Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de

i Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 I No. Revisión: 03 i
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C. P ernandez
Gerónimo
Jefe Departamento de
Costos e Inventarios

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Subdirector de Contabilida
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Fecha de documentación: 4-may-OS

Revisión número: 03
Copia número: Original
Copia asignada a:
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
i Inventarios en Almacenes
IClave: V8T-DFP-PR-003 I No. Revisión: 03
IEmisión original: 18-04-1992\ Revisión: 4-05-2005
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ILiconsa

íNDICE

Página

• Firm as de Autorización--------------------------------------------------------------- 1

• ObjetIvos --------------------------------------------------------------------------------- 3

• CJlosario ---------------------------------------------------------------------------------- 3
• Marco Leg a1----------------------------------------------------------------------------- 4
• Referencia------------------------------------------------------------------------------- 4
• Alcan ce ----------------------------------------------------------------------------------- 4

• PoiItlca s de Operació n --------------------------------------------------------------- 5

• Descripción de Actividades --------------------------------------------------------- 16

• DI ag ra ma de Flujo ------------------------------------------------------------------- 21

• Re lación de A nexos ------------------------------------------------------------------ 24

• A nexos ----------------------------------------------------------------------------------- 25

• HIstoria I de Camblos------------------------------------------------------------------ 42

• Aprobación del Comité de Normatlvldad ---------------------------------------- 43

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 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
, Inventarios en Almacenes
IClave: VST-DFP-PR-003 i No. Revisión: 03
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4 _-::0C:: 1
Li eonsa

Objetivo(s)

Verificar que las cifras que se muestran como inventarios en los estados
financieros, estén efectivamente representadas por las existencias físicas,

Comprobar que los inventarios están aritméticamente correctos y hayan sido

valuados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados,

Inspeccionar que los almacenes contengan solamente mercancias en buenas

condiciones de uso o de venta a excepción de los almacenes de recuperación y
herramientas, refacciones y accesorios,

Confirmar que la presentación de los saldos en el estado financiero sean

adecuados.

Glosario:

Para efectos del presente Procedimiento, se entenderá porl

Materias Primasl Leche en polvo y fresca, maltodextrina, saborizantes, azúcar,

mezclas vitaminicas, aceite de palmoleina, grasa de coco y
vitamina A+D3, las más importantes.
Materiales de Envase y Empaque: polietileno para 1 y 2 litros de leche, laminación
bond polifoil para sobres de 240 grs y cajas de cartón
corrugado, los de mayor demanda.
Producción en Procesol Materias primas y materiales de envase y empaque para
la elaboración de productos terminados.
;1
Articulos Semiterminados: Premezclas y mezclas para suplementos alimenticios,
leche entera y descremada en polvo reconstituida, para
envasado.

r-f\~
Articulas Terminados: Leche reconstituida en envase de 1 y 2 litros, leche entera
en polvo sobre de 240 grs. para abasto social y suplementos
alimenticios sobres de 240 grs., para niños y mujeres'\
embarazadas y en estado de lactancia. '\
Articulos en Recuperación: Materias primas, materiales de envase y empaque y '4
productos terminados para su reproceso, venta o destrucción. ,( L.---
Herramientas, Refacciones y Accesoriosl las utilizadas para mantenimiento de la ~I 1
planta productiva, edificios, oficinas y parque vehicular. En este
rubro se manejan aproximadamente 5,000 articulas
Mercancias: Objetos de trato o venta
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes i

Clave: VST-DFP-PR-003 I No. Revisión: 03 i

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Emisión original: 18-04-1992 I Revisión: 4-05-2005
Liconsa

Marco Leg&
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
• Código Fiscal de la Federación
• Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento
• Ley del Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento
• Ley del Impuesto al Activo de las Empresas
• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
• Ley Federal de Entidades Paraestatales y su Reglamento
• Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento
• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
• Circular Técnica de Normas de Información Financiera (NIF-06 BIS)
• Boletines C-4 y B-10 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto
Mexicano de Contadores Públicos
• Manual de Organización General de L1CONSA
Referencia

• Manual de Normas y Procedimientos para el Control de Bienes Muebles e Inmuebles,

Procedimiento de Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles.
Alcance:

A. En Oficina Central
Dirección de Producción
Subdirección de Aseguramiento de la Calidad
,r "j
j !

Subdirección de Producción j i ~

/ J/ ,1
Dirección de Materiales !//
Vi
/
Subdirección de Adquisiciones de Consumo Interno
Subdirección de Adquisición de Leche
Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales
Dirección de Administración
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
Dirección de Finanzas y Planeación
Subdirección de Contabilidad General

B. En Centros de Trabajo
Gerencias de los Centros de Trabajo
Subgerencias de Administración y Finanzas
Subgerencias de Producción y Mantenimiento
Subgerencias de Distribución de Leche
Subgerencias de Padrón de Beneficiarios

FECHA 4 de mayo de! 2005

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'. ---'~~'RECC'ONDE FINANZAS Y PLANEACION

•
 Manual de Procedimiento para la Toma Físíca de
Inventaríos en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 ,No. Revísíón: 03
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Polítícas de Operación

1. Los titulares de las áreas involucradas son responsables de cumplir y hacer cumplir
este procedimiento.
a. En cada Centro de Trabajo el titular de la Gerencia es el responsable de la
programación. cumplimiento y resultado de la Toma Física de Inventarios.
en caso de leche en polvo de importación el responsable será el titular de la
Dirección de Materiales.
b. Los integrantes del Órgano Interno de Control en su calidad de órgano de
vigilancia y control, podrán estar presentes en las Mesas de Control General
y sugerir en su caso, adecuaciones particulares a la forma de realizar los
Inventarios físicos, además de recomendaciones para la atención a la
problemática particular observada.
c. Los Representantes del Órgano Interno de Control, podrán realizar durante
el proceso de inventario físico, las pruebas selectivas que consideren
convenientes.
2. En la realización de la toma fisica del Inventario, se deberán acatar las normas
establecidas en este procedimiento. Así como las instrucciones que, en Su caso, sean
emitidas por la Dirección de Finanzas y Planeación o por la Subdirección de
Contabilidad GeneraL
3. Antes del inventario y con la intención de que la toma física se desarrolle
satisfactoriamente se requiere lo siguiente:
A En el caso de inventarios físicos de leche en polvo importada en bodegas
propias y/o de terceros, se requiere por parte del área responsable de L1CONSA /1
SA DE C. V. I (
• Mantener un buen acomodo de los sacos, con el propósito de que
los conteos sean ágiles y se determinen fielmente las cantidades de
leche en polvo que se encuentren en las bodegas, al momento del
inventario. Así mismo previo y durante la toma física deberán retirar \,
las tarjetas, cartelones y/o cualquier tipo de anotación que indiquen •

la cantidad de sacos que conforman la estiba a inventariar: de igual

forma deberán permanecer las tarjetas de identificación del producto ,
las cuales deberán contener como mínimo, el tipo de leche, origen o ,:±j
procedencia, número de contrato, número de orden de movilización <--., ",,', __""
y número de clave asignada. ..' '~,
• Con el fin de que la mesa de control pueda efectuar el corte \,
documental de formas utilizadas por L1CONSA SA DE C. V. para
recibir y despachar leche en polvo, antes de iniciar el inventario
físico se deberán tener los últimos documentos utílizados el día
prevía al inventario y los primeros a utilízar para el dia siguiente. '/
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FECHA 4 de mayo del 2005
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~ECCIÓN DE FINANZAS Y PLANEAC,ON
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 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03
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Li eoosa

• Con el propósito de que previo al inventario, se puedan colocar los

marbetes adecuadamente y en lugar visible y se establezca la
distribución y recorrido del personal que hará los conteos; a la
brevedad posible, el área responsable de los almacenes deberá
proporcionar a la mesa de control general los planos de ubicación
de las existencias por almacén,

• Informar con anticipación el número de bodegas y la cantidad

aproximada de marbetes a utilizarse, de acuerdo al volumen de
existencias por almacén,

• Se establecerá una mesa de control auxiliar por bodega, la cual es

responsable de ordenar y relacionar progresivamente los marbetes,
vaciar las cantidades del 1° Y 2° conteos, determinar las diferencias
entre éstos y solicitar a la mesa de control general, un definitivo
tercer conteo en caso necesario, Para tal efecto, la Dirección de
Materiales designará a su personal para participar en dicha mesa y
conforme al número de bodegas a inventariar.

S, En el caso de inventarios fisicos de leche en polvo importada en bodegas

propias o de terceros, por parte del área responsable del manejo operativo del
almacén o de la "almacenadora", se requiere por bodega

• Contar con la presencia del responsable y un auxiliar, con el objeto

i
de que cada uno de ellos forme parte de los grupos y poder efectuar
los dos conteos establecidos en el procedimiento para toma física I,
'1

de inventarios de L1CONSA, SA DE C, V 'l

• Dos copias del cierre de operaciones, una con cifras a la fecha de la
,\
toma física, para la comparación de cifras entre el kárdex y la
~\
,.
,
]

cantidad fisica contada en el inventario, establecer las posibles

diferencias y aclaración de las mismas; otra a la fecha del cierre de
operaciones, para el comparatívo físico contra contable,
• Una vez determinadas las existencias de leche en polvo y
aceptadas por L1CONSA, SA DE C, V, y la "almacenadora", se
solicitará por escrito a esta última, la confirmación de saldos,
• El servicio de montacargas; para facilitar las labores del personal de
conteo y mover las estibas, en caso necesario,
• El apoyo indispensable para que el personal de L1CONSA, SA DE /
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C. V, pueda desempeñar sus funciones
FECHA 4 de mayo del 2005
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DIR CION DE FINANZAS Y PLANEAC'ON
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
'Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03
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4. El personal para conteos se integrará de dos grupos por bodega y cada grupo por tres
personas, una, verificará que las estibas estén completas y auxiliará contando los
"restos" desde la parte superior de las estibas; otra, también verificará que las estibas
estén completas y efectuará los conteos y la otra anotará en el espacio
correspondiente de cada marbete:

• El número de pareja o grupo,

• La procedencia de la leche,
• El número de orden de movilización,
• La clave de liberada o no liberada,
• El número del contrato,
• El nombre del proveedor
• Si es apta o fuera de norma, y
• Resultado del contrato

5. Este procedimiento aplica para los siguientes almacenes:

Almacenes Cuentas de Mayor

Materias Primas 141

Materiales de Envase y Empaque 142
Producción en Proceso 143
Productos Semltermlnados 144
I Productos Terminados
Recuperación
145
146
Herramientas Refacciones y Accesorios 148
Inventarlos en Poder de Terceros 150
Mercanclas en Custodia (maquila) Cuentas de Orden

6. Deberán efectuar semestralmente, Inventarios Flslcos de los Almacenes indicados en

punto 5, excepto el del Almacén de Herramientas, Refacciones y Accesorios. La
Dirección de Finazas y Planeaclón dará instrucciones anticipadamente por escrito.
\
a. El Inventario Flsico del Almacén de Herramientas, Refacciones '~
, \
•

Accesorios, se efectuará anualmente.

b. Adicionalmente para su control, se deberán efectuar Inventarios Flsicos

rotativos mensuales, de los bienes existentes en los almacenes que _,
menciona el punto 5, Incluyendo los Inventarios de lento y nulo movimlent0 N';
a resguardo de los empleados (herramientas) y en poder de terceros '.
4i"" .
,
c. En caso de no poderse realizar la toma flslca de los Inventarios en Poder de .-'
Terceros, se efectuará una conciliación de cifras en unidades. ij? /L----.

FECHA 4 de mayo dei 2005

Pa ma 7 de 43
DI RE ION DE FINANZAS Y PLANEACION
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Inventarios en Almacenes
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Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03
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• • Lic onsa

d. Los Inventarios Físicos rotativos deberán abarcar de un 10 aun 20% de las

existencias, de tal forma que antes de los recuentos semestrales o anuales,
ya se hayan efectuado conteos al total de partidas mínimo una vez en el
ano.
7. Al llevar a cabo el inventario fisico se deberán comprender todas las existencias a
cargo del Centro de Trabajo. considerando los puntos 5 y 6.
8. Al iniciar el conteo deberá seguirse un orden, de izquierda a derecha YI del fondo al
frente, con el objeto de evitar que quede sin contar algún producto.
9 El titular de la Subdirección de Contabilidad General, designará al encargado
responsable de la Mesa de Control Central.
10. Será responsabilidad de las Gerencias de los Centros de Trabajo, a través de sus
diferentes Departamentos:
a. Elaborar el Programa de Actividades para Inventarios Físicos, mismo que
remitirán por escrito a la Dirección de Finanzas y Planeación, con copia a
Contraloría Interna y a la Subdirección de Contabilidad General, con 15 dias
naturales anticipados a la fecha de dicho inventario, contemplando lo siguiente
• Fecha de inicio del inventario físico.

I • Tiempo estimado de realización.

• Horario de trabajo.

• Personal participante en

Mesa de Control General.

Mesa de Control Auxiliar.
Parejas de Conteo.

• Funciones a realizar por el personal participante.

Dicha documentación deberá contener el nombre y la firma del personal que
interviene. Una vez establecido el programa, no podrá modificarse, salvo
autorización previa de la Subdirección de Contabilidad General.

b. Si el Centro de Trabajo, mantiene Inventarios en Poder de Terceros o en

Custodia, deberá contemplar en su programa de actividades la toma fisica y lo I
indicado en el punto 6. Si por alguna causa. autorizada previamente por la ¡
Dirección de Finanzas y Planeación, no se lleva a cabo el levantamiento fí~1Jf de ~
estas existencias, se efectuará una conciliaci~n de cifras, por producto. a 7cC~1
del Inventano. /1 (
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 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03
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1

c. Integración de las Mesas de Control Auxiliar; de acuerdo al punto 11. inciso b).
que se establecerán una por almacén o más. cuando el tipo de Centro de Trabajo
y volumen asi lo requieran.
d. Designación del personal, para integrar las parejas de conteo conforme al punto
11. inciso a).
e. Que un día antes del Inventaría, el Kárdex de cada uno de los Almacenes esté
actualizado, para poder realizar al término de los conteos, la comparación de
cifras a una misma fecha, contra los resultados obtenidos en el levantamiento
físico.
f Antes del inventario y con la intención de determinar fielmente las cantidades
existentes de cada artículo, deberán proveerse y verificar el buen funcionamiento
y exactitud adecuada de todos los instrumentos de medición, con los cuales se
realizarán tanto los conteos como las pruebas selectivas.
g. Designar en los almacenes el área, estiba, anaquel, rack, etc. a inventaríar por
cada una de las parejas de conteo.
h. Elaborar y entregar a los participantes, los planos de piso que mencionen la
ubicación de las mercancías; número de marbete asignado a cada estiba,
anaquel, rack, etc. así como la distribución del primero y segundo conteos a
realízar por las parejas en las díferentes áreas de almacenamiento. Anexando a
I dicho plano, la cédula de Personal de Conteo (ANEXO 5c).
1. Concentrar las mercancías de características iguales en una sola área,
clasifícándolas y asignándoles número de código según su naturaleza e igualar
los niveles de las estíbas, racks, etc. en igual número de sacos, cajas etc. en los
distintos almacenes, cuando se requiera.

J. Por parte de la Subgerencia de Administración y Finanzas, la adquisición, control

y llenado de los marbetes a utilizar. Así como supervisar su colocación en lugar
visible para poder realizar un adecuado conteo de las mercancías.
k. Cercíorarse que no exista mercancia documentada que no haya sido
despachada. En tal caso, la documentación se cancelará y se anexará al corte
•
documental; las mercancías se contarán formando parte del inventario.
1. No se permitirá en los almacenes la guarda o encargo de ningún tipo de
mercancías propiedad de empleados, de darse el caso, se solicitará al
responsable de los bienes, retirarlos de inmediato.
, !
m. Vigilar que el encargado de cada almacén, ponga los sellos ULTIMO DE MES, en /

los últimos documentos utilizados en el mes para recibir y despachar mercancias

y PRIMERO DE MES, en los primeros documentos a utilizar del siguiente mes
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DI ECCION DE FINANZAS Y P ANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
I Inventarios en Almacenes

Emisión original: 18-04-1992 Revisión: 4-05-2005

para recibir y despachar mercancías; esta operacíón se realizará mensualmente

en la fecha establecida para el cierre contable de operaciones y con la finalidad
de que se cuente con la documentación respectiva para el corte documental.
antes de iniciar los conteos del inventario fisico. Los encargados de dar el Va. Bo.
al corte documental fecharán y firmarán cada uno de los documentos. asi como la
Cédula de Corte documental (ANEXO 1).
n. En los Centros de Trabajo. la Subgerencia de Administración y Finanzas es la
encargada de recibir de la Mesa de Control General. la documentación original
indicada en el Punto 11, inciso h) para que a su vez, entregue copia a los
representantes de la Dirección de Finanzas y Planeación y Contraloria Interna; en
su defecto, enviará dicha documentación a la Dirección de Finanzas y Planeación
y a Contraloría Interna, dentro del cuadernillo, como lo indica el siguiente punto
o. Se deberán integrar. La relación del inventario físico debidamente valuado y
comparado con las cifras de los registros contables, efectuando las aclaraciones
correspondientes a las diferencias determinadas con sus soportes (ANEXOS 10,
11); la Balanza de Comprobación de las cuentas de inventarios previa a los
ajustes correspondientes (ANEXO 12); dichos anexos serán enviados a la
Dirección de Finanzas y Planeación con copia a la Contraloria Interna, en un
cuadernillo junto con el Estado Financiero del mes correspondiente al
Levantamiento Fisico, para que ambas unidades administrativas actúen de
acuerdo a sus responsabilidades.

I p En caso de diferencias faltantes no aclaradas, las Gerencias de los Centros de

Trabajo, apoyándose en su propio análisis, procederán a deslindar
responsabilidades en aquellos servidores públicos que hubieren participado en
significativas pérdidas económicas en contra de L1CONSA, procediéndose a la
recuperación mediante el cobro al responsable del monto de dichas diferencias.
De lo anterior, se deberá notificar a la Dirección de Finanzas y Planeación, .~
Unidad Jurídica y Contraloría Interna adjuntando la documentación soporte ".
respectiva. Para la aclaración de las posibles diferencias de inventarios, de leche /j'
en polvo de importación, derivadas de los comparativos, deberán reunirse el /
personal de las áreas de Contabilidad General y Adquisición de Leche. ~\
\\
q. Es importante recalcar, la observancia del Manual de Procedimientos, en lo ~
relativo a la Afectación, Baja y Destino Final de Bienes Muebles, con referencia '
AD-02/2003, asi como las disposiciones de la Ley al Valor Agregado en su \
articulo 8 y su respectivo reglamento en el articulo 18 considerando las siguientes .
/fl
premisas
• La valuación de las diferencias resultantes del comparativo Fisico contra
Contable, será a la fecha de la toma fisica del inventario, contemplando lasr
diferencias como una operación adicional en la determinación de los costos .,
, J
reales de los inventarios, previa al c· mensual para efectos contables'J í

- ) FECHA 4 de ma _ de! 2005

_ Págna'-10 de 43

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Inventarios en Almacenes , Wil,i¡iiWii 1@@WiliW!!!

Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03

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4 0 Li eon5a

• Los Kárdex de almacenes y los Registros Contables, deberán iniciar

operaciones en el mes siguiente al inventario, con saldos iguales a los
determinados por la toma física; por lo que el Centro de Trabajo deberá
reclasificar y/o ajustar en su caso, las diferencias determinadas, a las
cuentas instruidas por la Subdirección de Contabilidad General.

r. Indiscutiblemente deberán anexar a las Cédulas de Determinación de Diferencias

Definitivas por Producto y por Almacén, (ANEXOS 10 Y 11) copia de la póliza de
aplicación contable generada, con la cual se muestren los ajustes por
aclaraciones realizadas en el rubro de inventarios, reuniendo al personal de las
áreas de Contabilidad General y Adquisición de Leche o áreas involucradas

En los Centros de Trabajo de Líconsa, S A. de C. V.

11. Deberán integrarse Parejas de Conteo y Mesas de Control General y Auxiliar de

acuerdo a lo siguiente:

b. Parejas de conteo: Con una persona del área de Administración y Finanzas, quien
anotará en los marbetes la cantidad contada (verificando los conteos), número de
pareja y en su caso, las anotaciones o correcciones adecuadas; otra persona del
área de Almacenes, quien realizará los conteos, verificando que el producto de
, que se trate y su unidad de medida (piezas, litros, kilos, juegos, cajas, etc.), sean
los mencionados en el marbete. Se estructurará una relación del personal
participante, (anexo 5C).

c. Mesas de Control Auxiliar: Con personal del área contable y/o administrativa.
relacionando al personal que interviene, (anexo 58).

d. La Mesa de Control General (anexo 5A), estará integrada por representantes

designados por los titulares de las áreas abajo indicadas.

• El representante designado por la Dirección de Finanzas y Planeación para

presenciar la toma fisica, quien será el encargado de la Mesa de Control
General.

• El representante de la Subgerencia de Administración y Finanzas.

r-f, .
• Como asesor, el representante de la de Contraloria Interna.

• El representante del área de Producción y Mantenimiento o de Padrón de 1¡'

Beneficiarios ¡
•
• El representante del área de Control de Calidad.
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• El representante del área de Producción.

12. Con el objeto de coordinar adecuadamente la toma física del inventario, las Mesas de
Control General y Auxiliar, realizarán conjuntamente las siguientes funciones

a. Verificar que se haya llevado a cabo la entrega y recibo de los Marbetes para la
toma fisica, mediante el Comprobante de Entrega y Recibo. (anexo 3)

b. Verificar, cotejando con los planos de ubicación, que el acomodo y marbeteo de

las mercancías sea adecuado, evitando asi que alguna estiba, rack, etc. quede
sin marbete de tal forma que los conteos se realicen correctamente.

c. Verificar que los marbetes estén colocados en lugar visible y fácil de localizar.

d. Recorrer las áreas a inventariar, supervisando al personal que interviene en los

conteos fisicos, cerciorándose de que sigan las instruccíones especificas del
procedimiento y aclarándoles las dudas que se presenten.

e. Verificar en los marbetes que la CANTIDAD, exprese la unidad de medida de la

r mercancia contada (kilos, piezas, litros, etc.)
I f. Verificar que los talones de los marbetes contengan el número de la pareja que
realizó el conteo y la fecha de realización del inventario.
I g. Los marbetes deberán contener además de los datos que en ellos se solicitan, el
nombre del Centro de Trabajo y la fecha de realización del inventario fisico.
h. Elaborará la Hoja de Control de Marbetes (anexo 4)
1. Al finalizar la toma física de los inventarios, la Mesa de Control Auxiliar, recabará.,
o elaborará según proceda, y enviará a la Mesa de Control General, la siguiente'~
documentación por cada almacén: .

• Anexo 1 Cédula de Corte Documental.

• Anexo 2 Marbetes.
• Anexo 3 Comprobante de Entrega y Recibo de Marbetes.
• Anexo 4 Hoja de Control de Marbetes.
• Anexo SA Mesa de control General.
• Anexo S8 Masa de Control Auxiliar
• Anexo SC Personal para Conteos. •

• Anexo 6 Mercancías Recibidas Durante el Inventario (si procede).

• Anexo 7 Mercancías Despachadas Durante el Inventario (si procede). ,/
• Anexo 8 Relación de Marbetes d \!
• Anexo 9 Comparativo de Existencias Físicas Contra Kárdex. I L \)
/7 (
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 I No. Revisión: 03 '
I-;;;Ec-m-:i-s iO-;ó-n-o-r7ig-=-in-a-:I-::1:-::8-:-00-4;--7
1 9;:-:9~2;-li-;;Ro-e-v7is-:i7ó 5;;-----11 Li eoosa
7 _C:C;;-_-:::2C:C-;C:0
n-:-4 05 0

13 Será responsabilidad de los integrantes de la Mesa de Control General:

a. Dirigir y supervisar los trabajos de la toma fisica de inventarios.

b. Prever la disponibilidad de personal suficiente y capacitado para realizar los

conteos fisicos.

c. Designar e instruir acerca de los procedimientos a seguir, a los grupos de

personas que efectuarán los conteos físicos de las mercancias, tanto en los
almacenes de L1CONSA, en poder de terceros y/o externos

d. Vigilar que antes de iniciar los conteos. en cada uno de los almacenes se efectúe
el corte documental de todas las formas utilizadas para recibir y despachar
mercancias, empleando para ello la Cédula de Corte Documental (anexo 1).

e. Controlar el desarrollo de los trabajos, desde su inicio, hasta la determinación las

diferencias y aclaración de las mismas, entre el primer conteo y el segundo
(anexo 8), para determinar la cifra correcta de las existencias físicas y
posteriormente, efectuar la comparación contra kárdex; empleando para ello la
Cédula Comparativa de Existencias Físicas Contra Kárdex de Almacén (anexo 9).

I f. De común acuerdo declarar suspendida la toma física, al detectar irregularidades

que afecten el adecuado inicio o conclusión de los trabajos de inventarios.
levantando el Acta Administrativa correspondiente. en la que se deberán asentar
las causas y en su caso, responsables que dieron lugar a la interrupción del
evento. ~
\.

14. Será responsabilidad de los integrantes de la Mesa de Control Auxiliar:

a. ordenar y relacionar progresivamente los marbetes.

b. vaciar las cantidades del primer y segundo conteo. .

v
¡:A
\C><
c. determinará las diferencias entre los primeros y segundos conteos.

d. En caso de existir diferencias entre los primeros y segundos conteos, solicitará a \

la Mesa de Control General un definitivo tercer conteo. ¡
1
e En caso de efectuar terceros conteos, lo deberán realizar personas diferentes de ir
las que ejecutaron los primeros y segundos.
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!::: F~CHA' 4 de mayo dei 200
Pá ¡na 13 de 4
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DIRECCION DE FINANZAS Y PLANEAC:ON
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 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes

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I Emisión original:18-04-1992I Revisión: 4-05-2005 i

f. Asimismo proporcionará al personal que realizará el tercer conteo, únicamente los

datos de localización de los productos de que se trate Debiéndolos acompañar
un integrante de la Mesa de Control General, para dar validez a los datos que se
obtengan, firmando el talón del marbete del tercer conteo,
g, En caso de terceros conteos, verificar que la cantidad determinada como correcta
y definitiva, se transcriba a los talones de primero y segundo conteo, con la firma
del encargado de la Mesa de Control General validando la corrección de las
cantidades
15, La Dirección de Materiales hará los trámites necesarios ante los proveedores, para
evitar recepciones de mercancías durante el periodo de toma física de inventarios.
Asi mismo, tomará las medidas necesarias, para evitar que se realicen transferencias
de productos entre los Centros de Trabajo, previo y durante la toma fisica del
inventario.
16. Se evitará el recibo y despacho de mercancías durante la toma fisica del inventario.
En casos especiales que haya necesidad de realizar dichas operaciones, se hará del
conocimiento y con la autorización de la Mesa de Control General, utilizando para ello
la Relación de Mercancías Recíbidas y/o la Relación de Mercancias Despachadas
durante el inventario, (ANEXOS 6 y/o 7).
17. Una vez efectuada la toma físíca, en cada uno de los almacenes se deberá tener
especial cuidado en el control de entradas y salidas de producto, con el propósito de
que al cierre contable, se puedan establecer las cifras para los comparativos de
I existencias físicas contra kárdex del almacén y contra los registros contables.
18 El área de Control de Calidad mediante dictamen, o en su caso, el Personal Técnico
Especializado mediante Acta Administrativa; son los responsables de determinar el
buen o mal estado de las existencias a inventariar. Por lo que antes de la toma fisica
de inventarios, los productos dictaminados en mal estado o inservibles se deberán
contar, relacionar y separar; para su envío al almacén de Recuperación, (a excepción
de las herramientas, refacciones y accesorios); en el caso de leche en polvo de
importación se procederá con lo indicado en el apartado XXVI del "Procedimiento
Para la Compra, Internación y Almacenamiento de Leche en Polvo de Importación", a
efectos de no ser considerados dentro del inventario. Asi mismo en la medida de lo
/1
posible, evitar existencias por contrato de leche en polvo, menores a 30 toneladas.
19 Previo a la toma fisica del inventario y con la finalidad de mantener únicamente N...
eXistencias en buen estado en los almacenes, el Centro de Trabajo deberá observar ~
la siguiente normatividadi
a En ningún almacén deberán existir mercancías ubicadas en los niveles de la
subcuenta 002, "MAL ESTADO" y/o 003, "INSERVIBLE", excepto en el •
"ALMACÉN DE RECUPERACiÓN", por lo que todas aquellas materias primas,
materiales de envase y empaque, productos semiterminados o terminados, ¡ I
J
dictaminados en mal estado o inservibles (punto 18); deberán reclasificarse a jjl
dicho almacén, identificando su valor real absorb (suma del variable y fijo) y , I

FECHA: 4 de mayJde! 2005

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DE FINANZAS Y PLANEACION
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 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03
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0c;:;5-----1; Li eonS3

contabilizar los movimientos a costo real. Deberán crear la provisión para baja en
la cuenta 198, de los productos dictaminados como inservibles.

b. En el Almacén de Herramientas, Refacciones y Accesorios, deberán efectuar un

análisis detallado de las existencias, con el propósito de clasificarlas en
Movimiento Continuo, Resguardos, Lento Movimiento, Obsoletas. Nulo
Movimiento e Inservibles, por lo que todas aquellas Herramientas, Refacciones y
Accesorios, dictaminadas como: obsoletas, de nulo movimiento o inservibles
(punto 16), deberán permanecer en este almacén hasta su desincorporación o
destrucción, identificando su valor a costo promedio y contabilizar los
movimientos a costo real. Así como crear la provisión para su baja en la cuenta
contable 198

c. El saldo de la cuenta 198.- PROVISiÓN PARA BAJA DE INVENTARIOS, será

igual, al saldo de la cuenta 146- ALMACÉN DE RECUPERACiÓN, subcuenta
003.- INSERVIBLE, más el saldo de la cuenta 148- ALMACÉN DE
HERRAMIENTAS, REFACCIONES Y ACCESORIOS. subcuentas 100.-
OBSOLETOS Y/O INSERVIBLES Y 300.- NULO MOVIMIENTO; dichos saldos
estarán integrados analíticamente por las cantidades e importes de los productos
provisionados para su baja.

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FECHA' 4 de mayo de: 2005
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ION DE FINANZAS Y PlANEACION
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 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
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R;:;-ev-cic-s7Ció;-'"n-:-:0;';;3:-----j c'

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io 1 S:O-_7047_-=-17gg::C2::+¡R=-e-v-'¡-s¡:-Oó-n-:-=-4--;:0:-;::5-;-2::-;0;-;;0:-;::5----1' Li eonsa

Descripción de Actividades

I Nombre y Clave
I Paso Responsable Actividad 1 del Documento de
1 Num. I Trabajo
i
i Director de
Informa oportunamente a las áreas
I i involucradas por escrito la realización de la
1 Finanzas y
toma física, indicando la fecha del evento y,
Planeación
los almacenes a inventariar.
¿El inventario físico es para Leche en Polvo
Director de de Importación? I
2 Finanzas y Si ir al paso 3
Planeación No ir al paso 6

,
In formara oportuna men t e por escrito a Ial
¡ I Director de Dirección de Materiales o
•
Area
,i 3 Finanzas y Responsable las existencias de leche en
I Planeación polvo importada, la fecha de realización y,
,
i personal participante en la toma fisica I

I Director de Solicita a la Dirección de Materiales o Área

I,
4 Finanzas y responsable el programa de actividades
Planeación para dicho evento. ,
/
i Remite 10 días después de haber recibido /

I la comunicación por escrito de la Dirección

de Finanzas y Planeación, el programa de
I
I I actividades con la siguiente información:
• Fecha de inicio y terminación
Dirección de • Personal participante en Grupos de'
5
Materiales conteo y mesas de control general y
auxiliar I

• Número de bodegas a inventariar \ RL

• Cantidad de marbetes a utilizar
\J<í\
•
i
'Continua en la actividad 6
Recibe la comunicación y la hace dell
6
Gerente del
Centro de
conocimiento de los titulares de los i
departamentos involucrados en el manejo y 1I
)
Trabajo
controldelosalma~nes "~o
;L:.--..L-_-~

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 ,
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de I
Inventarios en Almacenes I ,

Clave: VST-DFP-PR-003 ' No. Revisión: 03

-1
Emisión original: 18-04-1992 Revisión: 4-05-2005 ·Liconsa

Subgerente Con anticipación realizará los tramites

Administración necesarios para la planeación yi
7 I y Finanzas del cumplimiento del desarrollo de la toma i
Centro de física de inventarios, I
Trabajo
Recibe los marbetes del área de
,I Jefe o
Administración y Finanzas, los distribuye y!
8 , Representante Anexo 2
elabora el comprobante respectivo, para 1
I de Almacenes
, cada almacén,
I Jefe o Recibe los marbetes y la documentación
,,
,
9
I Representante que le corresponde y previo al inventario, Anexo 2
i ' Almacén •
I, Anexo 3 ¡
i
Involucrado
I !
!• Selecciona e instruye al personal de su
área, para que un día antes del inventario
I, Jefe o •
fisico a mas tardar, los productos al
Representante ,
10 inventariar hayan sido acomodados i ,
Almacén I
adecuadamente y queden colocados los I
Involucrado •
marbetes de todos los articulas de acuerdo ¡ ....'
a las normas establecidas, I / j~7
r---+-------I--------------------t-----------r!~ //j -

Entrega los planos de píso que mencíonan v í

Jefe o la ubicación de las mercancias, al
Representante responsable del área de Administracíón y
11
Almacén Finanzas, para que planifíque la dístribución
Involucrado de las áreas que se asignarán a las parejas
de conteo,
Recibe de su Mesa de Control General o
Ií
i, I Auxiliar comunicado de inventario y planos,
12
Personal del
de PiSO, y procede de acuerdo con las \
I, ,
primer conteo
instrucciones recibidas, calendario y horario
\\
Ii ,I establecidos, a efectuar el conteo físico, r- ,

( "
v
,
1"\
e )

,-
I
,¡
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FECHA' 4 de mayo de! 2005

Pá ma 17 de 43
DIRECCI N DE FINANZAS Y PLANEACION

,/
 Manual de Procedimiento para la Toma Física de '
Inventarios en Almacenes \' YA>Ed
,E

Por cada estiba, tanque, silo, gaveta, pieza,

etc.. que cuente, desprende la parte
correspondiente al primer conteo,
comprobando que la descripción
I Personal del ,
13 corresponda con el articulo o insumo que
primer conteo I
se trate y anotando en el espacio de
I "CANTIDAD" el resultado de lo contado I
I expresado a la mínima unidad de medida
(kilos, litros, piezas, etc. I
! •
¡i
I Al terminar de contar las areas que le
•
1 1Personal del fueron designadas, entrega los talones del 1

,,! 14 .
1 primer conteo I primer conteo a la Mesa de Control ¡
I ! correspondiente. i
¡ Personal del Recorre las áreas que se le designaron, en I
15
¡ segundo el mismo orden que el personal del primer I
!'

I
-L
,
conteo

I
conteo.
Por cada estiba, tanque, silo, gaveta, pieza,
i
!
!
I etc., que cuente, desprende la parte I
correspondiente al segundo conteo, !
comprobando que la descripción
Personal del
corresponda con el articulo o insumo que
16 segundo
se trate y anotando en el espacio de,
conteo
"CANTI DAD" el resultado de lo contado
expresado a la minima unidad de medida
(kilos, litros, piezas, etc. Procediendo con lo
indicado en el punto 10.
Mesa de
Control
17
General y
¡ Auxiliar
I
i Mesa de
Control
18 •
General y (-.j\
Auxiliar
Mesa de
Control
19
General y
Auxiliar

9
, ...•

4 de mayo de! 2005

._._.--,~~---~;;;;; .------- P;i¡ na 18 de 43
DI RE ION OE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003 I No, Revisión: 03 I ,
E=-m---=-is-oi"7ó-n-o-r7ig--=i-n-a71:"7
1-;1 -:::
18 -;-0'"'4:--_71 9"'9"'2::-+
' ;::R-e-v;--is"7
i
7
0
, n-'-,4
7
0:-;:5--;.2"'0"'00;-;5:-----11
.-0: LIeonsa

! Por cada estiba, tanque, silo, gaveta, pieza, I

etc" que cuente, desprenderá la parte i
correspondiente al tercer conteo, I
comprobando que la descripción I
corresponda con el articulo o insumo que 1
Personal de
20 se trate y anotando en el espacio de I
Tercer Conteo
"CANTI DAD" el resultado de lo contado
expresado a la minima unidad de medida I
(kilos litros piezas etc,)
I, I
i i Continua actividad 21

I, Recibe de le Mesa de control Auxiliar, la

Mesa de !
documentación los marbetes de primero, I
21 Control
segundo y los efectuados del tercer conteo I
General
! y procede al
I Mesa de i Verifica que los listados sean correctos,
Control Anexo 6
22
¡ General y Anexo 8
1 Auxiliar
Mesa de Cancela los marbetes que no hayan sido
Control usados,
I 23
General y
Auxiliar
Al terminar los conteos de las existencias, I
por cada almacén se elaborarán dos I
listados, uno relacionando todos los ',,- -,- "'
Mesa de marbetes asignados en orden progresIvo
Control por número (anexo 8); para proceder a la Anexo 8
24
General y comparación de primeros y segundos I Anexo 9
Auxiliar conteos y otro sumarizando todos los I
marbetes que conforman un solo código 01
producto, (anexo 9) para proceder a la I
comparación contra el kárdex, \
r-----¡---~M-:-:-e-s-a-d:-e---¡------------------+--------j.-l.
,

25 Control Elabora la Hoja de Control de Marbetes, Anexo 4

':\
General \ \
Mesa de Elabora Comunicado dirigido al Director de i ;
26 Control Finanzas y Planeación, firmado por el Anexo 13 1,,........., I
General Gerente del Centro de Trabajo
 ,--------------------,
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 . No. Revisión: 03
IEmisión original: 18-04-19921 Revisión: 4-05-2005 :Liconsa

I
Elabora Acta de Terminación de Toma'
Mesa de
Fisica de Inventarios que, deberán firmarl
27 Control Anexo 14
todos los integrantes de la Mesa de Control
General
General,
Entrega los talones del primero y tercer
Mesa de
conteo, al titular del área de Administración
28 Control
y Finanzas; los del segundo conteo al titular
General
delá~adeAlma~nes. I
Fin del Procedimiento
Tiempo total horas.

/,'

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FECHA. 4 de mayo de: 200S

Pagina 20 de 43
 ,
Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
I Inventarios en Almacenes , ,

Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 i

• • • •
[ Emlslon ongmal.18 -04 -1992 I Revlslon.• 4 -05 -2005
• • • • • Lic onsa

Diagrama de Flujo
INICIO

iNFORMAF OPORTUNAMENTE
POR ESCRiTO LA REAliZACiÓN I
I RECIBE MARBETES y LA ANEXO :'
DE, LA TOMA FíSICA iNDICANDO
U\ FEeH!, DEL [VENTO Y LOS
i,U,,\!'CENES A iNVE.NT.A.RINi.
I I DO(U/,-1ENTAC:üN QUE u;:
C0r";,~ESpONDL v PREv,O A~LI
I-~ NI¡[WARIO
f-, --1 ANEXO 2

f----,I
1
<.-1
A
9 F :

RECIBE LA COMUNICACiÓN Y LA INSTRUYE Al PERSONAL DE

HACE DEL CONOCIMIENTO DE CONTEO y COLOCAN MARGUES
¿ EL INVENTARIO FíSiCO ES
NO LOS TITULARES DE LOS OEPTOS EN TODOS lOS ARTíCULOS A
PARA LECHE EN POLVO DE
IMPORTACiÓN?
iNVOLUCRADOS EN EL MANEJO Y 1--. '''\!C'lTAD'''.D ;--4
CONTROL DE LOS ALMACENES 10 F
6 C
I

SI ~ • E.NTREGA PLANOS DE PiSO A

ADMIN,'Sn'¡ACióN y FINANZAS
PAPA OUE f'LANWIi]UE I

~
, )ISmi8UCIÓN DE AFEAS DE I
REAliZA TRAMITES PARA lA
('n~!T;:n rl
, ,,
PLANEACIÓN y CUMPLIMIENTO
OEl DESARfWllO DE LA TOMA 11 ,, F !
i ' /""",
~;'S "XiSTEhC¡·S "eCHA DE FISICA DE INVENTARIOS

,s-r HfAUZAC'CI'1 y H:'.RSON~.L

F'~RT:CTf'JHF

A
o
o /
: .
¿/' /7
, !
!
,
/'
./
/

I i
FECIBE COMUNiCADO DE !
INVENTARIO Y PLANOS DE PISO Y I
, ~~OCEDE DE l'\e¿:~~RD? A . I
_ SOLiCITARA iI L.A DiRECCiÓN DE
I MATU<lALES AREA o
RECIBE lOS MARBETES DEL
ÁREA DE ADMÓN Y FINANZAS
DISTRIBUYE Y ELABORA
COMPROBANTE PARf, CADA
ANEXO 2
)',Si RLCCIONES Rt:l>BIO"S /\L i
12 CONTEO riSICO lGl
' RESFONSABIX [L PROGRAMA DE ALMACEN
[,ACTiViDADES PARA D:CHO EVENTO

i- 8 E
, I
!' 4, I, A ,
¡ Dé'SPRf,hDE P,o.RTE' q." ",eRB"'-""'-
CORRESPONCH"~nEA~ -;'R"MC-I?;-
!
,I'!

corHf.-O ANOTi'NDO :J CANT,l>D

Rf:SU,.TADO DE lO CC+FAD0
FE,,/,'T,'RA:D Oi/'.5 DESPeES DE
RECiBIR COMUNiChCi:j~~ u_ 1-,3'. IG I •
F'Rocr'<AMA DE ACT!ViDAOE'S

14

FECHA 4 de mayo dei 2005

00"___
~-::rn¡¡¡[CCiOT¡¡iEFiÑi'ÍÑZAS~P4a~gr'~nam2tl~d~e34~3¡-
ECCION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-OFP-PR-003 No. Revisión: 03 I
-O-n-:-CC
18=-_-="04c-_c-1-=-97"92=+R=-e-v-ci-s iCó
I-oE=-m--C-is7io=-'n-o-r-CCig-CiC-n-a=-l:7 4 _-:0C=5-:_2=-=0C=0-=5--1 Li eonsa

i AL 1ERMiNAR DE CONTAR I "EXiSTE ALGUNA

¡ ENTREGA LOS TALONES DEL i DTERENC!A ENTRE El
'1' FRIMER CONTEO A LA MESA DE 1,' PRIMER Y SEGUNDO
NO
: CONTROl. CORRESPONDIENTE , CONTEO'>

R @]
21

t SI
..1

~
I " ,_ _,
li'."cXc) .';'
M1EXO
RECORRH,A LAS AREAS OUE SE VERIFiCA OUE LOS LiSTAGOS 1-_-I 2
i_E ASIGNARON EN EL MISMO SEAI\' CORRECTOS '
ORDEN QUE EL PERSONAL DEl, SE ORDENA EL 3ER CONTEO DE

PLJI Jrl
PR!MER CONTEO ACUERDO A LOS 'NCISOS Di y El
DEL NUMERAL 13 DE LAS
15 H APOUT1CAS DE OPERACiÓN

~
I
19 I
DESPRENDE, ,~ARTE DEL MARBETE
CORRESPONDIENTE. AL SEGUNDO
CONTEO ANal ANDO LA CANTIDAD
RESULTf¡DO DE. LO CONTAOO
T
DESPRENDE PARTE DEL
I:l
MARBETE CORRESPONDIENTE AL
16 H TERCER CONTEO ANOTANDO LA
CANTIDAD RESULTADO DE LO
CONTADO
, 20 J

I
,
PEC:BE. DELAS PAREJAS DE
CONTEO LOS TALONES DE
MAR[o[lE y PHOCEOL A LO !
í
1 ~STA¡;U_'C100 EN Fe PUNTan

\.
21 "/
\
\
•

{
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..~

\ J
FECHA: 4 de mayo de! 2005
-----------." Pá ¡na 22 de 43
D CCION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
I Inventarios en Almacenes
IClave: VST-DFP-PR-003 I No. Revisión: 03
i-:E=-m-:-is7i 0-:-'n-or-=-ig-ci:-n-a-:-,: 1
78::--_-::-0 4_-:1-::-9 92:::+'=R-ev-:i-s:-:i
7 7
ó-n-:-=-4-:-0:-=5-:-2:-:0:-=0-=5----11 Lic Onsa

II CANCfLA LOS MARBETES

QUE NO HAYAN SIDO USADOS

23 I

¡ANEXO 2
ELABORARA LiS, ADOS
'ANEXO ~\
RELACiONANDO CON SUMA
TODOS LOS MARBETES ,
24 I

ANEXO .1
DESPUÉS DE COMPARAR
CONTHA KARDEX ELABORARA
LA HOJA DE CONTROL DE
1.M,PR>=T¡:::<:

25 K

i
I
ELABORAR COMUNICADO A [ANEXO 13

---
DIRECTOR FINANZAS Y
PLANEACIÓN FIRMADO X GTE
CENTRO TRABAJO

26 K

I
E.LABORAR ACTA DE
TERMINACiÓN DE TOMA FISICA
DE INVENTARiOS
ANEXO ',.,
I
¡

27 K
\.
~
•
EN; REGARA LOS TALONES
DEl1ER Y 3ER CONTEO A
ADrv1ÓN Y FINANZAS. LOS
TALONES DEL 200 CONTEO
AL ÁREA DE ALf.M\CENES

J28 K

•
FIN

¡,~~E$ADEBOlllTB:9b~F~¡;~l.Y.AtJXILlAR \
K,·-·MESA'oec:oNTRO¡;;·GENERAL

FECHA. 4 de mayo del 2005

Pa ¡na 23 de 43
ION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Físíca de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 I
f-.oE=-m-=--is"7io
=-·n-o-ri:-g=-¡n-a-:I-c:1C::S-_0=-4-:-_"71799=-2::+R=-e-v-:¡'-s-:-¡ó'-n-;-c4:-_0=-5=-_-=2-=07
, 05=---i' L'Ieon5a

Relación de Anexos

Núm. Nombre del documento Clave

I 1 'Cédula de corte documental Anexo 1
2 ' Marbete Anexo 2 ,
,
3 Comprobante de entreqa I recibo de marbetes ,Anexo 3 ,

4 Hoja de control de marbetes ,Anexo 4

,
~
5 Mesa de control general Anexo 5a
ji

, i
6 Mesa de control auxiliar ,Anexo 5b ¡'
,
I, 7 Parejas para conteo ,Anexo 5c ,
,

I i ,
8 I Grupos para conteo ¡Anexo 5d
~
9 Mercancia recibida durante el inventario iAnexo
.
6 ,
10 Mercancia despachada durante el inventario Anexo 7
i ,,
11 Relación de marbetes 'Anexo 8
12 , Cédula comparativa de existencias fisicas vs, kárdex de almacén ,Anexo 9 i
• 13 Cédula comparativa de existencias físicas vs. saldo en libros Anexo 10 !
14 Cédula de determinación de diferencias definitivas por almacén ,Anexo 11
15 Saldo en cuentas de inventario según balanza de comprobación Anexo 12 ¡
I
16
,
Comunicado oficial a la Dirección de Finanzas y Planeación ,Anexo 13
i
I
I 16 Acta de Terminación de Toma Fisica de Anexo 14 I,
!

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FECHA 4 de mayo dei 2005

~~~~~~~P~a ma24de43
CCION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
\ Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03
E=-m--ci:-s7-:ió-n-o-r:-ig7in-a71:-;178_-'::0-;4-:-1-'::9792~R;;:-e-v-;is--ci7ó-n-:4:-_705:;-_-:::2;:-00;::-;5:-----1 Li eonsa
1

1fc:

Anexos

11 CONSA. S. A. DE C. V.
CÉDULA DE CORTE DOCUMENTAL
CENTRO DE TRABAJO:
ALMACÉN DE:
FECHA:

NÚMERO DEL NÚMERO DEL

FORMATO ÚLTIMO UTILIZADO PRIMERO AUTILIZAR

I
,=

ELABORARON

\
NOMBRE YFIRMA DEL ALMACENISTA NOMBRE YFIRMA DEL REPRESENTANTE
DEL AREA DE ADMINISTRACIÓN Y
\
FINANZAS. •

VO.Bo.

NOMBRE YFIRMA DEL REPRESENTANTE NOMBRE YFIRMA DEL REPRESENTANTE DEL

DE LA DIRECCiÓN DE FINANZAS
YPLANEAClÓN
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL. f\
/ -~ NEXONo.l
)

FECHA. 4 de mayo del 2005

-----~
- --- ~ __.:o¡¡1E0;¡QN:DEFi"ÑP:Nzj\mPáglna 25 de
43
CCION DE FINANZAS y PLANEACION

~-
.' - -
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
, Clave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 i
-;:-:-;----;-;--;-;~-O-=~, ;---:--;-;-~=-==--I,Liconsa
'1

[ Emisión original: 18-04-1992 1 Revisión: 4-05-2005

l-:=.

MARBETE

e TERCER CONTEO
I FOUONo,! t...==..J
SECCiÓN
PRIMER CONTEO

I °o '~J'''cómoo; ,-, -1 l' t~~lóN l'I--C:::O:::,DIG:::;Oc--I

LOCALiZACiÓN

o
!'
v
I
F<ltlO ~o'l
'
DESCRIPCION

•
ANEXO 2

{ "--
~~~,~-------~--~

\
\
___ -'------~~
_-,.-' ----- FECHA 4 de mayo del 2005
-===~ """-=-""",,,",",,,..JP~a ma 26 de 43
----- DE FINANZAS Y PLANEACION
é~ ~,
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 ,No. Revisión: 03 '
I
I Emisión original: 18-04-1992 Revisión: 4-05-2005 -1 Liconsa
LI CUN SA. S. A. DE C. V.

COMPROBANTE DE ENmEGA yRECIBO DE MARBETES

FECHA:

PARA: JEFE DE ALMACENES

DE: SUBGERENCIA DE ADMINISTRACiÓN YFINANZAS

ACOMPAÑAMOS ALA PRESENTE MARBETES CON NÚMEROS DE FOLIO DEL _

_ _,AL ,PARA LA TOMA FíSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACÉN DE _
-------------'.
\

" ..
ENTREGO:
NOMBRE YFIRMA

RECIBiÓ:
NOMBRE YFIRMA
"'l
iI
ANEXO No. 3 \J

FECHA 4 de mayo de: 2005

~==~=~~Págína 27 de 43
DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 !
eon5a
¡

1--:::--:-;-;--:-;--;-;-::-::-~=-+=---¡;-;-;-----;--::-;:-==-----1.1
¡Emisión original: 18-04-1992 I Revisión: 4-05-2005 .
Li

LI CO NS1, S. A. DE C. V.
HOJA DE CONTROL DE MARBETES

FECHA:

PARA: MESA DE CONTROL GENERAL

DE: MESA DE CONTROL AUXILIAR

MARBETES DESTINADOS: DEL Al _

MARBETES NO UTILIZADOS: DEl Al _
MARBETES CANCELADOS:

~.

~
RECIBiÓ:
NOMBRE VFIRMA ~
/f------ v·

ENTREGO: ;'
NOMBRE VFIRMA
) n
~==::>~A:N:EJ(O No. 4 I
J

FECHA 4 de mayo de! 2005

Pá ¡na 28 de 43
DIR ION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T·DFp·PR·003 ,No. Revisión: 03 '
¡f-cE~m~i~s""'ió-n-o-r'-ig-'-i n-a""-I:~1-=-8.-=0~4~.1-=9-=-9 2::-+-1R~e-v-=is~i-=ó-n -:4-=·-=-05=-.7
I ¡
2-=-00""'Sc¡---.
!
Li eonsa

LI CoNSA. S. A. oE C. V.
MESA DE CONTROL GENERAL

CENTRO DE TRABAJO:
FECHA:

NÚM. DE NOMBRE ÁREA QUE FIRMA

NÓMINA REPRESENTA
DIRECCIÓN DE
FINANZAS YPLAN.

SUBGClA. DE ADMÓN.
YFINANZAS

ÓRGANO INTERNO
DE CONTROL

SUBGCIA, DE PROD.
I YMANTMTO.

SUBGCIA, DE DlSTR.
OPADRÓN

DEPARTAMENTO DE
CONTROL DE CALIDAD _
\

DEPARTAMENTO DE
PRODUCCIÓN

JEFE DE ALMACENES

/ ANlX05A

FECHA 4 de mayo del 2005

Pa ¡na 29 de 43
DIREC ION DE FINANZAS Y PLANEACION

----
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes Ii liiiiwi0
,«~,!ji!,
i
Clave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 liii'Ji';;?'
Emisión ori 9 inal: 18-04-1992 ¡ Revisión: 4-05-2005 Lic onsa

1I CO NSI, S. A. OE C. V.

MESA DE CONTROL AUXILIAR

CENTRO DE TRABAJO:

ALMACÉN DE:

FECHA:

NÚM. DE NOMBRE AREAALAQUE FIRMA

NÓMINA PERTENECE

FINANZAS

ALMACÉN

DISTRIBUCiÓN

PROD. y MANI.

PADRÓN

/)/)
" " '
¡ ¡
'

: '/' /.
f ,.
{

f/! /
/

_______ .
FECHA: 4 de mayo del 2005
,.-- ----------- Pá ina 30 de 43
CION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 1<
f-;;;;--;-;-;--------cc-:---:--=-.::;-;-=:-h---;-;:-;--~~=-----j.
1Emisión original: 18-04-1992 1 Revisión: 4-05-2005 I
Liconsa

11 COH SA. S. A. OE C. V.
PAREJAS PARA CONTEOS

CENTRO DE TRABAJO:
ALMACÉN DE:
FECHA:

PAREJA NOMBRE NÚM. DE AREAAQUE FIRMA

NÚM. NÓMINA PERTENECE

- 1- FINANZAS
- 1- ALMACENES

- 2- FINANZAS
- 2- ALMACENES

- 3- FINANZAS
- 3- ALMACENES

I
L····
- 4-
- 4-
FINANZAS
ALMACENES

- 5- FINANZAS
- 5- ALMACENES

- 6- FINANZAS \ \

- 6- ALMACENES •

- 1-
- 1-
FINANZAS
ALMACENES ~
- 8 FINANZAS /f
~-~
-

8- ALMACENES ¿
- 9 ~-
FINANZAS
- 9- ALMACENES
\
ANEXO 5C \
/

0
ji
;'
i

,! ,
/'
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/
/
/
j
/
.'

~
~ .---- -~~---; FECHA: 4 de mayo de: 2005
Pa ma 31 de 43
DIR CION DE FINANZAS Y PLANEACION

------~/
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
'Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03
E=-m--=-¡s7¡oo-·n-or-;-ig-c¡:-n-a:-I:71S:::-_C:-0-:-4_-o1C:-9-=-92:::-+R=-e-v-o¡-s'-'¡ó-n-:-;-4-;-0:-;:5;--2:C:0'-'O'-;:5-~'
f-:, Liconsa

II CONS A. S. A. OE C. V.
GRUPOS PARA CONTEOS

CENTRO DE TRABAJO:
ALMACÉN
FECHA:

GRUPO NOMBRE NÚM. DE AREAAQUE FIRMA

NÚM. NÓMINA PERTENECE

- 1-

I
ji

2 ~
\
, \

\~

"

FECHA: 4 de mayo del 2005

Pá ¡na 32 de 43
CION DE FINANZAS Y PLANEACION
•
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes .
f-=--~=-o=-;:c;:c-=~---'r.;--=----;--;-;--;::;~--
iClave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisión: 03
'1
.1

1 Emisión original: 18-04-1992 I Revisión: 4-05-2005 I Liconsa

Nombre y Firma del Representante Nombre y Firma del Representante ombre y Firma del Representante
de la Mesa de Control Genera! del Area de Admón. y Finanzas del Órgano Interno de Control
ANEXO 6

Vi•
í
• \
 I
I Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
, Inventarios en Almacenes
IC::C:7la-v-e-:c-V;";SC:::
T:-=_D::CF""'P::::-_-;:;P::::R:-_0;:-:0~3:---Ir.N-;-o-.C::R:-e-vc-is-;-ioc-· n-:--;0~3:----1
I-:E=-m--::-is-'-ioo-·n-o-r-=-ig:-i:-n-ao-I:71 8=-_-=-04-:-_-o1-=-9792::+R=e-v-oi-si;--'ó-n-:-=-4_-::0C::5-:_2~0C::0-;::5--1 Li eoosa

Nombre y Firma del Representante Nombre y Firma del Representante Nombre y Firma del Representante ,\~ t,
de la Mesa de Control General del Área de Admón. y Finanzas ; 1 d e la Contra lona Interna \
ANEXO 7 ~
\
,

<;Y7
¿/i /;
•

'~/~,~~~,::::::,-:,~
J

_ _ _ _ _d::",
'\\

FECHA 4 dé ma~J de: 2005

1
11
_------~----~----- // --~ Pá 34 de 43 In~
_ CCION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 ,No. Revisión: 03
7 _-::0-=5-0_2:-:0-::;0-=5----1,
E=-m-¡c-s-=-ióc-n-o-r7ig-=i-n-aIc-:17':S=-_7047'_-:-1799::'C2:-+-:R=-e-v-:-is-=iC:-ó-n-:4
1-0,

0 Li eonsa

I
,

DE ADMINISTRACION y FINANZAS

'~
,
FECHA 4 de may:p de! 2005 l'
Pa in' 35 de 43 ,/
1/
é - - -----~ , / RECCION DE FINANZAS Y PLANEACION

1
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
IClave: VST-DFP-PR-003 INo. Revisión: 03
Emisión original:18-04-1992 Revisión: 4-05-2005 iLiconsa

DE ADMINISTRACION y FINANZAS ALMACENES DEL ALMACÉN

ANEXO 9
•

ti /
_ _ _~ ~__~ FECHA, 4 de mayo de: 2005
~------ Pá ¡na 36 de 43
__~-- D CCION DE FINANZAS Y PLANEACION
 I Clave: V8T-DFP-PR-003 1No. Revisión: 03
ió'--n-o-r'7ig-:¡:--n-a1;-:1-;-;8:;---;:::04-;'-~1-;:::99;:;-;2;;-+'R;:;-e:--v-:-;¡s-c¡;-;ó~n-:--: 74 -"0:;::5-;-2;-;:0~or5--j¡
!-;E=-m-,=--'s7 Li eonsa

U El importe del SALDO CONTABLE más el de las DIFERENCIAS DEFINITIVA

debe ser igual al del Inventario Físico, de tal forma que,
el importe del inventario físico de cada almacén. sea igual
, alos saldos de las cuentas de inventarios presentadas en el
DEL CENTRO DE TRABAJO OE ADMINISTRACION y FINANZA< y PUESTO Balance del periodo correspondiente. ANEXO 1t,
~
\

'"
~;(
/J I
,
/
, / :!,
í./
v'
j
/ j
•

FECHA 4 de mayo dei 2005,

Pá ína 37 de 43
CCION DE FINANZAS Y PLANEACION'
¡

=
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: V8T,DFP,PR,003 No. Revisión: 03 i i:diJDiS2
I-:E=-m-:-is-'-io=-'n-o-r-cig-Ci:-n-a=-I:-:"C1S=-,-=-047'-:1-=-9C::-g2=-+R=-e-v-:i-si'""'ó-n-:"7
4 ,-0:0:-;:5-;,2:;-:;0:-0:0-';;:5---1 Li eoosa

ADO

166

GRAN TOTAL

ANE)\ 1

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¡,' f
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j .. j j ¡
i/f /
__" ._. . ~ __ ~ ~ FECHA: 4 de mayo del 2005
::;íi?r~ :;;=~~=~=5-';Pá ¡na 38 de 43
DIREC ION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Física de
Inventarios en Almacenes
,Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03 !
f.::E=-m-,o-·s7¡óo-n-o-r-:-¡g-:¡:-n-a10-:7:18::-_7047'_-:-1799::-:2::+R=-e-v-=ís-i;-'ó-n-:-:-4--::0:-;:5--;-2:-::0:-;:0:-;:5-----1' Lic Oosa

NOMBRE Y FIRMA OEL GERENTE NOMBRE Y FIRMA DEL SUBGERENTE DE

DEL CENTRO DE TRABAJO ADMINISTRACiÓN Y FINANZAS
ANEXO 1

(,
,/,r)/J
,f i ~) \
ív /1¡ ,
/
! /

____.
_!~ ------------:;;;:;'::< _~"""'~F=;E~C"H~Ac;.-::4"'d-7e~mayo
7tPá
de! 2005
¡na 39 de 43
___ DIRE ON DE FINANZAS Y PLANEACION
 1 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
1
I Inventarios en Almacenes
I Clave: VST-DFP-PR-003 I7"
NC-o-.=R- ev -C¡-C
s7C¡óC-n-:-=0-=-3----1
i-.:E=-m--;-¡s7"io=-'n-o-r-=-¡g-Ci:-n-a=-I:7:18=-_7047_-o17gO:Cg2;;--ÍcR=-e-v-'¡-s¡'-'ó-n-:-;-4_-=0-=5-;_2::-;:0'""0-=5---1 Li eoosa

FECHA.
NÚMERO DE REFERENCIA.

C.P. ANTONIO DE LA MATA HERNÁNDEZ

DIRECTOR DE fiNANZAS YPLANEAClON
PRESENTE.

Por medio de la presente, hago costar que el Inventario Físico de los Almacenes de:

Practicado el día de al día del mes ---,_

___---:__-,--__,de ,corresponde a la totalidad de panidas que están a mi
cargo Vque los marhetes utilizados del al salvo los cancelados Vlos no
utilizados contienen la existencia tíSica al día estahlecldo para el cone.
Por lo anterior, deseo cenilicar que no hay ninguna existencia adicional que haya quedado
pendiente de inventariar Vque el cone documental lue hecho de acuerdo a los lineamientos
estahlecidos en el Procedimiento para la Toma Física de Inventarios.

ATENTAMENTE
,

\
NOMBRE YfiRMA DEl GERENTE
\ :

NOMBRE DEL CENTRO DE TRABAJO ""

1i
,
,
f
!

ANEXO No. 13 j /

,/
!

FECHA- 4 de mayo del 2005

'""""=~ ",."-="""",.fP,,,,8 In a 40 de 43
E FINANZAS Y PLANEACION
 11 CO NSA, S. A. DE C. V.
ACTA DE TERMINACiÓN DE TOMA flSICA DE INVENTARIOS.
=====================================================================================_=======================mm=
EN LA CIUDAD DE SIENDO LAS HORAS DEL DIA
DE DE REUNIDOS LOS SERoRES:
-- • REPRESENTANTE DE LA DIRECCiÓN DE FINANZAS-:CY:--PC-=LA:--NE=ACIÓN:
_ _ _ _ _ _ _ _ _--'' REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTRAL INTERNO: _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _--', SUBGERENTE DE ADMINISTRACiÓN YFINANZAS:,_ _~
_ _ _ _ _ _ _ _~--',SUBGERENTE DE DISTRIBUCiÓN DE LECHE O DE PADRÓN DE
BENEFICIARIOS UDE PRUDUCCIÓN yMANTENIMIENTU;, _
_ ---'1 JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PRUDUCClÓN; .
TITULAR DE AREA DE CUNTRUL DE CALIDAD Y IIEFE DE
ALMACENES. SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA, CON LA CUAL SE DAN POR TERMINADOS LOS TRABAJOS DE
TOMA FlslCA DE INVENTARIOS. EFECTUADOS EN ESTE CENTRD DE TRABAJO. FIRMANDO DE CONFORMIDAD
LAS CITADAS PERSUNAS QUE INTERVINIERON COMO INTEGRANTES DE LA MESA DE CONTROL
GENERAL.=================..====================================================================================

NOMBRE DEL REPRESENTANTE DE LA FIRMA

DIRECCIÓN DE FINANZAS VPLANEACIÓN.

NOMBRE DEL REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE FIRMA

I
' .....•
CONTROL INTERNO.

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA DE FIRMA

/l
ADMINISTRACiÓN VFINANZAS.
\
\
NOMBRE DEL SUBGERENTE DE DISTRIBUCiÓN FIRMA
DE LECHE ODE PADRÓN DE BENEFICIARIOS O •
DE PRODUCCiÓN VMANTENIMIENTO.

NOMBRE DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO FIRMA

DE PRODUCCiÓN.

NOMBRE DEL TITULAR DEL ÁREA DE FIRMA

CDNTROL DE CALIDAD.

NOMBRE DEL IEFE DE ALMACENES FIRMA

/:::r7
V' / / ANEXO No. 14.,
,'\
J
/
, ,/
í
JI

V
FECHA 4 de mayo del 2005
Pá !na 41 de 43
DI ECCION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de ,
Inventarios en Almacenes
I ,

,
Clave: VST-OFP-PR-003 i No. Revisión: 03
Emisión original:18-04-1992 . Revisión: 4-05-2005 .Liconsa
I I .--J

Historial de Cambios
~~~~~----~-----------~-----------,

Revisión Fecha de Descripción del Cambio Motivo(s)

•
numo Aprobación

01 18/04/1992 Actualización del Adecuaciones y cambio de

Procedimiento nomenclaturas de las áreas
por reestructuración,
02 126/05/1999 Actualización del Adecuaciones y cambio de
Procedimiento . nomenclaturas de las áreas
por reestructuración ¡
03 I 05/05/2005 Actualización del Homologación conforme a la I i
Procedimiento Guia Técnica para la'
Elaboración de Documentos I
Normativos con clave VST- :
DA-GS-002, de fecha 3 de i
febrero de 2005,
I

//
ti'
,
/' ,
, /
/
1/
1
¡J'
, i
\
/
FECHA 4 de mayo de! 2005
Pá ¡na 42 de 43
CION DE FINANZAS Y PLANEACION
 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de
Inventarios en Almacenes
Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 03
I-:E::-m-:-is7i0:-'n-o-r-=-ig--Cic-n-a:-I:718=---=-047_-01-=-9-=-92=-+1R=-e-v-:i-s.;-;.ó-n-:"7
4 --:0-=5-:-2:-:0-=0-=5-----1 Li eonsa

Aprobación del Comité de Normatividad

NOMBRE FECHA

LIC. FRANCISCO J. LARENA NÁJER~ \'¡ l

Director de Abasto Social W
LIC. DANIEL ACEVES VILLAGRAN
Director de Administración

C.P. ANTONIO DE LA MATA HERNÁNDEZ

Director de Finanzas y Planeación ):,/.Os.o5

ING. GONZALO E. ROBLES VALDÉS

Director de Materiales \

ING. JORGE LUIS SÁINZ PICOS \

I Director de Producción
\\ \ '

C. IGNACIO DURÁN LOMELí

Titular de la Unidad de Comunicación Social

LIC. ACACIA MA. MARTíNEZ DE ESCANDÓN

Titular de la Unidad Juridica

DIRECCiÓN DE FINANZAS Y PLANEACIÓN