Foro: Actividad Evaluativa Eje 3 Fecha: 10 de Septiembre de 2019

Autor: González Daniel

Tema: Explique algunas deficiencias que usted como usuario, ha encontrado
respecto a la documentación de un producto de software.

Los distintos software que son implementados en las organizaciones de acuerdo a

las diversas necesidades que estas requieren cumplir, deben estar sujetos a
ciertas normatividades y documentaciones a nivel de producto, sistema y por
supuesto unos estándares que serán el enfoque principal para aquellos usuarios
finales que operarán el respectivo software. La documentación de un sistema
lógico debe describir de forma precisa el diseño, la implementación, las pruebas
realizadas, las pautas para los usuarios y los diversos roles que van a regir, debe
incluir documentos sólidos que describan el sistema. (Lectura Eje 3 Ing de
software).

Desde mi experiencia, como asistente de sistemas he visto la transformación

tecnológica por la que ha atravesado la compañía en la cual me encuentro
realizando mi ejercicio laboral. Una transformación que hasta el día de hoy no se
detiene y que tiene como meta pelear con la competencia en el aspecto de
sistematización y procesos automatizados, algo que ya era necesario dadas las
condiciones globales y competitivas de los diferentes mercados.
Cuando llegue a la compañía encontré diversos software de gestión de
información que aunque no estaban interconectados por una sola plataforma
almacenaban bases de datos a las cuales accedían las distintas herramientas
tecnológicas, ya fueran de contabilidad, de suministro, logística o compras. Dentro
del marco funcional del distinto software. Existían ciertos manuales de usuario y
documentación reglamentada por el sistema de calidad pero se veía la deficiencia
de construcción inicial por parte de los analistas y desarrolladores de los sistemas.

No existía una base sólida de pruebas que se pudieran validar en casos de

comprobación de errores, por otra parte la documentación de los diversos
productos de software era muy limitada para todo el campo que abarcaban. En
cuanto a la documentación referente al usuario final no tenía lo que requería un
manual de uso para un usuario nuevo, tenía deficiencias en la especificación del
manejo de los recursos empresariales y carecía de claridad ante lo que se
requería, el manejo de estos software se capacitaba referente a la experiencia,
pero esta experiencia hacía falta introducirla en los documentos reglamentarios.

En la actualidad la empresa está trabajando con el diseño y puesta en marcha de

un software de talla mundial desarrollado por Oracle, un software ERP, que a
diferencia del antiguo, brinda la comodidad de la integración de todos los módulos
que se manejan desde todas las partes sensibles y no sensibles de la compañía.
Por otra parte, es un software que incluye absolutamente todos los manuales y
documentación de uso de la aplicación, generando así una cultura documentada
del software que va a quedar destinado para marcar la pauta y mantener a la
vanguardia a la organización ante la competencia y el país
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Autor: González Daniel
Tema: ¿Qué herramienta online cree usted que es la mejor para crear y gestionar
la documentación de un proyecto de software y por qué?

Yo elegiría un software de gestión documental, ya que me permite el tratamiento,

conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos ya sean
documentos escaneados o que se hayan creado originalmente en digital. Dado
que las empresas manejan un amplio tipo de activos digitales que no
corresponden a los que habitualmente manejamos, nos puede facilitar a
profundidad el manejo de toda la documentación que se requiera. La gestión de
estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y
crecimiento de la tecnología dentro de las organizaciones.

Office 365:

Es una solución desarrollada por Microsoft, dirigida a todo tipo de usuarios y

empresas ya sean pymes o grandes corporaciones. Tiene una serie de programas
aparte de la suite de ofimática con la que ya estamos familiarizados (Word, Excel,
Power Point, etc.), los cuales permiten sincronización automática y funcional a
grandes escalas con respecto a lo que requiramos como usuarios.

Ventajas:
- Precio asequible
- Permite acceder desde cualquier lugar con conexión a internet a los
documentos.
- Servicio de copias de seguridad automáticas.

Sharepoint Online:

Este producto sale ante la popularidad de la nube, la cual ha llevado a distintas

compañías a pensar en tener sus aplicaciones principales en este tipo de
plataformas. Este software tuvo su primera versión en un ambiente local de
escritorio en cada máquina que se instalara, ahora todo es mucho más fácil de
acceder y manejar en la nube. Este software de colaboración empresarial y
gestión documental es uno de los sistemas por excelencia de Microsoft y uno de
los más utilizados en el sector empresarial.
¿Por qué elegí esta herramienta?

Características:
- Sharepoint siempre estará actualizado.
- Tiene seguridad de autenticación bastante robusta.
- Tiene integración con demás productos de Microsoft, como con las
herramientas que nos ofrece 365.

¿Qué me ofrece como gestor documental?

 - Historial de Versiones
- Indexación completa (Título, contenido y metadatos)
- Metadatos para ampliar la información.
- Flujos de aprobación y publicación de contenidos.
- Directivas de retención y caducidad de documentos
- Firmas electrónicas de documentos
- Y muchas más opciones para usuarios avanzados
- Entorno compatible con office y las herramientas más usadas en los
campos empresariales.
Fuentes: https://www.microsoft.com/es-co, www.hsi.es, www.ticportal.es
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Autor: González Daniel
Tema: Realice una breve investigación de soluciones o herramientas digitales que
se encuentren asociadas al Mantenimiento de software (control de actividades,
gestión de recursos, implementación y gestión de planes, etc.). Basado en esto:
- Comparta su investigación en el foro, elija la que a su concepto es más
completa y explique las razones por las que la eligió.

En la fase de mantenimiento de software involucramos ciertos criterios y cambios

que se deben realizar al software para de esta forma lograr realizar las
“reparaciones” o corregir las respectivas incidencias que se presentaron luego de
las puesta en marcha de sus funcionalidades o para realizar la adición de nuevas
características y funcionalidades que mejoren el esquema general del software.
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Autor: González Daniel
Tema: ¿Cuáles serían las ventajas y desventajas de utilizar software en la nube
para llevar a cabo actividades propias de una empresa?

Un software en la nube va a permitir tener un acceso en tiempo real desde

cualquier ubicación en el mundo, el cloud está revolucionando las tecnologías y a
medida que pasa el tiempo las empresas van migrando sus software y sistemas
transaccionales a una plataforma que satisfaga sus intereses, cabe resaltar que
existen muchas alternativas de software contables, transaccionales, para manejo
de nómina y sistemas ERP que se nos presentan como alternativas seguras,
confiables y totalmente funcionales en un ambiente cloud.

SAP con su capa robusta y completa nos presenta una alternativa para integrar y
estandarizar los procesos de un negocio, es uno de los sistemas integrales que
tienen implementado multinacionales como Fujitsu, HP, IBM, Indra, Samsung
Electronics, etc. Una solución para toda margen de circunstancias y
requerimientos, customizable para tratar de dar profundidad a lo que se quiere
desde el punto de vista empresarial.

Tenemos a Oracle, que por ejemplo nos presenta un software que permite la
gestión de todos los recursos de una empresa, así como muchos otros ofrece
integralidad y una gama de opciones robustas para el diseño de procesos
corporativos que a simple vista hace unos años eran muy complejos de sintetizar
dentro de un solo software.
Y así toda una gama de soluciones que pretenden generar un esquema de alta
confiabilidad e integralidad empresarial frente a los distintos retos y dificultades
que se puedan presentan en los distintos mercados.

Ahora bien, todos estos software de gran impacto a nivel mundial tuvieron su
arranque en aplicaciones de escritorio que requerían y disponían directamente de
los recursos de cada una de las maquinas cliente y que apuntaban a un servidor
físico dentro de un entorno local, las nuevas tecnologías invitaron a invertir en la
nube, una alternativa que generaría una serie de ventajas y desventajas:

Ventajas:
- Gestión integral desde cualquier lugar en el mundo.
- Mayor control de costos.
- Mantenimiento online sin contratiempos
- Reparaciones más rápidas y eficientes.
- Actualizaciones periódicas en horarios que no afecten a la operación,
mucho más prácticas y rápidas.
- Reducción de costos en infraestructura interna para mantener el ERP con
una alta disponibilidad y funcional 24/7.
- Alta disponibilidad por cluster en diferentes datacenter, mayor confiabilidad
de integralidad de datos, mejores backups.
Desventajas:
- Aunque es un mundo globalizado y la conexión a internet se convierte para
las grandes corporaciones en un servicio primario, es necesario tener
redundancia en canales de internet para evitar caídas de todo un sistema y
evitar pérdidas en la operación de la compañía.
- Mayor riesgo de vulnerabilidades de la información.
- Dependencia de plataformas e infraestructura de terceros.
- No se puede asegurar el 100 % de disponibilidad.
- No en todos los casos la integración se puede realizar de forma exitosa,
dependiendo los módulos empresariales.