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Deberes Formales del

Empresario Respecto de
la Contabilidad
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Índice
1 Introducción ............................................................................................................................................................ 3
2 Es Obligación de Todo Comerciante ....................................................................................................... 3
3 Libros de Comercio ............................................................................................................................................ 4
4 Prohibiciones en los Libros ............................................................................................................................ 5
5 Resumen .................................................................................................................................................................. 9
6 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................................. 9

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Objetivos
 Objetivo 1: Entender cuáles son los deberes formales del empresario cuando
hablamos de contabilidad.

 Objetivo 2: Saber qué son los libros de comercio y cuáles son sus prohibiciones.

1 Introducción
La realización de una actividad económica, pone de manifiesto el cumplimiento de unas
obligaciones a las que sus promotores tienen que hacer frente. Al igual que con los
temas anteriores, observaremos las normas legales en general que contienen el
mandato sobre el porqué, para qué y quiénes deben llevar contabilidad de acuerdo con
normas de aceptación general.

Para ello es menester adentrarse en algunos artículos de esas normas a efectos de que
el estudiante logre comprender que esta actividad se encuentra bastante regulada y
por lo tanto es obligación acatar sus preceptos y contenidos iniciando su estudio en el
siguiente articulado del Código de Comercio 1.

2 Es Obligación de Todo Comerciante

Veamos cuáles son las obligaciones del comerciante teniendo en cuenta el Código de
“¿Cuáles son las obligaciones del comerciante?” Comercio de Colombia:

 Matricularse en el registro mercantil.

 Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de

los cuales la ley exija esa formalidad.

 Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones

legales.

 Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos

relacionados con sus negocios o actividades.

 Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus

obligaciones mercantiles.

 Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y

estados financieros en general, a las disposiciones del Código de Comercio y demás
normas sobre la materia.

Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que faciliten la guarda de su archivo
y correspondencia. Ejemplo: La microfilmación.

1
Decreto 410 de 1971 articulo 19

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“Existen libros comerciales obligatorios para
todo comerciante y otros auxiliares”
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Asimismo, será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor
técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el
conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos
2
individuales y el estado general de los negocios .
3 Libros de Comercio
Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se
entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares
necesarios para el completo entendimiento de aquéllos 3.
Ejemplos:
 Libro diario.
 Libro mayor o libro mayor y balances.
 Libro de inventarios y balances.
 Libro fiscal de registro de operaciones. Cabe señalar que éste aplica para
aquellos comerciantes que se enuentran clasificados en el Régimen Simplificado,
y que de acuerdo a lo establecido en el artículo 36 de la Ley 223 de 1995,
“Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados perteneciendo al
régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de operaciones
diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el contribuyente, esté
debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o discriminada las
operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base en las facturas
que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la adquisición de
bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo de su actividad”.
La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida
doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y
fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentacion es que
expida el gobierno4.
Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de
respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente
5
relacionada con los negocios .
Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante
elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y
6
completa la situación de su patrimonio .
2 Decreto 410 de 1971 articulo 48
3 Decreto 410 de 1971 articulo 49
4 Decreto 410 de 1971 articulo 50
5 Decreto 410 de 1971 articulo 51
6 Decreto 410 de 1971 articulo 52
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En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas

“Las operaciones mercantiles deben llevarse aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los
con orden cronológico” 7
comprobantes de contabilidad que las respalden .

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al

registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen,
descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A
cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con
los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia.
Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades
comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado
8
respuesta .

El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de

sus libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su
exactitud9.

Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas,
siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y
10
aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno . No obstante,
desde el 17 de mayo de 2014 los comerciantes pueden registrar en la Cámara de
Comercio sus libros electrónicos de comercio, conforme a lo dispuesto en el Decreto
805 de 2013, teniendo en cuenta que Únicamente se pueden inscribir los libros de
comercio conforme al artículo 175 del Decreto 19 de 2012 y la Circular Única de la SIC
de la Superintendencia de Industria y Comercio. Para el caso de las Sociedades
Anónimas, SAS y Sociedades en Comándita por Acciones, aplica para el libro de
registro de accionistas y para el libro de actas de asamblea de accionistas. Para las
Sociedades Limitada, en Comandita Simple y Colectivas, aplica para el libro de registro
de socios y el libro de jusntas de actas de socios.

4 Prohibiciones en los Libros

En los libros de comercio se prohíbe11:
“Existen prohibiciones en los libros de
comercio”  Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se
refieren.

 Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los

asientos o a continuación de los mismos.

 Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error

u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

7 Decreto 410 de 1971 articulo 53

8 Decreto 410 de 1971 articulo 54
9 Decreto 410 de 1971 articulo 55
10 Decreto 410 de 1971 articulo 56
11 Decreto 410 de 1971 articulo 57

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 Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

 Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

La violación a lo dispuesto en el artículo anterior hará incurrir al responsable en una

multa que impondrá la cámara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de
Sociedades, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de
las acciones penales correspondientes.

Así mismo, el Artículo 654 del Estatuto Tributario señala que habrá lugara a aplicar
sanción por libros de contabilidad en los siguientes casos:

a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos;

b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación

de registrarlos;

c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo;

d) Llevar doble contabilidad;

e) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar

los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos
o retenciones, y

f) Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el

último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, existan
más de cuatro (4) meses de atraso.

Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo
valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve.

Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas

“Cuando no pueda identificarse al verdadero infracciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de
responsable de las infracciones existirá
los libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.
responsabilidad solidaria del propietario,
contador y revisor fiscal” Entre los asientos de los libros y los comprobantes de las cuentas, existirá la debida
correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante
obligado a llevarlos12.
13
Los libros y papeles deberán ser conservados cuando menos por diez años , contados
desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por
cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la
cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la
reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los
libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.

Nótese en las anteriores normas que desde el punto de vista del derecho comercial se
“Existe un deber de llevar contabilidad indica de manera clara el deber del comerciante, del empresario y en general de
reconocido por el derecho comercial”

12 Decreto 410 de 1971 articulo 59

13 Decreto 410 de 1971 articulo 60

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quienes ejerzan actividades mercantiles en Colombia el deber de llevar contabilidad con

arreglo en todo caso a unos principios .

Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus
propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la
Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este
artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados
sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes
cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.

El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en este Título que
violen la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al Código Penal en cuanto
a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las san ciones disciplinarias
14
del caso .

Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, solamente
podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y papeles del
comerciante en los casos siguientes15:

 Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones.

 Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles

y las instituciones de utilidad común.

 En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de

Procedimiento Penal.

 En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil.

Los tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la

exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de
quiebra y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades16.
17
En situaciones distintas de las contempladas en los artículos anteriores , solamente
podrán ser examinados los libros y papeles de comercio, mediante exhibición ordenada
por los tribunales o jueces, a petición de parte legítima, pero la exhibición y examen se
limitarán a los libros y papeles que se relacionen con la controversia.

La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin de
preconstituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará la
calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos. El examen de los libros se
practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de
la persona que lo represente.

El juez o funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y, además, del
estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan

14 Decreto 410 de 1971 articulo 62

15 Decreto 410 de 1971 articulo 63
16 Decreto 410 de 1971 articulo 64
17 Decreto 410 de 1971 articulo 65

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conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio

correspondiente18.

Si el comerciante no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta

alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los
hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la
19
confesión .
“Los libros y papeles de comercio
constituyen plena prueba en las cuestiones
Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de un comerciante, se entiende que
mercantiles entre comerciantes” pone a disposición del juez los propios.

Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles
que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.

En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles sólo tendrán valor
contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y completa y siempre
20
que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable .

En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros sólo constituirán un
principio de prueba en favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras
pruebas legales21.

En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y
22
“Valor probatorio de los libros del papeles se determinará según las siguientes reglas :
comerciante”
 Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y
concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos.

 Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no

concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio
constituyen una confesión.

 Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme
a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquélla no aduce plena
prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros.

 Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se

prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas
allegadas al juicio.

 Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva contabilidad o
no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, sin admitir prueba en
contrario.

Si una parte ofrece estar a lo que conste en los libros y papeles de la otra, se decidirá
conforme a ellos.

18 Decreto 410 de 1971 articulo 66

19 Decreto 410 de 1971 articulo 67
20 Decreto 410 de 1971 articulo 68
21 Decreto 410 de 1971 articulo 69
22 Decreto 410 de 1971 articulo 70

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La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo

“La fe debida a los libros es indivisible” favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones
perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se
comprueba fraude.

Si el comerciante a cuyos libros y papeles se defiere la decisión del caso no los lleva, los
oculta o los lleva irregularmente, se decidirá conforme a las disposiciones precedentes.

Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal

naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en su contra.

Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los
“Doble contabilidad: se llevan dos o más que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos
libros en donde las operaciones se registran comprobantes sobre los mismos actos.
de forma diferente o cuando existan
distintos comprobante sobre los mismos
actos”

5 Resumen
 El comerciante tiene una serie de obligaciones mercantiles recogidas en el
Código de Comercio de Colombia.

 Una de estas obligaciones mercantiles es la llevanza de libros de comercio

donde se tienen que registrar todas las operaciones mercantiles siguiendo un
orden cronológico.

 Existe un deber de llevar la contabilidad para el comerciante.

 En la llevanza de los libros de comercio existen unas prohibiciones que pueden

tener consecuencias civiles e incluso penales.

6 Referencias Bibliográficas
 CHAVARRO, Jorge; Manual del Contador Público Grupo editorial Nueva
Legislación, 2006, decretos 2649, 2650, ley 43 de 1990.

 CHAVARRO CADENA, Jorge Enrique. Estatuto Tributario Nacional concordado

Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, doctrina y Jurisprudencia 2017.
Grupo Editorial Nueva Legislación S.A.S.

 FIERRO MARTINEZ., Ángel María; El patrimonio en las sociedades comerciales:

aplicaciones jurídicas y contables, 2004, ECOE Ediciones.

 LEYER editores.; Código de Comercio. 2010.

 OLANO, Hernán.; Constitución política de Colombia séptima edición, 2006,

ediciones, doctrina y ley Ltda.

 RUIZ DE VELASCO y DEL VALLE, Adolfo; Manual de derecho mercantil, 2007,

Universidad Pontificia,

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 SINISTERRA, Gonzalo; POLANCO, Luis Enrique; HENAO G. Harvey; Contabilidad:

Sistema de información para las organizaciones. Santafé de Bogotá, 2005,
McGraw-Hill. Tercera edición.

 SOTO GAMBOA, María de los Ángeles; Nociones básicas de derecho, 2005,

EUNED.

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