Módulo 7 - Actividad No. 1.

Elaboración de una
Caracterización de proceso

MAPA DE PROCESOS

GESTIÓN
PLANEACIÓN DIRECCIÓN
GERENCIAL
SIG
A

SATISFACCIÓN PARTES INTERESADAS

REQUISITOS PARTES INTERESADAS

GESTIÓN DISEÑO Y PRODUCCIÓN Y

DESARROLLO PRESTACIÓN DEL LOGÍSITICA
COMERCIAL
SERVICIO A

GESTIÓN GESTIÓN GESTIÓN

ADMINISTRATIVA Y
COMPRAS HUMANA FINANCIERA

GESTIÓN
MANTENIMIENTO LABORATORIOS
TIC

Elaborar la caracterización del proceso, identificando y describiendo los

componentes del mismo, siguiendo el modelo documental

1
 Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
Caracterización de proceso

COMPONENTE 1

OBJETIVO: Realizar todas las compras de bienes y servicios de la empresa S.A.S., con eficacia y eficiencia para garantizar el cumplimiento
del objeto único de satisfacer al cliente interno con oportunidad en la gestión y al cliente externo con el cumplimiento del servicio.

ALCANCE: El proceso de compras está sujeto al cumplimiento de los contratos de la empresa S.A.S, de acuerdo con las necesidades y
requerimientos de cada proceso.

Inicia con la solicitud de bienes y servicios, continua con el suministro a los usuarios según lo planificado y termina con la evaluación periódica
del desempeño de los proveedores críticos.

Las especificaciones para la compra de bienes y contratación de servicios deberán tener la información mínima requerida y el detalle suficiente
para realizar su ejecución (contratación y/o compra de bienes).

Todos proveedores deberán estar inscritos para realizar cualquier contrato de servicio.

LIDER DEL PROCESO: Manuel Leon PARTICIPANTES (Involucrados): Todos RECURSOS: Provistos por la Gerencia.
los procesos Planeación anual

COMPONENTE 2

FUENTE(S) RECEPTOR(ES)
ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA(S) RESULTADOS
ENTRADAS SALIDAS

Procesos y políticas PLANEAR Políticas y procedimientos del

GERENCIA de compras. proceso de compras.

2

GESTION Procesos y políticas 1- Identificar el presupuesto
ADMINISTRATIVA de compras. para la elaboración de
Y FINANCIERA Asignación compras.
presupuestal 2- Establecer los criterios
para seleccionar y evaluar los
proveedores.
3- Establecer la metodología
para realizar la compra de
bienes y contratación de
SGI Metas e indicadores servicios.
del SGI 4- Definir los métodos y
Plan de Auditoria criterios de aceptación de los
bienes y productos
adquiridos.
5- Formulación de
indicadores del proceso
PROVEEDORES Cotizaciones, HACER
EXTERNOS Propuestas, 1- Ejecución presupuestal por
Documentos medio de compras y
comerciales contrataciones.
Soportes para
selección objetiva 2- Aplicar criterios de
TODAS LAS Requerimientos de selección de proveedores
ÁREAS Bienes y servicios de 3- Negociación con los
acuerdo a proveedores las condiciones
necesidades de de compra de bienes y/o
ejecución de contrato servicios contratados (plazos,
dela empresa tiempos de entrega, formas
de pago etc.)
4- Recepción de bienes y/o
servicios adquiridos
Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
Caracterización de proceso
TODOS LOS
Plan mejoramiento del proceso PROCESOS DE L
-Necesidad establecer acciones de EMPRESA
mejora, correctivas o preventivas
-Creación documentos, actualización
o eliminación
-Certificados de calidad de insumos y
materiales críticos
Plan mejoramiento del proceso SGI
-Necesidad establecer acciones de
mejora, correctivas o preventivas
-Creación documentos, actualización
o eliminación
-Certificados de calidad de insumos y
materiales críticos
-Ordenes de Compras y Contratos PROVEEDORES
-Actas o entradas de almacén para EXTERNOS
facturación
-Políticas y procedimientos de
cumplimiento reglamentario.
- Compras de bienes y servicios TODAS LAS ÁREAS
necesarios para la ejecución del
contrato de acuerdo a la Planeación
presupuestal.
3
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Caracterización de proceso

5- Almacenamiento de bienes
y entrega a las áreas
solicitantes.

PROVEEDORES Cotizaciones, VERIFICAR -Compras de bienes y servicios PROVEEDORES

Propuestas, necesarios para la ejecución del
Documentos 1- Hacer seguimiento a las contrato de acuerdo con la TODAS LAS ÁREAS
áreas solicitantes validando Planeación presupuestal.
comerciales
entregas de bienes o -Solicitud Evaluación periódica
Soportes para servicios según solicitudes. desempeño proveedores
2- Evaluación a proveedores
selección objetiva
3- Hacer seguimiento al
cumplimiento de las
TODAS LAS Requerimientos de condiciones de pago
ÁREAS Bienes y servicios de establecidas con los
proveedores
acuerdo a
4- Auditorias de calidad del
necesidades de proceso de compras.
ejecución de contrato 5- Evaluación de indicadores
del proceso, procesamiento
de información y análisis de
GERENCIA Disponibilidad de
resultados.
GESTION recursos para pago a
ADMINISTRATIVA proveedores.
Y FINANCIERA
Asesoría en temas
tributarios, contables y
financieros.
Pagos de facturas y/o
cuentas de cobro.

4
 Módulo 7 - Actividad No. 1. Elaboración de una
Caracterización de proceso

GESTION INFORMES Y ACTUAR Informes GESTION

ADMINISTRATIVA CONTROL ADMINISTRATIVA Y
Y FINANCIERA 1-Implementar acciones FINANCIERA
preventivas y correctivas
SGI cuando sea necesario. SGI
2-Informar al Administrativa,
cuando se presenten
incumplimientos en las
condiciones pactadas en la
negociación por parte de los
contratistas. .

COMPONENTE 3

INFORMACIÓN DOCUMENTADA

DOCUMENTOS REGISTROS

*Para apoyar la operación de los procesos (Num4.4. 2a) Solicitudes de contratos SC-1

Solicitudes de bienes SC-2

Procedimiento de compras y contratos
Procedimiento de evaluación de proveedores Evaluación de proveedores SC-3
Manual de contratistas
Inscripción de proveedores SC-4

5
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Caracterización de proceso

COMPONENTE 4

RIESGOS DE LA CALIDAD

RIESGO ACCIÓN(ES)

La no detección de errores o irregularidades significativas en la
ejecución de compras y contratos.
Verificaron de documentación para inscripción fraudulenta
Incumplimiento del proceso de compras
Conformar un equipo de almacén que reciba de manera adecuada los
bienes comprados y que supervise las actividades contratadas.
Verificar las bases de datos la existencia de demandas o procesos, que
conduzcan a la no confiabilidad de la empresa.
Por falta de documentación se retrasa los pagos según los acuerdos
comerciales, Auditorías internas para verificar su correcto
cumplimiento.

COMPONENTE 5

ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS

ASPECTO(S) MEDIDA(S) DE CONTROL

Resultados del seguimiento, medición, análisis y evaluación Certificados de productos

(Num.9.1.1) Certificados de disposición final
Evaluación de cumplimiento. (Num.9.1.2)

COMPONENTE 6

6
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Caracterización de proceso

RIESGOS SySO

RIESGO(S) MEDIDA(S) DE CONTROL

Resultados del seguimiento, medición, análisis y evaluación Verificación de pagos de seguridad social para contratos
(Num.9.1.1)
Evaluación de cumplimiento. (Num.9.1.2)

COMPONENTE 7

SEGUIMIENTO Y CONTROL PARAMETROS DE MEDICIÓN

INDICADOR / SOPORTE FORMULA META FRECUENCIA

Seguimiento a la ejecución Cumplimiento de Compras Medición: (Fecha De Orden De

presupuestal. Compra - Fecha De Pedido)
10 días Mensual
Seguimiento a las actividades e META:<=10 Días Hábiles
indicadores de compras. FRECUENCIA MENSUAL
Seguimiento cumplimiento de
No. de NO Conformidades Número total de elementos no
proveedores y contratistas.
de proveedor conformes/ Número total de
Auditorías internas y externas.
pedidos (si se presentan múltiples 5 Mensual
NC por proveedor se considera
como 1)

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Caracterización de proceso