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Laboratorio 1

OBJETIVOS:

 Instalar el MSPROJECT
 Aprender el manejo básico de MS Project.
 Conocer las características generales de una herramienta software para
la gestión de proyectos.

1. CONFIGURACIÓN INICIAL DEL PROYECTO:

Se trata de preparar una reunión anual de Empresarios, Las propiedades del proyecto
se describen a continuación:
1. Información del proyecto
Fecha de inicio del proyecto:

1.1. Fecha de comienzo: 03 de Setiembre del 2015


 Clic en el menú Proyecto, Información del proyecto

 Ingresar la fecha de comienzo del proyecto.

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2. Lista de tareas iniciales:

Nombre Duración
Programar fecha de la Reunión 1 día
Imprimir Balances 2 días
Coordinar Locales y Ponentes 2 días
Preparar Presentación 1 día
Coordinar Almuerzo 3 días
Imprimir Menú 1 día
Reunión Final 0 días

Cabecera de tarea Hito

3. Modificación de la lista de tareas iniciales


3.1. Insertar nueva tarea “Reservar pasajes Empresarios”, duración 2 días. Antes de
la tarea Imprimir Balance.

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 Agregar al final la tarea Imprimir Carta, con una duración de 1 día.
 Digitar una nueva tarea que es Reservar centro de Conferencias. Con
una duración a 2 días.

3.2. Desplazar la tarea 3, Imprimir Balances. Después de la tarea 5, Preparar


Presentación (arrastrar y colocar).
 Clic en la cabecera 3 para seleccionar la tarea Imprimir Balance.
Arrastrar la tarea después de la tarea 5, soltar el botón.

3.3. Eliminar la tarea 7. Imprimir Menú.

 Clic con el botón derecho del Mouse en la cabecera de la fila 7, clic


eliminar tarea.

Guardar El Proyecto Con El Nombre De BALANCE GENERAL

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Proyectos (Ejercicio)
1. Esquematización de las tareas del Proyecto:

1.1. Modificar el Proyecto Actual (BALANCE GENERAL) para incluir la


siguiente lista de actividades:

Id Nombre Duración
1 Planificación preliminar 1 día
2 Programar fecha de la Reunión 2 días
3 Recepción Empresarios 1 día
4 Reservar Pasajes Empresarios 3 días
5 Coordinar Locales y Ponentes 0 días
6 Preparar Presentación 1 día
7 Imprimir Balances 1 hora
8 Coordinar Almuerzo 1 día
9 Imprimir Menú 1 día
10 Aprobar Balance 1 día
11 Imprimir Balances Modificados 2 días
12 Enviar Balances 0 días
13 Detalles de la reunión 1 día
14 Preparar Cena 3 días
15 Preparar salas de equipamiento del comité 1 día
16 Preparar equipamiento necesario 2 días
17 Preparar programa 3 días
18 Imprimir programa 1 día
19 Celebración de la reunión 0 días

 Insertar y mover tareas, para llegar a este resultado. Cuando se traten de cambiar las
unidades de duración, ir a la barra de fórmulas, borrar día y colocar H (horas). Enter.

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1.2. Insertar una nueva tarea 1: Reunión de Empresarios,
 Clic en la cabecera de Planificación preliminar, clic derecho. Clic en nueva
tarea: digitar Reunión de Empresarios.
 Luego aplicar sangría a las tareas de la 2 a la 21.
 Marcar las cabeceras de Fila de 2 a la 20, Hacer clic en aplicar sangría

1.3. Esquematizar la lista de tareas en cuatro grupos:


 Sangría a las tareas de la 3 a la 7.
 Sangría a las tareas de la 9 a la 11.
 Sangría a las tareas de la 13 a la 16.
 Sangría a las tareas de la 18 a la 20.

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2. Tareas Periódica

2.1. Insertar una tarea periódica, después de la tarea Celebración de la reunión. La tarea
se llamará Reunión especial, que se llevará a cabo todas las semanas los días lunes
y tendrá una duración de 2 horas.

Digitar el nombre de la tarea, marcar


semanalmente, marcar lunes. Cambiar la duración de días
a horas. El intervalo de repetición dependerá de la duración
del proyecto. (Para este caso será todo el mes de Setiembre).
Aceptar.

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3. Definición de tareas y sus dependencias
realizar las siguientes modificaciones sobre el proyecto:

3.1. Vinculación de tareas


 Vincular todas las tareas con una dependencia de <<fin a comienzo>>.

 Vincular la tarea de resumen 2, con la tarea 12.

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4. Establecimiento de dependencias entre tareas.
Se proponen los siguientes cambios a la programación del proyecto:
 Cambiar la dependencia entre la tarea 9: Coordinar Almuerzo y la tarea 10:
Imprimir Menú a <<Comienzo-Comienzo>>.

 Cambiar la dependencia entre la tarea 18: Preparar programa y la tarea 19:


Imprimir Programa, a <<Fin-Fin>>.

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 Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 días en la dependencia entre la tarea
14: Detalle de la Reunión la tarea 15: Preparar Cena

GESTION DE RECURSOS CON MS PROJECT


Configuración de los recursos, costos y el calendario del proyecto:

Una vez terminada la lista de tareas, esquematización y las dependencias de la


programación de la reunión anual de accionistas, el equipo del proyecto ha pasado la
información sobre los recursos a usar en el proyecto los costos y el calendario.

1. Creación de la lista de recursos


1.1. Ingresar los siguientes recursos:
 Clic en Hoja de recursos.

 En la
hoja de
recursos,
digitar los
recursos,
como la vista
siguiente:

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2. Asignación de recursos a las tareas:
2.1. Asignar los recursos a las siguientes tareas

Id Nombre Recursos
3 Programar fecha de la Reunión G, A
4 Recepción Empresarios S
5 Reservar Pasajes Empresarios S
6 Coordinar Locales y Ponentes A
7 Preparar Presentación S
8 Imprimir Balances C
11 Aprobar Balance C, S
12 Imprimir Balances Modificados S.
13 Enviar Balances C
10 Preparar salas de equipamiento del A, S
comité

 Ir al diagrama de Gantt y ubicar la columna Nombres de los recursos.


Ingresar todos los recursos a las tareas específicas, como lo indica el
cuadro de arriba.

3. Aplicación de costos de recursos


En el ejemplo anterior realizar lo siguiente, el departamento de contabilidad ha
proporcionado la información necesaria, sobre costos para cada recurso asignado
al proyecto de reunión de Empresarios. El recurso Secretaria, va a tener un aumento
de sueldo durante el proyecto. El Contador cobrará más por las tareas relacionadas
con cualquier trabajo de supervisión.

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3.1. Introducir los siguientes costos asociados a los recursos

Nombre del recurso Tasa estándar Tasa hora extra


Secretaria S/. 40 por hora S/. 50 por hora
Gerente General S/. 500.000 por año -----
Abogado S/.180.000 por año S/. 156.000 por año
Contador S/. 80 por hora S/. 120 por hora

 Ir a Hoja de recursos, y buscar las columnas tasa estándar y


Tasa horas extras. Después llenar los costos correspondientes.

3.2. A partir del 24 de Setiembre de 2015, el recurso Secretaria va a tener un


aumento de sueldo de un 10% en las horas estándar y horas extras.
Dar doble clic al recurso Secretaria: ubicar el menú Costos, en la segunda fila de Fecha efectiva
ingresar la fecha del aumento. En las columnas Tasa estándar y Tasa horas extra, escriba el
porcentaje de aumento o disminución de la tasa anterior: para este caso 10%.

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3.3. El recurso Contador tiene una tasa distinta para las tareas de supervisión.
Crear una nueva tabla de costos con una tasa estándar de S/. 96 por hora y una
tasa de horas Extras de S/. 150 por hora.
 Dar doble clic al recurso Contador, en el menú Costos elegir la tabla B
 Luego, ingresar los nuevos costos para este recurso.

3.4. Aplicar la nueva tasa de costos para el recurso Contador en la tarea 14:
Detalles de la Reunión. Utilizar la vista Uso de tareas.

 Ubicar la tarea Detalles de la Reunión; seleccionar la tarea y


asignarle un recurso (clic en el icono).

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 Seleccionar el recurso Contador: clic en el botón Asignar, luego cerrar la
ventana.

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 Recordar que el Contador, tiene 2 tipos de costos (A y B). Para asignar
el tipo de costo B a esta tarea, seleccionamos el recurso, clic derecho,
clic en Información de la asignación….

 En el menú General, ubicar la opción Tabla de tasas de costo: y


seleccionar el tipo B, clic en el botón Aceptar.

3.5. El recurso Secretaria tiene una tasa distinta para la tarea Imprimir Menú. Para
dicha tarea, su tasa estándar es de S/. 60 por hora y su tasa de horas extras es
de S/. 80 por hora.
 Para este punto realizar los pasos 3.3 y 3.4, realizados anteriormente,
pero para el recurso Secretaria.

4. Creación, edición y asignación de calendarios


El proyecto de la reunión de Empresarios, no requiere una jornada tradicional de ocho horas
para cada recurso. En vez de ello, sólo se trabajará en las tareas de proyecto por la mañana,
excepto los lunes. Es necesario crear un nuevo calendario base y asignárselo a cada recurso
del proyecto. También se ha solicitado una lista de días no laborales para el proyecto y los
horarios de trabajo especiales de los recursos individuales. Hay que introducir estas
excepciones en el calendario adecuado.

4.1. A partir de una copia del calendario base estándar, crear un nuevo calendario base
llamado Reunion_Empresarios para el proyecto de la reunión de los Empresarios.

 .

 En la ventana Cambiar calendario laboral, clic en el botón Nuevo…, En la


nueva ventana escribir Reunion_Empresarios, considerando que se hace una
copia del calendario Estándar, clic Aceptar.

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4.2. Cambiar el horario laboral para que sea el siguiente:
 Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas.

 De
martes a
jueves: de
las 8:00 a
las 12:00
horas.

 Todos
los
viernes
de 9:30 a
13:30
horas.

4.3. Añadir los siguientes días no laborales el calendario Reunion_Empresarios.


 29 y 30 de Setiembre de 2015 por el aniversario de la empresa.

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4.4. Asignar el calendario Reunion_Empresarios a todos los recursos asignados
al proyecto.
 Ir a Hoja de recursos; seleccionar un recurso, clic derecho Información
del recurso…, Ubicar el menú Horario de trabajo y seleccionar el tipo
de horario. Hacer lo mismo con todos los recursos.

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