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INSTRUCTIVO DE SELECCIÓN Y
EVALUACION DE AUDITORES
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INTERNOS EN LA EMPRESA RYS
SOLUCIONES LTDA
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PRESENTADO POR:
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ANYIS FLOREZ BERRIO
MARIZETH ROGRIGUEZ CASTAÑO
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PRESENTADO A:
VANNESA VILLALBA
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VERSIÓN: 01
INSTRUCTIVO DE SELECCIÓN Y EVALUACION 17 DE mayo
DE AUDITORES INTERNOS EN LA EMPRESA FECHA: del 2017
RYS SOLUCIONES LTDA.

1. OBJETIVO

Definir las directrices para seleccionar y evaluar a las personas interesadas en hacer
parte del Equipo Auditor, cuyo objetivo es realizar las auditorías internas al Sistema
de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos identificados en el mapa de


procesos de la organización RYS SOLUCIONES LTDA.

3. RESPONSABILIDADES

PERFIL DE CARGO
CARGO: Auditor Interno
TIPO DE CARGO Administrativo
PROCESO AL QUE PERTENECE Gestión SGC
REPORTA A Coordinador de Calidad
REQUISITOS
Técnico o tecnólogo en carreras administrativas o a
EDUCACION:
fines.
 Sistema de Gestión de la Calidad
FORMACION:
 Auditoria Interna de Calidad
1 años de experiencia en implantación de SGC.
EXPERIENCIA: Haber participado por lo menos en 2 procesos de
auditoria de calidad.
CONOCIMIENTOS ADICIONALES. -Ofimática
VERSIÓN: 01
INSTRUCTIVO DE SELECCIÓN Y EVALUACION 17 DE mayo
DE AUDITORES INTERNOS EN LA EMPRESA FECHA: del 2017
RYS SOLUCIONES LTDA.

HABILIDADES
 Trabajo en equipo
 Puntualidad
 Amabilidad

Observación: Estas habilidades serán medidas siempre y cuando se requiera de


la presencia estable del auditor por más de 2 meses de trabajo en las
instalaciones de RYS soluciones ltda.
FUNCIONES GENERALES
 Diseñar y ejecutar a cabalidad el plan de auditorías internas.
 Llevar a cabo auditorías internas
 Entregar Informes de auditorías internas
RENDICIÓN DE CUENTAS
Este cargo rinde cuentas a la gerencia y al coordinador de calidad sobre el estado del
sistema de gestión después de ser auditado y sobre las oportunidades de mejora que
puedan aparecer.
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
 Seguir los lineamientos del reglamento interno del trabajo de la empresa.
 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la calidad
y de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa
 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
 Procurar el cuidado integral de su salud.
 Participar en la prevención de los riesgos laborales a través del comité paritarios de
salud ocupacional
 Asistir a las capacitaciones programadas en el plan de capacitación de la
organización
 Asistir periódicamente a los programas de promoción y prevención adelantados por las
administradoras de riesgos laborales.
 Promover y responder antes las acciones correctivas tomadas
 Realizar el auto-reporte de las condiciones del puesto de trabajo cada vez que se
crea necesario
 Realizar las actividades bajo los estándares de los procedimientos establecidos en la
organización y registrar los documentos que estos demanden
VERSIÓN: 01
INSTRUCTIVO DE SELECCIÓN Y EVALUACION 17 DE mayo
DE AUDITORES INTERNOS EN LA EMPRESA FECHA: del 2017
RYS SOLUCIONES LTDA.

CONVALIDACIONES
Si se requiere un auditor por contratación menor a 2 meses de trabajo, la organización
solamente mantendrá registros de Educación, Formación y Experiencia, las habilidades
establecidas en el presente manual no serán evaluadas por un psicólogo sino por el
Coordinador de Calidad durante la negociación.
AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES
El coordinador de calidad, asignado por la Gerencia tiene autoridad en aspectos medio de
calidad, asegurando que el sistema se establece, implementa y mantiene de acuerdo a las
normas aplicables.

 Personas a cargo: N/A


 Decisiones tomadas por sí mismo: Tiene autoridad para pedir documentación completa
de cada proceso.
 Decisiones tomadas consultando al superior: debe pedir autorización a su superior
para trabajar las horas extras.

RELACIONES DE TRABAJO

Relaciones Internas:
 Gerente: Reporta resultados del resultado de auditorias
 Coordinador de Calidad: para coordinar auditorias programadas.

Relaciones Externas:
 N/A

FIRMA DE ACEPTACIÓN: _________________________

FECHA: ______________________________________
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4. DEFINICIONES

 AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado


destinado a obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar hasta qué punto se cumplen la política, procedimientos o
requisitos de referencia.

 AUDITORIAS INTERNAS: Denominadas en algunos casos como


auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia
organización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y
pueden constituir la base para auto declaración de conformidad de una
organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones
pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre de
responsabilidades en la actividad que se audita.

 CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o


requisitos. Los criterios de auditoria se utilizan como una referencia frente
a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

 EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o


cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de
auditoría y que son verificables. La evidencia de la auditoria puede ser
cualitativa o cuantitativa

 HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la


evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Los
hallazgos de la auditoria pueden indicar tanto conformidad o no
conformidad con los criterios de auditoria como oportunidades de mejora.

 ACCIONES CORRECTIVAS: Acciones tomadas para eliminar la causa de


una No conformidad detectada u otra situación indeseable. La acción
correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.

 ACCIONES PREVENTIVAS: Acciones tomadas para eliminar la causa de


una No conformidad potencial u otra situación potencialmente
indeseable. La acción preventiva se toma para prevenir que algo
suceda.
 AUDITADO: Organización que es auditada.
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5. DESARROLLO

Se realizara una convocatoria la cual será publicada en diferentes sitios de empleo


en internet por un periodo máximo de Ocho (8) días hábiles y en la cual se
establecerán los parámetros de dicha convocatoria:

Contenido de la convocatoria:

 Objeto de la convocatoria
 Funciones del auditor
 Alcance y base legal
 Requisitos Específicos
 Inscripción
 Evaluación del Aspirante
 Incorporación de Auditores.

5.1 REQUISITOS DEL ASPIRANTE

 Educación: tener mínimo título de técnico tecnólogo en cualquier disciplina,


debidamente acreditado (acta de grado o diploma) o estar cursando mínimo
Sexto (6) semestre de un programa de estudio de pregrado, para acreditar
estudios podrá presentar Certificado de estudios en el cual se especifique el
semestre que cursa al momento de la convocatoria, para el caso de estar
cursando carrera de pregrado. Para los casos de acreditación del título
técnico, tecnólogo o profesional este se acreditara con el diploma o acta de
grado otorgados por las instituciones correspondientes.

 Experiencia Laboral: Se deberá acreditar experiencia mínima de seis (6)


meses en la Entidad o acreditar experiencia laboral de un (1) año en
cualquier otra Entidad Pública o Empresa del sector Privado.

En caso de no cumplir con los requisitos será descalificado del proceso de


selección.
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5.2 ACTIVIDADES

 Entrevista
 Prueba psicotécnica
 Examen de conocimientos

5.3 NOTIFICACION DE RESULTADOS

Los aspirantes seleccionados al cargo de auditor interno, serán notificados mediante


correo electrónico.

6. REGISTROS

 Cronograma de Auditoría Interna


 Plan de Auditoría Interna
 Informe de Auditoría Interna
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INSTRUCTOR OF SELECTION AND EVALUATION OF INTERNAL AUDITORS IN


THE COMPANY RYS SOLUCIONES LTDA.

1. OBJECTIVE

Define the guidelines for selecting and evaluating people interested in becoming part
of the Audit Team, whose objective is to carry out the internal audits of the Quality
Management System.

2. SCOPE

This procedure is applicable to all processes identified in the process map of the
organization RYS SOLUCIONES LTDA.

3. RESPONSIBILITIES

CARGO PROFILE
POSITION: Internal auditor
TYPE OD POSITION: Administrative
PROCESS TO WHAT IT BELONGS
Management SGC
TO
REPORT TO Quality coordinator
REQUERIMENTS
Technician or technologist in administrative or final
EDUCATION:
careers.
 Quality management system
TRAINING
 Quality internal audit
1 year experience in implementation of SGC. Have
EXPERIENCE
participated in at least 2 quality audit processes
ADDITIONAL KNOWLEDGE
-Ofimática
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ABILITIES
 Teamwork
 Punctuality
 Amiability
Observation: These skills will be measured as long as the auditor's permanent presence is
required for more than 2 months of work at RYS Soluciones Ltda.

GENERAL FUNCTIONS
 Design and execute the internal audit plan.
 To make internal audits
 Deliver audit report
ACCOUNTABILITY
This position reports to management and the quality coordinator on the status of the
management system after being audited and on any improvement opportunities that may
arise.
CARGO RESPONSIBILITIES
 Follow the guidelines of the internal regulations of the work of the company.
 Comply with the rules, regulations and instructions of the Quality Management System
and the Health and Safety at Work of the company
 Provide clear, truthful and complete information about your state of health.
 Seek the integral care of your health.
 Participate in the prevention of occupational hazards through the peer occupational
health committee
 Attend the training programmed in the training plan of the organization
 Attend periodically to the programs of promotion and prevention advanced by the
managers of occupational risks.
 Promote and respond first to corrective actions taken
 Carry out the self-report of job conditions whenever it is deemed necessary
 Carry out the activities under the standards of the established procedures in the
organization and register the documents that they demand
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CONVALIDATIONS
If an auditor is required for hiring less than 2 months of work, the organization will only
maintain records of Education, Training and Experience, the skills established in this manual
will not be evaluated by a psychologist but by the Quality Coordinator during the negotiation.

AUTHORITY TO TAKE DISCOUNTS

The quality coordinator, assigned by the Management, has authority on medium quality
aspects, ensuring that the system is established, implemented and maintained according to
applicable standards.

 Dependents : N/A
 Self-made decisions: You have authority to request complete documentation of each
process.
 Decisions taken in consultation with the superior: you must ask permission from your
superior to work overtime.

WORK RELATIONSHIPS
Internal relations
 Manager: Reports results of audit results
 Coordinador de Calidad: para coordinar auditorias programadas.

EXTERNAL RELATIONS
 N/A

ACCEPTATION SIGNATURE: _________________________

DATE: ______________________________________
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4. DEFINITIONS

• AUDIT: Systematic, independent and documented process to obtain evidence and


evaluate them objectively in order to determine the extent to which the policy,
procedures or reference requirements are met.

• INTERNAL AUDITS: In some cases referred to as first-party audits, they are


performed by or on behalf of the organization itself, for review by management and for
other internal purposes, and may form the basis for a self-declaration of conformity an
organization. In many cases, particularly in small organizations, independence can be
demonstrated by being free from responsibilities in the activity being audited.

• AUDIT CRITERIA: Set of policies, procedures or requirements. Audit criteria are used
as a benchmark against which audit evidence is compared.

• EVIDENCE OF THE AUDIT: Records, factual statements or any other information that
is relevant to the audit criteria and that are verifiable. Audit evidence may be qualitative
or quantitative

• FINDINGS OF THE AUDIT: Results of the evaluation of the audit evidence collected
against the audit criteria. The audit findings may indicate either compliance or non-
compliance with the audit criteria as opportunities for improvement.

• CORRECTIVE ACTIONS: Actions taken to eliminate the cause of a detected


nonconformity or other undesirable situation. Corrective action is taken to prevent
something from occurring again.

• PREVENTIVE ACTIONS: Actions taken to eliminate the cause of a potential


nonconformity or other potentially undesirable situation. Preventive action is taken to
prevent something from happening.

• AUDIT: Organization that is audited.


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5. DEVELOPMENT
A call will be made which will be published in different places of employment on the
internet for a maximum period of eight (8) business days and in which the parameters
of said call will be established: Content of the call:  Object of the call  Auditor's
duties  Scope and legal basis  Specific requirements  Registration  Evaluation
of the Applicant  Incorporation of Auditors.

5.1 ASPIRANT REQUIREMENTS

 Education: to have a minimum degree of technical technologist in any discipline, duly


accredited (certificate of degree or diploma) or to be studying at least Sixth (6)
semester of an undergraduate study program, to accredit studies may present
Certificate of studies in which Specify the semester you attend at the time of the
call, in case you are studying undergraduate. For the cases of accreditation of the
technical title, technologist or professional this will be accredited with the diploma or
certificate of degree granted by the corresponding institutions.

 Work Experience: Must have at least six (6) months of experience in the Institution
or accredit work experience of one (1) year in any other Public Entity or Company
in the Private sector.

In case of not fulfilling the requirements will be disqualified from the selection process.

5.2 ACTIVITIES
 Interview
 Psycho-technical test
 Examination of knowledge

5.3 NOTIFICATION OF RESULTS


Applicants selected as internal auditor will be notified by email.

6. RECORDS
 Internal Audit Schedule
 Internal Audit Plan
 Internal Audit Report