AUDITORÍA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

MERIDIANOS S.A.

ANDRES HIGUITA ZAPATA

MANUEL FERNANDEZ DAZA

Docente:

JOSE HERMES HIDALGO

Contador Público

POLITÉCNICO JAIME ISAZA CADAVID

FACULTAD ADMINISTRATIVA

CONTROL I

MEDELLÍN

2013
 TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION……………………………………………………………………………………………………1
2. OBJETIVOS………………………………………………………………………………………………………….2
2.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS
3. MARCO TEORICO………………………………………………………………………………………………..3
3.1. CONSIDERACIONES GENERALES DE LA AUDITORIA……………………………..3
3.1.1. ORIGENES DE LA AUDITORIA…………………………………………………………..3
3.1.2. LAS NAGAS……………………………………………………………………………………….4
3.1.3. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPATADAS……………….4
3.2. LA FUNCION DE AUDITORIA………………………………………………………………….5
3.3. DEFINICION DE AUDITORIA…………………………………………………………………..5
3.4. PERSONAS ENCARGADAS DE REALIZAR LA AUDITORIA………………………6
3.5. CUANDO REALIZAR LA AUDITORIA……………………………………………………..7
3.5.1. RAZONES EXTERNAS……………………………………………………………………….7
3.5.2. RAZONES INTERNAS…………………………………………………………………………7
3.5.3. RAZONES INTERNAS-EXTERNAS……………………………………………………..8
3.6. CLASIFICACION DE LA AUDITORIA……………………………………………………….8
3.6.1. DEACUERDO A SU FUNCION…………………………………………………………….8
3.6.1.1. AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS………………………………8
3.6.1.2. AUDITORIA OPERACIONAL………………………………………………….8
3.6.2. DEACUERDO A SU APLICACIÓN……………………………………………………….9
3.6.2.1. AUDITORIA INTERNA…………………………………………………………..9
3.6.2.2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA……………………………………………..9
3.6.2.3. AUDITORIA EXTERNA………………………………………………………….9
3.6.2.4. AUDITORIA FISCAL………………………………………………………………9
3.6.2.5. AUDITORIA GUBERNAMENTAL……………………………………………9
3.6.2.6. AUDITORIA DE SISTEMAS…………………………………………………….9
3.6.2.7. AUDITORIA AMBIENTAL………………………………………………………10
3.6.2.8. AUDITORIA INTEGRAL………………………………………………………..10
3.7. USUARIOS DE LA AUDITORIA……………………………………………………………….10
3.7.1. ACCIONISTAS……………………………………………………………………………………10
3.7.2. ADMINISTRADORES………………………………………………………………………….10
3.7.3. EL ESTADO……………………………………………………………………………………..10
3.7.4. ACREEDORES…………………………………………………………………………………..10
3.8. OBJETIVOS DEL PROCESO DE AUDITORIA…………………………………………...11
3.9. AREAS DE INTERES DE LA AUDITORIA……………………………………………………12
3.10. FUNCIONES A DESEMPEÑAR
3.11. APOYO A LA GERENCIA
3.12. ORGANIGRAMA
3.13. EL INFORME
 3.14. AUDITORIA EN VENTAS
4. TECNICAS PARA DOCUMENTAR LA INFORMACION………………………………………..
4.1. CUESTIONARIO
4.2. OBSERVACION
5. DIAGNOSTICO
6. PREINFORME
7. RECOMENDACIONES
8. CONCLUSIONES
9. BIBLIOGRAFIA
 1. INTRODUCCIÓN

En sus inicios la auditoria fue empleada por los dueños de las organizaciones con
el fin de utilizar eficientemente los recursos, además de ser un medio idóneo para
la consecución de los objetivos planeados. Es importante resaltar que la auditoria
como enfoque fundamental busca examinar todas las transacciones del sistema
contable, informes financieros y la evaluación del cumplimiento de la normatividad
existente tanto interna como externa de cada organización; además, la Auditoría
incluye una revisión de la eficiencia económica en la aplicación de los recursos y
la evaluación del cumplimiento de metas y resultados programados
.
La auditoria puede ser llevada a cabo de manera integral, incluyendo todas las
áreas que están involucradas en la organización, buscando de esta manera
detectar situaciones coyunturales que puedan ocasionar contratiempos,
permitiendo que estos se vuelvan controlables, es decir, se pueden minimizar los
riesgos aunque no desaparezcan ya que estos son inherentes a las actividades de
las organizaciones.

También podemos hablar de una auditoria mas especializada, osea aquella que
lleva su observación por líneas o áreas de aplicación, como compras, nomina,
tesorería, inventarios y ventas, siendo esta ultima de gran importancia ya que
contribuye a la generación de utilidades de cada organización.

No obstante, para efectos de la presente auditoria realizada en el departamento

de ventas de la empresa MERIDIANOS S.A, dedicada a la producción de
plásticos. Teniendo en cuenta el volumen de ventas que maneja es importante
examinar el cumplimiento de los procedimientos realizados por el personal que
laboran en esta área.

1
 2. OBJETIVO GENERAL

Auditar las actividades relacionadas con el departamento de ventas con el fin de

verificar las políticas y procedimientos establecidos por la organización.

2.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Revisar si el tratamiento o registros contables hechos por el departamento

de ventas obedecen a los documentos soportes o a las ventas realizadas.

 Conocer y aplicar las técnicas de auditoria respectivas que nos permita

detectar el error y hacer las correcciones pertinentes para tener un
mejoramiento continuo al interior del departamento de ventas.
 Verificar si los procesos de ventas se ejecutan de acuerdo al manual de
procedimientos establecidos por el departamento.
 Comprobar si el personal del departamento de ventas lleva a cabo sus
funciones en debida forma.

2
 3. MARCO TEORICO

3.1. CONSIDERACIONES GENERALES

3.1.1. ORIGENES DE LA AUDITORIA

En las antiguas civilizaciones, estados feudales y haciendas privadas se

practicaban ciertas formas de auditoria. Una persona competente “oía” las
rendiciones de cuentas de funcionarios y agentes. Así fue como a partir de la
palabra oír, se originó el término auditor. No obstante las causas que dieron
origen a la profesión de auditoria en su concepción más cercana fue a principios
del siglo XIX, en el advenimiento de la Revolución Industrial, y el nacimiento de
sociedades por acciones.

Así pues la aparición de las grandes empresas y de los accionistas invirtiendo sus
dineros en las sociedades, se crea la necesidad de asegurarse de que se
empleen sus recursos adecuadamente, por eso se nace la auditoria como
profesión para salvaguardar los distintos intereses.

Anteriormente la auditoria se limitaba a un trabajo de mera vigilancia, con el

objetivo de detectar errores y fraudes, en el análisis de las transacciones. Pero
para los mismos accionistas debido a lo comentado anteriormente e interesados
en la prosperidad de sus negocios, pusieron en marcha una auditoría
independiente que garantizara la información financiera y contable, por ello sin
desmeritar el auditor que detecta errores y fraudes, se le añade la determinación
de razonamiento con los estados financieros, convirtiéndose en un experto capaz
de proporcionar seguridad a sus accionistas y administradores.

Al transcurrir los años y debido al crecimiento de las empresas y a la globalización

ya no se necesitaba un auditor con los términos de teniduras de libros y mecánica
del manejo de efectivo, la nueva concepción que se necesitaba de auditoria era
abarcar problemas de control administrativo y de la totalidad de los negocios y las
operaciones. Se dieron cuenta que una forma de asegurarse del buen
funcionamiento de ese control interno que se hacía a la empresa, se optó dentro
del organigrama administrativo un departamento de auditoria interna.

Se puede mencionar que Gran Bretaña fue el país que ha constituido la cuna de la
auditoria, posteriormente fue extendiéndose a otros países, principalmente en
Estados Unidos, allí la profesión logro un reconocimiento oficial en el año 1896.

3
 3.1.2. LAS NAGAS

En 1948 el Comité de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos de

los Estados Unidos de Norteamérica, en los Boletines
(Statement on Auditing Estándar – SAS) emitió Las NAGAS (Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas) que son los principios fundamentales de auditoría a los
que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la
auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo
profesional del auditor.

3.1.3. LAS NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS

La aparición de la Auditoria en Colombia se remonta a La Ley 43 de 1990

reglamentaria de la profesión del contador Público, esta norma tiene especial
importancia en su artículo 7º donde introduce las Normas de Auditoria
Generalmente Aceptadas, normas que constituyen en la actualidad la base para la
realización de esta función de dirección en las organizaciones, pues se relacionan
con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen
juicio en la ejecución de su examen y en lo referente a la forma en que deberá
elaborar su informe. En este punto se cuenta entonces con una base legal,
conceptual y teórica de la Auditoria en nuestro país, que como sistema de control
lleva a cabo actividades independientes y objetivas en procura de salvaguardar los
recursos, dar cumplimiento a las disposiciones legales y velar porque se refleje la
realidad económica financiera del ente.

Si se habla de la Auditoria en Colombia, es determinante hablar del “Decreto 2649

de 1993”, por medio del cual se estableció el marco conceptual de la contabilidad
y se expidieron los principios de contabilidad generalmente aceptados, así se
definen las normas, el ámbito de aplicación, objetivos y cualidades de la
11información contable y las normas básicas y técnicas que deberían ser
observadas por los entes económicos a la hora de registrar e informar sobre sus
asuntos y operaciones. Tales normas abarcaron la estructura financiera en sus
diferentes componentes activos, pasivos y patrimonio, dándole al auditor la
posibilidad de identificar plenamente las características de la información, su
valoración y revelación en los estados financieros, desde entonces la auditoria se
estableció como el medio que proveía credibilidad a la información financiera para
la toma de decisiones.

El crecimiento económico, la expansión de los mercados, la aparición de nuevas

tecnologías, el desarrollo informático, la globalización entre múltiples factores han
impuesto un nuevo rumbo a la Auditoria, pues la complejidad del entorno en que
se mueven las organizaciones exige que éstas se adapten rápidamente a los

4
cambios a fin de garantizar su continuidad, permanencia y competitividad en el
mercado, así mismo el proceso de auditoria se vuelve un poco más complejo
puesto que debe responder a los nuevos requerimientos del medio debiendo
implementar procedimientos más eficientes cubiertos de un conocimiento integral
del negocio auditado, de este modo entra a jugar un papel fundamental la
evaluación del sistema de control interno y los riesgos de la entidad a fin de que
sirva de apoyo a la Auditoria, permitiendo ahora que el estudio, verificación y
análisis de las cifras expresadas estén libres de error material y provean una
seguridad razonable al dictaminar sobre los estados financieros.

3.2. LA FUNCION DE LA AUDITORIA

En una empresa de gran tamaño existen varios departamentos y empleados, por

esa razón la administración define política a seguir, planifica las metas a alcanzar
y selecciona su equipo de dirección. Pero a su vez, ¿Cómo sabe la dirección que
el personal de la organización conoce sus funciones a desempeñar y que las lleva
adecuadamente?, ¿Cómo sabe que la información que utiliza, obtenida del
sistema de información de la empresa, es completa, precisa y confiable?

Para dar respuesta a todas esas preguntas nace en la organización la necesidad

de la función de la auditoria, este actúa como los ojos y oídos de la administración.
Es el analista que verifica el control de las operaciones.

La nueva concepción de la función de auditoria surgió de esa segunda etapa de

evolución, el rápido crecimiento de las empresas y la aceptación de la misma
como función necesaria dentro del sistema de control. Esta función de auditora
supera los límites estrictos de la formación contable y financiera, así pues e n los
últimos años el papel del auditor se ha ido ampliando gradualmente que podemos
decir que contribuye totalmente al proceso de control en la organización.

La auditoría conlleva a la evaluación de actividades de administración,

contabilidad, departamento financiero y a toda la operatividad de la organización.
También le lleva recomendaciones a la dirección en cuanto a la protección del
patrimonio y la optimización de los recursos.

3.3. DEFINICION DE AUDITORIA

Según la Asociación Americana de Contadores la auditoria es un proceso

sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas
con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados,
cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido
informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos
informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso».

5
La Auditoría constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a
la creación de una cultura de la disciplina de la organización y permite descubrir
fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes en la organización.

Como enfoque contable podemos definir la auditoria como la investigación,

consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a la Empresa.
Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo
con Normas de Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo
acontecido en el negocio; requisito fundamental es la independencia.

La ultima definición que tomaremos está limitado a la administración y

contabilidad, mencionando a la Auditoria como un examen profesional, objetivo e
independiente, de las operaciones financiera y/o Administrativas, que se realiza
con posterioridad a su ejecución en las entidades públicas o privadas y cuyo
producto final es un informe conteniendo opinión sobre la información financiera
y/o administrativa auditada, así como conclusiones y recomendaciones tendientes
a promover la economía, eficiencia y eficacia de la gestión empresarial o
gerencial, sin perjuicio de verificar el cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.

Como conclusión y unificando las definiciones anteriores podríamos considerar a

la Auditoria como una actividad continua, completa e independiente desarrollada
en una organización, con personal competente, consistente en verificar la
existencia, el cumplimiento, la eficacia y la optimización de los controles internos
de la organización para facilitar el cumplimiento de los objetivos de la misma.

Podemos decir que es una actividad continua puesto que precisa de atención
constante y permanente. También se trata de una actividad completa en tanto que
abarca la totalidad de las operaciones, transacciones e intercambio o cualquier
otro tipo de acciones que haga la empresa.

3.4. PERSONAS ENCARGADAS DE REALIZAR LA AUDITORIA

La auditoría es efectuada por un equipo de profesionales de diversas disciplinas

según la situación a presentarse. La mayoría de estos miembros serán
Contadores Públicos Colegiados (CPC) La Ley del Contador Público Nº 13253
dispone que efectuar y autorizar toda clase de operaciones de Auditoría,
corresponde a los Contadores Públicos. La auditoría puede ser realizada por
personal de la empresa, o por personas ajenas, el trabajo en equipo está
conformado por auditores, contadores públicos profesionales, profesional de
entrenamiento práctico y formal de la profesión contable, sumándose a este
equipo polivalente de auditoría personal, técnicos profesionales de otras
6
disciplinas como son: ingenieros, economistas, matemáticos, abogados,
especialistas en sistemas electrónicos, administradores de empresas, etc. Cada
uno es responsable de colaborar en su área de pericia.
Los auditores deben realizar sus trabajos personalmente como la haría un gerente
sí dispusiera de tiempo, también debe suponer que ellos son dueños del negocio,
que son dueños de los beneficios y antes de criticar un cambio o criticar una
operación deben preguntarse qué harían sí el negocio fuese realmente suyo. El
auditor tiene la responsabilidad de ayudar tanto a la dirección operativa como a la
general, a los directores operativos debe ofrecerles recomendaciones. Tienen la
responsabilidad de observar las normas internacionales de auditoría, principios de
contabilidad generalmente aceptados, etc. de sus revisiones y evaluaciones; todo
concierne a la claridad, adecuación y ejecución del trabajo para elaboración del
informe respectivo realizado.

3.5. CUANDO REALIZAR LA AUDITORÍA

Algunas de las razones más importantes para realizar una auditoría pueden ser
las siguientes,

3.5.1. Razones Externas.

 Cambios en el marco legislativo. La liberación o la legislación cambian el

entorno, convirtiéndolo en menos previsible, ya que se sustituye una
situación perfectamente definida por unas leyes reguladoras por otra regida
por las fuerzas de la competencia.
La privatización de organizaciones cambia la orientación de las mismas,
obligándolas a evolucionar desde un modelo burocrático a un modelo
orientado al servicio al cliente y a la eficiencia de las actuaciones.
La supresión de barras comerciales obliga a la apertura de horizontes hacia
unos mercados de competencia internacional en lugar de unos mercados
cerrados internos.
 Fluctuaciones del mercado. Los ciclos económicos obligan a las
organizaciones a adoptar estrategias diferenciadas y, por consiguiente, a
cambiar su orientación.
La innovación tecnología puede convertir de forma repentina en obsoletas a
empresas y sectores industriales enteros. La empresa debe adaptarse a
esos cambios.

3.5.2. Razones internas.

La planificación de la sucesión en puestos directivos hace posible la identificación
de nuevos valores internos o fichaje de personal externo.
La búsqueda de nuevos talentos con la finalidad de ubicarlos en posiciones
directivas clave.

7
La resolución de problemas de comunicación motiva la auditoría, tamo para
diagnosticar los problemas como para corregir las disfunciones.

3.5.3. Razones interno - externas,

Es conveniente realizar una auditoría entre la firma de los acuerdos iniciales y el
final de la misma, con la finalidad de valorar la capacidad de gestión del equipo
directivo coparticipe y analizar la posición competitiva de la empresa.
La reorganizar de la empresa. Puede venir motivada por diversas causas: tan
debilitamiento en el equipo directivo, un cambio en la propiedad de la empresa, un
cambio de estrategia o la creación de un nuevo producto.
La emisión de ofertas públicas en mercados financieros. El éxito de una oferta
pública radica en la capacidad de convicción de la empresa cara al mercado de su
potencial de crecimiento. La publicidad de los resultados de la auditoría puede
servir para anunciar las ventajas competitivas de la empresa y el talento de sus
gestores actuales.

3.6. CLASIFICACION DE LA AUDITORIA

La clasificación de la auditoria, obedece a sus propias características y a su

campo de acción, los cuales son dos atributos que están en función de la variedad
de actividades económicas y financieras, de donde surgen diferentes clases de
auditoría, las cuales están en concordancia a la diversificación y globalización de
la economía.

Su clasificación se divide de la siguiente manera:

3.6.1. De acuerdo a su función:

3.6.1.1. Auditorias de Estados Financieros

Estas son llevadas por auditores internos y externos, tienen como objetivo la
revisión o examen de los estados financieros por parte de un contador público
distinto del que preparo la información contable, con la finalidad de establecer si
los estados financieros han sido presentados de acuerdo a los principios o normas
contables de aceptación general.

3.6.1.2. Auditoria Operacional

Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una
función o una unidad con frecuencia a normas de las empresas, utilizando
personal no especializado en el área de estudio, con el objeto de asignar a la
administración que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones
pueden mejorarse.

8
 3.6.2. De acuerdo con su aplicación

3.6.2.1. Auditoría Interna

Es la evaluación sistemática de las operaciones de la entidad, con el fin de

identificar si las políticas, métodos, procedimientos, controles, objetivos y metas
dictados por la administración, son ejecutados según lo planeado.

3.6.2.2. Auditoria administrativa

Se dice que esta es una auditoria que está orientada hacia el desempeño tanto
cuantitativo como cualitativo del recurso humano, razón por la cual examina su
gestión administrativa y el apego y cumplimiento de políticas administrativas y
traslada los resultados a la junta directiva.

3.6.2.3. Auditoría externa

Es la práctica por un auditor independiente a la empresa, y tienen como propósito

opinar sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros
de una entidad, para presentar el resultado evaluación a la junta general de
accionistas, socios o dueños.

3.6.2.4. Auditoría Fiscal

Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y

obligaciones fiscales de los contribuyentes.

3.6.2.5. Auditoria Gubernamental

Comprende el examen de las operaciones cualquiera que sea su naturaleza, de

las dependencias y entidades de la administración pública, con el objeto de opinar
si los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera, si los
objetivos y metas efectivamente han sido alcanzadas, si los recursos han sido
administrados de manera eficiente y si se ha cumplido con las disposiciones
legales aplicables. Se basa su examen en las NAGA.

3.6.2.6. Auditoria de sistemas

Es aquella que tiene por objetivo examinar los sistemas computacionales, módulos
integrados, programas fuentes, la salvaguarda y protección de la información,
remitiendo el resultado de la auditoria hacia la junta directiva o gerencia general.

9
 3.6.2.7. Auditoría Ambiental

Genéricamente se encarga de examinar el ecosistema, los niveles de ecología, los

residuos tóxicos, los recursos naturales, el impacto ambiental, los riesgos de
conservación humana, flora, fauna y el cumplimiento de las leyes ambientales.

3.6.2.8. Auditoria Integral

Es considerada como una de las auditorias más modernas, pudiéndose encontrar

entre sus finalidades la de revisar el control organizacional de la entidad, examinar
los riesgos internos y externos, las operaciones y resultados de las mismas, la
arquitectura financiera, el desempeño gerencial y empresarial en su conjunto y el
cumplimiento de leyes, regulaciones, políticas y normas institucionales, e informa
los resultados a la junta directiva y a los accionistas o dueños de la compañía.

3.7. USUARIOS DE LA AUDITORIA

3.7.1. Accionistas: es tan grande el grado de importancia que el informa de

auditoría simboliza, para este sector, que es especialmente a ellos a
quienes va dirigido, debido a que son los principales interesados de la
gestión empresarial de los administradores de los capitales que estos
intervienen en cada uno de los entes correspondientes a los distintos
giros económicos.

3.7.2. Administradores: son los profesionales que tienen como

responsabilidad la conducción de las funciones administrativas de las
empresas y tienen como funciones evaluar las necesidades financieras,
evaluar los resultados de decisiones tomadas en el pasado, efectuar
proyecciones de resultados y posiciones financieras y por ultimo sugerir
o recomendar acciones a realizar.

3.7.3. El Estado: el informe de auditoría le sirve de base o respaldo en la toma

de decisiones relacionadas con la vigilancia que realiza sobre las
empresas que realizan actividades mercantiles, así como para tasar los
impuestos más exactamente en relación a las rentas obtenidas.

3.7.4. Acreedores: Estos usuarios necesitan la información contenida en los

estados financieros y de la opinión vertida en el informe de auditoría,
para la toma de decisiones relacionadas con la aprobación y el
otorgamiento de un crédito, refinanciamiento, gestión de deudas en
mora, así como para calificar y clasificar los deudores y la recuperación
o el grado de morosidad e irrecuperabilidad de las deudas.

10
 3.8. Objetivos del proceso de auditoria

El objetivo principal que tiene la auditoria en la empresa es informar y recomendar

a los administradores sobre los diferentes cambios que se deben adoptar para
garantizar el cumplimiento de las políticas y normas estipuladas en el manual de
funcionamiento, ya que este no tiene poder para la toma de decisiones. Sin
embargo puede exigir el cumplimiento del manual de funciones y procedimientos
que tiene la empresa.

La existencia de un departamento de auditoria interna en la empresa no significa

que los diferentes departamentos que componen la empresa están sujetos al
departamento de auditoria ni los exime de sus respectivas responsabilidades, ya
que cada departamento tiene sus propias responsabilidades, de las cuales tiene
que hacerse cargo sin esperar la aprobación o recomendación del departamento
de auditoria.

Los informes que emita el departamento de auditoria y las recomendaciones que

realicen deberán estar siempre sujetos a las nomas y políticas que tiene
estructurada la compañía, y aunque uno de los objetivos de la auditora es informar
,este deberá guardar máxima discreción los secretos profesionales, y presentar
los informes con objetividad.

Los objetivos del departamento de auditoria son:

Contribuir al logro de las metas de la compañía, presentando constantemente

mejoras continuas que con lleven al desarrollo correcto y evolutivo de la empresa.

Realizar las recomendaciones necesarias para cumplir con las normas y políticas
correspondientes a los manuales de funciones y procedimientos.

Examinar que las funciones y procedimientos si sean las adecuadas para el

cumplimientos de los objetivos.

Informar el grado de cumplimento del personal con la políticas y normas

establecidas.

11
 3.9. Áreas de interés de auditoria

Las áreas o departamentos de interés de la auditoria son todos los departamentos

y/o áreas que componen la empresa, ya que la auditoria debe de ser general, sin
embargo la auditoria se puede realizar a un departamento en especifico cuando
los accionistas y/o administradores necesiten examinar procesos y
procedimientos que desarrolla un departamento en el cumplimiento de sus labores
operativas.

3.10. Funciones a desempeñar de auditoria

3.11. Apoyo a la gerencia
3.12. Organigrama
3.13. El informe
3.14. Auditoria en ventas

12
 4. TECNICAS PARA DOCUMENTAR LA INFORMACION

4.1. CUESTIONARIOS: Se han desarrollado una serie de breves

cuestionarios que de una manera directa y objetiva nos proporcionan
información a cerca de variables cualitativas, como puede ser la
satisfacción con las prácticas de venta de la empresa y de variables
cuantitativas. El cuestionario nos permitió obtener información de forma
rápida y de una gran cantidad de gente, además permitió el tratamiento
estadístico y computarizado de la información. A continuación se
presenta el cuestionario suministrado a los empleados:


Conoce el proceso de venta a crédito y de contado?


Sabe cuántas actividades tiene el proceso?


Usted es parte activa del proceso? Si la respuesta es sí, definir cuál es su
papel, y si la respuesta es No, continuar con la siguiente pregunta .


Todas las facturas deben ser causadas en el sistema que se tiene para la
contabilidad?


Cuál es la importancia de cumplir todas las actividades que tiene el
proceso?


Que parámetros se tiene definidos para determinar los clientes a crédito
que ingresan a la compañía?

13
 
Cuáles es la forma de pago cuando se realizan ventas de contado?


Cuáles son los parámetros para que hagan el pago de contado en tarjeta de
crédito, cheques o en efectivo?


Existe una capacitación al personal sobre el procedimiento de venta a
crédito y al contado?

 ¿Quién determina el monto máximo para otorgar una venta a crédito?

4.2. OBSERVACION:

Entre los días ocho (8) y dieciséis (16) del mes de Septiembre nos desplazamos
hacia la empresa MERIDIANOS S.A, con el fin de identificar las posibles falencias
que se presentan en el Departamento De Venta; en primera parte se miran las
condiciones de trabajo de los empleados, su desempeño en el procedimiento de
una venta tanto al crédito y de contado, el cumplimiento de las políticas y del
manual de procedimientos del Departamento de ventas.

14
 5. DIAGNOSTICO

El día 8 del mes de Septiembre de 2013 asistimos a la empresa MERIDIANOS

S.A con el objetivo de realizar una auditoria interna en el departamento de ventas,
fuimos recibimos por el Señor Alberto Muñoz, administrador de la compañía. El
muy gentilmente nos presento con el jefe de ventas la Señora Marcela Pineda, la
cual nos comunico el funcionamiento del departamento a auditar y además de
facilitarnos el manual de funciones y procedimientos concerniente al área. A su
vez acordamos con la señora Marcela reunirnos el lunes 16 de septiembre para
iniciar el desarrollo de la auditoria.

Posteriormente el 16 de septiembre en la planeación de la auditoria, el equipo

tuvo acceso a la información del departamento de ventas la cual contiene el
manual de funciones y procedimientos en este se encuentran laborando 10
personas 3 directores con sus respectivos auxiliares y 4 vendedores, su
modalidad es ventas de crédito y de contado. También visitamos dependencias
relacionadas con este proceso como cartera y despacho para la consulta de
documentos relacionados,

El jefe del área nos permitió el acceso a los documentos soporte que respaldan
las ventas que se realizaron durante el mes de Agosto, periodo en la cual se
realizaron 100 ventas las cuales están comprendidas entre la factura numero
1310 hasta la factura 1410, de las cuales se tomo una muestra aleatoria de 30
facturas.

En el desarrollo del proceso de auditoria contamos con un equipo de 3 auditores

por medio de la cual se distribuyeron las facturas de forma equitativa, y en las
observaciones se encontraron las siguientes inconsistencias. Ver pre informe.

15
 6. PREINFORME

En el desarrollo de la auditoria del departamento de ventas de la Cía. Meridianos S.A.

con una totalidad de 100 ventas del mes de Agosto de 2012, se extrajo un muestra de 30
facturas de un amanera aleatoria y se encontraron las siguientes inconsistencias.

Sustantivas

1. En la factura N° 1333 realizada por la vendedora Sandra Hernández el 9 de

Agosto de 2012, a la empresa “Millar” autor retenedor Gran Contribuyente, se le
aplico retención en la fuente del 3.5% al valor de la mercancía correspondiente a
2.000.000$, infringiendo la pagina 2 del manual de procedimientos del
departamento de ventas y el articulo 368 del Estatuto Tributario, generando
desgastes administrativos y gastos de personal para corregir tal error , y reclamos
por parte del cliente al haber facturado con la retención.
Técnicas a utilizar: análisis, cálculo matemático, conciliaciones.

Acción de mejora: comunicar inmediatamente al cliente Millar sobre la

inconsistencia presentada en la factura N° 1333 del 9 de Agosto en la cual se le
aplico una rete fuente del 3.5 % para que ellos no vallan a declarar doble ante la
DIAN y también evitar que el cliente haga una cuenta de cobro a nuestra
compañía.
Responsable: el señor Carlos Mejía auxiliar contable encargado del registro en el
sistema Helisa de las facturas de venta.
Tiempo: Inmediato

Acción de mejora: Elegir a una persona capacitada en el área de contabilidad y

tributaria que se encargue de revisar de manera periódica todas las facturas de
venta antes de mandarse al cliente y de registrarse en el sistema.
Responsable: Steven Aguirre auxiliar contable.
Tiempo: semanal.

16
2. La factura de venta N° 1342 realizada el 9 de Agosto de 2012 por Andrés Felipe
Salazar al cliente Orlando Jiménez, se le aplico un menor valor del costo al
producto vendido correspondiente al ítem 00548, infringiendo la pagina 3 del
manual de procedimientos del Departamento de Venta en su lista de precios,
accediendo a venderle el producto al cliente por ese valor disminuyendo las
ganancias correspondientes a ese ítem.
Técnica a utilizar: cálculo matemático, observación, revisión, análisis e
inspección.

Acción de mejora: corregir del sistema de la lista de precios el valor del producto
que esta por debajo del costo y comunicarlo a todos los vendedores.
Responsable: Marcela Pineda jefe de ventas.
Tiempo: inmediato

Acción de mejora: Incluir en el sistema de la lista de precios una columna donde

los vendedores puedan ver el costo del producto y al mismo tiempo analizar que el
precio de venta este por encima del costo y se pueda obtener la ganancia
deseada.
Responsable: Camilo Torres jefe de costos
Tiempo: una semana

3. La factura N° 1349 realizada el 10 de agosto de 2012 por el vendedor Michael

Zapata al cliente Ricardo López, se le aplico un descuento comercial del 10% del
valor total de la factura, cuando a esta ya se le había vencido el plazo para el
pago. Infringiendo la página 5 del manual de procedimientos del departamento de
ventas, ocasionando que el mismo cliente se demore al pagar sus demás
facturas y esperar otros descuentos.
Técnica a utilizar: cálculo matemático, observación, revisión, análisis e
inspección.

Acción de mejora: Comunicarse con el cliente Ricardo López e informarle sobre

el error causado en deducirle el descuento comercial y que para las demás
facturas se seguirá llevando de acuerdo a las políticas de la empresa.
Responsable: Michael Zapata vendedor del cliente en mención.
Tiempo: inmediato

Acción de mejora: implementar en el sistema de facturación un método en la cual

anule o no permita la opción de descuentos a ventas a crédito cuando la fecha de
vencimiento a caducado.
Responsable: Carlos Monterrey jefe financiero.
Tiempo: una semana

17
 4. El 17 de agosto en el área de cartera se encontró que a la empresa maquila S.A.
se le entrego un tercer pedido, sin cancelar las facturas anteriores N° 1346 y 1348.
Incumpliendo el capítulo 8 del manual de procedimiento que indica que no se
autorizara la entrega de mercancía si el cliente tiene vencidas 2 facturas. Esto
ocasiona una cartera de difícil cobro y falta de liquidez a la compañía.
Técnica: observación, cálculo matemático y registro.
Acción de mejora: notificar al personal de ventas sobre las políticas de crédito
que establecen el número de pedidos que se pueden entregar a cada cliente
según su estado de cuenta.
Responsable: Marcela Pineda jefe de ventas.
Tiempo: inmediato.
Acción de mejora: realizar una capacitación a todos los vendedores, aclarando
las la capacidad de créditos que tenga el cliente.
Responsable: jefe de ventas Marcela Pineda
Acción de mejora: 2 días

5. la factura N° 1390 a nombre de la Cía. los verdes S.A. esta con un valor de $$
7.050.918incumpliendo el capítulo 9 del manual de procedimientos de ventas, la
cual indica según en una investigación que se realizo a los clientes sobre la
capacidad de pago que no debe exceder de 6.000.000$. Ocasionando una cuenta
de difícil cobro.
Técnica: análisis, cálculo matemático, conciliaciones.
Acción de mejora: notificar al personal de ventas sobre las políticas de crédito
que establecen el número de pedidos que se pueden entregar a cada cliente
según su estado de cuenta.
Responsable: Marcela Pineda jefe de ventas.
Tiempo: inmediato.
Acción de mejora: Implementar en el sistema una opción donde al ingresar un
valor por encima del tope señalado no permita que el registro se realice y no
pueda seguir al siguiente procedimiento.
Responsable: John Tabares auxiliar de informática e ingeniero en sistemas.

Cumplimiento

1. Se encontró una inconsistencia en la numeración correspondiente a la factura de

venta N° 1320 realizada el 7 de Agosto de 2013, por el vendedor Carlos Aguirre,
la cual no pertenece a la orden de compra, del cliente Luis Ernesto Ocampo, ya
que esta se encuentra numerada por la orden N°1302, infringiendo el capitulo 6 del
manual de procedimiento del Departamento de Venta, ocasionando confusión en
el departamento de despacho al momento de enviar el pedido correcto,
correspondiente a la orden de compra del cliente. ACEV

18
 Técnica: observación, análisis, registro y rastreo.
Acción de mejora: implementar un nuevo procedimiento en el departamento de
ventas donde en la factura de venta lleve incluida su orden de compra para evitar
diferenciación de numeración.
Responsable: Marcela Pineda jefe de ventas
Tiempo: 2 semanas
.
2. La factura de venta N° 1353 realizada el 10 de Agosto de 2013 realizada por la
promotora Sandra Hernández al señor Mauricio Herrera no contiene la dirección
correspondiente, la cual tampoco se encuentra en la base de datos de los clientes,
violando el capitulo 1 del manual de procedimiento del Departamento de Venta,
afectando el área de Despacho en el momento de corroborar el sitio donde será
enviado el pedido.
Técnica: análisis, cálculo matemático, conciliaciones.
Acción de mejora: Comunicarse con el señor Mauricio Herrara por vía telefónica
o correo electrónico para solicitar los datos correspondientes para enviarle el
pedido.
Responsable: Luis Zuluaga Jefe de despacho.
Tiempo: inmediato.

Acción de mejora: crear un sistema operativo el cual impida continuar el proceso

de creación de un cliente en la base de datos hasta no llenar todos los campos
requeridos.
Responsable: John Tabares auxiliar de informática.
Tiempo: cada seis meses

3. Se encontró que la factura de venta N° 1398 realizada el 14 de Agosto de 2012 por

Andrés Felipe Salazar al cliente Diego Rivera contiene el número de cedula
diferente a su orden de compra correspondiente, ya que el número de cedula de la
factura es 98705139, y el de su orden de compra es 98703139, infringiendo
capitulo 2 del manual de Procedimientos del Departamento de Venta y articulo 617
del estatuto tributario, generando inconsistencias en la base de datos de los
clientes, por la duplicación de una misma persona y confundiendo a vendedores
en el momento de facturar un pedido a nombre del cliente mencionado.
Técnica: análisis, observación, inspección.

Acción de mejora: corregir el número de identificación de la factura

correspondiente a la orden de compra del señor Diego Rivera.
Responsable: Carolina Sierra auxiliar de cartera.
Tiempo: inmediato

Acción de mejora: hacer una revisión y control a las causaciones con los
documentos soportes para validar el NIT con el nombre del cliente.
Responsable: Cristina Zapata auxiliar de ventas.

19
 Tiempo: mensualmente.

4. Realizando una inspección de todas la facturas del mes de agosto de 2013, se

encontró que las facturas N°1400,1403 y 1404 no tenían el sello certificador de
Cancelado, cuando es de estricto cumplimiento llevar el sello impregnado y en un
parte visible de la misma. Incumpliendo con la política de venta de contado
contemplado en el capítulo 9 del manual de procedimientos de ventas.
Ocasionando una confusión en el archivo y en el personal de cartera por no tener
el sello.
Técnica: certificación, análisis, observación.

Acción de mejora: revisar periódicamente y de manera detallada las facturas

canceladas por los clientes.
Responsable: Carolina Sierra auxiliar de cartera
Tiempo: mensualmente

Acción de mejora: revisar minuciosamente todas las facturas de los últimos 3

meses, para detectar facturas que están canceladas y no tienen los sellos
correspondientes.
Responsable: Carolina Sierra auxiliar de cartera
Tiempo: mensualmente

5. En el pedido 1409 de su correspondiente factura N° 1409 del 26 de agosto de

2013, se encuentro que el pedido fue entregado al señor Luis Alberto Penagos sin
tener la firma del jefe de ventas; la señora Marcela Pineda, infringiendo el
procedimiento de legalización de la factura contemplado en el capítulo 3 del
manual de procedimientos de ventas. El cual impide llevar un control más estricto
en la entrega de los pedidos.
Técnica: certificación, análisis, observación.
Acción de mejora: negar la entrega de pedidos cuando los pedidos no contengan
las autorizaciones correspondientes.
Responsable: Luis Zuluaga jefe de despacho
Tiempo: inmediatamente.

Acción de mejora: implementarse un nuevo procedimiento en el momento de

entregar la factura al departamento de despacho, llevarse primero al jefe de ventas
para que las autorice y les ponga las respectivas firmas.
Responsable: Marcela Pineda jefe de ventas
Tiempo: 3 días

20
MERIDIANOS S.A Es una compañía del sector plástico en Colombia, creada hace
diez años para satisfacer las necesidades de artículos plásticos del sector
cosmético farmacéutico y de aseo personal.

Misión: satisfacer las necesidades del cliente cumpliendo con especificaciones

técnicas y contractuales, logrando y mejorando el Leand time pactado con los
clientes, la infraestructura, las competencias y motivación personal.

Visión: para el 2015 lograremos duplicar nuestro negocio, proporcionando

soluciones innovadoras que satisfagan las necesidades de empaque de nuestros
clientes.

Valores Corporativos:

 Transparencia
 Creatividad
 Sostenibilidad ambiental
 Compromiso
 Eficiencia

AUDITORIA DEPARTEMENTO DE VENTAS

21
 PLAN DE MEJORAMIENTO

TECNICA
OBSERVACIONES A ACCION DE RESPONSABLE TIEMPO OBSERVACIONES
UTILIZAR MEJORA
Se encontró una
inconsistencia en la
numeración
correspondiente a la
factura de venta N° 1320
realizada el 7 de Agosto
de 2012, por el vendedor
Carlos Aguirre, la cual
no pertenece a la orden
de compra, del cliente implementar un
Luis Ernesto Ocampo, nuevo En el momento de
ya que esta se observación, procedimiento en despacho de la
encuentra numerada por análisis, el departamento mercancía también la
la orden N°1302, registro y de ventas donde Marcela Pineda jefe persona encargada
infringiendo el capitulo 6 rastreo en la factura de de ventas 2 semanas debe de estar pendiente
del manual de venta lleve incluida de que la factura de
procedimiento del su orden de venta corresponda a su
Departamento de Venta, compra para evitar orden de compra y a los
ocasionando confusión diferenciación de productos que requiere
en el departamento de numeración el cliente.
despacho al momento
de enviar el pedido
correcto,
correspondiente a la
orden de compra del
cliente.

En la factura N° 1333
realizada por la
vendedora Sandra
Hernández el 9 de
Agosto de 2012, a la Elegir a una
empresa “Millar” autor persona
retenedor Gran capacitada en el
Contribuyente, se le área de
aplico retención en la contabilidad y En el momento de hacer
fuente del 3.5% al valor tributaria que se la revisión periódica es
de la mercancía encargue de recomendable que
Análisis,
correspondiente a revisar de manera Steven Aguirre señale con un sello las
cálculo
2.000.000$, infringiendo periódica todas las Semanal. facturas que están
matemático, auxiliar contable.
la pagina 2 del manual facturas de venta debidamente revisadas
de procedimientos del conciliaciones. antes de y correctamente
departamento de ventas mandarse al realizadas.
y el articulo 368 del cliente y de
Estatuto Tributario, registrarse en el
generando desgastes sistema
administrativos y gastos
de personal para
corregir tal error , y
reclamos por parte del
cliente al haber
facturado con la
retención.

La factura de venta N° Incluir en el

1342, se le aplico un sistema de la lista
menor valor del costo al de precios una
producto vendido columna donde los
correspondiente al ítem Cálculo vendedores
00548, infringiendo la matemático, puedan ver el Mantener actualizada la
pagina 3 del manual de observación, costo del producto lista de precios cada que
procedimientos del revisión, y al mismo tiempo Camilo Torres jefe de
se modifique el valor de un
Departamento de Venta análisis e analizar que el costos Semanal
producto
en su lista de precios, inspección. precio de venta
accediendo a venderle el este por encima
producto al cliente por del costo y se
ese valor disminuyendo pueda obtener la
las ganancias ganancia deseada.
correspondientes a ese
ítem.

22
La factura N° 1349
realizada el 10 de
agosto de 2012 por el
vendedor Michael
Zapata al cliente Ricardo implementar en el
López, se le aplico un sistema de
descuento comercial del Cálculo facturación un
10% del valor total de la matemático, método en la cual
factura, cuando a esta observación, anule o no permita
ya se le había vencido el revisión, la opción de Carlos Monterrey jefe
plazo para el pago. análisis e descuentos a financiero. Los vendedores deben
Infringiendo la página 5 inspección. ventas a crédito de estar actualizados y
Semanal capacitados en cuanto a
del manual de cuando la fecha de
procedimientos del vencimiento a políticas de crédito a
departamento de ventas, caducado clientes
ocasionando que el
mismo cliente se demore
al pagar sus demás
facturas y esperar otros
descuentos.

El 17 de agosto en el
área de cartera se
encontró que a la
empresa maquila S.A. realizar una
se le entrego un tercer capacitación a
pedido, sin cancelar las todos los
facturas anteriores N° Observación, vendedores,
1346 y 1348. cálculo aclarando las Cada que exista una
Incumpliendo el capítulo matemático y políticas de venta jefe de ventas actualización en
8 del manual de registro. en cuanto a el Marcela Pineda 2 días políticas de venta se
procedimiento que indica tope de pedidos debe de capacitar al
que no se autorizara la que se deben de personal competente.
entrega de mercancía si realizar según el
el cliente tiene vencidas numero de
2 facturas. Esto créditos que tenga
ocasiona una cartera de el cliente
difícil cobro y falta de
liquidez a la compañía
La factura de venta N°
1353 realizada el 10 de
Agosto de 2012
realizada por la
promotora Sandra
Hernández al señor
Mauricio Herrera no
contiene la dirección Crear un sistema Al iniciarse la
correspondiente, la cual operativo el cual negociación de venta
tampoco se encuentra Análisis, impida continuar el con el cliente, cada
en la base de datos de cálculo proceso de vendedor debe
los clientes, violando el matemático, creación de un John Tabares auxiliar Semestral corroborar todos los
capitulo 1 del manual de cliente en la base de informática. datos pertinentes para
conciliaciones.
procedimiento del de datos hasta no poder hacer llegar el
Departamento de Venta, llenar todos los pedido donde lo
afectando el área de campos necesite.
Despacho en el requeridos.
momento de corroborar
el sitio donde será
enviado el pedido.

La factura N° 1390 a
nombre de la Cía. los
verdes S.A. esta con un Implementar en el
valor de $15.200.000. sistema una Constantemente debe
Incumpliendo el capítulo opción donde al de hacerse
9 del manual de Análisis, ingresar un valor investigaciones a los
procedimientos de cálculo por encima de el John Tabares auxiliar clientes tanto viejos y
ventas, la cual indica matemático, tope señalado no de informática e nuevos sobre su
según en una conciliaciones. permita que el ingeniero en Semanal capacidad de pago y el
investigación que se registro se realice tope en montos para
sistemas.
realizo a los clientes y no pueda seguir hacer el crédito.
sobre la capacidad de al siguiente
pago que no debe procedimiento
exceder de 10.000.000$.
Ocasionando una cuenta
de difícil cobro

23
Se encontró que la
factura de venta N° 1398
realizada el 14 de
Agosto de 2012 por
Andrés Felipe Salazar al
cliente Diego Rivera
contiene el número de
cedula diferente a su
orden de compra
correspondiente, ya que
el número de cedula de
la factura es 98705139,
y el de su orden de
compra es 98703139,
infringiendo capitulo 2 Se deben hacer
del manual de hacer una revisión actualizaciones a las
Procedimientos del y control a las bases de datos de los
Departamento de Venta análisis, causaciones con clientes y corroborar que
y articulo 617 del observación, los documentos Cristina Zapata los datos sean
estatuto tributario, inspección soportes para auxiliar de ventas Mensualmente. correspondientes y
generando validar el NIT con verídicos, eliminando
inconsistencias en la el nombre del clientes que estén
base de datos de los cliente repetidos o erróneos.
clientes, por la
duplicación de una
misma persona y
confundiendo a
vendedores en el
momento de facturar un
pedido a nombre del
cliente mencionado.

Realizando una
inspección de todas la
facturas del mes de
agosto de 2012, se
encontró que las
facturas N°1400,1403 y En el momento en que
1404 no tenían el sello se pasen las facturas de
certificador de Revisar venta a contabilidad, el
Cancelado, cuando es minuciosamente auxiliar contable debe
de estricto cumplimiento todas las facturas de verificar que cada
llevar el sello Certificación, de los últimos 3 Carolina Sierra documento soporte este
impregnado y en un análisis, meses, para auxiliar de cartera debidamente certificado
parte visible de la observación. detectar facturas trimestral con sus sellos
misma. Incumpliendo que están correspondientes.
con la política de venta canceladas y no
de contado contemplado tienen los sellos
en el capítulo 9 del correspondientes.
manual de
procedimientos de
ventas. Ocasionando
una confusión en el
archivo y en el personal
de cartera por no tener
el sello
En el pedido 1409 de su
correspondiente factura
N° 1409 del 26 de
agosto de 2012, se implementarse un
encuentro que el pedido nuevo
fue entregado al señor procedimiento en El departamento de
Luis Alberto Penagos sin el momento de despacho no debe
tener la firma del jefe de Certificación, entregar la factura recibir una factura de
ventas; la señora análisis, al departamento Marcela Pineda jefe venta que no contenga
3 días
Marcela Pineda, de despacho, de ventas todos los requerimientos
observación.
infringiendo el llevarse primero al necesarios para ser
procedimiento de jefe de ventas aceptados.
legalización de la factura para que las
contemplado en el autorice y les
capítulo 3 del manual de ponga las
procedimientos de respectivas firmas
ventas. El cual impide
llevar un control más
estricto en la entrega de
los pedidos

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