INFORME SISTEMA PARA

ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
Organización documental en el entorno laboral

12 DE SEPTIEMBRE DE 2019
RICHARD ZAPATA OROZCO
 Introducción

Todas las empresas sin importar que sean grandes o pequeñas, privadas o
públicas, tienen que administrar diariamente una gran cantidad de información de
todo tipo, incluyendo datos legales, así como información sobre el funcionamiento
interno. Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión
documental como parte del proceso de calidad, pero no especifican que software
debe usarse para implantarse.

Este informe está basado en el proceso de gestión documental el cual fue

establecido por el archivo general de la nación, con el fin de conocer el manejo de
Archivos, Correspondencias y Documentos.
 Objetivos

o EMPRESA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA.

La Policía Nacional de Colombia (PNC) es un cuerpo armado de seguridad
pública que en conjunto con las Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza
Aérea) componen lo que se denomina como la Fuerza Pública de Colombia.
El presidente de la República es el comandante supremo de la institución y ejerce
su autoridad mediante el Ministro de Defensa y el Director General de la Policía
Nacional.
 MISIÓN

La Policía Nacional tendrá como Misión permanente dar cumplimiento a lo

señalado en el artículo 218 de la Constitución Política de Colombia, que estipula:

La Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo

de la nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones
necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas, y para asegurar
que los habitantes de Colombia convivan en paz
 VISION

La Policía Nacional se consolidará en el 2022 como institución fundamental para la

construcción de un país equitativo y en paz, garante y respetuoso de los derechos
humanos, afianzando la convivencia y seguridad a través del control del delito, la
educación ciudadana, prevención, mediación y articulación institucional e
interinstitucional como ejes centrales del servicio.
 PRINCIPIOS Y VALORES ÉTICOS

La Policía Nacional adopta los principios establecidos en el artículo 9º. De la

Resolución 02782 del 150909. Por la cual se derogan las Resolución 05293 del 04
de diciembre de 2008, mediante la cual se fortalece el Sistema Ético Policial, se
incorporan los referentes éticos: Código de Buen Gobierno; Principios y Valores
Institucionales; Acuerdos y Compromisos; Código de Ética; Imperativos y
Directrices Éticas, o demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
 ORGANIZACION DOCUMENTAL POLICIA NACIONAL

RESOLUCIÓN No 02764 Del 26 de Junio 2008

“Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía

Nacional y sus políticas de operación”.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA

En uso de sus facultades legales, conferidas en el artículo 8º numeral 2º del

Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006

CONSIDERA: Que se hace necesario expedir las políticas con el fin de establecer
y consolidar el Programa Institucional de Gestión Documental, que soporte el
Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Gestión Integral de la Policía
Nacional; se diseñen y gestionen los procesos, procedimientos, actividades y
tareas requeridas para efectuar un manejo efectivo y adecuado de la
documentación y registros en la Policía Nacional, que permitan asegurar el
desempeño de la entidad.

Que La Policía Nacional, tiene contemplados como archivos institucionales los

archivos de gestión, los archivos centrales y el Archivo Histórico, lo cual busca
articular la gestión archivística de cada ente administrativo, con las políticas
globales de la administración, en lo referente a la organización, conservación y
administración del patrimonio documental de la entidad.

Que es necesario que la Policía Nacional adopte el Programa de Gestión

Documental, que establezca las políticas y lineamientos para la racionalización y
normalización en la gestión de documentos y el soporte tecnológico requerido.
 Funciones del Área de Archivo General

Es la Dependencia de la Secretaría General encargada de generar los

lineamientos en materia de Gestión Documental, administrar y conservar la
documentación de carácter histórico de la Policía Nacional, la cual cumple las
siguientes funciones:
 Funciones de los Grupos que conforman el Área de Archivo
General.

o Grupo de Administración y Conservación Documental. Es la Dependencia

encargada de proyectar las directrices y lineamientos en materia archivística
acorde con lo establecido por el Archivo General de la Nación, como ente
rector de la función archivística en Colombia y brindar asesorías en el Proceso
de Gestión Documental a las unidades de nivel país

o Grupo de Correspondencia y radicación complejo DIPON. Se define como

la Dependencia encargada de registrar y distribuir la documentación recibida o
salida de las dependencias del complejo de la Dirección General

o Grupo de Información y Consulta. Esta es la Dependencia encargada de

atender los requerimientos presentados por parte de los usuarios internos y
externos, relacionados con el Acervo Documental que reposan en el Área de
Archivo General

o Grupo Archivo Histórico. Esta es la Dependencia encargada de aplicar

mecanismos que permiten la Conservación de los Acervos Documentales en el
Área de Archivo General, los cuales corresponden a la Memoria Histórica de la
Policía Nacional

Conservación de Documentos
El proceso de conservación documental consiste en guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiada,
establecida en el Sistema Integrado de Conservación.

Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deben cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los documentos.
 Distribución

- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con

los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
documentos.

- Las áreas técnicas tendrán relación con el depósito, tomando en cuenta el

necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así
como las 100 relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,
organización y tratamiento de los documentos.

- El almacenamiento de documentación debe respetar el concepto de series, y

estar dispuestos en forma consecutiva ascendente, de izquierda a derecha,
iniciando arriba hacia abajo.
 Aplicativo GECOP.

El aplicativo GECOP es una herramienta tecnológica denominada “Gestor de

Contenidos Policiales”, fue implementada con el fin de garantizar la trazabilidad,
consulta, trámite y administración de los documentos producidos y recibidos al
interior por la Institución.
 CONCLUSION DIAGNOSTICO

Dando alcance a la consolidación y madurez del Sistema de Gestión Integral en la

Policía Nacional, implementado a través del Sistema de Gestión de Calidad y
certificado bajo las normas NTCGP1000, ISO9001, ISO14001, ISO27001 y
OHSAS18001, la Institución realizó una valoración estratégica de sus procesos
misionales, evidenciando oportunidades de mejora con el fin de lograr una mayor
competitividad, automatización de los procesos y eficiencia en cada uno de los
procedimientos asociados que los desarrollan.

La Institución hizo un enorme esfuerzo en la búsqueda de la mejora e innovación

de sus condiciones en materia archivística para prestar un mejor y eficiente
servicio a sus clientes internos y externos.

El cumplimiento de estos objetivos evidenció la necesidad de realizar una

reingeniería de la Gestión Documental bajo cuatro enfoques estratégicos