INFORME TECNICO

APLICACIÓN DEL PROYECTO FORMATIVO

REPUESTOS AUTOMOTORES TRUJILLO

CONVENIO SENA-INCAP
TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRTIVA
FICHA: 1877642
 INFORME TECNICO
APLICACIÓN DE PROYECTO FORMATIVO
REPUESTOS AUTOMOTORES TRUJILLO

AUTORES

JULIANA BOTERO SANDOVAL

YULIETH PERDOMO YAÑEZ
ANGY KATHERINE RAMIREZ LOSADA
DANIELA TRUJILLO TRUJILLO
JESSICA TATIANA VALDERRAMA MEDINA

INSTRUCTOR
Oscar Ignacio Ceballes Corredor
Ingeniero Industrial

SERVICO NACIONAL DE APREMDIZAJE SENA

CENTRO DE LA INDUSTRIA LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS
CONVENIO SENA – INCAP
PROGRAMA TECNICO EN ASISTENTE ADMINISTRATIVA
FICHA 1877642
NEIVA
2019
 Nota de aceptación

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Juan Alejandro Rozo Capera
Coordinador Convenio SENA INCAP

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Niyireth Capera Espitia
Rectora Instituto Incet
 DEDICATORIA

Dedicamos este proyecto en primera instancia a DIOS que es el que nos

impulsa a buscar y lograr sueños para crecer, y quien es la fuerza de nuestra
inspiración.

A nuestros padres por su abnegada labor y permanente apoyo moral,

cumpliendo con cabalidad su rol de padres y buenos concejeros, para así
lograr nuestras metas propuestas dentro de nuestro campo.

A nuestro instructor por el tiempo y esfuerzo que dedico a compartir sus

conocimientos, sin su instrucción profesional no habríamos llegado a este
nivel. Quien brindo dedición al impartir su catedra de tal forma que lo aprendido
sea utilizado en la vida real, por el apoyo brindado, gracias.

A nuestros compañeros del grupo de trabajo que pese a las dificultades que
se presentaron siempre estuvieron firmes y convencidos que este proyecto era
la mejor opción, actuando con paciencia y entrega en cada momento.
 AGRADECIMIENTOS

A la Señora Fanny Rodríguez Castañeda contadora publica, y con ella a

nuestra institución Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Centro de la
Industria la Empresa y los Servicios convenio Sena- incap, que se convirtieron
en el puente, el soporte, y el tentáculo para hacer posible esta iniciativa.
Además, su experiencia, motivaron e impulsaron cada uno de los pasos en el
desarrollo del proyecto.
 CONTENIDO

Pág
.
INTRODUCION…………………………………………………………………. 11
1. Objetivos………………………………………………………………….12
1.1. Objetivo general
1.2. Objetivos específicos
2. Diagnósticos……………………………………………………………...13
2.1. Listas de chequeo
2.2. Matriz dofa………………………………………………………………..16
2.3. Diagnostico organizacional……………………………………………..17
2.4. Plan de acción……………………………………………………………18
3. Conclusiones……………………………………………………………..19
4. Recomendaciones……………………………………………………….20
5. Bibliografía………………………………………………………………..21
 ANEXOS
LOS ARCHIVOS ANTES

LOS ARCHIVOS DESPUES

 GLOSARIO

- ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS:

Controla el periodo de vida de un documento, de una empresa, es decir su

creación, clasificación exportación quien y cuando lo usa o lo elimina durante
el periodo de vida. Que tiene el documento dentro de la empresa.

- ARCHIVO DE GESTIÓN:

Es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos.

- ARCHIVO DE TRAMITE:

Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y

necesario para el ejercicio de las tributaciones de una unidad administrativa.

- ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN:

Se da a partir de expedientes de consulta eventual que fueron trasladados

para su concentración y administración por el tiempo que dure su vida
semiactiva para su posterior valoración y en consecuencia eliminación o
transferencia del archivo.

- ARCHIVO CENTRAL:

Se defina como una unidad que administra, custodia y conservan los

documentos en cualquier soporte con valor administrativo
 RESUMEN

En este proyecto se evidencian los conocimientos elementales asociados a la

gestión de la asistencia administrativa
En primer lugar, se hablará del archivo y del registro de documentación; donde
indicaremos en que consiste cada una, así como los diferentes tipos.
Existentes y el porqué de llevarlos a cabo.
El segundo punto estará dedicado a la realización de una gestión documental
de manera eficaz, nos referiremos a los tipos de documentos existentes, a los
elementos que conforman un documento y como debe de realizarse
correctamente los registros o archivos, así como exponemos como debe ser
una bibliografía.
Finalmente, en la tercera parte indicaremos como debe ser la organización de
documento en el archivo, tanto si se lleva a cabo de manera física(manual) o
de manera electrónica (informatizada)
 INTRODUCCION
Esta experiencia de la práctica empresarial la realizamos porque es de gran
contribución para nuestro desarrollo profesional, ya que enriquece los
conocimientos que objetivos que obtuvimos a lo largo del bachillerato y la
formación con el SENA como técnicos en Asistencia Administrativa para así
podernos familiarizarnos con el mundo laboral que nos aguarda.
Este procedimiento como auxiliar de archivo nos deja una gran satisfacción
personal, fortaleciendo nuestras actitudes, logrando colaborarle a la empresa
de REPUESTOS AUTOMOTORES TRUJILLO en la parte de archivo y
administración.

Todo esto gracias a los métodos de aprendizaje que utiliza el SENA y el

convenio que llevan con el INCAP Instituto Colombiano de Aprendizaje.

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 1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Organizar el archivo de la empresa, empezando por el archivo de gestión de

cada dependencia, identificando y aplicando las normas archivísticas para la
organización de un fondo acumulado, contando con instrumentos de control
para una eficiente consulta y recuperación de documentos de archivo.

1.2. OBJECTIVOS ESPECIFICOS

 Informar la importancia de tener bien organizado nuestro puesto de

trabajo.
 Aplicar cada conocimiento adquirido en esta formación para el
beneficio de la empresa.
 Dar a conocer a cada uno de los funcionarios de la empresa, las
normas archivísticas que deben ser aplicadas para la organización el
archivo de gestión

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2. DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA REPUESTOS
AUTOMOTORES TRUJILLO
2.1. Listas de chequeo

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14
15
 2.2. Matriz DOFA
DEBILIDADES
 No cuenta con una página de Facebook
que mejore al Marketing Digital de la
Empresa.
 El personal encargado de la empresa no
cuenta con las competencias idóneas para
desarrollar eficientemente las actividades
propias de la actividad administrativa.
 La visión no está proyectada a un
determinado tiempo.
FORTALEZAS
 La empresa ya cuenta con una
planeación estratégica
 La empresa es reconocida a nivel
comercial
 Reconocimiento de la marca
 Tiene y cuentan con buenos productos
de buena calidad
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OPORTUNIDADES
 Crecer en el comercio
 Los clientes están dispuestos a comprar
nuestros productos
 Brindar un buen servicio para que los
clientes atraiga referidos o recomiende la
empresa.
AMENAZAS
 Falta de organización de archivos
 No cuentan con las herramientas
necesarias para archivar.
 Falta de competencias adecuadas en la
gestión documental.
 No cuentan con una persona permanente
y experta en Gestión Documental.
 .
2.3. DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL REPUESTOS Y AUTOMOTORES
TRUJILLO

2.4. OBJETIVOS

2.4.1. Verificar si la empresa Repuestos y Automotores Trujillo cuenta con los

distintos elementos que hacen parte de la Planeación Estratégica.

2.4.2. Verificar si dichos elementos están enfocados a la consecución de los

objetivos establecidos por la empresa Repuestos y Automotores Trujillo y si
estos responden a la misión, visión y objetivos corporativos de la empresa.

3. RESUMEN

La infraestructura económica es el eje fundamental de cualquier estado y esta

depende en gran parte de su desarrollo empresarial, ya que sin estas sería casi
imposible lograr una consolidación y sostenimiento económico. Visto de esta
manera podríamos asegurar entonces que las empresas y microempresas son el
organismo sobre el cual se asienta el orden económico de cualquier país.

Teniendo en cuenta la justificación del Proyecto Formativo del Técnico en Asistencia

Administrativa (APOYO EN LA ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS A LAS MIPYMES DE LA CIUDAD DE NEIVA HUILA) y con el
fin de apoyar el proceso administrativo y en cumplimiento de la metodología y las
actividades establecidas por el Programa Nacional de Fortalecimiento a Micro y
Pequeñas Empresas, (en adelante MYPES) el Técnico en Gestión Administrativa
cuya ficha de caracterización es 1877642 estableció un acuerdo con la empresa
Repuestos y Automotores Trujillo, para realizar el apoyo administrativo.

4. DIAGNÓSTICO

El presente informe corresponde a la empresa Repuestos y Automotores Trujillo la

cual se le aplicó la Herramienta de Diagnóstico (lista de chequeo) el pasado 2 de
mayo de 2019. La información aquí consignada se apoya en los datos obtenidos a
través de la entrevista sostenida con la empresaria y de los resultados arrojados por
la lista de chequeo y su respectivo análisis. Este diagnóstico apoyará el esfuerzo de
la empresa y contribuirá a la construcción de una mejora en la toma de decisiones
estratégicas, y de esta manera obtener mejores logros para la organización.

Mediante Asamblea General de Socios realizada el día 16 de enero de 2010 fue

creada la empresa Repuestos y Automotores Trujillo., la cual fue inscrita ante la
Cámara de Comercio de Neiva, el 22 del mismo mes y año, mediante registro No.
204173. Su domicilio principal se encuentra ubicado en el centro de la ciudad de
Neiva, reconocida en el comercio que se dedica a la venta de repuestos para

16
automotores livianos. Como repuestos para motores, caja, embrague, transmisiones
diésel y gasolina, remachada y pegada de bandas y pastillas de frenos, etc.

Repuestos Automotores Trujillo está a la disponibilidad de todos aquellos clientes

que tiene automotores livianos y pesados el cual les ofrece diversidades de
repuestos para sus automotores, cuenta con un personal idóneo y experto en el
tema con un buen servicio al cliente

A través de este diagnóstico organizacional se pretende cubrir en primera a la

empresa Repuestos Automotores Trujillo a la identificación de sus falencias en la
parte administrativa y haciéndole un análisis para ver cómo se encuentra con la
planeación estratégica, si ya cuenta con una misión, visión, valores y objetivos.

Ya que contaba con una buena planeación estratégica y tenía dificultades en

Gestión Documental, nos pusimos en la tarea de apoyarla en archivo, ayudándole
a organizarlo me manera manual y digitalizados.

Luego de la primera visita a la empresa y teniendo como base el análisis arrojado

por la lista de chequeo, la Gerenta propuso la mejora y creación de gran parte de
los elementos de la Planeación Estratégica tales como:

 Misión
 Visión
 Objetivos Corporativos
 Organigrama Institucional
 Reglamento Interno
 Política Institucional
 Portafolio de Servicios en Español e Ingles
 Manual de Función
 Organización de archivo

Repuestos Automotores Trujillo tenía problemas en el are de Gestión Documental

el cual era la mala organización de los archivos de dicha empresa ya que no contaba
con un personal experto en documentación.

16
5. CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos con la lista de chequeo y la entrevista
con la Gerenta de la empresa se pudo establecer los siguientes aspectos:

 La gerencia y su equipo de colaboradores tienen una definición clara a donde

quieren llegar como Empresa, enmarcada dentro de sus características del
área de servicios que ofrece a sus clientes. Todo esto basado dentro de su
misión, visión, características de los productos o servicios que ofrece a sus
usuarios, objetivos corporativos y metas propuestas.

 Las debilidades fueron analizadas cuando se evaluaron cada uno de los

componentes enunciados y por recomendación y solicitud explicita de la
gerencia se decidió apoyar a la empresa en el proceso de Gestión
Documental, archivo.

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5.1. CRONOGRAMA DE PLAN DE ACCION

18
 CONCLUSIONES

Uno de los sectores comerciales de crecimiento, en los últimos años, en la

ciudad de Neiva han sido las mypes, pequeñas y medianas empresas
dedicadas a la comercialización y distribución de repuestos nuevos para
automóviles.

A través del diagnóstico empresarial, se determinó la importancia que este

sector Mypes representa para la región. Y por medio del análisis de aspectos
como el área administrativa, de mercadeo, infraestructura, tecnología y
responsabilidad social, se obtuvo una visualización del entorno empresarial,
contado con la participación de propietarios o encargados de las empresas,
así como del personal y clientes de cada una de ellas, el estudio se enriqueció
determinando la forma en que este tipo de empresas desarrolla su
administración, y que la misma es aplicada o realizada de manera informal,
ello debido al no contar con las técnicas apropiadas para desarrollar este
proceso.

Haber elaborado nuestras prácticas empresariales en la organización.

Repuestos Automotores Trujillo nos ayudó a ver la manera en que se
manejan las relaciones interpersonales en una oficina, reconocer que el
archivo de documentos en una organización es de suma importancia. Además,
logramos desarrollar y aplicar nuestros conocimientos adquiridos en nuestra
formación técnica, así como nuestras habilidades y actitudes.

Agradecer a la empresa por brindarnos la confianza y poner en nuestras

manos su empresa para llevar a cabo nuestra practica y formar parte de su
equipo de trabajo.

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 RECOMENDACIONES

Con base en los resultados obtenidos con el diagnostico se plantea

respetuosamente algunas recomendaciones para la formulación según la base
del plan estratégico de mejorar y para abordar la etapa de acompañamiento
que tiene como propósito superar las debilidades más relevantes de la
empresa en la planeación estratégica.

 Perspectiva de Lineamientos Básicos Estratégicos.

Se recomienda que la empresa haga nuevamente una matriz DOFA la

cual le permita respecto a su perspectiva

 Cuáles son sus fortalezas

 Las oportunidades que tienen u obtienen
 Mirar cuáles son sus actividades
 Y tener en cuenta sus oportunidades

 Desarrollo y Aprendizaje o Capital Estratégico

En esta perspectiva se recomienda que la empresa mejore en temas

como:

mejorar portafolio de servicio: esto ocasiona que su cliente tenga un

vistazo más a fondo de la empresa.

Organización de archivo esto ocasiona que la empresa no tenga un

orden apropiado y profesional causando problemas como la mal
información en los documentos por que no son eficaces a la hora de
tomar posesión hacia ellos

 Mejorar el orden y aseo en el área de trabajo

 La comunicación con el personal
 Dar buen uso a los implementos de trabajo
 Tener un están para la parte de archivo y documentación
 Contratar un auxiliar en el área administrativa y contable.

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 BIBLIOGRAFIA

https://www.uao.edu.co/emprendimiento/wp-
content/uploads/2010/11/NTC14862008.pdf

https://www.planetacolombia.com/repuestos-automotores-trujillo-
F150EC70F18D

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