Sistemas de control interno

Diego Andrés Gómez Duran

Jenny Fernanda Cristancho Castro

Jessy Katherine Aguiar Uni

Luz Dary Santamaría

Tatiana Moreno Pino

Septiembre 16 de 2019

Fundación Universitaria del Área Andina

Especialización en Revisoría Fiscal y Auditoria Forense

Gestión y Administración del Riesgo

Doc. Alexander Sellamén Garzón

 Tabla de Contenido

Introducción ........................................................................................................................3

Capítulo 1 Posición Reflexiva y crítica frente a los factores que pueden afectar la cultura
y la política del control interno de una pequeña o mediana empresa, basados en los
principios del “Ambiente de Control”.................................................................................2

Capítulo 2 Reflexión y critica sobre el nivel de afectación de los factores internos y

externos de acuerdo al componente de “Administración de Riesgos” y cuál puede ser la
medida de tratamiento para cada riesgo...............................................................................7

Capítulo 3 Políticas o Procedimientos por cada uno de los cinco factores o riesgos
seleccionados que aporten a gestionar el riesgo de manera adecuada y oportuna.............11

Capitulo 4 Instrucciones sobre las actividades e informes escritos que se deben adelantar
sobre cada uno de los cinco factores o riesgos basados en el Componente “Información y
comunicación.....................................................................................................................14

Capitulo 5 Mecanismo de alerta temprana que permita saber a las personas o personas
encargadas si algo se va a salir de lo previsto de acuerdo con el componente
“Supervisión”.....................................................................................................................15

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 Introducción

El Control Interno en las empresas es fundamental y a través de este trabajo se demostrará la

importancia de diseñarlo, establecerlo, evaluarlo y mejorarlo continuamente; el Control Interno
se compone del “Ambiente de Control” el cual permite combinar los factores que influyen en las
políticas y procedimientos de la empresa y de esta manera identifica , analiza y administra los
riesgos al evaluarlos para que no haya una desviación de los objetivos del ente, estos riesgos se
cuantifican a través de sistemas de información y comunicación y finalmente se establecen los
procedimientos de Control con el fin de cumplir con los objetivos para lo cual fue creada la
empresa y lograrlo de la manera más eficaz y eficiente, manteniendo una vigilancia constante
definida por la administración.

Se puede decir que el Control Interno es de vital importancia para la optimización y crecimiento
de una empresa , tanto en la parte administrativa como en la operacional; beneficiando
finalmente a los propietarios, clientes, proveedores, entre otros; pues este genera un alto grado de
confianza que prevalecerá con el tiempo y generará utilidades evidentes.

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 Capítulo 1.
Posición Reflexiva y crítica frente a los factores que pueden afectar la cultura y la política
del control interno de una pequeña o mediana empresa, basados en los principios del
“Ambiente de Control”.

El ambiente de control interno, se ve afectado en general por la Falta de experiencia y

conocimiento, tanto de propietarios, directivos, empleados de la empresa ya que llevaría a
incurrir en errores desde su planeación, implementación de estrategias, ejecución de su objeto
social y los fines para lo cual fue creada. Si un dueño de empresa no conoce su negocio, el
entorno en que debe operar y como operarlo es muy factible que en un corto plazo pueda perder
su capital, generar una mala reputación y posibles sanciones de tipo legal.

Adicional a la falta de experiencia, seleccionamos los siguientes factores que afectan la cultura
y la política de control interno de las pequeñas y medianas empresas: falta de enfoque, mala
selección de personal, falencias en política de personal, fallas en la planeación, graves errores en
la fijación de estrategias, ausencia de políticas de mejora continua, falta de capacitación del
empresario y directivo, graves falencias a la hora de resolver problemas y tomar decisiones, la
resistencia al cambio, incapacidad para consultar, excesiva centralización en la toma de
decisiones, mala administración del tiempo, mala selección de socios, dejarse absorber por las
actividades agradables, tener una mala actitud, nepotismo, no contar con aptitudes o sistemas
que le permitan descubrir y aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado y el
incumplimiento liso y llano de obligaciones impositivas y laborales.

Analizado cada factor seleccionado, es necesario que el dueño o dueños de la entidad conozcan a
fondo la operación de su negocio tales como su Misión y Visión para lo cual decidió constituir su
empresa. El hecho de no tener un verdadero enfoque hace que no haya un rumbo definido y
metas claras y pueda cumplir con el objetivo para lo cual fue creada. Para esto es necesario que
se tenga una excelente planeación estratégica que conlleven a tener metas y objetivos claros a fin

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de que cada uno de los miembros de la empresa tenga sus roles definidos y actividades claras que
permitan alcanzar los objetivos propuestos.

Al estar en continua actualización, se debe estar dispuesto a tomar decisiones para cambios que
se presenten por riesgos externos que hacen que puedan cambiar las políticas de la entidad, si se
tiene resistencia al cambio por parte de los directivos y empleados de la compañía esto hará que
se queden obsoletos ante la competencia y los posibles nuevos mercados.

Es necesario que tanto el propietario o los accionistas, como sus empleados estén actualizados
todo el tiempo frente al conocimiento del negocio, así como en temas de interés que pueden
afectar el negocio en marcha y el ambiente de control de la entidad. El (los) propietario(s) debe
garantizar una capacitación y actualización continua realizando seguimientos periódicos a estas
para asegurar que se cumplan las disposiciones de la dirección. También deben contar con
mecanismos y herramientas necesarias que permitan a los empleados pronunciarse sobre sus
necesidades para desarrollar sus funciones.

Para generar un excelente Ambiente de Control es necesario realizar una buen selección de
personal altamente capacitado con el fin de generar Climas laborales óptimos para la ejecución
del trabajo lo que incentiva a los empleados a cumplir con las metas propuestas, pues al realizar
una deficiente selección y tener falencias en las políticas de contratación hace que el personal
contratado no sea idóneo para ejecutar las tareas de manera productiva. Esta situación conllevaría
a que se retarden procesos lo que generaría un mal ambiente de trabajo, conflictos internos entre
compañeros, malos climas laborales, haciendo que se afecten todos los procesos de la entidad,
que puede conllevar a la entidad a generar altos costos de personal por altas rotaciones,
disminución de los niveles de productividad, y bajos niveles de rentabilidad.

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Es necesario que los propietarios de la empresa tengan claro que su negocio debe ser manejado
de forma muy aislada de su entorno familiar, es decir no permitir que sus nexos o lazos de sangre
o familiares afecten la objetividad en el momento de seleccionar personal idóneo.

De igual forma es importante que al momento de establecer los roles y funciones de cada cargo,
se establezcan también las reglas de trabajo (Reglamentos de trabajo) donde se disminuyan los
tiempos de ocio tanto de los dueños y de los empleados, y se estipulen las responsabilidades para
cada cargo y cada área.

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 Capitulo 2

Reflexión y critica sobre el nivel de afectación de los factores internos y externos de

acuerdo al componente de “Administración de Riesgos” y cuál puede ser la medida de
tratamiento para cada riesgo.

Teniendo en cuenta los 41 factores estudiados en el documento base de esta investigación,

seleccionamos los siguientes factores que su condición es de Riesgo y pueden afectar a la
empresa en el momento de su ocurrencia.

Riesgos Internos

a. Mal manejo de inventarios

b. Excesivas inversiones en activos fijos.
c. Graves errores en materia de seguridad.
d. Mala gestión de Fondos

Riesgo Externo

e. Problemas de materias primas

Analizados los factores seleccionados se puede deducir que estos factores generan riegos en la
entidad atendiendo que el mal manejo de los recursos (todo tipo de recursos) hace que la entidad
genere perdidas a todo nivel, por lo cual deben ser identificados, con el fin de tratarlos y generar
estrategias de prevención con el fin de minimizarlos o generar estrategias para corregirlos y
mitigarlos si ya se presentaron.

a. Mal manejo de inventarios (Riesgo Interno). Analizando el mal manejo de inventarios

en una empresa, se deduce que está incurriendo a que el flujo de efectivo saliente este
estancado y no permite la variabilidad en sus productos. Cada vez que el inventario se
pierde, la empresa quita los activos de los libros, generando así perdida en su capital
social, es de vital importancia controlar el ciclo de vida de los inventarios, la vida útil y la
perdida de inventarios, incluso si una empresa maneja inventarios acumulados esto se

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 presta para un posible robo ya sea interno o externo. Lo recomendado es manejar un
paquete contable que me permita ver día a día los inventarios en tiempo real

b. Excesivas inversiones en activos fijos (Riesgo Interno) : Desde el punto de vista como
contadores y gerentes de una empresa no podemos permitir el exceso de activos fijos
dentro de la misma, ya que esto conlleva a un colapso financiero, poco flujo de efectivo y
la pérdida del cumplimento del objeto social de la empresa, no obstante, se debe tener en
cuenta que os activos fijos son depreciables y general un gasto, entre mayor sea el activo
fijo mucho más grande será la perdida mensual. Usualmente las compras de maquinaria y
equipo, están asociadas a financiamientos de largo plazo. Invertir más de lo necesario en
activos fijos puede llevar a tener que pagar altos intereses por largo tiempo y a sufrir
depreciaciones en activos que no están siendo plenamente utilizados y a generar costos
fijos unitarios altos.

OBJETIVO
Establecer las técnicas para el procedimiento contable de los manuales de propiedad, planta y
equipo, de tal forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información
acerca de la inversión que la entidad tiene en su propiedad, planta y equipo, así como los
cambios que se hayan producido en dicha inversión. Buscando siempre el correcto
reconocimiento contable y contabilización de los activos, la determinación de su coste en libros,
la depreciación y la pérdida por deterioro.

c. Graves errores en materia de seguridad (Riesgo Interno): Siempre es necesario tener en

la empresa cercanía con las compañías aseguradoras, a fin de reducir las pérdidas al máximo
en caso de siniestro o deshonestidad de parte de algún empleado, estas medidas son casi
vitales en la medida de la importancia de este tipo de riesgo en los diferentes sectores de la
economía en que se encuentran las empresas, pues tan solo un siniestro puede llevar a la
quiebra al ente económico.

La medida que sugerimos para el tratamiento de este tipo de riesgo es incluir dentro del
presupuesto de la empresa una partida para costes de transferencia; es decir aquellos que se

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refieren principalmente a los costes asociados a la compra de un seguro (primas y gastos
adicionales, como comisiones u honorarios), con el fin de reducir las posibles pérdidas por la
ocurrencia del riesgo al mínimo posible

d. Mala gestión de los fondos (Riesgo Interno). En algunas empresas se manejan ingresos
recibidos para terceros, tal es el caso de las inmobiliarias, las empresas de transporte de
carga, las agencias de viajes, en donde un gran porcentaje de su ingreso bruto pertenece en
su orden a los propietarios de los inmuebles para el caso de los arredramientos, a los
propietarios de los vehículos de carga, y a las aerolíneas o empresas de transporte de
pasajeros respectivamente, este hecho particular hace que la gestión de fondos deba ser
optima y muy controlada pues sucede que estos ingresos no propios generan gastos
financieros adicionales y bastante onerosos, llegando muchas veces a ser más altos que la
rentabilidad del ingreso de la empresa, es por eso que se requiere de políticas de manejo de
fondos que hagan lo más eficiente posible el proceso y que impidan al máximo la desviación
o mal uso de estos fondos no propios.

Una posible medida para el tratamiento de este riesgo podría ser La planificación de costos
destinados a maximizar el margen entre ingresos y costos, por ejemplo identificando tecnologías
que permitan la dispersión del ingreso a las cuentas de los terceros sin que tengan que pasar estos
recursos por las cuentas de la empresa a fin de evitar costos como el GMF y comisiones
bancarias adicionales.

e. Problemas de Materias Primas (Riesgo Externo): Los problemas de Materia Prima

pueden ser de calidad o de inoportunidad de entrega por parte del proveedor, esto a corto,
mediano o largo plazo resulta de muy alto costo ya que la inversión se verá desperdiciada a
causa de desperfectos, rehacer, reajustar, reparar, votar y se pueden generar retrasos en las
entregas a los clientes, esto repercute negativamente en la reputación de la empresa en
general, y por lo tanto el posicionamiento de la entidad irá disminuyendo mientras el
problema de la materia prima persista, adicional la mala calidad puede generar desgaste o
deterioro de la maquinaria usada para producir y aumento de mano de obra.

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La mala calidad de la materia obliga al ente a efectuar cambios repentinos, a reajustar la cuenta
de gastos, a rediseñar los productos, el proceso de fabricación, tener periodos improductivos por
desperfectos, repetir trabajos, consumir más tiempo y dinero.

Es importante identificar que existe este problema y corregirlo de manera inmediata ya que con
solo revisar el proveedor es posible duplicar los beneficios para la empresa ya que la materia
prima de buena calidad incrementa las ventas, convierte al consumidor en cliente, le da prestigio
a la empresa, los empleados se sienten más eficientes, están más satisfechos y respetan mucho
más los objetivos de la empresa.

Para minimizar los problemas de Materia Prima es necesario que el ente establezca políticas de
Calidad y procedimientos claros para la vinculación de los proveedores.

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 Capítulo 3
Políticas o Procedimientos por cada uno de los cinco factores o riesgos seleccionados que
aporten a gestionar el riesgo de manera adecuada y oportuna.

a. Políticas de manejo de inventarios:

Con el objetivo de garantizar el correcto proceso de la toma física de inventarios se establece la

siguiente política la cual servirá de referencia en futuros inventarios:

- Todas las transacciones de Inventario deben estar ingresadas en el sistema y procesadas

(Recibos a proveedor, transferencias, consumo u otro movimiento de mercancía que
afecte el inventario).

- Las diferencias que se presenten en el inventario deberán ser justificadas por el

Coordinador, Gerente o Director a más tardar 48 horas siguientes a la realización del
inventario considerando las siguientes causas posibles: Hurto interno, Hurto externo,
Cambio autorizado, error en recibo de mercancía, error en transferencia de mercancía,
error en ajuste por inventario anterior, Faltante de mercancía en un pedido recibido,
Sobrante de mercancía en un pedido recibido, error en la digitación del consumo del
producto (Código o cantidad), error en la codificación del producto.

- El Departamento de Contabilidad efectuará el corte de existencias de las últimas entradas

y salidas de materia prima, productos terminados y suministros, considerando el número
de documentos de entradas y salidas, fecha y detalle de los bienes, estas tareas serán
realizadas por los auxiliares contables de cada área en compañía de uno o dos vendedores
de la empresa, estos inventarios deben ser tomados en un orden de artículos, realizando
barrios completos, para lograr una efectividad finalizado cada procesos, finalizado la
toma de inventarios estos deben ser allegados a gerencia y es ahí donde se toman las
decisiones pertinentes.

b. Políticas para el manejo de excesivas inversiones en Activos Fijos:

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 - Reconocer de forma visual, y sí por las características físicas el activo
tangible puede ser: Activo Tangible, equipo y Herramientas, Muebles y Enseres, equipos
de Oficina, Equipo de Computación, Software (intangible), Vehículos, Edificios,
Terrenos.

- Al momento de adquisición de un de un bien la empresa deberá primeramente revisar la

parte financiera, deudas con los diferentes bancos, proveedores y demás, no podrá
realizar ninguna transformación no sin antes verificar la viabilidad y el propósito por el
cual se ara la inversión.

- La gerencia de la empresa deberá estudiar con soportes financieros y la viabilidad por

parte de contabilidad al memento de realizar las inversiones, para dar prioridad al objeto
social de la empresa, es necesario invertir en buenos equipos para el fortalecimiento de la
empresa, pero a la vez es más importante contar con la materia prima necesaria o los
inventarios suficientes, los cuales no nos estancarían en debido proceso de la empresa,
por el contrario nos ayuda a generar un equilibrio mensual en los ingresos.

c. Políticas para el tratamiento de los errores en materia de seguridad

Se establece como política siempre asegurar los activos que puedan ser susceptibles de siniestro
siempre y cuando la probabilidad de ocurrencia sea alta y las consecuencias de la ocurrencia de
este puedas ser catastróficas o graves para la empresa, bajo estos mismos criterios se debe
asegurar el efectivo de la empresa

d. Política para el tratamiento de la mala gestión de fondos

Se establece como política siempre evaluar la rentabilidad de los fondos a manejar antes de
aceptar un proyecto, se debe contar con la aprobación de la gerencia antes de incursionar en
nuevos negocios en donde los fondos no sean de propiedad de la empresa, se deben manejar los
fondos de la empresa siempre usando el sistema bancario, y toda transacción deberá contar con
firma dual para su aprobación, una para la persona que opera la tesorería de la empresa y otra
para el gerente que aprueba cada transacción.

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 Capítulo 4

Instrucciones sobre las actividades e informes escritos que se deben adelantar sobre cada
uno de los cinco factores o riesgos basados en el Componente “Información y
comunicación”

a. Instrucciones sobre Mal Manejo de Inventarios

b. Instrucciones sobre Excesivas Inversiones en Activos Fijos

c. Instrucciones sobre Graves errores en materia de seguridad

- Periodicidad: Mensual
- Alcance: Se debe evaluar la asegurabilidad o posible transferencia del riesgo cada vez
que se adquiera un activo fijo o se cree un nuevo proceso de manejo de efectivo
- Información Mínima y numérica: ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS DURANTE EL
MES, APERTURA DE NUEVAS CAJAS MENORES O NUEVAS CUENTAS
BANCARIAS, RESPONSABLES DEL MANEJO DE ESTOS ACTIVOS, COSTO DEL
SEGURO DE ESTOS ACTIVOS V/S COSTO DE LA POSIBLE OCURRENCIA DEL
RIESGO.

d. Instrucciones sobre la Mala gestión de los fondos

- Periodicidad: Mensual
- Alcance: Se deben calcular los siguientes indicadores como medida de la administración
de este riesgo a fin de evaluar y tomar medidas correctivas o preventivas dependiendo del
caso.
- Información Mínima y numérica: %GMF/TOTAL DE INGRESOS, %INGRESOS DE
TERCEROS/TOTAL DE INGRESOS, %TRANSACCIONES APROBADAS POR LA
GERENCIA/TOTAL DE TRANSACCIONES.

Capítulo 5

Mecanismo de alerta temprana que permita saber a las personas o personas encargadas si
algo se va a salir de lo previsto de acuerdo con el componente “Supervisión”

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a. Mal manejo de Inventarios
b. Excesivas Inversiones en Activos Fijos
c. Graves errores en Materia de Seguridad
d. Mala gestión de Fondos

Alertas tempranas;

1. Intento de transacciones económicas sin aprobación de la gerencia.

2. % GMF/INGRESOS superiores a parámetros preestablecidos.

e. Problemas de Materias Primas

Alertas tempranas;

1. Incremento en los activos sin incremento en los seguros.

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