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Flujograma

“Procesos de la cadena logística y el marco estratégico institucional”

Jaider Arley Giraldo Hoyos

Enero de 2019

Ficha 1667954

Servicio Nacional de Aprendizaje

(Sena Virtual)

Centro de Formación Turística, Gente de Mar y Servicios - Regional San Andrés

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).

 CARACTERIZACIÓN DE LA LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN

DE COPSERVIR LTDA

Copservir tiene cuatro centros de distribución en el país, desde donde se

distribuye la mercancía hacia sus puntos de venta La Rebaja Droguería; el más

grande se ubica en la ciudad de Bogotá, el cual tiene a su cargo la atención de

257 puntos de venta en la capital del país y ciudades cercanas.

El proceso de distribución comienza con la planeación de despachos,

proceso en el cual el CEDI Copservir Bogotá realiza el cronograma de separación

de despacho para cada punto de venta, teniendo en cuenta su ubicación, nivel de

ventas, capacidad del CEDI Copservir Bogotá, actividades especiales y

condiciones particulares de cada punto, esta programación se conoce

internamente como “itinerario de despachos”, el cual se elabora mensualmente y

se circulariza a las direcciones de zona encargadas de la operación de los puntos

de venta a fin de recibir la retroalimentación a que haya lugar para finalmente

enviarse a los puntos de venta y ejecutarse.

DISTRIBUCIÓN DE LOS PUNTOS DE VENTA

Los puntos de venta que reciben despachos de mercancía desde el CEDI

Copservir Bogotá se encuentran repartidos en cuarenta y un (41) ciudades de

siete (7) departamentos del centro de Colombia. En la ciudad de Bogotá se

encuentra el 54.4% (140) del total de puntos de venta, siendo la ciudad con mayor

participación de la operación.
 La distribución se muestra en la siguiente tabla.

No de No de
Departamento Ciudad Puntos Departamento Ciudad Puntos
Chiquinquirá 3 Caldas La Dorada 3
Boyacá
Puerto Boyacá 3 Garzón 2
Villanueva 1 Gigante 1
Casanare Huila
Yopal 3 La Plata 2
Bogotá 1 Neiva 13
4
0
Cajicá 2 Acacias 2
Chía 2 Meta Granada 1
Chocontá 1 Villavicencio 8
Facatativá 2 Chaparral 1
Funza 1 Espinal 2
Fusagasugá 6 Fresno 1
Cundinamarca Girardot 5 Guamo 2
La Mesa 2 Honda 1
Madrid 1 Ibagué 16
Mesitas Del Colegio 1 Tolima Líbano 1
Pacho 1 Mariquita 2
Soacha 5 Melgar 2
Tocaima 1 Natagaima 1
Ubaté 4 Ortega 1
Villeta 1 Purificación 1
Zipaquirá 5 Amazonas Leticia 4

FRECUENCIA DE DESPACHOS

La frecuencia de despachos estipulada para los puntos de venta atendidos

desde este CEDI Copservir Bogotá está definida de la siguiente manera:

Puntos de venta locales (Bogotá): 3 veces por semana.

Puntos de Venta en provincia (fuera de Bogotá): 2 veces por semana.

 Para una mejor organización de las actividades de alistamiento y envío de

los despachos, los puntos de venta se han distribuido en rutas de separación

dependiendo de su ubicación y para la que se dedica un vehículo a realizar la

entrega en cada punto de venta de acuerdo al recorrido asignado. En este sentido,

los puntos de venta locales se han dividido en catorce (14) rutas con frecuencia de

tres (3) envíos por semana; los otros destinos en doce (12) rutas con frecuencia

de dos (2) envíos por semana, y se tiene como un destino especial la ciudad de

Leticia, que por su ubicación y gastos de transporte sólo se envía una vez por

semana, para un total de veintisiete (27) rutas de separación, lo cual se

representa en la siguiente tabla.

Puntos de Frecuencia
Ruta venta mes
Bogota (El Lago) 13 12
Bogota - Soacha 10 12
Bogota (Castellana) 10 12
Bogota (Chapinero) 11 12
Bogota (Fontibon) 10 12
Bogota (Kennedy) 9 12
Bogota (Salitre Plaza) 10 12
Bogota (San Victorino) 8 12
Bogota (Santa Isabel) 10 12
Bogota (Santa Librada) 10 12
Bogota (Suba) 10 12
Bogota (Teusaquillo) 7 12
Bogota (Unicentro) 12 12

Puntos de Frecuencia
Ruta venta mes
Faca-Mesa-Toca-Funza 9 8
Ibagues 16 8
Melgar - Fusagasuga 13 8
Neivas 13 8
 Norte Tolima 12 8
Pacho-Chocon-Cajica-
Chia 6 8
Sur Huila 5 8
Sur Tolima 8 8
Villavos 11 8
Yopal Villanueva 4 8
Zipa-Ubate-Chiqui 12 8

CARACTERÍSTICAS DE LOS DESPACHOS

Dentro del proceso de distribución es muy importante tener el

conocimiento de las características de la carga a transportar, pues de esta

dependerá el tipo de vehículo a utilizar y también los gastos de la operación.

Contenido de los despachos

Los despachos enviados a los puntos de venta de la rebaja Droguerías contienen:

 Medicamentos en todas sus presentaciones: frascos, tabletas, cápsulas,

ampollas, etc. En sus empaques originales de fábrica.
 Medicamentos refrigerados, los cuales se deben conservar a temperaturas
dentro del rango de 2 °C – 8 °C; éstos se despachan en neveras de icopor
con baterías isotérmicas (geles) que garantizan su conservación hasta por
48 horas.
 Productos populares y de aseo personal, donde se encuentran todas las
presentaciones de champús, jabones, cremas dentales, tinturas para el
cabello, etc.
 Pañales y leches infantiles.
 Productos cosméticos y maquillajes
 Alimentos no perecederos.
 Misceláneos de venta en droguerías.
Empaque de los despachos

Los productos en el CEDI Copservir Bogotá se empacan en bolsas

plásticas dependiendo del tipo de producto enviado y son rotuladas con etiqueta

adhesiva con la información del punto de venta destino. Estas bolsas luego se

consolidan y empacan en canastas plásticas tipo victoria que ofrecen mayor

seguridad para el transporte reduciendo el número de averías, estas canastas

poseen las siguientes características:

 Cajas elaboradas en polipropileno virgen.

 Con tapas de bisagra plástica con acople ciego.
 Cerrada, aplican sellos de seguridad.
 Apilable, optimiza espacio en bodega y transporte.
 Anidable, economía en bodega y al retorno.
 Medidas: 60 x 40 x 32.
 Capacidad: 28 kg.
 Volumen: 58 litros.
 Peso: 3.5 kg.

Las bolsas o pacas que contienen los pañales que por sus dimensiones no

se pueden introducir dentro de las canastas, se envían como piezas

independientes dentro del despacho. Es decir que un despacho completo se

compondrá de los tipos de piezas: canastas plásticas tipo victoria, pacas de

pañales y en algunas ocasiones cajas de cartón, todas con identificación impresa

de su destino.

La cantidad de piezas dependerá del tamaño de los despachos, esta

información para cálculo se tomara de la base de datos histórica que se tiene en el

sistema de control de la Bodega.

 OPERACIÓN ACTUAL DE TRANSPORTE

La actividad de transporte de mercancías se encuentra, para los CEDIS de

Copservir enmarcada dentro del proceso misional de alistamiento y distribución, y

va desde la planeación del itinerario de despachos realizada por el jefe de

distribución hasta la entrega de la mercancía al punto de venta. En este proceso

participan las siguientes personas como se muestra en la siguiente tabla.

Personal en la operación del transporte

Cargo Función
Jefe de distribución Planeación de la operación.
Asignación de vehículos, conductores y liquidación de
Sub Jefe de
viáticos. Control del mantenimiento y documentación.
distribución
Solicitud de servicio de terceros y monitoreo vehicular.
Diligenciamiento de las guías de despacho y demás
Auxiliar de
documentación del envío así como el control y archivo de
despachos
los soportes de entrega.
Auxiliar verificador Organización y supervisión del cargue de la mercancía en
el vehículos validando el número de piezas entregadas.
de cargue
Mover la mercancía hacia la zona de cargue y la
Auxiliares de cargue organización de ésta dentro del vehículo.

Conducir el vehículo hasta su destino y entregar la

Conductores mercancía en el punto de venta.

Colaborar en la entrega de la mercancía en los puntos de

venta de la ciudad de Bogotá debido a la agilidad con que
Auxiliar entrega
se debe hacer esta actividad teniendo en cuenta la
ubicación de los puntos de venta y movilidad de la ciudad.
Continuación
  ¿El flujograma permite entender con facilidad el proceso?

R/ Considero que el flujograma es bastante claro, ya que se explica

detalladamente cada momento del recorrido del despacho hasta su entrega final.

 ¿Las actividades propuestas en el proceso se presentan de manera

secuencial?

R/ Son totalmente secuenciales pues Copservir se caracteriza por mantener sus

procedimientos claramente definidos.

 ¿Se identifica con claridad los responsables de cada actividad?

R/ Como se observa en el flujograma es totalmente clara la función y el

responsable de cada área al momento del despacho de la mercancía.

 ¿Se identifica con claridad los tiempos de ejecución de cada

actividad?

R/ Los tiempos no se evidencian claramente ya que es un proceso que tarda un

poco entre cada actividad y se cuenta con improvistos que a los que hay que

darles manejo de forma inmediata para no afectar el proceso de entrega.

 ¿El proceso facilita su ejecución?

R/ Completamente, ya que como lo mencione anteriormente Copservir es una

empresa que tiene sus procedimientos claramente definidos garantizando de esta

manera el surtido de productos a todos sus puntos de venta.

  ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la misión de la empresa?

R/ Si se evidencia ya que al tener los procesos claros se está generando una

mejor calidad de vida en el ámbito laboral a los empleados y si hay un buen clima

laboral el ámbito personal y familiar de los mismos no se verá afectado.

 ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la visión de la empresa?

R/ Si es evidente ya que Copservir se caracteriza por brindar productos de

excelente calidad y debido a esto es una de las marcas preferidas por los

compradores y es líder en el mercado.

 ¿Tiene correspondencia el proceso con los objetivos y metas

institucionales, a través de la relación costo/beneficio y las

tecnologías aplicadas en el proceso?

R/ Si tiene correspondencia porque la empresa tiene como prioridad trabajar en

pro de sus empleados y sus clientes, por esto es que emplea diversas fuentes

tecnológicas para hacer que los procesos institucionales sean más agiles y de

esta manera poder cumplir con los objetivos propuestos.

 ¿El proceso satisface las necesidades del segmento de mercado al

cual va dirigida la empresa?

R/ Es completamente satisfactorio ya que como lo dice el slogan de la empresa

somos más que droguerías y por tal motivo en nuestros puntos de venta podrán

encontrar todo tipo de productos desde medicamentos a productos de hogar y

licor.
  ¿Cree que las estrategias logísticas cumplen con las políticas

organizacionales?

R/ Considero que si cumplen y que están muy bien orientadas para tal fin.

De acuerdo con la información consultada de la empresa

 ¿Qué estrategias logísticas implementaría?

R/ Implementaría una flota más grande para cumplir con la demanda y reducir los

tiempos de entrega de nuestros productos.

 ¿Qué elementos tendría en cuenta para su desarrollo?

R/ El elemento más importante que considero sería indispensable para desarrollar

esta estrategia es desarrollar una APP que nos permita desde nuestros teléfonos

inteligentes comprar y hacer seguimiento en tiempo real a nuestras compras.

En conclusión podemos decir que Copservir tiene unas políticas claras y

procedimientos claramente definidos para la actividad de distribución de

mercancías desde sus CEDIS hacia los puntos de venta garantizando la

oportunidad del surtido de los puntos de venta y la conservación adecuada de los

productos en toda la red de valor y con unos gastos que si bien no se discriminan

mensualmente como de la operación específica de transporte, son fácilmente

identificables a través de los registros contables de ser necesarios para cualquier

tipo de análisis, los cuales se encuentran acordes a los índices internacionales

para esta operación, basados en la caracterización de la distribución de Copservir.

 Referencias bibliográficas

 Cooperativa Multiactiva de servicios solidarios Copservir Ltda. Centro

de distribución. Disponible en:

http://www.copservir.com/intranet/usuario/autenticar