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2. PRESENTACION
Uno de los principales problemas que enfrentan quienes trabajan en los Archivos Municipales
Colombianos, es el relacionado con la falta de conocimientos teóricos y prácticos que les permitan
adelantar la organización técnica de la documentación producto de la gestión gubernamental. Esta guía
muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la Organización Archivística, su
relación estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de
Descripción que le precede.
El aprendiz debe tener un alto grado de responsabilidad y un excelente trabajo en equipo para lograr el
desarrollo de las actividades.
Actividad de Aprendizaje:
Presentación de las diferentes fichas técnicas de las herramientas dispuestas para organizar los
documentos: Elaboración ejemplo empresa con agrupaciones documentales.
Material requerido: Devolutivo: Televisor o video beam, Sillas y mesas, Tablero, Computador
Consumible: Marcadores, Blocks hoja blanca tamaño carta, Hojas blancas, hojas cuadriculadas carta,
• Tinta para tablero Guías, talleres, fotocopias
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE
Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la
aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar
qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención
por parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades.
De esta manera para usted que significa el siguiente enunciado, describa cada una de las palabras que lo
integran.
1. Con su GAES, elabore una hoja de ruta de su empresa creada, en donde debe indicar los siguientes
aspectos: a. Objetivo, b. Alcance, c. Política de operación, d. Normatividad e. Desarrollo de los
procesos (ingreso, radicación, clasificación, distribución tanto internas como externas). En el mismo
manual personalice los diferentes formatos con la identidad corporativa de su organización,
identificando las diferentes partes.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación
en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas.
Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo,
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.
Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación
permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de
gestión.
Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve
para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.
Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que
reflejan la estructura jerárquica del fondo.
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles
alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha
producido.
Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la
institución archivística.
Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora
o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.
Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido
y utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
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Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para
ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas.
Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción,
Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su
organización en series documentales.
Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los
documentos producidos por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
WEB GRAFIA
Guía para la digitalización y microfilmación
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.05.pdf
https://es.scribd.com/doc/30601247/MICROFILMACION-digitalizacion
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