ADMINISTRACION EN SALUD

MODELO Y ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADO DEL HOSPITAL MARIO GAITAN

YANGUAS DE SOACHA CUNDINAMARCA GESTION DOCUMENTAL

Angela Rocio Duarte Rivera

SISTEMAS DE INTEGRACION DE GESTION

153024A-612

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

6 JUNIO 2018.
 INTRODUCCION

En el siguiente documento encontrara características del sistema integrado de gestión documental

implementado por el hospital MAIRO GAITAN YANGUAS ubicado en la localidad de Soacha
Cundinamarca, además características de gestión en una entidad del estado.
Todos los sistemas integrados buscan un fin común como lo es desarrollar un proceso de
mejoramiento en calidad, se basa en una serie de normas que deben ser aplicadas. El
mejoramiento que debe evidenciar este sistema integrado debe ser en pro del bienestar de la
institución, del usuario interno, externo y hasta de los mismos empleados (este último cuando está
basado en salud ocupacional).
Lo anterior con el fin de que de manera grupal se comparen los distintos sistemas integrados
investigados que se pueden desarrollar en empresas privadas o públicas.

Este documento contiene copia del documento original de la gestión documental de una entidad
del estado.
Cada estudiante deberá identificar un modelo y la estructura un sistema integrado de
gestión de una organización y presentarlo en el foro para ser discutido por el grupo.

Nombre: EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL MARIO GAITÁN YANGUAS DE

SOACHA
NIT: 800 006 850 – 3
Dependencia Territorial Secretaria de Salud Departamental
Dirección Sede Asistencial: Calle 13 No. 9-85 Soacha Cundinamarca
Sede Administrativa: Calle 13 No. 10-48 Soacha Cundinamarca
Nivel de Atención Primer Nivel de Atención

Misión: Somos una institución pública prestadora de servicios de salud de baja y mediana
complejidad, socialmente responsable, que contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de
nuestros usuarios y su red de apoyo.

Visión: En el 2020 seremos un hospital lider en la integralidad de los sistemas de gestión de

calidad en prestación de servicios de salud de baja y mediana complejidad, altamente competitivo.

MODELO DE ATENCION
 Objetivos Estratégicos

Perspectiva de Usuario / Cliente:

o Consolidar un Sistema de Gestión de Calidad armonizado e integrado que permita el

mejoramiento continuo de los servicios.
o Fortalecer la gestión clínica para mejorar la calidad en la prestación de servicios de salud
impactando positivamente en la satisfacción del usuario y su familia.
 Perspectiva del proceso Interno
o Implementar soluciones de tecnología de la salud, información y comunicación como apoyo
a la toma de decisiones y la innovación.
o Gestionar los recursos físicos, financieros, tecnológicos y las competencias del talento
humano que faciliten el logro de la misión institucional.
o Optimizar las condiciones de seguridad y bienestar que permitan un ambiente de trabajo
adecuado y una prestación de servicios de salud con calidad.
 Perspectiva Financiera
o Lograr la sostenibilidad financiera y económica
o Racionalizar los gastos y los costos en la prestación de servicios de salud.
 Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento
o Ofrecer al usuario y comunidad un talento humano competente que refleje en su labor el
compromiso y la vocación de servicio.
o Generar una cultura organizacional del autocontrol con énfasis en atención centrada en el
usuario, seguridad, enfoque a riesgos, gestión de tecnología y humanización.
o Mejorar la imagen corporativa fundamentada en nuestros valores institucionales y enfocada
a los usuarios, la comunidad y el medio ambiente.
MAPA DE PROCESOS

ORGANIGRAMA
Políticas Institucionales

Política de Servicio: La institución presta servicios de salud de forma oportuna y pertinente

basados en estándares de calidad con un enfoque humanizado, seguro y con compromiso social.

Politica de Talento Humano: El Hospital Mario Gaitán Yanguas se compromete a promover el

bienestar de sus colaboradores a través del fortalecimiento de los programas de capacitación,
seguridad y salud en el trabajo; contribuyendo al desarrollo institucional.

Politica Financiera: La Institución se compromete a gestionar la sostenibilidad financiera a través

de controles permanentes y auditorías a los sistemas de información garantizando liquidez,
rentabilidad económica y social, con eficiencia, eficacia, razonabilidad y oportunidad en el flujo de
información para la óptima prestación de servicios de salud.

Politica de Tics: La E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas se compromete a gestionar los
recursos tecnológicos y físicos necesarios garanticen la integralidad de la atención institucional, la
adecuada operación de los procesos y el cumplimiento de las metas establecidas, así mismo
fomentar desde los lineamientos estratégicos el disponer de quipos, dispositivos médicos y
tecnologías seguras, eficientes y efectivas acordes con el nivel de complejidad de la ESE,
apoyando la prestación de servicios asistenciales de calidad.

Politica de Calidad: El Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha está comprometido a través del
mejoramiento continuo en lograr la satisfacción de los usuarios externos, su red de apoyo y
usuarios internos, basado en altos estándares de calidad.

Politica de Gestión Ambiental: El HMGY reconoce la relación existente entre la salud y el medio
ambiente, por lo que se compromete a través del desarrollo de buenas prácticas ambientales con
la prevención y mitigación de los impactos generados en la prestación de los servicios de salud;
promoviendo el mejoramiento continuo, la sostenibilidad y salud ambiental en cumplimiento de la
normatividad vigente.

Politica de Gestión: El Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha se compromete a fortalecer el

Sistema Integrado de Gestión para mejorar la prestación de los servicios a los usuarios y sus
familias.

Politica de Seguridad del Paciente: La gerencia se compromete a dar continuidad al programa

de seguridad del paciente; con el objetivo de garantizar la prestación de los servicios con seguridad
y calidad; basados en la identificación de riesgos, implementación de prácticas seguras que
garanticen aprendizaje organizacional, cultura de seguridad y mejoramiento continuo de los
procesos que fomenten la prevención de la ocurrencia de eventos adversos involucrando a
funcionarios, paciente y red de apoyo.

Politica de Humanización: La E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas, se compromete a

implementar la política de atención humanizada, para brindar un servicio con calidez, respeto,
amabilidad que responda a las necesidades y expectativas físicas, psicológicas, sociales,
emocionales, culturales y espirituales de los usuarios, orientándose al trato digno, respetando los
derechos y deberes. Propendiendo a su vez el bienestar de los colaboradores del Hospital.

Politica de Gestión del Riesgo: La E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha, se
compromete a establecer parámetros y controles de manera sistemática para la gestión integral de
los riesgos administrativos, financieros y asistenciales determinando estrategias para la
administración del riesgo que prevengan su materialización.

SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION DOCUMENTAL HOSPITAL MARIO GAITAN YUENGAS

PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO

El programa de gestión documental, va dirigido a todos los usuarios internos de la E.S.E.Hospital

Mario Gaitán Yanguas de Soacha, conformados por los funcionarios y colaboradores de la entidad,
en sus diferentes niveles jerárquicos, de igual manera aplica para las entidades estatales y la
ciudadanía en general que requiera el servicio del Hospital.

Sistema Integrado de Gestión

El proceso de planeación estratégica, es pilar fundamental en la implementación y consolidación

del Sistema Integrado de Gestión de la E.S.E. Hospital Mario Gaitán Yanguas de Soacha y es un
requisito de obligatorio cumplimiento para las entidades del sector público, a fin de facilitar el
alcance de los objetivos propuestos. El Sistema Integrado de Gestión SIGHMGY está conformado
de la siguiente manera:

Requerimientos Normativos
El PGD del HMGY, se ejecutará con base en los requerimientos normativos para la gestión
documental en Colombia:

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA Artículos 23, 74 y subsiguientes.

Leyes

LEY 4 DE 1913: Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los
documentos de los archivos.
LEY 47 DE 1920: Sobre Protección De Patrimonio Documental Y Artístico.
LEY 40 DE 1932: Sobre El Registro Y Las Reformas Civiles De Las Personas.
LEY 14 DE 1936: Aprueba el Tratado Internacional Sobre Protección de Patrimonio Cultural.
LEY 6 DE 1945: Administración Bonos Y Pensiones.
LEY 163 DE 1959: Sobre La Protección Al Patrimonio Cultural.
LEY 9 DE 1979: Código Sanitario Nacional y Decretos Reglamentarios, Salud Ocupacional.
LEY 23 DE 1981: Regula los Archivos de Historias Clínicas.
LEY 39 DE 1981: Sobre La Microfilmación Y Certificación De Archivos.
LEY 23 DE 1982: Sobre La Protección De Los Derechos De Autor.
LEY 57 DE 1982: Sobre Publicidad Y Acceso A Los Documentos Públicos.
LEY 222 DE 1983: Clasificación De Los Contratos.
LEY 57 DE 1985: Sobre Publicidad Y Acceso A Los Documentos Públicos.
LEY 63 DE 1986: Aprueba el Tratado que Prohíbe la Exportación e Importación ilegal de Bienes
Culturales.
LEY 80 DE 1989: Crea El Archivo General De La Nación De Colombia.
LEY 43 DE 1990: Papeles De Trabajo Del Auditor.
LEY 6 DE 1992: Articulo 74, “Uso Y Valor Probatorio; En Disco Óptico A Documentación
Tributaria”.
LEY 43 DE 1993: Ley De Control Fiscal.
LEY 44 DE 1993: Sobre Los Derechos De Autor, Funcionarios Públicos.
LEY 60 DE 1993: Normas Orgánicas División Atención al Medio Ambiente.
LEY 80 DE 1993: Sobre Contratación.
LEY87 DE 1993: Sistema De Control Interno Const. Polit. Art. 209 Art. 13 'Decreto 2145 de 1999
(Funciones del Comité de Coordinación Del Sistema de Control Interno).
LEY 4 DE 1913: Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los
documentos de los archivos.
LEY 47 DE 1920: Sobre Protección De Patrimonio Documental Y Artístico.
LEY 40 DE 1932: Sobre El Registro Y Las Reformas Civiles De Las Personas.
LEY 14 DE 1936: Aprueba el Tratado Internacional Sobre Protección de Patrimonio Cultural.
LEY 6 DE 1945: Administración Bonos Y Pensiones.
LEY 163 DE 1959: Sobre La Protección Al Patrimonio Cultural.
LEY 9 DE 1979: Código Sanitario Nacional y Decretos Reglamentarios, Salud Ocupacional.
LEY 23 DE 1981: Regula los Archivos de Historias Clínicas.
LEY 39 DE 1981: Sobre La Microfilmación Y Certificación De Archivos.
LEY 23 DE 1982: Sobre La Protección De Los Derechos De Autor.
LEY 57 DE 1982: Sobre Publicidad Y Acceso A Los Documentos Públicos.
LEY 222 DE 1983: Clasificación De Los Contratos.
LEY 57 DE 1985: Sobre Publicidad Y Acceso A Los Documentos Públicos.
LEY 63 DE 1986: Aprueba el Tratado que Prohíbe la Exportación e Importación ilegal de Bienes
Culturales.
LEY 80 DE 1989: Crea El Archivo General De La Nación De Colombia.
LEY 43 DE 1990: Papeles De Trabajo Del Auditor.
LEY 6 DE 1992: Articulo 74, “Uso Y Valor Probatorio; En Disco Óptico A Documentación
Tributaria”.
LEY 43 DE 1993: Ley De Control Fiscal.
LEY 44 DE 1993: Sobre Los Derechos De Autor, Funcionarios Públicos.
LEY 60 DE 1993: Normas Orgánicas División Atención al Medio Ambiente.
LEY 80 DE 1993: Sobre Contratación.
LEY87 DE 1993: Sistema De Control Interno Const. Polit. Art. 209 Art. 13 'Decreto 2145 de 1999
(Funciones del Comité de Coordinación Del Sistema de Control Interno).
Fases de la gestión documental

Planeación Documental

La Planeación Documental del HMGY, Consiste en establecer el direccionamiento de la

Planeación, la generación y la valoración de los documentos de archivo al interior del Hospital, en
cumplimiento de la normatividad legal y partiendo de la elaboración del diagnóstico documental, el
análisis e identificación de los requisitos técnicos y administrativos que incluyen la revisión de
Procesos y procedimientos, formatos, tablas de valoración y de retención, archivos en las fases del
ciclo vital de los documentos y unidades de correspondencia, la valoración de los documentos, lo
anterior con el fin de establecer la permanencia y disposición final, de la misma forma de los
cuadros de clasificación documental con el que se identifica la clasificación de los tipos de archivo.
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos de origen interno y externos asociados al
sistema integrado de gestión del Hospital.

Las siguientes actividades están contempladas en el procedimiento Planeación Documental

Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para la Gestión Documental,
el Archivo y la Correspondencia, dentro del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo
SIGA.
Producción Documental

La producción documental consiste en la generación de documentos en los procesos del Hospital

en cumplimiento y ejercicio de sus funciones.

Este componente, regulariza y parame triza todas las actividades y procedimientos que intervienen
durante la generación de un documento en cualquier dependencia de la entidad, de tal manera que
satisfaga todas las necesidades en materia de producción documental, de modo tal que su
redacción debe ser sencilla, clara, concreta, breve y cortés. Por lo anterior, este lineamiento nace
de la necesidad de crear, modificar o retirar un documento del Sistema de Integrado de Gestión del
Hospital, posteriormente se proyecta el documento verificando su coherencia con respecto a la
Tabla de Retención Documental de la unidad funcional, seguidamente se realiza la aprobación del
documento, de acuerdo al Esquema Documental de la entidad, de igual manera se normaliza y
publica los documentos de acuerdo al Procedimiento de Control Documental, terminando con
divulgación, reproducción, distribución de los documentos

Gestión y Trámite
Hace referencia a las operaciones de verificación y control que se realizan en el área de
Correspondencia del Hospital para la admisión de los documentos y envíos postales que son
remitidos por otras entidades o personas naturales.

El proceso de recepción documental, regulariza y parametriza todas las actividades y

procedimientos que intervienen durante la recepción de un documento físico y la recepción de los
documentos electrónicos de archivo en los procesos del Hospital, ya sea el documento interno o
que provenga de un ente externo o de personas naturales y jurídicas

Organización Documental

Según la definición dada por el Archivo General de la Nación en la Guía para la Implementación
de un Programa de Gestión Documental, la organización archivística es el “Conjunto de
operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de Gestión Documental,
clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.”. La
organización se implementa en cada fase, Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico,
y deben implementarse la Tabla de Retención Documental o Tabla de Valoración Documental.
Para ello, el área de Gestión Documental del Hospital es la unidad administrativa encargada de
asesorar en los lineamientos y políticas que para el caso se divulguen.

TAXONOMIA DEL PROGRAMA

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También
se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante. ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina
productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Establecimiento público encargado de formular, orientar y
controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es
responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la
difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este
tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos
pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio
público por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su disposición final. COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO: Grupo
asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas,
definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas

para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. DEPÓSITO DE
ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación
de los documentos de archivo.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada

de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una
que sólo puede leerse o interpretarse por computador. DOCUMENTO: Información registrada,
cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad

pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados

orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
FECHAS EXTREMAS: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un
expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o
prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

FOLIAR: Acción de numerar hojas.

FOLIO: Hoja.

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica
en desarrollo de sus funciones o actividades.

GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística

por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de
los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por
el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no
deben mezclarse con los de otras.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre
otros.

SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de
forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central,

y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización

documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja,
cuando la constituyen varios, formando un expediente.
VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o
se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
ciclo vital.
BIBLIOGRAFIA

- Documento de formulación de la Plataforma Estratégica 2017-2020. [EN

LINEA].recuperado de en:
http://www.hmgy.gov.co/publicaciones/PLAN%20ESTRATEGICO%202017-2020.pdf

- Página oficial hospital Mario Gaitán Yungas. COPYRIGTH (2012) recuperado de

http://www.hmgy.gov.co/servicios.php

- Miranda, Hernández, Celia. Diseño de un sistema integrado de gestión de calidad, medio

ambiente, seguridad y salud en el trabajo en la empresa de plaguicidas Juan Luis
Rodríguez Gómez, D - Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría. CUJAE,
2010. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3202317.Created from
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