UNIVERSIDAD NACIONAL

FACULTAD DE DERECHO Y
SAN LUIS GONSAGA DE ICA
CIENCIAS POLITICAS

INTRODUCCIÓN
Los Documentos de Gestión permite un correcto desarrollo en la organización de
ungobierno Local, Regional o Central. La existencia de grandes volúmenes de
información, tanto interna como externa facilita la pérdida de documentos,
aumenta la dificultad para acceder rápidamente a la información a su ubicación
física dificulta el control de los flujos de información. Entre los Documentos de
Gestión se encuentra el Reglamento de organización funciones ROF -
Cuadro de Asignación de Personal, CAP – Presupuesto Analítico de Personal,
PAP – Manuel de Organización y Funciones, MOF – Manuel de Procedimientos
Administrativos, MAPRO – Texto Único de Procedimientos Administrativos –
TUPA

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TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO –

TUPA
1. CONCEPTO

Los textos únicos de procedimientos administrativos –tupa- son los instrumentos mediante
los cuales se unifican y simplifican todos los procedimientos y trámites administrativos que
se siguen antes los ministerios, instituciones y organismos públicos, y otras entidades de
la administración pública, ya sean dependientes del gobierno central, gobiernos
regionales o locales, tal como lo dispone el artículo 47 de la ley 27444, ley del
procedimiento administrativo general. por ello cada entidad pública deberá aprobar su
tupa, debiendo constar en éste todos los trámites y procedimientos que se realicen en
ella, la descripción clara de los requisitos que los particulares deben cumplir para llevarlos
a cabo, los costos que implica la realización de cada procedimiento y la calificación del
procedimiento.
2. CONTENIDO
El texto único de procedimientos administrativos, deberá comprender:
a) Todos los procedimientos de iniciativa de parte requeridos por los administrados
para satisfacer sus intereses o derechos mediante el pronunciamiento de cualquier
órgano de la entidad, siempre que esa exigencia cuente con respaldo legal, el cual
deberá consignarse expresamente en el tupa con indicación de la fecha de
publicación en el diario oficial.
b) La descripción clara y taxativa de todos los requisitos exigidos para la realización
completa de cada procedimiento.
c) La calificación de cada procedimiento según corresponda entre procedimientos
de evaluación previa o de aprobación automática.
d) En el caso de procedimientos de evaluación previa si el silencio administrativo
aplicable es negativo o positivo.
e) Los supuestos en que procede el pago de derechos de tramitación, con indicación
de su monto y forma de pago. el monto de los derechos se expresará con relación
a la UIT, publicándose en las entidades en moneda de curso legal.

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f) Las vías de recepción adecuadas para acceder a los procedimientos contenidos

en la TUPA, de acuerdo a la normatividad que regula la acumulación de
solicitudes, recepción documental, presentación mediante correo certificado, etc.
g) La autoridad competente para resolver en cada instancia del procedimiento y
los recursos a interponerse para acceder a ellas.
h) Los formularios que sean empleados durante la tramitación del respectivo
procedimiento administrativo.
i) El tupa también incluirá la relación de aquellos servicios prestados en exclusividad
por las entidades, cuando el administrado no tiene posibilidad de obtenerlos
acudiendo a otro lugar o dependencia.
3. DEL REQUISITO DE LA APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL TEXTO ÚNICO
ADMINISTRATIVO
a) DE LA APROBACIÓN
El texto único de procedimientos administrativos (TUPA) es aprobado por decreto
supremo del sector, por la norma de máximo nivel de las autoridades regionales, por
ordenanza municipal, o por resolución del titular de organismo constitucionalmente
autónomo, según el nivel de gobierno respectivo.

b) DE LA PUBLICACIÓN
Cada 2 (dos) años, las entidades están obligadas a publicar el íntegro del TUPA,
bajo responsabilidad de su titular; sin embargo, podrán hacerlo antes, cuando consideren
que las modificaciones producidas en el mismo lo ameriten. El plazo se computará a partir
de la fecha de la última publicación del mismo.
Aplicando lo previsto en el artículo II del título Preliminar de la Ley 27444, Ley del
Procedimiento General, respecto a la aplicación específica de las normas, tratándose de
la publicación de las Ordenanzas Municipales, rige lo previsto en el artículo 44 de la Ley
Orgánica de Municipalidades Ley 27972, por ello:

a) Se publican en el diario oficial el peruano en caso de las municipalidades

distritales y provinciales del departamento de lima y la provincia constitucional del
callao.

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b) En el diario encargado de las publicaciones judiciales de cada jurisdicción en el

caso de las municipalidades distritales y provinciales de las ciudades que cuenten
con tales publicaciones, o en otro medio que asegure de manera indubitable
su publicidad.
c) En los carteles municipales impresos fijados en lugar visible y en locales
municipales, de los que dará fe la autoridad judicial respectiva, en los demás
casos.
d) En los portales electrónicos, en los lugares en que existan.

4. VIGENCIA DE LA NORMA

Las normas municipales rigen a partir del día siguiente de su publicación, salvo que la
propia norma postergue su vigencia. No surten efecto las normas de gobierno municipal
que no hayan cumplido con el requisito de la publicación o difusión.
5. MODIFICACIONES DEL TUPA
Una vez aprobado la tupa, toda modificación que no implique la creación de nuevos
procedimientos, incremento de derechos de tramitación o requisitos, se debe realizar por
resolución ministerial del sector, norma regional de rango equivalente o decreto de
alcaldía, o por resolución del titular del organismo autónomo conforme a la Constitución,
según el nivel de gobierno respectivo.
Para la elaboración de la TUPA se procurará evitar la duplicidad de Procedimientos
Administrativos en las distintas entidades de la Administración Pública.
6. LÍMITE DE LOS DERECHOS DE TRAMITACIÓN

El monto del derecho de tramitación es determinado en función al importe del costo que
su ejecución genera para la entidad por el servicio prestado durante toda su tramitación y,
en su caso, por el costo real de producción de documentos que expida la entidad. Su
monto es sustentado por el funcionario a cargo de la oficina de administración de cada
entidad.
Cuando el costo sea superior a una UIT, se requiere acogerse a un régimen de
excepción, el cual será establecido mediante decreto supremo refrendado por el
presidente del consejo de ministros y el ministro de economía y finanzas.

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Las entidades no pueden establecer pagos diferenciados para dar preferencia o

tratamiento especial a una solicitud distinguiéndola de las demás de su mismo tipo, ni
discriminar en función al tipo de administrado que siga el procedimiento.
La forma de cancelación de los derechos de tramitación es establecida en el TUPA
institucional, debiendo tender a que el pago a favor de la entidad pueda ser realizado
mediante cualquier forma dineraria que permita su constatación, incluyendo abonos
en cuentas bancarias o transferencias electrónicas de fondos.
7. ENTIDADES PÚBLICAS QUE NO CUENTAN CON TEXTOS ÚNICOS DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Cuando la entidad pública no cumpla con publicar su texto único de procedimientos

administrativos, o lo publique omitiendo procedimientos, los administrados, sin perjuicio de
hacer efectiva la responsabilidad de la autoridad infractora, quedan sujetos al siguiente
régimen:
Respecto de los procedimientos administrativos que corresponde ser aprobados
automáticamente, los administrados quedan liberados de la exigencia de iniciar ese
procedimiento para obtener la autorización previa, para realizar su actividad profesional,
social, económica o laboral, sin ser pasibles de sanciones por el libre desarrollo de tales
actividades. La suspensión de esta prerrogativa de la autoridad concluye a partir de la
publicación de la TUPA, sin efecto retroactivo.

8. ANTECEDENTES NORMATIVOS Y ASPECTOS LEGALES A TENER EN CUENTA

La Ley Marco para el crecimiento de la inversión privada, Decreto Legislativo Nro. 757,
estableció que los tupas son los instrumentos mediante los cuales se unifican y simplifican
todos los procedimientos y trámites administrativos que se siguen ante los ministerios,
instituciones y organismos públicos y otras entidades de la administración pública, ya
sean dependientes del gobierno central, gobiernos regionales o locales.
Su reglamento contenido en el Decreto Supremo 94-92-PCM, establecía que las
Municipalidades Distritales no son competentes para aprobar su propia tupa, por ello
debían remitirlos al titular de la municipalidad provincial.
El Decreto Legislativo Nro. 757, fue modificado por la Ley nro. 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General, por su Sexta Disposición Final y Complementaria.

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La Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, en su artículo tercero,

señala la obligatoriedad de las entidades de la administración pública para adecuar sus
tupas, en el plazo de 4 meses de la entrada en vigencia de la Ley (esta Ley entró en
vigencia el 21 de setiembre del 2001), por lo tanto las entidades tenían hasta 21 de enero
del 2002 para adecuar sus tupas.
En el supuesto caso que alguna entidad no hubiere cumplido con éste requisito, este se
encontraría subsanado si con fecha posterior lo hubiere hecho.
ahora bien la Ley 27444, no señala como requisito que el tupa sea ratificado, no debemos
olvidar que lo que se ratifica son las tasas con contenido tributario, que se encuentran
incluidas dentro del tupa, (Art. 40 de la Ley 27972) .
Artículos pertinentes de la ley 27444, ley general del procedimiento administrativo general.
9. JURISPRUDENCIA ADMINISTRATIVA

La jurisprudencia administrativa es el resultado formal de la función del derecho

consistente en la interpretación de las reglas jurídico-administrativas, que se produce en
su aplicación al caso concreto. Es expedida por los jueces o por las autoridades que
resuelven una controversia o un conflicto de intereses dentro del ámbito del derecho
administrativo.
Es indiscutible la creciente importancia de la jurisprudencia como fuente del derecho en
general y del derecho administrativo en particular. Siguiendo a Kelsen, no sólo la
legislación genera el derecho, debido a que la creación jurídica viene a ser el resultado de
un proceso continuo de actos de concreción e individualización de las normas a un caso
dado.

De allí es que, si bien en otro tiempo se ha dudado sobre el valor de fuente de la

jurisprudencia, ahora ya no cabe discusión sobre el particular1.
Para el derecho administrativo, la jurisprudencia es una fuente de innegable
trascendencia, que ha estado ligada desde siempre a su desarrollo. Ejemplo histórico y
actual de esta íntima relación lo constituye el tribunal administrativo francés: consejo de
estado.
Siguiendo a Iribarren, podemos apreciar las siguientes funciones de la jurisprudencia
administrativa: (a) aclara el sentido del proceso legal oscuro o dudoso; (b) adapta el

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derecho escrito a las circunstancias de la realidad administrativa, y (c) contribuye a la

sistematización del derecho administrativo.
Podemos clasificar la jurisprudencia administrativa, considerando el órgano del cual
emanan, propiamente jurisdiccional como el tribunal constitucional o el poder judicial,
o administrativa jurisdiccional como el tribunal fiscal, los tribunales de organismos
reguladores, Indecopi, etc.; considerando lo jurisdiccional en un sentido lato: "Decir el
derecho" pero de relevancia interpretativa y en tanto resuelven una controversia o un
conflicto de intereses.
Hasta ahora, no existía en el Perú una obra de consulta que presentara a la ley del
procedimiento administrativo general a la luz de la jurisprudencia administrativa, que
explicara sus alcances a través de los conflictos y controversias que se generan en su
aplicación, esto es en el encuentro diario de administrados y autoridades.
No es en el nacimiento de una ley, sino en su aplicación confirmada o corregida
jurisprudencialmente, en que saldrán a la luz las virtudes y, con seguridad, también los
defectos de la nueva herramienta normativa. Es por ello que en la presente obra se ha
otorgado notoria prioridad a la jurisprudencia, sea esta (en atención a un concepto amplio
de la palabra) administrativa, judicial o constitucional. nuestro libro contiene, pues,
la síntesis de la profusa jurisprudencia que, desde el 2001, año de la publicación del
instrumento legal procedimental, hasta la fecha, ha sido generada, tanto por el tribunal
constitucional, la corte suprema de justicia y los tribunales administrativos: cerca de
setecientas sumillas jurisprudenciales y un número significativo de jurisprudencias
comentadas y presentadas a texto completo.
La jurisprudencia constitucional está constituida por las sentencias del tribunal
constitucional, especialmente sobre procesos de inconstitucionalidad y procesos de
amparo. La jurisprudencia judicial, casi en su totalidad por sentencias sobre recursos de
casación. En cuanto a la jurisprudencia administrativa, el origen y naturaleza del órgano
resoluto ser muy variada. Así, se ha recopilado las resoluciones que sientan doctrina
emitidas por los respectivos tribunales administrativos de COFOPRI, CONSUCODE Y
OSCE, INDECOPI, OSIPTEL, SUNARP, SUNASS Y SUNAT (tribunal fiscal), pero también
se ha tenido en cuenta los actos administrativos generados por organismos públicos de
primera o segunda instancia, de competencia nacional o descentralizada.

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De este modo, el libro registra la aplicación jurisprudencial de la ley del procedimiento

administrativo general, esto es la forma en que se interpretan válidamente los enunciados
normativos que contiene.
10. DOCTRINA

a) NATURALEZA JURIDICA DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Si bien el procedimiento administrativo se ha incluido en la esfera del régimen exorbitante
del derecho privado como expresión Ius publicista, esto no lo hace inalcanzable por las
necesarias garantías que los particulares merecen en sus inmediatas relaciones con ese
poder administrador al que le debe sujeción pero a su vez sólo le es permitido actuar
dentro de la ley y del interés público, sólo allí se explican las potestades de imperio. Esto
quiere decir que no existe obligación con la voluntad psíquica de los funcionarios y
servidores públicos, sino con la voluntad de la ley y con lo que conviene a
la sociedad políticamente organizada. Así, ejercicio de Iusimperium y garantías para el
particular hacen las dos columnas del derecho administrativo, como expresión que es de
la administración en un derecho. En la medida que el derecho administrativo tuvo puesta su
visión en ensanchar las posibilidades de la administración pública a excepción de
requisitos que importan a la naturaleza de la autonomía de la voluntad o de la previa
declaración o intervención judicial en la ejecución de sus actos, las regulaciones
garantizadoras estuvieron ausentes; pero en cuanto se entiende que el interés público
como categorización del bien común sólo es posible por el reconocimiento de los
derechos de la persona que se traducen en la posición individual, entonces la corriente
procedimental cobra auge, como mecanismo de articulación de las necesarias garantías
para los administrados en cuanto se colocan en relaciones de sujeción especial con la
administración. A nuestro juicio, sin llegar a confundir ámbitos, el procedimiento
administrativo, jurídicamente entendido, corresponde al ámbito del derecho garantizador,
del cual el derecho procesal es su típica expresión; pero no la única.
La norma garantizadora emerge al servicio de la norma generadora de derechos
y obligaciones, sin perjuicio que en el ámbito de la norma garantizadora se produzcan
derechos y obligaciones en relación a sus fines. En efecto, la regla procedimental obliga al
funcionario a observar y a adecuar su actividad a lo que allí está dispuesto y en el mismo
sentido al particular, quien además adquiere el derecho para promover la actividad de la

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administración en beneficio de sus derechos o para la correcta adecuación de sus

obligaciones con respecto a la administración. Decimos que las reglas del derecho
procedimental tiene el carácter de garantizadoras porque constituyen
los indicadores sobre los cuales actuarán los órganos de fiscalización o propiamente
garantizadores en sede administrativa y en sede judicial (nivel garantizador para el orden
jurídico). El derecho sustancial está protegido por el derecho garantizador, es decir que
éste aparece como afirmativo o correctivo de la aplicación de aquél. el órgano
garantizador en sede administrativa es el superior del órgano emitente de una resolución;
pero, propiamente, son aquellos consejos o tribunales especialmente dispuestos para
la tutela jurídica (tribunales fiscal de aduanas, de licitaciones y contratos de obra pública,
etc.) para el orden jurídico actúa como garantizador el órgano jurisdiccional. Estos
órganos garantía actúan sobre el derecho ya aplicado, decisiones adoptadas conforme a
lo que se considera de derecho. Los órganos garantía requieren para la adecuación de su
actividad de un curso de acción ordenado por un conjunto de reglas que reconocemos
como procedimentales o procesales. El conjunto de estas reglas pueden no ser
estrictamente funcionales, es decir procedimentales sino, entremezclarse con normas
estructurales, como las regla de la competencia.
El procedimiento administrativo ha sido considerado por los ius administrativistas dentro
del capitulado dedicado al acto administrativo, por considerarse que la declaración de la
voluntad de la administración pública debe expresarse como producto de una vía formal
prevista legal o reglamentariamente, con especial significado cuando pueden ser
afectados los derechos e intereses de los particulares.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – ROF

1. DEFINICION

Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura

orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y
objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de
los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cómo los órganos de gobierno, han decidido que
debe formularse la organización de una entidad. Así al ROF establecerá:

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a) Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico-

administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una
entidad.
b) En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones
de las Unidades Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de
creación y disposiciones complementarias.
c) Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer
nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos
especificándose la capacidad de decisión y jerarquía así como el ámbito de
supervisión en la institución.
d) Cuál es el modelo de gestión. Qué cosas realizara la entidad y que cosas las
encargara a terceros.
e) Cuál es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben existir para
desarrollar el modelo de gestión.
f) Qué funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica, que favorezcan la
flexibilidad y la continuidad de la organización.

Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo que se establecen.

Las atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas.

2. UTILIDAD DEL ROF

El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para

establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el
proceso de dirección y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del órgano o
unidades orgánicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organización y funciones
(MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

3. LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF

La formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:

a) Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada

unidad orgánica.

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b) Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe

constituirse en un instrumento de empoderamiento.
c) Reflejar una estructura orgánica coherente con los fines y objetivos de la
institución y orientada a reforzar a la presentación de los servicios públicos.
d) Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando
generar valor en los procesos.
e) Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos,
económicos y tecnológicos.
f) Contener información por lo menos sobre:
- Unidades Orgánicas.
- Cadena de mando.
- Funciones de las unidades orgánicas.
- Relaciones funcionales previstas.
- Atribuciones específicas.
g) La conducción del proceso de elaboración del Reglamento de Organización y
Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalización Institucional o la que
haga sus veces.
h) El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de
Racionalización o la que haga sus veces.
i) La Oficina de Racionalización es responsable de la actualización del ROF. En
general, procede la modificación del ROF cuando se apruebe o modifique una
disposición que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones,
atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j) Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y
facilitación o empoderamiento, con pocos niveles jerárquicos sin exceder del 3°
nivel organizacional.
4. CONTENIDO DEL ROF
a) ÍNDICE

Es la relación clasificada de Títulos, Capítulos y Anexos que contiene el ROF.

b) INTRODUCCIÓN

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Se precisa la interrelación entre la naturaleza de la Entidad y las políticas y acciones de

desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionará la Ley de creación de la entidad, con la necesidad de operatividad para

que esta se cumpla. Así mismo, se describirá las características del Reglamento de
Organización y Funciones, resaltando la función de los Órganos de Línea en términos de
Servicios Públicos.

c) GENERALIDADES

Se consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la

Entidad y tiempo de funcionamiento.

5. TÍTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y

FUNCIONES GENERALES.

Se precisará la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y características

permanente que ha recibido por mandato constitucional.

La finalidad también llamada misión, es la razón fundamental para la que ha sido creada
la institución y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en función de
que productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misión también
puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

Se considera así mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de
acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr
la finalidad y objetivos establecidos.

6. TÍTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.

En esta parte se establecerá la Estructura Orgánica y describirá la naturaleza y funciones

de los órganos de la Entidad. Se podrá agrupar los órganos afines en capítulos.

Se señalaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.

Se consignarán las funciones de cada Director o Jefe de Órgano en el ejercicio del cargo
y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia.

Todos estos aspectos se podrán desarrollar en Capítulos.

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Precisiones técnicas:

• Las funciones deben precisar:

a) La atribución, facultad nivel de intervención (normar, regular, supervisar, coordinar,

ejecutar).

b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribución (Educación de adultos,

programas de vacunación, rol de vacaciones, etc.);

c) El ámbito institucional o territorial sobre el cual se actúa (Sector, Ministerio,

Institución Nacional, Regional, Local, etc.).

d) La formulación de las funciones deben delimitar los campos de acción de las

diferentes áreas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.

e) Dicha descripción debe orientarse a permitir que los órganos cumplan con los
propósitos de planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control de
sus actividades.

f) Su redacción considera el verbo en infinitivo.

Clasificación de las funciones:

a) Por sistemas: De decisión (Dirección Política y dirección administrativa), De Gestión

(técnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).

b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o

etapas en la cual se descompone el Proceso Administrativo.

c) Por Órganos: (Órganos de línea técnico normativos o de ejecución, control,

asesoría y apoyo).

7. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.

Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas

naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o
complementarios a los fines que persigue.

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8. TÍTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y

FINALES

Se consignará con precisión él o los regímenes laborales en los cuales se encuentran

comprendidos los funcionarios y servidores.

 Consignar los recursos con que contará el organismo, con precisión de sus
pautas, así como el origen de su patrimonio.
 Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicación de
las normas establecidas en los rubros anteriores.
 Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal
para la adecuada implementación de la Entidad.
 Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso
con las normas previstas.

9. ORGANIGRAMA GENERAL

Contendrá la estructura orgánica total de la Entidad.

10. CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

a) Debe realizarse un ligero diagnóstico de la realidad en tres planos.

b) Considerando los planes institucionales, las políticas de gobierno de sus
autoridades y las modalidades de gestión priorizadas.
c) Teniendo en cuenta las necesidades de la población, los servicios de mayor
demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo.
d) Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta
la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y
financieros, la infraestructura existente, etc.
e) Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la
Ley otorga a la Entidad. Se obtendrá un listado de funciones que la Ley faculta y
encarga a la Institución.

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Luego procederá a establecer una comparación entre las competencias y atribuciones

que la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnóstico
anterior, se debe analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la
Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades
definan la política Institucional en la referente a:

a) Precisión sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.

b) Modalidades de la gestión, en la prestación de servicios. (por proyecto, por
administración directa, por contrato, con alianzas, etc.).
c) Amplitud en cuanto a lo desagregación de unidades organizativas.
d) Niveles jerárquicos y organizacionales.
e) Tipos de departamentalización o utilizarse.
f) Niveles y grados de delegación y empoderamiento.
11. DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

Tanto el Reglamento de Organización y Funciones cono el Manual de Organización y

Funciones son documentos técnico normativo sobre la organización y funciones de la
entidad u órgano de que se trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes:

a) El Reglamento de Organización y Funciones regula y establece la organización

interna de una entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley
Orgánica; mientras que Funciones está supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de
base legal.

El Reglamento de Organización y Funciones contiene información general; mientras que

los Manuales son más específicos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los
procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

1 CONCEPTO
El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se
describe las funciones, objetivos, características, los requisitos y responsabilidades de
cada cargo que se desarrolla en una organización, así también un conocimiento
integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad.

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El MOF proporciona información a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus

funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización.
Importancia

Facilita el proceso de inducción del personal y permite el perfeccionamiento y/o

orientación de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados,
así como aplicar programas de capacitación.
Determina las funciones específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro
de la estructura orgánica de cada dependencia
Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones
específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para el cumplimiento de sus
funciones.
2 ELABORACIÓN DE UN MOF
Primero se creara un equipo técnico para la elaboración del MOF
a) Constitución del equipo técnico

Entre todos revisan y verifican conclusiones del análisis de los puestos con respecto a
sus actividades y deberes. Por tanto la elaboración del MOF suele implicar un
esfuerzo común entre el equipo técnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.

b) El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:

Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y
capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación.

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Para la elaboración del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el

nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.
1º PASO
Análisis de Jerarquización
Luego de reunir la información requerida se revisa la estructura orgánica para
determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas
mantiene una relación directa de coordinación.
2º PASO
Análisis desde los objetivos institucionales
A partir de la información recogida e revisara si el análisis de cargos realizado
corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar el
desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta requerida a los empleados, las
condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.
¿Es el perfil del trabajador para el puesto? Si no lo es ¿Cuál es el adecuado?
Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?

3º PASO
Elaborar la descripción del puesto:
Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación
del puesto:
La descripción del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo así como
las características importantes y las condiciones de trabajo
La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para
el desempeño del puesto.

4º PASO
Revisión del análisis con los participantes:
El análisis realizado debe ser verificado con el trabajador
Esta verificación ayudara si la descripción realizada es correcta, está completa y es
fácil de entender para todos los involucrados.
5º PASO
Llenar los formatos del MOF

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IDENTIFICACION:
Nombre del puesto:
Área al que pertenece:
Cargo del jefe directivo:
Números de plazas:

FUNCION BASICA
Brindar asistencia técnica y apoyo al área de presupuesto.

FUNCIONES ESPECÍFICAS
ACTIVIDADES Y TAREAS
Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos.
Registrar diariamente la información de documentos de gastos e ingresos.
Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos.
Llenar los formatos de ejecución de ingresos y gastos presupuestarios
Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.
FACTORES DE EVALUACION
Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.
Registrar diariamente la información de documentos de los gastos e ingresos.
Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.
Controlar permanentemente la enumeración secuencial de documentos fuente.
Llenar los formatos de ejecución de ingresos y gastos presupuestarios.

COORDINCION
Unidad de Tesorería
Unidad de Contabilidad
Unidad de Personal
Unidad de Abastecimiento

SUPERVISION
SUPERVISA A:

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No tiene a quien Supervisar

SUPERVISADO POR:
Gerencia

CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar Físico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de
la oficina de planificación y presupuesto ubicada en establecimiento.
Horario de Trabajo:

EL CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)

a) Definición

Si se tratara de ponerle un nombre más adecuado, este sería "Cuadro de

necesidades de Cargos". El CAP es un documento de gestión municipal que prevé
los cargos que una Municipalidad requiere para su normal funcionamiento en un
período determinado en que rija la organización vigente. El CAP, es pues, una
planificación de los cargos que necesita una Municipalidad, sea grande, mediana o
pequeña.
La base Legal para su elaboración obligatoria, según lo dispone el numeral 1,7 del
Cap. VI de la Directiva No 004-82-INAP-DNR 'Normas para la Formulación,
Aprobación, Revisión y Modificación del Cuadro para la Asignación de Personal
(CAP)", aprobado por Decreto Supremo No 002- 83-PCM; y asimismo, D.S. No
043-2004-PCM.

Se tiene en cuenta para su elaboración los siguientes documentos:

a) El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) aprobado.

b) La Directiva No 004-82-INAP/DNR, aprobada por Decreto Supremo No002-83-
PCM del 31-01-83.
c) El Manual Normativo de Clasificación de Cargos, que podría utilizarse como
elemento exclusivamente referencial para la nomenclatura de los cargos.

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d) El Decreto Supremo No 043-2004-PCM, que aprueba los Lineamientos para la

elaboración y aprobación del Cuadro para Asignación de Personal - CAP.

La dependencia encargada de elaborar el CAP, son las mismas personas que se

encargan de formular el Reglamento de Organización y funciones, es decir por la Oficina
de Racionalización de la Municipalidad o la que haga sus veces, o por una Comisión
presidida por el Gerente Municipal e integrada por los jefes de Planificación y
Racionalización, Jefe de Administración y el Jefe de Recursos Humanos.

EL Procedimiento para la elaboración del CAP es el siguiente:

Primero: Tener a la mano el Reglamento de Organización y Funciones de la

Municipalidad o por lo menos el Organigrama estructural y las funciones de los órganos
que comprende. El CAP se formula a partir de una estructura orgánica de la Municipalidad
aprobada o aceptada.

Segundo: Si se decidiera establecer cargos directivos, asesores y especializados, será

necesario consultar con los encargados del Presupuesto, la disponibilidad económica
existente para pagar las remuneraciones respectivas dentro de los límites establecidos
por las disposiciones legales vigentes.

Tercero: Determinar la necesidad que tienen de contar con cargos profesionales, técnicos
o auxiliares y luego de analizar si tienen relación con las funciones asignadas, registrarlos
en el formato del CAP con la denominación más adecuada de cargo clasificado o
estructural.

Cuarto: El CAP se elabora en forma ordenada procurando que cada hoja o conjunto de
hojas corresponde a cada un solo órgano.
Quinto; Al final el número de cargos consignados en el CAP no debe ser menor que el del
Presupuesto Analítico de Personal (PAP), y en ambos documentos la denominación de
los cargos debe ser la misma.

Es necesario tener presente que las plazas del PAP, es decir, los cargos con sus
remuneraciones básicas, no pueden ser modificadas ni recategorizadas salvo que exista
una autorización legal para ello.

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Importancia Del Cuadro De Asignación De Personal (Cap.)

Determina los cargos, a través de los cuales será posible cumplir las funciones señaladas
en el Reglamento de Organización y Funciones y las metas indicadas en los planes de
trabajo.

Es el punto de partida para elaborar el Presupuesto de Personal. La elaboración del CAP

debe obedecer a las necesidades reales de los cargos que tiene una Municipalidad de
acuerdo con sus objetivos, funciones, estructura orgánica y relaciones.
Señala las Remuneraciones que se debe otorgar al Personal, tomando como base la
normatividad vigente y la disponibilidad presupuestal con que cuenta la Municipalidad.
Siendo el CAP un documento que contiene el listado de cargos necesarios en la
Municipalidad, permite efectuar la descripción de los cargos para efectos de clasificarlos y
de elaborar el Manual de Organización y Funciones.

EL PRESUPUESTO ANALITICO DE PERSONAL (PAP)

Definición.-

Constituye el detalle de la disponibilidad presupuestal para el pago de haberes del

personal, y el monto, techos salariales y demás ligadas a pagos de obligaciones de
personal.

El Presupuesto Analítico de Personal (PAP), es un documento de Gestión Institucional,

que considera el presupuesto del personal nombrado y contratado, en función de la
disponibilidad presupuestal, conforme a la Ley.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)

DENOMINACION

o El Manual de Procedimientos – MAPRO, es un documento descriptivo y de

sistematización normativa, que posee un carácter instructivo e informativo, que
busca facilitar al funcionario de la Administración Municipal, asegurar la rápida
orientación del personal, reduciendo al mínimo su periodo de adaptación, rapidez,
uniformidad y precisión en el trabajo, determinándose como premisa los niveles de
producción organizacional.

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o El Manual de Procedimientos Administrativos El MAPRO es un instrumento técnico

que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de acciones,
etapas u operaciones entrelazadas que se constituyen en una unidad para la
realización de una función.
o El Procedimiento es el conjunto de actividades unidas entre sí, para el logro de un
resultado. Cada actividad debe justificarse en la medida que aporta “valor
agregado” en el servicio o producto final que se debe entregar como resultado del
procedimiento. La acción, fase, operación o actividad es la unidad mínima de un
procedimiento.
o Este documento también contiene de forma detallada, las acciones que se rigen
en la ejecución de los procesos, en el cual se encontrará la descripción de
actividades que deben de seguirse para la realización de las funciones de una
unidad orgánica, y que para una mejor familiarización se gráfica, bajo los criterios
de Diagrama de Flujo. Asimismo, en la descripción de los procedimientos se prevé
que los mismos guarden coherencia con los dispositivos legales o administrativos
vigentes, que regulan a cada una de las dependencias orgánicas responsables de
ejecutar cada proceso administrativo considerado en el MAPRO. Al formular el
Manual de Procedimientos – MAPRO, se debe tener en cuenta el funcionamiento
de los diferentes procesos y los pasos para el eficaz servicio y se simplifica acorde
con las políticas de modernización de la Administración.
o El MAPRO, incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
directamente en la realización del procedimiento, precisándose en el mismo su
responsabilidad, participación y producto a generar.

CONTENIDO

El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) contiene procedimientos

administrativos adjetivos que se relacionan con los órganos de apoyo, asesoría y línea,
posibilitan el desarrollo y logro de los procedimientos allí descritos. El MAPRO contiene
también la regularización de la autoridad administrativa facultada para resolver, los
trabajadores de la entidad responsables de realizar las actividades (actos de tramitación)
días en que debe realizar la actividad, la forma de conclusión, la notificación del acto
administrativo y la ejecución. Las regulaciones en el MAPRO podrían estar
proporcionándole cierta rigidez al procedimiento administrativo, ello no significa que el
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procedimiento sea en realidad rígido, ni absoluto, sino que por efecto de la

retroalimentación a la que debe ser sometido temporalmente el procedimiento puede ser
modificado cuantas veces sea necesario.

OBJETIVOS

 Presentar en forma clara, concisa y funcional los procedimientos de las diferentes

dependencias de la Municipalidad, especialmente aquellas que brindan servicio a
la ciudadanía (servicio hacia afuera)
 Facilitar la simplificación administrativa y orientar a la ciudadanía y el personal
sobre los procedimientos llevados a cabo en las dependencias de la
municipalidad.

ALCANCE

El Manual de Procedimientos es de estricto cumplimiento del personal, de todas las

unidades orgánicas de la Municipalidad y de marco referencia para la población en
general.

FINALIDAD

Establecer, conducir y uniformizar el proceso de formulación del Manual de

Procedimientos Administrativos de la Municipalidad.

APROBACION Y ACTUALIZACION

El Manual de Procedimientos es aprobado a través de la Resolución de Gerencia

Municipal de la Municipalidad.

BASE LEGAL

o Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.

o Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
o Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
o Directiva Nº 002-77-INAP/DNR Normas Para la Formulación de los Manuales de
Procedimientos.
o Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad.
o Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) de la Municipalidad.

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o Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad.

DENOMINACION

 El Manual de Procedimientos Administrativos El MAPRO es un instrumento técnico

que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de acciones,
etapas u operaciones entrelazadas que se constituyen en una unidad para la
realización de una función.
 El Procedimiento es el conjunto de actividades unidas entre sí, para el logro de un
resultado. Cada actividad debe justificarse en la medida que aporta “valor
agregado” en el servicio o producto final que se debe entregar como resultado del
procedimiento. La acción, fase, operación o actividad es la unidad mínima de un
procedimiento.

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CONCLUSIONES
PRIMERA: EL Manual de Organización y Funciones – MOF, es un documento Normativo
que describe las Funciones Específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo,
desarrollándolas a partir de la estructura Orgánica Funciones generales Establecidas en
el Reglamento de Organización y Funciones y de acuerdo con el cuadro para Asignación
de Personal.

SEGUNDA: El Cuadro de Asignación de Personal – CAP es un documento Técnico

Normativo de Gestión Institucional que contiene y permite normalizar las previsiones de
cargos necesarios que requiere la Municipalidad, determinando la cantidad,
características de los puestos de trabajo necesarios para proporcionar los servicios y
lograr los fines y objetivos institucionales.

TERCERA: El Reglamento de Organización y Funciones – ROF, Es un documento

Técnico normativo de Gestión que completan, regulan y fijan la Estructura Orgánica de la
Municipalidad, en el cual se precisan la naturaleza, finalidad y funciones generales;
tipificando las atribuciones relaciones de las Unidades Orgánicas.

CUARTA: El Cuadro de Asignación de Personal – CAP, Es un documento Técnico

Normativo de Gestión Institucional que contiene y permite normalizar las previsiones de
cargos necesarios que requiere la Municipalidad, determinando la cantidad,
características de los puestos de trabajo necesarios para proporcionar los servicios y
lograr los fines y objetivos institucionales.

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BIBLIOGRAFIA
 Cossío, Carlos - La Plenitud del Ordenamiento Jurídico.
 Kelsen, Hans - Teoría General del Estado.
 Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley Nº 27444
 SALAS MACCHIAVELLO Miguel Ángel - DOCUMENTOS DE GESTION.

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