Proceso Evaluacion

Manual del proceso de Servicio de
Evaluación de Desempeño 360
Ver. 1.0
3-septiembre-2018
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IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha Descripción del cambio Autor Versión

03/Sep/18 Servicio de Evaluación de Desempeño 360° SP 1.0
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Contenido
1. Introducción 41.1 Propósito del documento 41.2 Ámbito del documento
41.3 Audiencia objetivo 42. Información general del proceso 42.1
Objetivo 42.2 Justificación 42.3 Alcance 42.4 Participantes del
proceso 42.5 Evento de inicio y de fin 52.6 Pre-condiciones y Post-
condiciones 53. Especificación del proceso 53.1 Descripción general 53.2 Fase
de Planeación y Diseño 63.3 Fase Personalización del sistema 93.4 Fase
Comunicación y Evaluación 123.5 Fase Análisis de Resultados 143.6 Fase Entrega Final
164. Glosario de términos 205. Modelo de Contexto ¡Error! Marcador
no definido.
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1. Introducción
1.1 Propósito del documento
El propósito de este documento de especificación es describir el proceso de “Servicio de Evaluación de
Desempeño 360°”, con la finalidad de que los diferentes elementos que lo conforman sean
completamente definidos para garantizar su entendimiento y correcta ejecución.
1.2 Ámbito del documento

Este documento se limita a describir únicamente al proceso de “Servicio de Evaluación de Desempeño
360°” incluyendo su modelo y la especificación de sus diferentes atributos.
1.3 Audiencia objetivo

La audiencia objetivo de este documento, se centra en los diferentes participantes del proceso de
“Servicio de Evaluación de Desempeño 360°” para ayudarles a entender y desempañar las actividades
que realizan, así como aquellos colaboradores que se incorporen al área de Proyectos.
2. Información general del proceso

2.1 Objetivo
Gestionar un proyecto de Evaluación de Desempeño, por medio de la técnica 360° para conocer el
desempeño de los colaboradores en su puesto de trabajo, que apoye a la toma de decisiones efectiva.
2.2 Justificación
Este proceso se realiza bajo la necesidad que existe de contar con una estructura en la metodología de
Evaluación de Desempeño 360°, para ofrecer un mejor servicio y de alta calidad, con un claro
entendimiento de las fases, actividades y participantes involucrados.
2.3 Alcance
El alcance del proceso se da hasta la entrega de resultados generales e individuales, a partir del análisis
realizado, donde se brindan sugerencias y recomendaciones para la mejora de las áreas de
oportunidad y el desarrollo de sus fortalezas.
2.4 Participantes del proceso

I. Colaboradores VI. Asesor Comercial
II. Patrocinador VII. Ejecutivo de Ingresos
III. Consultor DO VIII. Líder de proyecto
IV. Sistema EVT IX. Líder de proyecto del cliente
V. Soporte Técnico de
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2.5 Evento de inicio y de fin
El inicio del proceso, comienza a partir de la recepción del welcome mail, en el cual se detallan las
características del servicio vendido y los datos del cliente que estará a cargo del proyecto.
El fin del proceso se da cuando recibimos llenada la “Encuesta de Satisfacción del Proyecto”, en la cual
el cliente nos brinda retroalimentación y evalúa el servicio brindado, indicando la conclusión del
proyecto.
2.6 Pre-condiciones y Post-condiciones

Previo al inicio del proceso, el asesor comercial deberá identificar las necesidades del prospecto y
ofrecer el servicio que se adecue a éstas, para así realizar el cierre de venta y llenar en la plataforma de
CRM la orden de venta que se nos enviará como “Welcome mail”.
Una vez finalizado el proceso, el área de post venta deberá identificar si el cliente tiene alguna otra
necesidad que puedan cubrir los servicios que ofrece o Evaluatest.
3. Especificación del proceso

3.1 Descripción general
El proceso inicia a partir de la recepción del “Welcome Mail”, continuando a la fase de planeación y
diseño, donde en acuerdo con el cliente se detallan los alcances del proyecto, las fechas de cada fase y
los insumos que permitan proseguir a la fase de Personalización del sistema, en la cual el área de TI se
encarga de configurar la herramienta de manera que se encuentre lista para la evaluación.
Durante la siguiente fase, se lleva a cabo la evaluación de los colaboradores, apoyándose de la

comunicación que motive la mayor participación posible; una vez que finaliza se realiza el Análisis de
los Resultados a nivel grupal e individual para así hacer la entrega formal de los mismos; concluyendo
en la recepción de la encuesta de “Satisfacción del Proyecto” contestada.
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3.2 Fase de Planeación y Diseño
Durante la fase de planificación y diseño, se establecen junto con el cliente, las pautas y alcances del
proyecto; así mismo se definen los recursos materiales y humanos que se requerirán.
A manera general, en esta fase se determinará toda la estructura y metodología para el logro del
objetivo del proyecto.
No de actividad 1.1
Nombre Junta de Levantamiento de Proyecto
Responsable Líder de Proyecto
Entradas Welcome Mail
Salidas Correo electrónico con Meeting de la junta agendada
Descripción Realizar llamada telefónica al cliente una vez recibido el welcome
mail, para agendar la junta de levantamiento.
Reglas de negocio N/A
No de actividad 1.2
Nombre Ajuste de la orden de venta
Responsable Asesor Comercial
Entradas Condicional – La orden de venta no cuenta con todos los
requerimientos del cliente.
Salidas Validación y revisión de la orden realizada.
Descripción Ajustar a orden de venta de acuerdo a los requerimientos del cliente.
No de actividad 1.2.1
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Nombre Validación y revisión de la orden
Responsable Gerente Comercial
Entradas Ajuste de la orden de venta
Salidas Realizar un nuevo ajuste a la orden de venta o validar para continuar
a la siguiente tarea.
Descripción Validar que se encuentra correcta la orden de venta tanto en la
propuesta económica como en los requerimientos del cliente.
No de actividad 1.3
Nombre Se detallan fases y requerimientos del proyecto
Responsable Líder del proyecto
Entradas Revisión de la orden de venta
Salidas Finalización de levantamiento de necesidades del cliente
Descripción Durante la sesión, se muestra el proceso que se va a llevar, los
documentos que se requieren y se definen fechas y entregables.
No de actividad 1.4
Nombre Definición de Proyecto (subproceso)
Entradas Finalización de levantamiento de necesidades del cliente
Salidas Solicitud de insumos de proyectos
Descripción Se desarrollan los documentos que permitan establecer las fechas,
alcances, entregables y fases del proyecto.
Nombre Creación de documento "Definición de Proyecto"
Entradas Inicio de subproceso
Salidas Desarrollo de plan de trabajo
Descripción El documento integra: antecedentes, objetivo del proyecto, plan de
trabajo, alcances, entregables y entregables adicionales.
Nombre Desarrollo de Plan de Trabajo
Entradas Creación de documento "Definición de Proyecto"
Salidas Envío al cliente los documentos
Descripción Crear en la plataforma de smartsheet el pan de trabajo, definiendo
las actividades que se van a realizar a lo largo de todas las fases y los
tiempos asociados a estas.
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Nombre Validación del plan de trabajo
Responsable Cliente
Entradas Recepción del plan de trabajo
Salidas Identificar si requiere modificaciones
Descripción Deberá dar el visto bueno en cuanto a las fechas y actividades
establecidas en el plan de trabajo.
Nombre Realizar los ajustes
Entradas Condicional – Realizar las modificaciones al plan de trabajo
Salidas Envío para validación del plan de trabajo
Descripción Se realizarán las correcciones del plan de trabajo, de acuerdo a los
comentarios del cliente y se enviara nuevamente para su validación.
No de actividad 1.5
Nombre Solicitud de insumos de proyecto
Entradas Definición de proyecto
Salidas Envío de correo con los insumos requeridos.
Descripción Detallar la información que se requiere que valide y llene el cliente,
como insumos para el avance del proyecto.
No de actividad 1.6
Nombre Recabar insumos y validar documentos
Responsable Cliente
Entradas Recepción de correo con solicitud de insumos.
Salidas Envío de correo con insumos solicitados.
Descripción El cliente deberá reunir los documentos solicitados: logo/pleca
Validar: comunicados, plan de trabajo, perfil por competencias.
Llenar: matriz de evaluadores.
No de actividad 1.7
Nombre Ajustar y validar insumos
Entradas Recibir insumos por parte del cliente.
Salidas Validar que se encuentren de acuerdo a lo solicitado.
Descripción Revisión de los insumos enviados, que se encuentren correctos de
acuerdo a lo solicitado.
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3.3 Fase Personalización del sistema
Durante esta fase, se genera toda la estructura en el sistema que permita que los colaboradores de la
organización, sean evaluados con las competencias y evaluadores asignados y de acuerdo a los
tiempos establecidos previamente.
No de actividad 2.1
Nombre Crear proceso y carga de matriz
Entradas Contar con los insumos completos.
Salidas Solicitud por medio de ticket la liga personalizada y la asignación de
perfiles por competencias.
Descripción En el sistema 5.5, se crea el proceso así mismo se asigna la
ponderación, los test y se realiza la carga de la matriz en formato csv.
No de actividad 2.2
Nombre Carga de perfiles por competencias
Entradas Contar con los insumos completos.
Salidas Solicitud por medio de ticket la liga personalizada y la asignación de
perfiles por competencias.
Descripción Crear los perfiles competenciales en Atracción y Selección, estos
deben ser por tipo de evaluación por cada nivel de cargo.
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No de actividad 2.3
Nombre Solicitud de liga personalizada y asignar perfiles por competencias
Entradas Proceso creado y carga de perfiles por competencias
Salidas Ticket a TI
Descripción En la herramienta de ticket system, dar de alta el ticket a TI, con la
solicitud y las especificaciones para la personalización del sistema.
No de actividad 2.4
Nombre Configuración del sistema
Responsable Ingeniero de Soporte Tecnológico
Entradas Solicitud por medio de Ticket
Salidas Ticket con notificación para la validación del sistema.
Descripción El ingeniero se encargará de realizar la configuración del sistema de
acuerdo a las especificaciones solicitadas, de manera que los
colaboradores puedan aplicar las evaluaciones.
No de actividad 2.5
Nombre Validación de sistema
Entradas Notificación por ticket system
Salidas Condicional – Identificar si existe algún error
Descripción Revisión del sistema por medio de pruebas para corroborar que
cuente con lo solicitado y sea correcto el funcionamiento del sistema.
No de actividad 2.6
Nombre Realizar corrección del sistema
Entradas Notificación por ticket de error encontrado
Salidas Ticket notificando la corrección del sistema
Descripción El Ingeniero, se encargará de identificar la causa del error y dar una
pronta corrección del mismo.
No de actividad 2.7
Nombre Validar el sistema
Responsable Cliente
Entradas Envío por correo electrónico las claves de prueba
Salidas Validar el sistema
Descripción Verificar que el sistema cuenta con lo solicitado al consultor y no
tenga ningún error.
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Nombre Realizar pruebas al sistema
Responsable Cliente
Entradas Contar con las claves de prueba
Salidas Condicional – Identificar si existe algún error
Descripción Realizar las pruebas con diferentes usuarios y tipo de evaluación para
corroborar que se cuente con lo requerido y se pueda iniciar la
evaluación.
No de actividad 2.7.1.1
Nombre Corregir el error
Entradas Condicional – Se identificó un error en el sistema que puede ser
resuelto por el consultor.
Salidas Realizar pruebas
Descripción Dar corrección al error identificado por el cliente.
No de actividad 2.7.1.2
Nombre Corregir el error
Entradas Condicional – Se identificó un error en el sistema que solo puede ser
resuelto por el ingeniero.
Salidas Corroborar que se encuentre resuelto el problema.
Descripción Dar corrección al error identificado por el cliente.
Nombre Validación del sistema
Responsable Cliente
Entradas Realizar pruebas al sistema
Salidas Fin de la fase
Descripción Dar el Vo.Bo de que el sistema se encuentre correcto y con las
especificaciones requeridas, para la evaluación de los colaboradores.
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3.4 Fase Comunicación y Evaluación
En esta fase, inicia el periodo de aplicación en la cual los evaluadores que estarán participando,
aplicarán las evaluaciones que les fueron asignadas (autoevaluación, par, jefe, subordinado, cliente),
dentro de un periodo establecido de tiempo.
El objetivo de la comunicación es mantener informados a todos los participantes de la evolución del

proyecto; la comunicación se realiza mediante informes, cuyo contenido dependerá de a quién van
dirigidos.
No de actividad 3.1
Nombre Envío de invitación e instrucciones de evaluación
Entradas Inicia periodo de aplicación
Salidas Aplicar evaluación
Descripción Enviar por correo electrónico, de manera personalizada la invitación y
las instrucciones de acceso con la liga y clave correspondiente a cada
evaluador, así mismo se detalla la fecha límite de aplicación.
No de actividad 3.2
Nombre Aplicar evaluación (subproceso)
Responsable Evaluadores
Entradas Envío de invitación e instrucciones de evaluación
Salidas Envío de estatus final de aplicación
Descripción Los evaluadores podrán ingresar a la página siguiendo las
instrucciones de acceso para responder las evaluaciones.
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Nombre Resolver
Entradas Aplicar evaluación
Salidas Continuar evaluación
Descripción Identificar el error que se está presentando y dar una pronta
solución.
Nombre Solicitud de apoyo a TI
Salidas Continuar evaluación
solución.
Nombre Continuar evaluación
Responsable Evaluadores
Salidas Fin del subproceso
solución.
No de actividad 3.3
Nombre Envío de recordatorios de aplicación (cada 3 días)
Descripción Se enviarán recordatorios cada 3 días a aquellas personas que no
hayan iniciado o concluido sus evaluaciones.
No de actividad 3.4
Nombre Enviar reporte de estatus (lunes, miércoles y viernes)
Descripción Se enviará un reporte de estatus al cliente cada lunes, miércoles y
viernes durante la duración de la fase de aplicación, el cual contiene:
el avance grupal e individual así como porcentajes detallados.
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No de actividad 3.5
Nombre Envío de estatus final de aplicación
Entradas Compuerta paralela- Aplicar evaluación, envío de estatus y
recordatorios.
Salidas Informar al cliente (líder de proyecto), el % final de avance para
confirmar si se amplía el tiempo de aplicación o se da por concluido.
Descripción
No de actividad 3.6
Nombre Envío de agradecimiento por participar
Entradas Condicional – No se requiere más tiempo de evaluación.
Salidas Fin de la fase
Descripción Se hará llegar a los participantes vía correo electrónico, un
agradecimiento personalizado por participar.
3.5 Fase Análisis de Resultados
En esta fase los resultados se analizan de manera cuantitativa a partir de un seguimiento determinado
de pasos; lo cual permite generar los reportes individuales así como la presentación ejecutiva y
elaborar las recomendaciones en función a los resultados obtenidos.
No de actividad 4.1
Nombre Descarga de reportes individuales y base de datos
Entradas Finalización de la etapa de evaluación
Salidas Validación de los cortes de análisis
Descripción Por medio de la plataforma se descargará la base de datos con los
resultados obtenidos así como los reportes individuales.
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No de actividad 4.2
Nombre Validación de cortes de análisis
Entradas Descarga de reportes individuales y base de datos
Salidas Condicional – Verificar que los cortes de análisis son los requeridos.
Descripción Se revisará con el cliente si requiere algún corte de análisis que no se
hubiese considerado al inicio.
Nombre Ajuste de los cortes de análisis
Entradas Validación de los cortes de análisis.
Salidas Ejecución del análisis de la base de datos.
Descripción Se realizarán los ajustes para integrar o quitar algún corte de análisis
de acuerdo a las necesidades del cliente.
No de actividad 4.3
Nombre Ejecución del análisis de la base de datos
Entradas Validación de los cortes de análisis.
Salidas Desarrollo de hallazgos y recomendaciones
Descripción Se realizará el análisis de forma cuantitativa utilizando la base de
datos y de acuerdo a los cortes de análisis solicitados.
No de actividad 4.4
Nombre Realizar presentación ejecutiva de resultados
Entradas Ejecución del análisis de la base de datos
Salidas Desarrollo de hallazgos y recomendaciones
Descripción Se genera la presentación utilizando el template de y se plasman los
resultados gráficamente a partir de los cortes de análisis.
No de actividad 4.5
Nombre Desarrollo de hallazgos y recomendaciones
Entradas Realizar presentación ejecutiva de resultados
Salidas Exposición interna la presentación
Descripción A partir de los resultados obtenidos, se detalla en la presentación los
aspectos más importantes que se identificaron (hallazgos) y se
desarrollan las recomendaciones de mejora para la empresa.
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No de actividad 4.6
Nombre Exposición interna la presentación
Entradas Desarrollo de hallazgos y recomendaciones
Salidas Condicional - Identificar si existe algún error
Descripción Se expone internamente la presentación al gerente y/o director, de
manera que puedan dar sus opiniones.
Nombre Corregir y modificar presentación
Entradas Condicional – Se identificó un error en la presentación
Salidas Fin de la fase.
Descripción Realizar las correcciones necesarias para la mejora de la presentación
a partir de los comentarios del gerente y/o director.
3.6 Fase Entrega Final
Se presentan al cliente, de manera formal, los resultados generales de la evaluación efectuada, luego
de su procesamiento, análisis e interpretación, presentándose las conclusiones a la que se han llegado
así como las sugerencias de mejora.
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No de actividad 5.1
Nombre Agendar junta de entrega de resultados
Entradas Finalización de fase análisis de resultados
Salidas Sesión de presentación de Resultados
Descripción De acuerdo a las fechas especificadas en el plan de trabajo, se agenda
con el cliente la entrega de resultados.
No de actividad 5.2
Nombre Sesión de presentación de Resultados
Entradas Agendar junta de entrega de resultados
Salidas Validación de presentación
Descripción Se realiza la presentación ejecutiva, ya sea en las oficinas del cliente o
en las de , mostrando los resultados obtenidos a nivel general y
grupal así como las recomendaciones.
No de actividad 5.3
Nombre Validación de presentación (subproceso)
Responsable Cliente
Entradas Sesión de presentación de Resultados
Salidas Envío por correo electrónico de los entregables finales y la encuesta
de Satisfacción.
Descripción El cliente deberá validar que los entregables cumplen con lo
requerido.
Nombre Revisión de presentación
Responsable Cliente
Entradas Revisión de la presentación
Salidas Condicional – Identificar si requiere cambios la presentación
Descripción El cliente revisa la presentación y los reportes individuales para
identificar sí se requieren hacer cambios o añadir información.
Nombre Realizar las modificaciones solicitadas
Entradas La presentación requiere modificaciones
Salidas Validación de la presentación
Descripción Se realizarán las modificaciones, de acuerdo a los comentarios del
cliente y se enviara nuevamente para su validación.
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No de actividad 5.4
Nombre Envío por correo electrónico de los entregables finales
Entradas Revisión de Presentación
Descripción Vía correo electrónico se le harán llegar los entregables finales
(presentación ejecutiva, reportes individuales y base de datos).
No de actividad 5.5
Nombre Envío de Encuesta de Satisfacción
Entradas Revisión de Presentación
Descripción Por e-mail se enviará la “Encuesta de Satisfacción” para que el cliente
evalúe la: planeación, calidad, tiempos y satisfacción con el proyecto.
Nombre Enviar recordatorio
Entradas Envío de Encuesta de Satisfacción
Salidas Recibir encuesta
Descripción Cuando no se haya obtenido respuesta con la encuesta de
Satisfacción contestada, cada 2 días se le hará un recordatorio al
cliente ya sea correo electrónico y vía telefónica, hasta que se reciba.
No de actividad 5.6
Nombre Envío por paquetería los CD´s con los entregables
Entradas Envío por correo electrónico de los entregables finales
Salidas Confirmación de recepción de entregables
Descripción Al proveedor de mensajería se le hará llegar un correo para la
recolección de la paquetería, quien lo entregará al día siguiente hábil.
No de actividad 5.7
Nombre Confirmación de recepción de entregables
Entradas Envío por paquetería los CD´s con los entregables
Salidas Condicional – Identificar si requiere otro servicio o fin del proceso.
Descripción A los dos días de haber sido enviados los entregables, se confirmará
con el cliente su recepción.
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No de actividad 5.8
Nombre Notificación al área de Post Venta
Entradas El cliente requiere algún otro servicio de
Salidas Fin del proceso
Descripción Se hará llegar por ticket system, la notificación con la necesidad del
cliente, para que el área de Post venta se ponga en contacto con él y
de seguimiento.
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4. Glosario de términos
Welcome Mail: Es un correo electrónico que da la bienvenida a los clientes que acaban de adquirir un
servicio de la empresa, donde se detallan las características de su compra y los beneficios que ofrece la
compañía tras la compra.
Plataforma de CRM (Customer Relationship Management): Plataforma tecnológica que permite

reunir la mayor cantidad posible de información sobre los clientes, para generar estrategia de negocios
centrada en el cliente.
Ticket System: Es un paquete de software que administra y mantiene listas de incidentes, conforme
son requeridos por una institución; son comúnmente usados para crear, actualizar y resolver
incidentes reportados por usuarios.
Smartsheet: Es un software en línea que facilita la gestión de proyectos de forma colaborativa y en

tiempo real, orientada a administrar la ejecución de un proyecto.
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1.2 Ámbito del documento

1.3 Audiencia objetivo

2. Información general del proceso

2.4 Participantes del proceso

2.6 Pre-condiciones y Post-condiciones

3. Especificación del proceso

Durante la siguiente fase, se lleva a cabo la evaluación de los colaboradores, apoyándose de la

El objetivo de la comunicación es mantener informados a todos los participantes de la evolución del

3.5 Fase Análisis de Resultados

3.6 Fase Entrega Final

Plataforma de CRM (Customer Relationship Management): Plataforma tecnológica que permite

Smartsheet: Es un software en línea que facilita la gestión de proyectos de forma colaborativa y en

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