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Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y
4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Partes de la carta Fecha: Se escribe
acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de
febrero de 2003.
Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con
mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.
Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se
desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa
en mayúsculas fijas.
Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema
de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el
asunto para facilitar la respuesta deseada.
Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una
expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en
punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo,
Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc.
Firma: Está compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente,
escritos en mayúsculas fijas.
Cuando firman dos o más personas, los nombres van por categoría. No obstante,
el autor de la comunicación debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo
sea inferior al de quien firma a la derecha.
CLS-GI-001
Ingeniero
FELIPE BAUTISTA LAGUADO
Jefe De Gestión De La Información
Ciudad
Respetados Señor:
CIRCULAR
Clases de circular
CIRCULAR
CLS-GI-001
1. Todo documento antes de enviarse debe llevar el visto bueno del rector.
2. Toda correspondencia debe ser radicada. La correspondencia debe llevar un
número consecutivo el cual se asigna en recepción para realizar su radicación.
3. Los correos electrónicos o cualquier otra correspondencia en medio magnético que
afecte la prestación del servicio (Cliente, Legal, Institucional y de la congregación)
debe ser radicada.
4. Se debe dejar en recepción un registro de entrega cuando se elaboren documentos
confidenciales o una copia cuando sea un documento de información general.
5. Con el fin de unificar los diferentes documentos de correspondencia elaborados por
las diferentes áreas de la institución, toda correspondencia se deberá elaborar
siguiendo las normas Icontec correspondientes a cada tipo de documento.
Nota: En la página Web del colegio se encuentran publicadas normas y ejemplos para la
elaboración de los diferentes documentos (memorandos, circulares y cartas) de
correspondencia.
Cordialmente
MEMORANDO
001
DE: Rectoría
Atentamente,
ORDENACIÓN CRONOLOGICO
Por ejemplo:
05 de enero de 20xx
04 de enero de 20xx
03 de enero de 20xx
02 de enero de 20xx
01 de enero de 20xx
enero de 2014
FOLIACIÓN
Es el acto de enumerar los folios “Hojas” solo por su cara recta o la operación
incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada unidad documental.
1. La foliación se debe realizar con lápiz de mina negra, no se debe foliar con
lapicero de tinta roja ni azul.
La cantidad de folios que debe ir en una carpeta son 200, en caso de que haiga
más de los 200 la siguiente cantidad será llevada a otra carpeta. Las series simples
se foliaran hasta 200, y el documento siguiente inicia nuevamente con el folio 1
hasta llegar a 200.
CODIGO: Se coloca CLS – seguido de Código del proceso ejemplo gestión educativa GE, gestión de la información GI
CONSECUTIVO: Numero Siguiente Al Anterior número asignado
ASUNTO: Tema central de la correspondencia
NOMBRE DE QUIEN FIRMA Persona que firma el documento.
Nº DE RADICADO: Es el número asignado en la dependencia donde se radica la correspondencia
FIRMA: Corresponde a registrar la firma del jefe de proceso responsable de que esa comunicación sea emitida.