GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Gestión Documental

 Código del Programa de Formación: 521213 Versión 2
 Nombre del proyecto: Organización de fondos acumulados en las diferentes entidades de
Fusagasugá.
 Fase del proyecto: Ejecucion
 Actividad de proyecto: Presentación de los diferentes documentos comerciales elaborados y
trascritos aplicando las GTC, valoración de la técnica de digitación, rapidez, agilidad. elaboración de
documentos especiales.
 Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo
la norma técnica y la legislación vigente.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Transcribir documentos organizacionales utilizando la
tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas
vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad.
 Duración de la Guía: 70 Horas
 Ambiente Requerido
Aula 108 CAE y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio
ambiente
 Materiales
1. DEVOLUTIVOS: Portátiles Video Beam
2. CONSUMIBLES : Papel, Marcadores, Hojas Carta y Papel Iris

2. PRESENTACION

Como se dijo en guías anteriores el profesional en documentación debe poseer la pericia, la habilidad y el
protocolo respectivo para la elaboración, diligenciamiento y sujeción a la norma de los documentos que
hacen posible que fluya una adecuada comunicación en cada área empresarial, pues somos conscientes de
que su cargo implica un alto grado de responsabilidad. Pero se agrega a ello la agilidad en el momento de
redactar, escribir y digitar que facilita el trabajo entre las mismas áreas y con los clientes externos.

Su labor entonces en la etapa lectiva es lograr el entrenamiento adecuado que permita el ejercicio de estas
destrezas y que sumado al conocimiento de las normas vigentes alcance los objetivos propuestos en su
titulada. Es por ello que debe ser ardua y constante la práctica hasta generar una cultura de identidad y
compromiso con el cargo y con la organización, como parte del éxito a nivel social.

Sin otro preámbulo se invita a realizar el desarrollo de la siguiente guía con responsabilidad

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

GFPI-F-019 V3
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Son estructuradas por el ICONTEC, las cuales contienen especificaciones técnicas de aplicación voluntaria
a los documentos, indican la forma correcta de presentarlos. Básicamente una Norma Técnica sirve para
realizar un documento o comunicación escrita, indica cada uno de los elementos que lo componen,
información que debe contener y para qué sirve cada uno de los documentos.

Para las personas que desempeñan funciones en producción documental la GTC es una herramienta
indispensable ya que su trabajo está basado en la generación y presentación de documentos escritos, que
deben contener calidad tanto en su presentación como en su contenido. En esta guía vamos a estudiar la
NTC 1486 explorando en las generalidades de la presentación de trabajos escritos y posteriormente
analizaremos las GTC 185 de los documentos comerciales anteriormente estructurados por las NTC que se
relacionan a continuación:

NTC 3393 Elaboración de cartas

NTC 3394 Elaboración de Actas
NTC 3397 Elaboración de Memorandos
NTC 3369 Elaboración de sobres
NTC 4228 Elaboración Hojas de Vida
NTC 4176 Elaboración de Certificados y Constancias
NTC 3588 Elaboración Informes Administrativos

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.)

Evidentemente uno de los mayores retos es la adquisición de destrezas y habilidades que apoyen su labor
en la gestión y producción de documentos y para ellos la GTC 185 se constituye en una herramienta básica.
Así se convierten en el credo del aprendiz titulado.

Atendiendo a las siguientes indicaciones de cada uno de los

documentos, en equipos de trabajo mostraran en forma ilustrativa
(preparar material de apoyo físico en gran formato) para todos los
compañeros del grupo: la estructura y orientaciones para la
presentación y elaboración de los documentos mencionados
anteriormente con cada norma. (Asignación previa del Instructor)

El siguiente link lo llevará al documento en la Web que podrá consultar

el línea:
http://es.slideshare.net/claudiaeperezf/documentacionorganizacional

O podrá observar y leer el Instructivo que se relaciona para la

presentación de los documentos comerciales.

http://www.minminas.gov.co/documents/10180/590601/8.AG-I-
02+INSTRUCTIVO+PARA+LA+ELABORACION+DE+DOCUMENTO
S+V02.pdf/74ed4a0f-1444- 4226-a7e7-56ef63b64341

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

1. Como aprensión del conocimiento anterior se solicita que asumiendo el rol administrativo y como
propietario de empresa genere un informe corto de sus disposiciones a la junta directiva de la
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compañía describiendo como tiene programado efectuar el lanzamiento los precios y productos
que ofrecerá y la favorabilidad de la nueva sucursal
2. Genere dos cartas comerciales una donde presente a la empresa a posibles clientes y les dé a
conocer sobre sus productos o servicios y las bondades de la misma. La segunda será una carta
de invitación al evento de lanzamiento de una nueva sucursal.
3. Una circular donde informe al personal sobre el aniversario de la empresa, acto protocolario e
integración familiar, 30 de diciembre desde las 8:00 am.
4. Dos memorandos uno para el Jefe de Talento Humano, convocando al personal a una capacitación
“El camino del Éxito” para el área de ventas, el 20 diciembre. 2:00 pm. carácter obligatorio. El
segundo memorando será para el personal de producción, recordando el porte obligatorio de
elementos de protección y recordar la seguridad en el uso de máquinas y equipos, apagado, etc.

1. Elaborar un acta de reunión.

2. Una certificación, una constancia.
3. Elaborar la Hoja de Vida según la norma.

Una vez realizado todo el trabajo en físico, de su verificación y aprobación, los invito a subir las evidencias
en plataforma como ejercicio práctico en beneficio de la digitación y transcripción de textos.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

Me reúno con todos mis compañeros del grupo y preparamos una matriz de análisis de todos los documentos
para compartirla con los demás compañeros.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Cada uno de los puntos anteriores son objeto de evaluación de esta guía con un valor de 100 puntos,
algunas actividades harán parte de nuestro portafolio físico y otras serán para subir como evidencias a
la plataforma y de igual forma harán parte del portafolio digital. Como evaluación de conocimiento se
aplicará un cuestionario
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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación

Evidencias de Conocimiento :  Elabora documentos Aplicación de cuestionario

Interpreta e identifica las NTC para la organizacionales, aplicando
generación de documentos comerciales las técnicas de digitación;
las Normas Técnicas
Evidencias de Desempeño: Colombianas vigentes.
 Identifica la papelería en
El aprendiz Elabora documentos cuanto a tamaño y calidad
organizacionales, aplicando las técnicas para el proceso de
de digitación; las Normas Técnicas digitación y/o transcripción, Lista de chequeo de
Colombianas vigentes. de acuerdo con los desempeño
 Reproduce los documentos
solicitados teniendo en
Evidencias de Producto: cuenta las políticas de la
organización
Elaborar y presentar documentos  Adopta la postura corporal
organizacionales: Cartas, sobres requerida, durante el
proceso de digitación, para
comerciales, Circulares, memorandos,
el desarrollo de habilidades Presentación de
actas, informes, mensajes electrónicos; y destrezas, de acuerdo documentos
certificados y constancias; hojas de vida con las normas de salud
corporativa y tarjetas protocolarias ocupacional

5. GLOSARIO DE TERMINOS

ICONTEC. Es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993.

Documento: Escrito con que se prueba o demuestra algo.
Norma: Regla o conjunto de reglas que hay que seguir para llevar a cabo una acción, porque está establecido
o ha sido ordenado de ese modo.
Calidad: Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permiten caracterizarla y valorarla.
Presentación: Manera en que se muestra, se enseña o se exhibe una cosa

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

http://recepcionmayes.blogspot.com/2009/03/normas-tecnicas.html
http://mariabarretoinformacionadministrativ.blogspot.com/2011/02/ntc-3393-cartascomerciales.html
http://cartasicontec2009.blogspot.com/2009/02/norma-tecnica-colombiana-ntc-3234.html
http://www.docstoc.com/docs/44974209/NTC-3397-Elaboracin-de-Memorandos-ICONTEC
http://angosye2009.blogspot.com/2009/02/norma-tecnica-colobiana-4176.html

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

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Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) MARIA ALEYDA AGUAS INSTRUCTORA FORMACION MAYO 25 DE 2017

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8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es) Lyda Maritzol Carpeta Instructor Académica 10/02/2019 Adecuación para
Cruz la ficha 1750870 -
1750892