Sistemas Internos - Dedicaciones

REGULARIZACIÓN DE
HORAS A PROYECTOS TIPO D2
RECOPILADORES DE HORAS
(SIN IMPUTAR/RECHAZADAS/NO VISADAS)
Sistema de traspaso de horas para proyectos
recopiladores.

Rosa Asenjo – Responsable

Arroyo de la Vega / Junio 2018
CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 2
2 DEFINICIONES ................................................................................................ 2
3 REGULARIZACIONES ..................................................................................... 2
3.1. Acceso ............................................................................................................. 2
3.2. Nuevas regularizaciones Web ........................................................................ 3
3.2.1 Selección de proyecto recopilador y proyecto destino ......................... 3
3.2.2 Vista de horas que han caído al proyecto recopilador .......................... 4
3.3. Nuevas regularizaciones Excel ...................................................................... 5
3.4. Historial ........................................................................................................... 6
3.5. Ciclo de vida de las regularizaciones ............................................................ 7
1 INTRODUCCIÓN

Proyecto Recopilador:
Es un tipo de proyecto, usado en la gestión interna de la empresa, donde se recogen
aquellas horas no imputadas rechazadas o no visadas de los empleados.
Estas horas se generan en los cierres de imputaciones que se hacen todos los meses.

Esta herramienta tiene por objetivo que los empleados puedan reubicar horas que, por la
circunstancia que sea, han caído en alguno de los proyectos recopiladores, en vez de a los
proyectos productivos para los que el empleado ha estado trabajando.

Los resultados de las regularizaciones, no se ven en reflejados en las

Dedicaciones del empleado de ninguna manera y son efectivas en el momento
del cierre del mes en curso, de cara a los costes generados.

Las tareas para las que esta aplicación, fue diseñada son:

 Controlar los costes de los proyectos productivos.

 Tener un histórico de aquellas correcciones que se han ido solicitando y aprobando.
 Agilizar y adelantar en el tiempo la consolidación de los periodos de cierre.

2 DEFINICIONES
 “Regularización”: rectificación posterior de las dedicaciones a mes cerrado.

 “Paquete o lote de regularizaciones”: conjunto de rectificaciones posteriores de las

dedicaciones a mes cerrado, que se aprueban o rechazan en bloque.

3 REGULARIZACIONES
3.1. Acceso

El acceso al sistema se hará desde la aplicación de DEDICACIONES, que mostrará una

nueva opción en el menú primario de la misma, que nos llevará a la aplicación de
regularizaciones, solo cuando tengamos horas en alguno de los proyectos recopiladores.
Previamente se habrá enviado un mail informando a cada empleado de la presencia de horas
pendientes de ser regularizadas.
3.2. Nuevas regularizaciones Web
Tras el acceso, llegaremos a una pantalla, como la que sigue:

D
e
s
d
Desde esta vista, se podrán generar regularizaciones de horas de los proyectos recopilatorios
a cualquier proyecto que esté activo para la empresa del empleado en ese momento (es decir,
no se puede regularizar a proyectos/elementos cerrados).

3.2.1 Selección de proyecto recopilador y proyecto destino

Para crear una nueva regularización, seleccionaremos alguno de los proyectos recopilatorios
donde tengamos horas pendientes de regularizar. Solo saldrán aquellos donde tengamos
horas acumuladas.
Seleccionamos después algún proyecto como destino de las horas que vamos a regularizar,
de la lista de proyectos destino que se facilita. En esta lista, no están aquellos proyectos que
no estén activos, o que estándolo, tienen todos sus elementos cerrados (es decir, no se
puede regularizar a proyectos/elementos cerrados).

3.2.2 Vista de horas que han caído al proyecto recopilador

Una vez tengamos seleccionados el proyecto recopilador y el destino, veremos una vista
como la que sigue:

Esta tabla tiene todos los sumatorios de las horas que han caído a los diferentes elementos
del proyecto recopilador.

Para crear una regularización se hace lo siguiente. En la columna "Elemento Destino",

dispondremos de los elementos activos del proyecto destino seleccionado. Tan solo
deberemos elegir uno y poner las horas en la columna "Horas" que queramos regularizar. Por
último, pulsaremos sobre el icono, lo que provocará que la regularización sea
reflejada en la tabla inferior.
En esta tabla vamos añadiendo las regularizaciones oportunas, de modo que se monta un
paquete con las mismas, que será enviado de golpe al responsable del proyecto destino una
vez pongamos una descripción y pulsemos el botón "Regularizar".

3.3. Nuevas regularizaciones Excel

Desde esta parte de la aplicación, tendremos la posibilidad de rellenar una plantilla
descargable para regularizar nuestras horas. La descarga de la plantilla podrá hacerse tanto
vacía como rellena con las horas disponibles; en función del proyecto recopilatorio origen
elegido.
Faltaría completar con los proyectos y elementos de destino, así como las horas a transferir.

Ejemplo de plantilla rellena, lista para ser cargada:

Ante cualquier problema detectado, se devolverá un fichero Excel igual al enviado, con el
campo "Error" resaltado en rojo e indicando la causa por la cual no ha podido ser enviada una
regularización en concreto.
Las líneas que no hayan devuelto error habrán sido cargadas en el sistema.
Se podrán eliminar de la Excel las cargadas correctamente y corregir los errores devueltos,
para posteriormente intentar cargar de nuevo las regularizaciones que hubieran dado error.

3.4. Historial
Veremos aquellas regularizaciones realizadas solo durante el año en curso y su estado.
Tenemos la posibilidad de filtrar por meses y ordenar por ciertas columnas ("Id" y "Destino").

Aquellas "Rechazadas", podrán ser editadas, para volver a ser enviadas o eliminadas:
De la misma manera, podremos consultar (pero nunca modificar) aquellas regularizaciones
que estén pendientes de ser aprobadas/rechazadas o que ya han sido aprobadas:

3.5. Ciclo de vida de las regularizaciones

Responsable aprueba paquete

Usuario crea paquete de regularización
de regularización
Usuario la ve en su historial con estado
de "Aprobada"
Responsable la ve en recibidas-
realizadas

Usuario envía paquete de Responsable rechaza

regularización paquete de regularización
Usuario la ve en su historial con Usuario la ve en historial con estado
estado de "Pendiente" de "Rechazada"
Responsable la ve en recibidas- Responsable deja de ver el paquete
curso

Usuario borrar paquete

de regularización

Usuario deja de ver el paquete

Usuario modifica paquete
de regularización