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QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

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Escrito por David Ingram | Traducido por Enrique Pereira Vivas

Los sistemas de gestión de información utilizan la tecnología para ayudar a la toma de decisiones gerenciales.
Un sistema de información gerencial (MIS, por sus siglas en inglés) es un conjunto de sistemas y
procedimientos que recopilan información de una variedad de fuentes, la compilan y la presentan en un
formato legible. Los gerentes utilizan un MIS para crear informes que les proporcionen una visión completa
de toda la información que necesitan para tomar decisiones que van desde pequeños detalles diarios hasta
una estrategia de nivel superior. Los sistemas actuales de gestión de la información se basan en gran medida
en la tecnología para recopilar y presentar datos, pero el concepto es más antiguo que las tecnologías
informáticas modernas.
Importancia
El propósito principal de un sistema de gestión de la información es hacer que la toma de decisiones por parte
de los gerentes sea más eficiente y productiva. Mediante la combinación de la información de una variedad
de fuentes en una sola base de datos y la presentación de la información en un formato lógico, un MIS puede
proporcionar a los administradores con todo lo que necesitan para tomar decisiones altamente informadas y
realizar un análisis en profundidad de las cuestiones operativas.
Información
Un MIS puede obtener casi cualquier tipo de información que necesitan los administradores. Pueden ver los
datos financieros, tales como los ingresos diarios y los gastos de un vistazo y atribuirlos a los departamentos
o grupos específicos. Los indicadores de desempeño tales como la puntualidad de los proyectos o la calidad
de los productos que salen de una línea de montaje pueden ayudar a los administradores a identificar las
áreas que necesitan mejorar. El personal puede gestionar los horarios para los turnos de trabajo, las entregas
entrantes y los envíos salientes desde cualquier lugar relacionado con el MIS. Un sistema de gestión de la
información puede facilitar la colaboración y la comunicación también. Los empleados pueden editar y
compartir documentos y comunicar la información pertinente sobre los cambios previstos y las advertencias
a través de la organización.
Informes
La capacidad de crear informes es una de las características más valiosas de un sistema de gestión de la
información. Los informes internos presentan la información de manera que los gerentes pueden comprender,
mediante la inclusión de todos los datos relevantes y la agrupación de datos de una manera lógica. Por
ejemplo, un informe visto por un gerente corporativo de una cadena de restaurantes puede mostrar los
ingresos, los gastos, el trabajo por la noche y el volumen de cada punto de venta, lo que le permite ver qué
tienda hace más dinero por empleado en el suelo y cuáles tiendas tienen mayores gastos en comparación
con los ingresos y el volumen, un indicador de los residuos o de un robo. Según el Departamento de Trabajo
de EE.UU., las organizaciones sin fines de lucro pueden utilizar un MIS para generar automáticamente los
informes requeridos por el gobierno federal. Esto permite a los empleados y a los voluntarios para concentrar
su tiempo en actividades más productivas y pueden reducir los errores y los costos asociados con volver a
presentar los informes federales.
Beneficios
Los empleados de primera línea pueden utilizar un MIS para realizar su trabajo con mayor eficacia también.
Por ejemplo, los empleados de todos los niveles pueden consultar un MIS para comprobar el estado de los
elementos del inventario, ver las estadísticas relacionadas con su departamento o grupo específico y hacer
una petición de transferencia interna de los materiales.
Requisitos
Un sistema de gestión de la información puede ser una inversión costosa. Además de la compra de un paquete
de software MIS y la contratación de personal de IT adicional para supervisar y mantener el sistema, la
empresa debe capacitar a todos los empleados para utilizar el sistema. Los empleados de primera línea
suelen realizar los dos primeros pasos de un MIS, la recopilación y la entrada de datos, lo cual les deja con
menos tiempo para centrarse en las actividades productivas; esto puede aumentar los gastos generales de
sueldos. Sopesa los costos de un MIS con los beneficios potenciales antes de implementar esta herramienta
en tu pequeña empresa.

Material 02
SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL

INTRODUCCION
Todas las organizaciones necesitan información actualizada, confiable y completa sobre todos los aspectos
de la empresa para tomar decisiones acertadas sobre el desempeño y la ejecución de ésta.
Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que
requieren para tomar decisiones. La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus
colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y
político, son parte de los medios informales de recolectar datos. En contraste, la información formal
generalmente llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos
informes generalmente son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de
lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG). Desafortunadamente en muchas
organizaciones, grandes y pequeñas, el SIG no es tan efectivo como debería ser. Como resultado, los
administradores no reciben el tipo de información que requieren, o ésta llega demasiado tarde o en un formato
que puede no ser confiable o es difícil de interpretar.
En este trabajo se presentan los tópicos de mayor relevancia en el diseño y uso de los Sistemas de
Información Gerencial como herramienta rutinaria de trabajo de los administradores y ejecutivos en general.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO ARMA ESTRATÉGICA

Al considerar el término “oficina del futuro” de un ejecutivo, pensamos en que ella está integrada por un gran
número de terminales de un computador, junto a una amplia profusión de datos y gráficos. En ella permanece
en su jornada de trabajo el ejecutivo de la empresa dedicado al seguimiento y control del medio interno y
externo de la misma, y a la formulación, ejecución y evaluación de las estrategias competitivas.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones
bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio
empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los
recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar
decisiones acertadas.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada.
La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información
se conviertan en elementos de importancia en la organización. El computador facilita a los tomadores de
decisiones, la obtención, análisis y evaluación de enormes cantidades de información en forma rápida y
exacta. La mayoría de las herramientas analíticas de procesamiento de la información se pueden programar
en aplicaciones, con el objeto de proporcionar datos transformados en información estratégica provechosa.
Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están
en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello debe
dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en
forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como
una forma o manera de reducir los costos.
El papel adecuado de los computadores dentro del Proceso de Gerencia Estratégica, es visto de la forma
siguiente:
a) Sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio,
b) Se considera como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio, se combinen y se
vuelvan más explícitas; y no solo como proveedores de soluciones,
c) Es el carácter concreto a la estructura y el aporte a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de
alternativas hipotéticas,
d) Es un valioso instrumento que permite la posibilidad de ampliación y de juicio.

La Tecnología de Computadores, ha invadido todos los sectores de la sociedad. Los sistemas de

procesamiento de palabras, el correo y los archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónicas, los
computadores tipo escritorio, la transferencia electrónica de fondos, las páginas electrónicas para simulación
y los sistemas de apoyo a decisiones estratégicas, son algunas de las muchas aplicaciones exitosas de los
computadores al campo de los negocios.
“Los computadores sirven para ampliar y mejorar nuestra capacidad de juicio. Deben considerarse
como un marco que permite que la ciencia y la capacidad de juicio se combinen y se vuelvan más
explícitas y no sólo proveedores de soluciones. Es el carácter concreto de esta estructura y el aporte
a los ejecutivos, en cuanto al análisis y modificación de alternativas hipotéticas, lo valioso de su
capacidad de ampliación y de juicio.”…GAO Report PAD-80-21. p. 17.
La tecnología de computadores se encuentra invadiendo todos los sectores de la sociedad, creando una
conmoción comparable a la revolución industrial. Los sistemas de procesamiento de palabras, el correo y los
archivos electrónicos, las redes de comunicación electrónica, los computadores tipo escritorio, las
transferencias electrónicas de fondos, las páginas electrónicas para simulaciones y los sistemas de apoyo a
las decisiones estratégicas son algunas de las muchas aplicaciones exitosas de los computadores al campo
de los negocios.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí
y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración.
Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema “total “. En
teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG),
pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de
las computadoras. Este concepto aunque más amplio, se ajusta plenamente porque los sistemas de
información de todas las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un supersistema, compuesto
de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente
separado de los otros.
Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que
transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo
con los estilos y características de los administradores. Esta transformación se realiza con base en los criterios
de calidad establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisión, la retroalimentación y la disponibilidad
selectiva de los datos.
Todos los sistemas de información implican tres (3) actividades principales; reciben datos como entrada;
procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, actualizan cuentas, etc., y
proporcionan información: manual, electromecánicos y computarizados. En tres (3) funciones: Sistema de
Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de
Información de Informes Financieros Externos.
 Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones
Es un sistema de procesamiento de datos que sirve principalmente para manejar transacciones en el nivel
operativo, pero no es un Sistema de Información Gerencial. Ejemplo:
 Sistema de Información para Administradores
En este sistema se muestran cuatro (4) clases generales de información creada por computadora, esta
información puede servir para control de operaciones, planeación estratégica y a largo plazo, y a corto
plazo, control administrativo y solución de problemas especiales. Es un sistema computarizado, los
programas de cómputo pueden monitorizar continuamente transacciones que entran y están siendo
procesadas para detectar en forma automática circunstancias excepcionales que requieren la atención
del administrador.
Por ejemplo, condiciones en las que no hay inventario debido a una transacción de ventas o una de
crédito de ventas que fue aceptada para procesamiento, aunque el cliente ya se haya pasado de su límite
de crédito, puede ser detectada por el sistema como una excepción. La mayoría de los informes para
control administrativo están basado en resúmenes de los archivos maestros transacciones y no en las
transacciones directamente.
 Sistemas de Información de Informes Financieros Externos
Casi todas las empresas deben preparar informes financieros para distribuirlos a otras personas fuera de
la organización y otras organizaciones; ésta es una de las formas en que una organización interactúa con
su medio. Por ejemplo, a los principales acreedores que desean conocer la probabilidad de que el dinero
que se les debe les sea pagado y a los accionistas, para informales del estado financiero de compañía.
Estos informes externos pueden tener propósitos limitados (los que envían a las oficinas del gobierno,
del seguro social o impuestos retenidos); o bien, estados financieros con propósito general, como hojas
de balance de la compañía y estados de ingresos. Con frecuencia debe diseñarse un subsistema especial
que genere informes con propósito limitados, como los que se envían en las oficinas del gobierno.
Existe mucha interrelación entre estos sistemas y los de información administrativos, aunque sus
propósitos sean distintos. De cierto, como mucha de la información financiera necesaria para los
administradores y los usuarios de información externa es similar, algunas organizaciones, en especial las
más pequeñas, diseñan sus sistemas de información para que sean útiles, tanto para elaborar informes
financieros externos, como para los propósitos administrativos, esta práctica no permite a los
administradores tener un sistema de informes internos acorde con sus necesidades.
 Sistema de Información de Inteligencia
En la mayoría de las organizaciones que tienen un plan a largo plazo, éste es un plan maestro desde el
punto de vista de que hay otros sistemas de planeación subordinados, e integrados con el sistema de
planeación a largo plazo, como se verá a continuación:
Un sistema de información de inteligencia de negocios reúne y analiza sistemáticamente la información
acerca del ámbito social, político, legal, regulatorio y económico de uno o más países, así como de la
salud y prospectos futuros de la industria en la que se encuentra la organización y acerca de sus
competidores pueden descubrirse los patrones que, por ejemplo, indican un cambio inminente o que
sugieren las estrategias de largo plazo de compañías competidoras.
No obstante, proporcionan información para la planeación que, de otra manera los administradores no
recibirán. Estos sistemas también reducen la cantidad de tiempo que los administradores deben dedicarse
a reunir la información de la planeación, lo que les deja más tiempo para lo que es la planeación en sí
misma.
Por lo general, un sistema de información de inteligencia es casi independiente de los otros sistemas.
Debido a que la mayoría de la información reunida está dirigida a la planeación estratégica, aunque una
parte puede ser útil para la planeación de corto plazo o para actividades de operación.

CAPACIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de información son capaces de hacer para una
organización. El conocimiento de las capacidades potenciales de un sistema de información computarizado
permite a los administradores analizar en forma sistemática cada una de las tareas de una organización y
compararlas con las capacidades de la computadora.
Un sistema de información para la administración particular puede tener varias capacidades técnicas. En
conjunto, estas contradicen lo que se oye comúnmente acerca de que: una computadora es sólo una
sumadora de alta capacidad o una calculadora. No puede hacerse nada diferente, solo lo hace con mayor
rapidez. Entre las capacidades de un sistema de información gerencial tenemos:
 Procesamiento de transacciones por lote: la mayoría de las organizaciones manejan una gran cantidad y
variedad de transacciones. Por ejemplo, la actividad de mercadotecnia puede generar ventas en efectivo
y a crédito, devoluciones órdenes comunes etc., cada una para cientos de productos diferentes. Además
se realizan muchos tipos de procesamiento que solo están relacionados indirectamente con actividad de
ventas.
 Procesamiento de una sola transacción: otra alternativa de procesamiento por lote es de una sola
transacción, en el cual cada operación entra sola en el sistema de cómputo. En general el procesamiento
por lote de una sola transacción se usa cundo al acelerar la velocidad del procesamiento se proveen
ventas significativas, como la entrega anticipada de mercancía vendida.
 Comunicación de datos y conmutación de mensajes: Dos o más sistemas de computadoras pueden unirse
por medio de líneas telefónicas u otro método de transmisión para que los datos de transacciones,
archivos de registros y programas. la conmutación de mensajes usa esta red de comunicaciones de
computadoras. El cambio de mensaje implica un sistema de “correo electrónico“, por medio del cual los
administradores de una organización mandan cartas o mensajes a los administradores de otros lugares.
 Entrada de datos y actualización de archivos remotos: utilizar los sistemas de comunicación de datos
permite captar las transacciones en el lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localización para su
procesamiento.

CÓMO UTILIZAR LA INFORMACIÓN PARA TOMAR DECISIONES

Un sistema de información gerencial operativo es particularmente importante en el medio social y económico
actual, en el cual los gerentes necesitan tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad
financiera, la satisfacción de los clientes y el control de calidad. Los directores mencionados no pueden tomar
decisiones que aseguren la supervivencia, ampliación y rentabilidad de sus programas y organizaciones, si el
sistema de información gerencial no produce información completa, exacta y regular. Estas importantes
decisiones incluyen:
 Selección apropiada de objetivo para fijar metas;
 Selección apropiada de formas de distribución de productos y servicios
 Coordinación de actividades del sector público y del sector privado;
 Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos y servicios;
 Desarrollo de modelos para la prestación de servicios y la satisfacción de los clientes.

CÓMO PUEDE AYUDAR UN SIG EFECTIVO A UN ADMINISTRADOR

Un sistema de información gerencial efectivo proporciona los datos necesarios a los administradores para
analizar la situación actual, identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y
tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y tomar decisiones inteligentes sobre
el uso de recursos limitados tanto humanos como financieros y materiales.
Para determinar si el sistema de información gerencial es efectivo, hay que contestar a las siguientes
preguntas:
¿Se recolecta la información en forma continua y regular?
¿Es confiable la información recolectada?
¿Opera el SIG en todos los niveles de la organización?
¿Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentación?
¿Se elaboran los informes periódica y regularmente?
CÓMO FUNCIONA UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Un sistema de información gerencial, reúne datos sobre la variedad de funciones de una organización lo que
permite a un administrador planear, hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeño de la
empresa de manera integral. Un sistema de información gerencial no necesita ser complejo. Debe
proporcionar las bases que se requieren para tomar decisiones. Los datos que se necesitan para la
planeación, seguimiento y evaluación se tomarán de diversas fuentes.

¿DE DÓNDE VIENE LA INFORMACIÓN GERENCIAL?

Por lo general, la información se origina en los distintos "subsistemas" de una organización, tales como: la
infraestructura de servicio, el departamento de personal, el departamento de finanzas, el departamento de
administración de suministros, el departamento de infraestructura física, etc. La información llega en varios
tipos de registros, entre ellos: archivos, formularios, resúmenes mensuales, informes oficiales, encuestas y
estudios especiales que son preparados por el personal en los diferentes niveles y departamentos.
Si la información es completa, exacta, regular y puede ser integrada, los gerentes podrán determinar si la
empresa está logrando sus objetivos, si los recursos son utilizados eficiente y apropiadamente y si la
organización se encuentra en el camino correcto para ayudar al país a alcanzar sus objetivos
socioeconómicos, demográficos, etc.

CÓMO DESARROLLAR UN SISTEMA EFECTIVO DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial
que produzca información integrada y completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema, es,
generalmente, una tarea organizacional de gran envergadura.
Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se
puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible
cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el
mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas que
aseguren que se hará el uso más completo de los datos existentes. De esta manera, pueden hacerse mejoras
evidentes en el sistema de información gerencial sin que esto represente una gran carga para la organización.
Si el proyecto es grande, es probable que se requiera trabajar estrechamente con el experto en SIG. En
conjunto llevarán a cabo los pasos necesarios para obtener una idea general de todo el SIG, la manera en
que funciona y lo que necesita mejorarse. Si el proyecto de SIG es pequeño, el administrador puede
responsabilizarse de este proceso.

CÓMO DISEÑAR O EVALUAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Si se habla de una institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de información
gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones
que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es muy probable que éstas seguirán una serie de pasos para obtener una visión general del sistema de
información, la manera cómo funciona y qué se requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan
a determinar si necesitan hacerse cambios, así como qué cambios aseguran que el sistema de información
cubre las necesidades propias y las del personal. Los pasos más importantes son los siguientes:
PASOS PARA ANALIZAR EL SIG
1. Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información
(profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de
servicios.
3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva
y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.
4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar
y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los
diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que
necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la
información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores.
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros
instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
Para preparar esta visión de conjunto del sistema de información, es necesario reunirse con el personal, con
colegas de otros servicios y clientes. Es importante recolectar la información de manera sistemática, anotando
las respuestas claramente para que puedan revisarse más tarde.

OPTIMIZAR UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: QUÉ PREGUNTAR, QUÉ OBSERVAR, QUÉ

VERIFICAR

¿El sistema de información ayuda a planear, monitorear y evaluar?

Qué preguntar:

¿Permite el sistema acceder

¿Proporciona el sistema ¿Ayuda el sistema al personal en lo
a información detallada en lo
información sobre lo siguiente? siguiente?
siguiente?

Qué observar: Qué verificar:

Demanda de métodos de PF.

Componentes del programa.
de la Utilización de los servicios Determinar objetivos generales y
Resultados por regiones.
planeación existentes. Cobertura de la específicos.
Grupos poblacionales.
población.

Logros por actividad.

Obtención de metas. Uso de
del monitoreo Identificar y resolver problemas. Utilización del personal.
métodos. Costo de los servicios.
Gastos.

Número de: Nuevos usuarios.

Determinar el énfasis del programa Resultados por unidad.
de la Nuevos clientes. Usuarios
en el futuro. Determinar si se está Resultados agregados.
evaluación activos. Cambio de métodos.
alcanzando sus objetivos. Resultados comparativos.
Abandonos.

¿El sistema de información funciona efectiva y eficientemente?

Qué preguntar:

¿Incluye el sistema los ¿El sistema es fácil y simple de ¿Satisface el sistema a los
siguientes componentes? usar? usuarios?

Qué observar: Qué verificar:

Fuentes de Archivos. Tiempo para llenar la

El propósito de todos los
información Registros. información.
instrumentos es conocido.
rutinaria Formularios especiales. Redundancia en los datos.
 ¿El sistema de información funciona efectiva y eficientemente?

Qué preguntar:

La dirección.
Personas que Los resultados están La información es
usan la Personal a cargo de progs. disponibles cuando se les consultada antes de llevar
información Personal administrativo. necesita. a cabo las decisiones.
Miembros de la comunidad.

Recolección
Investigaciones. Puede llevarse a cabo con
de Puede llevarse a cabo cuando
Grupos focales. un esfuerzo y costo
información se detectan vacíos en la
Entrevistas de salida. razonables por los
especial (no información.
Evaluación rápida. miembros del personal.
rutinaria)

Claridad.
Análisis. Se entienden la
Capacidad de Precisión.
Presentación. información y su
informe Que esté completo.
Conclusiones. interpretación.
Puntualidad.

El personal en todos los

Disponibilidad
Comunicación. Fuente y destino de los niveles tiene la
de la
Retroalimentación. informes. información que necesita
información
para trabajar.

Cómo procesar los resultados del análisis del SIG

Cuando finalizan los pasos necesarios para conocer el SIG, hay que analizar los resultados. A continuación
se enumeran algunos enfoques para hacer el análisis y algunos temas específicos que permiten mostrar si el
sistema de información gerencial cubre las necesidades de la organización.

Necesidades de información
Considerar las necesidades especiales de información de la organización. Por ejemplo:
¿Se encuentra el producto/servicio en una fase de desarrollo incipiente o avanzada? Considerar que:
 Un producto/servicio que acaba de comenzar, requiere de información básica, tal como número de
usuarios nuevos y número de usuarios regulares, etc.
 Un producto/servicio que llega a todos los miembros del grupo objetivo, necesita información para
evaluar la calidad de los servicios.
¿El producto/servicio es completamente financiado o los clientes pagan por los servicios? Considerar que:
 Un programa subsidiado, necesita información sobre el número de clientes por cada servicio para
establecer tasas para los reembolsos.
 Un programa en el cual los usuarios pagan por los servicios que reciben, necesita información sobre
todos los costos que tienen relación con los servicios para determinar tarifas justas y accesibles.
Cuando se cobra por los servicios, mejora la confiabilidad de la información recolectada porque se
tienen parámetros distintos para evaluar tales servicios.

Tipos de información disponible

Considerar el tipo de información disponible en formularios, registros y archivos para la toma de
decisiones. Por ejemplo:
 Los registros de usuarios pueden proporcionar información importante sobre el perfil de los clientes.
  Los archivos pueden dar información importante sobre usuarios nuevos, activos y sobre aquellos que
cambiaron a otro método.

Información que no se registra

Considerar la información que se requiere y que no se encuentra en los registros, archivos y
formularios existentes. Por ejemplo es posible que:
 Los registros de usuarios pueden no proporcionar información acerca de efectos secundarios y
complicaciones, ni sobre usuarios que abandonan el producto/servicio
 Los registros o informes de supervisión pueden no dar información sobre la calidad de los servicios
prestados
 Los registros pueden no establecer distinciones entre los usuarios activos y los nuevos.
 Los formularios utilizados pueden no brindar información oportuna sobre el consumo de productos lo
cual es necesario para determinar la cantidad que se necesita y cuándo se deben solicitar dichos
productos.

Frecuencia de la recolección de información

Determinar qué información se necesita regular y frecuentemente y qué información se requiere sólo
periódicamente. Por ejemplo, es posible que:
 La información sobre los usuarios nuevos y sobre métodos que se solicitan por primera vez, se
necesite regular y frecuentemente para dar seguimiento en la cobertura de objetivos a niveles local y
regional.
 La información de tipo demográfico, se requiera con menos frecuencia, para ayudar en la planificación
de un producto/servicio.
 La información financiera, se requiere regular y frecuentemente para llevar un control de los gastos y
de los presupuestos.

Métodos de recolección de la información

Considerar métodos de recolección de información simples y económicos, para complementar la
información suministrada por los registros y los formularios. Por ejemplo:
 Las evaluaciones rápidas (o las encuestas a pequeña escala), son útiles para obtener información en
temas tales como el cambio de métodos, los usuarios que abandonan el producto/servicio.
 Los grupos focales (discusiones guiadas en un grupo seleccionado de personas), proporcionan buena
información de los usuarios, sobre las razones para la satisfacción o insatisfacción con los servicios
y de otro tipo o con el personal, la efectividad de los mensajes la receptividad y disposición de ciertos
grupos hacia el producto/servicio, etc.
 Pequeños proyectos de investigación operacional, informan sobre diferentes formas de distribución
de producto/servicio o sobre la efectividad de canales de distribución de los sectores público y privado.

Análisis e interpretación
Considerar cómo diferentes grupos de trabajo pueden utilizar la información de producto/servicio para
mejorar su desempeño. Por ejemplo, puede que:
 La dirección requiera información resumida sobre el costo y calidad de los servicios, sobre la
satisfacción de los clientes y sobre las razones para descontinuar o cambiar métodos, y para
determinar cómo mejorar las estrategias y calidad del programa.
  Los supervisores necesiten información sobre el número de usuarios que serán atendidos por cada
trabajador para determinar los medios más efectivos para apoyar el trabajo y hacer un mejor
seguimiento del mismo.
 Los trabajadores necesiten información sobre los requerimientos de cada usuario para planear visitas
de consejería.

Formato y contenido apropiados de los informes

Considerar si se cuenta con la información apropiada, de utilidad y en el momento en que se requiera.
Por ejemplo, es posible que:
 Los trabajadores, utilicen mapas de la zona para tener un registro de la residencia de los usuarios y
qué tipo de producto/servicio usan.

Cómo dar retroalimentación

Considerar cómo utilizar la información para dar una retroalimentación efectiva al personal. Por
ejemplo:
 Los supervisores pueden motivar al personal a trabajar más activamente permitiéndole comparar su
desempeño con el de sus compañeros.
 La retroalimentación puede utilizarse para mostrar los logros del programa que pueden ser útiles para
generar apoyo político.

Acciones para mejorar el sistema de información

Maneras sencillas para mejorar el SIG
La revisión por parte del administrador sirve para indicar en qué áreas debe mejorarse el SIG. Hay muchas
formas en las cuales un sistema de información puede desarrollarse. Muchas de las mejoras podrán hacerse
mediante:
 La eliminación de información innecesaria;
 El mejoramiento de los informes en los cuales se hace la retroalimentación;
 Involucrando al personal en el uso regular de la información para planear, supervisar y evaluar sus
actividades.
A continuación se describen ejemplos de acciones simples que pueden incrementar la efectividad del sistema
de información:
Recolección de datos: Los registros con frecuencia son ilegibles porque no hay suficiente espacio para
registrar la información requerida. Este problema puede resolverse eliminando la información innecesaria y
rediseñando el modelo para incorporar las sugerencias hechas por el personal. Este personal requiere
capacitación sobre el uso de los nuevos formularios.
Registro de datos: Los miembros del personal cometen muchos errores al totalizar la información de los
registros. Las hojas de resumen simples con instrucciones y capacitación en su uso, pueden ayudar a reducir
estos errores matemáticos.
Análisis e interpretación de los datos: Los supervisores pueden no utilizar la información mensual del
número de usuarios para hacer el seguimiento al desempeño de cada trabajador, porque los informes pueden
ser difíciles de leer. Es posible que una gráfica que ilustre el desempeño de cada trabajador puede mejorar el
seguimiento y de paso el desempeño de los trabajadores.
La dirección debe concientizar al personal de los servicios sobre la importancia de una recolección, tabulación
y análisis exactos de los datos para los informes. Una de las formas de lograr esto consiste en utilizar los
datos como medio para evaluar el desempeño del personal de los servicios y para proporcionar
retroalimentación.
Mantener el SIG en el camino correcto
Mientras se desarrolla o mejora el SIG, es necesario revisarlo periódicamente para ver si se mantiene en el
camino correcto. Para verificar si el sistema de información cubre las necesidades, es útil aplicar los siguientes
criterios:
 El SIG es ahora más accesible, es decir, después de una adecuada orientación y capacitación, el personal
puede utilizarlo.
 El SIG ya no es una carga para el personal. Los trabajadores en todos los niveles perciben al SIG como
una herramienta de administración importante y no como un conjunto de tareas difíciles, ni como una
pérdida de tiempo.
 El SIG es una ayuda para tomar decisiones informadas.
 Se tiene una idea clara sobre el por qué se recolecta cada uno de los datos.
 La información es ahora más actualizada, confiable y exacta.
Si existe un acuerdo sobre cada uno de estos puntos mientras se trabaja en mejorar el SIG, es seguro que
se va en la dirección correcta.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Tablero de Control Gerencial
Una nueva herramienta para el control estratégico de empresas, que le permite contar con claros indicadores
de gestión, solo unas horas después de finalizado el mes.
Dirigido a aquellas empresas que, aun generando esta información en diversas áreas, no poseen los
mecanismos para su rápido análisis.

ELEMENTO INDISPENSABLE PARA GENERAR UN SEGURO CONTROL DE LA EMPRESA.

 Concepto: El TCG es la herramienta que permite a la Dirección integrar la información clave para tomar
decisiones empleando datos provenientes de los distintos sectores y sistemas de la empresa
 Acción: Actúa como sensor para mostrar los "datos clave" de la gestión en forma inmediata a los
acontecimientos de forma de permitir las acciones correctivas necesarias.
 Destinatarios: Dirección ejecutiva.
 Resultados: Datos relevantes, en pocos indicadores que resumen mucha información, oportunos e
integrados en un sistema claro y confiable.
 Configuración: El tablero concentra información de las áreas clave exponiendo mediciones comparativas
con datos históricos y con los objetivos corporativos. Presenta en forma numérica y gráfica, datos
monetarios y relaciones físicas propias de la actividad de la empresa.
El TCG da respuesta a preguntas cruciales tales como:
¿Cuáles son los factores impulsores de mi rentabilidad?,
¿Qué productos aportan la mayor contribución y cuáles debo discontinuar?,
¿Cuánto gana o pierde realmente mi empresa, hoy?
.. y tantas otras que se formula el empresario cada día.

Frente a la saturación de información que la nueva tecnología informática ha generado, el TABLERO DE

CONTROL GERENCIAL (TCG) viene a satisfacer necesidades específicas:
a) Información vital concentrada para captar en treinta minutos la realidad de la empresa.
b) Información inmediata para disponer de los datos necesarios que aseguren el correcto desarrollo de la
estrategia,
Tablero de
Control

Gerencial
Armado con la arquitectura propia de cada empresa, el TABLERO DE CONTROL GERENCIAL presenta
indicadores e informes que permiten monitorear con inmediatez el desempeño de los distintos sectores y la
gestión de la empresa misma, TCG elimina el problema de recopilar manualmente la información diseminada
en los diversos sectores donde se origina y el armado de laboriosas planillas de cálculo.
Sistemas ERP y Aplicaciones Analíticas
Un Sistema de Gestión Empresarial (ERP) soporta los procesos transaccionales de la organización y
responde por módulos a las necesidades de gestión tales como recursos humanos, logística, ventas, área
financiera, controlling. El objetivo central de los sistemas ERP es la automatización y gestión de las
transacciones de la empresa, tales como la gestión de los pedidos de la organización, el control del
movimiento de las mercancías, etc. Esto los convierte en la espina dorsal de la organización, pero por su
naturaleza no responden a las necesidades de información y modelización necesarios para la alta dirección
corporativa. Las aplicaciones analíticas aportan esta funcionalidad mediante la capacidad de modelizar,
planificar y analizar la información transaccional que se encuentra en el interior de los ERP.
Cada vez más las empresas se están dando cuenta de que los sistemas ERP no son más que otro de los
componentes de un conjunto de métodos y herramientas que permiten a la organización aportar el máximo
valor añadido a su actividad. Dentro de estas herramientas y métodos es clave el contar con elementos que
permitan conocer el estado actual y previsional de la organización respecto a estos indicadores de valor
añadido. De ahí la importancia de las aplicaciones analíticas, que permite informar de los indicadores
personalizados para cada uno de los responsables, tanto sobre la eficacia de sus procesos, como del grado
de cumplimiento sobre una planificación corporativa de indicadores clave.

Aplicaciones analíticas independientes de los sistemas ERP transaccionales

Las Aplicaciones Analíticas se apoyan sobre informaciones originadas en los sistemas transaccionales de la
empresa. En el modelo informático tradicional, el contar con información puntual y completa de la organización
(toda la información transaccional) consistía en un esfuerzo ingente y que dejaba muy poco margen a trabajo
posterior de análisis e integración. En el modelo actual, en el que se han impuesto los sistemas ERP, estos
han simplificado de modo dramático el esfuerzo necesario para disponer de toda la información transaccional
de la organización, esto permite disponer del tiempo necesario para realizar el esfuerzo estratégico, analizar
y planificar la información.

El desarrollo de las Aplicaciones Analíticas como complemento a lo que ofrecen los sistemas
ERPs ha permitido ofrecer a la organización el sistema para utilizar con una perspectiva
estratégica la enorme cantidad de información que ofrecen los sistemas transaccionales.

El desarrollo de las Aplicaciones Analíticas como complemento a lo que ofrecen los sistemas ERPs ha
permitido ofrecer a la organización el sistema para utilizar con una perspectiva estratégica la enorme cantidad
de información que ofrecen los sistemas transaccionales. Así, las Aplicaciones Analíticas son sistemas
independientes que integran datos de los sistemas transaccionales, en base a una serie de medidas e
indicadores. La relación de una Aplicación Analítica y los sistemas transaccionales contará, de ser requerido,
con un Data Warehouse, que puede ser el primer paso en la integración de la información transaccional de
distintos orígenes en un modelo de datos global para toda la organización, y siempre estos datos se procesan
mediante una herramienta OLAP (On Line Analytical Processing).
El punto de partida en una Aplicación Analítica es el proceso de planificación donde desde distintos niveles
de la organización se presupuesta y planifican los indicadores del desempeño más importantes en dicho nivel.
Este plan se desarrolla al mismo nivel al que se podrán integrar los datos transaccionales, de modo que
puedan efectuarse todas las operaciones de seguimiento entre el plan y los datos reales. Esta fase de
seguimiento o análisis permitirá conocer las tendencias, la rentabilidad, la segmentación de las ventas, la
implicación de marketing en las ventas, etc. La modelización permite definir los escenarios, modelizar los
márgenes por productos, hacer una simulación de los impactos de crecimiento o decrecimiento de las ventas,
etc. Llegados a este punto podemos establecer que un sistema de este tipo permite integrar el conjunto de
entidades funcionales de la empresa (dirección financiera, marketing, control de gestión, etc).

CONCLUSIONES
El desarrollo tecnológico de los sistemas computacionales y de los de transmisión de datos continua a un
ritmo impresionante. La computadora inicialmente vista por la gerencia como un instrumento poderoso para
procesar datos, hoy es considerada un eficaz medio en la toma de decisiones, en la planificación y en el
control.
El sistema de información gerencial cumple una función primordial respecto a la toma de decisiones. Ayuda
a los gerentes a realizar esa actividad suministrándoles la información necesaria y solucionando los problemas
de optimización para ofrecerles una guía. Brinda la información que apoya en la toma de decisiones, desde
el análisis orientado a los datos hasta la información centrada en modelos tendiente a apoyar las decisiones
gerenciales.
La calidad de la información constituye un factor central en el SIG. La calidad puede medirse mediante factores
como incerteza, oportunidad, rapidez, concisión, claridad, grado de detalle, pertinencia, actualidad, exactitud,
precisión e integridad. El objetivo del SIG consiste en proporcionar información conforme a las exigencias de
costo, beneficio y objetivos establecidos para esos factores de la calidad.

GLOSARIO

DATA MART: Datos de un área de negocio. Es el modelo de implementación que recoge en una base de
datos, orientada al mundo de la decisión, información de una materia concreta, de un área de negocio, para
los usuarios de un departamento.
DATA WAREHOUSE: Almacén de datos. Es el modelo de implementación que recoge en una base de datos,
orientada al mundo de la decisión, información concerniente a todo el ámbito de la empresa, para todos los
usuarios de la misma. También se utiliza para referirse a Bussiness Intelligence.
DRILL DOWN/DRILL UP: Mecanismo de navegación que permite desplazarse en una estructura (visión)
multidimensional desde lo global hacia el detalle (drill down) o viceversa (drill up). Herramientas de data
mining: (Minería de datos): Son herramientas que posibilitan, a los usuarios, analizar grandes cantidades de
información con el propósito de descubrir indicadores de conocimiento (tendencias, segmentación, relaciones
causales, etc).
Herramientas EIS/DSS: Son herramientas para la creación de entornos de acceso a la información que
permiten la toma de decisiones basadas en información preprocesada, estructurada con alto nivel de resumen
y bajo de detalle, presentada en un entorno gráfico del usuario muy intuitivo.
Herramientas OLAP: (On-Line Analytical Processing).- Facilitan a los analistas de negocios ejecutivos la
navegación mediante la rotación de tablas, gráficos, mapas, técnicas de drill-down/up, a través de las múltiples
dimensiones de los datos del entorno de business inteligence.
Herramientas de query RELACIONAL: Son herramientas que facilitan la creación de consultas complejas
sin necesidad de que el usuario conozca la estructura de base de datos ni su codificación.
Herramientas de REPORTING: Son herramientas que permiten a los usuarios o departamentos de sistemas
la creación y mantenimiento de informes impresos, en un entorno ágil, amigable y orientado al negocio.
HYPERION: Fabricante de herramientas analíticas estándar que se apoyan en la tecnología más avanzada
y las herramientas OLAP, capaces de ofrecer ayuda real a los ejecutivos, que pueden desarrollar y revisar
con rapidez y sencillez los planes que mejoran la efectividad de la empresa.
HYPERION ESSBASE OLAP SERVER: Es la plataforma empresarial para la elaboración de informes,
análisis, modelos y presupuestos. Permite el acceso de lectura/escritura de múltiples usuarios, capacidad de
almacenamiento de datos a gran escala, realización de cálculos analíticos sólidos y consultas OLAP
sofisticadas (proceso analítico on-line).
INTELIGENCIA EMPRESARIAL:Técnicas y herramientas que permiten manipular la información y los datos
existentes para extraer nuevos datos e informaciones, críticas para el éxito del negocio.
MOLAP: Multidimensional On-Line Analytical Processing. Es el OLAP cuando la Tecnología SGBDP es
multidimensional.
PILLAR: Capacidad de manipular los datos de las bases de datos existentes y convertirlos en información
crítica.
ROLAP: Relational On-Line Analitical Processing; Es el OLAP cuando la Tecnología del SGBD es relacional.
SGBDM: Sistema Gestor de Bases de Datos Multidimensional, MDBMS; Multidimensional Database
Management System.
SGBDR:Sistema Gestor de Bases de Datos Relacional, RDBMS; Relational Database Management System.
Web Browser: Es una arquitectura de implementación de las distintas herramientas que permiten que el
usuario trabaje desde un navegador estándar a través de Internet/Intranet.
BIBLIOGRAFÍA
GIL PCHUAN., Ingnacio Sistemas y Tecnología de la de Información para la gestión.
MURDICK, Robert G. y Jhon C. Munson. Sistemas de Información Administrativa. 2da. Edic. México, Prentice-
Hall Hispanoamericana S.A. 1988.
(1998, Marzo) La inteligencia empresarial como soporte a la estrategia corporativa [Documento en línea].
Inteligencia Empresarial Nº 1, España. Disponible: http://www.hyperion.com/view/inteligencia.com [Consulta
1999, Octubre 25].
STRATEGOS-SICOG-SAE [Documento en línea]. Visión Software, Caracas. Disponible: http://www.vision-
software.com [Consulta 1999, Noviembre 01].

Material 03
SISTEMAS DE INFORMACION
http://www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema10.html

Cuando se piensa sobre el porqué del uso de computadoras en las

empresas, la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos
que se van sucediendo. Sin embargo existe un motivo aún más importante
y no tan obvio, y es que la información puede usarse para respaldar la
toma de decisiones. Sin importar el tamaño de una empresa u
organización, la conducción exitosa de la misma estará dramáticamente
influenciada por la precisión de sus registros y la adopción de decisiones
acertadas.
Los enlaces de comunicación y las bases de datos permiten el acceso a
recursos de información que están más allá de la inmediatez física,
sobrepasando las limitaciones geográficas. Las computadoras permiten la
utilización de masas de información las cuales, no eran concebibles hasta
hace algunos años. Pero no sólo basta la disponibilidad de la cantidad de información, se trata de contar con
información de calidad. Los sistemas de información basados en computadoras no sólo son capaces de
suministrarnos información de calidad y oportuna, sino que también pueden respaldar la toma de decisiones.

Sistemas organizacionales
Conceptos.
En un sentido amplio, un sistema es un grupo de
componentes interrelacionados trabajando juntos con un
objetivo común. Así, por ejemplo, los habitantes de un país
viven inmersos en un sistema económico en el que se
llevan a cabo actividades de intercambio de bienes y
servicios, con la finalidad de obtener algún beneficio de
tales intercambios. Cualquier organización puede ser
concebida como un sistema. Una compañía, por ejemplo,
posee componentes (mercadotecnia, manufactura, ventas,
investigación, distribución, contabilidad y personal) los
cuales trabajan juntos para obtener utilidades que
beneficien tanto a sus empleados, como a sus accionistas.
Un sistema de manufactura
Cada uno de estos componentes, es a su vez un sistema en sí mismo. Todo sistema organizacional cuenta
con una entidad abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio que permite a
los datos, fluir entre los diferentes departamentos o personas que integran la organización.

Características de los sistemas:

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. El sistema digestivo por ejemplo, permite a los seres
vivos procesar los alimentos y convertirlos en nutrientes que proporcionan energía, para que sean empleados
por los demás sistemas que los componen.
Los sistemas interaccionan con su medio ambiente, estos son los objetos que están fuera de sus fronteras.
Se llaman sistemas abiertos aquellos sistemas que interactúan con su medio ambiente (recibiendo entradas
y generando salidas). En contraposición aquellos que no interactúan con su medio ambiente se denominan
sistemas cerrados. Los sistemas cerrados tienen sólo un valor conceptual teórico; en realidad todos los
sistemas son sistemas abiertos.
Los sistemas tienen tres componentes interactivos funcionales: la entrada, el proceso y la salida. La entrada
involucra la captación y acopio de elementos que se deben insertar al sistema para ser procesados. Un
ejemplo de entrada para un sistema de manufactura es la materia prima, la energía y esfuerzo humano
provistos para asegurar la producción. El procesamiento incluye los procesos de transformación para
convertir las entradas en salidas (ejemplo los procesos de fabricación). La salida, son los elementos
procesados en su estado final, resultantes de la actividad transformadora, como los bienes manufacturados
por una fábrica.

Sistemas organizacionales.
Las organizaciones están formadas por muchos sistemas, cada uno con sus propias características, que a su
vez son similares en sistemas del mismo tipo. Por ejemplo, todos los sistemas manufactureros tienen
semejanzas. Su fin común es la producción de bienes que satisfagan la demanda del mercado. Para lograr
su objetivo, los sistemas interactúan con su medio ambiente para conseguir la materia prima e implementos,
los obreros y el conocimiento para elaborar sus productos.
A su vez los sistemas generan salidas resultantes de su actividad, como productos terminados, desechos y
tecnología para la producción. Estos sistemas deben estar bajo control, con la finalidad de mantener su
adecuado funcionamiento. Los gerentes y empleados, vigilan el nivel de desempeño y comparan con la
producción planificada a fin de aplicar los cambios requeridos, si existiesen diferencias.
Al mismo tiempo los sistemas de fabricación, son subsistemas de otras organizaciones de mayor tamaño,
que contienen otros sistemas; como por ejemplo, subsistemas para la obtención de materia prima o de
mantenimiento de equipos. Como puede observarse, todos los sistemas comparten características generales.
Bajo esta perspectiva, cualquier sistema puede examinarse en este útil y flexible marco de referencia, que
permite usar los conceptos de sistemas en cualquier organización en general, y especialmente en el diseño
de sistemas de información.

¿Qué es un sistema de información?

Los sistemas de información dentro de una organización, no son algo nuevo. Desde mucho antes de utilizar
las computadoras para su automatización, las organizaciones reunían, almacenaban y actualizaban
información en el transcurso normal de su actuación diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de
información consistían en procedimientos y reglas establecidas para entregar información a los miembros de
la organización. Cada una de estas personas, requiere información distinta en la realización de su trabajo, las
reglas del sistema indican el tipo, momento, formato y cuál es la persona a quien se debería entregar una
información específica.
Pero un sistema manual de información puede llegar a ser ineficiente y frustrante, incluso en organizaciones
pequeñas. Un sistema de información automatizado o basado en computadoras, es la integración de
hardware, software, personas, procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando
juntos, para proporcionar información básica para la conducción de la empresa. Esta información hace posible
que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor calidad y facilidad.
Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento de las transacciones y
operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al flujo de información interno de la organización.
La finalidad de los sistemas de información organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de
datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas para los usuarios que
las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización,
los analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces,
poder precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la organización.

Un sistema de información procesa datos y produce información

Componentes de un sistema de información.

Los sistemas de información dependen de otros subsistemas
componentes para poder llevar a cabo las actividades de
entrada, proceso, salida, almacenamiento y control que
convierten recursos de datos en productos de información.
Estos subsistemas incluyen personas, hardware, software,
procedimientos y datos. En lo que sigue se detalla sobre
cada uno de ellos.
 Personas: Un sistema de cómputo involucra una variada
gama de personas relacionadas con el mismo, puesto
que su construcción, mantenimiento y uso representan
una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden
dividir en dos grandes grupos: Los usuarios finales y los
especialistas o profesionales.
Los usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente con el sistema a través de
una estación de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e información generada por el sistema.
Entre los profesionales se encuentran: Los analistas de los sistemas de información, encargados de
idear soluciones cuando se requiere un nuevo sistema, actualizarlo, modificarlo o reconstruirlo; los
programadores, que crean los programas de cómputo que forman parte de los sistemas de información;
los administradores del sistema, encargados de mantener el sistema en buenas condiciones; los
capacitadores, que instruyen y preparan a los usuarios para la utilización del sistema.
 Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que constituyen la plataforma física
mediante la cual, el sistema de información puede funcionar. Se incluyen aquí, por supuesto, los que
permiten las comunicaciones y los enlaces de red. Estos recursos son, por ejemplo, computadoras,
monitores, impresoras, disquetes o componentes de almacenamiento de información externos, disco
óptico, papel de impresión, cableado de red, y otros.
 Software o programas: Son el componente lógico, es decir, los programas, las rutinas e instrucciones
que conforman el sistema de información. Se les suele denominar aplicación de sistema de información.
Es así como los sistemas de información pueden tener aplicaciones particulares, por ejemplo, para el
área de ventas, de contabilidad, de personal o de compras. La aplicación que conforma un sistema de
información completo contiene subconjuntos de programas que se encargan de apoyar las distintas
actividades propias de la organización.
 Cuando se habla de sistema de información, las personas suelen pensar que se refiere sólo a la
aplicación, al conjunto de programas que la constituye. En general este es el uso convencional y aceptado,
pero realmente es sólo una parte, un componente o subsistema como se ha explicado
 Datos: Unidades de información que son almacenadas y generadas en el transcurrir de la labor de la
empresa. Los datos son almacenados en las denominadas bases de datos o bases de conocimiento.

Impacto de los sistemas de información.

La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización regularmente desencadena
una serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de
las ventajas de contar con un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones
deben enfrentar al implantar un sistema de información:
Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:
 Control más efectivo de las actividades de la organización.
 Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
 Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
 Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
 Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
 Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.
 Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
 Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar resultados alcanzados con los
objetivos programados, con fines de evaluación y control.
Entre las desventajas se puede encontrar:
 El tiempo que pueda tomar su implementación.
 La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como
fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas
actividades de la organización.

Categorías de los sistemas de información.

En la medida en que más funciones de las organizaciones se han automatizado, los sistemas de información
se han tornado aceleradamente más especializados, dando origen a distintos sistemas de información. Estos
sistemas individuales podrían llegar a combinarse para convertirse en componentes o subsistemas del
sistema general de información propio de una organización. Los sistemas componen una pirámide, sirviendo
de apoyo esencialmente más no es exclusivo, a uno de los niveles jerárquicos conformados por el personal
de la empresa. En esencia, se tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de información
especializados.
 Categorías de los sistemas de información organizacionales.

1. Sistema de procesamiento de transacciones: (Registra las operaciones diarias). Estos sistemas

permiten a la organización mejorar y mantener un seguimiento o registro de sus operaciones o
transacciones rutinarias, cuyos datos son almacenadas en una base de datos. Es por esta razón que
también se les llama sistemas de procesamiento de datos. Los datos de las operaciones son integrados
a la base de datos, en la cual se registran las transacciones de la organización. La base de datos así
conformada puede servir de apoyo a los otros tipos de sistemas de información. Un sistema común de
procesamiento de transacciones en todas las empresas es el relacionado con el área de contabilidad.
Entre las actividades que automatiza se encuentra el procesamiento de órdenes de venta, control de
cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y nómina.
2. Sistema de información gerencial o administrativa: (Produce reportes estructurados). Es un tipo de
sistema de información que arroja reportes estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la
gestión del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones
en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de información
gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de administración de la base de datos
que integre las bases de datos de los diferentes departamentos. El personal de nivel medio requiere en
general de información resumida originada en distintas unidades funcionales. Es capaz de producir
reportes predeterminados, con un formato previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de
contenido.
Existen tres categorías comunes de reportes en toda organización. Los reportes periódicos, que se
producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo, los reportes de ventas mensuales.
Los reportes de excepción, que indican acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre
que la venta de cierto artículo se encuentre muy por encima de los pronósticos. Los reportes a solicitud,
que son realizados por petición expresa, por ejemplo, cantidad de empleados, de sexo femenino, en un
rango determinado de edad; es un reporte que no se requiere con periodicidad, sino en una situación
ocasional, como la evaluación para la contratación de un seguro médico para los empleados.
3. Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al análisis de situaciones imprevistas).
Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta flexible de análisis que produce reportes sin
formato fijo. Estos sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y
relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que
deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Una decisión se considera no estructurada
cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible identificar
anticipadamente todos los factores a considerar en la decisión. Un factor clave en el uso de estos sistemas
es la flexibilidad de definir la información necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere información,
el gerente requiera más información, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales. Como se
percibe, en estos casos, no es posible diseñar previamente ni el formato, ni el contenido de los reportes
del sistema.
 Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o directivo) pueda solicitar
informes definiendo el contenido y la manera de presentar la información. El criterio de los directivos juega
un papel importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan
soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el criterio del directivo.

Otros sistemas de información.

 Sistemas de automatización para oficinas: Los empleados de una empresa utilizan diversas
aplicaciones, como procesadores de texto, hojas de cálculo y programas de comunicaciones para encarar
tareas diarias y rutinarias de una oficina: envío de cartas, memorandos, relación de productos o servicios.
Los sistemas automatizados de una oficina pueden constituirse a partir de aplicaciones comerciales
básicas que pueden ser adquiridas en el mercado, en lugar de desarrollar hasta las más mínimas
soluciones.
 Sistemas expertos: Estos sistemas automatizan el proceso de toma de decisiones en un área específica,
como diagnósticos médicos, mecánicos o revisión de historias de crédito para aprobación de solicitudes
de préstamo. Los sistemas expertos tienen la capacidad de analizar datos y luego suministrar una
recomendación que indica el curso de acción. Por ejemplo, un sistema de diagnóstico mecánico experto,
puede proporcionar el diagnóstico más probable basándose en condiciones que presenta una maquinaria.
La creación de un sistema experto requiere de una abundante colección de destreza y experticia humana
en un campo específico que es recogido en una base de datos de tipo especial altamente detallada que
se denomina base de conocimientos. Una pieza de software llamada mecanismo de inferencia, examina
los datos disponibles, relacionados con la base de conocimientos y selecciona la respuesta más
apropiada.
 Sistema de trabajo en grupo (Groupware): Existen situaciones en que para la resolución de problemas
complicados es necesario conformar equipos que se encarguen del asunto. Un sistema de apoyo de
decisiones grupales permite el trabajo colectivo. Esto se consigue utilizando computadoras con software
interactivo, que usa diversas tecnologías de telecomunicación, y permite la intercomunicación inmediata
entre usuarios ubicados incluso en sitios lejanos. Estos sistemas pueden integrar programas que les
permitan tener acceso a otros sistemas de información propios de la empresa para obtener información
inmediata y especifica de, por ejemplo, producción, finanzas, ventas, y otros.

Visión de los sistemas de información.

Los sistemas de información computarizados forman hoy día parte imprescindible de la mayoría de las
organizaciones. Contar con fuentes de información confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio
para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la organización es algo que todo gerente anhela. Los
sistemas de información son los encargados de que el flujo de información en la organización sea adecuado,
ofrecen la posibilidad de contar con información de calidad, que genera un mejor desenvolvimiento de todos
los demás componentes de la organización.
Gracias a los nuevos adelantos tecnológicos los beneficios que aportan los sistemas de información se han
extendido más allá de los límites de las instalaciones de la organización. Es factible que los sistemas de
información del futuro mediante la incorporación de las mejoras tecnológicas de hardware y software, ofrezcan
una mayor capacidad y abundancia de aún mejores opciones adicionales. Es claro que hoy se conforma una
sociedad de la información que incorpora grandes avances tecnológicos en las telecomunicaciones y en la
informática; velocidad, disponibilidad y conectividad, juegan un papel de vital importancia en las
organizaciones actuales, que sin exclusión están obligadas a operar transmitiendo y recibiendo información,
interna y externa para realizar sus actividades diarias. Es evidente que la capacidad gerencial se ha visto
enriquecida con los cambios introducidos por el uso de tales innovaciones.
La gran mayoría de las organizaciones están conscientes que los mejores resultados se obtienen
adaptándose a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que se ha ido haciendo cada vez más
cambiante, exigente y turbulento. Los desafíos organizacionales están influenciados por la innovación, la
rapidez, servicio de calidad y mejora continua. La información sobre su actuación y desempeño le permiten
evaluarse y reconocer sus fortalezas y debilidades para tomar los correctivos adecuados evitando navegar a
la deriva logrando mayor acierto en la toma de decisiones
Material 04
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
http://www.daniel-martin.com.ar/sig.html
Daniel Martín

Mucho se habla habitualmente de los Sistemas administrativos u operativos, todos ellos dirigidos a los niveles
medios o bajos de la pirámide empresaria. Pero poco o nada, de Sistemas especiales para los niveles altos
o directivos de las organizaciones.
Primeramente realizaremos un diagnóstico de la situación en la Empresa.
La toma de decisiones se realiza sin información, por diversas razones, información no disponible,
desperdigada o demasiada información, haciéndose imposible analizarla. También detectamos pérdidas de
tiempo y esfuerzo. Las causas son: datos duplicados, falta de integración, falta de comunicación. Encontramos
una importante rotación de recursos humanos, lo que genera pérdida de tiempo en Capacitación, pérdida de
conocimientos e Información y pérdida de Contactos realizados.
En muchas oportunidades se ha dado el caso en que un directivo necesita reunir en 5 minutos información
sobre un determinado tema y nadie se la puede obtener, o le traen un listado de 200 páginas que no tiene
tiempo de analizar, o le dicen que tardarían varios días para conseguirla.
O que un empleado se va y se pierden meses de capacitación, se pierde información valiosa que solo él
conoce, se pierden contactos que él consiguió gracias a la empresa y usted nunca podrá recuperar.
Hacia dónde vamos? No le gustaría llegar a su empresa a las 9 de la mañana y: Saber la situación de su
planta de producción, supervisar la performance de los vendedores, curiosear el cash-flow, y a las 9:15 pedirle
un café a su secretaria y tener todo el día para ejecutar sus decisiones?
Un Sistema de Información Gerencial es un conjunto extenso y coordinado de subsistemas de información
que están racionalmente integrados y transforman los datos en una variedad de formas para mejorar la
productividad conforme a los estilos y características de los administradores con base a criterios de calidad
establecidos.
Un Sistema de Información Gerencial tiene como objetivo principal dar apoyo o soporte a los niveles medios
y altos de las organizaciones para mejorar la calidad en el proceso de la toma de decisiones. Para ello deberá
contar con un eficiente Sistema de Administración y Filtro de la Información Total.
Es decir contar con la información precisa para la toma de decisiones, en el momento adecuado y en la forma
que se desee.
Para ello debemos contar con:
1) Administración Total de la Información Empresaria.
2) Información resumida con posibilidades de profundizarla donde Ud. prefiera.
Estos Sistemas se diseñan no tanto para ahorrar tiempo gerencial, sino para mejorar la calidad del proceso
decisorio y la efectividad gerencial y ejecutiva.
Cabe destacar que los S.I.G. no reemplazan a los Gerentes, ni a sus juicios, ni a sus decisiones, ni a su
intuición, ni a su experiencia.
Un S.I.G. responde a consultas espontáneas, y permiten realizar análisis, reportes, pronósticos, planeamiento
y análisis de sensibilidad tipo "Qué pasaría si...".
Los informes de los S.I.G. deben hacer notar lo importante, deben ser sencillos, debiendo existir la posibilidad
de la disponibilidad de los detalles.
Trabajan bajo condiciones de incertidumbre y son flexibles, respondiendo a definiciones cambiantes de los
problemas.
Los informes son de sólo UNA PAGINA.
Un S.I.G. saca provecho de los equipos disponibles hoy, que presentan una relación precio/rendimiento muy
mejorada, en un contexto de recursos humanos muy restringidos.
Las ventajas más notables son:
 dan respuesta a la falta de soluciones a niveles estratégicos,
 ahorran tiempo gerencial,
 logran obtener más eficiencia gerencial y ejecutiva,
 mejoran la calidad del proceso decisorio,
 permiten respuestas más rápidas a los cambios,
 dan una mejor comprensión de la dinámica del mercado,
 permiten evaluar más alternativas,
 establecen una base común de información,
 efectúan un análisis uniforme de la información,
 etc.
Para comenzar el camino de construcción de un SIG, le doy algunas sugerencias:
 Use las computadoras, pero más importante es utilizar programas adecuados.
 Documente y haga documentar toda la información pertinente y necesaria en el futuro.
 Utilice métodos para la recuperación rápida y oportuna de la información necesaria para la Toma de
Decisiones.
 Tenga cuidado con las personas que conversa de estos temas, aplique su olfato empresario, no se deje
embaucar por seudo-especialistas, o hábiles vendedores sin conocimientos profundos ni claros
fundamentos.
La construcción de un SIG requiere amplios conocimientos de informática, experiencia en el tema y claridad
de ideas sobre su negocio, porque debe ser la presentación de la síntesis de toda la información empresaria.
Tenga en claro que no es un Sistema más que cualquier programador podrá desarrollar, ni tampoco va a
encontrar la caja adecuada en un negocio de computadoras.
Su negocio y usted son únicos, la información será fundamental en los tiempos que vienen, su tiempo es el
recurso más valioso, y sus decisiones podrán llevarlo al éxito o al fracaso. Vale la pena intentar?
Y finalizo con la frase de Alvin Toffler:
“El Conocimiento será la base de la economía en las sociedades modernas”.