ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SINDY MARCELA SOTOMAYOR GUTIERREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA CURSO VIRTUAL

ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

12 DE SEPTIEMBRE DE 2019
 INTRODUCCION

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir

desde los inicios De la humanidad, El solo significado de esta palabra no demuestra
que tan importante es y ha sido para la evolución cultural social, política y científica
de la humanidad ya que estos recopilan y conservan información.
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se trasmite de
generación en generación.
Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar
su valor y su significado los archivos son vitales e importantes para las persona, las
organizaciones y la sociedad ya que sin estos no se tendrían ni pasado ni futuro
dicho todo el mundo quiere conocer su historia.
Cabe resaltar que los archivos son necesarios para nuestra sociedad ya que estos
promueven el conocimiento, perseveran la memoria difunden el patrimonio e
impulsan a la investigación histórica

ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Este tiene su punto de partida desde el comienzo De la historia de la humanidad,
Los archiveros y conservadores de documentos fueron personas al servicio de la
administración podemos ver como las civilizaciones más antiguas del mundo
guardaban celosamente sus documentos, esto fue lo que dio origen a los archivos
considerado como lugar seguro donde se guardan documentos acumulados por
personas o instituciones jurídicas, publicas y privadas.
La palabra archivo se remonta a 30 siglos desde entonces un arconte se empezó a
ocupar de sus funciones en un edificio llamado Arquedion lugar donde se
depositaban los documentos públicos relativos a los asuntos del gobierno, los
cuales se nombraban con la palabra Archeion que en latín significa Archivium y en
español significa Archivo.
Son numerosos los escritos conservados desde esa época pero cabe resaltar que
esto fue lo que hizo que hoy conozcamos la palabra archivos función e importancia.
En los siglo XVIII Y XIX es cuando comienza a existir una administración
centralizada, para el siglo XIX se comenzaron a establecer pautas para ordenar,
distribuir, describir y crear normas de como conservar los archivos lo cual hoy en la
actualidad aún se conservan, para mejoras cada día de la integridad de las
entidades.
 CUALIDAES DE LOS ARCHIVOS
Estos recopilan información, conservan y difunden información registrada generada
o recibida por una entidad, estos también sirven para la toma de decisiones y demás
como memoria institucional, fuente cultural etc.
Estos deben poseer Prontitud: al momento de solicitar los archivos (se deben
encontrar inmediatamente).

Clasificación de los archivos:

Clasificacion
de los archivos

Segun la Por su
funcion y uso organizacion

Archivo
Archivo Archivo Archivo
Archivo activo perenne o
semiactivo centralizado desentralizado
permanente
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN TENEMOS:
Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización.

SEGÚN SU USO:
Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada
la información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de
fecha reciente, sino lo son en su creación lo son en su modificación motivo suficiente
para que sean considerados importantes.
• Archivo semiactivo: Este comprende información que puede ser de relevancia
pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia
cotidiana.
• Archivo inactivo: son los documentos que poseen una durabilidad en el periodo
de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas.

APLICACIÓN EN EL MEDIO ACTUAL

Actualmente el archivo moderno utiliza las tecnologías de la información como
medios para agilizar los procesos archivísticos aprovechando la tecnología con la
que hoy en día contamos y a la vez haciendo uso de esta hoy en día el archivero
moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentre,
dando paso a las nuevas tecnologías, las cuales son aquellas que permiten la
descripción y automatización de cada uno de los procesos relacionados con la
documentación.
Podemos decir que hoy por hoy se está realizando dicha labor de archivos pero
dándole uso a la nueva era de la tecnología utilizando los Disquete, los Discos Zip,
los Discos duros etc.
Lo importante es tratar de conservar tan hermosa labor como es archivar teniendo
en cuenta su función desde la antigüedad y aplicándola a la actualidad, conservando
tales informaciones y siendo leales a las diferentes instituciones en los cuales se
presta dicho servicio
Imágenes de Archivos y Archivadores.