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Resumo
Este artigo teve como foco analisar processos licitatórios e seus termos de referência.
Para tanto, o objetivo foi verificar a implantação da ferramenta de Procedimento Operacional
Padrão (POP), especificamente no que tange ao Termo de Referência (TR), sendo avaliada a
conformidade dos quesitos mínimos que compõe o TR. A metodologia adotada foi a
verificação da distribuição de frequência, relacionando-se os percentuais de ocorrência para
todos os processos em relação aos quesitos analisados, de uma amostra de 26 processos e
1.365 itens. Após análise dos dados verificou-se que a ferramenta POP apresenta subsídios de
resolutividade dos problemas diagnosticados com relação à elaboração do termo de referência
junto aos gestores de contrato, pois houve a adoção do documento que fornece aporte para
aquisições bem sucedidas. Entretanto, há muito que se trabalhar com os responsáveis pelos
contratos, tendo em vista que a porcentagem de não conformidades ainda é considerável.
1 Introdução
Entre os principais objetivos de uma empresa, seja ela pública ou privada, está o
atendimento das expectativas e necessidades do seu cliente. Para tanto, se faz necessário uma
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organização composta por processos, que por sua vez são estruturados por vários
procedimentos, os quais devem ser de conhecimento das pessoas que tem a incumbência de
colocá-las em prática.
A efetivação destes processos requer o entendimento de seu fluxo, para que sejam
realizados todos os passos necessários à sua adequada execução. Bem como, é indispensável o
conhecimento da legislação que rege o assunto, de modo que seja atendido o princípio da
legalidade, no qual o servidor público só pode fazer o que a lei determina. Além disso, faz-se
pertinente a adoção de estratégias que valorizem a qualidade destas atividades, e prezem pela
eficiência dos processos e otimização dos recursos disponíveis.
Diante deste contexto, este trabalho foi sugerido pelo Projeto de Desenvolvimento dos
Agentes Universitários (PDA) de uma universidade do Paraná, cuja primeira fase consistiu na
busca do aperfeiçoamento da fase interna do processo licitatório, e para o qual foi aplicado
questionário aos gestores de contrato da instituição a respeito dos procedimentos realizados
para aquisição de produtos e serviços por meio de licitações. Na análise das repostas foi
identificado que grande parte dos gestores desconhece o trâmite do processo e não possuem
compreensão acerca de suas responsabilidades na execução da licitação. Para minimizar este
problema foi adotada a sugestão contida na etapa inicial do trabalho que consistiu na
elaboração de POP’s para a orientação do processo licitatório na fase interna, quais sejam:
abertura processo licitatório, termo de referência, atuação equipe técnica durante o certame e
qualificação técnica de produtos (SOUZA; CAMPOS; SILVA; MELLO; BOGO, 2014).
Em função da necessidade de melhoria do processo, este artigo tem como objetivo
verificar a implantação da ferramenta de Procedimento Operacional Padrão (POP),
especificamente no que tange ao Termo de Referência (TR), sendo avaliadas a conformidade
dos quesitos mínimos que compõe o TR.
Assim, perante a proposta do POP, a ferramenta apresenta subsídios de resolutividade
dos problemas diagnosticados com relação à elaboração do termo de referência junto aos
gestores de contrato?
O estudo está estruturado em cinco seções: introdução; referencial teórico contendo
abordagem sobre qualidade nos processos administrativos, gestão por processos, licitação e
termo de referência; metodologia; análise dos resultados e considerações finais.
2 Referencial Teórico
2.1 Qualidade nos processos administrativos
A otimização de processos está alinhada à eficiência, ou seja, fazer mais e melhor com
menos recursos. Otimizar processos consiste em reconfigurá-los e a consequente alteração de
regras e procedimentos, com a utilização de novas tecnologias e promovendo sua integração
(MARTINS; MARINI, 2010).
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Na gestão por processos, um processo pode ser entendido como um fluxo de trabalho
no qual há insumos, produtos e serviços com definição precisa e atividades que possuem uma
sequência lógica e dependente, num curso claro que delimita início e fim e que gera
resultados para o público interno e externo (BRASIL, 2013).
É importante ressaltar que os processos devem ser implementados e padronizados no
intuito de resultarem em melhorias para as instituições. Neste sentido, a Norma ISO 9001
descreve que para uma organização funcionar de maneira eficaz, ela tem que identificar e
gerenciar diversas atividades interligadas. Uma atividade que usa recursos, os quais são
gerenciados de forma a possibilitar a transformação de entradas em saídas, pode ser
considerada um processo (ABNT, 2001).
Para Davenport (1994) um processo caracteriza-se como um conjunto de atividades
estruturadas e medidas, cujo resultado consiste em um produto específico para um
determinado cliente ou mercado, contudo, precisam de executores claramente definidos, que
sejam responsáveis pelo projeto e efetivação e que façam com que as necessidades dos
clientes sejam satisfeitas.
Corrobora Project Management Institute (2004), para o qual o processo é um conjunto
estruturado e mensurável de atividades projetadas para produzir uma saída específica para um
consumidor. Sendo assim, a realização de melhorias nos processos deve ser cada vez mais
representativa para o resultado, e o foco da visão do negócio não deve ser mais por função ou
departamentos, e sim, por processos-chave, os quais devem ser replanejados do início ao fim
(DAVENPORT, 1994).
Há que se salientar a necessidade de revisar constantemente os processos nas
empresas. Para a execução de uma reengenharia de processos, é importante que os processos
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Prazo de
Modalidade Características publicaçã Limites de valores
o
30 dias ou Acima de R$ 1.500.000,00
Estão aptos a participar quaisquer 45 (técnica para obras e serviços de
Concorrência interessados que comprovem possuir os e preço ou engenharia; Acima de R$
requisitos mínimos de qualificação exigidos melhor 650.000,00 para compras e
para execução de seu objeto. técnica) serviços.
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A Lei Federal nº 8.666/1993 dispõe sobre normas gerais para a realização de licitação
pública, sendo que as unidades da Federação tem a prerrogativa de legislar de forma
complementar sobre o tema. O Estado do Paraná publicou a Lei Estadual nº 15.608/2007,
legislando sobre a matéria, porém respeitando as normas gerais expedidas pela União. O
Estado do Paraná legislou em uma única lei sobre temas como dispensa de licitação,
contratação direta, pregão presencial, pregão eletrônico dentre outras modalidades, uma vez
que algumas destas modalidades de licitação pública não existiam quando foi publicada a Lei
Federal nº 8.666/1993, pois foram criadas posteriormente por meio de legislação esparsa
(PARANÁ, 2007).
A Lei Federal nº 10.520/2002 criou uma nova modalidade de licitação inexistente até o
ano de 2002. Esta nova modalidade de licitação denominada pregão volta-se a aquisição de
bens e serviços comuns tendo em vista a dinâmica e celeridade inerente ao processo, além da
ampliação da concorrência viabilizada pela forma eletrônica (BRASIL, 2002).
Para realização do processo licitatório, por meio das modalidades já elencadas há duas
fases a interna e a externa. Na fase interna são realizados os procedimentos que antecedem a
contratação, dos quais podem ser citados a identificação da necessidade do bem ou serviço, a
confecção do termo de referência ou projeto básico, verificação dos valores envolvidos na
futura contratação e fixação das condições necessárias à execução do objeto. Já a fase externa
inicia com a publicação do edital e finaliza com a aquisição do bem, prestação do serviço ou
execução da obra (BRASIL, 2010).
Para que o processo licitatório ocorra de maneira satisfatória é fundamental que se
observe todos os critérios legais que o norteiam. A Lei Federal 8.666/1993, por meio do
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3 Metodologia
A abordagem de pesquisa foi caraterizada como quantitativa. Para tanto, foi realizada
análise de processos licitatórios efetuados pelo hospital no período de janeiro a junho de 2015,
período este selecionado por ser posterior à implantação dos POP’s. Foram excluídos da
amostra processos não homologados e que não estivessem arquivados na unidade de licitação
do hospital, impossibilitando a verificação in loco do mesmo.
A análise dos dados ocorreu de julho a setembro de 2015. Inicialmente foi realizada
pesquisa documental e bibliográfica; as informações foram obtidas por meio da verificação in
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Tomada de preço 1 3 3
Totais 26 1365 1115
Fonte: elaborado pelos autores.
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são os mais críticos, uma vez que em nenhum (0%) dos processos desses gêneros foi
verificado a inclusão do TR para abertura do processo licitatório. Em outros, como no
Material médico-hospitalar, a conformidade ficou em 80%, enquanto para Medicamentos,
Materiais laboratoriais, Gases medicinais, Equipamentos, Material de expediente, Prestação
de serviços alcançou-se a conformidade ideal (100%).
Verifica-se que o maior nível de não conformidade se apresenta em produtos de maior
familiaridade, considerados “menos complexos”, contrapondo com aqueles que são de maior
complexidade e por si só delimitam a oferta. Entretanto, entende-se que justamente por tratar-
se de produtos com maior oferta no mercado é que se deve definir critérios de fornecimento e
controle de qualidade, de modo que se garanta o pleno atendimento da necessidade da
instituição.
Com relação à conformidade e pertinência das informações presentes no TR, nos 19
(73%) processos em que foi verificada sua inclusão, a análise do documento demonstrou que
13 (68,4%) dos TR apensados estavam em conformidade com o preconizado pelo POP,
enquanto 06 (31,56%) apresentavam algum tipo de não-conformidade.
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TR
Inform Inform
Inform atende Total
Inform Inform a Inform a prazo
Grupo de produtos/ a aos de
a a docum. a do
serviços licitados. avaliad itens confor
objeto prazos Técnic gestor contrat
or licitado midade
a o
s
Combustível 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Medicamentos 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Material médico-hospitalar 60% 70% 90% 80% 90% 80% 70% 78%
Material de expediente 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Prestação de serviços 100% 100% 100% 100% 50% 100% 100% 93,7%
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Utensílios e materiais de
cozinha 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Materiais laboratoriais 100% 0% 100% 100% 100% 100% 0% 75%
Gêneros alimentícios 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
Gases medicinais 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Equipamentos 100% 100% 100% 100% 100% 0% 100% 87,5%
Fonte: elaborado pelos autores.
5 Considerações finais
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Cabe ressaltar que este trabalho apresenta apenas o resultado de um dos POP’s que
tratam da fase interna da licitação, aplicados na instituição. Há ainda outros dados coletados
que serão avaliados em trabalhos futuros, que também tem grande importância e influência no
resultado final do processo licitatório e que estão intimamente ligados ao gestor do produto.
Referências
BRASIL, Congresso Nacional. Lei 8.666 de 21 de junho de 1993. Estabelece normas gerais
sobre licitações e contratos administrativos. Disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm. Acesso em 10 out 2015.
SOUZA, Karine D. B.; CAMPOS, Carlos E. F.; SILVA, Cristiane R. S.; MELLO, Esmilda E.
E.; BOGO, Priscila C. Gestão do processo licitatório: aperfeiçoamento da fase interna no
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