bdsica y media y
continuar con el aseguramiento de la calidad de las operaciones estadisticas, remitié
el INFORME ANALISIS SOBRE LA CALIDAD DE LOS REGISTROS CON CORTE NOVIEMBRE DE
2018, realizado con el CONSORCIO AUDIMEN 2018, cuya fuente es el Sistema Integrado
de Matricula (SIMAT).
Teniendo en cuenta que la calidad de los registros en SIMAT se constituye no slo en
una estrategia para contar con estadisticas confiables, sino como insumo principal de
la corecta distribucién de los recursos del Sistema General de Participaciones, la
Subsecretoria de Coberlura, como proceso de mejora continua, remile para su
informacién y fines pertinentes, Ia base de datos resultado del proceso de
consolidacién de matricula basado en reglas de validacién de consistencia y
correlaci6n légicas las que permiten detectar y realizar depuraciones en los registros
consignadis en el SIMAT.
En nombre de la Secretaria de Educacién Municipal, resaltamos y felicitamos el trabajo
realizado por el personal administrative de SIMAT, en cada establecimiento educativo;
tomando como pardmetro de referencia el 27.78% como el porcentaje més alto de
inconsistenclas que reportan algunos E.1.C a nivel nacional y el porcentaje més bajo el
0.10%; Pasto reporta el 0.44% de regisiros inconsistentes, los invitamos aunar esfuerzos
Para continuar mejorando en los resultados.
1: 891280000-3
Calle 16 No, 2357 - (Cento)
Telétonos: +167) 27291915 Gx. 13, +157) 27291918
(Cédigo Postal §20003 Congo eleclrénico: semplaneacion@sempasio.gov.co
yynw.educacionpas'o.gov.co -Fssu responsabilcdad ecolégica imprimir este documento
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ALCALDIA DE PASTO
Fuente: Informe M.E.N Oficina Asesora de Planeacién y Finanzas - Grupo de Informacién
y Andlisis Sectorial. Diciembre 2018, Tablas 8 y 9.
Tabla 8. Total de inconsistencias por ETC
Secretaiade | Regio egittos conecior | Totelegisor Faticbacton Talat
fducaciin inconsitones
PASTO 3.490 Tae 7a oa |
Tabla 9. Total de inconsistencias por ETC y Sector
secretario
‘de Educacion oniciat NO OFICIAL
Ragistos | Regios Regi Regisros
Bans corectos | ncorect Toto! correcio\._|inconectos | rotor
sania] see] S616 188 1492 ‘ore
Atentamente,
6 Dro boh,
jpsecretaria de Cobertura
Froyacte:Poticis Nander Monerer
Frofesonel iverson
Aeminracora SMT DUE
‘Anexos: Boxes de dotos Rages de volldacén dele mokicu,
Insuclive paso 0 bose.
ts 9912800003
Calle 16 No. 23:57 = [Centro}
Telelonos:+{57) 27291915 Ext: 13, +(57] 27291919
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ALCALD/A DE PAST
ah apn Rsk
REGLAS DE VALIDACION
En este aparte se hace una breve descripcién de cada una de las regias de validacién
de consistencia de los registros de matriculas consignadas en el SIMAT durante el
periodo analizado. Es importante mencionar que estas reglas sugieren posibles
inconsistencias y en algunos casos puntuales podrdn tener alguna justificacién, pero en
@l resto de casos puede servir de insumo para la revisién de Ia informacion registrada
en SIMAT y su depuracién
Nota: Validacién cédigos: 0 (No aplica}; 1 y cédigos subsiguientes, debe revisar cada
caso y/o realizar |a correspondiente correccién en SIMAT, si aplica, segUn el caso; Plan
de mejora
Regla 1. Identificor alumnos no valides en el proceso de auditoria que siguen
matriculados al siguiente ano. No aplica para ningin colegio.
Regla 2. Identificar alumnos con posible duplicidad en el registro de matricula.
(10 casos - dupla), {columna AD]
Para identificar los regisiros duplicades al corte se toman las siguientes variables -
Municipio de Nacimiento, Fecha de Nacimiento, Apellido 1 - Apellido 2, Nombre 1 -
Nombre 2, - Fecha de Nacimiento Se identifican en la base de datos en la variable
REGLA 2 con el cédigo 1. Para identificar las posibles parejas de duplicados se debe
realizar un ordenamiento por la variable ID_DUPLICADO. La base de datos se entrega
‘ordenada por esta variable.
Le. US
‘CRIOLLO LEM. LUIS DELFIN
BusTOS DELFIN INSUASTY
Fania 2017 MATRICUADO Tl 1080695076 PAST SEMPASTO IReunsry RODRIGUEZ
SELENA RODRIGUEZ -SEDE
PRINCIPAL
LEM. LUIS
‘ROLLO LEM, LUIS DELFIN
BUSTOS DELFIN INSUAST¥
FARR ZIP RETIRADO —_NES_N37994181848 PASTO SEMPASTO TReuasry RODRIGUEZ
SELENE RODRIGUEZ - SEDE
PRINCIPAL
t-a9 128000033
Cate 16 No. 23-87 ~ [Cento]
Teldfonos: +(57) 27291915 Ex: 13, +(57} 27291919
Cédigo Postat $2000 Correo electrénico: semplaneaclon@sempasio.gow.co
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{eid rtpocr over
Regla 3. Inconsistencia en grados entre dos vigencias (1353 casos). [columna Af]. Esta
regla busca identificar consistencia entre el grado regisitado en el afio anterior y el
registrado en el presente aio, para los estudiantes a los que se identifica continvidad
entre dos Periodos continues. Esta regla se identifica como variable -3, y se compone
de 9 casos de inconsistencias los cuales se dan a conocer en la tabla 1.
RUTA: Estudiante /consulta olumno/ver estados, Si aplica cambio x
matricula/cambio a matriculados.
Tabla 1. Casos de inconsistencias de validacién de la Regla 3.
CODIGO ESPECIFICACION
1 Estudiantes de preescolar que son promocionados en dos
grados 0 mas (No se inciuye aceleracién del aprendizaje
@ inclyye ciclos de adultos}, entre dos vigencios
académicas continuas (Decreto 1290). Casos: 81
3 Estudiantes de educacién regular (Primaria, secundaria y
media} que son promocionados en més de dos grados
(no se consideran estudiantes marcados con algin tipo
de discapacidad o capacidad excepcional (Decreto
1920}, se excluyen ciclos de adultos y aceleracién de!
‘aprendizaje Grado = 99).
Casos: 46
5 Estudiantes de 14 afios o menos que aprueban grado 5 y
son promovidos a ciclos de adultos (Grados = 24, 25 y 26)
ena siguiente vigencia (articulo 16, decreto 3011), (no se
consideran estudiantes marcados con algin tipo de
discapacidad 0 capacidad excepcional (Decreto 1920).
Caso:1
é Estudiantes de grados 6, 7 y 8 que son promovides a ciclos
de adultos (Grados = 25 y 26) en la siguiente vigencia, no
se consideran estudiantes marcados con algin tipo de
apacidad 0 capacidad excepcional [Decreto 1920}
Cas0s:56
8 Estudiantes en ciclos de adultos que son promocionados
‘en dos o més ciclos (No se considera estudiantes
marcadios con algun tipo de discapacidad o capacidad
excepcionall), Casos:1014
? Estudiantes que retroceden en un grado o mas en|a)
siguiente vigencia (No se incluye aceleracién de!
aprendizaje, Grado = 99). Casos: 155
Nir: 891280000-3,
Calle 16 No, 2387 - {Ceniro)
Telbtonos:#{57) 27291915 Ext: 13, +157) 27291919
‘Cécigo Postal 520003 Carreo electrnico: sempianeacion@sempasto.gov.co
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{gti rasan Ro
Bae Ee
Regla 4 Edad. Permite identificar las inconsistencias en la edad del alumno en Ia base
de datos de una vigencia, [columna AH].
Esta regia busca identificar registros de estudiantes en estado matriculade con edades
atipicas, las cuales pueden ser asociadas a los estudiantes 0 al grado académico
cursado. Los casos de inconsistencias para esta regia se identifican con Ia variable
Regla_4y se describen ena tabla 2.
Nota: Revisar si tiene discapacidad.
Tabla 2. Casos de inconsistencias de validacién de la Regia 4.
coDIGo ESPECIFICACION
3 Nifios entre Ty 12 afios que estan en
ciclos de adultos. Casos: 2
4 Estudiantes mayores de 15 afios en
educacién regular primaria (Grados 1 a
5}. Casos: 21
5 Estudiantes mayores de 25 afios en’
‘educacién regular secundaria (Grados 6
29}, Casos: 24 IEM JOSE FELIX
1: 8912800003
Calle 16 No. 2357 ~ [Cento]
Tel6fonos: 1167] 27291918 Ext: 13, +457) 27291919
(Cédige Postal $20003 Creo eecrénico: serplaneacion@sempasto.gov.co
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egg artiacee Wont
Ejemplo:
Caso: estudiante de 27 afios en grado 8°. Regl 4, caso 5.
SANCHED i UICEO JOSE LICEO Jose FELD
ESTRADA, 2019 Sevrnwipag CE 1085281505 PASTO. PASTO. FELIX JIMENEZ ~SEDE.
VIMIAN UzeTa JIMENED PRINCIPAL
Regla 5. Regla 5 (Documentos). Permite identificar nimeros de documento
Inconsistentes. [columna AJ].
Esta regla identifica los nmeros de documento inconsistentes de acuerda con el cruce
de informacién con la Registraduria Nacional del Estado Civil. Los registros
Inconsistentes se identifican en el campo Regla_5, como se observa en la tabla 3.
* Registro civil: Menores de 7 ahos
* Tarjeta de identidad: Rango 7 a 17+11 meses.
* Cedula de ciudadania: Mayores de 18 afios
‘CODIGO | ESPECIFICACION
1 No cruza con Registraduria por tipo y/o nlmero de documento de identidad.
2 ‘Cruza con Registraduria por nombrel, nombre2, apeliidol, apeliido2 y fecha
de nacimiento
la regia 5 se compone de los cédigos 1 y 2, sin embargo, sdio se consideran
inconsistencias los regisiros marcados con 1. Los registros marcados con 2 pueden
comesponder a regisiros a los cuales se les debe actualizar el tipo 0 némero de
documento. Esta regia no incorpora tipos de documento como "Cedula de
Exiranjeria”, “Cerlificado de Cabildo", "Documento Secretaria".
Regla 6. Documentos de personas fallecidas. [columna Al].
La regia consiste en cruzar la base de datos de fallecidos del Ministerio de Salud con la
base del SIMAT, utilzando como llave la variable Numero de Document. Se excluyen
los registros de alumnos fallecidos marcados de manera correcta en el SIMAT (Estado
Definitivo = "RETIRADO" y Motivo de Retiro = “FALLECIDO").
Regla 7. Estudiantes mal clasificados SGP.
Estudiantes marcados en SIMAT, variable recursos propios, siendo lo corecto en la
variable fuente de recursos: $-G-P, sector oficial y colegio privados: marcar no aplica
Fuente: Documento M.E.N/Diciembre 2018,
it: 917900003
Cale 16N0. 2557 - (Centro)
Telbfoncs: +57} 27291915 Ext: 13, +/57] 27291919
(Cécigo Postal 520008 Correo stectrénico: somplaneacion@semposto.gov.co
‘worn educocionpasta.gov.co Fs su fesponsabilidad ecoldgica imprimir este Gocumento
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