Barranquilla, 28-06-2019

Señor:
SEBASTIAN LOPEZ TELLO
Coordinador ERP y de Sistemas de Información
C&W Neworks
La ciudad,

Cordial Saludo,

Me permito presentarle una solución a las especificaciones de requerimientos

técnicos de software y software, para el desarrollo de los flujos de trabajo de los
procesos Administración de Correspondencia, Radicación de Facturas y Control de
Préstamos y Devoluciones, que se llevan a cabo desde el Centro de Administración
Documental y de Correspondencia, perteneciente al área de logística.
En esencia, estos flujos de trabajos hacen parte de un conjunto de soluciones
informáticas, diseñados e implementados en la plataforma de OnBase que es el
programa que utiliza la compañía como gestor de su documentación en formato
digital. Servirán para que cada usuario tenga acceso oportuno a la información
solicitada y/o ejecute las tareas asignadas teniendo en cuenta su cargo y perfil
dentro de la plataforma.
1. Características del SoftWare.
La principal característica que se pueden resaltar con la utilización de esta
solución informática es que dinamiza los procesos y reduce los costos al capturar
información importante en un solo sistema, gestionar datos, documentos y
procesos, integrarse con los sistemas existentes, brindar acceso instantáneo a
quien lo necesite, dar visibilidad a procesos y al rendimiento del sistema, así
como almacenar, proteger y eliminar información. Minimiza el riesgo y cumple
con las normas al almacenar, proteger y eliminar su información de forma segura
y de acuerdo con las normativas aplicables.
2. Descripción de los requerimientos del SoftWare.
Administración y acceso inmediato a la información garantizando la seguridad
de esta.
Automatización del proceso para hacerlo mas rápido, eficiente, seguro y agilizar
el trámite de la documentación
 Mantener control interno de la correspondencia, garantizar la recepción de la
misma por parte de los destinatarios, tramitar las respuestas de una manera mas
eficiente y segura.
Disminuir el uso del papel físico en los escritorios de acuerdo con las políticas
ambientales y de organización de la compañía.
3. Requisitos mínimos del software para la funcionalidad de la aplicación:
 Sistema Operativo Windows 7 o superior
 OnBase – Unity Client para las estaciones de trabajo
 OnBase Configuration
 OnBase Studio
 Navegador Web
 Microsoft Outlook
 Adobe Acrobat Reader
 Maquina Virtual de Java Instalada
 Previa instalación y puesta en funcionamiento de la base de datos del
servidor
4. Requisitos mínimos de HardWare
Impresora Zebra GK420t de transferencia térmica
Estaciones de trabajo para cada uno de los usuarios que tenga acceso a la
plataforma.
Conexión a internet fija o inalámbrica
Impresora Laser
Estación de trabajo
Servidor de Archivos
Servidor de Base de Datos
Servidor de Aplicaciones
Servidor WEB

5. Tiempo de Entrega:
 La precisión en una estimación de proyectos de software se predice basándose
en una serie de datos muy importantes, como por ejemplo el grado en el que el
planificador ha estimado adecuadamente el tamaño del producto a entregar, la
habilidad de traducir la estimación del tamaño en esfuerzo humano, tiempo,
dinero y las habilidades del equipo de desarrollo.
Para este caso en particular, la fase de análisis de los procesos que se
abarcaran con este proyecto, el diseño de la solución y la puesta en marcha en
periodo de prueba se estima en 5 meses.
6. Capacitación de Usuario.
El entrenamiento se llevará a cabo de manera presencial y a través de
plataformas de comunicaciones virtuales, iniciando con los miembros del equipo
del Centro de Administración Documental y de Correspondencia quienes son los
encargados de operar la herramienta y de la captura inicial de la información.
Luego se programarán reuniones de capacitación para los usuarios finales de la
herramienta, teniendo en cuenta sus perfiles y rolles. Esto permitirá trabajar con
grupos homogéneo y comunicar mas fácilmente la información necesaria de
acuerdo a la función que va a tener cada usuario dentro del sistema.
7. Qué se entrega.
Se entregan módulos por separado de cada uno de los procesos diagramados y
automatizados en la plataforma. Básicamente consiste en entregar al cliente los
WorkFlow de Correspondencia, Radicación de Facturas y el de Control de
Préstamos y Devoluciones.
Estos estarán visibles y podrán ser modificados por personal capacitado desde
el OnBase Studio. Los usuarios finales podrán acceder a la herramienta desde
Unity Client.
Junto con las soluciones informáticas se hará entrega de los respectivos
manuales de usuario, acompañados de videos que facilitan el proceso de
aprendizaje y utilización de la herramienta informática.
8. Garantía.
Se garantizará el funcionamiento de la solución informática durante 1 año
después de la puesta en marcha, siempre y cuando el Hardware en el que está
instalado el sistema se encuentre en las condiciones técnicas y operativas
adecuadas, en un entorno operativo adecuado y que se esté ejecutando de
acuerdo a la configuración de base de datos y sistema operativo indicados en el
contrato o acuerdo previo.
9. Mantenimiento.
 El servicio de soporte y mantenimiento de la solución informática que se presta
por medio del presente documento, tendrá por objeto la intervención en
problemas o incidencias que le surjan a la herramienta, en el marco del empleo
normal de la misma, así como los problemas de configuración e instalación del
software o las dudas concretas sobre su utilización.
El soporte y mantenimiento no incluye:
 Corrección de errores que fueren imputables a la manipulación fuera de las
especificaciones del diseñador o por terceros ajenos a la compañía
 La reparación o corrección de los daños o desperfectos causados en el
sistema por el efecto de virus informáticos.
 La modificación sustancial que fuera necesaria para adaptar la solución a
exigencias legales que aparecieren o entraran en vigor posterior a la puesta
en marcha de la herramienta.
 Cualquier actualización, dependiendo del tipo, tendrá costo adicional, el cuál
será debidamente informado al momento de solicitar el servicio.

Cordialmente,

Adalberto Jiménez Castro

Líder del Proyecto.