PEREIRA – RISARALDA septiembre 16 de 2019.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)

PRESENTADO POR: JHONATAN PELAEZ RAMIREZ

PRESENTADO A: SAUL ALEXANDER VILLEGAS BOLAÑOS

AA2-Evidencia 2: Documento “Clases y

clasificación de los Documentos”
Se considera que el documento es medio de comunicación, información y
conocimiento de manera que su fundamental caracterización lo conforma en las
siguientes dimensiones su apoyo físico o material, el mensaje e información que
implica a la facultad esencial de informar y difundir ese conocimiento de manera que
a grandes rasgos se puedan establecer y abreviar dos clases de documentos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Definido por el lugar donde se encuentra toda la información elaborada o recibida
por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
DOCUMENTO ELECTRONICO:
Toda la información originada, enviada, admitida, almacenada o acumulada por
medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que
efectúa su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de
gestión, central e histórico.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos de archivo se clasifican según la función que cumplen, y el impacto
que buscan generar en el destino o destinatario su primordial finalidad radica en la
velocidad y efectiva localización de la información que contienen, iniciando en las
ideas que los reúne como reflejo de sus funciones generales, lo que les otorga una
estructura jerárquica y lógica.
Según Su Soporte
Se clasifican por sus particularidades físicas y condiciones de conservación así:
Textuales: esta categoría de documentos son los más se manejan en las empresas
algunos ejemplos de ellos son los manuscritos como; memorandos, cartas, informes
y circulares.
Gráficos: permiten observar de manera rápida la información, y el modelo utilizado
depende de la acción o exigencia especifica. Los más usados son los planos, dibujos y
mapas.

Imagen: refleja y/o muestran la información plasmada en los escritos o gráficos,

por lo general, se realiza a través de fotografías, diapositivas y cuadros entre otros.
Cinta: son aquellos medios audiovisuales que averiguan, de una manera dinámica,
incentivar, reflejar y percibir a atención de una o varias personas, como los videos,
pizarrón magnético, microfilm, cintas magnéticas, entre otros.
Otros Soportes: entre ellos se nombran algunos como los discos duros, material
óptico y sellos.

SEGÚN EL PRODUCTOR O AUTOR

Se refiere a la entidad o persona que realiza el documento y al oficio al cual se
destina. Se clasifica en:
Documento Público: son los documentos creados o recibidos por un funcionario
o ente del estado esto quiere decir aquella herramienta que se tramita ante un
empleado público, que cumple una función que atañe directamente al estado y lo
representa.
Documento Privado: son aquellos documentos creados o recibidos por
corporaciones privadas o personas naturales.
SEGÚN SU FINALIDAD
Cuando los documentos tienen una función con una finalidad que deben cumplir,
pero tiene en cuenta la situación que hace que se origine la información que se está
soportando su correspondiente clasificación es:
Documentos Dispositivos: Son aquellos que imparten normas de imprescindible
cumplimiento: Leyes Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones.
Documentos Informativos: Son aquellos que forman la generalidad de los
documentos dentro de la función administrativa de una empresa, como son
presupuestos, cartas, memorando y circulares.
Documentos Testimoniales: Son aquellos que funcionan como argumento o
testimonio por ejemplo documentos contables, contratos, etc.
SEGÚN SU DIFUSION EN EL TIEMPO
Es importante saber que no todos los documentos tienen una validez indefinida, si
no que han sido diseñados únicamente para cumplir una función que tiene un
principio y un final en el tiempo, como ocurre con la Tabla de Retención documental,
en la que se encuentra plasmado el tiempo de permanencia de los documentos en
cada periodo del archivo y su disposición final ya sea de conservación o eliminación.
SEGÚN SU FUNCIONALIDAD
Los documentos se hacen con el ánimo de soportar una gestión, a continuación,
vemos su clasificación:
Sustantivos o Específicos: son aquellos que apoyan las funciones y finalidades
de la empresa en sus diferentes ámbitos, es decir la programación de horarios de
atención, rotación de turnos, agendas de vuelos, ruteros y demás.
Facilitativos o Comunes: son aquellos que además de soportar la gestión
empresarial, también se hacen presentes con argumentos diferentes, pero
cumpliendo las mismas funciones, por ejemplo, los libros contables, las nóminas,
hojas de vida y control de expedientes del personal.